Tuy nhiên bạn cần biết loại vật tư nào được sử dung nhiều trong thư viện công việc và bạn nên sắp xếp sản phẩm của mình vào đó.. Nếu trong Quản lý bán hàng không có loại vật tư tương ứng
Trang 1Giới thiệu
-oOo - Trong thời đại công nghệ thông tin đang phát triển rất mạnh và được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, công ty XD Tân Trí Nguyên cung cấp cho cộng đồng
ngành xây dựng một giải pháp bán hàng mới và hiệu quả dựa trên năng lực vô hạn
mà ngành công nghệ thông tin mang lại
Công ty XD Tân Trí Nguyên chuyên cung cấp các dịch vụ hữu ích cho ngành xây
dựng, giá trị cốt lõi của Tân trí Nguyên là thiết kế các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin triệt để vào công việc trong ngành xây dựng Là công ty chuyên
lĩnh vực thiết kế và triển khai bản vẽ kỹ thuật công trình, Tân Trí Nguyên luôn có những giải pháp thiết thực cho công việc của mình và cung cấp miễn phí cho cộng đồng
Những tính năng ưu việt mà dutoanonline (DTOL) hỗ trợ việc bán hàng của bạn bao gồm:
+ Bạn có thể đưa thông tin, giá cả sản phẩm lên kho vật liệu xây dựng dùng chung cho cộng đồng tại đây khách hàng của bạn có thể biết được thông tin của bạn ngay tức thì dù họ ở bất cứ nơi nào Nhanh nhạy hơn nữa đó là tính năng cập nhật tự động giá thị trường vào trực tiếp trong bảng dự toán của khách hàng, dù thời điểm đó họ
có đang lập dự toán hay không
+ Bạn có thể quản lý sản phẩm của mình, và kiểm tra tình hình mua bán hàng hóa trong từng giai đoạn thời gian nhất định Bạn có thể biết thông tin những công trình chuẩn bị xây dựng trong nhiều tháng tới từ các công trình đang lập trên DTOL Việc này giúp bạn chủ động chăm sóc khách hàng, cũng như người lập dự toán cần sự hỗ trợ của bạn về các thông tin kỹ thuật
+ Nếu là thành viên thân thiết của DTOL thì bạn được kỹ thuật viên nhập liệu hỗ trợ cập nhật thông tin sản phẩm cho bạn
+ Với DTOL bạn không phải lo lắng vấn đề làm sao đưa thông tin cho khách hàng của mình kịp thời, phát huy tối đa lợi thế kinh doanh của bạn
+ Đối với người mua hàng (Người dự toán), có rất nhiều lợi ích hoàn toàn miễn phí Ngoài những tính năng thông thường của một phần mềm tin học, dutoanonline còn giúp cho các nhà dự toán có thể làm việc theo nhóm, tập trung trí tuệ cộng đồng, tạo điều kiện cho nhà cung cấp VLXD hỗ trợ thông tin chi tiết kỹ thuật về sản phẩm…
Mô hình chương trình dự toán online và Siêu thị VLXD trực tuyến:
Trang 2MỤC LỤC
I‐ Phần 1: Dành cho nhà cung cấp bán hàng 3
1. Đăng ký sử dụng 3
1.1 Đăng ký thông tin công ty 3
1.2 Thay đổi thông tin công ty 3
2. Đưa sản phẩm lên siêu thị VLXD trực tuyến để bán 4
2.1 Cách thức bán hàng của DTOL 4
2.2 Đưa sản phẩm lên Siêu thị VLXD trực tuyến 5
2.3 Sắp xếp sản phẩm để bán hàng hiệu quả: 6
2.4 Quản lý việc bán hàng 6
3. Thêm một công việc và định mức vào thư viện tra cứu công việc 7
3.1 Thêm một tên vật tư mới vào thư viện vật tư. 8
3.2 Thêm một công việc và định mức mới vào thư viện công việc 8
II‐ Phần 2: Dành cho người lập dự toán 9
1. Đăng ký tài khoản/ chỉnh sửa thông tin / đổi mật khẩu 9
2. Khởi tạo công trình 10
3. Thêm công việc vào bảng dự toán 11
4. Nhập khối lượng 12
5. Sửa đơn giá, loại vật tư, định mức công việc 12
6. Xuất hồ sơ, in ấn 14
7. Phân quyền User 10
III‐ Phần 3: Dành cho Cty tư vấn thiết kế có chức năng dự toán 15
1. Thiết kế thư viện công việc riêng để tư vấn cho khách hàng 15
2. Quản lý User sử dụng thư viện riêng 15
IV‐ Phần 4: Dành cho chủ đầu tư và khách tham quan 15
1. Khái toán công trình 15
2. Xem hình ảnh, đơn giá tải về dưới dạng Excel 16
Trang 3I- Phần 1: Dành cho nhà cung cấp bán hàng
1 Đăng ký sử dụng
Tại sao phải đăng ký sử dụng?
Dutoanonline (DTOL) hay siêu thị VLXD trực tuyến là một ứng dụng qua web miễn phí hoàn toàn cho tất cả các đối tượng tham gia Việc đăng ký sử dụng nhằm mục đích phân khu sắp xếp và quản lý hàng hóa của từng đối tượng tham gia Bạn cần phải thay đổi
và bảo quản mật mã của mình để đảm bảo an toàn thông tin của bạn
Để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng, hàng hóa được bày bán phải hợp pháp và người đăng ký đưa thông tin sản phẩm phải chịu trách nhiệm với nhà cung cấp
1.1 Đăng ký thông tin công ty
Tại trang chủ www.dutoanonline.com bạn chọn Nhà cung cấp đăng ký miễn phí
để vào trang nhập thông tin Bạn hãy điền đầy đủ các thông tin cần thiết (Mục có dấu * ở phía sau) Cuối cùng bạn phải nhập mã xác minh từ các số màu đỏ bên phải vào ô bên trái (Thao tác này nhằm chống việc đăng ký tự động bởi các đoạn mã gây nguy hiểm cho máy chủ)
Bấm nút Đăng ký để hoàn tất công việc đăng ký Bấy giờ bạn chờ Chương trình khởi tạo cho bạn một tài khoản và mật mã để quản lý thông tin của bạn, sau đó sẽ thông báo cho bạn bằng tin nhắn qua số điện thoại di động mà bạn đăng ký trong vòng 24 giờ
(Nếu muốn không phải chờ đợi bạn hãy chọn Hỗ trợ trực tuyến để liên hệ với Ban
quản trị và yêu cầu được cấp ngay tài khoản)
1.2 Thay đổi thông tin công ty
Tại trang chủ www.dutoanonline.com bạn chọn Chương trình Dự toán/Khái toán để đăng nhập vào chương trình DTOL Trong chương trình bạn bấm nút Option và chọn
Sửa thông tin nhà cung cấp Bạn hãy cập nhật logo công ty, chỉnh sửa nội dung rồi
bấm nút cập nhật
Trang 42 Đưa sản phẩm lên siêu thị VLXD trực tuyến để bán
2.1 Cách thức bán hàng của DTOL
Mô hình siêu thị VLXD trực tuyến tương tự như mô hình siêu thị thực tế:
Siêu thị VLXD trực tuyến Siêu thị thực tế
1 - Kho điện tử
2- Chương trình lập dự toán
3- Nhóm vật tư (Ví dụ: Gạch ốp lát)
4- Loại vật tư (tên vật tư ví dụ: Gạch 400x400)
5-Sản phẩm, hàng hóa (Ví dụ: Gạch ceramic 400x400)
6-Loại vật tư được sử dụng nhiều (có nhiều công việc
sử dụng loại vật tư này)
1 - Kho
2 - Sảnh bán hàng 3- Phân khu hàng hóa 4- Kệ trưng bày hàng hóa 5- Sản phẩm, hàng hóa
6-Các lối đi chính (đông người qua lại)
Về mô hình thì 2 loại siêu thị này giống nhau, vì thế bạn cần phải sắp xếp sản phẩm của mình đúng chỗ thì việc bán hàng mới hiệu quả Ví dụ: Trong thư viện có sẵn rất nhiều loại vật tư để bạn có thể đưa sản phẩm lên bán Tuy nhiên bạn cần biết loại vật tư nào được sử dung nhiều trong thư viện công việc và bạn nên sắp xếp sản phẩm của mình vào đó
Nếu trong Quản lý bán hàng không có loại vật tư tương ứng với sản phẩm của bạn,
bạn có thể thêm một loại vật tư mới, nhưng rõ ràng loại vật tư mà bạn thêm vào chưa được
sử dụng trong thư viện công việc Vì thế bạn phải tạo ra một công việc mới trong thư viện
và chỉ định sử dụng loại vật tư mà bạn vừa tạo ra làm thành phần hao phí theo định mức
kỹ thuật của nhà sản xuất
Ví dụ: Bạn có nhiều sản phẩm mới tương ứng loại vật tư giấy dán tường, nhưng
trong thư viện chưa có loại vật tư giấy dán tường vì thế bạn phải tạo thêm một loại vật tư
này và nếu chỉ như thế thôi thì bạn rất khó bán hàng vì trong thư viện công việc chưa có
loại công việc dán tường bằng giấy Bạn hãy vào trang Quản lý thư viện (Trang này chỉ
Trang 5mở cho nhà cung cấp) và thêm một công việc như trên Rồi thiết kế định mức chi phí cho
công việc này theo đơn vị tương ứng: Giấy dán tường 1 m2, Keo dán 0.05kg, nhân công
0.1 công …Làm được như vậy có nghĩa là bạn đã tận dụng được tối đa năng lực của Chương trình Dự toán online
Người mua hàng chính là người lập dự toán, họ chọn một loại công việc trong thư viện theo bản thiết kế, đọc số liệu trên bản vẽ nhập khối lượng vào chương trình, ra lệnh cho chương trình tính toán và xuất hồ sơ Tuy nhiên họ thường rà soát và điều chỉnh lại
loại vật tư, đơn giá … đây chính là cách mà họ mua hàng của bạn trên dutoanonline.com
2.2 Đưa sản phẩm lên Siêu thị VLXD trực tuyến
Đăng nhập vào chương trình, chọn bán DVụ và VLXD
Trong trang Quản lý bán hàng chọn một nhóm vật tư từ danh sách bên trái rồi chọn
đúng loại vật tư tương ứng trong danh sách bên phải
Bấm vào nút danh sách sản phẩm hoặc nhấn giữ phím (Shift+ chuột trái) để chọn lệnh trong menu tắt để vào trang danh sách sản phẩm
Bạn bắt đầu đưa sản phẩm lên bằng cách bấm nút Thêm sản phẩm tại góc trên bên phải hoặc bỏ đi một sản phẩm bằng nút Xóa sản phẩm
Những sản phẩm do bạn thêm vào bạn có thể sửa, xóa dễ dàng, chương trình tự lưu dữ
liệu cho bạn (trừ 2 cột đơn vị bắt buộc theo đơn vị của loại vật tư và Ngày cập nhật tự động là bạn không thể can thiệp) Đơn giá phải qui đổi tất cả thành tiền Việt Nam đồng vì
chương trình tự động lắp giá cho cho người lập dự toán
Nhấn giữ phím (Shift+ chuột trái) trên một dòng sản phẩm để chọn và thực hiện các lệnh cần thiết khác :
- Copy thành một dòng sản phẩm mới giống dòng sản phẩm đang chọn để sửa lại nội dung
- Chi tiết kỹ thuật của sản phẩm là dùng nhập các thông số, mô tả đặc thù cho từng loại sản phẩm của bạn
- Gởi hình sản phẩm từ máy của bạn là tải lên một hình được chọn từ máy bạn
đang làm việc và gán cho sản phẩm đang chọn
Trang 6- Gán hình sản phẩm từ kho DTOL là gán một hình đã có sẵn trên kho mà bạn đã
từng tải lên cho sản phẩm đang chọn Một hộp thoại liệt kê tất cả các hình SP của bạn trên kho hiện ra cho bạn chọn
-Copy hình 1 là copy hình của sản phẩm đang chọn vào bộ nhớ
-Paste Hình 1 là gán một hình sản phẩm từ bộ nhớ vào sản phẩm đang chọn
Bạn lưu ý hai tuy chọn : Hiển thị nhóm có sản phẩm của bạn ở góc trên bến trái Và
Chỉ hiển thị vật tư có sản phẩm của bạn ở góc dưới bên phải Nó giúp cho bạn lọc
những dòng có sản phẩm của bạn đã từng nhập trước đó
2.3 Sắp xếp sản phẩm để bán hàng hiệu quả:
Trong trang danh sách sản phẩm, bạn có thể thay đổi loại vật tư tương ứng cho dòng sản phẩm bạn đang chọn Nhấn giữ phím (Shift+ chuột trái) chọn Chỉ định loại vật tư để
bán sản phẩm
Trong trang Quản lý bán hàng, nhấn giữ phím (Shift+ chuột trái) chọn đổi sản phẩm
bán tự động để chỉ sản phẩm chính mà bạn muốn bán tự động cho khách hàng Ví dụ khi
khách hàng chọn công việc xây tường, trong công việc này phải dùng loại vật tư Xi măng,
lúc đó sản phẩm được chỉ định bán tự động lập tức theo vào bảng dự toán của khách
hàng Tất nhiên,trong quá trình điều chỉnh đơn giá, chủng loại vật tư, nếu khách hàng thấy
loại sản phẩm đã bán tự động không phù hợp họ sẽ đổi bằng loại khác Nhưng rõ ràng sản
phẩm bán tự động đã có một cơ hội lớn
Việc đổi sản phẩm
bán tự động là quyền
của tất cả các nhà cung
cấp có sản phẩm tương
ứng, vì thế nếu bạn
muốn độc quyền chỉ
định sản phẩm bán tự
động cho riêng mình
bạn phải mua quyền
ưu tiên Giá hiện tại:
100.000/ tháng/ loại
vật tư
2.4 Quản lý việc bán hàng
Bất cứ khi nào bạn cũng có thể kiểm tra việc bán hàng của mình trên DTOL Bằng
cách chọn một loại vật tư tương ứng và bấm vào nút Kết quả bán hàng từ trang Quản lý
bán hàng
Trang 7 Trong trang kết quả bán hàng hiển thị danh sách của các sản phẩm được bán cho loại
vật tư mà bạn đã chọn (hiển thị chữ màu xanh ở góc trên bên trái) Nếu muốn chỉ hiển thị
sản phẩm của công ty bạn được bán hãy đánh dấu vào ô vuông ở góc dưới bên trái
Nhấn giữ phím (Shift+ chuột trái) trên một dòng sản phẩm để đọc thông tin về công trình đã đặt mua sản phẩm của bạn Từ thông tin này bạn có thể chủ động chăm sóc khách hàng của mình Trong trường hợp người lập dự toán chưa muốn bạn chủ động liên hệ với
họ thì chương trình sẽ thông báo “Cám ơn bạn! nhưng xin lỗi, công trình này tôi muốn giữ
bí mật, tôi sẽ tự liên hệ với bạn”
Bạn có thể gửi mail hay điện thoại hoặc gặp trực tiếp khách hàng của mình Dự toán online hoàn thành sự mệnh kết nối người mua và người bán
3 Thêm một công việc và định mức vào thư viện tra cứu công việc
Thư viện tra cứu công việc là gì ?
Trong bất cứ chương trình dự toán nào cũng phải có thư viện tra cứu công việc Nó chứa hàng ngàn các công việc trong ngành xây dựng với các định mức đã được Bộ Xây dựng ban hành trong từng thời điểm cụ thể Nếu như trước đây thì các định mức này phải dựa theo định mức của BXD thì sau nghị định 99/2007 các đơn vị lập dự toán
có quyền thay dổi định mức cho phù hợp với từng tình huống cụ thể
Ví dụ: công việc “Xây tường, chiều dày <= 10 cm, vữa XM mác 50 bằng gạch ống 10*10*20” có các định mức thành phần hao phí cho 1m3 tường như sau:
Cát vàng 0.18 m3; Gạch ống 10x10x20 771 viên;
Nhân công bậc 3,7/7 2.45 công;
Nước 41.6 lít;
Xi măng PC30 36.8 kg
Như vậy nếu bạn là nhà cung cấp xi măng bạn sẽ bán được xi măng cho loại vật tư Xi măng PC30 trong công việc trên
Nhưng nếu bạn muốn bán một loại vữa xây mới chưa từng có trên thị trường, nghĩa là không có công việc nào trong thư viện công việc sử dụng loại vật tư mới này Trong trường hợp này bạn phải thêm loại vật tư mới vào thư viện vật tư, sau đó tự thiết kế một
định mức công việc (Chắc chắn bạn phải có định mức vì nhà sản xuất bao giờ cũng phải
có thông tin này) bao gồm Gạch, Nhân công, nước …và vữa xây mới của bạn thay cho
xi măng và cát
Trang 8 Để kiểm tra xem loại vật tư mà bạn đưa sản phẩm lên tương ứng có những công việc
nào sử dụng, nhấn giữ phím Shift+ Chuột trái và chọnVật tư dùng trong thư viện để mở
thư viện công việc Chương trình liệt kê các công việc có dùng loại vật tư bạn chọn trong danh sách bên phải Nếu thấy danh sách trống chứng tỏ chưa có công việc nào sử dụng và
bạn nên thiết kế công việc mới bằng cách bấm vào nút Quản lý thư viện góc trên bên
phải
3.1 Thêm một tên vật tư mới vào thư viện vật tư
Trong trang quản lý bán hàng có danh sách nhóm vật tư và bên phải là danh sách vật tư trong nhóm được chọn
Nếu bạn không tìm thấy loại vật tư tương ứng với sản phẩm của bạn, bạn hãy thêm vào bằng cách bấm nút thêm vật tư ở góc dưới bên trái
Sau khi thêm vật tư mới, một dòng vật tư hiện ra với tên vật tư là “Nhập tên vật tư …” Bạn hãy bấm chuột vào và sửa lại nội dung, đơn vị, loại định mức (Là phân loại vật tư vào một trong 4 nhóm chính: Vật Tư, Ca Máy, Nhân Công, Thiết Bị
Bạn có thể sửa nội dung của các loại vật tư do bạn tạo ra nhưng không thể xóa bất kỳ một loại vật tư nào cho đến khi nó là phổ biến và có nhà cung cấp khác đưa sản phẩm lên cạnh tranh với bạn Chương trình tự động kiểm tra và xóa các loại vật tư nhập không hợp
lệ Các quyền sửa xóa bị chặn do dữ liệu được liên kết chặc chẻ với dữ liệu của người lập
dự toán (Khách hàng của bạn)
3.2 Thêm một công việc và định mức mới vào thư viện công việc
Sau khi thêm một vật tư mới vào thư viện, bạn hãy bấm nút Quản lý thư viện phía dưới để vào trang thư viện, hoặc nhấn giữ phím Shift+ Chuột trái và chọnVật tư dùng
trong thư viện để mở thư viện công việc để kiểm tra trước rồi sau đó bấm nút Quản lý thư viện từ góc trên bên phải
Bấm nút thêm công việc, rồi sửa nội dung, đơn vị cho công việc vừa thêm vào Và chắc chắn rằng bạn đã chọn công việc mà bạn đang thiết kế trước khi thiết kế định mức
Chọn một tên vật tư trong danh sách vật tư bên phải (gõ từ khóa vào ô lọc tên nhóm để chọn nhóm để lọc danh sách vật tư tương ứng) rồi bấm nút thêm vào để tạo thành phần
hao phí cho định mức công việc vừa tạo
Trang 9 Hãy sửa lại khối lượng tức là định mức tương ứng theo đơn vị của công việc
II- Phần 2: Dành cho người lập dự toán
1 Đăng ký tài khoản/ chỉnh sửa thông tin / đổi mật khẩu
Trong trang đăng nhập hãy chọn Tạo tài khoản mới, nhập đầy đủ thông tin và nhấn nút Tạo tài khoản
Sau khi tạo, tài khoản của bạn lập tức có hiệu lực và bạn có thể đăng nhập vào chương trình
Trang 10Trong chương trình bạn có thể tạo các tài khoản cấp 1 trong trang Quản lý User
(Trang này chỉ mở khi bạn đang mở một công trình) Bạn có thể phân quyền cho các
User cấp 1 để phân công công việc cho những người khác cùng hợp tác với bạn Bạn có thể thay đổi các thông tin cá nhân rồi bấm cập nhật thông tin Nút đọc thông tin giúp bạn kiểm tra lại
Việc thay đổi mật khẩu là rất cần thiết, bạn nên thường xuyên thay đổi để bảo mật cho công trình của mình đừng lỡ để cho bất cứ ai biết được
2 Phân quyền User
Bạn phải giữ kín tài khoản và mật mã của mình, bạn tạo ra các User cấp 1 và phân quyền cho người khác ứng với công việc của họ:
In+ Nhập liệu: dùng cho cộng tác viên
Chỉ nhập số liệu: dùng cho cộng tác viên
Chỉ được in: dùng gởi cho Chủ đầu tư
In + sửa giá: Dùng cho Nhà cung cấp và Chủ đầu tư
Các tùy chọn riêng cho người dùng trong hộp thoại option:
3 Khởi tạo công trình
Khởi tạo công trình có 3 cách:
- Bấm nút khởi tạo công trình trình mới trên thanh menu Tác vụ này tạo ra một
công trình mới với một dòng công việc làm mẫu
- Dùng chức năng khái toán công trình: Vào menu Option chọn Khái toán
