Tài liệu HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC CÔNG TY NƯỚC THẢI Ở VIỆT NAM pptx

Hướng dẫn này trình bày về khái niệm của quy trình “Thảo luận linh hoạt” là một Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình ảnh nhằm lôi cuốn mọi người thảo luận, hiển thị các ý kiến của các thành



HƯỚNG DẪN DÀNH CHO CÁC CÔNG

TY NƯỚC THẢI Ở VIỆT NAM

Dự án GTZ TA No: 2000.2208.7 Project GTZ TA No: 2000.2208.7

Tài liệu dự án: TM001 Project Document No.: TM001

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH

Hỗ trợ Kỹ thuật của GTZ do GFA thực hiện

Người liên hệ của GFA Consulting Group GmbH

Your contact person with GFA Consulting Group GmbH

Gudrun Krause

ĐT /Tel.: +49 (40) 6 03 06168 Fax: + 49 (40) 6 03 06169 Email: gudrun.krause@gfa-group.de

Địa chỉ

Address

GFA Consulting Group GmbH

Eulenkrugstraße 82 D-22359 Hamburg

Germany

Báo cáo này được chuẩn bị do

This report was prepared by

Nhóm Tư vấn WWM

WWM Advisory Team

© Ảnh bìa do Horst Wagner

© Cover photography by Horst Wagner

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 GIỚI THIỆU VỀ KHÁI NIỆM THẢO LUẬN NHÓM BẰNG HÌNH 3

1.1 Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình là gì? 4

1.2 Điều khiển thảo luận 4

1.3 Những nhân tố của Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình 5

1.4 Các giai đoạn của thảo luận viết 7

1.5 Câu hỏi ý kiến hay câu hỏi trưng cầu 8

1.6 Chọn chủ đề thảo luận 10

1.7 Trình bày ý kiến 11

1.8 Sắp xếp ý kiến 11

1.9 Khảo sát dùng dấu chấm dính (Single Dot Survey) 11

1.11 Hình tượng hoá kết quả 12

1.12 Tổng kết 14

2 ĐỘNG NÃO 16

2.1 Quá trình động não của cá nhân 16

2.2 Động não của nhóm 16

3 LƯỢC ĐỒ Ý TƯỞNG 18

3.1 Vẽ Lược đồ ý tưởng đơn giản 18

3.2 Kỹ thuật để soạn Lược đồ ý tưởng 19

4 PHÂN TÍCH SWOT 21

4.1 Sử dụng công cụ thế nào 21

BẢNG BIỂU & SƠ ĐỒ Hình 1: Chuỗi bền vững 1

Hình 2: Quá trình “Thảo luận linh hoạt” 6

Hình 3: Ví dụ về cách sắp xếp chỗ ngồi 7

Hình 4: Quá trình sắp xếp ý kiến đóng góp của thành viên theo tập hợp thông tin 10

Hình 5: Ví dụ về Khảo sát dùng dấu chấm dính (Single Dot Survey) 11

Hình 6: Những điểm cần cải thiện để chữ viết dễ đọc 13

Hình 8: Ví dụ về Lược đồ ý tưởng 19

Hình 9: Bảng SWOT 21

Hình 10: Ma trận TOWS 23

TABLE OF CONTENTS

FOREWORD 1

1 INTRODUCTION TO THE CONCEPT OF VISUALIZED DISCUSSION 3

1.1 What are Visualized Group Discussion Techniques? 4

1.2 Moderation 4

1.3 Elements of the Visualized Group Discussion Techniques Method 5

1.4 Phases of Written Discussion 7

1.5 Card Inquiry or Inquiry by Acclamation 8

1.6 Choosing Discussion Topics 10

1.7 Presenting Ideas 11

1.8 Sorting Ideas 11

1.9 Single Dot Survey 11

1.10 Small Group Work and Presentation 12

1.11 Visualization of Results 12

1.12 Recap 14

2 BRAINSTORMING 16

2.1 Individual Brainstorming 16

2.2 Group Brainstorming 16

3 MIND MAPS 18

3.1 Drawing Basic Mind Maps 18

3.2 Techniques to Prepare a Mind Map 19

4 SWOT ANALYSIS 21

4.1 How to Use the Tool 21

FIGURES IN ENGLISH 25

LỜI NÓI ĐẦU Foreword

Phát triển thể chế và tổ chức dựa trên quan

niệm theo đó những nhà ra quyết định và đội

ngũ nhân viên ủng hộ mạnh mẽ những sáng

kiến mà họ hiểu và cùng đồng ý

Institutional and organizational development is based upon the concept that decision makers and staff alike are actively supporting initiatives, which they understand and agree with

Do sự tham gia có nghĩa là sự đóng góp chủ

động của tất cả các bên liên quan trong toàn bộ

quá trình phát triển thể chế và tổ chức (vd:

Phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá)

Người ta giả định là sự tham gia của cá nhân

sẽ dẫn đến sự hình thành những cam kết của

cá nhân theo đó sẽ dẫn tới việc làm chủ và cuối

cùng là tính bền vững của một quá trình hay

mục tiêu cụ thể

Hence, participation means active contributions from all involved stakeholders during the whole institu- tional and organizational development process (i.e.: analyses, planning, implementation, and evaluation)

It is the hypothesis that individual participation is leading to the development of individual commit- ments, which leads to ownership and, eventually to sustainability of a particular process and or objec- tive

Trong quá trình xây dựng thể chế, chúng ta cần

phải kết hợp những mong muốn và ý tưởng có

giá trị của cá nhân vào kế hoạch phát triển và

thực hiện tổng thể

In the institutional development process we are quired to integrate valuable individual wishes and ideas into overall development and implementation plans

re-Thêm vào đó, “Động não – Brainstorming” và

“Lược đồ ý tưởng – Mind Map” cũng được sử

dụng như là các biện pháp kỹ thuật để thu thập

và tổ chức các ý tưởng

Further, “Brainstorming” and “Mind Map” are sented as techniques for gathering and structuring innovative ideas

pre-Cuối cùng, kỹ thuật “Phân tích SWOT” được

dùng để nêu tổng quát về vấn đề Phân tích

SWOT là một trong nhiều khái niệm được quốc

tế sử dụng rộng rãi, kỹ thuật này dùng để phân

tích và lập cấu trúc các điều kiện về thể chế và

tổ chức

Finally, the technique of the “SWOT Analysis” is presented in an overview SWOT is one of the many concepts, internationally in use, to analyse and structure institutional and organizational condi- tions

Hướng dẫn này trình bày về khái niệm của quy

trình “Thảo luận linh hoạt” là một Kỹ thuật thảo

luận nhóm bằng hình ảnh nhằm lôi cuốn mọi

người thảo luận, hiển thị các ý kiến của các

thành viên một cách rõ ràng và hiệu quả hơn

Phương pháp này có thể là nhân tố chính trong

quá trình xây dựng cách sắp xếp những ý

tưởng, bình luận, ý kiến và kiến thức của cá

nhân, theo đó có thể sẽ đưa chúng vào áp

dụng thực tế Điều này cũng cho phép mang lại

những kết quả có ý nghĩa, hợp lý và được các

thành viên ủng hộ nhằm phục vụ lợi ích của

phát triển thể chế và tăng cường năng lực

This paper presents the concept of the “Metaplan” process, a visualized group discussion technique, to make group discussions participative, transparent and more efficient This method can be a key ele- ment in the development process of organizing indi- vidual ideas, comments, opinions and knowledge, so that real use can be made of information presented This will allow producing results that are meaningful, appropriate, and supported by the participants, for the benefits of institutional development and capac- ity building

1 GIỚI THIỆU VỀ KHÁI NIỆM THẢO

LUẬN NHÓM BẰNG HÌNH

1 Introduction to the Concept of

Visualized Discussion

Phần lớn mọi người cho rằng họ hiểu và có thể

đóng góp hiệu quả hơn vào cuộc thảo luận

nhiều hơn là họ có thể đóng góp vào quá trình

lập báo cáo Đồng thời, trong hoàn cảnh công

khai như vậy, nhiều người cảm thấy không

thoải mái khi họ bị đưa vào tình huống “phải

đứng mũi chịu sào” trong một nhóm và họ thấy

ngần ngại đưa ý kiến

Most people find that they understand and can tribute to a discussion more effectively, than they can to a structured reporting situation At the same time many people do not feel comfortable when they are placed in an “up front” situation in a group and are shy about voicing their opinions in this kind of public situation

con-Sử dụng phương pháp “báo cáo”, đặc biệt nếu

trình bày bằng văn bản có thể làm cho những

nhân viên bình thường thấy ngại và có thể có

nhiều hạn chế nghiêm trọng khi các ý kiến của

mọi người bị chỉ trích Cũng nên chú ý là nhiều

người cần biết và cân nhắc những điểm chính

của buổi thảo luận để cho phép họ đóng góp ý

kiến và quan điểm của họ một cách xây dựng

The idea of “reporting”, in particularly if it is to be in written form, can be somewhat daunting to the aver- age person and can have serious drawbacks when everyone’s opinions are being solicited It is also important to note that many people need to see and consider the main points of a discussion to enable them to add constructively, their own ideas and opin- ions

Có nhiều hạn chế khác đối với việc sử dụng

nhóm, đặc biệt trong trường hợp mục đích thảo

luận là để gợi ra những phản hồi từ các thành

viên của nhóm Những người cảm thấy mình

không quan trọng thường sẽ không đóng góp ý

kiến và việc thiếu những ý kiến của họ thường

không được nêu ra Phương pháp sau đây sẽ

Cũng nên kết hợp một số nguyên tắc tổng hợp

ý kiến vào quá trình thu thập những quan điểm

này trong đó các thành viên có thể trao đổi với

nhau và điều chỉnh những ý kiến hoặc đóng

góp của chính họ cho đến khi đạt được sự

đồng thuận chung và tất cả mọi người đều cơ

bản thống nhất

The process of gathering these opinions should also allow for some process of synthesisation, whereby the members can react to each others ideas and adjust their own ideas and contributions until a gen- eral consensus is reached, where all are in basic agreement

Điều này đưa đến khái niệm về trình bày cuộc

thảo luận miệng thông qua hình tượng dạng

viết Bằng cách này, người ta sẽ tạo được sự

tham gia một cách ngang bằng của tất cả các

thành viên tham gia thảo luận Băng cách thể

hiện thảo luận thông qua cả văn viết và trình

bày miệng, các thành viên của nhóm sẽ tiếp thu

được những bình luận và ý kiến của người

khác cũng như đóng góp quan điểm riêng của

chính họ

This leads to the concept of trying to present a ual – written - representation of a verbal discus- sion By doing this, an attempt is made to involve all

vis-participants equally By representing the discussion

in both written and spoken terms members can sorb the comments and ideas of others and contrib- ute their own opinions

ab-Tên gọi của phương pháp này có nhiều song

nó thường được gọi là phương pháp “Thảo

luận linh hoạt” hay Kỹ thuật thảo luận nhóm

bằng hình Phương pháp này có nhiều biến

thể, từ hệ thống có cấu trúc rất chặt chẽ đến

những hệ thống cực kỳ sơ sài Trong thực tế,

khái niệm này cần phải điều chỉnh hay biến đổi

để đáp ứng cho mỗi tình huống nhất định

The method used has many names however it is

most often called the “Metaplan” or Visualised Group Discussion Techniques Method The

method has many variations in form, from very tured systems to very informal systems In fact the concept needs to be adjusted or varied to meet the needs of each situation

struc-1.1 Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình là

gì?

1.1 What are Visualized Group Discussion Techniques?

Cách thức thảo luận nhóm bằng hình đã được

phát triển đáng kể trong những năm gần đây,

đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục cho người lớn

Tuy nhiên, kỹ thuật này cũng hoàn toàn có thể

mở rộng sang gần như tất cả các nhóm khác ở

đó việc thu thập, tổng hợp các ý kiến đa dạng

có ưu tiên trọng tâm Vì vậy, nó được sử dụng

trong các buổi họp cộng đồng, các cuộc họp

ban chỉ đạo, trong trường học và trong các tổ

chức khác Ưu điểm lớn nhất của phương pháp

này nằm ở khả năng kết hợp xen kẽ giữa trao

dổi miệng và quá trình ghi chép bằng văn viết

The process of Visualised Group Discussion niques Method has developed considerably in recent years particularly in the field of adult education This technique can, however, be extended perfectly well

Tech-to almost any other group, where the gathering and synthesizing of diverse opinions is the key priority Therefore it is used in community meetings, commit- tee deliberations, in schools and other institutions The great advantage of the method lies in the alter- nation between oral discussion and the process of

recording in writing

Nguyên tắc chính của thảo luận bằng văn viết

hay dùng hình tượng đó là lôi kéo toàn bộ

nhóm vào quá trình trao đổi mà không có ưu

tiên hay thiên vị và nhằm bảo đảm là tất cả các

ý kiến đều được đề cập đến khi kết thúc buổi

thảo luận hay trong bản kết quả thảo luận

The main principle of written or visualized discussion

is to involve the whole group in the communication process without favour or prejudice and to ensure that all opinions are taken into account in the con- clusion or outcomes

Kỹ thuật thảo luận nhóm bằng hình có đặc

trưng là được dẫn dắt bởi một người dẫn

chương trình có kinh nghiệm Người dẫn

chương trình cần phải quen với phương pháp

và được thông báo về nội dung và mục tiêu của

chủ đề Người dẫn chương trình có nhiệm vụ

hướng dẫn các thành viên trong suốt quá trình

thảo luận bằng cách giới thiệu phương pháp,

giải thích mục tiêu của chương trình, khuyến

khích các thành viên tham gia một cách chủ

động, giúp định hướng thảo luận và hỗ trợ

chương trình thảo luận, định kỳ tổng kết các

thành quả và tìm tòi trong suốt chương trình

làm việc, tóm tắt các kết luận, kết quả cuối

cùng của chương trình làm việc và hướng các

thành viên đến việc thống nhất về các bước

thực hiện tiếp theo

The process of the Visualized Group Discussion Techniques Method is typically guided by an experi- enced moderator The moderator needs to be famil- iar with the method itself and should be informed about the objective and content to the subject It is the moderator task to guide the participants through the entire process by introducing the method, ex- plaining the objectives of the process, encouraging the participants to participate actively, facilitating the direction of discussions and the process, summariz- ing achievements and findings periodically through- out the process, summarizing the final outcome and results of the process, and guiding the participants

to agreement on the next steps to come

Trong suốt chương trình làm việc, người dẫn

chương trình cần lưu ý:

During the process it is important for the moderator:

• không tự đưa ra các phỏng đoán hay can

thiệp vào mối quan tâm của đại biểu ở mặt

này hay mặt khác,

• not to make any conjectures himself or to

inter-vene on one side or the other of the participants’ interests,

• hãy để nhóm tự kết luận những kết quả và

phát hiện của họ,

• to let the group interpret outcomes and findings,

• cho phép né tránh bàn luận, • to allow abstentions,

• tránh hiệu ứng “adua” (một người dẫn dắt =

tất cả theo sau), cho phép thành viên quyết

định việc cân nhắc vấn đề theo cách của họ,

• to avoid the "sheep" effect (one leads = all

fol-low), allow the participants to decide whether the point should be placed in their seats,

• ghi chép lại những lời giải thích chính • to write key words of explanation in the margin

Có một người giúp việc cho người dẫn chương

trình sẽ giúp tránh những lúc lúng túng, giúp

luôn quan sát được cả nhóm, xác định sớm

những trục trặc và để tạo không khí hào hứng

trong quá trình trao đổi

The moderator will find it useful to have an assistant

to help him in order to avoid any awkward pauses, to observe the group at all times, diagnosing problems

at an early stage and to animate the communication process

1.3 Những nhân tố của Kỹ thuật thảo luận

nhóm bằng hình

1.3 Elements of the Visualized Group cussion Techniques Method

Dis-Phương pháp sử dụng bảng ghim treo giấy khổ

lớn, kim ghim hay băng dính, giấy màu cắt

thành miếng (kích thước khoảng 30-50 cm) và

bút dạ nhiều màu Các thành viên của nhóm

được phát các miếng giấy (phiếu) và bút

The method uses pin boards covered with able sheets of paper, drawing pins or sticky tape, specially cut coloured cards (approximately 30 cm

remov-by 50 cm paper in size) and felt tipped pens of ous colours Group members are given a supply of cards and a pen

vari-Sau khi thảo luận chung về kiểu các vấn đề cần

chỉ ra, các thành viên sẽ được chương trình

thảo luận hay người dẫn chương trình hướng

dẫn thực hiện:

After a general discussion of the type of issues to be identified the participants are guided by the discus- sion or group leader (the "moderator"):

• ghi lại những từ khoá chính liên quan đến

những vấn đề đang bàn lên các miếng giấy,

chú ý viết chữ to, rõ ràng, mỗi vấn đề sẽ viết

trên một miếng giấy

• to note down key words relating to the

prob-lem/issue on cards in large sized, legible writing, one issue for one card

• ghim những miếng giấy này lên trên bảng để

có thể bàn bạc hoặc đưa ra các ý kiến khác

• pin these to the board in order to stimulate or

generate further ideas,

• dán những “vấn đề quan trọng” vào khu vực

ô kẻ sẵn trên bảng ghim để xác lập mức ưu

tiên và trong một số trường hợp sẽ cần vai

trò của trưởng nhóm trong khoảng thời gian

nhất định

• to stick "important issues" on a prepared grid on

the pin board in order to determine priorities, and

in some cases to take on the role of group leader for a limited period

Người hỗ trợ tiến hành phân nhóm những phản

hồi trong đó gồm những vấn đề tương tự và

kêu gọi các thành viên thống nhất và góp ý

kiến Công việc này nói chung sẽ kéo theo một

số thảo luận chung trong nhóm Cả nhóm sau

đó sẽ bàn giải pháp, ghi lên các miếng giấy và

ghim ý kiến lên bảng Quá trình viết lên các

miếng giấy, hiển thị, di chuyển và phân nhóm

chúng nên tiếp tục cho đến khi đạt được kết

luận phù hợp và được cả nhóm thống nhất

The facilitator may now group the responses where there is commonality, involving the group members for agreement and ideas This is generally followed

by some general discussion within the group The group then discusses solutions, writes on cards and pins up their ideas This process of writing cards, displaying them, sifting and grouping should con- tinue until appropriate conclusions can be reached and agreed to by the group

Hình 2: Quá trình “Thảo luận linh hoạt”

Vấn đề các thành

viên bàn

bạc Các thành

viên ghi lên phiếu

Ghim phiếu lên bảng Cán bộ hỗ

trợ xắp xếp phiếu theo cấu trúc lôgíc

Các thành viên thảo luận về kết quả

Nếu không hoàn toàn đồng ý với kết quả, các thành viên quay lại từ đầu.

Nếu đồng ý, ghi lại các kết quả

Miêu tả quá trình

„Thảo luận linh hoạt“

Vấn đề các thành

viên bàn

bạc Các thành

viên ghi lên phiếu

Ghim phiếu lên bảng Cán bộ hỗ

trợ xắp xếp phiếu theo cấu trúc lôgíc

Các thành viên thảo luận về kết quả

Nếu không hoàn toàn đồng ý với kết quả, các thành viên quay lại từ đầu.

Nếu đồng ý, ghi lại các kết quả

Miêu tả quá trình

„Thảo luận linh hoạt“

Ví dụ về giải quyết tình huống bằng kỹ thuật

hình tượng hoá:

Example related to problem solving visualized cussion techniques:

dis-Giả định là phương pháp này được sử dụng để

giải quyết tình huống đặc biệt trong đó phần lớn

các thành viên tham gia thấy là quan trọng

Assuming that this method is to be used to solve a particular problem that most of the participants feel

is important

Phương pháp yêu cầu có một nhóm từ 10-30

người sử dụng bảng ghim treo giấy trắng khổ

lớn và viết lên các miếng giấy để

The method requires a group of 10 to 30 people using paper covered pin boards and writing on cards, to

• xác định rõ vấn đề và tác động của nó, • define clearly the problem and its effect,

• xác định và thiết lập mức ưu tiên cho các

hướng giải quyết có thể,

• determine and prioritize possible solutions,

• chấp nhận một giải pháp và phác thảo cấu

trúc thực hiện cho một giải pháp thực hiện

được

• accept a solution, and devise structures for

work-ing implementwork-ing the solution

Mục tiêu của ví dụ này là nhằm kích hoạt toàn

nhóm cùng xem xét phạm vi của vấn đề và lôi

cuốn cả nhóm vào quá trình bàn bạc để họ cảm

thấy làm chủ đối với mỗi giải pháp và mong

muốn trở thành một bộ phận của quá trình thực

hiện thành công sau đó

The aim in this example is to activate the entire group, to consider the scope of the problem and to involve all of its members in the process so that they will feel ownership for the solution and want to be a part of its successful implementation

Cần lưu ý là bảng ghim và ghế ngồi cần được

đặt ở vị trí thuận tiện sao cho các thành viên có

thể di chuyển tự do từ ghế ngồi đến bảng và

ghim những đóng góp của họ lên bảng

It should be noted that the boards and the seats need to be positioned so that the participants can move freely from their chairs to the boards, to pin their contributions up

Phương pháp yêu cầu một phòng lớn hơn

phòng họp thông thường với đủ chỗ để có thể

chia thành các nhóm nhỏ và có thể sắp đặt các

bảng

The method requires a larger room than for tional meetings with enough space to divide up into small groups and rearrange the boards

conven-Hình 3: Ví dụ về cách sắp xếp chỗ ngồi

Mức độ thành công của thảo luận viết phụ

thuộc nhiều vào việc thành viên có thể thấy các

ý kiến của họ và của người khác và vì thế tại

mọi thời điểm, cần chú ý giữ cho vấn đề và bất

kỳ ý kiến nào cũng có thể được diễn tả theo

mối liên quan đến vấn đề đó Quá trình này

nhằm thúc đẩy các thành viên đóng góp ý kiến

riêng của họ

The success of written discussion depends largely

on the participant being able to see his own ideas and those of the others and thus to keep the prob- lem and any ideas expressed in relation to the prob- lem in mind at all times The process is intended to motivate the participants to contribute their own ideas

Kỹ thuật thảo luận viết sẽ ép các thành viên viết

ra những suy nghĩ của họ và biểu thị cho

những người khác Thay vì có một cuộc họp tại

chỗ, trao đổi giữa các thành viên sẽ là sự di

chuyển của họ giữa bảng và chỗ ngồi

The technique of written discussion “forces” all ticipants to write down their thoughts and show them

par-to all the others Instead of a sedentary meeting, the communication becomes a movement between the board and the seats

Tính động của nhóm cho phép sự giao tiếp có

thể tạo ra đến 500 lời phát biểu trong một giờ

Điều này tương đương với khoảng 5 lần lượng

The mobility of the group allows interactions which can generate up to about 500 utterances per hour This equals about five times the volume of informa- tion created in a strictly controlled discussion without

Để đạt được thành công với phương thức trao

đổi viết này, điều quan trọng là cần có cách bố

trí chỗ ngồi mở phía trước bảng ghim (không

có bàn ghế đặt ở lối đi) và cần gắn bó với một

vài quy tắc và trình tự thực hiện cho trước

To achieve success with this form of written munication it is important to have an open seating plan in front of the boards (no tables in the way) and also to stick to a few rules and a given sequence

com-Một buổi thảo luận đặc trưng loại này có thể

nên thực hiện như sau:

A typical discussion of this kind might proceed as follows:

• Bắt đầu chương trình thảo luận bằng cách

biểu lộ các ý kiến và thái độ (các câu hỏi

đơn)

• Set in motion the group process by revealing

opinions and attitudes (single-dot questions)

• Thu thập ý kiến trên các phiếu hay hỏi các

thành viên để nêu ra và sắp xếp ý kiến theo

tập hợp

• Collect ideas on cards or by asking the

partici-pants to call out and arrange the ideas into ters

các vấn đề hoặc xác lập mức ưu tiên

• Transfer these structures into lists of topics and

evaluate them to rank the problems in order or priority

• Hình thành các nhóm bằng cách lựa chọn

công khai hay không công khai để bàn

những vấn đề riêng biệt

• Form groups by open or concealed selection to

work on individual problems

• Làm việc theo nhóm nhỏ, sử dụng các

miếng giấy liên quan đến những vấn đề đã

chỉ ra ở bước 3 và 4

• Work in small groups using the cards relating to

the relevant problem as per points 3 and 4

• Các thành viên của mỗi nhóm nhỏ sử dụng

các miếng giấy để trình bày kết quả làm việc

trong nhóm của họ

• Members of each small group use cards to

pre-sent the results of their work within the group

• Lấy ý kiến bình luận của nhóm về các thông

tin đã trình bầy

• Get the group to comment on the information

presented

Lấy ý kiến trên các phiếu nhiều màu đơn thuần

chỉ là cách để lấy thu thập thông tin Trong giai

đoạn này, không tiến hành đánh giá thông tin;

mục đích duy nhất của việc này là để thu thập ý

kiến

Asking for ideas on coloured cards is purely a way of collecting information No attempt is made at this stage to evaluate the information; the sole purpose

is to collect ideas

Nếu trong giai đoạn đánh giá, thành viên nhóm

được yêu cầu chỉ trình bày quan điểm dựa trên

cơ sở bộ câu hỏi và trong phạm vi cho trước,

định hướng trong giai đoạn này là động viên

thành viên đó hình thành ý tưởng (câu trả lời)

cho câu hỏi một cách tự do và ngắn gọn trong

đó mỗi ý tưởng sẽ trình bày trên một phiếu

Whereas in the evaluation phase a participant is required to make an utterance only on the basis of set questions and within given scales, the idea in this phase is for the participant to formulate his idea (answer) on a question freely and concisely, with only one idea to each card

Có hai phương pháp đó là: Câu hỏi mở và câu

hỏi kín

Two methods are available: the open inquiry and the concealed inquiry

Theo quy trình mở, một khi các phiếu đã được

viết, chúng sẽ được ghim đầy đủ lên bảng bởi

trực tiếp người góp ý kiến hoặc người dẫn

chương trình, việc này nhằm mục đích khuyến

khích phối hợp hơn nữa và giúp xếp loại những

ý kiến khác nhau của các thành viên

In the open process the cards once they have been written on are pinned to the board, directly by the participant or moderator in full view of the others, with the purpose of stimulating further associations and levelling out differences in position among the participants

Theo quy trình kín, người dẫn chương trình thu

thập các phiếu, sắp xếp và ghim chúng lên

bảng chỉ khi tất cả các ý kiến đã được đưa ra

Quá trình này giúp tránh sự ảnh hưởng lẫn

nhau của các thành viên và giúp ngăn chặn khả

năng kiềm chế lẫn nhau bằng cách đảm bảo

tính nặc danh của các ý kiến

In the concealed process the moderator collects all the cards, sorts them and pins them to the board only once all the ideas have been produced This process avoids participants influencing each other and breaks down inhibitions by preserving anonym- ity

Cũng cần chú ý là nếu có một số phiếu có ý

kiến giống nhau hoặc bị lặp lại thì đó là biểu

hiện của mức độ ưu tiên mà các thành viên

dành cho ý kiến này

It should also be noted that if the same or a similar idea is repeated on a number of cards this is an indication of the level of priority it is receiving from the group members

Mục đích của việc sắp xếp các phiếu là để sắp

đặt các ý kiến riêng vào các nhóm nhằm đưa ra

cho các thành viên tổng quan về kết quả công

việc họ vừa thực hiện

The purpose of sorting the cards is to arrange vidual ideas into groups, providing the participants with an overview of the results of their work

indi-Tuy nhiên, rất có thể các thành viên đều rất giỏi

về kỹ thuật thảo luận viết, nên người dẫn

chương trình cần thực hiện việc sắp xếp thật

nhanh trong khi vẫn duy trì giao tiếp với nhóm,

nếu không sẽ dẫn đến những ngắt quãng làm

phân tán sự chú ý của nhóm thảo luận

However, given a circle of participants who are versed in the techniques of written discussion, the moderator must work very quickly to sort the cards while maintaining interaction with the group, other- wise there may be a hiatus and the group's attention may wander

well-Theo quy tắc nắm đấm, người dẫn chương

trình không nên đưa ra quá 3 phiếu nêu thuật

ngữ chính đối với mỗi bước của chương trình

thảo luận nhằm kiểm soát được lượng thông tin

và tránh quá tải với quá nhiều ý kiến đóng góp

As a rule of thumb therefore the moderator should give out no more than 3 key-word cards at each step

of the process in order to keep the size of the mation pool manageable and avoid being over- whelmed by a flood of ideas

infor-Theo mức độ ưu tiên mà nhóm đã xác lập,

nhóm các ý kiến sẽ được sắp xếp theo những

bình diện khác nhau sau đó đưa vào danh sách

Hình 4: Quá trình sắp xếp ý kiến đóng góp của thành viên theo tập hợp thông tin

Người dẫn chương trình sẽ soạn chủ đề thảo

luận và cần được sự thống nhất của các thành

viên Sau đây là một cách để thực hiện điều

này:

The topic of discussion should be proposed by the moderator and agreed by the participants The fol- lowing is one possible way of doing this:

• Phát phiếu cho các thành viên • Distribute cards to all participants

• Người dẫn chương trình đề xuất lựa chọn

chủ đề phù hợp với mục tiêu của chương

trình thảo luận

• The moderator proposes a selection of topics

that are relevant to the objective of the process

• Các thành viên sẽ được yêu cầu lựa chọn

hai hay ba khu vực có vấn đề trong những ý

kiến trên bảng mà họ coi là đặc biệt quan

trọng và ghi chúng vào phiếu như là chủ đề

thảo luận đề xuất

• Participants are asked to select from the ideas

on the board two or three problem areas which they consider particularly important and write them on the card as a proposed topic

• Người dẫn chương trình sẽ đính các đề xuất

lên bảng; nêu ra vấn đề nào được đề cập 2

lần trong các phiếu

• The moderator affix all the proposals to the

board; proposals which appear twice are written

on a single card

Quá trình này là để bảo đảm là tính phù hợp

cao giữa các vấn đề đã nêu với quan điểm của

các thành viên

This process ensures that the problems or issues revealed are really relevant to the participants

1.7 Trình bày ý kiến 1.7 Presenting Ideas

Sau khi lựa chọn chủ đề, các thành viên sẽ

được yêu cầu trình bày ý kiến của họ trên phiếu

màu Màu của phiếu có thể do người dẫn

chương trình chọn để phân biệt các vấn đề

khác nhau hay các bước khác nhau của toàn

bộ chương trình Các ý kiến cần liên quan trực

tiếp với chủ đề đã lựa chọn

After the selection of the actual topic the participants are requested to present their ideas written on a colored card The color of the card can be selected

by the moderator to distinguish between various problem areas or different steps of the process The ideas need to be in directly related to the selected topic

Phiếu tròn nhỏ có in số sẽ được đính vào tập

hợp vấn đề thảo luận (các nhóm) Nhóm sẽ tiến

hành giải thích kết quả Các phiếu không phù

hợp với bất kỳ tập hợp đã xác định nào thì

được xếp và xử lý riêng Các thành viên sẽ

được yêu cầu bổ sung thông tin bằng cách viết

phiếu

Small round cards with numbers printed on them are allocated to the clusters of problems (clouds) The group interprets the results Cards that do not fit into

an identified cluster can be kept and dealt with rately Participants may ask for supplementary in- formation, which is provided in writing

sepa-Vẽ các đường bao xung quanh các nhóm để

phân biệt các vấn đề khác nhau Cũng không

nhất thiết tuân thủ điều này, tuy nhiên, vấn đề

có nhiều phiếu ý kiến nhất, trong thực tế sẽ là

khu vực đáng chú ý nhất Để làm rõ điều này,

nên thực hiện các bước sau

Lines are drawn round the clouds to distinguish dominant from marginal areas It does not automati- cally follow, however, that problem areas with the most cards are in fact the most "problematical" ar- eas To clarify this, the following step is recom- mended:

1.9 Khảo sát dùng dấu chấm dính (Single

Dot Survey)

1.9 Single Dot Survey

Nhằm đánh giá tính phù hợp của các vấn đề đã

xác định, có thể sử dụng cách phương thức

nhiều dấu chấm bằng cách đưa cho mỗi thành

viên các dấu chấm tự bám dính và hướng dẫn

is-Hình 5: Ví dụ về Khảo sát dùng dấu chấm dính (Single Dot Survey)