ĐỒ ÁN Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học Kinh tế quốc dân

MỤC LỤC I. ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN 2 1. Thông tin chung của dự án 2 2. Thực trạng hệ thống thông tin 2 2.1 Thông tin của tổ chức 2 2.2 Thực trạng 3 2.2.1 Thực trạng 3 2.2.2 Ưu điểm, nhược điểm, cơ hội, thách thức 3 3. Các hoạt động 4 II. GIAI ĐOẠN ĐÁNH GIÁ YÊU CẦU 8 1. Yêu cầu 8 2. Phương pháp tiến hành đánh giá 8 2.1 Các công cụ thu thập thông tin: 8 2.2 Nguồn thu thập thông tin: 8 2.3 Nội dung trao đổi khi đi phỏng vấn : 8 3. Mô tả khung cảnh nghiên cứu 9 3.1 Công việc của phòng QLDT 9 3.2 Công việc cụ thể của các cán bộ, nhà quản lý 9 4. Hệ thống nghiên cứu 10 4.1 Giới thiệu: Phân công nhiệm vụ 10 4.2 Mô tả khái quát 11 4.3 Mục đích 11 5. Các vấn đề của hệ thống hiện tại và mục tiêu của dự án 11 5.1 Dưới góc tiếp cận của nhà quản lý 11 5.2 Dưới góc tiếp cận của nhà quản trị hệ thống 12 6. Tính khả thi của dự án 12 6.1 Khả thi về tổ chức 13 6.2 Khả thi về tài chính 14 6.3 Khả thi về thời gian 14 6.4 Khả thi về kĩ thuật 14 6.5 Khả thi về cơ sở hạ tầng 15 6.6 Khả thi về đạo đức kinh doanh 15 6.7 Khả thi về bảo mật và rủi ro 16 7. Kiến nghị và đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề 16 7.1 Đánh giá chung về dự án 16 7.2 Kiến nghị 16 7.3 Phương hướng giải quyết vấn đề 17 III. PHÂN TÍCH CHI TIẾT 18 1. Trình bày lại yêu cầu 18 1.1 Xác định lại vấn đề 18 1.2 Những tồn tại của hệ thống 18 1.3 Chi tiết vấn đề 19 1.4 Mục tiêu của dự án 19 2. Mô tả phương pháp phân tích 20 2.1 Nghiên cứu tài liệu 20 2.2 Phỏng vấn 20 2.3 Nghiên cứu môi trường 22 2.4 Nghiên cứu hệ thống 29 3. Chẩn đoán về hệ thống và xác định yếu tố giải pháp 54 4. Đánh giá lại khả thi 55 4.1 Khả thi về tổ chức 56 4.2 Khả thi về tài chính 57 4.3 Khả thi về thời gian 58 4.4 Khả thi về kỹ thuật 58 4.5 Khả thi về cơ sở hạ tầng 58 4.6 Khả thi về đạo đức kinh doanh 58 4.7 Khả thi về bảo mật và rủi ro 59 5. Các nhiệm vụ cần thực hiện 59 5.1 Nhiệm vụ 59 5.2 Đề xuất chi phí 59 5.3 Đề xuất về thời gian: 61 IV. THIẾT KẾ LOGIC 61 1. Chuẩn hóa 61 1.1 Đầu ra là bảng điểm chi tiết của sinh viên 61 1.2 Đầu ra là lịch thi sinh viên 67 2. Tra cứu lịch thi sinh viên 71 2.1 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu tra cứu lịch thi sinh viên 71 2.2 Lập bảng lịch thi cho 1 sinh viên 72 2.3 Các tệp cần tra cứu 72 2.4 Trật tự truy cập và loại truy cập 72 2.5 Lôgic tra cứu 72 2.6 Bảng tính khối lượng xử lý 73 3. Tra cứu bảng điểm cá nhân của sinh viên 73 3.1 Sơ đồ tra cứu bảng điểm cá nhân của sinh viên 73 3.2 Phân tích tra cứu lập báo cáo 2: bảng điểm cá nhân của sinh viên 74 3.3 Kết quả phân tích tra cứu 74 4. Tra cứu bài thi của sinh viên muốn phúc khảo 76 4.1 Sơ đồ tra cứu bài thi của sinh viên muốn phúc khảo 76 4.2 Phân tích tra cứu lập báo cáo 3 77 Danh sách SV thay đổi điểm sau phúc khảo 77 4.3 Kết quả phân tích 77 5. Phân tích cập nhật 79 V. ĐỀ XUẤT, ĐÁNH GIÁ CỦA PHƯƠNG ÁN 81 1. Xác định ràng buộc về tin học và tổ chức 81 1.1 Các ràng buộc có liên quan tới tổ chức 81 1.2 Các ràng buộc về tin học 82 2. Xây dựng các phương án giải pháp 82 2.1 Phương án 1: Tin học hóa hai khâu xử lý sau 83 2.2 Phương án 2: Tin học hoá quá trình cung cấp thông tin về kết quả học phần 87 2.3 Phương án 3: Tin học hoá tất cả các khâu xử lý 89 VI. THIẾT KẾ VẬT LÝ NGOÀI 93 1. Mục đích 93 2. Lập kế hoạch 93 3. Mô tả ý tưởng bài toán 93 4. Sơ đồ liên kết thực thể 94 5. Thiết kế form nhập dữ liệu 96 6. Thiết kế vật lý các đầu ra 99 6.1 Lựa chọn vật mang tin 99 7. Thiết kế đầu vào 101 7.1 Giao diện dành cho sinh viên 101 7.2 Giao diện dành cho giảng viên và cán bộ quản lý điểm 104 8. Thiết kế các báo cáo, thông tin in ra trên khổ giấy A4 106 8.1 Vật mang tin 106 8.2 Thiết kế trang in ra 107 9. Các thủ tục thủ công 112 9.1 Các thủ tục thủ công trong chấm điểm 112 9.2 Các thủ tục thủ công trong quá trình chấm thi 112 VII. GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN KỸ THUẬT 116 1. Yêu cầu hệ thống phần mềm 116 1.1 Yêu cầu chung 116 1.2 Kiến trúc ứng dụng 117 1.3 Tích hợp dữ liệu 117 1.4 An toàn hệ thống 118 1.5 Ổn định, sẵn sàng và nâng cấp 118 1.6 Yêu cầu giao diện đồ họa 119 2. Yêu cầu chức năng 119 2.1. Kiến trúc nghiệp vụ 119 2.2 Chức năng cơ bản 120 3. Dữ liệu 122 4. Thử nghiệm 122 4.1 Giới thiệu chung 122 4.2 Phương pháp thử nghiệm 123 4.3 Kế hoạch chung 124 4.4 Các yêu cầu thử nghiệm 125 4.5 Kiểm soát quá trình thử nghiệm 125 4.6 Bảng kết quả sau khi thực thi báo cáo 127 VIII. Cài đặt, bảo trì và hai thác hệ thống Kết luận, khuyến nghị 127 1. Kiểm tra dữ liệu trong quá trình chuyển đổi 129 2. Đào tạo và hướng dẫn người sử dụng hệ thống thông tin quản lý điểm 129 2.1 Công tác đào tạo 129 2.2 Phương pháp đào tạo 130 2.3 Bảo trì hệ thống 130 I. ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN 1. Thông tin chung của dự án • Tên yêu cầu: • Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốc dân. • Bộ phận yêu cầu: • Phòng quản lý đào tạo – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. • Đối tượng nghiên cứu: • Hệ thống quản lý điểm học phần tại trường Kinh Tế Quốc Dân. • Mục tiêu: • Cập nhật điểm của sinh viên, tra cứu một số thông tin cần thiết về sinh viên. Hệ thống lưu trữ, xử lý kết quả học tập của sinh viên theo quy chế của trường. Kiểm soát thống kê việc khen thưởng, xét học bổng, thi lại, học lại của sinh viên một cách nhanh chóng và chính xác. Thông qua công tác quản lý mà có thể có hồ sơ cụ thể về kết quả học tập rèn luyện của sinh viên khi ra trường. Ngoài ra, hệ thống còn lưu trữ dữ liệu điểm thi của cựu sinh viên trong một thời gian nhất định. • Thời gian: 28 tuần, khoảng 7 tháng • Trong thời gian 7 tháng dự án hoàn toàn có thể hoàn thành đúng tiến độ • Chi phí dự kiến: 100.900.000 VND • Nguồn kinh phí: Trường đại học Kinh tế Quốc Dân • Tổng vốn đầu tư bao gồm: Toàn bộ các chi phí cho từng giai đoạn cụ thể và các chi phí phát sinh, tạo dựng các điều kiện cần thiết để đưa dự án vào hoạt động bình thường nhằm đạt được mục tiêu mà chủ dụ án đề ra. • Vốn đầu tư vào các tài sản cố định và tài sản dự trữ cần thiết trong trường hợp phát sinh khi thực hiện dự án. Các khoản đầu tư đảm bảo dự án được thực hiện. 2. Thực trạng hệ thống thông tin 2.1 Thông tin của tổ chức • Tên tổ chức: • Phòng quản lý đào tạo – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân • Địa chỉ: • Phòng 210 211 213 Tầng 2 Nhà A1 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Tại 207 Giải Phóng, Đồng Tâm, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội, Việt Nam • Điện thoại: 0243 6280 280 máy lẻ: 5222 • Phòng quản lý đào tạo là một trong những bộ phận đầu tiên được thành lập cùng với việc thành lập trường, trải qua nhiều lần đổi tên: (1) Ban Giáo vụ (1956 1959); (2) Phòng Giáo vụ (1960 1985); (3) Phòng Đào tạo (1986 2002); (4) Phòng QLĐT Đại học và Sau đại học (2003 2006) cuối cùng đơn vị đổi tên thành Phòng quản lý đào tạo (từ 2006 đến nay). • Phòng QLĐT luôn là cơ quan tham mưu tích cực của Hiệu trưởng và của nhà trường về đào tạo hệ đại học chính quy và các hệ đào tạo khác thuộc thẩm quyền; luôn là địa chỉ tin cậy của các thế hệ cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên và của toàn xã hội hôm qua, hôm nay và sẽ tiếp nối đến mai sau. 2.2 Thực trạng 2.2.1 Thực trạng • Hiện tại đang sử dụng hệ thống oracle ERP University Resources Planning do CMC cung cấp. Dùng hệ thống tập trung toàn trường nhưng phòng quản lý đào tạo dùng phía máy khách client. • Vấn đề mắc phải: Việc kiểm soát danh sách đã bảo lưu hoặc nghỉ học, tránh việc duy trì đăng ký học phần và thi cuối kỳ Sinh viên chưa nắm được hạn phúc khảo (lịch chỉ hiện ở thông báo chung), thông tin chưa nổi bật Quá trình lên điểm và cập nhật bị chậm,nhầm, sai sót Tài khoản và bảo mật thông tin của sinh viên chưa thật sự hoàn hảo dẫn tới mất tài khoản Giao diện chưa thân thiện, thiếu một số chức năng lọc nhu cầu các điểm muốn xem của sinh viên 2.2.2 Ưu điểm, nhược điểm, cơ hội, thách thức 2.2.2.1 Ưu điểm • Nền tảng giáo dục tốt, linh hoạt • Đội ngũ cán bộ tận tâm, có trách nhiệm, • Có trung tâm ứng dụng CNTT, được nhà trường chú trọng, có nguồn kinh phí hỗ trợ 2.2.2.2 Nhược điểm • Tốc độ hệ thống chậm khi có số lượng sinh viên đăng nhập tăng cao. • Quy trình hiện tại còn nhiều điểm phức tạp, đòi hỏi độ chính xác cao. • Quản lý danh sách các sinh viên đã nghỉ học, bảo lưu chưa chặt chẽ • Thời gian lên điểm và cập nhập điểm còn chậm, sai sót. 2.2.2.3 Cơ hội • Sự phát triển của công nghệ bắt kịp thời đại mới cải thiện công việc • Cải thiện hệ thống theo hướng tích cực, giảm khối lượng công việc,tăng độ chính xác giảm thiểu sai xót đến mức tối đa,… • Hệ thống mới có giao diện thân thiện 2.2.2.4 Thách thức • Không theo kịp những tiến bộ của công nghệ. • Phát triển hệ thống quản lý điểm phải phù hợp với quy mô, yêu cầu của nhà trường, sinh viên. • Hệ thống mới không đáp ứng được kỳ vọng.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ

ĐỀ TÀI: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Đề tài: Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại

học Kinh tế quốc dân

Hà Nội, tháng 10 năm 2020

I ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN

1 Thông tin chung của dự án

 Tên yêu cầu:

 Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học Kinh tếQuốc dân

 Bộ phận yêu cầu:

 Phòng quản lý đào tạo – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

 Đối tượng nghiên cứu:

 Hệ thống quản lý điểm học phần tại trường Kinh Tế Quốc Dân

 Mục tiêu:

 Cập nhật điểm của sinh viên, tra cứu một số thông tin cần thiết về sinh viên Hệ thốnglưu trữ, xử lý kết quả học tập của sinh viên theo quy chế của trường Kiểm soát thống

kê việc khen thưởng, xét học bổng, thi lại, học lại của sinh viên một cách nhanh chóng

và chính xác Thông qua công tác quản lý mà có thể có hồ sơ cụ thể về kết quả họctập rèn luyện của sinh viên khi ra trường Ngoài ra, hệ thống còn lưu trữ dữ liệu điểmthi của cựu sinh viên trong một thời gian nhất định

 Thời gian: 28 tuần, khoảng 7 tháng

 Trong thời gian 7 tháng dự án hoàn toàn có thể hoàn thành đúng tiến độ

 Chi phí dự kiến: 100.900.000 VND

 Nguồn kinh phí: Trường đại học Kinh tế Quốc Dân

 Tổng vốn đầu tư bao gồm: Toàn bộ các chi phí cho từng giai đoạn cụ thể và các chiphí phát sinh, tạo dựng các điều kiện cần thiết để đưa dự án vào hoạt động bìnhthường nhằm đạt được mục tiêu mà chủ dụ án đề ra

 Vốn đầu tư vào các tài sản cố định và tài sản dự trữ cần thiết trong trường hợp phátsinh khi thực hiện dự án Các khoản đầu tư đảm bảo dự án được thực hiện

 Phòng 210 - 211 - 213 Tầng 2 - Nhà A1 - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Tại 207 Giải Phóng, Đồng Tâm, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội, Việt Nam

 Điện thoại: 0243 6280 280/ máy lẻ: 5222

 Phòng quản lý đào tạo là một trong những bộ phận đầu tiên được thành lập cùng vớiviệc thành lập trường, trải qua nhiều lần đổi tên: (1) Ban Giáo vụ (1956 - 1959); (2)Phòng Giáo vụ (1960 - 1985); (3) Phòng Đào tạo (1986 - 2002); (4) Phòng QLĐT Đạihọc và Sau đại học (2003 - 2006) cuối cùng đơn vị đổi tên thành Phòng quản lý đào tạo(từ 2006 đến nay).

 Phòng QLĐT luôn là cơ quan tham mưu tích cực của Hiệu trưởng và của nhà trường vềđào tạo hệ đại học chính quy và các hệ đào tạo khác thuộc thẩm quyền; luôn là địa chỉtin cậy của các thế hệ cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên và của toàn xã hội hômqua, hôm nay và sẽ tiếp nối đến mai sau

2.2 Thực trạng

2.2.1 Thực trạng

 Hiện tại đang sử dụng hệ thống oracle ERP University Resources Planning do CMCcung cấp Dùng hệ thống tập trung toàn trường nhưng phòng quản lý đào tạo dùng phíamáy khách client

- Quá trình lên điểm và cập nhật bị chậm,nhầm, sai sót

- Tài khoản và bảo mật thông tin của sinh viên chưa thật sự hoàn hảo dẫn tới mất tàikhoản

- Giao diện chưa thân thiện, thiếu một số chức năng lọc nhu cầu các điểm muốn xem củasinh viên

2.2.2 Ưu điểm, nhược điểm, cơ hội, thách thức

2.2.2.1 Ưu điểm

 Nền tảng giáo dục tốt, linh hoạt

 Đội ngũ cán bộ tận tâm, có trách nhiệm,

 Có trung tâm ứng dụng CNTT, được nhà trường chú trọng, có nguồn kinh phí hỗ trợ2.2.2.2 Nhược điểm

 Tốc độ hệ thống chậm khi có số lượng sinh viên đăng nhập tăng cao

 Quy trình hiện tại còn nhiều điểm phức tạp, đòi hỏi độ chính xác cao

 Quản lý danh sách các sinh viên đã nghỉ học, bảo lưu chưa chặt chẽ

 Thời gian lên điểm và cập nhập điểm còn chậm, sai sót.

2.2.2.3 Cơ hội

 Sự phát triển của công nghệ bắt kịp thời đại mới cải thiện công việc

 Cải thiện hệ thống theo hướng tích cực, giảm khối lượng công việc,tăng độ chính xácgiảm thiểu sai xót đến mức tối đa,…

 Hệ thống mới có giao diện thân thiện

2.2.2.4 Thách thức

 Không theo kịp những tiến bộ của công nghệ

 Phát triển hệ thống quản lý điểm phải phù hợp với quy mô, yêu cầu của nhà trường, sinhviên

 Hệ thống mới không đáp ứng được kỳ vọng

3.4 Đánh giá khả thi

- Mục tiêu: Nhằm phát hiện khách quan và hợp lý những điểm mạnh, điểm yếu của hệthống hiện nay để từ đó đưa ra những phương hướng giải quyết

3.5 Chuẩn đoán và xác định yếu tố giải pháp

- Mục tiêu: Tìm ra các vấn đề tồn tại của hệ thống và từ đó phải xác định được nguyênnhân cốt lõi và cách giải quyết

3.6 Xây dựng và đánh giá phương án giải quyết

3.10 Thử nghiệm và kiểm tra

- Mục tiêu: Xác định các lỗi kể cả lỗi ẩn chứ không chỉ chứng minh là phần mềm đó hoạtđộng tốt nhằm đảm bảo việc thiết kế và thực hiện đúng theo yêu cầu đề ra

3.11 Báo cáo

- Mục tiêu: Nhằm tổng hợp, phân tích, kiểm tra rà soát các thông tin, công việc và hoạtđộng của từng giai đoạn

Phân tích

chi tiết

1 Lập kế hoạch phân tích

2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực

3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

4 Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

5 Chỉnh sửa và chi tiết dự án

6 Báo cáo khả thi

7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

500.000500.0001.000.0001.000.000500.000200.000

4 Hoàn chỉnh tài liệu logic

5 Hợp thức hóa mô hình logic

8.000.0005.000.0002.000.0001.000.0001.000.000

Xây dựng

phương

án

1 Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học

2 Xây dựng các phương án của giải quyết

3 Đánh giá các phương án của giải quyết

4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo các phương án giảiquyết

500.0002.000.0001.000.000

Thiết kế

vật lý

ngoài

1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

2 Thiết kế chi tiết các giao diện đầu vào/ ra

3 Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa

4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài

500.0002.000.0004.000.0002.000.000

Giai đoạn Hoạt động Chi phí

II GIAI ĐOẠN ĐÁNH GIÁ YÊU CẦU

1 Yêu cầu

Tên yêu cầu: Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học Kinh

tế Quốc dân

Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống quản lý điểm học phần.

Bộ phận nghiên cứu: Phòng quản lý đào tạo – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.

2 Phương pháp tiến hành đánh giá

2.1 Các công cụ thu thập thông tin:

- Một cuốn sổ nhỏ và bút để ghi chép lại thông tin khi người được phỏng vấn chia sẻ và

đánh dấu các nội dung quan trọng

- Sử dụng các thiết bị ghi hình, ghi âm nếu được sự cho phép của người được phỏng vấn

2.2 Nguồn thu thập thông tin:

Các trang web, tài liệu chính thức có liên quan:

- Trang web của phòng Quản lý đào tạo, trường Đại học Kinh tế Quốc dân

(https://daotao.neu.edu.vn/): Tìm hiểu sơ bộ về cơ cấu tổ chức, công việc và phân côngnhiệm vụ của phòng Quản lý đào tạo

- Văn bản của Bộ và nhà trường.

- Mẫu nhập điểm chấm bài thi - Biểu 4 (Theo QĐ 2470)

2.3 Nội dung trao đổi khi đi phỏng vấn :

- Công tác quản lý, lưu trữ điểm sinh viên của phòng quản lý đào tạo.

- Những nhân tố tác động đến điểm của sinh viên (Giảng viên chấm nhầm, chấm xót;

Cán bộ nhập sót, nhập sai; Nguyên nhân dẫn đến việc lên điểm chậm;… ) Ai là người

có quyền thay đổi kết quả bài thi khi bị nhầm lẫn?

- Quy trình phúc khảo điểm, cách thức chuyển giao cho phòng quản lý đào tạo

- Những mong muốn trong tương lai để cải thiện vấn đề quản lí điểm của sinh viên.

3 Mô tả khung cảnh nghiên cứu

Các tác nhân ảnh hưởng đến hệ thống.

3.1 Công việc của phòng QLDT

- Quản lý, lưu trữ bài và điểm thi tuyển sinh, tốt nghiệp (nếu có), lưu trữ điểm thi học

phần của hệ đại học chính quy và các hệ đào tạo có cấp bằng chính quy (liên thông từtrung cấp, cao đẳng lên đại học, văn bằng 2) thuộc Phòng quản lý Thực hiện công tácvăn thư, lưu trữ và thống kê phục vụ công tác quản lý của Phòng và của Trường

- Nhận bản gốc bảng điểm học phần từ các khoa, bộ môn để kiểm tra và lưu trữ lâu dài.

3.2 Công việc cụ thể của các cán bộ, nhà quản lý

3.2.1 Trưởng phòng

- Quản lý chung/toàn diện các công việc của phòng

- Trực tiếp phụ trách:

- Công tác nhân sự, chính trị, đoàn thể;

- Tuyển sinh, Tư vấn tuyển sinh, xếp ngành/chuyên ngành;

- Phát triển CTĐT, đổi mới GDĐH; Giáo trình, học liệu;

- Quy chế, quy định về đào tạo;

PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

SINH VIÊN

PHÒNG

KHẢO

- Quản lý sự thay đổi của sinh viên;

- Xét tốt nghiệp, cấp phát bằng;

- Kế hoạch công tác, kế hoạch đào tạo năm

3.2.2 Phó Trưởng phòng

- Công tác học vụ hệ chính quy (kế hoạch giảng, thi,…); Công tác sinh viên (xác nhận

sinh viên, bảng điểm giữa kỳ, học bổng,…);

- Phụ trách công tác quản trị nội vụ phòng (kiểm tra, giám sát thời gian làm việc, thái độ,

nề nếp, tác phong, vv );

- Công tác Kiểm định (đảm bảo) chất lượng giáo dục;

- Tổng hợp Báo cáo (tuần, tháng, quý) nộp trường; Soạn thảo Kế hoạch công việc hàng

năm

- Hỗ trợ công tác tài chính và thanh toán cho phòng;

- Các công tác khác được giao.

3.3.3 Nhân viên

- Quản lý kết quả học tập cuối khóa hệ CQ (In, lưu trữ bảng điểm cuối khóa);

 Quản lý mã SV các hệ CQ, VB2, LT, hồ sơ sinh viên (CTSV) của phần mềmCMC;

 Tổ chức lớp riêng các hệ CQ,VB2,LT;

- Quản lý toàn diện điểm SV hệ CQ,LT;

 Quản lý tài khoản SV; TK Cố vấn học tập; TK quản lý điểm của các Bộ môn; TKQLĐT của các Khoa, Viện;

 Công tác hoãn thi, thi bổ sung của sinh viên hệ CQ, LT;

 Quản lý học song song 2 chương trình;

- Quản lý điểm hệ VB2, LT (In, lưu trữ bảng điểm VB2)

 Quản lý hệ thống TK nhập điểm hệ VB2, LT;

 Quản lý toàn diện công tác QLĐT hệ Liên thông;

 Quản lý công tác bảo lưu/chuyển điểm kết quả học tập cho hệ VB2, LT;

4 Hệ thống nghiên cứu

4.1Giới thiệu: Phân công nhiệm vụ

- Thầy Mạc Văn Tạo: xác nhận sinh viên, bảng điểm giữa kì hệ VB2, LT.

- Thầy Lê Anh Đức: Xác nhận bảng điểm giữa kì

- Thầy Lương Việt Anh: Quản lý kết quả học tập cuối khóa hệ CQ

- Thầy Phạm Đức Minh: Quản lý toàn diện điểm sinh viên hệ CQ, LT

- Cô Trịnh Hồng Nhung: Quản lý điểm hệ VB2, LT (in, lưu trữ bảng điểm VB2), quản lí

hệ thống TK nhập điểm hệ VB2, LT, Quản lý công tác bảo lưu, chuyển điểm kết quả học tập cho hệ VB2, LT

4.2 Mô tả khái quát Mỗi năm, trường Đại học Kinh tế Quốc dân phải tiếp nhận một lượng sinh viên lớn.Một trong những khó khăn mà phòng quản lý đào tạo của trường gặp phải đó là quản lýđiểm của sinh viên, không chỉ những sinh viên mới vào trường mà cả những sinh viên hiệntại đang theo học và thậm chí cả những sinh viên đã ra trường Việc quản lý này gặp khókhăn nhất là trong đợt tổng kết và học kì và tổng kết cuối năm Vì vậy yêu cầu của trường làcần phải có một bộ phận quản lí điểm của từng sinh viên, của từng lớp cũng như của từngkhoa để không có sự sai sót nào trong quá trình nhập điểm, in điểm, …

4.3 Mục đích Theo dõi quá trình học tập của sinh viên trong suốt quá trình đi học từ khi nhập họccho đến khi ra trường, đảm bảo không xảy ra sai sót trong quá trình nhập điểm cũng như inđiểm Hệ thống này giúp cho phòng đào tạo theo dõi, đánh giá kết quả học tập của sinh viênmột cách nhanh nhất và chính xác nhất

Hệ thống lưu trữ, quản lí kết quả học tập của sinh viên, kiểm soát thống kê việc khenthưởng, xét học bổng, học lại, học nâng điểm của sinh viên Thông qua đó, cập nhật toàn bộkết quả học tập của sinh viên khi xét bằng tốt nghiệp Dựa vào kết quả học tập có thể đánhgiá được chương trình đào tạo có phù hợp hay không để từ đó thay đổi và hoàn thiện nếucần thiết Bên cạnh đó, dựa vào mặt bằng chung điểm học phần để phát hiện các vấn đề tiêucực còn tồn tại

5 Các vấn đề của hệ thống hiện tại và mục tiêu của dự án

5.1 Dưới góc tiếp cận của nhà quản lý5.1.1 Vấn đề

- Với các sinh viên nghỉ học, bảo lưu nhà trường vẫn duy trì tài khoản qldt để quản lý làm

lãng phí thời gian, nguồn lực do không nắm bắt và cập nhật kịp thời lên hệ thống vềtinh trạng học của sinh viên

- Quá trình phân tích và đánh giá kết quả học tập, nghiên cứu của sinh viên hay bị nhầm

lẫn do số lượng sinh viên đông và có nhiều Khoa/Viện

- Quá trình lên điểm bị nhầm, sai sót do lỗi nhập sửa dữ liệu.

- Sinh viên chưa nắm được về hạn phúc khảo do lịch chỉ hiện ở thông báo chung, thông

tin chưa được làm nổi bật dễ chú ý

5.1.2 Mục tiêu

- Phân tích và đánh giá chính xác kết quả học tập của sinh viên , đưa ra giải pháp nhằm

nâng cao chất lượng đào tạo

- Giảm thiểu các trường hợp sinh viên nghỉ học mà hệ thống vẫn quản lý tài khoản.

- Tài khoản và bảo mật thông tin của sinh viên chưa thật sự hoàn hảo do ý thức của sinh

viên chưa cập nhật thay đổi mật khẩu mặc định và cả tính bảo mật kém của ứng dụng

- Giao diện tài khoản cá nhân trên trang qldt chưa thật sự dễ nhìn và thiếu một số chức

năng lọc theo nhu cầu các điểm muốn xem của sinh viên

5.2.2 Mục tiêu

- Giảm thiểu tối đa số lượng sinh viên quên mật khẩu hoặc mất tài khoản.

- Tăng cường thêm một số chức năng của QLDT để bảng điểm dễ nhìn hơn, có nhiều

chức năng phong phú hơn để tiện dụng cho sinh viên kiểm soát tình hình học tập và kếhoạch cho những giai đoạn học tiếp theo

 Dữ liệu đưa vào được kiểm tra và đảm bảo sự đúng đắn và chặt chẽ

 Hệ thống tin cậy, chính xác, giao diện dễ sử dụng, hệ thống dữ liệu truy cập nhanh

 Hệ thống khắc phục tình trạng sinh viên bảo lưu hoặc nghỉ học mà vẫn có tên trongdanh sách đi học cũng như thi hết học phần

 Hệ thống sẽ làm tăng tính bảo mật cho tài khoản của sinh viên

6.1 Khả thi về tổ chức

6.1.1 Xem xét sự hòa hợp của hệ thống thông tin đối với môi trường của tổ chức

Việc tăng tính bảo mật cho tài khoản của sinh viên sẽ giảm thiểu tối đa tình trạng sinh viên bị

mất tài khoản, giảm thiểu tối đa lượng sinh viên gần đến thời điểm đăng ký học lại lên phòng QLĐT

để hỏi về tài khoản Điều này làm giảm khối lượng công việc của cán bộ phòng QLĐT mỗi kỳ đăng

ký điểm và tình trạng sinh viên thường phàn nàn về việc cán bộ phòng QLĐT có thái độ tiếp đón sinhviên không được tốt (bạn thử giả sử bạn là một cán bộ tiếp đón sinh viên, trong một buổi sáng có 10sinh viên hỏi về việc mất tài khoản, khi bạn trả lời lần thứ nhất, lần thứ hai thì thái độ sẽ khác với trảlời câu hỏi đó lần thứ 10)

6.1.2 Xem xét sự phù hợp của hệ thống với chính sách quản lý nhân sự

Dự án hoàn toàn tôn trọng chính sách quản lý nhân sự của Phòng Quản lý đào tạo, dự

án không thay đổi nhiều về mặt nhân sự và cấu trúc của tổ chức mà chỉ thay đổi quy trình vàrút gọn các bước làm việc, giúp giảm cường độ làm việc của nhân sự trong việc quản lýđiểm học phần của sinh viên

6.1.3 Xem xét sự tác động của hệ thống đến sự hòa hợp và không khí làm

việc của các thành viênNhư đã nói ở trên, dự án sẽ trọng tâm vào việc tự động hóa để giảm thiểu tối thiểucác công việc thủ công do đó sẽ giảm thiểu thời gian nhập liệu của các nhân viên trongphòng Điều này sẽ giúp giảm tải áp lực, căng thẳng của điểm cán bộ phòng QLĐT Chính

vì thế sự thay đổi này sẽ làm tăng không khí làm việc, không còn sự quá tải cũng như dồndập về công việc, hơn nữa còn làm tăng sự hòa hợp của các thành viên

6.1.4 Xem xét tác động của những HTTT khác tới sự quản lý các hoạt động

mà HTTT mới được hỗ trợ

Đối với các Khoa, Viện khác: Giảm khối lượng công việc liên đới đến các Khoa,

Viện Qua quan sát, phù hợp với nhu cầu của cán bộ giảng viên Việc lược bỏ một số côngđoạn không cần thiết sẽ khiến cho sự tương tác giữa Phòng QLĐT với các Khoa, Viện trởnên nhuẫn nhuyễn hơn, giảm áp lực của các hệ thống tổ chức

6.1.5 Xem xét sự phản ứng với hệ thống mới

Đối với sinh viên: Tuy rằng việc thay đổi hệ thống mới nhưng sẽ dựa trên nền tảng

của hệ thống ban đầu, hơn nữa với sự nhạy bén về công nghệ của sinh viên bây giờ thì việcnày hoàn toàn có thể thích ứng một cách nhanh chóng Bằng việc tối thiểu hóa quy trìnhlàm việc bằng tự động hóa sẽ giúp sinh viên nhận điểm tổng kết với thời gian rút ngắn rấtnhiều Điều này mang lại sự chuyên nghiệp cho phòng Quản lý Đào Tạo Ngoài ra, hệ thốngmới còn kiểm soát danh sách sinh viên thi kết thúc học phần đối với trường hợp sinh viên

nghỉ học, bảo lưu mà nhà trường vẫn duy trì tài khoản QLĐT và vẫn đăng ký thi cho sinhviên đó tạo nên sự dư thừa dữ liệu Hơn nữa hệ thống còn giảm thiểu tối đa lỗi lên điểm bịsai sót của phòng QLĐT, tuy lỗi này không quá phổ biến nhưng theo quan sát thì kỳ nàocũng có sinh viên lên thắc mắc vì điểm chưa chính xác Hệ thống cũng sẽ thay đổi lại giaodiện tài khoản cá nhân trên trang QLĐT, tăng cường thêm một số chức năng để bảng điểm

dễ nhìn hơn, có nhiều chức năng phong phú hơn để tiện cho sinh viên kiểm soát tình hìnhhọc tập cũng như chuẩn bị kế hoạch cho những giai đoạn học tiếp theo

Đối với cán bộ phòng Quản lý đào tạo: Việc thay đổi hệ thống mới nhưng dựa trên

nền tảng hệ thống cũ tuy bước đầu sẽ còn đôi chút khó khăn trong việc tiếp nhận nhưngchúng tôi tin rằng những cán bộ phòng QLĐT với nguồn tri thức, sự hiểu biết sẽ dễ dànglàm quen với hệ thống mới

Đối với lãnh đạo: Hệ thống mới sẽ giúp cho việc quản lý của Ban lãnh đạo nhà

trường được diễn ra một cách dễ dàng hơn

Đối với nhà tuyển dụng: Dễ dàng có thể tìm được những sinh viên có thành tích học

tập tốt, hạn chế một cách tối đa tình trạng bằng giả, không có năng lực hiện nay

6.2 Khả thi về tài chính

6.2.1 Nguồn vốn

Được cấp bởi Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.

6.2.2 Lợi ích kinh tế mà hệ thống mang lại

Dự kiến sau khi hệ thống mới được áp dụng, sẽ giảm thiểu được khoảng 15% chi phíbiến đổi hàng năm cho việc nâng cấp và bảo trì hệ thống

6.3 Khả thi về thời gian

Dự án sẽ đảm bảo việc phát triển hệ thống đúng theo tiến độ Những người tham giavào dự án sẽ được quản lý một cách chặt chẽ, công khai về thời gian làm việc, tiến độ hoànthành công việc theo kế hoạch đã định ra Hơn nữa mỗi thành viên trong dự án cũng sẽ camkết hoàn toàn về khả năng hoàn thành công việc đúng theo tiến độ mà ban quản lý dự án đã

đề ra

Ban quản trị dự án sẽ theo dõi và chỉ đạo sát sao quá trình tiến hành dự án Các hoạtđộng sẽ được phân chia thời gian rõ ràng

6.4 Khả thi về kĩ thuật

Dự án hướng tới bổ sung và kiện toàn hệ thống hiện tại chứ không hoàn toàn loại bỏ

hệ thống cũ, tức là về cơ bản thì hệ thống mới được xây dựng trên nền tảng là hệ thống cũnên quy trình quản lý sẽ không thay đổi quá nhiều, đảm bảo cho người sử dụng sẽ có khảnăng thích ứng trong thời gian ngắn nhất Cụ thể, hệ thống quản lý mới này có nền móng là

1 phần hệ thống cũ nhưng sẽ tự động hóa các biểu mẫu để giảm độ phức tạp cho quy trình,xây dựng form chuẩn để tiết kiệm thời gian Phần mềm đảm nhiệm công tác tự động sẽđược vận hành bằng những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến và tin cậy như Microsoft SQLServer hay MySQL kết hợp với giao diện web đơn giản, dễ làm quen phù hợp với ngay cảnhững người dung có trình độ tin học cơ bản Phần mềm hệ thống cũng sẽ được lập trìnhbằng những ngôn ngữ lập trình phổ biến, mạnh mẽ là thân thiện như Java hay Python, đảmbảo việc nâng cấp hay mở rộng hệ thống trong tương lai sẽ không gặp khó khăn nào đáng

kể

6.5 Khả thi về cơ sở hạ tầng

Về phần cứng mà hệ thống yêu cầu cũng không đòi hỏi quá cao, tuy vẫn cần lưu ýmột số vấn đề về ổ cứng và bộ nhớ bởi lượng dữ liệu cần lưu trữ có thể tăng trong tương lainhưng nhìn chung các thiết bị hiện tại của hệ thống hiện tại hoàn toàn có thể đáp ứng được.Chính vì những lí do trên mà tính khả thi về kỹ thuật của hệ thống có thể đảm bảo được

Hiện tại đang sử dụng hệ thống oracle ERP University Resources Planning do CMCcung cấp Dùng hệ thống tập trung toàn trường nhưng phòng quản lý đào tạo dùng phía máykhách client

6.6 Khả thi về đạo đức kinh doanh

6.6.1 Về pháp lýĐảm bảo bản quyền của hệ thống

Các dự án, kế hoạch được lập ra trong quá trình xây dựng hệ thống đều sử dụngnhững tài nguyên, nguồn lực rõ ràng, minh bạch, những phương pháp phù hợp và phục vụnhững mục đích chính đáng, không hề vi phạm pháp luật cũng như những nguyên tắc đạođức và quy chế của tổ chức đề ra nên việc xây dựng hệ thống hoàn toàn khả thi về pháp lý

6.6.2 Về cân đối lợi ích

Lãnh đạo: dễ dàng quản lý cũng như vận hành hệ thống.

Cán bộ quản lý: dễ dàng trong các nghiệp vụ và tránh được những sai sót cơ bản so

với hệ thống cũ

Sinh viên: Dễ dàng xem kết quả, biết kết quả sớm để có thể khiếu nại sớm.

Cơ quan tuyển dụng: Dễ dàng tìm được ứng viên có kỹ năng phù hợp thông qua hệ

thống, góp phần tránh tình trạng bằng giả, điểm giả

Giảng viên: Nắm bắt tình hình kết quả của môn học giảng dạy từ đó có những thay

đổi tích cực nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy

Cơ quan quản lý cấp trên: có cái nhìn tổng quan về tình hình kết quả học tập của

sinh viên theo học tại Trường Kinh Tế Quốc Dân qua các thời kỳ

Cán bộ Phòng QLĐT: Hệ thống mới yêu cầu lượng công việc của các cán bộ khảo

thí sẽ tăng thêm nhưng áp lực gây ra cho những cán bộ nhân viên phụ trách lên điểm, sửađiểm và phòng QLDT sẽ được giảm bớt nên về tổng thể hệ thống vẫn cân bằng Ngoài ra vì

hệ thống không yêu cầu thay đổi nhiều về phần cứng hay cơ sở hạ tầng nên sẽ không tiêutốn nhiều nguồn lực tài chính

Nhìn chung lợi ích đạt được từ việc áp dụng hệ thống trong tự động hóa quy trình là rất lớntrong khi tổn thất nằm ở mức thấp, có thể chấp nhận được

6.2.3 Về sự ưng thuận

Dự án được sự đồng ý của Ban lãnh đạo Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, PhòngQuản lý đào tạo, giảng viên và sinh viên

6.7 Khả thi về bảo mật và rủi ro

Hệ thống mới với mục đích tự động hóa, mở rộng ảnh hưởng của tin học trong quátrình quản lý điểm và phân bố công việc lên nhiều người để giảm áp lực lên một cá nhân.Chính vì thế hệ thống mới sẽ chia sẻ quyền hạn truy cập và sử dụng trên một phạm vi đốitượng lớn hơn nên hệ thống bảo mật sẽ được nâng cấp để đảm bảo an toàn thông tin: cụ thểcác công việc quan trọng như chấm điểm, lên điểm và lưu trữ điểm sẽ chỉ được thực hiệnbằng thiết bị được kết nối với mạng LAN nội bộ của trường thông qua những tài khoảnđăng nhập đặc biệt sử dụng bảo mật nhiều lớp Như vậy sẽ đảm bảo được tính khả thi vềbảo mật và kiểm soát rủi ro

Thông tin cá nhân người dùng được bảo mật tuyệt đối, người khác không thể xemđược những thông tin của chủ tài khoản

Thử nghiệm dựa trên rủi ro là ý tưởng chúng ta có thể tổ chức các nỗ lực thử nghiệmcủa mình theo cách làm giảm mức tồn tại của rủi ro sản phẩm khi triển khai hệ thống bằngcách lập một danh sách các rủi ro ưu tiên rồi thực hiện kiểm tra khám phá mỗi rủi ro Từ đó

có thể khắc phục các khiếm khuyết của hệ thống

7 Kiến nghị và đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề

7.1 Đánh giá chung về dự án

Đây là một trong những dự án quan trọng của phòng quản lý đào tạo nói riêng và trường Đạihọc Kinh tế nói chung trong tương lai nhằm ngày càng tin học hóa quy trình quản lý điểm học phần,tăng tính hiệu quả và giảm nhẹ gánh nặng cho phòng quản lý đào tạo

Dự án có tính khả thi rất cao, những lợi ích lớn mang lại cho nhà trường, phòng quản lý đào tạo,giảng viên và sinh viên, có tính thực tiễn lớn, cần sớm được đưa vào thực hiện

7.2 Kiến nghị

 Xây dựng phần mềm quản lý điểm theo hướng lập trình web

 Phát triển hệ thống cơ sở vật chất, quy trình quản lý tự động

 Tăng cường đào tạo chuyên môn cho nhà quản lý để có thể sử dụng được hệ thốngmới

7.3 Phương hướng giải quyết vấn đề

- Vấn đề kiểm soát danh sách sinh viên bảo lưu hoặc đã nghỉ: Bổ sung trên hệ thống thêm

trạng thái của sinh viên còn đi học hay đã nghỉ và rà soát kỹ trước khi đăng kí học mặcđịnh cho sinh viên

- Sinh viên chưa nắm rõ lịch phúc khảo: Làm nổi bật giao diện của các thông báo trên hệ

thống

- Quá trình lên điểm chậm, hay bị nhầm lẫn, sai xót: Mỗi tài khoản của sinh viên nên bổ

sung thêm phần báo cáo Trường hợp điểm số bị sai xót sinh viên có thể dễ dàng nhậnbiết và báo lại với phòng QLĐT Phòng QLĐT cũng có thể dễ dàng nắm bắt và nhanhchóng tiến hành kiểm tra lại

- Độ bảo mật thông tin tài khoản của sinh viên chưa cao: Sau lần truy cập đầu tiên vào tài

khoản theo mặc định của nhà trường thì hệ thống sẽ yêu cầu sinh viên tiến hành đổi mậtkhẩu ngay

- Giao diện chưa thân thiện, thiếu chức năng lọc nhu cầu xem điểm của sinh viên: Tham

khảo ý kiến của sinh viên xem muốn làm nổi bật hay bổ sung chức năng lọc điểm haykhông

III PHÂN TÍCH CHI TIẾT

1 Trình bày lại yêu cầu

- Tên yêu cầu: Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học

Kinh tế Quốc dân

- Đối tượng nghiên cứu : Hệ thống quản lý điểm học phần.

- Bộ phận nghiên cứu : Phòng quản lý đào tạo – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

1.1 Xác định lại vấn đề

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân luôn là trường đào tạo các ngành khối kinh tế thuộctop đứng đầu trong cả nước Vì vậy, việc nâng cao môi trường dạy và học cũng như côngtác đổi mới công nghệ và ứng dụng công nghệ vào trong giảng dạy và quản lý sinh viên làđiều tất yếu cần phải làm

Trong đó, công tác quản lý điểm học phần của sinh viên luôn là vấn đề được quan tâmhàng đầu vì điểm học phần là yếu tố then chốt phản ánh toàn bộ quá trình học tập và rènluyện tại trường của sinh viên Tuy nhiên, công tác quản lý điểm học phần lại có tính phứctạp, đòi hỏi cần phải cập nhập kịp thời, đúng thời gian nhưng vẫn phải giữ được độ chínhxác cao Đồng thời, nhà trường còn phải lưu trữ kết quả học tập của sinh viên sau khi ratrường trong một khoảng thời gian nhất định

Đặt ra yêu cầu cần phải phát triển hệ thống quản lý điểm sinh viên để công tác quản lýđiểm ở các trường đại học và trường KTQD nói riêng giải quyết được những khó khăn nêutrên và tăng tính hiệu quả của công tác quản lý

Nhóm sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và đã đưa ra quyết định phê duyệt

dự án Sau đó nhóm tiếp tục tiến hành phát triển, triển khai giai đoạn phân tích chi tiết cho

dự án “Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học Kinh tếQuốc dân”

1.2 Những tồn tại của hệ thống

Trong khi nghiên cứu, nhóm đã tiến hành phân tích chi tiết hóa vấn đề và hiểu rõ hơn

về hệ thống thông tin quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốcdân đang được sử dụng Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống, nhóm nhận thấy

được một số tồn tại như sau:

1 Việc liên quan đến việc quản lý điểm không có hệ thống cảnh báo đốivới sinh viên sắp bị buộc thôi học

(Với các trường hợp sinh viên bị trượt quá nhiều môn hay chưa đạt yêu cầu về điểm để

ra trường thì hệ thống vẫn chưa có cảnh báo kịp thời để sinh viên biết được sớmphương hướng phấn đấu học tập trong tương lai )

2 Điểm nhập lên còn hay có nhiều sai sót Do lỗi nhập sửa dữ liệu điểm củaphòng QLĐT và số lượng sinh viên lớn, việc tìm và sửa thông tin liên quan đến sinhviên khó tránh khỏi sai sót

3 Trong danh sách hệ thống điểm vẫn còn tên những sinh viên đã bỏ học ( sinhviên có tên trong danh sách do được nhà trường đăng ký mặc định nhưng sẽ không cóđiểm thành phần và điểm cuối kỳ)

4 Hệ thống chạy trên Web có ưu điểm nhanh dễ truy cập mọi nơi nhưng phụ thuộcnhiều vào trình duyệt, dẫn tới có thể bị lộ thông tin -> dễ bị mất mật khẩu

5 Thủ tục hoãn thi còn cơ học ( các cán bộ phụ trách trong phòng quản lý đào tạo sẽ tự

tạ files excel để note lại rồi thông báo cho sinh viên)

1.3 Chi tiết vấn đề

Hệ thống quản lý điểm học phần cần có sự cải tiến, cập nhật, kiểm tra lại Cần khắcphục những thiếu sót còn tồn tại bằng cách:

- Phân tích và đánh giá chính xác kết quả học tập của sinh viên

- Tạo ra nhiều chức năng phong phú hơn để tiện dụng cho sinh viên kiểm soát tình hìnhhọc tập và kế hoạch cho những giai đoạn học tiếp theo; các chức năng giúp cán bộphòng QLDT dễ dàng cập nhập điểm và tình hình học tập của sinh viên

- Liên tục cập nhật những thay đổi của sinh viên trên hệ thống quản lý đào đạo

- Tăng cường tính bảo mật của hệ thống đảm bảo an toàn thông tin cho sinh viên

1.4 Mục tiêu của dự án

Dự án này phát triển HTTT hỗ trợ cho việc quản lý điểm thi học phần của sinh viên hệđại học chính quy nhằm nâng cao công tác đào tạo và quản lý ở Đại học Kinh tế Quốc dân.Ngoài việc cập nhật điểm của từng sinh viên, hệ thống cũng có thể tra cứu một số thông tin

cần thiết về sinh viên như ngày sinh, quê quán, chỗ ở hiện tại Hệ thống lưu trữ, xử lý kếtquả học tập của sinh viên theo quy chế của trường Kiểm soát thống kê việc khen thưởng,xét học bổng, thi lại, học lại của sinh viên một cách nhanh chóng và chính xác Thông quacông tác quản lý mà có thể có hồ sơ cụ thể về kết quả học tập rèn luyện của sinh viên khi ratrường Ngoài ra, hệ thống còn lưu trữ dữ liệu điểm thi của cựu sinh viên trong một thờigian nhất định Dự án trông đợi tạo ra được một hệ thống đáp ứng tốt nhất những nhu cầu

đã đặt ra và khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ

Một số mục tiêu cụ thể:

- Xây dựng được một phần mềm có thể xem điểm trực tiếp, nhanh chóng và chính xác

- Phần mềm quản lý điểm đảm bảo tính tiện ích, giúp nhà trường có thể giảm được thờigian làm việc, giảm được cường độ làm việc của nhân sự phòng quản lý đào tạo,đồng thời giúp việc gửi thông báo tới sinh viên về vấn đề học tập trở nên kịp thời vàchính xác hơn

- Dữ liệu đưa vào được kiểm tra và chuẩn hóa đảm bảo sự đúng đắn và chặt chẽ

- Hệ thống tin cậy và được bảo mật an toàn

2 Mô tả phương pháp phân tích

Công cụ thu thập thông tin

2.1 Nghiên cứu tài liệu

- Quy định đào tạo đại học hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ trường đại học Kinh tếQuốc dân (Ban hành kèm theo Quyết định số 1212 / QĐ - ĐHKTQD, ngày 12 tháng

12 năm 2012 của Hiệu trưởng)

- Quyết định số 694/QĐ-ĐHKTQD V/v ban hành quy định về tổ chức xem lại kết quảbài thi học phần hệ đào tạo đại học hệ chính quy của trường ĐH Kinh tế Quốc dânngày 13/8/2013

- Quy trình tổ chức coi thi, chấm thi hết học phần và mẫu nhập điểm chấm bài thi-biểu

4, thực hiện theo quyết định số 2470/QĐ-ĐHKTQD ngày 31/12/2009 của Hiệutrưởng

- Các thông tin trên website chính thức của phòng Quản lý đào tạo trường đại họcKinh tế quốc dân: https://daotao.neu.edu.vn

- Nơi phỏng vấn: Phòng Quản lý đào tạo

- Người được phỏng vấn: Phạm Đức Minh

- Dữ liệu cần thu thập:

+ Quá trình làm việc của phòng Quản lý đào tạo trong công tác lưu trữ và quản

lý điểm của sinh viên

+ Những lưu ý cũng như vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý điểm thi, kinhnghiệm của các thầy trong quá trình làm việc

+ Những điểm thay đổi mới tạo ra sự cải tiến so với trước

1 Giới thiệu

2 Sơ lược về phỏng vấn và các vấn đề cần bao quát

3 Quy trình làm việc của phòng Quản lý đào tạo

trong công tác lưu trữ và quản lý điểm của sinh

viên

4 Dữ liệu được lưu trữ thế nào

5 Những khó khăn gặp phải

6 Nguồn vốn và chi phí lấy từ đâu

7 Câu hỏi từ người được phỏng vấn

Đối với sinh viên trong trường

Bước 1: Chuẩn bị khảo sát

- Tìm hiểu người được khảo sát:

Người được phỏng vấn là sinh viên thuộc các khoá, các khoa viện và các chương trìnhđào tạo khác nhau tại trường đại học Kinh tế Quốc dân Mối sinh viên lại có mối quan tâm

về công nghệ khác nhau, nhu cầu sử dụng khác nhau cũng như có nhiều quan điểm tráichiều nhau

- Thời gian và địa điểm khảo sát:

Khảo sát trên link biểu mẫu trên google drive, bắt đầu từ ngày 6/10/2020 đến hết ngày20/10

+ Bạn thường xem bảng điểm học tập và điểm rèn luyện như thế nào?

(a Qua quản lý đào tạo; b Qua app NEU PLUS; c Ghi nhớ và tự tính điểm )

+ Bạn thường sử dụng hệ điểm 4 hay 10 để quy đổi điểm cá nhân

(a.Hệ 4; b Hệ 10; c.cả hai)

+Hệ thống điểm rèn luyện hỗ trợ bạn như thế nào trong việc học tập và rèn luyện? (1: Rất không đồng ý; 2: Không đồng ý; 3: Bình thường; 4: Đồng ý; 5: Rất đồng ý) + Những khó khăn gặp khải khi sử dụng hệ thống quản lý điểm bảng đã gặp

+ Bạn có sáng kiến gì để cải tiến, phát triển hệ thống quản lý điểm của nhà trường?

Bước 2: Tiến hành khảo sát

- Thái độ phỏng vấn

Lịch sự, thân thiện; bạn nào khảo sát sẽ được nhóm gửi tặng phần quà tài liệu qua gmail

- Phương tiện ghi chép

Tổng hợp câu trả lời ngay trên máy tính

2.3 Nghiên cứu môi trường

- Tên tổ chức: Phòng quản lý đào tạo

- Loại sản phẩm cung cấp dịch vụ: Thông tin về các dịch vụ quản lý đào tạo

2.3.1 Môi trường bên ngoài2.3.1.1 Công nghệ Công nghệ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của phòng quản lý đàotạo Tiến độ công việc có thể cải tiến nhanh hơn được hay không phụ thuộc vào công nghệ

mà phòng quản lý đào tạo đang sử dụng Vì vậy, cần nghiên cứu và phát triển hệ thống quản

lý điểm tối ưu để có thể áp dụng vào thực tế

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý sẽ góp phần nâng cao khảnăng tiếp cận, cập nhập và khắc phục những thiếu sótcuar công nghệ cũ trong quá trình xử

lý thông tin

2.3.1.2 Giáo dụcMôi trường giáo dục đóng một vai trò then chốt trong việc ứng dụng công nghệ vàoquản lý vì con người là chủ thể sử dụng ứng dụng Ứng dụng có tối ưu đến đâu nhưng khảnăng vận dụng của con người kém cũng sẽ làm lãng phí tài nguyên Trình độ chuyên môncàng cao, nền tảng giáo dục càng tốt, khả năng hiểu và vận dụng càng tốt Từ đó, hiệu quảcông việc sẽ càng tăng cao Khi có thay đổi trong hệ thống, người có trình độ cao sẽ dễ

dàng tiếp cận và tiếp thu hơn, trong quá trình làm việc cũng sẽ linh động hơn.

2.3.1.3 Pháp luậtTrường Đại học Kinh tế Quốc dân hoạt động dưới sự quản lý của nhà nước, tuântheo các chính sách, quy định của nhà nước Mỗi khi có thay đổi về chính sách, quy địnhcần cập nhật và tuân theo kịp thời Các phần mềm, hệ thống được phát triển tiên tiến hơnnhững vẫn cần tuân thủ theo pháp luật, không vi phạm bản quyền

2 Tổ chức nghiên cứu đổi mới, hoàn thiện mục tiêu, chương trình, giáo trình, cơ cấukiến thức đào tạo đại học phù hợp với yêu cầu của ngành nghề đào tạo và theo hướngliên thông hội nhập quốc tế Tổ chức nghiên cứu, phát triển môn học mới, xây dựngchương trình đào tạo mới

3 Chủ trì hướng dẫn các Viện, Khoa, Bộ môn xây dựng và phát triển các ngành vàchuyên ngành đào tạo mới, các chương trình tiên tiến, chương trình chất lượng cao

4 Chủ trì phối hợp với các đơn vị có đào tạo bậc đại học xây dựng và trình Hiệu trưởngban hành các văn bản quản lý đào tạo

5 Đầu mối quản lý công tác xây dựng và phát triển học liệu của Nhà Trường Trên cơ

sở ý kiến của Thường trực Hội đồng Khoa học và Đào tạo Trường, chủ trì, phối hợpvới Phòng Quản lý Khoa học, Nhà Xuất bản, Phòng Tài chính - Kế toán, Trung tâmdịch vụ hỗ trợ đào tạo và các đơn vị có liên quan xác định giáo trình cần in ấn vàxuất bản, số lượng bản in

6 Quản lý việc liên kết, liên doanh hợp tác đào tạo, bồi dưỡng đại học với các Trường,viện đại học, các đối tác khác trong nước Xây dựng và tổ chức thực hiện các đề ánthí điểm mới, đề án nâng cao chất lượng đào tạo của các hệ đào tạo chính quy và các

hệ đào tạo khác có cấp bằng chính quy (văn bằng 2, liên thông từ trung cấp, cao đẳnglên đại học)

7 Tổ chức nghiên cứu, xác định nhu cầu đào tạo, xúc tiến, giới thiệu và tổ chức côngtác quảng bá, PR (Public Relation) cho các chuyên ngành đào tạo

8 Phối hợp với Phòng Thanh tra, ĐBCLGD&KT, Phòng CTCT&QLSV đánh giá tínhphù hợp của sản phẩm đào tạo với yêu cầu người sử dụng lao động, làm cơ sở chođổi mới chương trình, giáo trình, phương pháp đào tạo

9 Đề xuất với Hiệu trưởng ban hành những quy định về quản lý quá trình đào tạo đạihọc chính quy và các hệ đào tạo khác có cấp bằng đại học chính quy (văn bằng 2,liên thông từ trung cấp, cao đẳng lên đại học)

10 Thường trực Hội đồng và các Ban giúp việc Hội đồng tuyển sinh, Hội đồng thi vàxét công nhận tốt nghiệp đại học có cấp bằng chính quy của Trường

11 Đề xuất chỉ tiêu và tổ chức tuyển sinh đối với các hệ đào tạo đại học chính quy, các

hệ đào tạo có cấp bằng đại học chính quy (văn bằng 2, liên thông từ trung cấp, caođẳng lên đại học)

12 Tham gia theo dõi, đề xuất Hiệu trưởng chỉ đạo thực hiện chỉ tiêu tuyển sinh sau khi

Bộ Giáo dục và Đào tạo phê duyệt

13 Chủ trì tổ chức tiếp nhận, bố trí sắp xếp sinh viên chính quy, văn bằng 2, liên thôngtrúng tuyển vào các lớp chuyên ngành theo quy định của Trường và thuộc thẩmquyền quản lý của Phòng Bàn giao danh sách lớp sinh viên cho các đơn vị liên quan.Tiếp nhận, quản lý, kiểm tra hồ sơ sinh viên

14 Chủ trì tổ chức khai giảng, bế giảng, trao bằng tốt nghiệp cho các hệ đại học chínhquy, liên thông từ trung cấp và cao đẳng lên đại học, văn bằng 2 thuộc thẩm quyềnquản lý của Phòng

15 Xây dựng, trình Hiệu trưởng phê duyệt và thực hiện điều độ kế hoạch giảng dạy,học tập, theo học kỳ và năm học, lập thời khóa biểu giảng dạy, học tập và lịch thi họcphần của các hệ được phân công Thông báo nhiệm vụ giảng dạy các hệ chính quy,bằng 2 đến các Bộ môn thông qua Khoa (nếu có) Xây dựng kế hoạch và thực hiệnđiều phối sử dụng giảng đường cho hệ chính quy, văn bằng 2 do Phòng quản lý

16 Phối hợp với Phòng Thanh tra, ĐBCLGD&KT tổ chức kiểm tra, giám sát hoạt giảngdạy, thực hiện chế độ công tác giáo viên; chấp hành quy chế đào tạo của sinh viên,học viên

17 Lập kế hoạch, hướng dẫn thực tập nghiệp vụ, chuyên đề tốt nghiệp cho sinh viên,học viên (thuộc Phòng quản lý) Tham gia phối hợp tổ chức thi, chấm thi tốt nghiệpcho sinh viên, học viên

18 Quản lý phôi bằng và phối hợp các đơn vị có liên quan làm thủ tục cấp bằng tốtnghiệp các hệ đại học cấp bằng chính quy của Trường Xác minh tính hợp pháp vềvăn bằng của sinh viên, học viên thuộc Phòng quản lý khi có yêu cầu.

19 Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về đào tạo: tuyển sinh, thực tập, chế độ công tác củagiáo viên trong toàn Trường Phối hợp với Phòng CTCT&QLSV chỉ đạo nghiệp vụđối với trợ lý các khoa

20 Quản lý, lưu trữ bài và điểm thi tuyển sinh, tốt nghiệp (nếu có), lưu trữ điểm thi họcphần của hệ đại học chính quy và các hệ đào tạo có cấp bằng chính quy (liên thông từtrung cấp, cao đẳng lên đại học, văn bằng 2) thuộc Phòng quản lý Thực hiện côngtác văn thư, lưu trữ và thống kê phục vụ công tác quản lý của Phòng và của Trường

21 Đầu mối phát động phong trào giáo viên dạy giỏi, tổ chức thi giáo viên dạy giỏi làm

cơ sở cho bình xét các danh hiệu thi đua nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy củagiáo viên trong Trường

22 Thẩm định và xác nhận số giờ giảng của giáo viên cho các hệ đại học chính quy vàcác hệ đào tạo khác có cấp bằng chính quy

23 Phối hợp với Phòng Thanh tra, ĐBCLGD&KT và các đơn vị có liên quan tổ chứckiểm tra, giám sát, đôn đốc thực hiện quy chế đào tạo của sinh viên Tổ chức học lại,thi lại cho sinh viên

24 Đầu mối đề xuất trình Hiệu trưởng xét: chuyển đi, chuyển đến, xét lên lớp, dừnghọc, tiếp tục học, thôi học cho sinh viên hệ chính quy và các hệ đào tạo khác có cấpbằng chính quy

25 Phối hợp với Văn phòng Chương trình tiên tiến, Ban quản lý chương trình tiên tiến

tổ chức quản lý các chương trình đào tạo tiên tiến, chương trình đào tạo chất lượngcao

26 Phối hợp kiểm tra, đôn đốc việc thu nộp học phí của các hệ đào tạo do đơn vị quảnlý

27 Cấp cơ sở quản lý toàn diện về công tác nhân sự Đề xuất nhu cầu và phối hợp vớiđơn vị đơn vị chức năng tham gia vào quá trình tuyển dụng viên chức, lao động hợpđồng của Phòng theo đúng quy định hiện hành

28 Tạo điều kiện và phối hợp hoạt động với các đoàn thể quần chúng trong Phòng

29 Chủ động phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng caotrình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức và lao động hợp đồng của Phòng

30 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy định của phápluật hiện hành và của Trường

2.3.2.2 Khách hàngToàn thể sinh viên các hệ, học viên cao học, nghiên cứu sinh và cán bộ, giảng viênđang học tập, làm việc trong và ngoài trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân

2.3.2.3 Triết lý hoạt độngPhòng QLĐT luôn là cơ quan tham mưu tích cực của Hiệu trưởng và của nhà trường

về đào tạo hệ đại học chính quy và các hệ đào tạo khác thuộc thẩm quyền; luôn là địa chỉ tincậy của các thế hệ cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên và của toàn xã hội trong công tácquản lý đào tạo

2.3.2.4 Nội quy

- Đối với cán bộ viên chức phòng quản lý đào tạo

1 Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được phân công với phương châm chất lượng,chu đáo và tin cậy

2 Đi làm đúng giờ, tác phong nhanh nhẹn, trang phục gọn gàng, luôn đeo phù hiệu theoquy định

3 Tôn trọng, lịch sự, đúng mực, không gây khó khăn trong giao tiếp với giảng viên,sinh viên và khách đến liên hệ công tác, sử dụng ngôn ngữ theo chuẩn mực văn hóaViệt Nam và quan hệ thông lệ quốc tế

4 Bố trí nơi làm việc gọn gàng, thuận tiện cho công việc Tổ chức công việc khoa học,tránh tình trạng mất trật tự, ảnh hưởng tới các bộ phận khác

5 Tăng cường hợp tác với các đồng nghiệp trong khi xử lý công việc với tinh thần họchỏi, chia sẻ và tôn trọng lẫn nhau, tạo bầu không khí hòa đồng với mọi thành viêntrong sinh hoạt tập thể cũng như mọi công việc

- Đối với khách đến liên hệ công tác

1 Trang phục gọn gàng, không uống rượu bia, không vứt rác bừa bãi và không gây mấttrật tự nơi công sở

2 Tôn trọng CBCNV của Phòng Quản lý Đào tạo, tuân thủ sự hướng dẫn của nhữngngười có trách nhiệm

3 Cần tìm hiểu kỹ các quy định, thông báo, hướng dẫn được niêm yết tại phòng và trêncác kênh thông tin trước chính thức khi liên hệ công tác

4 Nếu chưa biết chính xác người và nơi mình tới liên hệ, xin mời tới bộ phận Hànhchính - Văn thư để tìm hiểu thông tin và các hướng dẫn cần thiết

5 Có trách nhiệm giữ môi trường chung, tuân thủ nếp sống văn minh nơi công sở

2.3.2.5 Cơ sở hạ tầng

- Giới hạn địa lý: Phòng 210 - 211 - 213 Tầng 2 - Nhà A1 - Trường ĐH Kinh tế Quốcdân (số 207 đường Giải Phóng, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội)

- Hệ thống: Hiện tại đang sử dụng hệ thống oracle ERP University Resources

Planning do CMC cung cấp Dùng hệ thống tập trung toàn trường nhưng phòng quản

lý đào tạo dùng phía máy khách client

- Người sử dụng: Sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh và cán bộ, giảng viên

đang học tập, làm việc trong và ngoài trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân

2.3.2.6 Mô hình SWOT

Điểm mạnh (S) Điểm yếu (W)

- Nhân lực có trình độ chuyên môn từ

bậc cử nhân trở lên, nền tảng giáo

dục tốt

- Linh hoạt, dễ dàng tiếp cận, thích ứng

với các thay đổi của công nghệ

-Nhà trường luôn chú trọng trong việc

quản lý quá trình học tập của SV

từng khóa

- Nguồn kinh phí hỗ trợ đào tạo được

bổ sung liên tục hàng năm

- Quy trình xử lý điểm thi hiện tại cònnhiều điểm phức tạp, liên quan tớinhiều mẫu văn bản hành chính, nhiềucông việc liên đới đến các phòng ban,khoa viện khác

-Công tác thi và quản lí điểm thi củasinh viên trong quá trình học tập là rấtphức tạp và nhiều dữ liệu đàu vàonhưng đòi hỏi độ chính xác cao

- Quản lý danh sách các sinh viên đãnghỉ học, bảo lưu chưa chặt chẽ,cậpnhập kịp thời (vẫn có tên trong danhsách đăng ký học phần của kỳ sau)

- Thời gian lên điểm và cập nhập điểmcòn chậm, điểm nhập lên còn sai sót

- Thiếu một số chức năng cần thiết phục

vụ quá trình định hướng và phấn đấuhọc tập của sinh viên

-Sự phát triển của công nghệ giúp nâng

cao khả năng quản lý từ đó nâng

cao được chất lượng đào tạo cũng

như vị thế của trường

-Cải thiện hệ thống theo hướng tích

-Không theo kịp những tiến bộ của côngnghệ thì ngay lập tức sẽ bị tụt lùi lạiphía sau

- Phát triển hệ thống quản lý điểm phảiphù hợp với quy mô, yêu cầu của nhà

-Giảm khối lượng công việc, dễ dàng

quản lý, kiểm tra

-Hệ thống mới có giao diện thân thiện,

- Trường ĐH Kinh tế Quốc dân

- Các tổ chức và cá nhân có liên quan

2.4.3 Sơ đồ nghiệp vụ chức năng

Quản lý thi và điểm thi sinh viên

1.0 Quản lý thi 2.0 Quản lý

điểm thi

3.0 Cung cấp thông tin kết quả học tập

1.0 Quản lý thi

1.2.1 Xử lý phách

1.2.2 Dán túi bài thi

1.2.3 Tạo phách và biểu 4

1.3 Tổ chức chấm thi

1.3.1 Phân công chấm thi

1.3.2 Chấm bài

1.3.3 Thống nhất điểm

và hồi phách

1.4 Cập nhật điểm thi

1.4.1 Nhập điểm thi

1.4.2 Thêm điểm thi

1.4.3 Sửa điểm thi

2.0 Quản lý điểm thi

2.2.1 ĐK thi nâng điểm

2.2.2 Tổ chức thi nâng điểm

2.2.3 Chấm thi

2.2.4 Cập nhật điểm

2.3 Phúc khảo

2.3.1 Xuất đơn phúc khảo 2.3.2 Tổ chức chấm lại

2.3.3 Cập nhật điểm thi

3.0 Cung cấp thông tin về kết quả học tập

3.2.2 Đối chiếu phân loại và rà soát

3.2.3 Xuất danh

3.3 Xét tốt nghiệp

3.3.1 Xuất đơn xét tốt nghiệp

3.3.2 Xét tốt nghiệp

3.3.3 Xếp loại tốt

2.4.4 Sơ đồ luồng thông tin

3.2.2 Đối chiếu phân loại và rà soát

3.2.3 Xuất danh sách sinh viên nhận học bổng

3.3 Xét tốt nghiệp

3.3.1 Xuất đơn xét tốt nghiệp

3.3.2 Xét tốt nghiệp

3.3.3 Xếp loại tốt nghiệp

Thủ công Tin học hóaDòng thông tin

Điều khiển

điều kiện rẽ nhánh

- Sơ đồ luồng thông tin

- Sơ đồ luồng thông tin lập bảng điểm lớp/môn

Cho điểm thành phần

Bảng điểm thành phần

Xuât danh sách lớp học phần

Xuât danh sách thi

Bài thi, biểu bốn Chấm thi

Bảng điểm thi Nhập điểm

Bảng điểm

- Sơ đồ lập danh sách thi lớp/ môn

Đầu học kỳ

Đầu học kỳTuần thứ 11/12

Chuẩn bị kết thứchọc kỳ

Kết thúc kỳ

Danh sách lớp học phần

Cho điểm học phần

Bảng điểm học phần

Xuât danh sách lớp học phần

Nhập điểm thành phần

Xuất danh sách thi

Danh sách thi

Giấy xác nhận bài thi

Dán túi bài thi

Bài thi vô danh

Xác nhận bài thi

Tạo phách, biểu bốn

Nhận bài thi Ko

Có

Nhận bài thi

- Sơ đồ chấm thi bài thi tự luận

Chấm thi lần 2

Nhập điểm

Điểm

Bài thi đã nhập điểm

Bàn giao bài thi

- Sơ đồ học nâng điểm

Nhập sai điểm

Nhận đơn và phân loại

Bảng điểm mới Chấm lại

Đơn phúc khảo

Kiểm tra lại

Có

Ko

Cập nhật lại điểm

Đăng ký rín cho

học kỳ sau

2.4.5 Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD):

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính là hệ thống thông tin như sơ đồ luồng

thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm Các luồng dữ liệu, các

Kiểm tra điều kiện học nâng điểm

Đăng kí học nâng điểm

Đủ điều kiện

Mở đăng kí học

Ko

Ko được đăng kí

Có

Thêm vào danh sách thi