Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại trung tâm y tế thành phố quy nhơn, tỉnh bình định

Tổ chức thông tin kế toán bệnh viện theo phần hành kế toán Để tổ chức thành công HTTTKT tại bất kỳ tổ chức nào c ng cần xác định r chức năng của HTTTKT trong mối quan hệ với các bộ phậ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

BÙI THANH TUYỀN

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI

TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN

TỈNH BÌNH ĐỊNH

Chuyên ngành: KẾ TOÁN

Mã số: 8.34.03.01

Người hướng dẫn: TS HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Bùi Thanh Tuyền

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC HÌNH

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

3 Mục tiêu nghiên cứu 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

5 Phương pháp nghiên cứu 6

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 6

7 Bố cục đề tài 7

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI CÁC BỆNH VIỆN 8

1.1 KHÁI QUÁT CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 8

1.1.1 Khái niệm của hệ thống thông tin kế toán 8

1.1.2 Các yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin kế toán 9

1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN BỆNH VIỆN THEO CÁCH TIẾP CẬN PHẦN HÀNH VÀ THEO CHU TRÌNH 10

1.2.1 Tổ chức thông tin kế toán bệnh viện theo phần hành kế toán 10

1.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán bệnh viện theo chu trình 11

1.2.3 Tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện 15

1.3 CHỨC NĂNG VÀ MỐI QUAN HỆ TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN 18

1.3.1 Chức năng của chu trình thu viện phí 18

1.3.2 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình thu viện phí 19

1.4 NỘI DUNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN 22

1.4.1 Tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định viện phí 22

1.4.2 Tổ chức thông tin kế toán hoạt động thu viện phí 24

1.4.3 Tổ chức thông tin kế toán hoạt động báo cáo viện phí 29

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN 32

2.1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN 32

2.1.1 Giới thiệu về Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn 32

2.1.2 Cơ cấu tổ chức Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn 33

2.1.3 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn 35

2.1.4 Hình thức ghi sổ kế toán 37

2.1.5 Giới thiệu chung về nguồn thu viện phí, quản lý hoạt động thu viện phí 38

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN 40

2.2.1 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định viện phí 40

2.2.2 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán hoạt động thu viện phí 51

2.2.3 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán hoạt động báo cáo viện phí 61

2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN 67

2.3.1 Những kết quả đạt được 67

2.3.2 Những hạn chế 68

CHƯƠNG 3 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ

TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN 73

3.1 ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN 73

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN 75

3.2.1 Hoàn thiện quy trình thu, nộp viện phí 75

3.2.2 Hoàn thiện biểu mẫu báo cáo kế toán 82

3.2.3 Hoàn thiện nâng cấp phần mềm Viettel-His tích hợp chức năng kế toán 85

3.2.4 Hoàn thiện xây dựng bộ m các đối tượng 86

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 90

KẾT LUẬN 91

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 93

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 Kết quả thực hiện chỉ tiêu năm 2019 38

Bảng 2.2 Báo cáo hoạt động thu năm 2019 39

Bảng 2.3 Cấu trúc m y tế 44

Bảng 2.4 Bảng kê thu viện phí nội trú 56

Bảng 2.5 Bảng kê thu viện phí ngoại trú 56

Bảng 2.6 Sổ cái tài khoản 5311 - Doanh thu dịch vụ y tế viện phí 60

Bảng 3.1 Quy trình thu nộp viện phí bệnh nhân ngoại trú 77

Bảng 3.2 Quy trình thu nộp viện phí bệnh nhân nội trú 79

Bảng 3.3. Quy trình thu nộp và kiểm soát viện phí hàng ngày 80

Bảng 3.4 Mẫu bảng kê thu tiền ngoại trú nội trú theo khoa 83

Bảng 3.5 Mẫu bảng kê thu tiền ngoại trú nội trú theo đối tƣợng 84

Bảng 3.6 Danh mục bệnh nhân theo phần mềm Viettel-His 87

Bảng 3.7 Cấu trúc m y tế theo phần mềm Viettel-His 88

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong điều trị ngoại trú 20

Hình 1.2 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong điều trị nội trú 21

Hình 1.3 Sơ đồ mô tả nghiệp vụ viện phí ngoại trú 28

Hình 1.4 Sơ đồ mô tả nghiệp vụ viện phí nội trú 28

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn 34

Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn 35

Hình 2.3 Hình thức ghi sổ kế toán tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn37 Hình 2.4 Mô hình tổng thể hệ thống ngoại trú 41

Hình 2.5 Mô hình tổng thể hệ thống nội trú 42

Hình 2.6 Giao diện màn hình tiếp nhận bệnh nhân 43

Hình 2.7 Giao diện màn hình bảng kê dịch vụ sử dụng 45

Hình 2.8 Giao diện màn hình bảng kê dịch vụ sử dụng 46

Hình 2.9 Giao diện xác nhận viện phí nội trú 48

Hình 2.10 Mẫu Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh ngoại trú 49

Hình 2.11 Mẫu Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh nội trú 51

Hình 2.12 Quy trình luân chuyển chứng từ viện phí ngoại trú 52

Hình 2.13 Quy trình luân chuyển chứng từ viện phí nội trú 54

Hình 2.14 Phiếu thu tiền tạm ứng 55

Hình 2.15 Hóa đơn thanh toán viện phí 55

Hình 2.16 Mẫu Báo cáo tình hình tạm ứng 61

Hình 2.17 Mẫu Báo cáo tình hình thu tiền mặt 62

Hình 2.18 Giao diện màn hình báo cáo viện phí ngoại trú, nội trú, BHYT 63

Hình 2.19 Mẫu Báo cáo vật tƣ y tế thanh toán BHYT 63

Hình 2.20 Mẫu Báo cáo thống kê thuốc thanh toán BHYT 64

Hình 2.21 Mẫu Báo cáo dịch vụ kỹ thuật thanh toán BHYT 64

Hình 2.22 Mẫu Báo cáo tổng hợp danh sách BN ngoại trú thanh toán

BHYT 65 Hình 2.23 Mẫu Báo cáo tổng hợp danh sách BN nội trú thanh toán BHYT 65 Hình 3.1 Mô hình liên kết giữa các phân hệ chính 85

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Sức khoẻ là vốn quý nhất của mỗi con người và của toàn x hội Vì vậy, đầu tư cho sức khoẻ chính là đầu tư cho sự phát triển kinh tế x hội của đất nước Những năm gần đây, ngành Y tế đ tích cực chỉ đạo tăng cường thực hiện các giải pháp nâng cao chất lượng khám bệnh, chữa bệnh, trong đó có thực hiện đổi mới cơ chế tài chính trong các đơn vị sự nghiệp y tế công lập gắn với thực hiện lộ trình tiến tới bảo hiểm y tế BHYT toàn dân, từng bước tính đúng, tính đủ chi phí dịch vụ y tế

Thực hiện Nghị định 85 2012 NĐ-CP quy định về cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp y tế công lập và giá dịch vụ khám chữa bệnh của các cơ sở khám chữa bệnh công lập, buộc các bệnh viện phải chủ động hơn trong các hoạt động quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn lực tài chính Trong đó, theo cơ chế tự chủ thì nguồn kinh phí thường xuyên do ngân sách nhà nước cấp hàng năm có tỷ trọng giảm dần trong khi nguồn thu

từ viện phí và BHYT nhanh chóng trở thành nguồn thu chủ yếu cho Bệnh viện Vì vậy, trong hệ thống y tế việc quản lý nguồn thu từ viện phí và BHYT như thế nào để đảm bảo xác định viện phí, thu viện phí và báo cáo viện phí cho ph hợp, hiệu quả, từng bước tính đúng, tính đủ, tính kịp thời chi phí trực tiếp của từng bệnh nhân tránh thất thoát thu, tăng doanh thu nâng cao hiệu quả hoạt động cho bệnh viện là rất quan trọng Tuy nhiên, trên thực tế hiện nay,việc quản lý nguồn thu này vẫn c n nhiều bất cập như các chi phí trực tiếp phục vụ bệnh nhân chưa được tính đúng, tính đủ, xác định khoản thu viện phí chưa đúng như: Sai đối tượng BHYT, tình hình bệnh nhân trốn viện, b

về, bệnh nhân ngh o không có BHYT vẫn c n xảy ra làm thất thu viện phí, công tác quản lý bệnh nhân BHYT tại bệnh viện c ng như quản lý chi phí khám chữa bệnh KCB BHYT của cơ quan BHYT chưa được chặt ch , thiếu

tính chuyên nghiệp Đây c ng là điều kiện thiết yếu và là yếu tố then chốt để tăng nguồn thu quan trọng này nhƣng vẫn đảm bảo đƣợc tính minh bạch, công

Xuất phát từ tình hình nghiên cứu về tổ chức thông tin kế toán, nh m góp phần nâng cao tổ chức thông tin kế toán trong hoạt động thu viện phí, tác

giả đ chọn đề tài: c c t n t n to n tron c u tr n t u v n p

tạ run tâm Y t àn p ố Quy N ơn, tỉn B n Địn ” làm đề tài

nghiên cứu cho Luận văn Thạc sỹ của mình

2 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Tổ chức thông tin kế toán là một trong các yếu tố quan trọng góp phần giúp đơn vị quản lý có hiệu quả nguồn tài chính của đơn vị Vấn đề hoàn thiện

tổ chức thông tin kế toán đ được nhiều tổ chức và cá nhân quan tâm nghiên cứu dưới các góc độ, khía cạnh, lĩnh vực tiếp cận khác nhau Riêng đối với lĩnh vực y tế, mà đặc biệt là trong hệ thống các bệnh viện công, vấn đề hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí chưa được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu

Trong những năm gần đây, đ có nhiều nghiên cứu tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu trình Xuất phát từ việc nhìn nhận trong quá trình hoạt động của một đơn vị có những công việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một trình tự nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nh m đạt được hiệu quả cao, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân

c ng tham gia trong c ng một chu trình

Bên cạnh đó, nghiên cứu của Lê Thị Thanh Hương 2012 c ng nghiên cứu về hệ thống tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu công lập trong điều kiện tự chủ Nghiên cứu đ tập trung mô tả, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong các bệnh viện trực thuộc Bộ Y tế từ

đó đưa ra các ưu điểm, hạn chế, các quan điểm định hướng và đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức thu thập, phân loại, xử lý thông tin kế toán ph hợp với xu thế phát triển của các đơn vị sự nghiệp có thu công lập nói chung và trong các bệnh viện công lập trực thuộc Bộ Y tế nói riêng Tuy nhiên, tác giả mới chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị

sự nghiệp có thu trực thuộc Bộ Y tế mà chưa tiếp cận tổ chức HTTTKT trong

điều kiện ứng dụng CNTT cách tiếp cận theo chu trình

Nghiên cứu của B i Thị Yến Linh 2014 đ nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại các cơ sở y tế công lập tỉnh Quảng Ng i Nghiên cứu đ làm r một số vấn đề cơ sở khoa học của tổ chức công tác kế toán c ng như

mô tả và phân tích các nhân tố chi phối đến tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các cơ sở y tế công lập tỉnh Quảng Ng i một cách có hệ thống Trên cơ sở đó, nghiên cứu đề xuất, gợi ý một số giải pháp nh m hoàn thiện tổ chức công tác

kế toán tại các bệnh viện công lập và trung tâm y tế dự ph ng của tỉnh Quảng

Ng i hiện nay Song nghiên cứu của tác giả mới nêu lên hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán theo ứng dụng ERP vào cơ sở y tế công lập mà chưa đề cập tổ chức HTTTKT theo ứng dụng giải pháp này

Nghiên cứu của Nguyễn Thị Nhung 2014 đ sử dụng phương pháp phân tích hệ thống, phân tích các thành phần của hệ thống thông tin kế toán, xem x t mối quan hệ của các chu trình đối với hệ thống thông tin kế toán, phương pháp ph ng vấn, sử dụng sơ đồ d ng dữ liệu, mô hình dữ liệu nh m góp phần đánh giá, phân tích thực trạng công tác kế toán tại Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới khi ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý của đơn vị để đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán Song nghiên cứu mới chỉ trình bày về phương pháp tổ chức

hệ thống thông tin kế toán theo chu trình mà chưa tìm hiểu sâu, phân tích nội dung cụ thể từng chu trình

Luận văn thạc sĩ của Trần Thị Thanh Nga 2018 đề tài nghiên cứu về

tổ chức thông tin chu trình trong bệnh viện tỉnh Ninh Thuận đ đ khái quát

hệ thống cơ sở dữ liệu về HTTTKT và tổ chức HTTTKT trong chu trình thu viện phí, đánh giá thực trạng công tác tổ chức HTTTKT trong chu trình thu viện phí tại Bệnh viện và đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức HTTTKT trong chu trình thu viện phí nh m giúp quá trình hoạt động

hiệu quả hơn cho Bệnh viện Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Trà Mi 2019

đề tài nghiên cứu về tổ chức thông tin chu trình trong Bệnh viện Lao và Bệnh phổi tỉnh Quảng Ng i đ hệ thống hóa lý luận về HTTTKT, về thực trạng ứng dụng tin học; nêu các giải pháp để góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình tại Bệnh viện

Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Thanh Vân 2019) đề tài nghiên cứu

về tổ chức thông tin chu trình thu viện phí trong bệnh viện Y học Cổ truyền Bình Định đ tổng hợp cơ sở lý luận về HTTTKT trong chu trình thu viện phí, đánh giá thực trạng và đề xuất một số giải pháp nh m hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Bệnh viện Các nghiên cứu này là nền tảng cơ sở lý luận cho các nghiên cứu thực hiện, các luận văn thạc

sĩ đ đi sâu đánh giá về thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại các bệnh viện, đưa ra các giải pháp để hoàn thiện những hạn chế còn tồn tại của bệnh viện gắn với đặc thù của từng đơn vị cụ thể

Có thể nói các nghiên cứu về HTTTKT nói chung và HTTTKT các bệnh viện công nói riêng c n rất hạn chế ở Việt Nam Số lượng nghiên cứu còn chưa nhiều mà phần lớn các nghiên cứu thường tiếp cận theo các phần hành kế toán mà chưa chú trọng tổ chức thông tin kế toán theo chu trình trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin gắn với đặc th của bệnh viện công trong bối cảnh mới nh m đáp ứng yêu cầu quản lý Tuy nhiên, tất cả những nghiên cứu trên c ng đ phần nào cung cấp cho tác giả nắm được những vấn

đề cơ bản về tổ chức HTTTKT trong các bệnh viện Vấn đề tổ chức thông tin

kế toán chu trình thu viện phí trong bệnh viện thì mỗi bệnh viện có đặc th

riêng, để nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn tác giả chọn đề tài nghiên cứu:

c c t n t n to n tron c u tr n t u v n p tạ run tâm Y t

àn p ố Quy N ơn, tỉn B n Địn ”

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Tổng hợp lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí

Phạm vi nghiên cứu: Tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn - Thu thập dữ liệu nghiên cứu trong năm 2019

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính để đạt được mục tiêu nghiên cứu

Tác giả tiến hành thu thập, tổng hợp tài liệu để tìm hiểu cơ sở lý luận về

tổ chức thông tin kế toán nói chung, tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí nói riêng tại các bệnh viện

Trên cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại bệnh viện, tác giả sử dụng phương pháp quan sát, ph ng vấn trực tiếp

l nh đạo, các cán bộ quản lý khoa ph ng chức năng và những người làm công tác kế toán tại bệnh viện để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí đang được áp dụng tại Bệnh viện Từ đó, tác giả phân tích các thành phần của tổ chức thông tin kế toán, xem x t mối quan hệ của chu trình thu viện phí đối với các chu trình khác trong tổ chức thông tin kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ, những ứng dụng của phần mềm kế toán đang có tại đơn vị

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Về mặt lý luận, đề tài đ hệ thống hóa, tổng hợp cơ sở lý thuyết về hệ

thống thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại bệnh viện

Về mặt thực tiễn, luận văn đ đánh giá thực trạng về tổ chức thông tin

kế toán trong chu trình thu viện phí tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định Từ đó đề xuất một số giải pháp nh m hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Trung tâm Y tế Các giải pháp này có tính thực tiễn và khả thi áp dụng được tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn

7 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại bệnh viện

Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn

Chương 3: Định hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN

KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI CÁC

BỆNH VIỆN

1.1 KHÁI QUÁT CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nh m thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán, các dữ liệu liên quan khác để tạo ra những thông tin góp phần bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức Như vậy, HTTTKT thực hiện hai chức năng cơ bản: thông tin và kiểm tra về sự hình thành và vận động của tài sản nh m bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011

Để hiểu được bản chất của HTTTKT trước hết phải xuất phát từ việc nghiên cứu các chức năng, nhiệm vụ và đối tượng của HTTTKT Theo đó, HTTTKT thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu kế toán và các dữ liệu liên quan khác để tạo ra những thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc lập

kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyết định

HTTTKT không chỉ là công cụ đắc lực cho việc kiểm soát, điều hành

và ra quyết định của các cấp quản lý bên trong và bên ngoài tổ chức mà c n đóng vai tr ngày càng quan trọng trong việc phối hợp hoạt động và nâng cao hiệu quả tác nghiệp của các bộ phận chức năng Tổ chức HTTTKT hiệu quả, phát huy đầy đủ vai tr , chức năng của hệ thống này trong điều kiện ứng dụng CNTT nh m tạo ra những thông tin kế toán hữu ích là một trong những mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ tổ chức nào

1.1.2 Các yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin kế toán

Ở mức độ khái quát, hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các nguồn lực con người và các phương tiện được thiết kế để chuyển các dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin Trong điều kiện tin học hóa, các thiết bị phần cứng và các phần mềm kế toán là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống

Hệ thống thông tin kế toán được xem là một bộ phận quan trọng của hệ thống thông tin quản lý Như các hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin kế toán có dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý và dữ liệu đầu ra

Dữ liệu đầu vào: là các dữ kiện từ các hoạt động kinh tế phát sinh như

mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, thanh toán tiền lương, công nợ, đầu tư… Thông tin về các dữ liệu đầu vào được ghi nhận chủ yếu thông qua các chứng từ kế toán

Quy trình xử lý: bao gồm các bước công việc từ thu thập các dữ liệu kế

toán, đến việc phân loại, xử lý, lưu trữ, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để cung cấp các thông tin kế toán Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán rất phức tạp, đ i h i sự vận dụng hợp lý hệ thống các phương pháp kế toán trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, các chuẩn mực kế toán và hệ thống các phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin

Ngoài ra, hiện nay hoạt động kiểm soát nội bộ và đảm bảo an toàn dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán có vai tr quan trọng nên các công cụ kiểm soát nội bộ c ng được xem là yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán

Để cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết ở các mức độ khác nhau, trong giai đoạn xử lý thông tin, quan trọng nhất là việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để làm căn cứ cho việc phân loại và hệ thống hóa thông tin theo từng loại đối tượng kế toán, từng loại chỉ tiêu phục vụ nhu cầu thông tin của người sử dụng với phương tiện vật chất biểu hiện là hệ thống các sổ kế toán

Đầu ra: là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử

dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị c ng như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức Phương tiện biểu hiện những thông tin tổng hợp và chi tiết đ được xử lý để cung cấp cho người sử dụng là hệ thống báo cáo kế toán gồm Báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán quản trị Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, đầu ra của hệ thống thông tin kế toán c n là tất cả những thông tin kế toán cần thiết phục vụ công tác quản lý và tác nghiệp mà các bộ phận chức năng có thể được phân quyền truy cập Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2015

1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN BỆNH VIỆN THEO CÁCH TIẾP CẬN PHẦN HÀNH VÀ THEO CHU TRÌNH

1.2.1 Tổ chức thông tin kế toán bệnh viện theo phần hành kế toán

Để tổ chức thành công HTTTKT tại bất kỳ tổ chức nào c ng cần xác định

r chức năng của HTTTKT trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng trong

tổ chức c ng như hiểu r bản chất và các mối quan hệ của chính các yếu tố cấu thành HTTTKT

Trong bất kỳ của sự biến động đối tượng kế toán nào c ng đều liên quan đến một chu trình hoạt động cụ thể và các bộ phận chức năng cụ thể ở bệnh viện Mỗi chu trình hoạt động ở bệnh viện đều liên quan đến nhiều đối tượng kế toán

và các đối tượng kế toán này đều được theo d i, cung cấp thông tin và hạch toán bởi kế toán phần hành tương ứng Bởi vì mối liên hệ này có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức HTTTKT theo chu trình và phối hợp một cách hiệu quả giữa

kế toán và các bộ phận chức năng khác

Hiện nay, có nhiều cách tiếp cận để hiểu về bản chất của HTTTKT, mỗi cách tiếp cận có một ý nghĩa khác nhau Theo tiếp cận theo phần hành HTTTKT bệnh viện thường bao gồm các phần hành kế toán sau:

- Phần hành kế toán tiền

- Phần hành kế toán viện phí

- Phần hành kế toán tiền lương

- Phần hành kế toán thanh toán

- Phần hành kế toán kho dược

- Phần hành kế toán tài sản cố định TSCĐ

Cách tiếp cận truyền thống theo các phần hành kế toán thể hiện được sự phân công, phân nhiệm cụ thể cho từng kế toán viên và xác định quan hệ đối chiếu giữa các phần hành phục vụ cho việc kiểm tra và bảo vệ tài sản

Việc tổ chức thông tin kế toán theo phần hành trong hoạt động quản lý của bệnh viện, theo phần hành là hướng đến đối tượng hạch toán, giúp cung cấp thông tin về từng đối tượng kế toán cụ thể Các thông tin của bệnh viện được tập trung đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin

1.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán bệnh viện theo chu trình

Việc tổ chức công tác kế toán theo phần hành độc lập đáp ứng được yêu cầu về cung cấp thông tin theo từng đối tượng kế toán, lập báo cáo tài chính và kiểm tra bảo vệ tài sản của bệnh viện Tuy nhiên, thông tin kế toán cung cấp ngày càng đóng vai tr quan trọng trong công tác quản lí, điều hành các hoạt động của bệnh viện Tất cả các bộ phận trong bệnh viện đều cần thông tin do kế toán cung cấp và ngược lại kế toán không phải là điểm khởi đầu mà thường là ghi nhận và tiếp tục xử lí kết quả của các bộ phận khác trong toàn hệ thống bệnh viện Do vậy, việc tổ chức dữ liệu kế toán theo từng phần hành một cách riêng lẻ, độc lập s không giúp khai thác, kế thừa hết các dữ liệu và thông tin từ các bộ phận chức năng khác trong bệnh viện Hơn nữa việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận của bệnh viện trong điều kiện tổ chức thông tin kế toán theo phần hành c n nhiều hạn chế

Mặt khác, trong quá trình hoạt động của các bệnh viện có những công việc lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một trình tự chu

trình nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành

kế toán Để đảm bảo các hoạt động diễn ra một các nhịp nhàng, đồng bộ nh m đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng,

bộ phận, cá nhân c ng tham gia trong c ng một chu trình Do vậy cần phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm của từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin như hiện nay, nh m tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành

kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong bệnh viện, bên cạnh việc

tổ chức theo từng phần hành, cần thiết phải xây dựng HTTTKT theo các chu trình Cách này hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định r mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình để tổ chức ghi nhận, theo d i, báo cáo hoặc phân quyên truy cập để khai thác dữ liệu thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất

Lợi ích của tổ chức HTTTKT theo chu trình trong các bệnh viện:

- Tạo ra sự phối hợp hiệu quả trong việc thực hiện một chức năng nhất định của bệnh viện Mỗi bộ phận, mỗi cá nhân tham gia vào một chu trình không chỉ cố gắng để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình mà c n phải am hiểu công việc của các bộ phận có liên quan để thực hiện việc phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau hoàn thành nhiệm vụ

- Giúp tăng cường công tác kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ phận trong bệnh viện, phục vụ cho công tác kiểm soát nội bộ trong từng chu trình và trong toàn đơn vị Hạn chế tình trạng gian lận làm thất thoát viện phí và tài sản của bệnh viện

- Tổ chức HTTTKT theo chu trình là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận cá nhân trong quá trình hoạt động và là cơ sở để xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm trong bệnh viện

- Tăng cường chức năng thông tin giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong bệnh viện, giúp quản lý dữ liệu và thông tin tập trung, nhờ đó nâng cao hiệu quả xử lý và chia sẻ thông tin kịp thời, đầy đủ cho mọi đối tượng sử dụng thông tin tham gia vào chu trình

HTTTKT của bệnh viện có thể được tổ chức thành bốn chu trình cơ bản:

- Chu trình cung ứng: chu trình cung ứng liên quan chủ yếu đến hoạt

động mua thuốc, các thiết bị vật tư y tế, ngoài ra c ng bao gồm các hoat động mua sắm vật tư văn ph ng Do đó, tương tự như các loại hình doanh nghiệp khác, chu trình cung ứng trong bệnh viện có hai chức năng chính là mua thuốc, vật tư y tế và thanh toán tiền cho nhà cung cấp

+ Tiếp nhận thuốc và bảo quản: Việc nhận thuốc, kiểm định về chất lượng thuốc do bộ phận kho dược của bệnh viện phụ trách Các thủ tục nhập kho được tiến hành theo đúng quy định và chứng từ chuyển cho kế toán dược

để phản ánh vào các sổ chi tiết và tổng hợp có liên quan

+ Theo d i thanh toán và thanh toán: Toàn bộ chứng từ mua thuốc s được chuyển đến ph ng kế toán để theo d i và thực hiện các thủ tục thanh toán

- Chu trình khám và điều trị: có chức năng chính là ghi nhận tất cả

các chi phí phát sinh trong quá trình khám bệnh, chữa bệnh và cung cấp dịch

vụ kỹ thuật và các dịch vụ y tế khác Chu trình khám và điều trị được xem là cầu nối giữa chu trình thu viện phí và chu trình cung ứng Các chức năng của chu trình khám và điều trị là khác nhau cho điều trị nội trú và ngoại trú nhưng

cơ bản bao gồm các bước công việc:

+ Tiếp nhận bệnh nhân: Bệnh nhân đến khám s được bộ phận tiếp đón đăng ký phiếu khám bệnh với các thông tin cá nhân và tiền sử bệnh

+ Thực hiện các x t nghiệm hoặc dịch vụ kỹ thuật: theo chỉ định của

bác sĩ để làm cơ sở cho việc chẩn đoán bệnh Bác sĩ s kê đơn thuốc trong trường hợp cho bệnh nhân điều trị ngoại trú, hoặc yêu cầu nhập viện để điều trị nội trú

+ Điều trị nội trú: Bệnh nhân điều trị nội trú thường phải tạm ứng cho bệnh viện trước khi làm thủ tục nhập viện Kế toán tiền s theo d i khoản tạm ứng này đến khi bệnh nhân ra viện Trong quá trình bệnh nhân điều trị nội trú, tất cả thông tin về bệnh lý và phác đồ điều trị, tình trạng sức kh e bệnh nhân

c ng như số liệu về thuốc, y dụng cụ, các dịch vụ kỹ thuật y tế, thủ thuật, phẫu thuật, giường bệnh của từng bệnh nhân đều phải được theo d i và quản lý chặt ch Hàng ngày, điều dư ng hành chính của từng khoa có bệnh nhân điều trị nội trú phải tổng hợp thông tin về danh mục thuốc, số lượng thuốc để thực hiện việc lĩnh thuốc từ bộ phận kho dược bệnh viện và cấp phát thuốc cho bệnh nhân

+ Thanh toán ra viện: Hoàn thành hồ sơ thanh toán ra viện cho bệnh nhân

- Chu trình thu viện phí: với hai chức năng chính là ghi nhận những

dịch vụ y tế, dịch vụ kỹ thuật đ cung cấp để điều trị cho bệnh nhân và thu tiền viện phí Chu trình này bao gồm ba bước công việc:

+ Xác định viện phí cho mỗi bệnh nhân: t y trường hợp bệnh nhân điều trị ngoại trú hay nội trú việc xác định viện phí s khác nhau Đối với viện phí ngoại trú thường bao gồm phí khám bệnh, phí thực hiện các dịch vụ kỹ thuật siêu âm, x t nghiệm, X-quang theo chỉ định của bác sĩ Viện phí nội trú thể hiện trên Hồ sơ thanh toán ra viện trong đó kê khai đầy đủ các dịch vụ y

tế, thuốc men liên quan đến bệnh nhân, những thông tin này do khối điều trị cung cấp do vậy s cần thông tin từ chu trình khám và điều trị

+ Thu viện phí: nhân viên thu viện phí s lập biên lai thu tiền viện phí cho bệnh nhân ngoại trú như khám bệnh, siêu âm, x t nghiệm , lập phiếu thu tạm ứng viện phí đối với bệnh nhân nhập viện điều trị nội trú hoặc biên lai thu tiền viện phí điều trị sau khi bệnh nhân hoàn trả số tiền tạm ứng ban đầu và

thanh toán ra viện.

+ Báo cáo viện phí: Cuối mỗi ca trực, nhân viên thu viện phí lập Bảng

kê nộp tiền viện phí, sau đó chuyển bảng kê viện phí lên kế toán thanh toán lập phiếu thu và nộp tiền cho thủ quỹ Kế toán thanh toán tập hợp kiểm tra, phân loại và ghi sổ kế toán

- Chu trình tài chính: Đối với bệnh viện công chức năng chính của

chu trình này là huy động và sử dụng nguồn kinh phí một cách có hiệu quả HTTTKT bệnh viện trong chu trình này có nhiệm vụ ghi nhận tất cả các hoạt động liên quan đến việc ghi nhận, sử dụng c ng như theo d i nh m cung cấp thông tin về tình hình biến động của từng loại tài sản phục vụ công tác quản

lý, bảo vệ và sử dụng hiệu quả tài sản của bệnh viện Do tính phức tạp của chu trình tài chính nên việc tổ chức thông tin kế toán trong bệnh viện được tách ra thành chu trình riêng theo đó hoạt động tạo ra nguồn thu lớn nhất của bệnh viện là viện phí được tách thành chu trình thu viện phí, hoạt động mua thuốc, vật tư y tế thành chu trình cung ứng, hoạt động khám chữa bệnh, cung cấp các dịch vụ kỹ thuật thành chu trình khám và điều trị Như vậy, chu trình tài chính bao gồm các hoạt động c n lại ngoài ba chu trình trên đó là hoạt động tiếp nhận nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước, hoạt động thu khác ngoài thu viện phí, các hoạt động chi tiêu ngoài các khoản chi thường xuyên, hoạt động đầu tư xây dựng, mua sắm TSCĐ và hệ thống kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính để tổng hợp tình hình tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí của ngân sách nhà nước, tình hình thu chi và kết quả hoạt động của đơn vị

1.2.3 Tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện

ở đó phân hệ kế toán không thể tách rời các phân hệ khác trong hệ thống thông tin quản lý của đơn vị

Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện là một phần mềm tích hợp tất cả các chức năng của các bộ phận trong bệnh viện vào một hệ thống cơ sở dữ liệu d ng chung Khi đó, các bộ phận chức năng kế toán không tổ chức độc lập mà phải được tổ chức trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2015

Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện bao gồm nhiều phân hệ nghiệp

vụ có mối quan hệ chặt ch với nhau giữa các phân hệ để hình thành nên một

hệ thống thông tin thống nhất, hiệu quả nh m đem lại sức mạnh tổng lực cho

bệnh viện

Việc ứng dụng phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện trong hoạt động quản lý của đơn vị là công cụ giúp cho công việc quản lý tốt hơn, thuận lợi cho nhân viên y tế và cả bệnh nhân, có tác dụng tăng hiệu quả hoạt động, giảm thiểu l ng phí do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi hoạt động có liên quan đến bệnh nhân đ nhập thông tin, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn nhiều so với việc thực hiện thủ công Đơn vị có khả năng kiểm soát tốt hơn hoạt động thu, chi liên quan đến bệnh nhân Các thông tin của bệnh viện được tập trung đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin

1.2.3.2 Đặc trưng của phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện

Phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện là phần mềm phục vụ quản lý, điều hành, tác nghiệp hàng ngày của bệnh viện Hệ thống được xây dựng với mục đích tạo dựng môi trường trao đổi thông tin trên mạng máy tính giữa ban lãnh đạo bệnh viện với các khoa ph ng của bệnh viện và giữa bệnh viện với các đơn vị bên ngoài c ng như bệnh nhân và người nhà bệnh nhân

Phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện thường được chia thành hai hệ thống lớn là: Hệ thống quản lý hành chính và hệ thống quản lý

chuyên môn Khám chữa bệnh

H t ốn quản lý àn c n : Thực hiện các chức năng quản lý hành

chính trong bệnh viện, bao gồm các phân hệ như:

- Phân hệ quản lý tổ chức bộ máy, nhân sự tiền lương: liên quan đến việc quản lý người lao động về hợp đồng

- Phân hệ quản lý tài chính kế toán: kết nối chặt ch thông tin với các phân hệ quản lý viện phí, dược phẩm, tài sản, tiền lương theo dõi doanh thu, chi phí, lãi lỗ

- Phân hệ quản lý vật tư, văn ph ng phẩm: quản lý, theo d i tình hình nhập hàng từ nhà cung cấp, điều chuyển kho nội bộ và xuất sử dụng

- Phân hệ quản lý tài sản cố định trang thiết bị: quản lý, theo d i kiểm soát tình hình mua sắm, sử dụng các trang thiết bị, vật tư y tế

- Phân hệ quản lý lưu trữ bệnh án: theo d i, quản lý hồ sơ bệnh án bệnh nhân

- Phân hệ khai thác, thống kê, báo cáo: tổng hợp báo cáo thống kê hoạt động khám chữa bệnh, báo cáo thanh toán BHYT… của bệnh viện

- Phân hệ quản trị hệ thống: thiết lập cấu hình cho người d ng, quản lý và theo d i vận hành phần mềm, quản lý việc sử dụng và truy cập vào hệ thống

H t ốn quản lý c uyên m n: Hệ thống quản lý chuyên môn của

bệnh viện gồm nhiều phân hệ, mỗi phân hệ thực hiện một nhiệm vụ riêng liên quan đến việc quản lý bệnh nhân Các phân hệ thuộc hệ thống quản lý chuyên môn bao gồm:

- Phân hệ quản lý thông tin bệnh nhân, tiếp nhận: Là đầu vào của hệ thống thông tin bệnh viện, đảm bảo toàn bộ hệ thống hoạt động thông suốt từ lúc tiếp nhận người bệnh vào viện cho đến khi bệnh nhân ra viện

- Phân hệ quản lý khám chữa bệnh ngoại trú: Chức năng quản lý các thông tin hành chính và các thông tin khám bệnh của người bệnh ngoại trú

- Phân hệ quản lý cấp cứu: Quản lý thông tin cấp cứu ban đầu và bệnh án cấp cứu của bệnh nhân ngoại viện c ng các thông tin ekip tham gia cấp cứu

- Phân hệ quản lý điều trị nội trú: Quản lý bệnh án nội trú, bệnh án cấp cứu c ng các thông tin điều trị của mỗi bệnh nhân tại các khoa lâm sàng

- Phân hệ quản lý phác đồ điều trị: Cho ph p bác sỹ định nghĩa phác đồ điều trị riêng, hỗ trợ bác sĩ trong quá trình theo d i chẩn đoán và điều trị

- Phân hệ quản lý chẩn đoán hình ảnh, thăm d chức năng: Bộ phận cận lâm sàng nhận thông tin các phiếu yêu cầu chẩn đoán hình ảnh, thăm d chức năng từ hai nguồn: ngoại trú (bệnh nhân phải đóng tiền trước khi vào thực hiện và lâm sàng, cấp cứu (bệnh nhân có thể đóng tiền ngay hoặc đến khi ra viện mới tính)

- Phân hệ quản lý x t nghiệm: Phân hệ quản lý kết quả x t nghiệm nhận thông tin các phiếu yêu cầu x t nghiệm từ hai nguồn: từ phân hệ tiếp nhận (khám bệnh và từ phân hệ quản lý lâm sàng, cấp cứu

- Phân hệ quản lý bệnh án điện tử: Bệnh án điện tử tập hợp thông tin quá trình điều trị của bệnh nhân trình bày khoa học

- Phân hệ quản lý thanh toán viện phí và BHYT: Phân hệ này kết nối với tất cả các phân hệ hoạt động chuyên môn…

- Phân hệ quản lý dược, nhà thuốc bệnh viện: Quản lý các nghiệp vụ nhập xuất tồn dược phẩm thuốc hóa chất vật tư y tế

- Phân hệ quản lý lịch hẹn điều trị: Chức năng quản lý lịch hẹn điều trị cho ph p quản lý thông tin của bệnh nhân hẹn khám bệnh tại bệnh viện

Như vậy, phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, mỗi phân hệ thực hiện chức năng riêng nhưng có quan hệ chặt ch với nhau về thông tin

1.3 CHỨC NĂNG VÀ MỐI QUAN HỆ TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN

1.3.1 Chức năng của chu trình thu viện phí

Chu trình thu viện phí có chức năng chính là kế thừa các dữ liệu về tình hình sử dụng thuốc, vật tư y tế, dịch vụ kỹ thuật sử dụng để điều trị cho bệnh

nhân đ ghi nhận trong chu trình khám và điều trị nh m xác định chính xác số viện phí mỗi bệnh nhân phải nộp và thu tiền viện phí Mục tiêu chủ yếu của chu trình thu viện phí là phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận trong việc thu viện phí, theo d i tạm ứng, hoàn ứng và thanh toán viện phí Chu trình này bao gồm các nội dung chính:

- Xác định viện phí cho mỗi bệnh nhân: t y trường hợp bệnh nhân điều trị ngoại trú hay nội trú việc xác định viện phí s khác nhau Đối với viện phí ngoại trú thường bao gồm phí khám bệnh, phí thực hiện các dịch vụ kỹ thuật siêu âm, x t nghiệm, X-quang ) theo chỉ định của bác sĩ Viện phí nội trú thể hiện trên Hồ sơ thanh toán ra viện trong đó kê khai đầy đủ các dịch vụ y

tế, thuốc men liên quan đến bệnh nhân, những thông tin này do khối điều trị cung cấp do vậy s cần thông tin từ chu trình khám và điều trị

- Thu viện phí: nhân viên thu viện phí s lập biên lai thu tiền viện phí cho bệnh nhân ngoại trú như khám bệnh, siêu âm, x t nghiệm , lập phiếu thu tạm ứng viện phí đối với bệnh nhân nhập viện điều trị nội trú hoặc biên lai thu tiền viện phí điều trị sau khi bệnh nhân hoàn trả số tiền tạm ứng ban đầu và thanh toán ra viện

1.3.2 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình thu viện phí

Bộ phận kế toán trong chu trình thu viện phí có trách nhiệm ghi nhận,

xử lý, phân tích, lưu trữ nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động của từng đối tượng bệnh, theo d i tình hình thu phí, tạm ứng, hoàn trả,… cung cấp các thông tin cho nhà quản trị thông qua báo cáo

Theo đó khi bệnh nhân vào bệnh viện khám, mối quan hệ giữa bộ phận

kế toán với các bộ phận khác trong khâu khám bệnh tại ph ng khám được mô

tả như Hình 1.1 Nếu bệnh nhân được chỉ định điều trị ngoại trú thì chu trình thu viện phí kết thúc khi bệnh nhân nhận đơn thuốc và lịch hẹn tái khám của bác sĩ

Hình 1.1 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong điều trị ngoại tr

Nguồn: Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2015)

C n khi bệnh nhân đƣợc chỉ định nhập viện, mối quan hệ cụ thể về chức năng giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng trong khâu điều trị nội trú cho đến khi bệnh nhân ra viện đƣợc mô tả nhƣ Hình 1.2

CÁC KHOA CẬN LÂM SÀNG

KẾ TOÁN

Bộ phận

thu VP

Kế toán tiền mặt

Thủ quĩ

PHÒNG KHÁM

Bộ phận đón tiếp

Bộ phận khám bệnh

Mua

phiếu

khám

Tiếp đón

Khám bệnh

Chỉ định các DVKT

Kết luận

Nhập viện

Điều trị ngoại trú

Thực hiện các DVKT

Hình 1.2 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong điều trị nội tr

Nguồn: Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2015)

CÁC KHOA CẬN LÂM SÀNG

KẾ TOÁN

Bộ phận thu VP

Kế toán tiền mặt

Thủ quĩ

KHOA ĐIỀU TRỊ

Bộ

phận

đón tiếp

BS điều trị

Tiếp nhận

bệnh

nhân

Tạm ứng viện phí

Điều trị

Chỉ định các DVKT

Ra viện

Thanh toán viện phí

Thực hiện các DVKT

PHÒNG MỔ

HỒI SỨC CẤP CỨU

Thống kê chi phí

KHOA DƢỢC

PHÒNG THIẾT

BỊ - VẬT TƢ Y

TẾ

1.4 NỘI DUNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU VIỆN PHÍ TẠI BỆNH VIỆN

1.4.1 Tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định viện phí

Chu trình thu viện phí là một chu trình phức tạp liên quan đến rất nhiều các bộ phận chức năng trong bệnh viện, cho ph p theo d i thông tin bệnh nhân vào điều trị tại bệnh viện cho đến khi thực hiện y lệnh điều trị, các dữ liệu thu được từ quy trình như thông tin về quá trình điều trị của bệnh nhân, thông tin về tình hình sử dụng thuốc, vật tư y tế, dịch vụ kỹ thuật,… đ sử dụng để điều trị cho bệnh nhân được ghi nhận trong chu trình khám và điều trị

nh m xác định viện phí mỗi bệnh nhân phải nộp và thực hiện thu tiền viện phí

Việc tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định viện phí trong chu trình này liên quan đến các khâu như tiếp nhận bệnh nhân, khám chữa bệnh

và cho chỉ định điều trị của bác sĩ,…

- Tiếp nhận thông tin bệnh nhân: theo đối tượng % quyền lợi được

hưởng BHYT và không được hưởng BHYT

Khi bệnh nhân đến khám s được bộ phận đón tiếp thực hiện đăng ký khám bệnh với các thông tin cá nhân cần thiết và tiền sử bệnh của bệnh nhân, sau đó được chuyển đến các bộ phận tiếp theo để tiếp tục cập nhật, xử lý

- Xác định viện phí cho mỗi bệnh nhân:

Theo Thông tư số 02 2017 TT-BYT về việc quy định mức tối đa khung giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh không thuộc phạm vi thanh toán của quỹ BHYT và Thông tư liên tịch số 37 2015 TTLT-BYT-BTC về việc thống nhất giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh BHYT giữa các bệnh viện c ng hạng thì việc xác định viện phí bao gồm:

+ Dịch vụ y tế sử dụng: chi phí về thuốc, dịch truyền, hoá chất, vật tư tiêu hao, vật tư thay thế; chi phí về điện, nước, nhiên liệu, xử lý chất thải, vệ sinh môi trường; dịch vụ kỹ thuật; chi phí duy tu, bảo dư ng thiết bị, mua

thay thế công cụ, dụng cụ; chi phí phụ cấp thường trực, phụ cấp phẫu thuật, thủ thuật; chi phí tiền lương ngạch bậc, chức vụ, các khoản phụ cấp, các khoản đóng góp theo chế độ do Nhà nước quy định đối với đơn vị sự nghiệp công lập Riêng đối với một số loại thuốc, dịch truyền, hoá chất, vật tư tiêu hao, vật tư thay thế chưa được tính vào giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh quy định tại Thông tư 02 2017 TT-BYT và máu, chế phẩm máu được thanh toán theo số lượng thực tế sử dụng cho người bệnh và giá mua theo quy định của pháp luật

+ Giá thu một phần viện phí: Đối với người bệnh ngoại trú, biểu giá thu một phần viện phí được tính theo lần khám bệnh và các dịch vụ kỹ thuật mà người bệnh trực tiếp sử dụng Đối với người bệnh nội trú, biểu giá thu một phần viện phí được tính theo ngày giường nội trú của từng chuyên khoa theo phân hạng bệnh viện và các khoản chi phí thực tế sử dụng trực tiếp cho người bệnh Đối với người bệnh khám chữa bệnh theo yêu cầu thì bệnh nhân s thanh toán theo mức phí bệnh viện quy định có sự phê chuẩn của đơn vị quản

lý cấp trên và được niêm yết công khai tại đơn vị

+ Đối tượng nộp và miễn nộp một phần viện phí :

Căn cứ theo Luật BHYT năm 2014 sửa đổi và Nghị định 105 CP/2014 được quy định mức hưởng thẻ BHYT cho các đối tượng sau:

NĐ-Bệnh nhân thanh toán gián tiếp: các nhóm đối tượng người bệnh có thẻ BHYT được nhà nước thanh toán toàn phần và thanh toán một phần chi phí BHYT 100%, 95%, 80% , trẻ em dưới 6 tuổi, các dịch vụ kỹ thuật cao BHYT chi trả và các khoản dịch vụ kỹ thuật cao BHYT không chi trả

Bệnh nhân thanh toán trực tiếp: đối tượng dịch vụ, bệnh nhân không có thẻ BHYT

Bệnh nhân được miễn phí: các đối tượng là chính sách, người ngh o Việc phân loại đối tượng này liên quan đến việc xác định mức viện phí cho mỗi bệnh nhân

Như vậy, t y trường hợp bệnh nhân điều trị ngoại trú hay nội trú việc xác định viện phí s khác nhau Đối với viện phí ngoại trú thường bao gồm phí khám bệnh, phí thực hiện các dịch vụ kỹ thuật siêu âm, x t nghiệm, X-quang, theo chỉ định của bác sĩ Đối với viện phí nội trú thể hiện trên Hồ sơ thanh toán ra viện trong đó kê khai đầy đủ các dịch vụ y tế, dịch vụ kỹ thuật, thuốc men, tiền giường liên quan đến bệnh nhân, những thông tin này do khối điều trị cung cấp do vậy s cần thông tin từ chu trình khám và điều trị

Khi ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể, kế toán viện phí khai thác toàn bộ những dữ liệu được cập nhật trong chu trình khám và điều trị của bệnh nhân Trên cơ sở dữ liệu này, kế toán viện phí s áp giá dịch vụ kỹ thuật, thuốc, vật tư y tế để xác định viện phí mà người bệnh hoặc cơ quan BHYT phải chi trả, trong đó giá thuốc và vật tư y tế được xác định trên cơ sở thông tin giá mua đầu vào từ chu trình cung ứng Việc xác định đơn giá thuốc, vật tư

y tế và đơn giá các dịch vụ kỹ thuật tại mỗi thời điểm c ng là một nội dung quan trọng của chu trình thu viện phí

1.4.2 Tổ chức thông tin kế toán hoạt động thu viện phí

Sau khi xác định viện phí nhân viên thu ngân s lập biên lai thu viện phí đối với bệnh nhân ngoại trú, lập phiếu thu tạm ứng đối với bệnh nhân nhập viện điều trị nội trú, làm thủ tục hoàn ứng và lập biên lai thu tiền viện phí đối với bệnh nhân thanh toán ra viện dựa vào bảng kê chi phí khám chữa bệnh ngoại trú nội trú mẫu 01 BV hoặc 02 BV thanh toán của bệnh nhân do các khoa ph ng chuyển đến Đối với bệnh nhân BHYT, nhân viên thu ngân xác định số tiền cơ quan BHYT chi trả, số tiền bệnh nhân phải nộp, lập biên lai đồng chi trả BHYT và hoàn tất các thủ tục, hồ sơ theo quy định của BHYT để

đề nghị cơ quan bảo hiểm x hội BHXH thanh toán

Cuối mỗi ngày, nhân viên thu phí s lập các bảng kê tình hình thu viện phí trong ngày Thông tin trên các bảng kê thu viện phí giúp hạch toán và kiểm soát việc thu tiền.Tuỳ theo từng mục đích quản lý, các bảng kê thu viện

phí có thể được cung cấp thông tin theo nhiều tiêu thức khác nhau như: lập theo nhóm đối tượng bệnh nhân BHYT, bệnh nhân khám chữa bệnh theo yêu cầu, bệnh nhân thường Viện phí của từng nhóm đối tượng được hạch toán riêng trên những tài khoản khác nhau Việc in chi tiết các loại bảng kê cho các nhóm đối tượng tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán tổng hợp và làm cơ

sở để thanh quyết toán với cơ quan BHXH

Trên cơ sở các bảng kê thu viện phí, thu tạm ứng, chi hoàn tạm ứng được lập cuối ngày, kế toán thanh toán lập phiếu thu chi và tiến hành hạch toán tổng hợp trên các tài khoản tương ứng Tại các bệnh viện công, việc hạch toán các khoản thu viện phí cần phân định r các hoạt động sự nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh SXKD , hoạt động khám chữa bệnh theo yêu cầu,…để tổ chức hệ thống tài khoản phản ánh ph hợp

Hiện nay, theo Thông tư 107 2017 TT-BTC quy định, để theo d i và phản ánh các khoản doanh thu mà chủ yếu là hoạt động khám chữa bệnh, dịch

vụ của bệnh viện, kế toán sử dụng TK 531 - Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD), dịch vụ Cụ thể, doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ là các khoản doanh thu về bán sản phẩm, hàng hóa, ấn chỉ, cung cấp dịch vụ; khoản thu về các đề tài, dự án liên doanh, liên kết với các tổ chức, cá nhân; thu dịch vụ đào tạo; dịch vụ dạy nghề; dịch vụ y tế; dịch vụ văn hóa; dịch vụ thể thao và du lịch; dịch vụ thông tin truyền thông và báo chí; dịch vụ khoa học và công nghệ; dịch vụ sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác; thu cho thuê tài sản kể cả thu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị có tài sản cho sử dụng chung theo quy định của pháp luật ; các khoản thu dịch vụ khác theo quy định của pháp luật như dịch vụ gửi xe, cho thuê kiốt

Như vậy, khi phát sinh các khoản doanh thu này kế toán phản ánh đầy

đủ, kịp thời vào bên Có TK 531 - Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ Cụ thể, kế toán hạch toán:

1 Khi thu viện phí b ng tiền mặt đối với người bệnh không có thẻ

BHYT hoặc khoản thu c ng chi trả của người bệnh có thẻ BHYT nộp vào quỹ cơ quan ghi:

a Đối với doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 531 - Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ

Có TK 333 - Các khoản phải nộp nhà nước Nếu có

b Đối với doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 531 - Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ

- Định kỳ, kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp, ghi:

Nợ TK 531 - Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ

Có TK 111, 112

- Trường hợp huỷ thanh toán viện phí cho bệnh nhân, kế toán phản ánh:

Nợ TK 531 - Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ

Nợ TK 333 - Các khoản phải nộp Nhà nước nếu có 33311

Có các TK 111, 112, 131

3 Khi nhận tiền do cơ quan BHXH tạm ứng trước hoặc cấp bổ sung kinh phí khám chữa bệnh của đối tượng có thẻ BHYT theo hợp đồng Khi đó, căn cứ vào các chứng từ thu kế toán định khoản:

Nợ TK 112 - Tiền gửi kho bạc

Có TK 331 - Phải trả cho người bán

4 Hàng quý, căn cứ vào biên bản quyết toán giữa bệnh viện với cơ quan BHXH về kết quả giám định khám chữa bệnh BHYT, kế toán định khoản:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 531 - Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ

5 Cuối kỳ, kế toán tính toán và kết chuyển doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ:

Nợ TK 531 - Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ

Có TK 911 - Xác định kết quả 9112

Cuối ngày, nhân viên thu phí lập Bảng kê nộp tiền viện phí, sau đó chuyển bảng kê viện phí cho kế toán thanh toán lập phiếu thu và nộp tiền cho thủ quỹ Kế toán thanh toán kiểm tra, phân loại và ghi sổ kế toán Đối với bệnh nhân có thẻ BHYT thì cuối tháng kế toán viện phí mới nộp bảng thống

kê chi trả bệnh nhân từ nguồn BHYT và tiến hành thanh quyết toán với cơ quan BHXH về chi phí khám và điều trị cho bệnh nhân BHYT Sơ đồ mô tả nghiệp vụ viện phí ngoại trú và viện phí nội trú được thể hiện ở Hình 1.3 và Hình 1.4 bên dưới

Quy trình Thanh toán viện phí ngoại trú thông thường

Viện phí ngoại trú Tiếp nhận, Khám bệnh, Dược ngoại trú

Tiếp nhận khám bệnh Bắt đầu

Khám bệnh

Kết thúc

Có

Chỉ định cận lâm sàng, khám bệnh chuyên khoa, toa thuốc

Thực hiện CLS Phát thuốc

Tổng hợp thanh toán cho bệnh nhân BHYT

Có

Không

Phát sinh chi phí chênh lệch?

Phát sinh chi phí chênh lệch?

Không

Thu viện phí

Thu tiền khám bệnh

In Biên lai thu tiền

In Biên lai thu tiền

Hình 1.3 Sơ đồ mô tả nghiệp vụ viện phí ngoại tr

Nguồn: Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2015)

Quy trình Thanh toán viện phí nội trú thông thường

Viện phí nội trú Khoa Lâm sàng, Khoa CLS, Khoa Dược

Bắt đầu

Kết thúc

Tạo hồ sơ bệnh án Nhập viện

Đóng tạm ứng Khoa lâm

sàng

Cho Y lệnh

Cho CLS Cho Phẩu thuật

Cho Thủ thuật

…….

Đóng tạm ứng theo chênh lệch

Tổng hợp thanh toán ra viện

Thanh toán ra viện

Khoản tạm ứng theo tham số

Khoa CLS Khoa Dược

In bảng kê thanh toán cho bệnh nhân BHYT

Hình 1.4 Sơ đồ mô tả nghiệp vụ viện phí nội tr

Nguồn: Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2015)

1.4.3 Tổ chức thông tin kế toán hoạt động báo cáo viện phí

* Báo cáo hoạt động liên quan BHYT:

Căn cứ vào Thông tư 178 2012 TT-BTC thì hàng tháng kế toán BHYT của bệnh viện làm báo cáo để đối chiếu số liệu với ph ng giám định BHYT,

cụ thể các báo cáo sau: - Báo cáo tổng hợp danh sách người bệnh BHYT khám chữa bệnh ngoại trú đề nghị thanh toán Mẫu C79a-HD/BHYT);

- Báo cáo tổng hợp danh sách người bệnh BHYT khám chữa bệnh nội trú đề nghị thanh toán Mẫu C80a-HD/BHYT);

- Báo cáo tổng hợp vật tư y tế được quỹ BHYT thanh toán Mẫu số 19/BHYT);

- Báo cáo tổng hợp thuốc điều trị cho bệnh nhân BHYT khám chữa bệnh Mẫu số 20 BHYT ;

- Báo cáo tổng hợp dịch vụ kỹ thuật điều trị cho bệnh nhân BHYT khám chữa bệnh Mẫu số: 21 BHYT ;

- Báo cáo tổng hợp dịch vụ kỹ thuật điều trị cho bệnh nhân BHYT khám chữa bệnh Mẫu số: 21 BHYT

* Báo cáo hoạt động liên quan BHXH

- Báo cáo tổng hợp danh sách người bệnh BHYT khám bệnh, chữa bệnh ngoại trú được duyệt Mẫu số C79a-HD/BHYT);

- Báo cáo tổng hợp danh sách người bệnh BHYT khám bệnh, chữa bệnh nội trú được duyệt Mẫu số C80a-HD/BHYT)

* Báo cáo hoạt động quản lý:

- Báo cáo thống kê nguồn nhân lực, công tác tổ chức bộ máy;

- Báo cáo chi phí hoạt động khám chữa bệnh và báo cáo hoạt động khám chữa bệnh Báo cáo viện phí theo khoa ph ng, Báo cáo viện phí theo đối tượng;

- Báo cáo tình hình nguồn thu và nguồn kinh phí được sử dụng;

- Báo cáo tổng hợp doanh thu từ bệnh nhân và báo cáo tổng hợp phải

thu của bệnh nhân

* Báo cáo tài chính theo Thông tư 107/2017/TT-BTC:

- Mẫu B01 BCTC báo cáo tình hình tài chính, Mẫu B02 BCTC báo cáo kết quả hoạt động;

- Mẫu B03a BCTC báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp;

- Mẫu B03b BCTC báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp;

- Mẫu B04 BCTC thuyết minh báo cáo tài chính

* Báo cáo quyết toán theo Thông tư 107 2017 TT-BTC:

- Mẫu S05-H bảng cân đối số phát sinh;

- Mẫu B01 BCQT báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động;

- Mẫu B03 BCTC thuyết minh báo cáo tài chính;

- Phụ biểu F01-01 BCQT báo cáo chi tiết từ nguồn NSNN và Nguồn phí được khấu trừ, để lại; Phụ biểu F01-01 BCQT báo cáo chi tiết kinh phí chương trình, dự án;

- Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ, Báo cáo tình hình thực hiện tự chủ tự chịu trách nhiệm về tài chính

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, tác giả đ hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết liên quan đến hệ thống thông tin kế toán: khái niệm về hệ thống thông tin kế toán; các yếu tố cấu thành của HTTTKT; quy trình xử lý Tổ chức thông tin kế toán theo cách tiếp cận phần hành; tổ chức thông tin kế toán theo chu trình và tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện Đặc biệt trong chương này, tác giả tập trung hệ thống hóa

lý thuyết liên quan đến tổ chức thông tin trong chu trình thu viện phí, từ việc giới thiệu chức năng, mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình và tổ chức thông tin kế toán cho ba hoạt động chính trong chu trình: hoạt động xác định viện phí; hoạt động thu viện phí; hoạt động báo cáo viện phí Những lý thuyết trong chương này là cơ sở nền tảng cho việc tìm hiểu đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn