James, gần đây bạn đã yêu cầu một trong những kiểm toán viên là nhân viên của mình, Joe McSweeney, đến gặp chính thức với khách hàng để tìm hiểu thêm về thay đổi hệ thống kế toán được đề
Trang 1ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
BÀI TẬP NHÓM
KIẾM TOÁN TÀI CHÍNH 2
Case 1 ĐÁNH GIÁ RỦI RO HỆ THÔNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG THỦ CÔNG VÀ
DỰA TRÊN CÔNG NGHỆ
Giáo viên hướng
Người thực hiện: NHÓM 3
Nguyễn Thị Lệ Ánh Nguyễn Thị Bảo Nhi Nguyễn Thị Thanh Thúy Trần Thị Thanh Hoa Trần Thị Hải Yến
Đà Nẵng, ngày 22 tháng 9 năm 2021
Trang 2ĐÁNH GIÁ RỦI RO HỆ THÔNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG THỦ CÔNG VÀ DỰA
TRÊN CÔNG NGHỆ MỤC TIÊU HỌC TẬP
Trang 3Sau khi hoàn thành và thảo luận về trường hợp này, bạn sẽ có thể
[1] Nhận biết rủi ro trong hệ thống kế toán
bán hàng thủ công [3] Xác định các rủi ro mới có thểphát sinh từ việc sử dụng hệ thống
kế toán dựa trên CNTT
[2] Giải thích cách hệ thống kế toán dựa
trên công nghệ thông tin (CNTT) có thể
giảm thiểu rủi ro hệ thống thủ công
[4] Nhận ra các vấn đề liên quan đến
quá trình chuyển đổi hệ thống kế toán từ thủ công sang dựa trên CNTT
GIỚI THIỆU
St James Clothiers là một cửa hàng quần áo cao cấp nằm ở một thị trấn nhỏ của Tennessee St James chỉ có một cửa hàng, nằm trong khu mua sắm cạnh quảng trường của thị trấn St James nổi tiếng là nơi để mua quần áo đẹp trong khu vực địa phương.
Cửa hàng đã được 20 năm hoạt động
Chủ sở hữu, Sally St James, gần đây đã quyết định chuyển đổi từ hệ thống bán hàng thủ công tương đối đơn giản sang gói ứng dụng bán hàng dựa trên CNTT Phần mềm ứng dụng bán hàng sẽ được mua từ nhà cung cấp phần mềm Với tư cách là kiểm toán viên cao cấp về hợp đồng St James, gần đây bạn đã yêu cầu một trong những kiểm toán viên
là nhân viên của mình, Joe McSweeney, đến gặp chính thức với khách hàng để tìm hiểu thêm về thay đổi hệ thống kế toán được đề xuất Bạn đã yêu cầu Joe xem lại tường thuật
trong hồ sơ kiểm toán năm ngoái mà anh ấy đã chuẩn bị, trong đó mô tả hệ thống kế toán bán hàng thủ công hiện có và cập nhật nó cho bất kỳ thay đổi nào trong năm hiện tại Bạn cũng yêu cầu anh ta chuẩn bị một bản tường thuật thứ hai mô tả hệ thống kế toán bán hàng dựa trên CNTT được đề xuất, sử dụng thông tin mà anh ta thu được trong các cuộc
thảo luận với nhân viên St James Bản tường thuật từ các hồ sơ kiểm toán năm ngoái và bản tưởng thuật mà Joe chuẩn bị gần đây được cung cấp trong các trang tiếp theo.
YÊU CẦU
[1] Hệ thống kế toán bán hàng dựa trên CNTT mới được đề xuất sẽ dựa trên điện toán đám mây và St James sẽ truy cập phần mềm cơ bản thông qua truy cập trực tuyến Truy cập trang web của Ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài chính thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ (COSO) (www.coso.org) để nhận miễn phí bản sao tài liệu giấy tờ của trang web Quản lý rủi ro doanh nghiệp cho Điện toán đám mây, để trả lời các câu hỏi sau:
[a] Điện toán đám mây là gì?
[b] Việc sử dụng điện toán đám mây cho hệ thống bán hàng sẽ mang lại cho St James
những lợi ích nào, nếu có?
[c] Việc sử dụng điện toán đám mây cho hệ thống bán hàng sẽ áp đặt những rủi ro nào,
nếu có đối với St James?
Trang 4[2] Đối tác kiểm toán về hợp đồng với St James, Betty Watergate, đã yêu cầu bạn xem xét các bản tường thuật do Joe chuẩn bị như một phần của thủ tục lập kế hoạch kiểm toán cho cuộc kiểm toán báo cáo tài chính ngày 31 tháng 12 năm 2015 của năm hiện tại Betty muốn bạn chuẩn bị một bản ghi nhớ cho cô ấy để giải quyết những câu hỏi sau:
[a] Những khía cạnh nào của hệ thống kế toán bán hàng thủ công hiện hành tạo ra rủi ro
làm tăng khả năng có sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính? Xác định cụ thể từng rủi
ro và cách nó có thể dẫn đến sai sót Ví dụ: đừng chỉ đặt "Rủi ro: phiếu bán hàng được thu ngân chuẩn bị theo cách thủ công." Thay vào đó, bạn nên nêu rõ lý do tại sao điều này làm tăng rủi ro có sai sót trọng yếu bằng cách thêm "Điều này làm tăng rủi ro có sai sót trọng yếu vì nó làm tăng nguy cơ sai sót tính toán ngẫu nhiên của thu ngân."
[b] Những tính năng nào, nếu có, của hệ thống kế toán bán hàng dựa trên CNTT được đề
xuất sẽ giúp giảm thiểu những rủi ro được xác định trong câu hỏi 2.a Nếu có thiếu sót dự kiến vẫn còn tồn tại trong hệ thống mới, hãy chỉ ra rằng “không có điều khiển máy tính nào làm giảm nguy cơ này”
[c] Làm thế nào để hệ thống bán hàng dựa trên CNTT tạo ra rủi ro mới cho các sai sót
trọng yếu?
[d] Bạn có đề xuất gì liên quan đến kế hoạch chuyển đổi thực tế sang hệ thống mới này?
Chuẩn bị một bản ghi nhớ bao gồm các câu trả lời của bạn cho các câu hỏi của Betty Bạn
có thể thấy hữu ích khi kết hợp các câu trả lời của mình cho các câu hỏi 2.a và 2.b Ví dụ: bạn có thể trình bày câu trả lời của mình cho các câu hỏi 2.a và 2.b bằng cách sử dụng định dạng trang tính trên trang tiếp theo (Lưu ý: Bạn có thể tải xuống phiên bản điện tử của trang tính tại trang web của nhà xuất bản hỗ trợ sổ sách này www.pearsonhighering.com / beasley)
St James Clothiers BẢN TƯỞNG THUẬT MÔ TẢ HỆ THỐNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG THỦ CÔNG
CHO NĂM TÀI CHÍNH KẾT THÚC NGÀY 31/12/2014
Bản tường thuật này dựa trên các cuộc thảo luận với khách hàng tại St James Clothiers vào ngày 29 tháng 6 năm 2014, cùng với cuộc kiểm toán báo cáo tài chính ngày 31 tháng
12 năm 2014 Bản tường thuật này mô tả hệ thống bán hàng thủ công trong năm tài chính kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm 2014
BẢN MÔ TẢ HỆ THỐNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG HIỆN TẠI
St James có một số nhân viên bán hàng làm việc với khách hàng Nhân viên bán hàng được trả lương theo giờ cộng với tiền thưởng cho doanh số bán hàng mà họ tạo ra bằng cách hỗ trợ khách hàng Khi khách hàng đã sẵn sàng mua hàng, nhân viên bán hàng hướng dẫn khách hàng đến quầy thu ngân của cửa hàng để thanh toán
Để xử lý việc bán hàng, nhân viên thu ngân ghi lại thủ công tên nhân viên bán hàng, số sản phẩm, số lượng đã bán và giá bán trên phiếu bán hàng được đánh số trước bằng cách
sử dụng thông tin trên thẻ giá quần áo Phiếu bán hàng ở dạng trùng lặp Đối với các mặt
Trang 5hàng giảm giá đặc biệt, thu ngân đề cập đến các mẩu báo của quảng cáo hoặc trong các bảng hiệu bán hàng của cửa hàng Thỉnh thoảng, thu ngân phải nhờ vào nhân viên bán hàng để xác định giá bán Nhân viên thu ngân lấy số lượng nhân với giá theo cách thủ công để tính toán số tiền bán hàng và sau đó cộng thuế bán hàng để tính tổng số tiền bán hàng.Một khi phiếu bán hàng được tính xong, tổng doanh thu bán hàng trước thuế và số tiền thuế bán hàng được nhập vào máy tính tiền, và máy tính tiền ghi lại những số tiền này cộng với tính toán và ghi lại tổng số tiền bán hàng trên một bản sao băng tính tiền Nhân viên thu ngân ghim bản sao của biên lai băng tính tiền của khách hàng vào một bản sao của phiếu bán hàng được chuẩn bị thủ công và chuyển cho khách hàng
Bản sao khác của băng tính tiền được duy trì bên trong máy tính tiền đã khóa Không có
ai ngoại trừ kế toán cửa hàng, Meredith McGlomm, có thể mở khóa cuốn băng từ sổ đăng
ký Máy tính tiền là một máy tương đối đơn giản về cơ bản nó được sử dụng để tạo phiếu bán hàng và cung cấp một ngăn kéo có khóa để thu tiền mặt Két đựng tiền là thường chỉ được mở khi một đơn hàng được nhập vào; tuy nhiên, ngăn kéo cũng có thể được mở bằng cách nhấn nút “Total”
Phiếu bán hàng gốc được giữ lại trong một hộp tài liệu bên cạnh máy tính tiền Nhân viên bán hàng hỗ trợ thu ngân trong giờ giải lao và cao điểm bận rộn (đặc biệt là thứ Bảy) St James sẽ chỉ chấp nhận hàng trả của khách hàng nếu khách hàng có thể cung cấp bản sao của phiếu bán hàng Nhân viên thu ngân xử lý doanh thu bán hàng trả lại bằng cách hoàn thành một phiếu bán hàng sử dụng số tiền âm
John Thornberg, quản lý của cửa hàng, đếm tiền trong máy tính tiền hằng ngày và chuẩn
bị phiếu gửi tiền Anh ta mang tiền đến ngân hàng địa phương mỗi ngày và gửi vào kho lưu ký Vào ngày hôm sau, ngân hàng xử lý khoản tiền gửi và gửi trực tiếp phiếu gửi tiền
đã được xác nhận qua email cho kế toán cửa hàng (Meredith McGlomm)
Vào cuối mỗi ngày, Meredith thu thập tất cả các phiếu bán hàng từ nhân viên thu ngân và cũng lấy băng tính tiền bị khóa bên trong máy tính tiền Chúng được cất giữ trong một két sắt đặt tại văn phòng kế toán Vào ngày hôm sau, Meredith nhóm tất cả các phiếu bán hàng theo số lượng nhân viên bán hàng và ghi lại doanh số trong các cột riêng biệt của bảng tính Meredith tích lũy tổng doanh số bán hàng của nhân viên bán hàng để xác định tổng số tiền bán hàng cho ngày hôm đó cho cửa hàng
Meredith nhập tổng số hàng ngày vào Nhật ký bán hàng theo cách thủ công Cô ấy so sánh tổng doanh số hàng ngày trong Nhật ký bán hàng và tổng doanh số trên băng tính tiền cho ngày hôm đó Khi phiếu gửi tiền xác thực đến từ ngân hàng, Meredith so sánh số tiền gửi vào nhật ký bán hàng cho khớp ghi chú ngày hôm đó Chủ cửa hàng, Sally St James, định kỳ so sánh giữa phiếu gửi tiền hàng ngày với số tiền đã ghi trong Nhật ký bán hàng Cuối mỗi tháng, kế toán cửa hàng ghi sổ Nhật ký Bán hàng và ghi tổng tài khoản lên Sổ Cái Cô ấy sử dụng doanh số hàng tháng của nhân viên bán hàng để tính tiền thưởng cho nhân viên bán hàng trong tháng Do số lượng giao dịch bán hàng xảy ra, cửa hàng không thể duy trì hệ thống kiểm kê vĩnh viễn Do đó, vào cuối tháng, cửa hàng thực hiện kiểm kê hàng tồn kho để thiết lập hàng tồn kho cuối tháng Giá trị này được sử dụng
để tính Giá vốn hàng bán trong tháng
BẢN CẬP NHẬT KIỂM TOÁN NĂM TÀI CHÍNH 31/12/2015
Trang 6Dựa trên đánh giá của tôi và các cuộc thảo luận với nhân viên của St James Clothiers vào ngày 10 tháng 7 năm 2015, tường thuật trên mô tả hệ thống kế toán bán hàng thủ công mô
tả chính xác hệ thống kế toán bán hàng hiện tại
St James Clothiers BẢN TƯỞNG THUẬT MÔ TẢ HỆ THỐNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG DỰA TRÊN
CNTT CHO NĂM TÀI CHÍNH KẾT THÚC NGÀY 31/12/2015
Bản tường thuật này dựa trên các cuộc thảo luận mà tôi đã có với nhân viên khách hàng tại St James Clothiers vào ngày 10 tháng 7 năm 2015 Bản tường thuật mô tả các thành phần chính của hệ thống kế toán bán hàng dựa trên CNTT mới được đề xuất, mà St James dự định cài đặt trong quý 4 của năm hiện tại
BẢN TƯỜNG THUẬT MÔ TẢ HỆ THỐNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG DỰA TRÊN CNTT
Hệ thống bán hàng dựa trên CNTT mà St James đang có kế hoạch triển khai vào cuối năm nay là hệ thống được phát triển bên ngoài gói phần mềm kế toán bán hàng, mà nó sẽ được lưu trữ dưới dạng giải pháp phần mềm dựa trên đám mây bởi Olive States Software Sally St.James đã tìm hiểu về gói phần mềm này khi tham gia một cuộc họp của ngành cách đây vài tháng Từ việc nói chuyện với một số chủ cửa hàng, Sally tin rằng gói phần mềm này sẽ rất tốt cho St James Clothiers
Sally đã nói chuyện với một số người bạn địa phương, những người đã đề xuất một nhà tư vấn máy tính có trụ sở tại Nashville để hỗ trợ thực hiện Nhà tư vấn đã gặp Sally trong năm lần khác nhau để thảo luận về kế hoạch lắp đặt của họ Dự kiến cài đặt vào hai tuần cuối cùng của tháng 11 năm 2015 St James sẽ bắt đầu sử dụng hệ thống mới có hiệu lực
01 tháng 12
Phần mềm bán hàng sẽ được lưu trữ dưới dạng giải pháp phần mềm dựa trên đám mây và lưu trữ trên các máy chủ tại Olive States Software Các khía cạnh của giải pháp sẽ được cài đặt trên các máy tính tại St James để họ có thể truy cập giải pháp phần mềm sẽ được duy trì và hỗ trợ tại Olive States Software Phần mềm sẽ được cài đặt trên St Thiết bị của James sẽ được tải xuống từ Olive States Gói cơ bản bao gồm một số tính năng liên quan với hệ thống mà St James sẽ tùy chọn kích hoạt Sally đã yêu cầu nhà tư vấn hỗ trợ cài đặt phần mềm và chịu trách nhiệm thiết lập các tính năng đó, vì Sally và những nhân viên còn lại của cửa hàng không có kinh nghiệm về lập trình máy tính hoặc cài đặt phần mềm Khi hệ thống mới được triển khai, các máy tính tiền cũ sẽ bị loại bỏ và một máy tính mới
sẽ được sử dụng bởi thu ngân để xử lý việc bán hàng Máy tính (PC) có phần đính kèm ngăn kéo đựng tiền đặc biệt chỉ có thể mở được sau khi 1 đơn bán hàng được nhập vào
PC Để mở ngăn kéo bất kỳ lúc nào khác, cần có mã mật khẩu đặc biệt, mã này sẽ do quản lý cửa hàng duy trì Do đó, nếu nhân viên thu ngân mắc lỗi trong khi nhập hàng, quản lý cửa hàng sẽ phải nhập mật khẩu để vô hiệu hóa việc bán hàng
Trang 7Để vận hành máy tính tiền PC mới, nhân viên thu ngân phải nhập mật khẩu ba chữ số trước khi xử lý mỗi giao dịch bán hàng Nhân viên bán hàng sẽ tiếp tục điền thông tin cho nhân viên thu ngân, nhưng mỗi nhân viên bán hàng sẽ có một mật khẩu duy nhất để vận hành PC PC sẽ ghi lại mật khẩu của nhà điều hành cho mỗi lần bán hàng trên thiết bị lưu trữ nội bộ mà chỉ người quản lý cửa hàng mới có thể truy cập Người quản lý cửa hàng sẽ
có thể tạo báo cáo theo số mật khẩu để xem xét Phiếu bán hàng sẽ không còn được chuẩn
bị Thay vào đó, nhân viên thu ngân sẽ quét mã vạch sản phẩm trên thẻ giá được liên kết với sản phẩm và nhân viên thu ngân sẽ nhập số lượng đã bán và số nhân viên bán hàng PC sẽ mở rộng số lượng nhân với giá và tính toán số tiền bán hàng trước thuế, số tiền thuế bán hàng và tổng số tiền bán hàng Máy tính sẽ lấy đơn giá từ một bảng giá tổng thể dựa trên số sản phẩm đã nhập Do đó, không thể xử lý việc bán hàng cho các số sản phẩm không hợp lệ hoặc cho số sản phẩm không có giá trong tệp chính bảng giá
PC tạo ra một biên lai và nó sẽ được đưa cho khách hàng Biên lai sẽ ghi rõ số sản phẩm,
số lượng giao dịch, số tiền giao dịch, và số nhân viên bán hàng Máy tính không tạo ra một băng tính tiền riêng biệt Thay vào đó, số liệu bán hàng hàng ngày được lưu trữ trên đám mây trên các máy chủ tại Olive State Vào cuối mỗi ngày, nhân viên thu ngân chọn
“daily closing procedure”, tùy chọn này tự động cập nhật Nhật ký Bán hàng và hàng tồn kho cũng được duy trì trong ứng dụng đám mây Hàng bán trả lại chỉ có thể được xử lý bởi quản lý bằng cách sử dụng mật khẩu đặc biệt
Ứng dụng bảo trì đi kèm với hệ thống bán hàng được vi tính hóa mới phải được sử dụng
để nhập các thay đổi vào tệp bảng giá chính Quyền truy cập vào ứng dụng bảo trì được bảo vệ bằng mật khẩu và chỉ người quản lý cửa hàng và Sally sẽ có quyền truy cập mật khẩu vào tệp chính
Người quản lý cửa hàng sẽ tiếp tục thực hiện các khoản tiền gửi hàng hằng ngày theo cách phù hợp với quy trình hệ thống thủ công
Hệ thống mới sẽ thay đổi đáng kể trách nhiệm của kế toán cửa hàng Cho rằng máy tính
tự động đăng các giao dịch riêng lẻ lên Nhật ký bán hàng bằng nhân viên bán hàng, kế toán cửa hàng sẽ không chuẩn bị nhật ký bán hàng nữa Trên thực tế, một Nhật ký bán hàng sẽ không được tạo ra dưới dạng bản cứng Thay vào đó, mật khẩu của kế toán cửa hàng sẽ không cho phép truy cập vào mà chỉ cho phép đọc số liệu bán hàng hàng ngày CHỈ ĐỌC có nghĩa là kế toán chỉ có thể xem nội dung của tệp
Khi phiếu gửi đã xác nhận hàng ngày đến từ ngân hàng, kế toán cửa hàng sẽ nhập tổng số phiếu gửi vào hệ thống kế toán, và sau đó hệ thống sẽ so sánh số tiền ký quỹ với tổng doanh thu bán hàng được ghi nhận hàng ngày Bất kỳ sự khác biệt nào sẽ được liệt kê trong một báo cáo ngoại lệ được chuyển tiếp qua email đến Sally St James mỗi ngày Ngoài ra, nhập sổ hằng ngày cũng sẽ cập nhật tệp kiểm kê hàng tồn kho theo phương pháp thường xuyên Vì thủ tục hàng ngày của kế toán cửa hàng sẽ thay đổi đáng
kể, cô ấy sẽ có thể kiểm tra hồ sơ kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên bằng cách đếm vật
lý các mục hàng tồn kho đã chọn để so sánh với hồ sơ kiểm kê hàng tồn kho theo phương pháp thường xuyên, có thể được in hàng ngày trong văn phòng kế toán Sự khác biệt sẽ được quản lý cửa hàng xem xét hàng ngày và chủ sở hữu trên những bài kiểm tra đơn giản
Trang 8Là một phần của quy trình kết thúc hàng tháng, máy tính sẽ tự động đăng các giao dịch bán hàng và hàng tồn kho lên các tài khoản Sổ cái Kế toán cửa hàng sẽ nhập lên bảng cân dối thử và Sổ Cái để lập báo cáo tài chính hàng tháng Không có báo cáo hoặc tạp chí bản cứng nào khác sẽ được tạo ra Tất cả dữ liệu cơ bản sẽ được lưu trữ trong đám mây
Trang 9[a] Điện toán đám mây là gì?
Điện toán đám mây là việc cung cấp tài nguyên máy tính cho người dùng tùy theo mục đích sử dụng thông qua kết nối Internet Nguồn tài nguyên đó có thể là bất kì thứ
gì liên quan đến điện toán và máy tính, ví dụ như phần mềm, phần cứng, hạ tầng mạng cho đến các máy chủ và mạng lưới máy chủ cỡ lớn
[b] Việc sử dụng điện toán đám mây cho hệ thống bán hàng sẽ mang lại cho St James những lợi ích nào, nếu có?
Tiết kiệm chi phí
Với điện toán đám mây, doanh nghiệp có thể giảm thiểu hoặc cắt giảm hoàn toàn vốn đầu tư ban đầu vì không cần trung tâm dữ liệu tại chỗ (không lắp đặt máy chủ, phần cứng, phần mềm, khấu hao thiết bị, v.v ) Thêm vào đó, điện năng sử dụng trong vận hành và làm mát máy chủ cũng giảm, góp phần tăng tính thân thiện với môi trường Với việc giảm thiểu vốn đầu tư, không đòi hỏi lắp đặt và duy trì trung tâm dữ liệu tại chỗ, chi phí có thể được dùng cho những dự án cần kíp khác và doanh nghiệp cũng sẽ
có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính
Truy cập tức thì mọi lúc mọi nơi
Dữ liệu dễ dàng được lưu trữ, tải về, phục hồi, hoặc xử lý chỉ với một vài cú nhấp chuột Người dùng có thể truy cập vào tài khoản ngay khi đang di chuyển, 24/7, thông qua bất kỳ thiết bị nào, ở bất kỳ nơi nào trên thế giới miễn là bạn vẫn đang kết nối với internet Trên hết, tất cả các nâng cấp và cập nhật được thực hiện một cách tự động, do
đó tiết kiệm khá nhiều thời gian và nỗ lực để duy trì hệ thống, giảm đáng kể khối lượng công việc cho nhóm IT
Hợp tác bền vững, không xáo trộn
Một tình trạng xảy ra khá phổ biến là bạn bị mất phương hướng khi đang theo dõi một
dự án Lý do là vì sau nhiều lần gửi file trao đổi qua lại, cuộc thảo luận trở nên hỗn loạn, file đã qua nhiều lần chỉnh sửa đến nỗi không còn ai nhận ra đâu là thành phẩm
Với điện toán đám mây, file được tập trung lưu trữ cố định và nhất quán, truy cập ở
bất kỳ đâu, tạo nên một không gian ảo nơi mà mọi người trực tiếp thảo luận, cùng chia
sẻ một file và nhận được phản hồi tức thì Điều này khiến cho năng suất làm việc được cải thiện rõ rệt, giảm thiểu tối đa rắc rối, gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng, và nhiều hơn thế nữa
Bảo mật dữ liệu
Như đã đề cập ở trên, một trong những mối lo ngại khi sử dụng điện toán đám mây là việc bảo mật thông tin Các nhà cung cấp dịch vụ phải luôn đảm bảo rằng hệ thống bảo vệ được cập nhật liên tục và cùng lúc với tất cả các tính năng mới thông qua việc kiểm định chặt chẽ Tất cả các hoạt động trên đám mây sẽ được bên thứ ba giám sát và kiểm tra thường xuyên để đảm bảo rằng các tiêu chuẩn an toàn được đáp ứng
Trang 10TRẢ LỜI CÂU HỎI
[c] Việc sử dụng điện toán đám mây cho hệ thống bán hàng sẽ áp đặt những rủi
ro nào, nếu có đối với St James?
Hệ thống kế toán bán hàng thủ công hiện hành tạo ra nhiều rủi ro làm tăng khả năng
xảy ra sai sót trọng yếu trong hệ thống tài chính Nhân viên có thể dễ dàng thao túng
sổ sách kế toán vì không có bất kỳ bảo mật nào được thiết lập trong tổ chức như
quyền truy cập của nhân viên được ủy quyền chỉ có ID người dùng và Mật khẩu vào
hệ thống Mất sổ sách thủ công, trộm cắp hoặc tiêu hủy cũng có thể tạo ra một vấn đề
lớn vì không có phương tiện hỗ trợ có sẵn trong hệ thống thủ công như trong hệ thống
máy tính tự động
CÂU HỎI VÀ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT
[1] Những khía cạnh nào của hệ thống kế toán bán hàng thủ công hiện hành tạo ra rủi
ro làm tăng khả năng có sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính? Xác định cụ thể
từng rủi ro và cách nó có thể dẫn đến sai sót Ví dụ: đừng chỉ đặt "Rủi ro: Vé bán hàng
được thu ngân chuẩn bị theo cách thủ công." Thay vào đó, bạn nên nêu rõ lý do tại sao
điều này làm tăng rủi ro có sai sót trọng yếu bằng cách thêm "Điều này làm tăng nguy
cơ có sai sót trọng yếu vì nó làm tăng nguy cơ có sai sót toán học ngẫu nhiên của thủ
quỹ."
[2] Những tính năng nào, nếu có, của hệ thống kế toán bán hàng dựa trên CNTT được
đề xuất sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro được xác định trong câu hỏi 1? Nếu sự thiếu hụt
được cho là vẫn tồn tại trong hệ thống mới, hãy chỉ ra rằng “không có điều khiển máy
tính nào làm giảm nguy cơ này”
GIẢI PHÁP
Theo bản tường thuật mô tả hệ thống kế toán bán hàng thủ công hiện tại của St James
Clothiers và bản tường thuật mô tả hệ thống kế toán bán hàng dựa trên CNTT mới
được đề xuất của họ, được lên kế hoạch triển khai vào quý 4 năm 2009 Bảng sau đây
nêu bật những rủi ro mà nhóm đã xác định là liên quan đến hệ thống thủ công Đối với
mỗi loại rủi ro thủ công, nhóm đã lưu ý cách hệ thống dựa trên CNTT được đề xuất sẽ
giảm thiểu rủi ro đó
Rủi ro hệ thống thủ công
Tác động liên quan đến Báo
Việc ghi chép thủ công tên
nhân viên bán hàng, số sản
phẩm, số lượng bán và giá
bán làm tăng rủi ro do lỗi
ngẫu nhiên của nhân viên thu
ngân
Điều này có thể dẫn đến tăng rủi
ro có sai sót trọng yếu trong bán hàng
Hệ thống mới yêu cầu nhân viên bán hàng nhập mật khẩu duy nhất của họ, điều này sẽ giảm thiểu các lỗi liên quan đến việc nhập tên của nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng sẽ tiếp tục nhập số lượng và số lượng sản phẩm Số lượng sản phẩm không hợp lệ và những sản phẩm không có giá trong tệp chính Bảng