Các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm sử dụng Hệ thống để thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, luân chuyển, điều hành, lưu trữ và khai thác thông tin văn bản, tài liệu trong quá trình xử lý,
Trang 1QUY CHẾ
QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, SỬ DỤNG, KHAI THÁC
HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH VNPT-IOFFICEV4.0
TẠI TRUNG TÂM KIỂM SOÁT BỆNH TẬTTỈNH AN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số …./QĐ-TTKSBT ngày / /2019 của Giám đốc Trung tâm
Kiểm soát bệnh tật tỉnh An Giang)
Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1 Quy chế này quy định về việc quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành VNPT-iOffice phiên bản 4.0 (gọi tắt là Hệ thống) của Trung tâm Kiểm soát bệnh tật tỉnh An Giang (gọi tắt là TTKSBT)
2 Quy chế này áp dụng đối với công chức, viên chức, cán bộ, nhân viên; các khoa, phòng tham gia khai thác, sử dụng, quản lý Hệ thống (sau đây gọi tắt là các cá nhân, khoa, phòng)
Điều 2 Giải thích thuật ngữ
Trong Quy chế này, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1 Hệ thống Quản lý và Điều hành văn bản điện tử (sau đây gọi tắt là hệ thống): bao gồm
phân hệ “Văn bản đến” và phân hệ “Văn bản đi” phục vụ công tác tiếp nhận, xử lý, điều hành và lưu trữ văn bản của Lãnh đạo TTKSBT tỉnh, Lãnh đạo và chuyên viên các đơn vị trực thuộc thông qua phương tiện điện tử theo quy định “Phương tiện điện tử” với nghĩa
là “phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự (Luật giao dịch điện tử năm 2005)
2 Văn bản điện tử: là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu (Nghị định số
64/2007/NĐ-CP) Ở đây khái niệm này được định nghĩa thông qua khái niệm “Thông điệp dữ liệu” với sự giải thích là “thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005)
3 Tính toàn vẹn của văn bản điện tử: là dữ liệu hay thông tin trên văn bản điện tử không
bị thay đổi, mất mát trong khi lưu trữ hay truyền tải Nói cách khác tính toàn vẹn là tính không bị hiệu chỉnh của dữ liệu
4 Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức
Trang 25 Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành
6 Đơn vị thuộc cơ quan Trung tâm Kiểm soát bệnh tật tỉnh: bao gồm các khoa chuyên
môn, các phòng chức năng của TTKSBT tỉnh
7 Đơn vị ngoài cơ quan Trung tâm Kiểm soát bệnh tật tỉnh (nếu có): các đơn vị khác
không thuộc cơ quan TTKSBT tỉnh được quy định tại khoản 6 của điều này
8 Đơn vị nội bộ: là tất cả các đơn vị tham gia quản lý, khai thác, triển khai, sử dụng hệ
thống
9 Cá nhân xử lý văn bản: bao gồm tất cả cán bộ, nhân viên, công chức, viên chức thuộc
đơn vị được giao quản lý, khai thác, sử dụng và xử lý văn bản
10 Tài khoản (Account):là đối tượng đại diện cho các cá nhân, khoa, phòng tham gia vào
Hệ thống bao gồm tên và mật khẩu đăng nhập Sau khi đã đăng nhập, tài khoản đó có quyền quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu tùy thuộc vào mức độ phân quyền cho đến khi thoát khỏi Hệ thống Các tài khoản được phân quyền và quản lý bởi người quản trị Hệ thống
11 Cơ sở dữ liệu (Database): Là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ tập
trung trên máy tính nhằm thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người
sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau
12 Số hóa văn bản (Text digitize): Là quá trình chuyển đổi từ văn bản giấy sang văn bản
điện tử và có thể lưu trữ trên máy tính dưới dạng dữ liệu có cấu trúc và dữ liệu toàn văn
13 Quản trị Hệ thống:là người quản trị toàn bộ Hệ thống bao gồm quản trị thông tin về
cấu hình hệ thống, cụ thể thực hiệnthiết lập tham số cấu hình cho toàn bộ Hệ thống, thiết lập tham số về quy trình xử lý văn bản, chế độ làm việc, chế độ nhật ký, chế độ đăng nhập/đăng xuất, khai thác dữ liệu, quản trị và phân quyền sử dụng cho người dùng theo quy trình xử lý công việc, theo quy chế làm việc của cơ quan
Điều 3 Các nguyên tắc chungkhi sử dụng và khai thác hệ thống
1 Mỗi khoa, phòng được cung cấp một trang (Site); mỗi cá nhân được cấp một tài khoản
(Account); được phân quyền để truy cập, quản trị, sử dụng và khai thác Hệ thống.Tài khoản của cá nhân được phân quyền theo vai trò tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn khi tham gia Hệ thống Các cá nhân phải tự bảo vệ thông tin tài khoản của mình, chỉ quản lý và khai thác các nội dung thông tin văn bản, tài liệu trong phạm vi được phân quyền cho đến khi thoát khỏi Hệ thống;
Trang 32 Đối với mỗi tài khoản được cấp đều có thể tham gia Hệ thống trên môi trường mạng
thông qua các trình duyệt phổ dụng trên máy tính (Firefox, Chrome, Internet Explorer), trên thiết bị di động Hệ thống đã phát triển phiên bản trên Ipad giúp cá nhân xử lý dễ dàng hơn;
3 Khi kết thúc phiên làm việc, cá nhân phải thoát khỏi Hệ thống và đóng trình duyệt để
đảm bảo an toàn dữ liệu;
4 Đơn vị, cá nhânkhi cần cấp mới, thay đổi quyền hạn, khóa, hỗ trợ xử lý, tài khoản
của các cá nhân thuộc đơn vị mình, phải thông báođếnLãnh đạo cơ quanvà người quản trị
Hệ thống về việc hỗ trợ xử lý yêu cầu Cá nhân có thẩm quyền xử lý công việc trong Hệ thống khi muốn ủy quyền lại cho một người khác xử lý phải được sự cho phép của Lãnh đạo cơ quan;
5 Các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm sử dụng Hệ thống để thực hiện việc tiếp nhận,
xử lý, luân chuyển, điều hành, lưu trữ và khai thác thông tin văn bản, tài liệu trong quá trình xử lý, giải quyết công việc;
6.Các cá nhân, khoa, phòngtham gia sử dụng, khai thác Hệ thống phải tuân thủ theo đúng
mục đích, thẩm quyền phục vụ công tác;đảm bảo trách nhiệm thực hiện việc gửi, nhận, trao đổi và xử lý văn bản đúng quy trình và tiến độ xử lý để không làm gián đoạn quá trình xử lý; đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn về nội dung khi xử lý và luân chuyển thông tin của văn bản, tài liệu trên Hệ thống;
7 Tất cả văn bản, tài liệu đi/đến đều phải được scan và cập nhật lên hệ thống Đối với
văn bản đóng dấu “mật”, “tuyệt mật”, “tối mật”, văn bản khiếu nại, tố cáo, hồ sơ cán bộ công chức, viên chức không đưa lên Hệ thống Quản lý và Điều hành văn bản điện tử;
8 Các thông tin, dữ liệu dạng ký tự dùng trong Hệ thống phải sử dụng bộ mã ký tự chữ
Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909-2001 (Unicode)
Chương II
TỔ CHỨC HỆ THỐNG Điều 4 Địa chỉ truy cập vàoHệ thống
1 Tên miền chung để truy cập Hệ thốngtại TTKSBT là
http://vpdt.angiang.gov.vn
2 Định dạng tên miền truy cập Hệ thống của TTKSBT:
Trang 4Tên miền truy cập Hệ thống của TTKSBTkhông trực thuộc Sở Y tế tỉnh An Giang: sử dụng tên viết tắt của cơ quan và tên viết nguyên của đơn vị hành chính địa phương bằng chữ in thường, tiếng Việt, viết liền không khoảng trống và không dấu theo
dạng <tên viết tắt của cơ quan/địa phương>ttksbtag
Điều 5 Tài khoản truy cập
1 Định dạng tên tài khoản đăng nhập Hệ thống:
- Định dạng tên tài khoản của các cá nhân người dùng tham gia vào Hệ
thống:<ho_dem><ten><_><donvi>trong đó<ho_dem> là họ đệm của người truy cập, trong đó ho lấy một chữ cái đầu, dem lấy một chữ cái đầu;<ten>là tên của người truy cập, viết đầy đủ, tiếng Việt không dấu; gạch nối dưới <_>; liền đó là tên viết tắt của đơn vị<donvi>
Ví dụ:tên tài khoản đăng nhập của Huỳnh Thị Phương Thanh thuộc phòng Tổ chức hành chính sẽ có dạng (sau khi truy cập Site vpdt.angiang.gov.vn):
htpthanh.ttksbtag;
- Đối với các khoa, phòng của TTKSBT, định dạng tên tài khoảntham gia vào Hệ
thống:<tencoquan><_><khoaphong><_><doituong>trong đó<tencoquan> là tên TTKSBT; gạch nối dưới <_>;<khoaphong>là tên khoa, phòng chức năng; gạch nối dưới
<_>; <doituong>là tên viết tắt của đối tượng công tác, viết đầy đủ, tiếng Việt không dấu,
liền nhau
Ví dụ: tên tài khoản đăng nhập của đối tượng Văn thưthuộc phòng Tổ chức hành
chính sẽ có dạng (sau khi truy cập Site ttksbtangiang.vnptioffice.vn): ttksbt_tchc_VT
(văn thư); hoặc tên tài khoản đăng nhập của Lãnh đạo là Ban Giám đốc sẽ có
dạngttksbt_bgd_LD (lãnh đạo);
- Khi có nhiều người trong cùng cơ quan trùng họ và tên, người quản trị Hệ thống của cơ quan sẽ thiết lập và thông báo cho người dùng biết tài khoản truy cập
2 Mật khẩu của tài khoản:
- Mật khẩu mặc định khi mới khởi tạo là: Vnpt1234 Sau 2 tuần kể từ khi cấp mới tài khoản hoặc đặt lại mật khẩu về mặc định, cá nhân không thay đổi mật khẩu mặc định, tài khoản sẽ tự động bị khóa
- Các cá nhân, khoa, phòng có trách nhiệm thay đổi mật khẩu tài khoản của mình khi đăng nhập sử dụng tài khoản lần đầu, thường xuyên thay đổi mật khẩu và có trách nhiệm bảo mật thông tin về mật khẩu riêng
- Mật khẩu OTP (One Time Password): các cá nhân có thể tự đăng ký thêm mã xác thực
để tăng lớp bảo mật vào hệ thống Sau đăng ký, khi cá nhân đăng nhập vào hệ thống, hệ thống sẽ nhắn mã xác thực gồm 6 chữ số đến điện thoại di động của cá nhân vàđương sự
sẽ dùng mã xác thực này để nhập vào hệ thống
Trang 5- Tất cả cá nhân, khoa, phòng đã được cấp tài khoản đều có thể đăng nhập Hệ thống để sử dụng và khai thác thông tin trên Hệ thống thông qua các trình duyệt Web vào địa chỉ đã được cung cấp (hoặc có thể truy cập vào Hệ thống chung của vnptioffice.vn, sau đó truy cập vào Site của TTKSBTT: tksbtangiang.vnptioffice.vn)
-Các cá nhân, khoa, phòng tham gia vào Hệ thốngkhông được tự ý thay đổi các thông tin của Hệ thống cũng như truy cập trái phép vào Hệ thống Trường hợp cần thay đổi thông tin liên quan đến Hệ thống phải được sự phê duyệt của lãnh đạo cơ quan Trường hợp bị mất quyền kiểm soát tài khoản cần báo ngay cho người quản trị của cơ quan để kịp thời
có phương án xử lý (thiết lập lại mật khẩu truy cập)
3 Quy định khi không thể truy cập vào Hệ thống
Trong một số trường hợp sau đây, toàn thể người dùng trong cơ quan không thể truy cập vào hệ thống: cơ quan bị cắt điện, sự cố mạng internet, hệ thống bị lỗi không thể truy cập, Khi đó, quy trình xử lý văn bản đi/đến trên hệ thống sẽ được quy định như sau:
1 Sự cố xảy ra trong một (01) ngày
- Đối với những văn bản mang tính chất hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn cho phép xử lý theo đường giấy thông thường và phải bổ sung trên Hệ thống ngay ngày làm việc tiếp theo
- Đối với những văn bản không mang tính chất hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn có thể để lại
xử lý trong ngày làm việc tiếp theo
2 Sự cố xảy ra lớn hơn một (01) ngày
Xử lý tất cả văn bản theo đường giấy thông thường và phải bổ sung trên Hệ thống ngay trong ngày làm việc đầu tiên sau khi đã được khắc phục sự cố
Chương III QUY ĐỊNH VỀ SỬ DỤNG, KHAI THÁC CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG Điều 6 Xử lý văn bản đến
1 Trách nhiệm Văn thư:
a) Văn bản giấy đến cơ quan qua đường bưu điện, fax, chuyển trực tiếp hoặc các nguồn khác:
- Văn thư tiếp nhận, quét (scan) văn bản, số hóa văn bản; cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin văn bản vào Hệ thống ngay trong ngày nhận văn bản và trình xử lý trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành theo quy định; chuyển cho người có thẩm
quyền "Xử lý Văn bản đến", lưu ý: Văn thư điền đầy đủ các trường tin theo thẩm
quyền hoặc do văn bản đến quy định (như cơ quan gửi, độ khẩn, lĩnh vực, trích yếu )
Trang 6Riêng mục trích yếu cần ghi rõ hơn trích yếu của văn bản gốc để tiện cho việc thống kê,
tìm kiếm sau này; ví dụ: không ghi chung là "V/v Mời họp" mà phải ghi là "Sở Y tế mời họp ngày giờ, địa điểm, về việc ” Không photocopy văn bản, tài liệu đã được cập nhật lên Hệ thống, chỉ chuyển bản gốc về đơn vị xử lý theo sự phân công của Lãnh đạo;
- Đối với văn bản đến từ cơ quan bên ngoài: có tài liệu kèm theo trên 30 trang, Văn thư chỉ scan văn bản, không scan tài liệu kèm theo, trình xử lý song song bản giấy và bản điện tử Văn thư chịu trách nhiệm photo gửi các đơn vị có liên quan xử lý công văn này theo đúng quy định về công tác văn thư;
- Đối với những văn bản, tài liệu phải chuyển cả bì có ghi đích danh tên đơn vị/cá nhân: Văn thư vẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản để cập nhật các trường thông tin đầu
vào tương ứng với các thông tin ghi trên bì theo quy định và tích chọn vào mục □ chuyển
cả bì trước khi chuyển cho đơn vị/cá nhân được ghi đích danh;
b) Văn bản điện tử đến qua Hệ thống (là bản PDF hoặc bản có chữ ký số):
- Văn thư cập nhật và chuyển cho Lãnh đạo TTKSBT (hoặc người được Lãnh đạo TTKSBT ủy quyền xử lý văn bản) Người ủy quyền sẽ theo dõi được các văn bản đã ủy quyền trong mục văn bản ủy quyền;
- Ngay sau khi nhận được văn bản trên hệ thống, Văn thư phải vào sổ và trình xử lý trên
Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành Theo dõi, vào sổ văn bản (đối với những văn bản đến từ đơn vị nội bộ) hoặc scan và cập nhật văn bản (đối với những văn bản đến từ đơn vị ngoài hệ thống) trình Lãnh đạo TTKSBT xử lý tất cả văn bản đến của đơn vị;
- Định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất của Lãnh đạo:Văn thư sử dụng các tính năng báo cáo thống kê có trên Phần mềm để lập các báo cáo thống kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình và tiến độ xử lý văn bản của đơn vị
- Theo dõi và đôn đốc tiến độ xử lý văn bản, tài liệu trên Hệ thống phần mềm của đơn vị mình;
2 Trách nhiệm Trưởng phòng Tổ chức hành chính:
Thực hiện và chịu trách nhiệm trước những công việc sau:
- Theo dõi, phân chuyển sơ bộ văn bản đến trên hệ thống phần mềm cho các đơn vị hoặc trình Lãnh đạo TTKSBT theo chức năng nhiệm vụ được giao Trưởng phòng Tổ chức hành chính phải phân chuyển/trình văn bản ngay trong ngày văn bản được đưa lên hệ thống đối với những văn bản thông thường, trong vòng 2 giờ đồng hồ đối với những văn bản khẩn - thượng khẩn - hỏa tốc - ưu tiên;
- Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo TTKSBT về việc giám sát, theo dõi, đôn đốc Văn thư scan, cập nhật thông tin của văn bản lên hệ thống
- Trường hợp không thể trực tiếp thao tác phân phối văn bản trên phần mềm, Trưởng phòng Tổ chức hành chính có thể ủy quyền cho cá nhân trong phòng thao tác để việc
Trang 7phân phối văn bản trên phần mềm không bị gián đoạn Cá nhân ủy quyền và cá nhân
được ủy quyền phải chịu trách nhiệm về việc xử lý công việc của mình theo quy định
3 Trách nhiệm của Lãnh đạo TTKSBT:
- Lãnh đạo TTKSBT có trách nhiệm phân phối, cho ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản đến trên
hệ thống phần mềm tại tài khoản của mình
4 Trách nhiệm của Trưởng, phó khoa, phòng hoặc tương đương:
- Là người trực tiếp xử lý văn bản đến hoặc chuyển cho chuyên viên tùy theo yêu cầu, tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ của đơn vị; đồng thời điền đầy đủ các thông tin trên giao diện như: ý kiến chỉ đạo, thời hạn xử lý,
- Theo dõi, xử lý hoặc phân công xử lý văn bản đến trên Hệ thống phần mềm theo đúng tiến độ;
- Giám sát, theo dõi và đôn đốc tiến độ xử lý văn bản, tài liệu trên Hệ thống phần mềm của đơn vị mình;
- Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo TTKSBT về việc quản lý và điều hành công việc của đơn vị mình trên Hệ thống phần mềm;
- Trường hợp văn bản không thuộc chức năng nhiệm vụ, lĩnh vực của đơn vị xử lý, cán
bộ xử lý có thể trả lại văn bản cho cán bộ trực tiếp phân phối công văn
- Trường hợp không thể trực tiếp thao tác phân phối văn bản trên phần mềm, Lãnh đạo đơn vị có thể ủy quyền cho cá nhân khác thao tác để việc phân phối văn bản trên phần mềm không bị gián đoạn Cá nhân ủy quyền và cá nhân được ủy quyền phải chịu trách nhiệm về việc xử lý công việc của mình theo quy định
5 Trách nhiệm của cá nhân xử lý văn bản:
Người có thẩm quyền xử lý văn bản của cơ quan:
- Xem xét, phân loại; điền đầy đủ các thông tin trên giao diện như: ý kiến chỉ đạo, thời hạn xử lý rồi chuyển đến khoa, phòng, các cá nhân liên quan biết để triển khai, đôn đốc, phối hợp thực hiện;
- Người có thẩm quyền xử lý văn bản, có quyền giao thời hạn xử lý văn bản, người xử lý chính, qua đó có thể theo dõi thời hạn xử lý văn bản, số ngày văn bản xử lý quá hạn
- Theo dõi, chịu trách nhiệm xử lý văn bản đến trên Hệ thống phần mềm đúng tiến độ theo sự phân công của Lãnh đạo;
- Trường hợp văn bản không thuộc chức năng nhiệm vụ, lĩnh vực của mình xử lý, cán bộ
xử lý có thể trả lại văn bản cho lãnh đạo trực tiếp giao nhiệm vụ
Trang 8- Trong trường hợp người có thẩm quyền xử lý văn bản chuyển thẳng đến chuyên viên
thuộc các khoa, phòng để xử lý thì phải đồng thời chuyển cho Lãnh đạo phòng và Lãnh đạo cơ quan phụ trách lĩnh vực đó và người có liên quan biết để chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc, phối hợp thực hiện
- Cá nhân trực tiếp xử lý văn bản đến phải cập nhật quá trình xử lý văn bản thông qua các
trạng thái: đang xử lý, đã hoàn tất; lưu văn bản vào hồ sơ công việc để theo dõi thực hiện Trong trường hợp văn bản đến cần phải xử lý, trả lời hoặc soạn thảo ban hành văn bản mới thì thực hiện theo Khoản 1, Điều 7 của Quy chế này
6 Trách nhiệm của các khoa, phòng trực thuộc:
Phải sử dụng hệ thống khi gửi văn bản đến các đơn vị thuộc TTKSBT
7 Thời hạn cập nhật, xử lý văn bản trên Hệ thống:
- Văn thư đơn vị TTKSBT phải scan và cập nhật tất cả văn bản đến lên Hệ thống trong ngày nhận được văn bản giấy Đối với những văn bản khẩn - thượng khẩn - hỏa tốc, Văn thư phải hoàn thành trong vòng 1 giờ từ khi nhận văn bản
- Tất cả cán bộ phân phối/chuyển xử lý/xử lý văn bản phải thực hiện trên hệ thống theo thời hạn xử lý của văn bản
- Cán bộ trực tiếp xử lý văn bản (là cán bộ cuối cùng phải trực tiếp thụ lý xử lý văn bản, quyết định về trạng thái hoàn thành hay không hoàn thành của văn bản) phải xử lý văn bản trong thời gian cho phép của cán bộ cấp trên hoặc thời hạn của văn bản đến
Điều 7 Xử lý văn bản đi
1 Trách nhiệm Văn thư:
- Thao tác tổng quát:Văn thư chọn mục Văn bản đi\Chờ phát hành, chọn số đi, nhập số văn bản, ngày ban hành, nơi nhận văn bản và phát hành văn bản khi nhận được dự thảo văn bản điện tử có sự đồng ý cho ban hành của Lãnh đạo TTKSBT do chuyên viên chuyển đến; Văn thư quét (scan) văn bản đã được Lãnh đạo ký và kèm tập tin để phát hành; nếu sử dụng chữ ký số thì tiến hành chứng thực chữ ký số cho văn bản theo quy trình đã quy định
- Trong trường hợp phát hành văn bản nhưng phát hiện nhầm lẫn, Văn thư có thể thu hồi văn bản và phát hành lại với điều kiện các nơi nhận chưa xử lý văn bản đó
- Đối với phiếu trình: phải cấp số phiếu trình điện tử trước khi trình Lãnh đạo TTKSBT
- Đối với văn bản: Văn thư chịu trách nhiệm cấp số và ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền của đơn vị Chỉ cấp số khi đã nhận được văn bản giấy có chữ ký của người có thẩm quyền; đồng thời trên Hệ thống văn bản này đã nằm ở mục chờ cấp số Văn thư phải chịu trách nhiệm kiểm tra lại thông tin được cập nhật trên Hệ thống so với bản giấy
đã được phê duyệt, sau khi cấp số điện tử, Văn thư sẽ cấp số và đóng dấu đỏ trên bản
Trang 9giấy, scan văn bản (đã có số và dấu đỏ), cập nhật văn bản và ban hành trên Hệ thống phần mềm ngay trong ngày văn bản được cấp số Trường hợp văn bản chưa được cập nhật trên
Hệ thống hoặc thông tin cập nhật không đúng với bản giấy hoặc thiếu sót thông tin, Văn thư có trách nhiệm yêu cầu cán bộ soạn thảo cập nhật/cập nhật lại thông tin văn bản lên
Hệ thống trước khi cấp số và phát hành văn bản;
- Kiểm tra, giám sát và đảm bảo các thông tin văn bản đi trên Hệ thống trùng với thông tin trên bản giấy được Lãnh đạo phê duyệt trước khi cấp số và ban hành trên Hệ thống;
- Định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất của Lãnh đạo TTKSBT, Trưởng phó phòng Tổ chức hành chính, Văn thư sử dụng các tính năng báo cáo thống kê có trên Hệ thống để báo cáo
thống kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình ban hành văn bản đi
2 Trách nhiệm của Lãnh đạo TTKSBT:
- Lãnh đạo TTKSBT (cấp cao nhất của cơ quan hoặc người được ủy quyền ký văn bản) cho ý kiến xử lý Nếu đã thống nhất với nội dung và hình thức của dự thảo văn bản thì bút phê chuyển lại cho chuyên viên để in, trình ký và chuyển cho Văn thư để phát hành; nếu không thống nhất thì chuyển lại cho người khởi tạo văn bản để tiếp tục chỉnh sửa dự thảo đến khi đạt được sự thống nhất
- Tra cứu, theo dõi tất cả văn bản đi do cá nhân đã ký phê duyệt
3 Trách nhiệm của cá nhân xử lý văn bản đi:
- Khi cấp trên có văn bản hoặc chỉ thị trực tiếp: cá nhân xử lý văn bản đi sử dụng chức năng "Dự thảo văn bản đi"để soạn thảo văn bản; có thể soạn thảo văn bản trực tiếp trên phần mềm hoặc soạn thảo trên máy tính rồi đính kèm file đã được soạn thảo lên Hệ thống
- Khi có yêu cầu trả lời từ văn bản đến (đối với người được giao là cán bộ xử lý chính):
cá nhân xử lý văn bản đi sử dụng chức năng “phúc đáp văn bản đến” để chọn tập tin văn bản đã dự thảo đính kèm
- Khi khởi tạo văn bản, cá nhân xử lý văn bản đi có trách nhiệm xác định rõ loại văn bản, trích yếu nội dung, nơi nhận (xác định cơ quan chỉnhận bản điện tử, cơ quan nhận bản điện tử và cảbản giấy)
- Sau khi dự thảo văn bản, vào mục Văn bản đi\Dự thảo văn bản đi, sau đó điền thông tin vào phần “trích yếu”, chọn “văn bản đính kèm” để đính kèm tập tin văn bản đã dự thảo ; chọn mục Chuyển lãnh đạo khác để chuyển bản thảo đến lãnh đạo cấp phòng (hoặc cấp trên trực tiếp) để trình duyệt thông qua chức năng xử lý văn bản đi, lưu ý điền đầy đủ các mục thông tin trong giao diện phần mềm (như: Trích yếu, ), cần đính kèm các văn bản
có liên quan ở mục "Chọn văn bản liên quan” để lãnh đạo tham khảo
Trang 10- Trong trường hợp văn bản dự thảo đã chuyển nhầm đến lãnh đạo hoặc cá nhân khác và lãnh đạo hoặc chuyên viên khácchưa xử lý văn bản đó, người soạn thảo văn bản có thể sử dụng công cụ Thu hồi để chuyển lại
- Trường hợp văn bản dự thảo không phát hành nữa có thể sử dụng công cụ xóa để loại văn bản ra khỏi mục văn bản đi
- Phê duyệt của lãnh đạo cấp phòng hoặc cấp trên trực tiếp của cá nhân xử lý văn bản đi:
a)Trường hợp chưa sử dụng chữ ký số:
- Nếu dự thảo văn bản đi chưa đạt yêu cầu: Lãnh đạo cấp phòng (hoặc cấp trên trực tiếp)
có thể chỉnh sửa trực tiếp văn bản, đánh dấu phần chưa đạt chuyển lại cho người khởi tạo chỉnh sửa đến khi đạt yêu cầu
- Nếu dự thảo văn bản đi đã đạt yêu cầu: Lãnh đạo cấp phòng (hoặc cấp trên trực tiếp) chuyển lại cá nhân xử lý văn bản đi để in trình Lãnh đạoTTKSBT xem xét; nếu Lãnh đạoTTKSBT thống nhất với bản thảo, đồng ý ký, cho ban hành thì cá nhân xử lý văn bản
đi chuyển đồng thời cả bản giấy đã được Lãnh đạoTTKSBT ký và bản điện tử đến Văn thư để phát hành, kết thúc quá trình xử lý văn bản đi
b)Trường hợp đã sử dụng chữ ký số:
- Đối với văn bản chỉ gửi bản điện tử, không gửi bản giấy: cá nhân xử lý văn bản đi sẽ in
và trình văn bản giấy đến người có thẩm quyền ký để Văn thư lưu, đồng thời chuyển bản điện tử đến Văn thư để thực hiện quy trình xác thực chữ ký số và phát hành
- Đối với văn bản phải gửi cả bản điện tử và bản giấy: cá nhân xử lý văn bản đi sẽ in văn bản giấy, trình Lãnh đạoTTKSBT ký, đồng thời chuyển bản điện tử để Văn thư thực hiện quy trình xác thực chữ ký số và phát hành cả bản giấy và bản điện tử
Lưu ý: Trong trường hợp Lãnh đạo chuyển nhầm văn bản mà người nhận chưa xử lý thì
có thể sử dụng công cụ Thu hồi để xử lý lại văn bản Trường hợp đã dự thảo nhưng không muốn phát hành có thể sử dụng công cụ Xóa để loại văn bản khỏi mục Văn bản đi
Điều 8 Danh mục văn bản trao đổi trên môi trường mạng
1 Danh mục văn bản trao đổi hoàn toàn bằng bản điện tử, không gửi văn bản giấy:
Là những văn bản thường, dạng điện tử (gồm bản PDF và bản có chữ ký số), cụ thể:
a) Trong phạm vi nội bộ TTKSBT, gồm:
Văn bản cung cấp thông tin, văn bản phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác; các chương trình, kế hoạch của cơ quan; giấy mời họp và tài liệu phục vụ họp; thông báo chung của cơ quan; văn bản để biết, để báo cáo, xin ý kiến; tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc