TIỂU LUẬ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ - Phạm Trần Phương Uyên (đã sửa)

4 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ 1.1.. Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại cá

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TÊN ĐỀ TÀI

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI

CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Lưu trữ tài liệu điện tử

Mã phách:……….(Để trống)

Hà Nội – 2021

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1 4

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ 1.1 Những vấn đề lý luận về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 4

1.1.1 Một số khái niệm 4

1.1.2 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 5

1.1.3 Sự cần thiết của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 6

1.2 Giới thiệu khái quát về các Trung tâm lưu trữ quốc gia 7

1.2.1 Trung tâm Lưu trữ quốc gia I 8

1.2.2 Trung tâm lưu trữ quốc gia II 8

1.2.3 Trung tâm lưu trữ quốc gia III 9

1.2.4 Trung tâm lưu trữ quốc gia IV 10

Tiểu kết chương 1 11

CHƯƠNG 2 12

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ 2.1 Hệ thống văn bản quy định về quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 12

2.2 Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia 14

2.2.1 Trung tâm lưu trữ quốc gia I 14

2.2.2 Trung tâm lưu trữ quốc gia II 17

2.2.3 Trung tâm lưu trữ quốc gia III 17

2.2.4 Trung tâm lưu trữ quốc gia IV 21

2.3 Nhận xét chung 22

2.3.1 Ưu điểm 22

2.3.2 Hạn chế 24

Tiểu kết chương 2 26

CHƯƠNG 3 27

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ 3.1 Xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ 27

3.2 Đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 28

3.3 Tiến tới xây dựng mô hình “Kho Lưu trữ tài liệu điện tử” và “Kho Lưu trữ số” 29

3.4 Tuyển dụng đội ngũ nhân sự trẻ 30

3.5 Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và trang thiết bị phục vụ cho tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 30

KẾT LUẬN 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

PHỤ LỤC 36

Hiện nay, các Trung tâm lưu trữ lịch sử đang đẩy mạnh hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của mình thông qua các hình thức đa dạng Mới đây nhất có thể kể tới cuộc Triển lãm tài liệu lưu trữ “Thư pháp của các Hoàng đế nhà Nguyễn” tại Trung tâm lưu trữ quốc gia I, được khai mạc vào ngày 03 tháng 01 năm

2020 – đúng vào truyền thống của ngành Lưu trữ Sự phát triển của công nghệ thông tin đã đưa thuật ngữ “Tài liệu điện tử” xâm nhập và phát triển trong mọi lĩnh vực xã hội, trở thành xu hướng tất yếu của nhân loại Các Trung tâm lưu trữ lịch sử đã và đang nhanh chóng hội nhập theo xu thế chung và dần chuyển mình để bắt nhịp với

xã hội theo hướng tăng cường bổ sung các tài liệu dạng số Vì vậy, việc tiếp cận và

tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu điện tử là định hướng phát triển của mọi lưu trữ trên thế giới và Việt Nam

Tầm ảnh hưởng và tính mới của vấn đề đã thôi thúc tôi chọn chủ đề “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại các Trung tâm lưu trữ lịch sử, thực trạng và giải pháp” làm đề tài nghiên cứu cho bài tiểu luận lần này

2

2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện tốt một bài tiểu luận đặt ra những nhiệm vụ nghiên cứu sau:

- Tìm hiểu về các hình thức và hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại các trung tâm Lưu trữ lịch sử;

- Nêu ra được thực trạng, từ thực trạng chỉ ra được ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của nghiệp vụ này;

- Từ việc tìm hiểu nguyên nhân đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại các trung tâm Lưu trữ lịch sử

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

*Đối tượng nghiên cứu:

Để bám sát mục tiêu nghiên cứu đã đề ra, tôi tập trung vào đối tượng sau:

- Tài liệu lưu trữ điện tử;

- Nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử;

- Các trung tâm Lưu trữ lịch sử

*Phạm vi nghiên cứu:

Chủ đề “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại các trung tâm Lưu trữ lịch sử, thực trạng và giải pháp” tập trung phân tích, đánh giá về nghiệp vụ

tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện trữ tại các Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Vì khả năng và quy mô nghiên cứu của một bài tiểu luận dành cho sinh viên nên đề tài sẽ chủ yếu hướng đến các Trung tâm lưu trữ quốc gia I, II, III, IV- nơi tiếp nhận nhiều nguồn tài liệu lưu trữ có giá trị, phong phú về cả nội dung lẫn hình thức

4 Kết cấu của Tiểu luận

Bài tiểu luận ngoài Tài liệu tham khảo, Phụ lục có kết cấu làm 03 phần chính:

3

- Phần Mở đầu: Giới thiệu về chủ đề và các cơ sở để triển khai chủ đề

- Phần Nội dung gồm 03 chương:

+ Chương 1: Những vấn đề chung về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại các Trung tâm lưu trữ lịch sử

+ Chương 2: Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại các Trung tâm lưu trữ lịch sử

+ Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại các Trung tâm lưu trữ lịch sử

- Phần Kết luận: Tổng kết lại quá trình thực hiện và kết quả Tiểu luận

Khái niệm “Tài liệu điện tử” lần đầu tiên được nêu ra khi bắt đầu có sự xuất hiện của các phương tiện điện tử Trải qua thời gian cùng sự phát triển của công nghệ, nhiều khái niệm về tài liệu điện tử được đưa ra Hiện nay, chúng ta chấp nhận một

khái niệm được hiểu như sau: “Tài liệu điện tử là vật mang tin chứa đựng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử hoặc chứa đựng thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”

Căn cứ vào khái niệm tài liệu điện tử đã nêu ở trên, khái niệm “Tài liệu lưu trữ

điện tử” được nêu ra trong Điều 13, Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: “Tài liệu lưu

5

trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được

số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.”

Khía cạnh tiếp theo cần hiểu là “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” Đây chính là một trong những nghiệp vụ quan trọng của quy trình lưu trữ, là mục đích cuối cùng mà Lưu trữ hướng đến khi bảo quản tài liệu lưu trữ Theo giáo trình

“Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” (năm 2016) của TS Chu Thị Hậu, khái niệm “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” có nghĩa là “là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cùa nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức, cá nhân”

[2; Tr 239]

Những khái niệm trên sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan, đầy đủ, tạo nền tảng

lý luận vững chắc cho bài tiểu luận của tôi Đồng thời, thông qua những khái niệm nêu trên, tôi sẽ có những định hướng nhất định trong quá trình thu thập, tìm kiếm tài liệu phục vụ cho những nội dung tiếp theo trong chương và những chương sau đó

1.1.2 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

Hiện nay, tại các Trung tâm lưu trữ lịch sử đang sử dụng các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phổ biến như sau (chủ yếu là các hình thức truyền thống):

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc;

- Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ;

6

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử là một phần của tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Khác với tài liệu lưu trữ truyền thống, tài liệu lưu trữ điện tử vẫn còn là một khái niệm mới mẻ, bởi vậy các hình thức khai thác, sử dụng loại hình tài liệu này hình thành dựa trên cơ sở những hình thức cũ và được xuất hiện cùng với sự phát triển của các phương tiện điện tử hiện đại Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử được áp dụng trên các hình thức sau:

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại phòng đọc;

- Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ điện tử;

- Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ điện tử;

- Cung cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ

Các hình thức này đa dạng, phong phú đến đâu phụ thuộc vào nguồn tài liệu lưu trữ điện tử của các Trung tâm lưu trữ lịch sử đang có và nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử của công chúng Hiện nay, các Trung tâm lưu trữ lịch sử vẫn chưa khai thác được tiềm năng của tài liệu điện tử và việc khai thác, sử dụng loại hình tài liệu này còn khá sơ sài Ngoài ra, việc ban hành một văn bản quy định về cách thức tổ chức các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử cũng là một yêu cầu cần thiết được đặt ra lúc này Thông qua các hình thức trên, công chúng sẽ được tiếp cận

và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách dễ dàng, thuận tiện, hiệu quả để phục vụ cho nhu cầu cuộc sống và cũng qua những hình thức này, các Trung tâm lưu trữ lịch sử sẽ làm tốt công tác phát huy giá trị tài liệu để qua đó làm nổi bật lên vai trò của ngành Lưu trữ

1.1.3 Sự cần thiết của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

Cùng với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ, loại hình tài liệu điện tử ra đời như một sự tất yếu trong quá trình phát triển của các cơ quan, tổ chức,

cá nhân Chính những ưu điểm của công nghệ đã giúp cho tài liệu điện tử lưu giữ

7

được khối thông tin khổng lồ bao quát tất cả các lĩnh vực xã hội nhưng chiếm rất ít diện tích để lưu trữ Sự tiện lợi này đã nhanh chóng biến tài liệu điện tử trở thành một nguồn tài nguyên quý giá của bất kỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào trên thế giới Vì lẽ đó, nhu cầu khai thác, sử dụng nguồn tài nguyên này cũng cực kỳ lớn Tài liệu điện tử khi trở thành tài liệu lưu trữ điện tử sẽ quay trở lại phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, là tư liệu để tham khảo và xây dựng nên các chiến lược, kế hoạch phát triển dài hạn Thời đại bùng nổ về thông tin bắt buộc chúng ta phải tổ chức một hệ thống bài bản để khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, trong đó bao gồm hành lang pháp lý, cách thức quản lý việc khai thác và cách vận hành nó trong thực tiễn

Ngoài ra, khối tài liệu được ghi lại trên các vật mang tin truyền thống được số hóa cũng sẽ là một nguồn tài liệu điện tử khác mà chúng ta đang hướng đến việc khai thác, sử dụng nó thay thế hoàn toàn cho bản gốc để vừa phát huy được giá trị tài liệu

và vừa bảo đảm được sự an toàn cho tài liệu lưu trữ gốc

Tuy mang lại rất nhiều lợi ích nhưng khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện

tử lại mang lại rất nhiều rủi ro nên cần đặt vấn đề quản lý sự an toàn của thông tin tài liệu lên hàng đầu Chính những yêu cầu mang tính thời đại, thiết thực trên, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử chính là định hướng phát triển trong tương lai của các Lưu trữ lịch sử

1.2 Giới thiệu khái quát về các Trung tâm lưu trữ quốc gia

Không gian của bài tiểu luận này là các Trung tâm lưu trữ lịch sử nhưng do giới hạn về việc khảo sát thực tế và thời gian khá hạn chế nên phạm vi nghiên cứu của bài sẽ giới hạn ở 04 Trung tâm lưu trữ quốc gia I, II, III và IV Sau đây là một số nét khái quát về 04 Trung tâm lưu trữ quốc gia:

8

1.2.1 Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

Trung tâm lưu trữ quốc gia I là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có chức năng sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản, Xây dựng và quản lý cơ sở

dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tử liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm 1954 trở

về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc theo quy định của pháp luật và của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Trung tâm lưu trữ quốc gia I có trụ sở làm việc tại số 5 Vũ Phạm Hàm, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

Tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý trực tiếp của Trung tâm gồm:

+ Tài liệu lưu trữ thời kỳ phong kiến

+ Tài liệu lưu trữ tiếng pháp xứ Bắc Kỳ thời kỳ Pháp thuộc

+ Tài liệu lưu trữ của chính quyền thân Pháp ở trong vùng tạm bị chiếm từ 1946 đến năm 1954

Các khối tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữu quốc gia I đang bảo quản là Khối tài liệu Hán Nôm, khối tài liệu tiếng Pháp và khối tư liệu lưu trữ

1.2.2 Trung tâm lưu trữ quốc gia II

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương và cá nhan thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc, Mỹ-Ngụy và của nước Cộng hòa

xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Đồng Nai vào phía Nam theo quy định của pháp luậy và của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Trung tâm lưu trữ quốc gia

II có trụ sở đặt tại số 17A Lê Duẩn, Quận I, thành phố Hồ Chí Minh

9

Trung tâm hiện đang bảo quản 55 phông và khối phòng tài liệu, 13.938 m giá tài liệu, tư liệu, 4.396 đĩa và 597 cuộn băng ghi âm và hơn 70.000 phim, ảnh, microfim

Thành phần tài liệu lưu trữ Quốc gia được bảo quản tại Trung tâm II gồm:

- Tài liệu hành chính

- Tài liệu nghe nhìn

- Tài liệu khoa học kỹ thuật

1.2.3 Trung tâm lưu trữ quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia lớn nhất của Việt Nam trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước Thành lập ngày 10/6/1995, Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nước Trung ương, các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập từ những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay Đồng thời qua những tài liệu này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, khách quan và toàn diện cả một quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập suốt mấy chục năm qua Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có trụ sở tại 34, Phan Kế Bính, phường Cống Vị, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội

Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm 4 loại hình chỷ yếu sau:

- Tài liệu Hành chính

- Tài liệu Khoa học kỹ thuật

- Tài liệu phim ảnh ghi âm

10

- Tài liệu xuất xứ cá nhân

1.2.4 Trung tâm lưu trữ quốc gia IV

Trung tâm lưu trữ quốc gia IV là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Mộc bản triều Nguyễn; tài liệu, tư liệu của các cơ quan, tổ chức Trung ương

và cá nhân thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc và của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Trị đến Bình Thuận và khu vực Tây Nguyên theo quy định của pháp luật và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Trung tâm lưu trữ quốc gia IV có trụ sở tại số 2 Yết Kiêu, Đà Lạt, Lâm Đồng

Các Trung tâm lưu trữ quốc gia kể trên hiện đang bảo quản khối tài liệu quý giá, có ý nghĩa đặc biệt quan trọng với đất nước và mang tính lịch sử sâu sắc Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là hoạt động cần thiết để quảng bá cũng như phát huy giá trị của tài liệu Tài liệu lưu trữ điện tử chủ yếu tập trung ở Trung tâm lưu trữ quốc gia III do đây là một Trung tâm thu tài liệu của những phông mở - là nguồn đóng góp khối tài liệu lưu trữ điện tử khổng lồ, bao gồm cả những tài liệu của những phông đóng được số hóa Vì vậy, trong 04 Trung tâm lưu trữ quốc gia thì phần thực trạng sẽ phân tích chi tiết và cụ thể hơn đối với hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử của Trung tâm lưu trữ quốc gia III

11

Tiểu kết chương 1

Chương 1 tôi đã khái quát được các vấn đề lý luận cơ bản về tài liệu lưu trữ điện

tử như khái niệm tài liệu điện tử; tài liệu lưu trữ điện tử; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Ngoài ra còn có các hình thức khai thác, sử dụng và sự cần thiết của

nó trong thực tiễn để có cái nhìn tổng quan về chủ đề nghiên cứu Tiếp theo tôi giới thiệu về các Trung tâm lưu trữ quốc gia để giới hạn phạm vi nghiên cứu của chủ đề

để tập trung phân tích và nêu bật được phần thực trạng Đây chính là những nền tảng

lý luận và thực tiễn vững chắc để tôi triển khai các chương sau được tốt hơn

2.1 Hệ thống văn bản quy định về quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài

liệu lưu trữ điện tử

Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử lần đầu tiên được quy định trong Điều 13, Luật Lưu trữ năm 2011 Văn bản thể hiện Nhà nước bắt đầu có sự quan tâm đối với công tác Lưu trữ, trong đó có tài liệu lưu trữ điện tử Tuy nhiên, phần quy định về nội dung này vẫn còn khá sơ sài và chung chung

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ là một bước tiến lớn trong hệ thống hành lang

pháp lý về tài liệu điện tử Văn bản này đã đi vào quy định chi tiết về thu thập, quản

lý và sử dụng tài liệu điện tử

Trước đó, đã có hai văn bản quy định về các vấn đề nền tảng của tài liệu điện

tử đó chính là Luật số 51/2005/QH11 Luật giao dịch điện tử quy định về vấn đề gửi

13

và nhận thông điệp dữ liệu (một hình thức trao đổi các loại hình tài liệu điện tử qua các phương tiện điện tử) Tiếp đến là Luật số 67/2006/QH11 Luật công nghệ thông tin, quy định về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp, đây là văn bản quy định về mảng thông tin số - một hình thức cấp cao của tài liệu điện tử Tuy chưa quy định thuật ngữ tài liệu điện tử hay tài liệu lưu trữ điện tử nhưng chúng là những văn bản mang tính nền tảng, đặt vấn đề cho việc bùng nổ và phát triển tài liệu điện tử sau này

Luật số 104/2016/QH13 Luật tiếp cận thông tin là văn bản quy định chung về vấn đề quyền tiếp cận thông tin của công dân, đưa việc khai thác, sử dụng thông tin vào khuôn khổ pháp lý, trong đó có vấn đề cung cấp thông tin theo yêu cầu qua mạng điện tử Văn bản này sẽ là cơ sở pháp lý quan trọng để các cơ quan Lưu trữ ban hành các văn bản quy định về việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Từ đó, tạo hành lang pháp lý vững chắc cho tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử nói chung

Luật số 24/2018/QH14 Luật An ninh mạng là văn bản ra đời do yêu cầu của thời đại công nghệ thông tin, khi việc sử dụng các thông tin qua môi trường mạng trở nên cực kỳ dễ dàng và phổ biến nên đi kèm với sự tiện lợi đó là rất nhiều rủi ro Văn bản tạo nền tảng pháp lý quan trọng khi các Trung tâm lưu trữ lịch sử xây dựng

cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ đang bảo quản và đưa lên khai thác, sử dụng công khai trên môi trường mạng

Nhận xét:

Hệ thống hàng lang pháp lý về vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu điện tử nhìn chung vẫn còn sơ sài và chưa cụ thể Hệ thống này mới chỉ dừng lại ở mức quy định các vấn đề liên quan đến tài liệu điện tử và thiếu đi những văn bản quy định chi tiết của các cơ quan quản lý ngành lưu trữ và tài liệu lưu trữ Đây là một cản trở trong

14

việc đưa tài liệu lưu trữ điện tử ra khai thác, sử dụng, đặc biệt là trên môi trường mạng khi thiếu đi những văn bản hướng dẫn quy trình thực hiện việc khai thác theo đúng quy định của pháp luật

2.2 Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại các

Trung tâm lưu trữ quốc gia

2.2.1 Trung tâm lưu trữ quốc gia I

Trung tâm lưu trữ quốc gia I hiện đang bảo quản nhiều tài liệu có quý, mang ý nghĩa lịch sử to lớn, đặc biệt phải kể đến là Châu bản triều Nguyễn Ngoài ra, còn có các tài liệu của thời kỳ phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc, những tài liệu này đều hàm chứa ý nghĩa lịch sử và cả thực tiễn khi nó là nguồn tư liệu quý giá để nghiên cứu lịch sử dân tộc Hiện nay, Trung tâm lưu trữ quốc gia I đang tích cực đẩy mạnh các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, trong đó có tài liệu lưu trữ điện tử Trung tâm Lưu trữ quốc gia I thu tài liệu của những phông đã đóng và nguồn tài liệu này hoàn toàn là tài liệu của các chế độ trước, tài liệu chủ yếu được hình thành trên vật mang tin bằng giấy nên tài liệu điện tử tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là tài liệu được số hóa từ những tài liệu có sẵn trong kho lưu trữ Việc số hóa từ các loại hình tài liệu khác nảy sinh do yêu cầu thực tế của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Khi sử dụng tài liệu gốc để khai thác, sử dụng, việc kiểm soát sự an toàn tài liệu

sẽ gặp nhiều khó khăn và bất lợi do tài liệu dễ bị xuống cấp khi gặp điều kiện tự nhiên ở Việt Nam và sự bất cẩn của con người khi tiếp xúc với tài liệu

Ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày một tăng, những yêu cầu này không chỉ giới hạn ở phạm vi Hà Nội mà còn mở rộng

ra các tỉnh thành khác như Hồ Chí Minh Bất lợi về khoảng cách địa lý đã làm nảy sinh nhu cầu được phục vụ từ xa và chỉ có bằng hình thức khai thác tài liệu điện tử mới có thể đáp ứng được những nhu cầu này của người sử dụng Theo số lượng thống

15

kê của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I trong khoảng 6 năm trở lại đây, từ năm 2012 đến năm 2018 số lượng yêu cầu khai thác và yêu cầu cung cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu trung bình mỗi năm là 1.500 lượt, có năm lên tới con số 2.000 lượt, tăng khoảng 200% so với giai đoạn trước Trong phần thống kê của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, số lượng tài liệu lưu trữ điện tử được đưa ra phục vụ là rất lớn Cụ thể số liệu được thống kê qua bảng sau:

Số lượng tài liệu, tư

liệu yêu cầu sử dụng 4.729 đơn vị

9.146 đơn vị (trong đó

½ là khai thác tài liệu

điện tử)

Số lượng tài liệu yêu

57.745 trang (trong đó

¾ là sao in từ tài liệu

điện tử)

Bảng thống kê số lượng yêu cầu khai thác và cung cấp bản sao, bản chứng

thực lưu trữ năm 2012 và năm 2018 (Nguồn: Website Trung tâm lưu trữ quốc gia I – National Archives Centre N1) Qua số liệu thống kê có thể thấy được, năm 2012 chưa có trường hợp nào yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử nhưng đến năm 2018 thì đã nhảy lên một con số đáng kể, cụ thể: Số lượng yêu cầu khai thác tài liệu, tư liệu điện tử chiếm một nửa trong tổng số yêu cầu, và con số ấn tượng hơn là số lượng tài liệu yêu cầu sao chụp chiếm tới ¾ là sao in từ tài liệu điện tử Sự tiện lợi khi khai thác tài liệu điện tử đã và đang thúc đẩy chính sự phát triển của hoạt động khai thác, sử dụng và đây cũng là xu hướng tất yếu của các Trung tâm lưu trữ lịch sử nói chung và Trung tâm Lưu trữ quốc gia I nói riêng

Nhu cầu khai thác từ xa của độc giả đối với tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu

trữ quốc gia I [Phụ lục 01]

Việc quảng bá tài liệu lưu trữ đã được Trung tâm Lưu trữ quốc gia I thực hiện rất tốt, từ đó thu hút được số lượng người yêu cầu khai thác, sử dụng ngày càng cao Tuy nhiên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I mới chỉ giới hạn ở hai hình thức khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử như trên dù cho tiềm năng phát triển ở các hình thức khác là rất lớn Đây là một thiệt thòi về phía người sử dụng khi bị hạn chế khả năng tiếp xúc với tài liệu lưu trữ và về phía Trung tâm đã bỏ sót rất nhiều nhu cầu khai thác khi không tận dụng được giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử qua các hình thức khai thác, sử dụng khác

17

2.2.2 Trung tâm lưu trữ quốc gia II

Trung tâm lưu trữ quốc gia II không có được thế mạnh về tài liệu lưu trữ để thực hiện hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như các Trung tâm khác do tài liệu chủ yếu mà Trung tâm lưu trữ quốc gia II đang bảo quản là tài liệu của chế độ

Mỹ - Ngụy, tài liệu của chế độ Cộng hòa miền Nam Việt Nam Đây là những tài liệu

có sự nhạy cảm về chính trị do đó rất hạn chế khi khai thác, sử dụng Việc khai thác,

sử dụng khối tài liệu này đòi hỏi sự quản lý khắt khe của phía Trung tâm bởi rất có thể nó được sử dụng cho các mục đích xấu hoặc những âm mưu chống phá Đảng, Nhà nước Vì những lý do trên mà công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia II còn hạn chế về các hoạt động công khai phát huy, quảng bá giá trị tài liệu.Thay vào đó, Trung tâm chỉ giới hạn việc khai thác cho những nhà sử học, những chuyên gia chuyên nghiên cứu lịch sử Việt Nam hay những độc giả có nhu cầu tìm hiểu về những tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại đây Bởi vậy, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại TTLTQG II không được chú trọng để đầu tư phát triển

2.2.3 Trung tâm lưu trữ quốc gia III

Trung tâm lưu trữ quốc gia III là Trung tâm có nguồn tài liệu phong phú, đa dạng bậc nhất trong 04 Trung tâm Và đến nay, kho lưu trữ của Trung tâm vẫn đang không ngừng tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ các nguồn cơ quan, tổ chức nộp lưu, trong

đó có cả tài liệu lưu trữ điện tử Bên cạnh giá trị lịch sử thì giá trị thực tiễn của các tài liệu tại Trung tâm rất lớn, tần suất các độc giả là những người nghiên cứu, những sinh viên đến khai thác, sử dụng liên tục tăng trong những năm qua Đặc biệt, thời gian gần đây, Trung tâm lưu trữ quốc gia III đang đẩy mạng việc quảng bá tài liệu lưu trữ thông qua các kênh thông tin như mạng xã hội đã xúc tiến hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu phát triển