Hình 3: Màn hình hiển thị thông tin về doanh nghiệp cần tìm kiếm Bước 2: Chọn hình thức thay đổi từ danh sách trải xuống Chọn “Thông báo mẫu dấu”; Hình 4: Màn hình chọn hình thức tha
Trang 1BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ CỤC QUẢN LÝ ĐĂNG KÝ KINH DOANH
HƯỚNG DẪN
QUY TRÌNH XỬ LÝ
HỒ SƠ THÔNG BÁO MẪU DẤU
(Dành cho cán bộ Phòng Đăng ký kinh doanh)
Hà Nội, 2017
Trang 2MỤC LỤC
I QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG BÁO MẪU DẤU ĐỐI VỚI HỒ SƠ NỘP TRỰC TIẾP
TẠI PHÒNG ĐKKD 3
1 TIẾP NHẬN HỒ SƠ THÔNG BÁO MẪU DẤU 3
1.1 Chọn loại đăng ký 3
1.2 Nhập thông tin về doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc 3
1.3 Nhập thông tin về tài liệu đính kèm 4
1.4 Nhập thông tin người nộp hồ sơ 4
2 PHÂN CÔNG HỒ SƠ THÔNG BÁO MẪU DẤU 8
2.1 Tìm kiếm hồ sơ thông báo mẫu dấu cần phân công 8
2.2 Phân công/Hủy phân công hồ sơ thông báo mẫu dấu 9
3 XỬ LÝ HỒ SƠ THÔNG BÁO MẪU DẤU 9
3.1 Tìm kiếm hồ sơ mẫu dấu cần xử lý 9
3.2 Xử lý hồ sơ thông báo mẫu dấu 9
4 RA QUYẾT ĐỊNH VỚI HỒ SƠ THÔNG BÁO MẪU DẤU 13
4.1 Kiểm tra hồ sơ thông báo mẫu dấu đã xử lý 13
4.2 Ra quyết định với hồ sơ thông báo mẫu dấu 14
II QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG BÁO MẪU DẤU ĐỐI VỚI HỒ SƠ NỘP QUA MẠNG ĐIỆN TỬ 16
1 PHÂN CÔNG HỒ SƠ THÔNG BÁO MẪU DẤU 16
1.1 Tìm kiếm hồ sơ thông báo mẫu dấu cần phân công 16
2 XỬ LÝ HỒ SƠ THÔNG BÁO MẪU DẤU 17
2.1 Tìm kiếm hồ sơ mẫu dấu cần xử lý 17
2.2 Xử lý hồ sơ thông báo mẫu dấu 17
4 RA QUYẾT ĐỊNH VỚI HỒ SƠ THÔNG BÁO MẪU DẤU 20
4.1 Kiểm tra hồ sơ thông báo mẫu dấu đã xử lý 20
4.2 Ra quyết định với hồ sơ thông báo mẫu dấu 21
III MỘT SỐ NỘI DUNG LƯU Ý 23
Trang 3I QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG BÁO MẪU DẤU ĐỐI VỚI HỒ SƠ NỘP
TRỰC TIẾP TẠI PHÒNG ĐKKD
Sau khi đăng nhập vào Hệ thống, trên thanh công cụ, chọn
“Tiếp nhận hồ sơ” “Đăng ký thay đổi”
Hình 1: Màn hình truy cập “Đăng ký thay đổi”
Bước 1: Nhập “Mã số doanh nghiệp” hoặc “Mã số nội bộ trong Hệ thống” và nhấn nút
[Tìm kiếm];
Hình 2: Màn hình tìm kiếm doanh nghiệp theo
MSDN/MSNB trong Hệ thống
- Thông tin về doanh nghiệp cần tìm kiếm được hiển thị trên màn hình gồm loại hình
pháp lý, mã số doanh nghiệp, mã số nội bộ trong Hệ thống, tên doanh nghiệp viết bằng
tiếng Việt, tên doanh nghiệp viết bằng tiếng nước ngoài (nếu có) và tên doanh nghiệp viết tắt (nếu có)
Trang 4Hình 3: Màn hình hiển thị thông tin về doanh nghiệp cần tìm kiếm
Bước 2: Chọn hình thức thay đổi từ danh sách trải xuống Chọn
“Thông báo mẫu dấu”;
Hình 4: Màn hình chọn hình thức thay đổi
“Thông báo mẫu dấu”
Bước 1: Giữ phím “Ctrl” trên bàn phím và tích chọn các tài liệu đính kèm từ danh sách
trải xuống;
Bước 2: Nhấn nút [Chọn]
Hình 5: Màn hình chọn tài liệu đính kèm
Bước 1: Nhập thông tin người nộp hồ sơ theo các trường thông tin trên Hệ thống;
- Các trường thông tin bắt buộc phải nhập, bao gồm:
Họ tên người nộp hồ sơ;
Trang 5 Thông tin về Giấy chứng thực cá nhân: Loại Giấy chứng thực cá nhân, số Giấy chứng thực cá nhân, Ngày cấp, Nơi cấp;
Địa chỉ liên hệ: Quốc gia; Tỉnh/Thành phố; Quận/Huyện/Thị xã/TP thuộc tỉnh; Phường/Xã/Thị trấn
Hình 6: Màn hình nhập thông tin về người nộp hồ sơ
- Có 2 cách để nhập thông tin về người nộp hồ sơ như sau:
Nhập đầy đủ thông tin về người nộp hồ sơ vào các trường thông tin tại màn hình nhập thông tin người nộp hồ sơ;
Chọn thông tin về người nộp hồ sơ đã được lưu trên Hệ thống1 Trong trường hợp này, cần thực hiện các bước sau:
Tại màn hình nhập thông tin về người nộp hồ sơ, nhấn nút [Tìm kiếm];
Chọn (Loại giấy chứng thực cá nhân) từ danh sách trải xuống
Nhập Mã số vào ô (Số Giấy chứng thực cá nhân);
Hoặc nhập Họ tên vào ô (Họ tên);
1 Thực hiện tương tự khi tìm kiếm thông tin cá nhân của chủ DNTN đối với DNTN, chủ sở hữu đối với CT TNHH1TV, thành viên đối với CT TNHH 2TV, cổ đông sáng lập đối với CTCP, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền và người đứng đầu đơn vị trực thuộc
Trang 6Nhấn nút [Tìm kiếm] Trong trường hợp lọc theo số Giấy chứng thực cá nhân, cần
phải chọn kết quả có đầy đủ thông tin nhất nếu Hệ thống hiển thị nhiều hơn 01 kết quả về người nộp hồ sơ
Hình 7: Màn hình tìm kiếm thông tin của người nộp hồ sơ đã lưu trên Hệ thống
Hệ thống hiển thị thông tin về người nộp hồ sơ đã lưu trên Hệ thống vào các trường thông tin tại màn hình nhập thông tin về người nộp hồ sơ Tích vào ô
[Sửa đổi thông tin] nếu cần sửa đổi thông tin của người nộp hồ sơ đã chọn;
Trong (Danh sách cá nhân), dữ liệu về cá nhân được đánh dấu màu hồng là
dữ liệu đã được tìm kiếm và lựa chọn gần nhất
Tại màn hình nhập thông tin về người nộp hồ sơ, Nhấn nút [Xóa] để xóa toàn bộ
thông tin của người nộp hồ sơ đã nhập hoặc đã chọn
Bước 2: Nhấn nút [Lưu] sau khi nhập xong toàn bộ thông tin;
Hình 8: Màn hình lưu thông tin người nộp hồ sơ Lưu ý:
- Hệ thống sẽ gửi email thông báo cho người nộp hồ sơ khi Phòng ĐKKD ra thông báo sửa đổi, bổ sung hoặc chấp thuận hồ sơ
Bước 3: Nhấn nút [Xem trước Giấy biên nhận] để xem trước Dự thảo Giấy biên nhận
Dự thảo Giấy biên nhận sẽ không có mã số biên nhận hồ sơ và thời gian chấp nhận hồ sơ;
Trang 7Hình 9: Màn hình hiển thị các nút chức năng tiếp nhận hồ sơ
Bước 4: Nhấn nút [Xóa] nếu muốn xóa hồ sơ tiếp nhận;
Bước 5: Nhấn nút [Chấp nhận] để chấp nhận hồ sơ tiếp nhận;
Bước 6:
- Chọn [OK] để chấp nhận hoặc [Cancel] để hủy việc chấp nhận hồ sơ tiếp nhận Không thể
xóa hồ sơ tiếp nhận khi hồ sơ đã được chấp nhận trên Hệ thống;
- Sau khi nhấn nút [Chấp nhận], hồ sơ sẽ được chuyển sang phần “Phân công”
Hình 10: Màn hình chấp nhận hồ sơ tiếp nhận Bước 7: Nhấn nút [In Giấy biên nhận] để in Giấy biên nhận
Hình 11: Màn hình hiển thị nút [In Giấy biên nhận]
- Mã số biên nhận hồ sơ sẽ được hiển thị trên Giấy biên nhận
Trang 8Hình 12: Màn hình hiển thị mã số biên nhận hồ sơ trên "Giấy biên nhận"
- Sau khi nhấn nút [In Giấy biên nhận], Giấy biên nhận được lưu tại mục “Danh mục tài liệu in từ Hệ thống”
Hình 13: Màn hình truy cập "Danh mục tài liệu in từ Hệ thống"
2.1 Tìm kiếm hồ sơ thông báo mẫu dấu cần phân công
- Trên thanh công cụ, chọn “Phân công” chọn “Phân công hồ sơ” ;
Trang 92.2 Phân công/Hủy phân công hồ sơ thông báo mẫu dấu
- Tại màn hình hiển thị danh sách hồ sơ cần phân công, tìm kiếm hồ sơ cần phân
công theo các tiêu chí tìm kiếm;
- Tích vào ô vuông phía bên trái hồ sơ cần phân công;
Hình 15: Màn hình chọn hồ sơ cần phân công
- Chọn tên cán bộ xử lý từ danh sách trải xuống phía dưới màn hình;
- Nhấn nút [Phân công]
Hình 16: Màn hình lựa chọn tên cán bộ xử lý để phân công hồ sơ
Thực hiện tương tự hướng dẫn tại bước Phân công hồ sơ
Bước 1: Nhập thông tin vào khối dữ liệu;
- Chọn khối dữ liệu (Mẫu dấu) trên danh sách các khối dữ liệu bên trái màn hình xử lý
hồ sơ;
Trang 10Hình 17: Màn hình khối dữ liệu “Mẫu dấu”
- Chọn khối dữ liệu (Mấu dấu) hiện cụ thể chi tiết (Thông tin mẫu dấu) cụ thể: Loại
thông báo, Số lượng con dấu, Ngày có hiệu lực, Ghi chú (nếu có);
- Nhấn nút [Lưu] để lưu hình thức mẫu dấu đã chọn
Hình 18: Màn hình khối dữ liệu “Mẫu dấu”
Lưu ý:
- Cần lựa chọn một trong các loại thông báo:
+ Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu (thông báo mẫu con dấu mới)
+ Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu
+ Thông báo về việc hủy mâu con dấu
- Tải thông báo mẫu dấu:
Trang 11Hình 19: Màn hình chọn loại thông báo Lưu ý:
- Chỉ tải 01 file thông báo mẫu dấu Trường hợp thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp gồm nhiều trang, cần scan gộp thành 1 file pdf để tải lên Hệ thống Hệ thống không hỗ trợ tải nhiều file thông báo mẫu dấu
Bước 2: Nhập thông tin vào tài liệu đính kèm;
- Chọn khối dữ liệu “Tài liệu đính kèm” trên danh sách các khối dữ liệu bên trái màn
hình xử lý hồ sơ;
Hình 20: Màn hình hiển thị danh sách tài liệu đính kèm
Trang 12- Nhập số tài liệu vào trường thông tin “Số thứ tự của tài liệu”;
- Nhấn nút [Chọn tệp] để chọn tài liệu đính kèm;
Hình 21: Màn hình chọn và tải tài liệu đính kèm
- Nhấn nút [Xem trước Giấy chứng nhận] để hiển thị Dự thảo Giấy chứng nhận;
Hình 22: Màn hình hiển thị các nút chức năng xử lý hồ sơ
Bước 3: Trình duyệt hồ sơ
- Nhấn nút [Xem trước Giấy chứng nhận] để hiển thị Dự thảo Giấy chứng nhận;
- Nhấn nút [Trình duyệt hồ sơ] để trình hồ sơ cho Lãnh đạo Phòng;
- Chọn “Chấp thuận/Từ chối” tại trường thông tin (Quyết định);
Hình 23: Màn hình đề xuất "Chấp thuận-Từ chối/Bổ sung thông tin"
hồ sơ của cán bộ xử lý
- Chọn tên của Lãnh đạo Phòng sẽ duyệt hồ sơ từ danh sách trải xuống tương ứng với
trường thông tin (Trưởng phòng ĐKKD);
Trang 13Hình 24: Màn hình trình duyệt hồ sơ
- Nhập lý do đề xuất tại trường thông tin “Lý do”;
- Nhấn nút [Lưu] để lưu lại nội dung đề xuất quyết định đã nhập trong trường thông tin
“Lý do”;
- Nhấn nút [In đề xuất] để in Phiếu đề xuất thông tin;
- Nhấn nút [Lưu và trình] để trình hồ sơ cho Lãnh đạo Phòng;
- Nhấn nút [Báo cáo kiểm tra thông tin] để in danh sách các cảnh báo lỗi;
- Nhấn nút [Trở về] để trở về màn hình xử lý hồ sơ
Lưu ý: Trong trường hợp cán bộ xử lý nhận thấy cần đề nghị doanh nghiệp bổ sung hồ
sơ có thể nhập nội dung dự thảo Thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ vào ô (Lý do)
Những nội dung này sẽ được chuyển sang tài khoản của Lãnh đạo Phòng
4 RA QUYẾT ĐỊNH VỚI HỒ SƠ THÔNG BÁO MẪU DẤU
4.1 Kiểm tra hồ sơ thông báo mẫu dấu đã xử lý
- Trên thanh công cụ, chọn “Quyết định” “Danh sách hồ sơ cần ra quyết định”;
Hình 25: Màn hình truy cập “Danh sách hồ sơ cần ra quyết định”
- Tại màn hình danh sách hồ sơ cần ra quyết định:
Trang 14 Tích vào đường dẫn “Hiển thị” để hiển thị các thông tin cần ra quyết định (Hình 26);
Hình 26: Màn hình chọn đường dẫn “Hiển thị”
trong Danh sách hồ sơ cần ra quyết định
Tích vào đường dẫn “Tiến hành đăng ký” để vào màn hình ra quyết định hồ sơ;
Hình 27: Màn hình chọn đường dẫn “Tiến hành đăng ký”
trong Danh sách hồ sơ cần ra quyết định
Hoặc tích vào đường dẫn “Đăng ký” để vào màn hình ra quyết định hồ sơ;
Hình 28: Màn hình chọn đường dẫn “Đăng ký”
trong danh sách hồ sơ cần ra quyết định
Kiểm tra các thông tin hồ sơ mà cán bộ xử lý đã nhập vào Hệ thống
4.2 Ra quyết định với hồ sơ thông báo mẫu dấu
- Nhấn nút [Gửi cán bộ xử lý để hiệu đính] để yêu cầu cán bộ xử lý hiệu đính thông tin
Nhập yêu cầu hiệu đính thông tin vào ô nhập thông báo và nhấn nút [Lưu];
Trang 15- Nhấn nút [Thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ] để yêu cầu doanh nghiệp bổ sung các
nội dung còn thiếu trong hồ sơ
Nhập yêu cầu bổ sung hồ sơ vào ô nhập thông báo;
- Nhấn nút [Gửi cán bộ xử lý để hiệu đính] để yêu cầu cán bộ xem lại hồ sơ;
Chọn “Chấp thuận” tại trường thông tin “Quyết định”;
Nhập lý do vào ô “Lý do” (nếu cần);
Nhấn nút [Quyết định];
- Nếu Lãnh đạo Phòng từ chối hồ sơ:
Chọn “Từ chối/Bổ sung thông tin” tại trường thông tin “Quyết định”;
Nhập lý do vào ô “Lý do” (nếu cần);
- Trong trường hợp hồ sơ đăng ký mẫu dấu hợp lệ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được email
thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký
- Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tra cứu
mẫu dấu của doanh nghiệp đã được đăng tải
Trang 16II QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG BÁO MẪU DẤU ĐỐI VỚI HỒ SƠ NỘP
QUA MẠNG ĐIỆN TỬ
1.1 Tìm kiếm hồ sơ thông báo mẫu dấu cần phân công
Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn “Phân công” chọn “Phân công hồ sơ”
Bước 2:
- Tại màn hình hiển thị danh sách hồ sơ cần phân công, tìm kiếm hồ sơ cần phân
công theo các tiêu chí tìm kiếm;
- Tích vào ô vuông phía bên trái hồ sơ cần phân công;
Hình 31: Màn hình chọn hồ sơ cần phân công
Trang 17Bước 3: Chọn tên cán bộ xử lý từ danh sách trải xuống phía dưới màn hình;
Bước 4: Nhấn nút [Phân công]
Hình 32: Màn hình lựa chọn tên cán bộ xử lý để phân công hồ sơ
2.1 Tìm kiếm hồ sơ mẫu dấu cần xử lý
- Tại màn hình hiển thị danh sách hồ sơ cần xử lý, tìm kiếm hồ sơ cần xử lý theo
các tiêu chí tìm kiếm đối với hồ sơ đăng ký qua mạng;
Hình 33: Màn hình chọn hồ sơ xử lý 2.2 Xử lý hồ sơ thông báo mẫu dấu
Bước 1: Ấn khối dữ liệu kiểm tra thông tin doanh nghiệp nộp hồ sơ online;
- Chọn khối dữ liệu (Mẫu dấu) trên danh sách các khối dữ liệu bên trái màn hình xử lý
hồ sơ để kiểm tra;
Trang 18Hình 34 : Màn hình khối dữ liệu “Mẫu dấu”
- Chọn khối dữ liệu (Mấu dấu) hiện cụ thể chi tiết (Thông tin mẫu dấu) cụ thể: Loại
thông báo, Số lượng con dấu, Ngày có hiệu lực, Ghi chú, Mẫu dấu;
- Ấn “Hiển thị tài liệu đính kèm” để kiểm tra file PDF doanh nghiệp tải thông báo mẫu
dấu;
- Nhấn nút [Trở về] để quay trở lại Danh sách hồ sơ cần xử lý
Hình 35: Màn hình khối dữ liệu “Mẫu dấu”
Bước 2: Ấn kiểm tra thông tin người ký;
- Chọn khối dữ liệu “Người ký” kiểm tra danh sách người ký/xác thực đối với
người ký nộp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc người ký số công cộng
Hình 36: Màn hình khối dữ liệu người ký “Danh sách người ký/xác thực” Bước 3: Ấn kiểm tra thông tin vào tài liệu đính kèm;
- Chọn khối dữ liệu “Tài liệu đính kèm” trên danh sách các khối dữ liệu bên trái màn
hình xử lý hồ sơ;
Hình 37: Màn hình hiển thị danh sách tài liệu đính kèm
Trang 19Bước 4: Trình duyệt hồ sơ
- Nhấn nút [Trình duyệt hồ sơ] để trình hồ sơ cho Lãnh đạo Phòng;
Hình 38: Màn hình hiển thị trình duyệt hồ sơ
- Chọn “Chấp thuận/Từ chối” tại trường thông tin (Quyết định);
hồ sơ của cán bộ xử lý
- Chọn tên của Lãnh đạo Phòng sẽ duyệt hồ sơ từ danh sách trải xuống tương ứng với
trường thông tin (Trưởng phòng ĐKKD);
Trang 20Hình 40: Màn hình trình duyệt hồ sơ
- Nhập lý do đề xuất tại trường thông tin “Lý do”;
- Nhấn nút [Lưu] để lưu lại nội dung đề xuất quyết định đã nhập trong trường thông tin
“Lý do”;
- Nhấn nút [In đề xuất] để in Phiếu đề xuất thông tin;
- Nhấn nút [Lưu và trình] để trình hồ sơ cho Lãnh đạo Phòng;
- Nhấn nút [Báo cáo kiểm tra thông tin] để in danh sách các cảnh báo lỗi;
- Nhấn nút [Trở về] để trở về màn hình xử lý hồ sơ
Lưu ý: Trong trường hợp cán bộ xử lý nhận thấy cần đề nghị doanh nghiệp bổ sung hồ
sơ có thể nhập nội dung dự thảo Thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ vào ô (Lý do)
Những nội dung này sẽ được chuyển sang tài khoản của Lãnh đạo Phòng
4 RA QUYẾT ĐỊNH VỚI HỒ SƠ THÔNG BÁO MẪU DẤU
- Trên thanh công cụ, chọn “Quyết định” “Danh sách hồ sơ cần ra quyết định”;
Trang 21Hình 41 : Màn hình truy cập “Danh sách hồ sơ cần ra quyết định”
- Tại màn hình danh sách hồ sơ cần ra quyết định:
Tích vào đường dẫn “Hiển thị” để hiển thị các thông tin cần ra quyết định;
Hình 42: Màn hình chọn đường dẫn “Hiển thị”
trong Danh sách hồ sơ cần ra quyết định
Tích vào đường dẫn “Tiến hành đăng ký” để vào màn hình ra quyết định hồ sơ;
trong Danh sách hồ sơ cần ra quyết định
Hoặc tích vào đường dẫn “Đăng ký” để vào màn hình ra quyết định hồ sơ;
trong danh sách hồ sơ cần ra quyết định
- Nhấn nút [Gửi cán bộ xử lý để hiệu đính] để yêu cầu cán bộ kiểm tra thông tin Nhập yêu cầu hiệu đính thông tin vào ô nhập thông báo và nhấn nút [Lưu];
Trang 22- Nhấn nút [Thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ] để yêu cầu doanh nghiệp bổ sung các
nội dung còn thiếu trong hồ sơ;
Nhập yêu cầu bổ sung hồ sơ vào ô nhập thông báo;
- Nhấn nút [Gửi cán bộ xử lý để hiệu đính] để yêu cầu cán bộ xem lại hồ sơ;
Chọn “Chấp thuận” tại trường thông tin “Quyết định”;
Nhập lý do vào ô “Lý do” (nếu cần);
Nhấn nút [Quyết định]
Lưu ý:
- Đối với hồ sơ doanh nghiệp nộp online, Lãnh đạo Phòng không từ chối hồ sơ; chỉ được
ra yêu cầu bổ sung hồ sơ để người nộp hồ sơ biết yêu cầu cần sửa đổi, bổ sung
- Trường hợp doanh nghiệp xin rút hồ sơ, Phòng ĐKKD từ chối hồ sơ
Lưu ý:
- Đối với hồ sơ thông báo mẫu dấu nộp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh, doanh
nghiệp không cần nộp hồ sơ bản giấy đến Phòng ĐKKD
- Trong trường hợp hồ sơ đăng ký mẫu dấu hợp lệ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được email
thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký
- Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tra cứu
mẫu dấu của doanh nghiệp đã được đăng tải
