Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH một thành viên cơ khí thái bình dương xanh

Bởivậy làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ là nhân tố quyết địnhlàm hạ thấp chi phí giảm giá thành, tăng thu nhập cho doanh nghiệp, đây là một yêucầu thiết thực, một

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay trong nền kinh tế quốc dân nói chung và trong từng doanh nghiệp sảnxuất nói riêng đã không ngừng được đổi mới và phát triển cả hình thức, quy mô vàhoạt động sản xuất Cho đến nay cùng với chính sách mở cửa, các doanh nghiệp tiếnhành hoạt động sản xuất đã góp phần quan trọng trong việc thiết lập nền kinh tế thịtrường và đẩy nền kinh tế hàng hoá trên đà ổn định và phát triển Thực hiện hạch toántrong cơ chế hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất phải tự lấy thu bù chi, tự lấythu nhập của mình để bù đắp những chi phí bỏ ra và có lợi nhuận Để thực hiện nhữngyêu cầu đó các đơn vị phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình thi công từ khi

bỏ vốn ra cho đến khi thu được vốn về, đảm bảo thu nhập cho đơn vị thực hiện đầy đủnghĩa vụ với NSNN và thực hiện tái sản xuất mở rộng Muốn vậy các đơn vị sản xuấtphải thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp, trong đó biện pháp quan trọng hàng đầukhông thể thiếu được là thực hiện quản lý kinh tế trong mọi hoạt động sản xuất củadoanh nghiệp Hạch toán là một trong những công cụ có hiệu quả nhất để phản ánhkhách quan và giám đốc có hiệu quả quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.Chi phí vật liệu là một trong những yếu tố của qúa trình sản xuất kinh doanh, thôngthường chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn khoảng từ 70% giá trị công trình

Vì thế công tác quản lý nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, thông qua côngtác quản lý nguyên vật liệu có thể làm tăng hoặc giảm giá thành công trình Từ đóbuộc các doanh nghiệp phải quan tâm tới việc tiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu,làm sao cho với một lượng chi phí nguyên vật liệu như cũ sẽ làm ra được nhiều sảnphẩm sản xuất hơn, tức là làm cho giá thành giảm đi mà vẫn đảm bảo chất lượng Bởivậy làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ là nhân tố quyết địnhlàm hạ thấp chi phí giảm giá thành, tăng thu nhập cho doanh nghiệp, đây là một yêucầu thiết thực, một vấn đề đang được quan tâm nhiều trong quá trình thi công sản xuấtcủa các doanh nghiệp sản xuất hiện nay Nhận thức được tầm quan trọng của công tác

kế toán nguyên vật liệu trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp Trong thời gianthực tập tại Công ty TNHH Một Thành Viên Cơ Khí Thái Bình Dương Xanh em đã đisâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài" Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ởcông ty TNHH Một Thành Viên Cơ Khí Thái Bình Dương Xanh " làm chuyên đề tốtnghiệp của mình Trong quá trình nghiên cứu về lý luận thực tế để hoàn thành đề tài

Em nhận được sự tận tình giúp đỡ của cô giáo Chu Thị Cẩm Hà và các thầy cô giáotrong khoa kế toán Trường ĐH SPKT Vinh Cùng các bạn, các cô phòng tài chính kếtoán công ty TNHH Một Thành Viên Cơ Khí Thái Bình Dương Xanh Kết hợp vớikiến thức học hỏi ở trường và sự nỗ lực của bản thân nhưng do thời gian và trình độchuyên môn còn hạn chế, nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót.Nội dung của chuyên đề này ngoài lời mở đầu và kết luận được chia làm 3 Chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Một Thành Viên Cơ

Khí Thái Bình Dương Xanh.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu ở công ty TNHH Một Thành Viên Cơ

Khí Thái Bình Dương Xanh.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT1.1.Khái niệm và đặc điểm Nguyên vật liệu

1.1.1.Khái niệm và đặc điểm của NVL

- Khái niệm nguyên vật liệu: Là những tài sản thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh

nghiệp Nguyên vật liệu là những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh,tham gia thường xuyên và trự tiếp vào quá trình sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đếnchất lượng sản phẩm được sản xuất

Là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp

1.1.2.Đặc điểm của nguyên vật liệu:

 Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì kinh doanh

 Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh chúng bị tiêu hao toàn

bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái sảnxuất vật chất của sản phẩm

 Nguyên vật liệu thuộc TSLĐ, giá trị NVL thuộc vốn lưu động dự trữ vàthường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cũng như trong giáthành sản phẩm

1.2.Phân loại NVL

1.2.1.Phân loại NVL

- NVL chính là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thànhthực thể, vật chất, thực thể chính của sản phẩm NVL chính bao gồm bán thànhphẩm, mua ngoài với mục đích tiếp tục chế tạo ra sản phẩm

- NVL phụ là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấuthành thực thể chính của sản phẩm mà kết hợp với vật liệu chính làm thay đổihình dáng bề ngoài, tăng chất lượng sản phẩm

- Nhiên liệu là các loại vật liệu được dùng để tạo năng lượng phục vụ cho sự hoạtđộng cho các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất

- Phụ từng thay thế là loại vật tư được sử dụng để thay thế sửa chữa, bảo dưỡngTSCĐ CCDC

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là các loại vật liệu thiết bị được sử dụngcho việc xây dựng cơ bản

- Phế liệu là các loại vật liệu bị loại trừ từ quá trình sản xuất, phế liệu thu hồi từthanh lý TSCĐ, chúng có thể được sử dụng hoặc được bán ra ngoài

- Phiếu xuất kho (MS02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (MS:03PXK-3LL)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư – công cụ sản phẩm hàng hoá (MS03-VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (MS04-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư – công cụ sản phẩm hàng hoá (MS05-VT)

- Bảng kê mua hàng (MS06-VT)

- Bảng kê thu mua hàng hoá, mua vào không có hoá đơn (MS:04/GTGT)

- Bảng phân bổ NVL – CCDC (MS07-VT)

- Thẻ kho (MS:S12-DN)

- Sổ chi tiết vật liệu – dụng cụ sản phẩm hàng hoá (MS:S10-DN)

- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu dụng cụ sản phẩm hàng hoá (MS:S11-DN)

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Phiếu giao nhận chứng từ nhập kho (xuất kho)

- Sổ số dư

- Bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho vật liệu dụng cụ

1.3.2 Phương pháp hạch toán

1.3.2.1 Phương pháp kê khai thường xuyên:

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thườngxuyên, liên tuc tình hình nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,thành phẩm hàng hóa trên sổ kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhập hay xuất.Mối quan hệ giữa nhập, xuất và tồn được thể hiện qua công thức:

Trị giá tồn

cuối kỳ = Trị giá tồn đầu kỳ + Trị giá nhập trong kỳ _

-_

Trị giá xuất trong kỳ

- Trong trường hợp áp dụng phương phát kê khai thường xuyên, các tài khoản kếtoán hàng tôn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng,giảm của vật tư hàng hóa Vì vậy giá trị hàng tồn kho trên sơ kế toán có thểđược xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán

- Cuối kỳ kế toán, căn cứ vàc sô liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh, đốichiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch phải truy tìmnguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời

- Áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp…) và các đơn vị thươngnghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có

kỹ thuật, chất lượng cao

1.3.2.2 Phương phát kiểm kê định kỳ:

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quảkiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kếtoán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức:

- Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư hàng hóa (nhậpkho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồnkho Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phảnánh trên một tài khoản kế toán riêng (TK 611”mua hang”)

- Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa được tiển hành cuối mỗi kỳ kế toán để xácđịnh trị giá vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, trị giá vật tư, hang hóa xuất khotrong kỳ lam căn cứ ghi sổ kê toán của TK 611

- Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ các tài khoản kế toán hàng tồn khochỉ sử dụng ở đàu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ)và cuối kỳ kế toán(để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ)

- Phương pháp này thường được áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại hànghóa, vật tư với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, hàng hóa vật tư xuấtdùng hoặc xuất bán thường xuyên( cửa hàng bán lẻ,…)

Trị giá xuất

trong kỳ = Trị giá tồn đầu kỳ + Trị giá nhập trong kỳ

_ Trị giá tồn

cuối kỳ

- Phương pháp có ưu điểm là đơn giả, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán,nhưng độ chính xác về giá trị vật tư,hàng hóa xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởngcủa chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi

1.3.3 Tính giá NVL

1.3.3.1 Tính giá NVL nhập kho

a Nhập kho do mua ngoài: giá thực tế vật tư mua ngoài bao gồm:

- Giá mua ghi trên hoá đơn

- Các khoản thuế không được hoàn lại

- Chi phí thu mua

- Trừ đi CKTM giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại

c Nhập do thuê ngoài gia công chế biến

Vật tư thuê ngoài gia

1.3.3.2 Tính giá NVL xuất kho

Trị giá vật tư xuất kho được tính theo một trong các phương pháp sau:

- Giá thực tế đích danh

- Bình quân gia quyền

- Nhập trước xuất trước

- Nhập sau xuất trước

Ngoài ra trên thực tế còn có các phương pháp giá hạch toán, phương pháp xácđịnh giá trị tồn cuối kỳ theo giá mua lần cuối Tuy nhiên khi xuất kho kế toán tínhtoán, xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp đã đăng ký áp dụng vàđảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán

a Phương pháp giá thực tế đích danh:

Được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định

và nhận diện được

b Phương phát bình quân gia quyền:

Giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loạihàng tồn kho tương tự đầu kỳ, và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sảnxuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhậpmột lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp Đơn giá bình quân có thểxác định theo 1 trong 3 phương pháp sau:

- Bình quân cuối kỳ trước:

Đơn giá bình quân cuối kỳ trước = Giá trị tồn đầu kỳ

Số lượng tồn đầu kỳ

- Bình quân cả kỳ dự trữ:

Đơn giá bình quân cả kỳ dự

Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ

Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng tồn trong kỳ

- Bình quân liên hoàn (bình quân sau mỗi lần nhập)

Đơn giá bình quân liên

Trị giá tồn trước lần xuất n + Trị giá nhập lần n

Số lượng tồn trước lần nhập n + Số lượng nhập lần n

c Nhập trước, xuất trước (FIFO):

Áp dụng dự trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trướcthì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặcsản xuất gần thời điển cuối kỳ Theo phương phát này thì giá trị hàng xuất kho đượctính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị củahàng tồn kho được tình theo gí trị của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gầncuối kỳ còn tồn kho.

d Nhập sau, xuất trước (LIFO):

Áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thìđược xuất trước,và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sảnxuất trước đó Theo phương phát này thì giá trị hàng xuất kho được tình theo giá của

lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tình theo giá củahàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho

1.3.4 Tài khoản sử dụng:

 Tài khoản 152 : Nguyên vật liệu

Tài khoản 152 có số dư bên Nợ, dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế Có thể mở thành tài khoản cấp 2 để

kế toán chi tiết theo từng loại nguyên liệu vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán giá trị của doanh nghiệp, bao gồm:

Tài khoản 1521 Nguyên vật liệu chínhTài khoản 1522 Nguyên vật liệu phụTài khoản 1523 Nhiên liệu

Tài khoản 1524 Phụ tùng thay thếTài khoản 1525 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bảnTài khoản 1528 Vât liệu khác

Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4… tới từngnhóm, thứ … vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ở doanh nghiệp

 Tài khoản 151 : Hàng mua đang đi

Tài khoản 151 có số dư bên Nợ, nó dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư hàng hoá

mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán, nhưng chưa về nhậpkho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho

 Tài khoản 611 : Mua hàng

Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ,nó dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vậtliệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá mua vào, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ.

 Ngoài các tài khoản trên kế toán tổng hợp nguyên vật liệu – công cụ dụng cụcòn sử dụng các loại tài khoản liên quan khác

1.3.5 Kế toán NVL phát sinh các nghiệp vụ chủ yếu:

1.3.5.1 Hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên:

A Hạch toán nhập kho NVL:

 Mua NVL trong nước về nhập kho :

a Giá mua NVL và thuế GTGT:

Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT

Có TK 111,112,331…: Số tiền thanh toán

b Nếu NVL đã mua nhưng đến ngày cuối tháng vẫn chưa về nhập kho:

Nợ TK 151: Giá mua chưa có thuế

Nợ Tk 133: Thuế GTGT

Có TK 111,112,331…:Số tiền thanh toán

c Sau đó khi vật liệu về và nhập kho

Nợ TK 152:

Có TK 151

d Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua:

Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế

Nợ TK 133: Thuê GTGT

Có TK 111,112,331…Số tiền thanh toán

e Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá cho số NVL đã mua (nếu có)

 Mua NVL từ nước ngoài về nhập kho.

a Giá mua NVL (giá FOB, giá CIF…)

Nợ TK 152:

Có TK 111,112,331…

b Thuế nhập nhẩu phải nộp

Nợ TK 152: (giá mua * thuế suất thuế nhập khẩu)

Có TK 3333

c Thuế GTGT nhập khẩu phải nộp

- Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Nợ TK 133: (giá mua + thuế nhập khẩu)* thuế suât thuế GTGT

Có TK 33312

- Doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp:

Nợ TK 152: (giá mua + thuế nhập khẩu)* thuế suất thuế GTGT

Có TK 33312

d Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua:

Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế

(c)

(d)

Có TK 111,112,331…Số tiền thanh toán

e Các khoản chiêt khấu thương mại, giảm giá cho số NVL đã mua(nếu có)

 Khi nhập kho NVL, phát hiện thiếu NVL

a Nếu thiếu do hao hụt trong định mực cho phép kế toán phản ánh trị giá vật liệu nhập kho đúng theo trị giá mua đã ghi trên hóa đơn, và số lượng đúng theo số lượng thực tế nhập kho:

Nợ TK 152: Giá mua chưa thuế

Nợ TK 133: thuế GTGT

Có TK 111,112,331…:Số tiền thanh toán

b.1.Nếu NVL thiếu không nằm trong định mức cho phép và chưa xác định được nguyên nhân:

(d)

(e)

(f)

b.2 Căn cứ vào quyết định xử lý:

Nợ TK 1388: Nếu n vị nào đó gây ra, phải bồi thường

Nợ TK 632: Do nguyên nhân khách quan, tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ

Có TK 1381

b.3 Khi thu hồi NVL thiếu:

Nợ TK 111: Thu hồi tiền mặt

Nợ TK 334: Trừ vào lương

Có TK 1388

Sơ đồ 1.3: Kế toán nhâp kho NVL, phát hiện thiếu NVL

 Khi nhập kho NVL, phát hiện thừa NVL

a Nếu NVL thừa chưa xác định được nguyên nhân và doanh nghiệp nhập luôn số hàng thừa:

Nợ TK 152: Trị giá thực tế nhập (Kể cả VL thừa)

Nợ TK 133: Thuế GTGT (Theo hóa đơn)

Có TK 111,112,331: Số tiền thanh toán

Có TK 3381: “Tài sản thừa chờ xử lý” – Trị giá VL thừa

b.1 Hàng thừa nói trên xử lý ghi tăng thu nhập:

TK 002 “Vật tư hàng hóa, giữ hộ, nhận gia công”, không ghi tăng vào bên Có

TK 3381 Sau đó khi bên bán nhận lại ghi đơn bên Có TK 002

Sơ đồ 1.4: Nhập kho NVL phát hiện thừa NVL

 Khi nhập kho NVL từ các nguồn khác :



a Do tự sản xuất ra căn cứ vào giá thành thực tế của NVL được sản xuất để ghi

Nợ TK 152

Có TK 154 “Chi phí SXKD dơ dang” (Kê khai thường xuyên)

Hoặc có TK 632 (DN hạch toán theo kê khai định kỳ)

b Nhập vật liệu thuê ngoài do gia công chế biến hoàn thành:

- Trị giá vật liêu xuất giao cho người nhận chế biến

c Nhận góp vốn liên doanh hoặc được cấp bằng NVL

Nợ TK 152

Có TK 411 “Nguồn vốn kinh doanh”

d Nhận khoản biếu tặng bằng vật liệu

Nợ TK 152

Có TK 711

Sơ đồ 1.5 Kế toán nhập kho NVL từ các nguồn khác

B Hạch toán xuất kho NVL:

a Xuất kho NVL, sử dụng vào sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 621: “Chi phí NVL trực tiếp” – NVL để sản xuất sản phẩm

Nợ TK 627: “Chi phí sản xuât chung” – NVL dùng ở phân xưởng

Nợ TK 641: “Chi phí bán hàng” – NVL dùng cho bộ phận bán hàng

Nợ TK 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp ” – NVL dùng cho bộ phận QLDN

Nợ TK 241: “Xây dựng cơ bản dở dang” – NVL dùng cho XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ

Có TK 152: Trị giá vật liệu xuất sử dụng (Theo 1 trong 4 phương pháp)

(b1)

b Xuất NVL cho đơn vị trực thuộc:

Nợ TK 136 (1361)

Có TK 152

c Khi xuất thanh lý NVL kém phẩm chất, ứ đọng:

c.1 Tri giá NVL xuất bán, xuất thanh lý:

Nợ TK 223: Đầu tư vào công ty liên kết

Nợ TK 811: Chi phí khác (Nếu giá đánh giá lại của vật tư nhỏ hơn giá trị ghi sổ củavật tư )

C Hạch toán kiểm kê NVL:

 Khi kiểm kê phát hiện có NVL thiếu :

a Nếu trị giá thiếu do nguyên nhân khách quan được ghi tăng giá vốn hàng bán:

Lỗlãi

(c1)

(c2)

(d)

a Nếu thừa do nhầm lẫn trong tình toán, ghi chép thì kế toán căn cứ vào tình hình thực tế được xác định để ghi:

D Hạch toán đánh giá lại vật liệu:

a Khi đánh giá làm tăng giá trị của NVL

1.3.5.2 Hạch toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

a Đầu kỳ, căn cứ trị giá vật liêu hiện có được phản ánh trên TK 151,152 để chuyểnsang TK 6111

Nợ TK 6111

Có TK 151,152

b Trong kỳ mọi nghiệp vụ nhập vật liệu được hạch toán:

Nợ TK 6111: Trị giá vật liệu nhâp

Nợ TK 133

Có TK 111,112,331

Nếu được bên bán giảm giá, hoặc nhận được chiết khấu thương mại cho số vật liệu

đã mua, kế toán ghi:

Nợ TK 331,111,112

Có TK 6111

c Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê để chuyển trị giá vật liệu hiện con về TK 151,152

Sơ đồ 1.7: Kế toán nhập,xuất NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

1.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một trong những đối tượng kế toán, các loại tài sản cần phải tổ chứchạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho màphải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho vàphòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho Các doanh nghiệp phải tổchức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết về lựa chọn, vận dụng phương pháp

kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sảnnói chung, công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng

1.4.1 Chứng từ sử dụng:

- Phiếu nhập kho (01 - VT)

- Phiếu xuất kho (02 - VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 - VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (08 - VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (02 - BH)

- Hoá đơn cước phí vận chuyển (03 - BH)

Trị giá vật liệu xuấtkho sản xuất

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thấp nhất theo Quy định của Nhà nước cácdoanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như:

Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (04 - VT), Biên bản kiểm nghiệm vật tư (05 - VT)phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (07 - VT)… Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thểcủa từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động thành phần kinh tế, tình hình sởhữu khác nhau

Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định

về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm vềtính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự

và thời gian hợp lý, do đó kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghichép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan

1.4.2 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu :

Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý nguyên vật liệu do nhiều bộ phận tham gia.Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu hàng ngày được thựchiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp Trên cơ sở các chứng từ

kế toán về nhập, xuất nguyên vật liệu thủ kho và kế toán nguyên vật liệu phải tiếnhành hạch toán kịp thời, tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu hàng ngày theotừng loại nguyên vật liệu Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép và thẻkho, cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thànhnên phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giữa kho và phòng kế toán Hiệnnay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán nguyên vật liệu giữa kho vàphòng kế toán có thể thực hiện theo các phương pháp sau:

- Phương pháp thẻ song song

- Phương pháp sổ đối chiếu lưu chuyển

- Phương pháp sổ số dư

Mọi phương pháp đều có những nhược điểm riêng Trong việc hạch toán chi

tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phương phápthích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp Và như vậy cần thiết phải nắm vữngnội dung, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng của mỗi phương pháp đó

a Phương pháp thẻ song song

- Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn khho hàng ngày do thủ kho tiến hànhtrên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng.

Khi nhận các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu thủ kho phải triểm tra tính hợp lý,hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻkho Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho

Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ xuất, nhập đã đượcphân loại theo từng thứ nguyên vật liệu cho phòng kế toán

- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghichép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Về cơ bản, sổ (thẻ)

kế toán chi tiết nguyên vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột đểghi chép theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu vàkiểm tra đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, triểm tra với kế toántổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng Tổng hợp nhập, xuất, tồnkho vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu Có thể khái quát,nội dung, trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo

Bảng kê tổng hợpN-X- T

Với tư cách kiểm tra, đối chiếu như trên, phương pháp thẻ song song có ưuđiểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép,quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loại nguyên vật liệu theo

số liệu và giá trị của chúng Tuy nhiên theo phương pháp thẻ song song có nhược điểmlớn là việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán cần trùng lặp về chỉ tiêu số lượng,khối lượg công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loại vật tư nhiều và tình hình nhập,xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiếnhành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán Phương pháp thẻ songsong được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, công cụdụng cụ, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất ít, không thường xuyên vàtrình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế

b Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

- Ở Kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống nhưphương pháp thẻ song song

- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chieué luân chuyển để ghi chép tình hình nhập,xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho dùng cả năm nhưng mỗi thángchỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toánphải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủkho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi và về chỉ tiêu giá trị

Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyểnvới thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp

Nội dung và trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo sơ đồ 1.4

Sơ đồ 1.9: Nội dung và trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Ghi chú:

: Ghi hàng tháng

: Ghi cuối tháng

: Đối chiếu kiểm tra

Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là giảm được khối lượng ghichép của kế toán do chỉ ghi một kỳ vào cuối tháng, nhưng có nhược điểm là việc ghi

sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị) côngviệc kế toán dồn vào cuối tháng, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chitiến hành được vào cuối tháng do trong tháng kế toán không ghi sổ Tác dụng của kếtoán trong công tác quản lý bị hạn chế Với những doanh nghiệp, ưu nhược điểm nêutrên phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được áp dụng thích hợp trong các doanhnghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên

kế toán nguyên vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình kế toánnhập, xuất hàng ngày

c Phương pháp sổ số dư:

Nội dung phương pháp sổ số dư hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kiết kếnhư sau:

Chứng từ nhập

Sổ đối chiếu luân

Thẻ kho

Chứng từ xuất

- Ở kho: Thủ kho cũng là thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho, nhưngcuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tách trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng.

- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chéptình hình nhập, xuất Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập,luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từngnhóm, loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị

Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuốitháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghivào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kế tổng hợp nhập, xuất tồn (cột số tiền)

và số liệu kế toán tổng hợp Nội dung, trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theophương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ 1.5

Sơ đồ 1.10 : Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư

Bảng kê xuấtChứng từ xuất

Bảng kê tổng hợp N-X-T

Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảmbớt được khối lượng công việc ghi sổ kế toán do chỉ tiêu ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị vàtheo nhóm, loại nguyên vật liệu Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, tạo điềukiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý ở doanhnghiệp, thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán đối với việc nhập, xuấtnguyên vật liệu hàng ngày

Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, loạinguyên vật liệu nên qua số liệu kế toán không thể không nhận biết được số hiện có vàtình hình tăng giảm nguyên vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho Ngoài ra khi đốichiếu, kiểm tra số liệu ở sổ số dư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nếu khôngkhớp đúng thì việc kiểm tra để phát hiện sự nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi số sẽ cónhiều khó khăn, phức tạp và tốn nhiều công sức Phương pháp sổ số dư được áp dụngthích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập,xuất) về nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại nguyên vậtliệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán đểhạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý, trình

độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao

CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CƠ KHÍ

THÁI BÌNH DƯƠNG XANH2.1 Giới thiệu khái quát chung về công ty TNHH Một Thành Viên Cơ Khí Thái Bình Dương Xanh.

Công ty TNHH MTV Thái Bình Dương Xanh

Địa chỉ: Khối 3 Thị Trấn Hưng Nguyên Tỉnh Nghệ An

Điện thoại : (0383)666.799

Số Tài khoản 010 01103671 tại chi nhánh Ngân hàng đầu tư và phát triển Nghệ An

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH MTV Thái Bình Dương Xanh

Trong giai đoạn hiện nay nền kinh tế của đất nước ngày càng phát triển nên đòihỏi có càng nhiều cơ sở hạ tầng, các công trình giao thông, thủy lợi kiên cố để đáp ứngcho nhu cầu phát triển của đất nước và phục vụ cho nhu cầu của con người trong xãhội Xuất phát từ yêu cầu đó nên Công ty TNHH MTV Thái Bình Dương Xanh ra đời Công ty được thành lập ngày 10 tháng 06 năm 2005, giấy chứng nhận đăng kíkinh doanh số 4000510110 do Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Nghệ An cấp Với số vốnđiều lệ 2,5 tỷ đồng Mã số thuế 100076845, địa chỉ huyện Hưng Nguyên, Nghệ An.Ngành nghề kinh doanh: Xây dựng công nghiệp, dân dụng, giao thông cầuđường, thủy lợi, thương mại…

* Quá trình phát triển công ty

Công ty TNHH MTV Thái Bình Dương Xanh mặc dù mới thành lập được hơntám năm trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh ban đầu công ty gặp không ítkhó khăn nhưng với quyết tâm phấn đấu vươn lên dưới sự lãnh đạo của Ban lãnh đạoCông ty luôn đưa ra những phương thức hoạt động ngày càng quy mô và phát triểnmạnh trên địa bàn tỉnh Nghệ An Công ty góp phần giải quyết công ăn việc làm chonhiều lao động phổ thông ở địa phương

Công ty sau một thời gian hoạt động chưa lâu nhưng đã tạo ra được niềm tin, sựtín nhiệm của đối tác Ngoài ra, công ty còn tham gia xây dựng các công trình giaothông phục vụ cho việc đi lại của người dân trên địa bàn tỉnh Nghệ An và một số địaphương khác

* Một số chỉ tiêu chủ yếu liên quan đến sự phát triển của công ty

STT Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch

Mức Tỉ lệ (%)

1 Doanh thu 18.884.953 35.075.266 16.190.313 85,73%

2 Thu tài chính 11.976.555 36.263.291 24.286.736 202,79%

3 Chi phí tài chính 1.343.710 1.134.106 -209.604 -15,60%

4 Lợi nhuận trước thuế 29.517.798 70.204.451 40.686.653 137,84%

5 Thuế thu nhập Doanh

nghiệp

8.264.938 19.657.240 11.392.302 137,84%

6 Lợi nhuận sau thuế 21.252.815 50.547.205 29.294.390 137,84%

2.1.1.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty TNHH MTV Thái Bình Dương Xanh

Năm 2008 công ty đã quyết định thành lập thêm 3 đội sản xuất, để hoàn thành kếhoạch của công ty Cùng với hướng phát triển của công ty là ngày càng mở rộng sảnxuất, tham gia liên kết với mọi thành phần kinh tế, tăng cường huy động mọi nguồnvốn, đào tạo và tuyển dụng thêm nhiều cán bộ khoa học kỹ thuật trẻ có trình độ, khảnăng thi công độc lập công trình, tăng cường đầu tư chiều sâu, trang bị máy móc thiết

bị phù hợp với yêu cầu của quá trình thi công như: máy tiện, máy hàn max … với sốtiền 5.000.000.000đ nhằm tạo ra lợi nhuận và làm tốt nghĩa vụ ngân sách với Nhànước Công ty TNHH MTV Thái Bình Dương Xanh hoạt động với những chức năng

cụ thể:

- Xây dựng các công trình dân dụng

- Kinh doanh vật tư

- Xây dựng những công trình kỹ thuật hạ tầng

2.1.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty TNHH MTV Thái Bình Dương Xanh

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy của công ty

Ghi chú:

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

 Chức năng của từng bộ phận:

- Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh

doanh của công ty, là người điều hành quản lý vĩ mô toàn công ty Trực tiếp ký kết cáchợp đồng kinh tế giao, nhận thầu và thanh lý bàn giao các công trình hoàn thành chobên A Giám đốc công ty còn là người chủ tài khoản của doanh nghiệp

- Phó giám đốc công ty là người giúp việc cho giám đốc và được giám đốc phân công

một số việc của giám đốc Phó giám đốc là người chịu trách nhiệm trước giám đốc vềnhững mặt phân công và đồng thời có thay mặt giám đốc giải quyết việc phân công

- Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng, nhiệm vụ giúp giám đốc công ty tổ chức

bộ máy điều hành và quản lý của công ty cũng như các đơn vị trực thuộc, đáp ứng yêucầu sản xuất về công tác tổ chức cán bộ lao động, đồng thời giúp giám đốc nắm được

Phòng tài chính kế toán

Đội sản xuất 1

Đội sản xuất 2 Đội thi

công cơ giới

khả năng trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân viên, đề ra chương trình đào tạo bồidưỡng cán bộ công nhân viên lành nghề phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh.

- Phòng tài chính kế toán: Chịu trách nhiệm huy động các nguồn vốn và điều hoà

phân phối cho các đội (từng công trình) dựa trên cơ sở tiến độ thi công, thường xuyênkiểm tra, giám sát về mặt về mặt tài chính đối với các đội sản xuất trực thuộc công ty.Hạng mục công trình hoàn thành với bên A Đảm bảo chi lương cho cán bộ công nhântrong toàn công ty và kiểm tra chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý, hợp lệ

2.1.2.Tổ chức kế toán của công ty TNHH MTV Cơ Khí Thái Bình Dương Xanh: 2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 2.2 : Tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp công ty TNHH MTV Cơ Khí

Thái Bình Dương Xanh

Ghi chú:

Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng

 Chức năng của các bộ phận:

+ Kế toán trưởng: Giúp giám đốc công tác tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công

tác kế toán, tài chính thông tin kinh tế trong toàn đơn vị theo cơ chế quản lý mới vàtheo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán nhà nước và điều lệ kếtoán trưởng hiện hành

- Tổ chức bộ máy kế toán, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ và đội ngũ cán bộ tài chính

kế toán trong công ty Phổ biến hướng dẫn thực hiện và cụ thể hoá kịp thơì các chínhsách, chế độ, thể lệ tài chính kế toán nhà nước, của Bộ xây dựng

- Tổ chức việc tạo nguồn vốn và sử dụng các nguồn vốn

Kế toán trưởng

Kế toán tổng

hợp

Kế toán tiền gửi ngân hàng

Kế toán vật tư kiêm thủ kho Thủ quỹ kiêm thống kê

- Hướng dẫn công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách, chứng từ kế toán.

Chỉ đạo về mặt tài chính việc thực hiện các hợp đồng kinh tế

- Tổ chức kiểm tra kế toán

- Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế

- Chỉ đạo lập kế hoạch tài chính tín dụng

- Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và kế toán trưởng tổng công ty về toàn bộcông tác tài chính kế toán

+ Kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ.

- Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng

- Theo dõi thanh lý TSCĐ, Kiểm tra quyết toán sửa chữa lớn TSCĐ, tái đầu tư, lập hồ

sơ thủ tục về đầu tư xây dựng cơ bản, quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản

- Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, điều động nội bộ trong công ty

- Theo dõi công tác thu vốn các công trình do công ty thi công

- Lập báo cáo định kỳ và thường xuyên về vốn chủ sở hữu của công ty và tổng hợptoàn công ty

+ Kế toán thanh toán và kế toán tiền gửi ngân hàng.

- Theo dõi tiền vay và tiền gửi ngân hàng

- Theo dõi thanh toán với ngân sách - thanh toán nội bộ, thanh toán với cung cấp, cáckhoản phải thu của khách hàng

- Theo dõi công tác thu vốn các công trình, quyết toán chi phí với các xí nghiệp, độisản xuất trực thuộc công ty hàng tháng lập cáo báo cáo theo dõi tình hình thu vốn toàncông ty Lập báo cáo trình đơn vị các công trình trọng điểm khi phát sinh

- Lập séc, uỷ nhiệm chi, lập kế hoạch tín dụng vốn lưu động, kế hoạch lao động tiềnlương các tờ khai về thuế và thanh toán với ngân sách, biên bản đối chiếu với cụ thể

- Tính toán các khoản phải thu của các đội sản xuất và xí nghiệp sản xuất trực thuộc

- Tham gia các báo cáo kế toán và quyết toán tài chính

- Lập phiếu thu chi

+ Kế toán vật tư và kế toán tiền lương.

- Theo dõi tình hình N - X - T kho vật liệu của công ty

- Theo dõi thanh toán tạm ứng

- Theo dõi thanh toán lương, BHXH toàn công ty

- Lập phiếu nhập, xuất vật tư

- Tập hợp, theo dõi chi phí khối cơ quan công ty, tham gia lập báo cáo kế toán vàquyết toán tài chính của công ty

+ Thủ quỹ kiêm thống kê:

- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh từng tháng

- Bảo quản theo dõi sổ số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của quỹ

- Ghi chép thường xuyên việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Thanh toán các khoản bằng ngân phiếu hoặc tiền mặt

- Ở phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, theo sự phân công thựchiện các công việc kế toán từ kiểm tra phân loạiu, xử lý chứng từ, lập các chứng từ,nhật ký cho tới việc ghi sổ tổng hợp, hệ thống hoá số liệu và cung cấp thông tin kếtoán phục vụ yêu cầu quản lý Đồng thời dựa trên các báo cáo kế toán đã lập tiến hànhphân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo công ty trong việc quản lý, điều hànhhoạt động của các công trình

2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán

Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổnghợp số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhấtđịnh Hình thức tổ chức hệ thống kế toán bao gồm: số lượng các loại sổ kế toán chitiết, sổ kế toán tổng hợp… kết cấu sổ, mối quan hệ, kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kếtoán, trình tự và phương pháp ghi chép cũng như việc tổng hợp số liệu đó lập báo cáo

kế toán

 Chế độ kế toán áp dụng

Để phù hợp với hệ thống kế toán của các nước đang phát triển, thuận lợi cho việc

sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kếtoán Công ty thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp, ban hành theo QĐ số15/2006/QĐBTC ngày 20/02/2006 của bộ trưởng bộ tài chính và các thông tư hướngdẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán của bộ tài chính

Niên độ kế toán được công ty áp dụng từ 31/12 năm nay đến 1/1 năm sau và kỳ kếtoán công ty TNHH MTV Cơ Khí Thái Bình Dương Xanh làm theo một năm 4 quý

Sơ đồ 2.3: Ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán NKC

Sổ nhật ký đặc biệt

Chứng từ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ nhật ký chung

Bảng cân đối số phát sinh

số liệu

(1) Hàng tháng căn cứ chứng từ gốc hợp lệ lập điều khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật

ký chung theo thứ tự thời gian rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái

(2) tổng hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc đểghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng từ sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái

(3) Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết.(4) Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết

(5) Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản

(6) Kiểm tra đối chiếu số liệu số cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết

(7) Tổng hợp số liệu lập bảng báo cáo kế toán

2.2 Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu ở công ty TNHH MTV Cơ Khí Thái Bình Dương Xanh

2.2.1 Khái quát chung về NVL tại công ty TNHH MTV Cơ Khí Thái Bình Dương Xanh

Phân loại:

* Đối với vật liệu của công ty được phân loại như sau:

+ NVL chính: sắt, inox, thép, đồng…

+ NVL phụ: Vôi, dây thép buộc, sơn

+ Nhiên liệu: Xăng dầu

+ Phụ tùng thay thế: Các loại vật tư được sử dụng để thay thế, sửa chữa, bảo dưỡngcác loạiáy móc thiết bị xây dựng cơ bản

+ Phế liệu thu hồi : Là các loại vật liệu bị loại trừ, thanh lý, thu hồi như sắt ngắn, inoxngắn …

Dương Xanh

 Chứng từ kế toán:

- Phiếu nhập kho (MS S01-VT)

- Hoá đơn giá trị gia tăng (MS 01GTKT-3LL)

- Phiếu xuất kho (MS S02-VT)

Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” mở thành tài khoản chi tiết cấp 2:

TK 1521: Nguyên liệu vật liệu chính

TK 1528: Vât liệu khácTài khoản 151 "Hàng mua đang đi đường"

Tài khoản 331 "Phải trả người bán"

Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu sử dụng nhiều tàikhoản liên quan khác như: TK 111 , TK 112 , TK 141, TK 128, TK 222, TK 411,

2.2.2.1 Trình tự nhập - xuất kho nguyên vật liệu.

Công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH MTV Thái Bình Dương Xanh domột thủ kho và một kế toán viên đảm nhận Phần hành kế toán nhập kho xuât khonguyên vật liệu đều được xử lý trên máy vi tính Vì vậy các công đoạn lập sổ, ghi sổ

kế toán tổng hợp, chi tiết đều do máy thực hiện Thủ kho và nhân viên kế toán vật liệuchỉ phải làm thủ tục ban đầu và tập hợp liệt kê các chứng từ gốc liên quan đến nhập -xuất nguyên vật liệu, tạo cơ sở dữ liệu để đưa vào máy

a Trình tự nhập kho vật liệu.

Ở Công ty TNHH MTV Thái Bình Dương Xanh, việc mua vật tư thường do phòng kếhoạch đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu sản xuất Khinguyên vật liệu được mua về, người đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng như: hoá đơnbán hàng, hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán, hoá đơn cước phí vận chuyển lên phòng kếtoán Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra

số lượng, chất lượng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kếtoán nguyên vật liệu sẽ viết phiếu nhập kho Trường hợp nguyên vật liệu mua về cókhối lượng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật tư lập "Biên bảnkiểm nghiệm vật tư" Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật tư về số hàng mua

về đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành chonhập kho

b Trình tự xuất kho.

Ở công ty TNHH MTV Thái Bình Dương Xanh, nguyên vật liệu xuất kho chủyếu là dùng cho thi công công trình NVL của công ty gồm nhiều chủng loại, việcxuất dùng diễn ra thường xuyên trong ngành cho từng bộ phận sử dụng là các đội thicông công trình.Việc xuất nguyên vật liệu được căn cứ vào nhu cầu sử dụng và địnhmức tiêu hao NVL trên các phiếu yêu cầu cung cấp NVL cho từng công trình Sau khi

có lệnh xuất của giám đốc, phòng kế hoạch tổ chức thực hiện tiến độ thi công, theo dõisát sao tiến độ thi công và tiến độ thực hiện các công trình Hàng ngày phòng kế toánviết phiếu xuất cho từng đội sản xuất Theo phiếu xuất và dựa trên cơ sở tính toán kỹthuật sẽ có yêu cầu xuất loại vật tư nào, số lượng bao nhiêu Khi đó phòng kế toán sẽviết phiếu đồng thời cử người xuống các đội sản xuất để kiểm tra Đội sản xuất sẽ cửngười đại diện(đội trưởng hoặc phó đội trưởng) xuống kho để nhận NVL Sau khi đốichiếu khối lượng NVL trên phiếu xuất kho tại cột số lượng yêu cầu đối với khối lượngNVL thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lượng thực xuất

và ký xác nhận Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho NVL

2.2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của chúng theo nhữngnguyên tắc nhất định về nguyên tắc kế toán nhập xuất tổng hợp, nhập xuất tồn khonguyên vật liệu công ty phản ánh trên giá thực tế Nguồn nguyên vật liệu của ngành xâydựng cơ bản nói chung và của công ty TNHH MTV Thái Bình Dương Xanh nói riêng làrất lớn, công ty chưa đảm nhiệm được việc chế biến và sản xuất ra nguyên vật liệu mànguồn nguyên vật liệu chủ yếu do mua ngoài, một số nguyên vật liệu được sản xuấtnhư: cửa đi, cửa sổ, và các loại cấu kiện, vật liệu nhằm hoàn thiện việc thi công xâydựng

A Đối với nguyên vật liệu

Giá thực tế vật tư mua ngoài bao gồm:

- Giá mua ghi trên hoá đơn

- Các khoản thuế không được hoàn lại

- Chi phí thu mua

- Trừ đi CKTM giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại

* Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho công ty thì giá thực tế nhập kho chính

là giá mua ghi trên hoá đơn

Nghiệp vụ 1: Ngày 02/04/2012 Lê Thị Na mua vật liệu thép theo hoá đơn số 538 ngày

02/04/2012 của Công ty TNHH Hoàng Hà (phiếu nhập kho 165) Tổng đơn giá ghitrên hóa đơn là 105.235.000đ chưa bao gồm thuế GTGT 10% Chưa thanh toán chongười bán Đến ngày 17/04/2012 công ty thanh toán số tiền nợ cho công ty TNHHHoàng Hà bằng chuyển khoản

Giá thực tế nhập thép là 105.235.000 (giá ghi trên hoá đơn)

* Trường hợp vật tư do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhậpkho chính là giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển

Nghiệp vụ 2: Ngày 03/04/2012 mua inox theo hoá đơn số 140 ngày 03/04/2012 của

công ty Vật Tư Hưng Phát, phiếu nhập kho số 166 Mua 30.000 kg inox đơn giá 850đ/

kg là chưa bao gồm thuế GTGT 10% chưa thanh toán cho người bán

Giá thực tế nhập kho của inox là:

30.000 x 850 = 25.500.000đ

Nghiệp vụ 3: Ngày 04/04/2012 mua inox theo hoá đơn số 142 ngày 04/04/2012 của

công ty Vật Tư Hưng Phát, phiếu nhập kho số 167 Mua 20.000 kg inox tổng đơn giá

là 16.200.000đ Chi phí vận chuyển 600.000đ tổng số tiền phải thanh toán chưa baogồm thuế GTGT 10% là 16.800.000đ thanh toán bằng tiền mặt

Giá thực tế nhập kho của inox là:

16.200.000 + 600.000 = 16.800.000đ

+ Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công: Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi

công được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước( FIFO): hàng tồn kho được

mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước

Nghiệp vụ 4: inox

Tồn đầu tháng = 0kg

Ngày 03/04 nhập kho 30.000kg, đơn giá 850đ/kg

Ngày 04/04 nhập kho 20.000kg, đơn giá 840đ/kg

Ngày 06/04 xuất cho Trần Đình Sơn thi công công trình xây dựng công trình UBNDhuyện Hưng Nguyên, yêu cầu số lượng xuất là 40.000kg

Vậy thực tế xuất kho inox được tính như sau:

(30.000kg x 850đ) + (10.000kg x 840đ) = 33.900.000đ

- Đối với việc nhập xuất nguyên vật liệu ở các đơn vị trực thuộc thì giá thực tế củanguyên vật liệu nhập, xuất kho được tính theo giá thực tế

2.2.2.3 Kế toán chi tiết vật liệu tại công ty TNHH MTV Thái Bình Dương Xanh

 Chứng từ sử dụng:

Tại công ty TNHH MTV Thái Bình Dương Xanh chứng từ kế toán được sử dụng trongphần hạch toán kế toán chi tiết vật liệu là:

- Phiếu nhập kho vật liệu

- Phiếu xuất kho vật liệu

- Hoá đơn GTGT

- Số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu

- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu

 Thủ tục nhập kho:

a Trường hợp nhập nguyên vật liệu từ nguồn mua ngoài:

Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại nguyên vật liệu về đến công ty đềuphải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho Khi nguyên vật liệu được chuyểnđến công ty, người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bánnguyên vật liệu lên phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị, trong hoá đơn đã ghi rõcác chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thànhtiền, hình thức thanh toán…

Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị xem xéttính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký,đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho số vật liệu

đó đồng thời nhập thành 2 liên phiếu nhập kho

Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập và vào thẻ kho rồi giao

cả 2 liên cho người nhận hàng Người nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng vàchất lượng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên phiếu nhập kho, sau đó vào thểkho Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu một phiếu liên nhập còn mộtliên phiếu phải nhập (kèm theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toán công

nợ để theo dõi thanh toán Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế toáncông nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻkho hoặc nhân viên tiếp liệu chưa mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ Kế toántheo dõi công nợ phải thường xuyên theo dõi thông báo số nợ của từng người và cóbiện pháp thanh toán dứt điểm tránh tình trạng nợ lần dây dưa

số dư cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho Bắt đầu từ những chứng từ gốc sau đây,

kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành công việc của mình

Bắt đầu những chứng từ gốc sau đây, kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành công viêccủa mình:

Mẫu 01: Hóa đơn GTGT số 0538 ( Xem phụ lục 1 )

Khi hàng về tới kho nhân viên kế toán tiến hành lập biên bản kiểm tra

Mẫu 02: Biên bản kiệm nghiệm vật tư (Xem phụ lục 1)

Căn cứ vào hóa đơn số 538 và biên bản kiểm nghiệm vật tư số hàng thực tế đã

về, phòng kỹ thuật vật tư viết phiếu nhập kho ngày 02/04/2012 – Số 538 Thủ kho xácđịnh số lượng và đơn giá tiến hành nhập kho

Mẫu 03: Phiếu nhập kho số 165 ( Xem phụ lục 1)

Mẫu 04: Hóa đơn GTGT số 0140 ( Xem phụ lục 1)

-Căn cứ vào hóa đơn số 140 và biên bản kiểm nghiệm vật tư số hàng thực tế đã về, phòng vật tư viết phiếu nhập kho

Mẫu 05: Phiếu nhập kho số 166 ( Xem phụ lục 1)

Trường hợp theo hoá đơn số 140 ngày 03/04/2012 của Công ty vật tư Hưng phátnhư trên thì chi phí vận chuyển inox được tính vào giá hoá đơn Còn trường hợp ngày

Phòng kế toán

Vật liệu, Ban kiệm

nghiệm

Phòng kĩ thuật vật tư tiếp thị

Nhập kho

04/04/2012 theo hóa đơn số 142 công ty mua inox nhưng do đội xe vận chuyển củacông ty thực hiện.

Mẫu 06: Hóa đơn GTGT số 00142 ( Xem phụ lục 1)

Mẫu 07: Phiếu nhập kho số 167 ( Xem phụ lục 1)

b Nhập do di chuyển nội bộ.

Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của giám đốc, phòng kinh tế , kế hoạch, kỹthuật, tiếp thị lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên Người di chuyển mang 2 liên đếnthủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận songsong giữ lại một liên để giao cho kế toán nguyên vật liệu, một liên đưa cho người dichuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vàothẻ kho Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra và hạch toántăng kho nhập, giảm kho xuất

c Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến.

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế theo số lượng và giá cả phòng kinh tế, kế hoạch,

kỹ thuật, tiếp thị lập phiếu nhập kho Khi lập phiếu nhập kho phải thực hiện cùng khocùng nhóm, cùng nguồn nhập, phải kiểm nghiệm trước khi nhập và lập biên bản kiểmnghiệm mới được nhập kho Cuối ngày kế toán vật liệu phải đối chiếu kế toán công nợ

và đưa phiếu nhập kho cho kế toán công nợ làm báo cáo kế toán

 Thủ tục xuất kho.

Nguyên vật liệu chủ yếu được xuất kho cho các đội sản xuất và xí nghiệp xâylắp trực thuộc công ty thi công các công trình

- Xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh

Căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ

kỹ thuật, phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật vật tư lập phiếu xuất kho gồm 2 liên Ngườilĩnh vật tư mang 2 liên phiếu vật tư đến kho để xin lĩnh vật tư Thu kho căn cứ vàoquyết định của đội trưởng và theo tiến độ thi công để xuất nguyên vật liệu Thủ khogiữ lại một liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để hạch toán, một liêngửi cán bộ kỹ thuật phụ trách công trường để kiểm tra số lượng và chất lượng nguyênvật liệu đưa từ kho đến nơi sử dụng

Mẫu 11: Phiếu xuất kho số 136 ( Xem phụ lục 1)