Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QT VĂN PHÒNG 06.2019 SV

VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG MỘT TỔ CHỨCTÓM LẠI Văn phòng là một cơ quan hỗ trợ cho tổ chức trong các công tác tham mưu, tổng hợp thông tin; thực hiện các nhiệm vụ trợ giúp điều hành cho

Công tác tổ chức VP

2

Khái niệm, chức năng và

nhiệm vụ của văn phòng

3

Văn phòng có vai trò như thế nào đối với tổ chức ?

6

Chi nhánh B

Chi nhánh A

Ban Giám Đốc

Văn phòng P.HCTH

P.Nhân sự P.Kinh doanh

p.Kế toán P.Marketing

Cơ cấu

VP

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Thảo luận: Văn phòng là gì?

Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ gì?

7

Theo nghĩa rộng

Là bộ máy làm việc tổng hợp, trựctiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo chăm lo các công tác hậu cần cho một cơ quan, đơn vị

8

1.1.1 Khái niệm văn phòng (tt)

Đặc trưng của văn phòng

Là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ

thể của từng cơ quan.

Phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật

chất nhất định Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng.

Hỏi: Tùy theo quy mô, lĩnh vực hoạt động mà văn phòng có cơ cấu tổ chức khác nhau, đúng hay sai?

9

Phân biệt giữa từ “Chức năng” và “ Nhiệm vụ”

Chức năng: đây là từ ngữ trả lời cho câu hỏi “ Vì sao văn phòng phải có trong một tổ chức”.

Nhiệm vụ: Bổ sung cho từ chức năng,

Ví dụ: Để thực hiện được chức năng 1 thì “Văn phòng” phải làm các nhiệm vụ 1,2,3….

10

CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG

Chức năng của

văn phòng

1 Tham mưu tổng hợp

2.Trợ giúp Điều

hành

3 Hậu cần

11

1.1.2 Chức năng của văn phòng

Chức năng tham mưu, tổng hợp

Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý của cơ quan

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.

VP là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên

môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất.

Tổng hợp là chức năng nhất thiết phải có của VP, hướng đến nhiệm vụ

tổng hợp các thông tin từ các nguồn khác nhau, làm cơ sở thông tin để

tham mưu cho cấp quản trị và các bộ phận khác của tổ chức.

12

trợ

giúp

điều

hành

Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý

các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để

bảođảm sử dụng có hiệu quả

14

VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG MỘT TỔ CHỨC

TÓM LẠI

Văn phòng là một cơ quan hỗ trợ cho tổ chức trong các công tác tham mưu, tổng hợp thông tin; thực hiện các nhiệm vụ trợ giúp điều hành cho các cấp lãnh đạo và chăm lo các công tác hậu cần.

15

NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG

 Để hoàn thành các chức năng được tổ chức

giao cho, văn phòng phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ.

 Các nhiệm vụ được nêu bên dưới là các

nhiệm vụ cơ bản thường gặp của 1 văn phòng.

 Tùy theo từng cơ quan, tổ chức (doanh

nghiệp/công ty) mà mỗi văn phòng được giao các nhiệm vụ khác nhau.

16

quản lý của lãnh đạo, theo

dõi việc triển khai thực hiện

1.1.3 Nhiệm vụ của

văn phòng

17

- Công tác văn thư lưu trữ

Tùy theo lĩnh vực hoạt động, cơ

cấu tổ chức mà mỗi VP của các tổ

chức lại có nhiệm vụ khác nhau.

1.1.3 Nhiệm vụ của

văn phòng

18

Tổng quan về Quản trị

hành chính VP

19

CÁC TỪ NGỮ CHUYÊN NGÀNH CẦN PHẢI HIỂU

Quản trị là gì?

Quản trị văn phòng là gì?

Trong một doanh nghiệp hay tổ chức, nhà

quản trị nói chung là ai?

Nhà quản trị hành chính văn phòng là ai?

20

1.2.1 ĐỊNH NGHĨA VỀ QUẢN TRỊ

VÀ QUẢN TRỊ HC VĂN PHÒNG

Sự quản lý và tổ chức

22

Tổ chức và quản

lý ?

VAI TRÒ CỦA MỘT NHÀ QUẢN TRỊ

23

Vai trò của quản lý và quản trị trong tổ chức?

Nhà quản trị trong một tổ chức như nhạc trưởng dàn nhạc giao hưởng, người điều hành và tạo

cảm

hứng cho cả dàn nhạc

KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ

24

Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của một tổ chức (nhân lực, vật lực, tài lực và nguồn thông tin) nhằm đạt được các mục tiêu chung đã đề ra

Tác động đến người khác để đảm bảo đạt được mục tiêu

Kiểm tra việc thực

hiện so với

những mục tiêu

đã đề ra

TỔ CHỨC Xây dựng cấu trúc

tổ chức Phân bổ và sắp xếp các nguồn lực

CÁC NHÀ QUẢN TRỊ TRONG TỔ CHỨC

Các nhà quản trị trong tổ chức thực hiện các chức năng quản trị: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động của cơ quan, đơn vị mà mình phụ trách.

26

CÁC NHÀ QUẢN TRỊ LÀ AI?

Giám đốc

1 công ty

Trưởng phòng kinh doanh

Chủ quán

cà phê

27

CÁC NHÀ QUẢN TRỊ TRONG TỔ CHỨC

Nhà quản trị cấp cao

Nhà quản trị cấp trung

Nhà quản trị cấp cơ sở

HĐQT, Tổng giám đốc, Phó tổng Giám đốc Phát triển chính sách dài hạn, chọn lựa và đánh giá các

nhân viên điều hành chủ chốt (TRÊN

5 NĂM)

Các nhà quản lý, các trưởng phòng

Hỗ trợ quản lý cấp cao trong việc

hoạch định, phát triển kế hoạch

CÁC NHÀ QUẢN TRỊ TRONG MỘT CÔNG TY

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY A

TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 2

TRƯỞNG TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG QUẢN ĐẢM KỸ TRỊ BẢO THUẬT- HÀNH CHẤT NGHIỆP CHÍNH LƯỢNG VỤ

PHÒNG NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN

BP PHÁP CHẾ

ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO

29

Thảo luận

Thế nào là Quản trị hành chính văn phòng là gì?

Nhà quản trị hành

chính VP là ai, họ có

thể là nhà quản trị cấp nào?

30

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGNgành nghề chuyên nghiệp nhưng chưa chuyên nghiệp.

TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VP

TRONG MỘT TỔ CHỨC

31

Top 08 nhóm ngành có nhu cầu tìm việc cao - 4/2017

Nguồn: Trung tâm Dự báo nhu cầu Nhân lực và thông

tin

NHU CẦU CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 2019

33

TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VP

TRONG MỘT TỔ CHỨC

- Công việc Hành chính VP hiển hiện trong

tất cả các công việc ở tất cả các chức vụ, các phòng ban khác nhau;

- Dù bạn là ai: một nhân viên ở phòng kế

toán, nhân viên thị trường, bán hàng, chăm sóc khách hàng; trưởng nhóm,

trưởng phòng của các phòng ban hay Giám đốc công ty,…thì đều phải thực hiện các công việc liên quan đến hành chính văn

TẦM QUAN TRỌNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VP TRONG

- Là người đại diện cho Ban lãnh đạo chăm lo

tất cả các công việc liên quan đến hành chính văn phòng trong tổ chức.

NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC

36

 Tùy theo quy mô và cơ cấu của tổ chức mà nhà quản

trị văn phòng có thể là nhà quản trị cấp cao, cấp

trung hay cấp cơ sở

 Giữ các chức vụ khác nhau, có thể là:

- Giám đốc của công ty đó,

hành chính của cả công ty,

tác văn phòng trong DN;

hành chính, Trưởng phòng HC tổng hợp, Trợ lý hành chính, Chánh các VP,…

1.2.1 Khái niệm quản trị hành chính VP

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ

chức, lãnh đạo và kiểm soát các công tác văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả.

37

1.2.2 CÁC CHỨC NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ NÓI CHUNG VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NÓI

RIÊNG

Muốn tiến lên cái lớn, hãy bắt đầu từ cái nhỏ

Lénine

CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH (Planning)

39

Hoạch định chính

là Định ra kế hoạch Nhà quản trị phải biết định

ra được kế hoạch phát triển của tổ chức mình, vẽ ra một tương lai nhất định.

Bạn hiểu hoạch định là gì?

VD: CÁC QUYẾT ĐỊNH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ THỂ HIỆN

CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

40

QUYẾT ĐỊNH NHÀ QUẢN TRỊ

Trong vòng 5 năm, công ty phải trở

thành một trong các doanh nghiệp dẫn đầu

ngành;

Trong năm nay, công ty phải tăng thị phần (%

chiếm lĩnh thị trường so với đối thủ) từ 25%

lên 30%;

Trong quý I, Phòng nhân sự phải tuyển dụng

THÊM 2 nhân viên cho phòng Marketing.

Trong tháng này, Phòng hành chính phải hoàn tất

việc lên kế hoạch tổ chức Hội nghị cuối năm cho

khách hàng khu vực phía Nam.

GIÁM ĐỐC CỦA CÔNG TY; CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

GÍAM ĐỐC;

TRƯỞNG PHÒNG HÀNH

CHÍNH

TRÁCH NHIỆM CHÍNH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HCVP

Tạo một cơ cấu tổ chức hành chính tốt cho tổ chức.

Hiểu biết tất cả các loại hình QTVP: soản thảo VB, quản trị thông tin, điều hành máy móc; các kiến thức về hoạt động chính của công ty,…

Tổ chức một lực lượng nhân sự hiệu quả cho VP

Tổ chức và duy trì, đảm bảo sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất cho công việc hành chính

Phối hợp hoạt động hành chính của bộ phận của mình với hoạt động HCVP của các phòng ban khác.

41

- Hoạch định việc thu thập, xử lý, truyền thông tin;

- Hoạch định các công tác tuyển dụng đào tạo nhân

sự;

- Hoạch định cơ sở vật chất (văn phòng cần cơ sở vật

chất gì, chi phí mua là bao nhiêu, có mua mới

VÍ DỤ VỀ CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH CỦA NHÀ QTHCVP

43

Quyết định khối lượng công việc và mức độ

làm việc của các nhân viên Phòng hành

chính.

Tháng sau phải tổ chức hội nghị khách hàng

Cần phải mua thêm 10 máy in mới cho phòng

Hành chính.

Cần đưa ra quy trình cụ thể về nhận email và

gửi email cho công ty.

Cần bổ sung thêm một nhân viên cho

bộ phận lễ tân công ty.

SẼ LÀ NHÀ QUẢN TRỊ TỒI NẾU KHÔNG THỰC HIỆN TỐT

“HOẠCH ĐịNH”

44

Nếu 1 nhà QTVP không thực hiện chức năng hoạch định tốt thì công việc của văn phòng sẽ rất lộn xộn Anh ta không bao giờ biết mỗi ngày nhân viên của mình đã làm cụ thể cái gì, tiến độ làm việc mỗi tuần, tháng này của phòng ra sau; Văn phòng có giấy tờ ngổn ngang, khó tìm tài liệu; Văn phòng phẩm hết, mất, tìm không thấy….

Hoạch định là chức năng quan trọng trong các chức năng của nhà quản trị, là yếu tố cốt cõi của sự thành công trong quản trị.

VÍ DỤ VỀ LỊCH LÀM VIỆC TUẦN CỦA VP DO NHÀ

QUẢN TRỊ ĐƯA RA

45

KẾ HOẠCH LÀM VIỆC CÁ NHÂN DO NHÂN VIÊN TỰ VẠCH RA

46

Họ và tên: Nguyễn Thị Thúy Chức cụ: Chuyên viên hành chính tổng hợp – Phòng Hành chính

Ví dụ cho một phần mềm Quản lý lịch họp

47

KHÁI NIỆM VỀ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

các nguồn lực

mà tổ

có vi thẩm quyền

Tài chính

Nguồn thông tin và các

mối quan hệNhân lực

50

Có nên tận dụng các mối quan hệ quen biết để tuyển dụng nhằm

tiết kiệm chi phí

51

NGUYÊN TÁC CỐT LỖI CỦA CHỨC NĂNG “TỔ CHỨC”

How

Các nhà luôn

đặt

quản

trị các

câu

hỏi dựa vào công

thức thực

5W1H

để hiện chức

năng tổ chức một cách hiệu quả.

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG

Hai nhiệm vụ lớn nhất của chức năng tổ chức của nhà quản trị văn phòng

Thiết lập bộ máy văn

phòng phù hợp với

chức năng được giao

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng (thực hiện các nghiệp vụ VP)

53

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1 Thiết lập bộ máy cho văn phòng

54

Văn phòng tổ chức theo kiểu tập trung

Tổ chức văn phòng theo kiểu phân tán

 Tổ chức văn phòng phân tán có nghĩa là công

việc HCVP của mỗi phòng ban đều do bộ phận đó quản lý một cách độc lập.

 Hậu quả: công việc HCVP bị trùng lắp, không

thống nhất và thông tin bừa bộn, không được quản lý hiệu quả.

55

Văn phòng tổ chức theo kiểu tập trung

56

Tập trung theo địa bàn:

 Mọi hoạt động hành chính văn phòng trong 1

công ty, tổ chức sẽ tập trung về 1 khu vực (có thể

là một phòng hay 1 sảnh của công ty) và dưới quyền quản lý của nhà quản trị VP của công ty, tổ chức đó.

• Đây có thể là cơ cấu phù hợp cho các công ty

nhỏ, việc tập trung máy móc, nguồn lực vào một chỗ sẽ tiết kiệm chi phí.

Văn phòng tổ chức theo kiểu tập trung

57

Tập trung theo chức năng:

 Mọi hoạt động hành chính văn phòng vẫn đặt tại địa

điểm của các phòng ban chuyên môn khác nhau (vd: Phòng marketing và phòng Hành chính đều có bộ phận làm công tác hành chính giấy tờ riêng) nhưng phải đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và Giám sát của nhà quản trị văn phòng.

• Muốn thực hiện điều này thì mỗi phòng ban sẽ phân

công 1 chuyên viên để phụ trách công tác hành chính giấy tờ và nhân viên này sẽ thuộc quyền đều hành của Nhà quản trị HC văn phòng.

Cơ cấu tổ chức của VP (tt)

Bộ phận nhân sự

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG

NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG phải xác định các mối quan hệ giữa các nhân viên (thành viên) của văn phòng: ai làm gì,

ai báo cáo với ai, ai ra quyết định sẽ làm những gì?

60

CÁC BƯỚC ĐỂ THỰC HIỆN TỔ CHỨC HCVP HIỆU QUẢ

Liệt kê tất cả các hoạt động hành

chính

Đánh giá độ thường xuyên của hoạt

động

Phân chúng thành các nhóm tương đồng

Chỉ định người phụ trách các nhóm hoạt động

Theo dõi các hoạt động

61

CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO (Leading)

Bạn hiểu Chức năng lãnh đạo như thế nào?

62

Chức năng lãnh đạo của nhà quản trị văn phòng

Theo dõi, đôn đốc nhân viên.

Thúc đẩy tinh thần làm việc, thắp lửa cho nhân viên.

Thực hiện khen thưởng, kỷ luật.

Thực hiện việc tuyển dụng và đào tạo,

…

63

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT (Controlling)

64

Vì sao chức năng kiểm soát lại giữ vai trò vô cùng quan trọng đối với các nhà quản trị?

Nhà quản trị phải kiểm soát bao quát được tất cả

các vấn đề mà cấp dưới của mình sẽ, đang và đã

thực hiện nhằm đảm bảo tiến độ hoàn thành mục

tiêu mà họ đã đề ra ở bước hoạch định

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT (KIỂM TRA) CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VP

Tiêu chí để

kiểm tra

Kết quả công việc

Quá trình

làm việc

Phương pháp

Quan sátThanh tra

Kiểm tra kết quả làm việc thông qua hồ

sơ, giấy tờ

Phương tiện

Máy móc, con

người

Thông qua các quy trình làm việc

Kế hoạch, báo cáo của nhân viên 65

VÍ DỤ KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC BẰNG MÁY (GIÁM SÁT BẰNG GPS - VỆ TINH)

66

VÍ DỤ KIỂM SOÁT BẰNG HỒ SƠ GIẤY TỜ

67

THIẾT KẾ CÁC QUY TRÌNH LÀM VIỆC ĐỂ GIÁM SÁT

Quy trình chính là cách thức kiểm tra và đo lường cũng như kiểm soát công việc hiệu qua đang được áp dụng phổ biến nhất trong các cơ quan, văn phòng làm việc.

QUY TRÌNH MẪU

68

Tác động đến người khác để đảm bảo đạt được mục tiêu

Kiểm tra việc thực

hiện so với

những mục tiêu

đã đề ra

TỔ CHỨC Xây dựng cấu trúc

tổ chức Phân bổ và sắp xếp các nguồn lực

KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các công tác văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả.

70

Hành chính văn phòng

Hoạch định

Tổ chức

Lãnh đạo

Kiểm soát

CHỨC NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VP

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

72

QUẢN LÝ HIỆU QUẢ HCVP

HOẠCH ĐỊNH

Hoạch định xử lý

thông tin; công tác

văn thư; lao động

của văn phòng,…

LÃNH ĐẠO

Dȁn dắt và giám sát hiệu quả , thực hiện tuyển dụng, đào tạo nhân sự, …

KIỂM SOÁT Thiết lập và cải thiện

Kiểm soát là một chức năng được nhà quản trị hành chính văn phòng chỉ thực hiện sau khi đã hoạch định, tổ chức và lãnh đạo, đúng hay sai?

1.2.4 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC VP

• Điều kiện

tự nhiên

Quy mô

và cơ cấu

Con người

Quy chế hoạt động

kỹ thuật

CSVC-74

CÁC YẾU TỐ BÊN NGOÀI ẢNH HƯỞNG ĐẾN VP

• Các yếu tố bên ngoài là các yếu tố khách quan, tác động từ

phía bên ngoài của tổ chức, công ty Nó là các cơ hội và thách thức đến từ bên ngoài mà bản thân công ty không thể tạo ra mà chỉ có thể phát huy hay làm giảm tác hại của nó.

75

CÁC YẾU TỐ BÊN TRONG ẢNH HƯỞNG ĐẾN VP

• Các yếu tố bên trong là các yếu tố chủ quan, tác động từ

phía bên trong của tổ chức, công ty Nó là các điểm mạnh và điểm yếu của chính bản thân công ty, có thể thay đổi nó để đón đầu cơ hội và hạn chế nguy cơ đến từ bên ngoài.

76

1.3.1 Cơ cấu tổ chức của VP

• Tùy thuộc vào quy mô, mục đích và loại hình sản phẩm của cơ quan, đơn vị

78

Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Văn phòng doanh nghiệp (DN)

So sánh sự khác nhau cơ bản giữa Văn phòng thực

hiện công tác hành chính công và Văn phòng doanh

nghiệp?

Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhà nước Việt

Nam

80

1.3.1 Cơ cấu tổ chức VP của DN

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY A 81

TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 2

TRƯỞNG TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG QUẢN ĐẢM KỸ TRỊ BẢO THUẬT- HÀNH CHẤT NGHIỆP CHÍNH LƯỢNG VỤ

PHÒNG NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN

BP PHÁP CHẾ

ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO