GIỚI THIỆU 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MẠNG LƯỚI TOÀN CẦU CT – EXPRESS 3 1.1 Quá Trình Hình Thành Và Phát Triển Của Công Ty 3 1.2 Các Loại Hình Kinh Doanh Của Công Ty 4 1.3 Cơ Cấu Tổ Chức Kinh Doanh Và Quản Lý Của Công Ty 5 1.4 Tình hình và kết quả kinh doanh của công ty 7 1.4.1 Doanh thu 7 1.4.2 Chi phí 8 1.4.3 Phân tích lợi nhuận 8 1.5 Định hướng và phát triển của công ty 9 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ KHAI BÁO HẢI QUAN MẶT HÀNG GHẾ GỖ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MẠNG LƯỚI TOÀN CẦU – CT EXPRESS 11 2.1 Phân Tích Quy Trình Nghiệp Vụ Khai Báo Hải Quan Mặt Hàng Ghế Gỗ Xuất Khẩu 11 2.1.1 Kiểm tra bộ chứng từ 13 2.1.2 Lập tờ khai điện tử 19 2.1.3 Tiếp nhận thông tin phản hồi 31 2.1.4 Lấy kết quả phân luồng hàng 32 2.1.5 Đăng kí tờ khai xuất khẩu tại cơ quan hải quan 33 2.1.6 Kiểm dịch hàng hóa 34 2.1.7 Thanh lí và vào sổ tàu 36 2.1.8 Thực xuất tờ khai 36 2.2 Phân Tích Những Điểm Hoàn Thiện Và Chưa Hoàn Thiện Về Quy Trình Nghiệp Vụ Khai Báo Hải Quan Mặt Hàng Ghế Gỗ Xuất Khẩu Tại Công Ty CT – EXPRESS 2.2.1 Điểm hoàn thiện 37 2.2.2 Điểm chưa hoàn thiện 38 2.3 Đánh Giá Những Điểm Hoàn Thiện Và Chưa Hoàn Thiện Về Quy Trình Nghiệp Vụ Khai Báo Hải Quan Mặt Hàng Ghế Gỗ Xuất Khẩu Tại Công Ty CT – EXPRESS 40 2.3.1 Thiết kế nghiên cứu 40 2.3.2 Kết quả nghiên cứu 40 CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ VỀ VIỆC HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ KHAI BÁO HẢI QUAN MẶT HÀNG GHẾ GỖ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MẠNG LƯỚI TOÀN CẦU – CT EXPRESS 43 3.1 Cơ Sở Đề Xuất Kiến Nghị 43 3.2 Các Kiến Nghị 44 3.2.1 Kiến nghị về khâu tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ 44 3.2.2 Kiến nghị về việc đốc thúc chuẩn bị hàng hóa, đảm bảo việc tập kết hàng trước giờ cắt máng. 45 3.2.3 Kiến nghị về khâu nâng cấp hệ thống mạng, cơ sở vật chất của công ty 45 3.2.4 Kiến nghị về việc Đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên. 45 3.2.5 Kiến nghị với cơ quan hải quan nâng cấp phần mềm thông quan điện tử, cấp mới các thiết bị CNTT đảm bảo an ninh, an toàn mạng 46 3.2.6 Kiến nghị về nâng cao chất lượng, dịch vụ khách hàng 46 KẾT LUẬN 48
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MẠNG LƯỚI TOÀN CẦU CT – EXPRESS
Quá Trình Hình Thành Và Phát Triển Của Công Ty
- Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Mạng Lưới Toàn Cầu
- Tên viết tắt: CT EXPRESS
- Địa chỉ công ty: A75/6E/15 Bạch Đằng - p.2 - Q.Tân Bình - TP.HCM
- Người đại diện pháp lý: Lê Thành Trung
- Hotline: 0937.91.99.77 ( Mr.Trung) - 0935.48.56.58 (Mrs.My)
- Email : info@ctexpress.com.vn
Công ty được thành lập ngày 24/06/2015, được thành lập bởi ông Lê Thành Trung là người đại diện hợp pháp
Giai đoạn đầu thành lập, công ty chỉ vận chuyển và đóng gói gia công cho một số công ty nhỏ Nhưng sau hơn 5 năm hoạt động, nhờ vào đội ngũ sale có kinh nghiệm nên cái tên CT - EXPRESS dần được khách hàng biết đến nhiều hơn, từ đó những hoạt động và dịch vụ của công ty ngày càng phát triển để phục vụ tốt hơn cho khách hàng.
Dù là công ty mới thành lập nên các hoạt động và dịch vụ chưa lớn mạnh bằng các công ty khác, tuy nhiên, với sự chuyên nghiệp và tận tâm của đội ngũ công ty thì trong tương lai công ty sẽ phát triển mạnh mẽ và lớn mạnh không chỉ dịch vụ mà còn hình thức bên ngoài.
Các Loại Hình Kinh Doanh Của Công Ty
Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trong nước và quốc tế Xuất khẩu các mặt hàng trong phạm vi cho phép của Nhà Nước Cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa, quốc tế, vận tải đa phương thức Tìm nguồn hàng nhập giá rẻ, chuyển tiền đi nước ngoài đảm bảo an toàn cho khách hàng khi giao dịch với các đối tác xuất khẩu ở các nước trên toàn thế giới Cụ thể:
STT DỊCH VỤ LOẠI HÌNH KINH DOANH
Nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam Xuất khẩu từ Việt Nam đi các nước khác Dịch vụ vận chuyển hàng không (Air) Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế
Dịch vụ vận chuyển đường biển (SEA)
Dịch vụ vận chuyển nguyên container FCL/FCL (nội địa/ quốc tế) Dịch vụ vận chuyển hàng lẻ container LCL/LCL (nội địa/ quốc tế)
2 Tư vấn xuất nhập khẩu
Tư vấn cho khách hàng tất cả các thủ tục chứng từ để xuất/ nhập khẩu hàng hóa
Xuất/ Nhập kinh doanh Xuất/ Nhập phi mậu dịch Tạm nhập tái xuất/ tạm xuất tái nhập
Nhập/ xuất sản xuất xuất khẩu Nhập đầu tư nộp thuế Nhập đầu tư tái tạo tài sản cố định Nhập triển lãm/ Hành lý Xuất nhập vào khu chế xuất/ doanh nghiệp chế xuất Hàng nhập ủy thác phục vụ An Ninh, QP…
Thông quan tất cả các loại hình hàng hóa ở tất cả các cảng
Cơ Cấu Tổ Chức Kinh Doanh Và Quản Lý Của Công Ty
Hình 1.3: Bảng sơ đồ tổ chức công ty
Là người thành lập công ty, chịu trách nhiệm mọi hoạt động của công ty, người điều hành và tổ chức hoạt động kinh doanh, dịch vụ hằng ngày của công ty có các quyền và nghĩa vụ:
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty Quyết định chọn đối tác chiến lược trong kinh doanh,thiết lập mối quan hệ tốt với các đối tác chiến lược, các ngân hàng và khách hàng tiềm năng của công ty.
Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lí trong công ty.
Trưởng phòng kinh doanh điều hành và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động cũng như lợi nhuận, hướng phát triển, tăng trưởng của phòng kinh doanh Lập kế hoạch kinh doanh và tổ chức thực hiện kế hoạch, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh Phụ trách phân tích báo cáo kinh doanh, xây dựng và phát triển hệ thống giá, chiết khấu và
DOANH quản lý lãi/lỗ trong kinh doanh.
Các bộ phận Sales cước có những nhiệm vụ tìm kiếm và duy trì khách hàng thông qua các mạng lưới nhân viên với các công ty khác, đồng thời xúc tiến việc ký kết hợp đồng với các khách hàng Phát triển các nhóm kinh doanh mới. Đề xuất các giải pháp nhằm cạnh tranh với các công ty có chung lĩnh vực kinh doanh. Nghiên cứu tìm hiểu thị trường xuất nhập khẩu ở các tỉnh thành và trên thế giới, đưa ra những kế hoạch xuất nhập khẩu hiệu quả nhằm tăng khả năng cạnh tranh, đem lại lợi nhuận cao cho công ty
Hoạch toán đầy đủ, chính xác số thực và tình hình biến động của các loại tài sản trong công ty Kiểm soát chi phí và luồng tiền của công ty Lập các báo cáo tài chính và quản trị Kiểm tra dữ liệu hàng hóa, lập và gởi hóa đơn cho khách hàng Kiểm soát và thu hồi công nợ từ khách hàng.
Lập dự báo và lập kế hoạch ngân sách hằng năm, theo dõi việc lập kế hoạch Thực hiện các quyết định, chính sách về tài chính – kế toán – thuế - kiểm toán Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng.
Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động Tổ chức kiểm tra, thẩm tra, xác minh lý lịch cán bộ, nhân viên trong công ty khi cần theo yêu cầu của giám đốc.
Thực hiện chuẩn bị, lập, kiểm tra giám sát các chứng từ liên quan đến lô hàng. Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao dịch hàng hóa.Tư vấn nếu khách hàng có bất kỳ thắc mắc liên quan đến chứng từ Liên lạc với các đại lý và hãng nước ngoài để hướng dẫn thông tin giao nhận hàng Lưu trữ hồ sơ, chứng từ xuất nhập khẩu.
Là bộ phận làm việc trực tiếp với đội thủ tục hải quan xuất nhập khẩu, cơ quan tổ chức có thẩm quyền để thực hiện các thủ tục Làm thủ tục hải quan.Tổ chức vận chuyển, lưu kho, đóng hàng hóa, theo dõi các quá trình này để ứng biến với các trường hợp xấu xảy ra Trực tiếp làm việc tại hiện trường, kiểm tra giám sát đốc thúc các quy trình giao nhận hàng hóa.
Có nhiệm vụ điều xe tải, làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan để lấy hàng hóa giao cho khách hàng, bên cạnh đó chịu trách nhiệm trong việc trả container rỗng,khai thác lập quãng đường vận chuyển tốt nhất, đóng hàng hiệu quả nhất Cung cấp các dịch vụ thông báo nhận hàng nhằm giảm tối đa các trì hoãn trong việc nhận hàng và phí lưu kho.
Tình hình và kết quả kinh doanh của công ty
Hình 1.4: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 2017-2019
Qua các thống kê trên ta thấy rằng:
- Doanh thu năm 2018 tăng 296.048 (triệu đồng) tức tăng 6,99% so với năm 2017 Trong giai đoạn trên đà phát triển này thì mức doanh thu tăng giảm chưa ổn định của công ty cũng không có gì thất thường, vì công ty đang trong những bước đầu phát triển cần hoàn thiện một số cơ sở hạ tầng, vật chất, kĩ thuật, , để phục vụ cho qui trình công việc cũng như tạo cho nhân viên môi trường làm việc tốt nhất có thể để nhân viên mang lại hiệu quả cao nhất có thể cho công ty sau này Cùng với đó là là sự tin tưởng từ các khách hàng là người đã quen từ trước và sự uy tín trong nghề đã được bán giá cước hay các phí khác với giá cả tốt nhất.
- Doanh thu năm 2019 tăng 932.239 (triệu đồng) tức tăng 20,56% so với năm 2018. Được sự tin tưởng của khách hàng cùng với uy tín của công ty nên ở giai đoạn này doanh thu đã có phần tăng trưởng hơn Đặc biệt trong năm nay công ty có sự thay đổi về mặt nhân sự nên đã định hướng công ty vào con đường mới Đội ngũ marketing cũng đã tạo nên hình ảnh uy tín trong mắt khách hàng nên đã đem về cho công ty nhiều khách hàng tiềm năng và đội ngũ sale đã tích lũy cho mình nhiều kinh nghiệm, chăm sóc khách hàng cũ cũng như mới rất tốt nên khách hàng cũ thì quay lại còn khách hàng mới thì đã bắt đầu hợp tác với công ty Cùng với đó thì các hiệp định và quy định về xuất nhập khẩu cũng được nới lỏng, tạo điều kiện cho hàng hóa qua biên giới hải quan trở nên dễ dàng hơn.
- Năm 2018 thì tổng chi phí tăng 482.237 (triệu đồng) tức tăng 15,23% so với năm
Chi phí tăng ở giai đoạn này cũng không có gì bất thường vì đây là giai đoạn công ty đang trên đà phát triển nên cần phải có thêm nhân sự hỗ trợ và trang thiết bị, cơ sở vật chất hoàn thiện nhất có thể để tạo cho nhân viên một môi trường làm việc thoải mái, thuận tiện Và từ đó nhân viên mới làm việc hết công suất, tạo ra hiệu quả tối ưu nhất cho công ty Bên cạnh đó, các chi phí nguyên vật liệu tăng dẫn đến chi phí các loại phương tiện vận tải tăng làm ảnh hưởng đến tổng chi phí công ty.
- Năm 2019 thì chi phí công ty vẫn tiếp tục tăng nhưng hạn chế được phần nào so với giai đoạn trước, tổng chi phí tăng 384.868 (tiệu đồng), tức tăng 10,55% so với năm 2018.
Do công ty đầu tư nhiều vào việc tiềm kiếm khách hàng mới, xây dựng cơ sở vật chất, cài đặt các hệ thống phần mềm hỗ trợ cho việc marketing Bên cạnh đó việc đào tạo, tuyển dụng một số nhân sự mới để mở rộng quy mô hoạt động cũng góp phần nâng cao chi phí Và do giá thành các các dịch vụ phương tiện vận chuyển như xe tải, xe kéo container, tàu, … và nâng cấp một số trang thiết bị để hỗ trợ và thuận tiện trong công việc Cùng với đó là sức ép cạnh tranh của các công ty trong nước và nước ngoài khiến công ty chịu áp lực không hề nhỏ.
- Năm 2018 thì lợi nhuận giảm 186.189 (triệu đồng) tức giảm 17,38% so với năm
2017 do chi phí tăng cao như cước phí hàng không của Việt Nam cao hơn nhiều so với chi phí đường bộ Chi phí đường bộ trong nước lại cao hơn nhiều so với cước vận chuyển hàng không của thế giới Thêm một lý do nữa là chi phí logistics cảng biển củaViệt Nam cao gấp từ 1,2 - 2 lần so với các nước lân cận Các chi phí bao gồm chi phí vận tải, chi phí xếp dỡ, lưu trú tại cảng, thủ tục tại cửa khẩu, trong đó, chiếm trên 50% là các chi phí không rõ ràng liên quan đến các thủ tục hành chính cho xuất nhập khẩu của rất nhiều bộ ngành. Đồng thời giai đoạn này, công ty cũng chỉ mới thành lập được hơn 2 năm nên việc đầu tư tài chính cho tìm kiếm khách hàng, công cụ marketing, đào tạo nhân lực vẫn còn là vấn đề nhức nhối của công ty.
- Năm 2019 thì lợi nhuận tăng 547.371 (triệu đồng) tức tăng 61,83% so với năm 2018 hay cao nhất trong 3 năm qua vì lúc này công ty đã có cho mình cho mình những khách hàng tiềm năng và niềm tin nhất định từ họ Đồng thời nhân viên sale đã có cho mình những kiến thức và kỹ năng quan trọng trong nghề nên việc chốt sale diễn ra nhanh chóng và hiệu quả Tuy nhiên, chi phí tăng cao do thời gian kiểm tra chuyên ngành cũng khá lâu mất từ 1 đến 2 ngày làm phát sinh chi phí giám sát, lưu container, lưu bãi và quá nhiều khoản chi phí phát sinh từ vận tải quốc tế như phí mất cân bằng container, phí vệ sinh container, phí lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O) và phí xăng dầu; phí vận chuyển nội địa có thời điểm còn cao hơn cả chi phí vận tải quốc tế, ví dụ như 1 container xuất cảng Hải Phòng đi Thành phố Hồ Chí Minh giá ngang bằng giá đi từ Hải Phòng đến Singapore hoặc Thái Lan Chưa kể ở Hải Phòng còn phát sinh khoản phí hạ tầng từ 250.000 - 500.000 VNĐ/container.
Song song với đó là công ty đang có mục tiêu đào tạo thực tập viên trẻ trực tiếp ở công ty nên cần phải trang bị thêm cơ sở vật chất để gửi qua các đối tác khác của công ty hoặc hỗ trợ ở công ty nên chi phí có hơi cao mặc dù tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đã ổn định, đang trên đà phát triển và đang có dấu hiệu khởi sắc.
1.4.4 Định Hướng Phát Triển Của Công Ty
- Xây dựng và giữ vững hình ảnh công ty nhằm mang đến cho khách hàng một địa chỉ giao nhận toàn cầu uy tín và chất lượng.
- Hoàn thiện hơn về quy trình giao nhận hàng hóa của công ty
- Đẩy mạnh và phát triển thêm về công tác marketing nhằm đạt được nhiều hợp đồng hơn qua từng năm
TÓM TẮT CHƯƠNG 1 Ở chương 1, tác giả đã trình bày tổng quan về công ty Cổ Phần Mạng Lưới Toàn Cầu bao gồm quá trình hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức của công ty ra sao và các loại hình kinh doanh của công ty Đồng thời tác giả cũng tiến hành đưa ra các số liệu về tình hình kinh doanh và phân tích kết quả của tình hình đó từ năm 2017-2019 Từ phân tích đó, giúp tác giả đánh giá năng lực kinh doanh của công ty để tìm ra điểm yếu, điểm mạnh Sau đó, tác giả sẽ tiến hành phân tích quy trình nghiệp vụ khai báo hải quan hàng xuất khẩu cũng chính là tiêu đề và nội dung chính của bài báo cáo này và từ phân tích đó, tác giả sẽ nêu ra các điểm hoàn thiện cũng như chưa hoàn thiện của công ty Và nội dụng đó sẽ được trình bày ở chương 2.
Định hướng và phát triển của công ty
2.1 Phân Tích Quy Trình Nghiệp Vụ Khai Báo Hải Quan Hàng Xuất Khẩu
QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ KHAI BÁO HẢI QUAN MẶT HÀNG GHẾ GỖ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MẠNG LƯỚI TOÀN CẦU –
Phân Tích Những Điểm Hoàn Thiện Và Chưa Hoàn Thiện Về Quy Trình Nghiệp Vụ Khai Báo Hải Quan Mặt Hàng Ghế Gỗ Xuất Khẩu Tại Công Ty CT – EXPRESS
2.2.1 Điểm hoàn thiện Ở khâu lập tờ khai điện tử và truyền dữ liệu:
- Công ty không phải đến trụ sở của cơ quan Hải quan mà có thể khai hải quan tại bất kỳ địa điểm nào có máy tính kết nối mạng internet.
- Đội ngũ nhân viên của công ty đều có trình độ đại học với trình độ chuyên môn cũng như có nhiều kinh nghiệm, thành thục các tất cả các quy trình, am hiểu và luôn cập nhật các thông tin về hàng hóa, chuyên nghiệp, đáng tin cậy trong việc thực hiện thủ tục hải quan nên tạo được sự tin tưởng đối với khách hàng.
- Hệ thống cơ sở vật chất của công ty tương đối ổn định, sẵn sàng cho việc kết nối mạng với Hải quan
- Công ty có thể đăng ký thực hiện thủ tục hải quan điện tử tại bất kỳ Chi cục Hải quan điện tử nào và được chấp nhận làm thủ tục hải quan điện tử ở các Chi cục khác thay vì việc phải làm đăng ký tại từng Chi cục hải quan điện tử như trước đây Giúp Công ty tiết kiệm được nhiều thời gian, chủ động hơn trong quá trình làm thủ tục hải quan. Ở khâu tiếp nhận thông tin phản hồi
Thời gian hệ thống khai báo hải quan điện tử tiếp nhận dữ liệu và phản hồi nhanh chóng, gần như là tức thời mà không cần phải chờ đợi Hiện thời gian tiếp nhận, xử lý và phản hồi thông tin khai báo chỉ từ 1-3 giây Với hàng luồng xanh (miễn kiểm tra hồ sơ giấy và thực tế hàng hóa), thời gian thông quan chỉ từ 1-3 giây. Ở khâu đăng kí tờ khai xuất khẩu tại cơ quan hải quan:
- Ngay khi công ty nộp thuế điện tử tại ngân hàng, thông tin nộp tiền được chuyển online cho Cổng thanh toán điện tử hải quan và lập tức được thanh khoản, trừ nợ thuế, thông quan hàng hóa Nhờ đó giúp giảm thời gian thông quan.
- Kết hợp với việc áp dụng mã vạch, thời gian thực hiện giám sát với hàng hóa xuất nhập khẩu chỉ còn vài phút thay vì hàng giờ như trước kia, giảm ách tắc hàng hóa tại cổng cảng. Ở khâu kiểm dịch hàng hóa :
- Công ty có trụ sở kinh doanh gần Chi cục kiểm dịch Thực vật vùng II( địa chỉ:
28 Mạc Đỉnh Chi - Quận 1 - TP Hồ Chí Minh) nên thuận tiện cho việc đến nộp hồ sơ cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.
- Tại cảng Cát Lái, công ty có thể lên website để tra vị trí container để cắt seal và tiến hành kiểm dịch thực vật 1 cách nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm thời gian
(https://eport.saigonnewport.com.vn/Containers) Ở khâu thanh lí và vào sổ tàu:
Quy trình thanh lý vào sổ tàu thực hiện đơn giản vì sử dụng hệ thống Eport nên dữ liệu được đồng bộ và cho phép thanh lý online → Rút ngắn thời gian làm thủ tục. Ở khâu thực xuất tờ khai:
Quy trình thực xuất tờ khai đơn giản và nhanh chóng.
Bước 1: Lập tờ khai điện tử và truyền dữ liệu:
- Hệ thống kết nối mạng của công ty đôi lúc còn chậm:
Nguyên nhân: Đường truyền khai hải quan điện tử đôi khi bị nghẽn mạng và truyền chậm, làm cho việc khai hải quan bị kéo dài.
- Phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS khi cài đặt thường bị lỗi phông chữ tiếng việt và đôi khi bị lỗi phần mềm.
- Tốn thời gian và công sức để đào tạo chuyên môn cho nhân viên:
Nguyên nhân: Tuy đội ngũ nhân viên tốt nghiệp đại học chiếm tỉ lệ cao, nhưng nhân viên có chuyên môn ban đầu về xuất nhập khẩu hay giao nhận chiếm tỉ lệ không cao, nên phải tốn thời gian và công sức để đào tạo chuyên môn.
- Công tác kiểm tra, chuẩn bị bộ chứng từ đôi khi còn gặp khó khăn:
Nguyên nhân: vì bộ chứng từ có rất nhiều loại giấy tờ, đặc biệt là đối với những đơn hàng lớn: hợp đồng, hóa đơn thương mại , phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ, hoặc chứng từ bị sai lệch, không hợp lệ, mâu thuẫn với hàng hóa nên đôi khi dẫn đến tình trạng trì trệ trong hoàn thành thủ tục kiểm tra chứng từ để tiến hành các hoạt động sau đó.
Sai sót trong việc khai báo hải quan: Mất nhiều thời gian cho việc làm thủ tục thông quaNguyên nhân: Tuy được ứng dụng khoa học công nghệ vào khai báo hải quan điện tử, nhưng nghiệp vụ này vẫn còn tương đối đơn giản, đôi khi gặp phải nhiều sai sót Đối với những lô hàng lớn cũng yêu cầu thủ tục kê khai tương đối dài và phức tạp Điều này cũng dễ gây nên sai sót trong quá trình nhập tờ khai dẫn đến việc mất thời gian để sửa chữa thông tin và thông quan hàng hóa.
Bước 3: Lấy kết quả phân luồng hàng, thông quan:
Mất nhiều thời gianNguyên nhân: Nếu lô hàng bị phân luồng vàng hoặc đỏ thì mất rất nhiều thời gian làm thủ tục thông quan cho lô hàng: kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Việc đăng kí tờ khai tại cảng vẫn còn giống như khai hải quan thủ công: Nguyên nhân: Sau khi truyền dữ liệu lên phía Hải quan xong, nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu của công ty vẫn phải in tờ khai ra và mang đến cửa khẩu Hải quan cần xuất hàng để làm thủ tục hải quan Việc in và mang hồ sơ ra cảng làm thủ tục đã quay về tình trạng giống như khai hải quan thủ công Chỉ khác là bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan điện tử đơn giản hơn và việc tiến hành làm thủ tục được nhanh chóng hơn
- Hàng không thể lên tàu theo đúng thời gian dự kiến:
Nguyên nhân: Đôi khi hàng hóa giao trễ không kịp giờ tàu rời cảng, tới giờ cắt máng mà hàng vẫn chưa mang đến cảng, điều này gây rất nhiều khó khăn cho nhân viên giao nhận Nếu hàng đến cảng không kịp giờ tàu cắt máng thì sẽ phát sinh nhiều chi phí cho việc lưu kho, lưu bãi
Bước 5: Kiểm dịch hàng hóa :
Tốn nhiều thời gian và chi phí:
Nguyên nhân: Vì là mặt hàng nông sản nên cần phải kiểm dịch thực vật Quy trình kiểm dịch thực vật gồm nhiều thủ tục rườm rà, gây tốn nhiều thời gian và chi phí cho công ty.
Đánh Giá Những Điểm Hoàn Thiện Và Chưa Hoàn Thiện Về Quy Trình Nghiệp Vụ Khai Báo Hải Quan Mặt Hàng Ghế Gỗ Xuất Khẩu Tại Công Ty CT – EXPRESS
Tác giả sử dụng phương pháp định tính với công cụ phỏng vấn sâu Tác giả tiến hành phỏng vấn Ông Huỳnh Quang Mến – nhân viên khai báo hải quan/giao nhận hiện trường, Bà Loan – nhân viên chứng từ và sale và Ông Tấn – nhân viên giao nhận.
Nội dung phỏng vấn bao gồm:
- Nhận xét của Ông Mến, Bà Loan và Ông Tấn về những điểm hoàn thiện và chưa hoàn thiện mà tác giả đã trình bày ở phần 2.2
- Sắp xếp tầm quan trọng của Ông Mến, Ông Tấn và Bà Loan về những điểm hoàn thiện và chưa hoàn thiện mà tác giả đã trình bày ở phần 2.2 Và nội dung cuộc phỏng vấn sẽ được trình bày ở kết quả nghiên cứu ở phần tiếp theo.
Theo ông Mến, Ông Tấn và bà Loan thì ông đồng ý với điểm hoàn thiện ở các bước làm lập tờ khai điện tử và truyền dữ liệu.
- Hệ thống ECUS/VNACCS cho phép tự động xác định thuế suất từng mã
HS, từng dòng hàng nên hạn chế được sai sót trong quá trình nhập liệu, giảm tình trạng phụ thuộc vào văn bản, giấy tờ của công ty.
- Nhờ mối quan hệ tốt đẹp với hải quan mà các quá trình liên quan đến thủ tục hải quan được giải quyết nhanh gọn.
Tuy nhiên vẫn còn một số quan điểm mà 3 người trên vẫn chưa đồng ý với tác giả như:
- Ở khâu hoàn thiện của bước kiểm tra bộ chứng từ vì công tác này chưa thật sự ổn cụ thể là đôi khi nhân viên vẫn còn chưa cẩn thận, thiếu sót và gặp chút khó khăn vì có rất nhiều bộ chứng từ cần phải kiểm tra và đặc biệt là các lô hàng lớn cùng với đó là các chứng từ đôi khi sai lệch với với thực tế hàng hóa và khách hàng gửi thiếu những chứng từ quan trọng từ đó xảy ra việc chậm trễ đối với các hoạt động sau đó Nguyên nhân chính là vì đội ngũ nhân viên công ty chưa có quá nhiều kinh nghiệm thực tiễn đối với tính chất đặc biệt của hàng hóa, trình độ anh văn còn chưa tốt gây cản trở trong việc giao tiếp để thấu hiểu yêu cầu của khách nước ngoài Ngoài ra khi chứng từ không ăn khớp với nhau thì gây ra việc chậm trễ ở Ngân hàng.
- Ở bước lập tờ khai điện tử thì Ông Mến không đồng ý với tác giả vì nhân viên đôi khi khai thiếu, khai nhầm thông tin cụ thể là dịch sai tên tiếng Việt hàng hóa hay áp mã thuế sai và tính sai giá thuế (dễ bị hệ thống hải quan phân vào luồng vàng) dẫn đến việc giao hàng chậm trễ cho khách Vì Việt Nam tham gia rất nhiều các Hiệp định Thương Mại khác nhau dẫn đến việc sẽ có một số lô hàng sẽ có các quy định Hải quan và kiểm tra chuyên ngành khác nhau nên việc áp mã thuế sai hay không hiểu rõ ưu đãi hàng hóa về thuế quan hay hàng hóa đôi khi lạ lẵm là việc mà nhân viên hay gặp Cùng với đó là do nhân viên chứng từ đôi khi kiểm tra chứng từ bị sai sót dẫn đến nhân viên khai báo hải quan cũng không thể nào khai đúng được.
Theo quan điểm của ông Huỳnh Quang Mến, Ông Tấn và Bà Loan thì các vấn đề sau đây thì tầm quan trọng được sắp xếp theo thứ tự sau:
1/ Sai sót trong khâu chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan
2/ Hàng không thể lên tàu theo đúng thời gian dự kiến.
3/ Hệ thống kết nối mạng của công ty đôi lúc còn chậm.
4/ Tốn nhiều thời gian và công sức để đào tạo chuyên môn cho nhân viên 5/ Phần mềm khai hải quan còn bị lỗi hệ thống, kẹt mạng.
Trên đây là toàn bộ quy trình nghiệp vụ khai báo hải quan hàng hóa xuất khẩu.Sau khi phân tích cụ thể quy trình nghiệp vụ khai báo hải quan, tác giả đã đưa ra đánh giá về những điểm hoàn thiện đạt được, bên cạnh đó là những điểm chưa hoàn thiện vẫn còn tồn tại Và để khách quan nên tác giả đã tiến hành phòng vẩn Ông Mến, Ông Tấn và Bà Loan để đánh giá những quan điểm của tác giả về điểm hoàn thiện cũng như điểm chưa hoàn thiện Nhằm mục đích nâng cao hiệu quả làm việc, tác giả sẽ đưa ra những kiến nghị cho quy trình nghiệp vụ khai báo hải quan trên cơ sở đánh giá của Ông Mến, Ông Tấn và Bà Loan Và những kiến nghị đó sẽ nằm ở chương tiếp theo là chương 3.
KIẾN NGHỊ VỀ VIỆC HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
Cơ Sở Đề Xuất Kiến Nghị
Trong thời kì bùng nổ các dịch vụ giao nhận như hiện nay, các đối thủ cạnh tranh không ngừng cải tiến dịch vụ cũng như áp dụng như mô hình tiên tiến trên thế giới để giúp nâng cáo chất lượng dịch vụ mang tới cho khách hàng Đó là lý do khách hàng ngày càng yêu cầu cao về chất lượng cũng như thời gian thực hiện khai báo hải quan Do đó công ty phải luôn có những chiến lược để nâng cấp chất lượng dịch vụ mỗi ngày theo sự phát triển chung của xã hội để mang đến sự hài lòng nhất cho khách hàng Trên cơ sở phân tích lặp luận và đánh giá ở chương 2, tác giả đã nêu những điểm hoàn thiện cũng như chưa hoàn thiện
Tuy nhiên, những điểm hoàn thiện và điểm chưa hoàn thiện đó lại còn có một số sai sót và thiếu xót dựa theo ý kiến của Ông Mến, Ông Tấn và Bà Loan Từ đó, tác giả đề xuất một số kiến nghị nhằm đưa ra những đóng góp giúp công ty nâng cao hiệu quả làm việc và giải quyết các vấn đề còn uẩn khúc cho các vấn đề sau đây:
1/ Sai sót trong khâu chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan→ Khắc phục những sai sót trong việc chuẩn bị và kiểm tra bộ hồ sơ chứng từ.
2/ Hàng không thể lên tàu theo đúng thời gian dự kiến→Đốc thúc chuẩn bị hàng hóa, đảm bảo việc tập kết hàng trước giờ cắt máng.
3/ Hệ thống kết nối mạng của công ty đôi lúc còn chậm→Hoàn thiện và nâng cấp hệ thống mạng, cơ sở vật chất của công ty.
4/ Tốn nhiều thời gian và công sức để đào tạo chuyên môn cho nhân viên→Đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên.
5/ Phần mềm khai hải quan còn bị lỗi hệ thống, kẹt mạng→ Kiến nghị với cơ quan hải quan nâng cấp phần mềm thông quan điện tử, cấp mới các thiết bịCNTT đảm bảo an ninh, an toàn mạng.
6/ Nâng cao chất lượng, dịch vụ khách hàng.
Các Kiến Nghị
3.2.1 Kiến nghị về khâu tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Công ty cần tuyển thêm nhân viên có trình độ chuyên môn, khả năng tiếp thu tốt trong việc phụ trách về khâu lập chứng từ Người này có nhiệm vụ kiểm tra lại tất cả những chứng từ sau khi các chứng từ đã được hoàn tất trước khi nộp cho hải quan để nhận hoặc giao hàng cho khách Bộ phận chứng từ nên kiểm tra thật kỹ và khi phát hiện thiếu chứng từ thì nên thối thúc ngay khách hàng hàng bàn giao chứng từ, hồ sơ hàng hóa, nhân viên của công ty cần kiểm tra kĩ để kịp thời phát hiện sai sót, những điểm bất lợi cho việc thanh toán của khách hàng… hoặc khi làm bộ chứng từ cho khách, các nhân viên cũng chú ý để khỏi gây ra nhầm lẫn hoặc sai sót Cần tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của loại hàng hóa cần vận chuyển cho khách hàng, để tránh làm đổ vỡ hay biến chất, hư hỏng trong quá trình vận chuyển hàng hóa đến cho khách hàng Nhân viên chứng từ hay nhân viên khai báo hải quan có thể phối hợp kiểm tra lại bộ chứng từ cần thiết và quan trọng và sắp xếp chúng theo thứ tự để khi khai báo hải quan thì diễn ra nhanh chóng và chính xác bộ chứng từ để có thể sớm đăng ký khai báo hải quan bằng điện tử Nên có sự kết hợp giữa các phòng ban này để chuyển giao nhanh chóng cho bên phòng giao nhận, tránh dồn ứ hàng khiến nhân viên giao nhận không kịp làm hàng. Đặc biệt đối với nhân viên khai báo hải quan cần chủ động hơn nữa trong việc tận dụng những tiến bộ của công nghệ thông tin vào công việc, đó là việc tìm kiếm thông tin qua internet và cập nhật thông tin về chính sách pháp luật của Nhà nước ta và các nước đối tác áp dụng trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu,luôn luôn cập nhập văn bản pháp lý về thuế, biến động trên thị trường và đặc điểm hoạt động Để tránh sai sót trong việc áp mã thuế thì cần mua bổ sung và thay thế hằng năm cuốn Biểu thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT áp mã cho hàng hóa Đồng thời nhân viên cũng nên cập nhật tỷ giá hằng ngày và viết lên bảng thông báo công ty. Để có thể đưa ra kiến nghị này, tác giả đã liên hệ và phỏng vấn ông Mến và Bà Loan để tìm ra các vấn đề thường gặp trong quá trình khai báo hải quan và những khó khăn của 2 người trong quá trình làm việc với nhau Song song với đó, tác giả cũng dựa vào những quan sát, hiểu biết của mình và kết hợp những kiến thức đã được học để đưa ra kiến nghị trên.
3.2.2 Kiến nghị về việc đốc thúc chuẩn bị hàng hóa, đảm bảo việc tập kết hàng trước giờ cắt máng. Đốc thúc chủ hàng đóng hàng nhanh chóng, đúng số lượng và chất lượng, các đội xe vận chuyển hàng hóa cần tính toán kỹ thời gian di chuyển lấy hàng, kể cả việc dự phòng thời gian kẹt xe hay gặp các trục trặc khác để đảm bảo việc tập kết hàng đúng giờ cắt máng.
Hàng hóa khi xuất khẩu tại các cảng biển cần đảm bảo việc tập trung hàng, đóng hàng và giao hàng đúng thời hạn quy định.
Bố trí thêm số lượng nhân viên giao nhận của công ty để phân chia các công việc khi lô hàng bị phân luồng vàng hoặc đỏ nhằm giảm bớt việc di chuyển giữa các phòng ban trong cảng cho nhân viên và phối hợp xử lý nhanh chóng.
3.2.3 Kiến nghị về khâu nâng cấp hệ thống mạng, cơ sở vật chất của công ty.
Công ty nên nâng cấp hệ thống kết nối internet tốc độ cao để tránh chập chờn, để đảm bảo quá trình truyền dữ liệu khi khai báo hải quan được nhanh chóng và thường xuyên cập nhật lại phần mềm khai báo hải quan khi có yêu cầu cập nhật để hạn chế các lỗi phần mềm.
Hệ thống Công ty cần trang bị thêm máy phát điện để tránh trường hợp bị mất điện trong thời gian dài.
Ngoài ra Công ty nên trang bị thêm máy tính cho các nhân viên.
3.2.4 Kiến nghị về việc Đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên.
Tổ chức tập huấn,bồi dưỡng thêm nhiều kiến thức về thủ tục hải quan điện tử cũng như kiến thức về giao nhận xuất nhập khẩu cho nhân viên.
- Thứ nhất, Mở các lớp đào tạo, trao đổi nghiệp vụ cho nhân viên, chú trọng việc đào tạo tại chỗ với việc cập nhật kiến thức mới về khai báo hải quan, giao nhận và các lĩnh vực có liên quan cho nhân viên, đặc biệt là các bộ luật, điều luật quốc tế, các hiệp định vừa được kí kết nâng cao năng lực quản lí rủi ro phát sinh trong quá trình làm việc.
- Thứ hai, có chính sách phạt rõ ràng đối với đợt kiểm tra trình độ chuyên môn của nhân viên hay nhân viên làm việc không hiệu quả; chính sách thưởng, phụ cấp, đãi ngộ nhân viên giỏi, khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao và nâng cao trình độ chuyên môn của mình.
Ngoài ra, công ty cần đào tạo một đội ngũ nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu hội đủ các tố chất sau: nhanh nhạy, kỹ lưỡng, giao tiếp tốt, chịu đựng được sức ép, làm việc độc lập, có tinh thần trách nhiệm cao.
Tạo ra một môi trường làm việc năng động, sáng tạo, thu hút nhân tài đến cũng như những người nhiều kinh nghiệm ở lại với công ty bằng các chính sách như: đãi ngộ nhân tài, chính sách lương và chính sách đảm bảo cuộc sống gia đình của nhân viên.
3.2.5 Kiến nghị với cơ quan hải quan nâng cấp phần mềm thông quan điện tử, cấp mới các thiết bị CNTT đảm bảo an ninh, an toàn mạng. Đề nghị Quý lãnh đạo Hải quan cần nhanh chóng cải thiện và nâng cấp phần mềm khai thủ tục hải quan, khắc phục các lỗi do đường truyền, nâng cấp máy chủ Đồng thời, lắp đặt các hệ thống dự phòng rủi ro khi đường truyền có sự cố, lắp đặt hệ thống mạng, có kết nối, cài đặt phần mềm hải quan điện tử tại các cổng cảng nơi có giám sát hải quan để phục vụ công tác thông quan hàng hóa.
Cần tổ chức nhiều buổi tập huấn về áp dụng thủ tục hải quan điện tử cho các nhân viên mới cũng như công ty có được những kiến thức chuyên sâu về hải quan điện tử Điều này, sẽ giúp cho phía công ty mạnh dạng hơn và giảm được sự bỡ ngỡ, tâm lý e ngại khi tham gia thực hiện thủ tục hải quan điện tử.
Hải quan cần hiện đại hóa hơn về thủ tục hải quan điện tử để thực sự đúng với tên gọi hải quan điện tử Như sau khi truyền dữ liệu xong, nếu hàng hóa được phân luồng xanh thì công ty chỉ chờ đến ngày tàu cập cảng mang hàng hóa ra giao hàng lên tàu là hoàn tất Còn nếu hàng hóa rơi vào luồng vàng hay luồng đỏ thì lúc đó công ty mới cầm bộ hồ sơ hay mang hàng hóa ra cảng cho nhân viên hải quan kiểm hóa Như thế thì mới thực sự thuận tiện và tiết kiệm được nhiều thời gian cho phía công ty lẫn Hải quan.
3.2.6 Kiến nghị về nâng cao chất lượng, dịch vụ khách hàng:
Một số biện pháp có khả năng giúp công ty giữ khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới:
- Luôn quan tâm đến các yêu cầu của khách hàng và giữ mối quan hệ song phương, thường xuyên liên lạc với khách hàng để nắm bắt được các thông tin phản hồi từ khách hàng nhằm đề ra những chính sách hợp lí hơn.
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan, giao nhận với khách hàng, nhân viên cần thực hiện đúng tiến độ cũng như kiểm tra chất lượng hàng hóa phải đảm bảo.
Có chính sách ưu đãi với khách hàng, lắng nghe ý kiến của khách hàng.
- Cung cấp cho khách hàng những thông tin cần thiết về đối tác XNK, các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương, giải thích cho khách hàng rõ những vấn đề phát sinh tránh rắc rối về sau.