KN soạn thảo văn bản

Nội dungCác yêu cầu chung khi soạn thảo văn bảntrong hoạt động tư vấn Cấu trúc của thư tư vấn Quy trình soạn thảo thư tư vấn... Đảm bảo tính logic, tính chính xáctrong văn bản  Người so

KỸ NĂNG

SOẠN THẢO VĂN BẢN

TRONG HOẠT ĐỘNG TƯ VẤN

Nội dung

Các yêu cầu chung khi soạn thảo văn bảntrong hoạt động tư vấn

Cấu trúc của thư tư vấn

Quy trình soạn thảo thư tư vấn

1.1 Gồm 3 phần

Mở bài: Nêu vấn đề cần giải quyết

Thân bài: Trình bày cách giải quyết vấn đềKết bài: Neo chốt lại vấn đề

1.2 Tính chính xác

 Chính xác về nội dung tư vấn (chuẩn xác về quyđịnh của pháp luật)

 Chính xác về ngôn từ, tránh sử dụng những từ cóthể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau

 Chính xác trong cách lập luận

1.3 Tính logic

 Tính logic được hiểu có sự gắn bó chặt chẽgiữa các ý, các hiện tượng, các vấn đề, là cáchsuy luận chặt chẽ

 Trật tự logic là mọi vấn đề đều có cơ sở và cónguyên nhân của nó

 Người soạn thảo cần xây dựng đề cương trướckhi soạn thảo văn bản

Đảm bảo tính logic, tính chính xác

trong văn bản

 Người soạn thảo cần hình dung trong đầu những nội dung chính cần viết và xây dựng đề cương hoặc dàn ý trước khi viết

 Thực hiện từng bước theo quy trình ra kết luận về một vấn đề pháp lý

Bước 3: Phân Bước 4: Đưa ra

giải đáp

Trích đoạn thư tư vấn

Trong thư đề nghị cung cấp dịch vụ thư vấn pháp lý ngày

19 tháng 11 năm 2017 ông có đề nghị chúng tôi giải đáp thắc mắc của ông về việc một người có được thành lập nhiều công ty TNHH hay không, chúng tôi xin trả lời như sau:

Theo quy định tại Điều 85 BLDS năm 2015, "đại diện của

pháp nhân có thể là đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền" Đây thường là người đứng đầu pháp nhân.

Như vậy, chỉ trừ trường hợp doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh, một người có thể thành lập hoặc tham gia thành lập nhiều công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty

cổ phần Do đó, người này có thể làm đại diện theo pháp luật cho những doanh nghiệp mà mình làm chủ.

Trích đoạn trên có tính logic, tính chính xác hay không?

T rích đoạn

Yêu cầu thanh toán phí Luật sư

Ngày 01/02/2017, ông và văn phòng chúng tôi có ký hợp đồng dịch vụ pháp lý số 01/HDDVPL Theo nội dung của hợp đồng này, chúng tôi sẽ đại diện cho ông tham gia tố tụng trong vụ án “Tranh chấp bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng” đã được Tòa án Nhân dân Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh vào sổ thụ lý số 435/TLST-

DS ngày 10/01/2017 với Nguyên đơn là ông Trần Văn A Theo đó, ông có nghĩa vụ thanh toán cho văn phòng chúng tôi số tiền 25.000.000 (hai mươi lăm triệu đồng) trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý số 01/HDDVPL.Số tiền cụ thể như sau:

 Tiền tạm ứng phí dịch vụ: 10.000.000 (mười triệu đồng)

 Chi phí nhà nước: 10.000.000 (mười triệu đồng)

 Chi phí đi lại: 5.000.000 (năm triệu đồng)

T rích đoạn

Yêu cầu thanh toán phí Luật sư

Tuy nhiên đến nay, ngày 15/02/2017, chúng tôi vẫn chưa nhận được tiền từ ông.

Phiền Ông cho thanh toán số tiền 25.000.000 (hai mươi lăm triệu đồng) trước ngày 25/02/2017 để bộ phận kế toán của văn phòng chúng tôi có thể hoàn thành công việc tổng kết năm tài chính đúng hạn.

Chúng tôi xin cảm ơn Ông trước và xin gửi đến Ông lời chào trân trọng nhất.

Trích đoạn trên có tính xúc tích không?

Trích đoạn thư yêu cầu đối tác

thanh toán tiền cho khách hàng

Chào ông, tôi nhân danh khách hàng yêu cầu ông

thanh toán số tiền 30.000.000 (ba mươi triệu đồng),nếu không chúng tôi sẽ thuê băng nhóm xã hội đen

để làm việc với ông…

Yêu cầu cách trình bày văn bản

thích hợp

Hình thức văn bản cần chuẩn xác, không viết tắt.Việc viết tắt chỉ được chấp nhận nếu người soạnthảo đã quy ước cách viết tắt đó ngay từ đầu thư

Trích đoạn thư yêu cầu đối tác bồi

thường chi phí đào tạo cho khách hàng

Chúng tôi hành động nhân danh khách hàng, Công ty TNHH

ABC theo Giấy ủy quyền số 01/ABC-UQ để giải quyết việc bồi

thường chi phí đào tạo theo thỏa thuận đào tạo ký ngày

01/02/2014 và phụ lục thỏa thuận đào tạo ký ngày 01/03/2014

Căn cứ Điều 4, thỏa thuận đào tạo, bà đã cam kết làm việc cho ABC ít nhất 3 (ba) năm sau khi hoàn thành xong khóa đào tạo Khóa đào tạo kết thúc vào ngày 20/02/2015 Như vậy, bà phải có trách nhiệm làm việc cho ABC đến ngày 20/02/2018…

Lưu ý việc trả lời đúng hẹn

Một câu trả lời đúng hẹn hay trả lời sớm làphương cách tốt nhất chứng tỏ thái độ chuyênnghiệp của luật sư và khiến cho khách hàng

có cảm tưởng là thực sự luật sư đang cố gắng

để làm hài lòng họ.

1 Yêu cầu chung khi soạn thảo

văn bản trong hoạt động tư vấn

 Gồm ba phần: mở bài, thân bài, kết bài

2 Cấu trúc thư tư vấn

2.1 Mục đích:

Cung cấp thông tin và đưa lời khuyên cho khách hàng về một câu hỏi có bản chất pháp lý.

2.2 Nội dung của thư tư vấn phụ thuộc vào bản chất vấn

đề khách hàng yêu cầu luật sư làm sáng tỏ

2.3 Bố cục của thư tư vấn: Xem mẫu thư tư vấn đínhkèm

2.3 Bố cục của thư tư vấn

a Phần mở đầu

b Phần mô tả bối cảnh (Liệt kê tài liệu và tóm tắt sự việc

dựa trên các tài liệu mà khách hàng cung cấp)

c Xác định các vấn đề luật sư được yêu cầu tư vấn

d Phần cơ sở pháp lý (Liệt kê các văn bản quy phạm

pháp luật áp dụng hoặc các phương tiện giải thích bổtrợ)

e Phần nhận định và đưa ra hướng tư vấn

b Phần mô tả bối cảnh

2.1 Liệt kê tất cả các tài liệu khách hàng cung cấp mà luật sư

đã kiểm tra để đưa ra ý kiến này

2.2 Tóm tắt sự việc dựa trên những thông tin, tài liệu khách hàng cung cấp

c Xác định vấn đề luật sư được yêu cầu tư vấn

d Phần cơ sở pháp lý

 Trong mục này, luật sư liệt kê các văn bản quyphạm pháp luật được áp dụng để giải quyết vụviệc của khách hàng

 Ngoài việc liệt kê các văn bản pháp luật, cũngnên kể thêm các phương tiện giải thích bổ trợ

e Phần nhận định và đưa ra hướng

tư vấn

 Luật sư phải suy nghĩ, lập luận áp dụng các quytắc pháp lý vào trường hợp cụ thể của kháchhàng để đưa ra giải pháp

 Khi trả lời hoặc đưa ra giải pháp cho khách hàng,luật sư cần giải thích lý do tại sao mình lại đềxuất như vậy

 Sau khi phân tích các khía cạnh pháp lý của vụviệc, luật sư cần đưa ra kết luận khuyến nghị haygiải pháp

f Cam kết bảo mật thông tin của

khách hàng (nếu có)

Ý kiến pháp lý này gồm… trang, được gửi riêngcho Ông/bà và trong bất cứ trường hợp nào cũngkhông được tiết lộ cho những tổ chức, cá nhânkhác nếu không được sự đồng ý trước của Ông/bà

g Phần kết thúc

Như đối với tất cả các thư tín thông thường, cuốicùng là lời chào cuối thư và khẳng định thiện chísẵn sàng trao đổi thêm với khách hàng vì rất có thểkhách hàng cần phải hỏi thêm một số vấn đề trongnội dung của thư tư vấn

3 Quy trình soạn thảo thư tư vấn

Chuẩn bị viết thư tư vấn

Viết thư tư vấn

Kiểm tra sau khi viết thư tư vấn

3.1 Chuẩn bị viết thư tư vấn

a Kiểm tra khách hàng là ai để tránh

b Nghiên cứu hồ sơ

Liệt kê các tài liệu mà khách hàng cung cấp

Tóm tắt tình huống pháp lý của khách hàng

Liệt kê được các văn bản pháp luật và cácphương tiện bổ trợ khác để giải quyết tình huốngNhận định và đưa ra hướng tư vấn

Viết thư tư vấn

Viết theo cấu trúc thư tư vấn

Viết thư tư vấn

Viết theo mẫu thư tư vấn

Lưu ý:

Phần nhận định và đưa ra hướng tư vấn cần đượcviết lập thành dàn ý trước khi viết để đảm bảo tínhlogic cho văn bản

Lưu ý cách dùng từ, phải đảm bảo tính chính xác vềngôn ngữ, cách diễn đạt phải trôi chảy, dễ hiểu, ngắngọn nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các ý kiến mà ngườisoạn thảo muốn trình bày

Kiểm tra sau khi viết

Rà soát lại toàn bộ nội dung văn bản để chỉnhsửa sai sót về mặt hình thức: lỗi chính tả, lỗi ngữpháp, ý bị lặp lại, đánh số trang…

Đọc lại nội dung văn bản để chỉnh sửa về lỗi diễnđạt, từ ngữ, cấu trúc…

Nên cho một người khác đọc lại văn bản vì ngườikhác có thể dễ dàng phát hiện những sai sót mànhiều khi người soạn thảo không thấy