HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH DỰ TOÁN 97

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH DỰ TOÁN 97

XUẤT BẢN LẦN THỨ NHẤT

Tác giả: Ks Trương Đăng Tân

Cán bộ phòng Kế hoạch kỹ thuật Công ty cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên

Biên tập, hiệu đính: Ks Nguyễn Thế Anh

Cán bộ phòng Giá xây dựng Viện Kinh tế xây dựng - Bộ Xây dựng

HÀ NỘI - 2007

Lời tác giả

Những lời bộc bạch giản dị mà đầy nhiệt huyết của tác giả Trương Đăng Tân khi gửi email đính kèm tài liệu này:

Công việc chính của tôi là lập hồ sơ đấu thầu và lên khối lượng thanh quyết toán các công trình Cơ quan tôi chưa lắp mạng (xin mãi mà không cho) nên tôi chỉ

có thể vào mạng ở nhà thôi Đề đạt với các sếp việc ứng dụng CNTT đặc biệt là ứng dụng mạng vào công việc hàng ngày mà chưa được đồng ý (Với điều kiện khó

khăn như vậy nhưng tác giả là một trong những người rất nhiệt tình tham gia trao

đổi, trau dồi, làm việc và chia sẻ để nâng cao trình độ chuyên môn qua mạng-xu

thế tất yếu của thời đại -> nguồn cán bộ quý và hiếm - lời người biên tập)

Trước đây, tôi có biên soạn chút tài liệu để hướng dẫn mọi người trong cơ quan và bạn bè sử dụng Phần mềm Dự toán 97 phiên bản 1998 Xin gửi cho diễn đàn, xem có giúp ích được cho ai đó không nhé Vì đây là tài liệu do tôi soạn để hướng dẫn mọi người trong cơ quan và cho bạn bè nên còn lủng củng và nghiệp dư lắm Hãy biên tập lại cho nó dễ đọc và quan trọng là cho mọi người dễ hiểu nhé Tôi thích dùng phiên bản này hơn phiên bản chạy trên Excel vì bản này thì toàn bộ 1 công trình có thể đóng gói trong 1 file được, dễ quản lý hơn mỗi hạng mục lại phải lập 1 file riêng như bản chạy trên excel

Thực ra điều quan trọng không phải là sử dụng chương trình dự toán nào Mà quan trọng là chuyên môn của người cán bộ lập dự toán Khi đã vững chuyên môn, biết nguyên lý thì chỉ cần nắm vững cách sử dụng một chương trình, thì những chương trình dự toán khác chỉ cần khả năng suy đoán cũng sử dụng được Vì nguyên tắc là tác giả nào khi viết chương trình cũng cố gắng để cho chương trình của mình thân thiện (dễ hiểu, dễ điều khiển) đối với người sử dụng

Xin chân thành cảm ơn sự quan tâm của các bạn

Hướng dẫn sử dụng chương trình DUTOAN97

Để cho ngắn gọn, ta quy ước là nếu nói kích tức là nhấn chuột trái, khi nào nhấn chuột phải thì sẽ nói rõ là nhấn chuột phải để tránh nhầm lẫn trong lúc thao tác Chương trình Dự toán được cài đặt tại thư mục DUTOAN97 của ổ C

1 Khởi động chương trình và thiết lập các thông số ban đầu

- Kích đúp chuột vào file DUTOAN.EXE trong thư mục DUTOAN97 hoặc biểu tượng của chương trình trên màn hình Desktop (nếu có)

- Nếu có biểu tượng của chương trình trên thanh Shortcut Bar, bạn có thể khởi

động bằng cách kích vào đó

Khi đó sẽ hiện ra hộp hội thoại sau:

Cửa sổ làm việc hiện ra

kích vào nút trên thanh công cụ hoặc kích vào nút “Tệp” trên thanh lệnh đơn

Tại đây có 3 lựa chọn, nếu sử dụng

lựa chọn nào thì kích vào lựa chọn đó

1- Tạo 1 dự toán mới để thực hiện công

việc

2- Mở 1 file dự toán cũ đZ có trong máy

3- Thoát khỏi chương trình làm việc

Để tạo một dự toán mới ta chọn lựa chọn 1, sẽ

xuất hiện hộp thoại như hình bên

- Điền tên công trình cần bóc dự toán

(chú ý là tên của công trình chứ không phải là

các hạng mục như xây lắp, lắp đặt điện chiếu

sáng, cấp thoát nước…)

- Sau khi điền xong tên công trình, nhấn chuột

vào nút đồng ý

Nhấn chuột trái

Xuất hiện hộp thoại “ Hạng mục”

Điền tên hạng mục cần lập dự toán, quyết toán

Điền các hệ số chi phí vào các ô tương ứng

(vì các hệ số này không cố định mà thay đổi

theo từng thời điểm nên chương trình thực

hiện theo cơ chế mở để người sử dụng tự

quyết định)

Sau đó kích vào nút “đồng ý”

Chú ý dấu “ ,” được thay bằng dấu “ ”

Mở ra màn hình làm việc của hạng mục cần lập dự toán, quyết toán hoặc đấu thầu

Do chương trình chỉ có mặc định bảng dự toán ban đầu chỉ có 5 dòng để tính toán Để tạo thêm dòng làm như sau: Kích vào nhZn “ Bảng biểu “ trên thanh thực

đơn, di chuột đến dòng “Chèn nhiều dòng” và kích

Xuất hiện hộp thoại như sau:

- Điền số dòng cần chèn vào bảng

- Kích vào nút “ Đồng ý”

Kích vào

đây để mở rộng màn hình

2 Nạp Cơ sở dữ liệu (ĐM, ĐG, GVL - mọi người quen gọi là nạp dbf)

Trước tiên ta phải biết công trình nằm trên địa phương nào, thì sử dụng đơn giá của địa phương đó (trong tài liệu này minh hoạ bằng đơn giá của 1082 tỉnh Thái nguyên và 600 của Bắc Kạn)

Để nạp đơn giá bạn làm theo các bước sau:

Kích vào nút “Danh sách DBF” trên thanh công cụ

Sẽ xuất hiện hộp thoại như hình bên:

- Kích vào dòng “ Đơn giá” trong hộp

“Kiểu DBF” Kích tiếp vào nút “Thêm…”

chỉ đến tệp đơn giá cần thiết trong ổ cứng

để nạp vào chương trình

Trong hình bên ở phần “Các DBF đang

dùng” đZ nạp đơn giá của 2 tỉnh Thái

Nguyên và Bắc Kạn Nên bạn thấy có

2 dòng, đó là đơn giá 1082tn và đơn giá 600bk (kèm theo đường)

- Nếu sử dụng đơn giá nào thì nháy chuột vào dòng đơn giá đó sau đó nhấn chuột vào nút “ Mặc định” Dự toán sẽ tra đơn giá trong file đơn giá có dấu (*)

- Tiếp tục nháy chuột vào dòng “Giá vật tư” nếu sử dụng đơn giá nào thì nháy chuột vào dòng giá vật tư tương ứng, sau đó nhấn chuột vào nút “ Mặc định” khi thấy dấu (*) chuyển lên dòng giá vật tư đó là được

- Tương tự như vậy đối với “Định mức dự toán”, “Phụ lục vữa”, “Danh mục vật tư”

- Sau khi đZ nạp xong CSDL: đơn giá, định mức,… và giá vật tư cho dự toán cần dùng, bấm vào nút “Đóng” để thoát khỏi hộp thoại trên

Từ bây giờ bạn đZ có thể sẵn sàng lập dự toán rồi đấy

3 Nào ta cùng bắt đầu nhé

- Tại cột “MZ hiệu - Đơn giá” điền mZ số công việc theo đơn giá hiện hành, sau đó

di chuột (hoặc phím di chuyển của bàn phím) sang ô bên cạnh (Chú ý có dấu “.” ở giữa phần chữ và số của mZ hiệu và cột “MZ hiệu - Đơn giá” chứ không phải cột

“MZ hiệu - Định mức” đâu nhé)

- Trường hợp bạn không nhớ mZ hiệu đơn giá hoặc chỉ nhớ mang máng bạn có thể

ấn đồng thời 2 phím Ctrl và phím T để tìm Sau khi xuất hiện hộp thoại Tra DBF bạn có thể sử dụng các phím mũi tên để truy tìm với trường hợp bạn không nhớ một chút nào về mZ hiệu Với trường hợp bạn chỉ nhớ mang máng về mZ hiệu bạn có thể nhấn chuột vào nút “Tìm” của hộp thoại này

Điền chữ, số mZ hiệu hoặc tên công việc mà bạn nhớ vào ô tìm, đánh dấu các lựa chọn tương ứng vào “ Phương thức” và “ Trong cột” rồi nhấn nút “ Đồng ý” Hình minh hoạ như dưới đây

- Sau đó, chuyển sang ô nội dung công việc để tính toán

Trường hợp câu chữ của nội dung công việc không phù hợp, bạn có thể sửa trực tiếp như soạn thảo văn bản vậy

- Trình tự thực hiện các phép tính toán như sau:

+ Đặt trỏ text vào sau chữ cuối của dòng nội dung đơn giá (sau chữ Vữa XM 75# như ở hình trên) và ấn ENTER để mở rộng dòng (ô sáng sẽ được mở rộng)

+ Ghi quy cách kích thước cần tính toán, sử dụng các dấu “ +, - , * , / “ (chú ý không sử dụng phím “cách” trong quá trình nhập các phép tính) để thực hiện các phép tính, sau đó đánh dấu “ = “ và dùng phím ? (Shift + ?) để cho ra kết quả (sử dụng dấu chấm (.) để thay cho dấu phẩy (,) của đơn vị thập phân)

Nếu tiếp tục các phép tính, dùng phím ENTER để mở rộng dòng Sau khi tính toán xong công việc, chuyển sang công việc khác lại tuần tự điền mZ hiệu đơn giá vào dòng tiếp theo Cứ thế lặp lại cho đến hết dự toán của hạng mục

Chú ý : - Khi nhập đúng và tính toán đúng thì các dòng chữ trong dòng công việc này sẽ có màu xanh, nếu nó có màu đỏ là ta đZ làm sai, phải xem lại, nếu màu đỏ ở cột mZ hiệu đơn giá thì đó là ta nhập sai mZ hiệu hoặc đơn giá của tỉnh đó không có

mZ hiệu công tác như bạn gõ (hoặc thiếu dấu chấm (.) tại vị trí giữa phần chữ và phần số của mZ hiệu đơn giá)

- Trường hợp nội dung công việc không có trong đơn giá ta phải điền “TT” hoặc bất kỳ ký hiệu nào đó vào cột mZ hiệu đơn giá, trường hợp này ta phải điền đơn giá vật liệu, nhân công máy thi công cho các dòng công việc này Lúc này tại cột mZ hiệu đơn giá sẽ có dòng chữ màu đỏ

- Khi thực hiện phép tính mà không ra kết quả (=?) ta phải xem lại các phép tính toán xem các phép tính và các dấu toán tử đZ đúng chưa (chú ý các khoảng sử dụng phím cách phải được xoá bỏ), sau đó xoá dấu =? đi và làm lại

- Tương tự như vậy, nếu trong quá trình tính toán, phát hiện nhập dữ liệu sai, có thể sửa trực tiếp tại các dòng sai đó, sau dùng phím =? để cho ra kết quả

Trong quá trình thực hiện nếu thiếu dòng thì ta lại làm bổ sung dòng như phần trên đZ trình bày Sau khi đZ nhập xong toàn bộ dự toán, tiến hành cắt bỏ các dòng còn thừa bằng cách kích vào các dòng thừa tại cột đầu tiên (cột có thể hiện các số thứ tự dòng) giữ nguyên đừng thả chuột, kéo chuột xuống đến hết bảng để đánh dấu các dòng thừa, vào nút “bảng biểu” trên thanh lệnh đơn, kích vào dòng “Xoá các dòng” hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + X

- Trường hợp nếu muốn có 1 dòng nổi bật

- Sau khi đZ nhập xong bảng diễn giải khối lượng, kích vào nút “ Bảng biểu” và di chuột xuống dòng “ Kết xuất bảng” và kích Sẽ xuất hiện bảng như hình sau:

Kích vào nút “ Phân tích vật tư” để chương trình tự động phân tích vật tư tiêu hao

- Tiếp tục kích vào nút “ Bảng biểu” và di chuột xuống dòng “ Kết xuất bảng” và kích Sẽ xuất hiện lại bảng như ở trên, kích vào nút “Bảng tổng hợp vật tư” để chương trình tổng hợp lượng vật tư tiêu hao

của hạng mục công trình này

- Tương tự như vậy, kích vào nút

“Bảng bù giá vật tư…” để tiến hành bù giá

vật tư theo thời điểm

Xuất hiện hộp thoại CLVT

Có 3 lựa chọn, lựa chọn lấy một cái phù

hợp bằng cách kích vào ô tròn màu trắng

tương ứng ở đầu dòng

Sau đó nhấn chuột vào nút “Đồng ý”

Đặt

chuột

vào đây,

kích giữ

nguyên

không

nhả tay

và kéo

xuống

hết bảng

Phần cải tạo

………

Phần xây mới

………

Bạn nháy chuột phải vào các dòng đó là bạn sẽ được một dòng toàn chữ in hoa Nháy phải chuột một lần nữa lại trở

về định dạng chữ ban đầu

Phần cải tạo

………

Phần xây mới

………

Xuất hiện bảng tổng hợp bù giá vật t− nh− sau:

Tại bảng này, nhập vật t− theo giá thông báo từng thời điểm vào cột đơn giá thông báo (chú ý đơn vị tính) Những vật t− nào không có trong thông báo giá thì cắt bỏ nh− cắt bỏ các dòng đZ trình bày ở trên

Sau khi đZ hoàn thành bảng chênh lệch vật t−, ta kích tiếp vào nút “Bảng biểu”

và chọn nút “Tổng hợp kinh phí”

Xuất hiện bảng tổng hợp kinh phí nh− sau:

Do chương trình thiết lập các thông số theo hệ thống văn bản hướng dẫn cũ (TT09, TT07…)-đây cũng là hạn chế của tất cả các chương trình dự toán hiện nay –

bị bó cứng Do nhu cầu của một số người vẫn sử dụng cách tính đuôi dự toán theo Thông tư 08/2001 nên chương trình vẫn để cả 2 cách tính (cũ theo TT08/2001 và cách tính mới theo TT04/2005)

Tại bảng này, trong phần chi phí khác, có thể các hệ số không đúng, bạn sửa lại theo các hướng dẫn của từng thời điểm Cách sửa: bạn xem công thức tính toán trong thông tư hướng dẫn và nhập công thức tính toán giống như Excel

Tại dòng chi phí nhân công và chi phí máy có thể có phụ cấp khu vực Để cho chương trình có thể tính toán được, tại ô công thức của dòng chi phí nhân công ta cộng gộp cả chi phí nhân công và phụ cấp khu vực:

Chi phí nhân công + phụ cấp : B*3.36*(1+0.1/2.342)

Chi phí máy + phụ cấp: C*1.4*(1+0.1/2.493*4%)

(Chú ý các hệ số theo từng địa phương)

Để tổng hợp kinh phí (thường gọi là tính đuôi) theo Thông tư 04/2005/TT-BXD sau khi kết xuất bảng tổng hợp kinh phí bạn chèn thêm dòng, cắt bỏ phần bôi đen như trong hình trên (bôi đen các dòng cần cắt và nhấn Ctrl+ X) và sửa lại công thức Như vậy là bạn và tôi đZ cùng nhau thực hiện xong một bảng tính dự toán 1 hạng mục công trình mới Để tiếp tục tính toán cho hạng mục tiếp thep bạn kích vào nút “Hạng mục” trên thanh lệnh đơn, kích vào dòng “Tạo hạng mục mới” và tiếp tục thao tác như đZ làm với hạng mục đầu tiên

Để có thể di chuyển qua các hạng mục,

nháy chuột vào nút “Hạng mục”

và di chuyển chột, bấm vào

dòng “Xếp lớp”, sau đó bấm vào

nhZn của hạng mục cần di chuyển đến

Cứ tuần tự như vậy cho đến khi lập xong toàn bộ dự toán của cả công trình

3 In ấn dự toán

Sau khi lập xong dự toán, để in tài liệu dự toán ta làm như sau:

Nhấn chuột vào nút “Tệp” trên thanh thực đơn, di chuột và nháy vào dòng “Đặt máy in và trang in” và đặt các thông số cần thiết cho máy in như in ngang giấy, khoảng cách các lề giấy… sau đó nhấn nút “Đồng ý”

Tiến hành in: Kích vào nút “Tệp” trên thanh lệnh đơn, di chuột và kích vào vào dòng “in” hoặc bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl+P

Tại bảng “ Print” có các lựa chọn:

- In bảng hiện thời: Dùng để in trang hiện hành đang mở trên máy (nên dùng lựa chọn này để có thể kiểm soát được từng bảng biểu một)

- In toàn bộ dự toán: Dùng để in tất cả các bảng biểu có trên dự toán

- In hạng mục: Dùng để in toàn bộ các bảng biểu có trong hạng mục lựa chọn

- In các bảng: Dùng để in tất cả các bảng lựa chọn của công trình

Sau khi lựa chọn xong, nhấn chuột vào nút “Xem trước” để có thể xem toàn bộ bảng biểu trước khi in

Nếu xem xong không có chỉnh sửa gì, nhấn vào nút có biểu tượng hình máy in

để in bảng biểu

Trường hợp không có máy in, hoặc không ưng ý với cách trình bày của chương trình, ta có thể kết xuất chương trình ra EXCEL để tự trình bày và in ấn, bởi vì nếu copy dữ liệu đến nơi có máy in mà không cài chương trình dự toán này thì sẽ không

in được

4 Kết xuất dữ liệu ra EXCEL

- Mở chương trình EXCEL

- Quay trở lại chương trình dự toán,

kích vào nút có biểu tượng chữ X của

Excel trên thanh lệnh đơn để kết xuất

Sau khi kích vào nút kết xuất sẽ xuất hiện bảng sau:

Tại hộp thoại này có các lựa chọn tương tự như lựa

chọn để in, khi chọn xong lựa chọn, kích vào nút

kết xuất

Khi đZ kết xuất sang EXCEL, các bảng tính

sẽ tương tự như các bảng biểu thông thường

trong EXCEL, bạn có thể chỉnh sửa, copy

để đem đến nơi có máy in để in

Nút kết xuất

Trong quá trình thao tác đến đây, nếu bạn phát hiện ra sai sót gì đó trong quá trình tính toán quy cách kích thước, bạn phải quay lại bảng diễn giải khối lượng để tính lại phép tính sai đó, sau đó lần lượt kết xuất các bảng như bình thường

5 Hiệu chỉnh

Trong quá trình thực hiện, nếu có nhu cầu đổi tên bảng biểu chẳng hạn là bảng khối lượng quyết toán chứ không phải là dự toán, hoặc thông báo giá quý 1/2006 chứ không phải là quý 4/2005 bạn làm như sau:

Kích vào nút “Tệp” trên thanh lệnh đơn, di chuột và kích vào dòng” Các tuỳ chọn” Hình minh hoạ như sau:

Khi xuất hiện hộp thoại OPTION bạn có thể sửa tên các bảng biển hoặc thay

đổi phông chữ, độ rộng của các cột theo sự hướng dẫn, rồi kích vào nút “Đồng ý”

6 Trình tự lưu (ghi) bản dự toán vào ổ cứng và đóng chương trình

Chương trình cho phép ghi dữ liệu của

dự toán thành từng FILE có dạng *.VKT

Kích vào nút “ Tệp” trên thanh lệnh đơn,

di chuột và kích vào dòng “Ghi dự toán”

Sau khi xuất hiện hộp thoại SAVE

Ta có thể đặt tên FILE vào ô tên tệp

Với tối đa 7 ký tự và không có dấu cách

Sau đó kích vào nút “Đồng ý” để lưu (ghi)

File vào ổ cứng

Sau khi đZ ghi xong dự toán, muốn thoát

khỏi chương trình bạn nháy chuột vào nút

“Tệp”, di chuột và nháy vào dòng “Thoát ra”