Tổ chức, điều hành công việc hiệu quả

Trợ lý giám đốc - Tổ chức, điều hành công việc hiệu quả - Organizing & managing effective task

TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

Organizing & managing effective task

Phan khắc thành

Cấp trưởng, chúng ta là ai?

Cấp trưởng giữ 02 vai trò chủ chốt:

ĐỊNH NGHĨA “LEADER” (NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU)

L (Learning - Học hỏi):

Họ chắc chắn phải học hỏi được rất nhiều điều từ những thất bại Họ phải trải nghiệm thất bại bởi họ luôn luôn hành động Nhưng, chính những thất bại đó sẽ mang đến cơ hội thành công cho họ vì họ rút ra được kinh nghiệm “xương máu” cho mình.

E (Excitement - Sự sôi nổi, nhiệt huyết):

Họ luôn sôi nổi và nhiệt huyết với những tư tưởng, tầm nhìn của mình và

có khả năng truyền những nhiệt huyết đó đến cho mọi người.

A (Asking – Biết đặt câu hỏi):

Họ luôn đặt ra những câu hỏi “Ai, khi nào, tại sao và điều gì xảy ra

nếu ”, thích nghi nhanh và quyết định về các đề án hành động khả thi

nhất

D (Decisiveness - Quyết đoán):

Họ phải hành động, quyết đoán và chịu mọi trách nhiệm về các quyết định củamình Họ phải biết rõ những quyết định nào là cần thiết vì sự phát triển củacông ty

E (Elevation – Khích lệ, khuyến khích):

Họ luôn biết cách làm phấn chấn tinh thần nhân viên Họ hiểu rõ tập thể sở hữumột sức mạnh to lớn Họ luôn tìm kiếm những nhân viên tiềm năng, động viên,khích lệ, khen thưởng và thăng chức cho những con người xuất sắc đó

R (Risk - Mạo hiểm):

Đôi khi họ sẽ đi ngược với con đường của đại đa số, nghĩ đến những điềukhông ai nghĩ ra được và chia sẻ truyền thụ đến những người xung quanh Nếuđám đông không đồng ý, nhà lãnh đạo vẫn cương quyết đeo đuổi ý tưởng củamình với niềm tin tuyệt đối Nhà lãnh đạo giỏi là người biết chấp nhận rủi ro

và mạo hiểm

ĐỊNH NGHĨA “LEADER” (NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU)

 Nhận thức về bản thân

 Khả năng phát triển quan hệ với người khác

 Khả năng xác định rõ những kỳ vọng

 Khả năng lập sơ đồ hoạt động để xác định nhu cầu lãnh đạo

 Khả năng xác lập đường lối Lãnh đạo

 Khả năng phát triển người khác thành Lãnh đạo

 Khả năng xây dựng cơ sở để đạt cam kết

 Khả năng gây ảnh hưởng để giành sự ủng hộ tự nguyện từ người khác

 Khả năng xây dựng môi trường có tính khích lệ

Vinh dự cao cả nhất của họ không phải là không bao giờ thất bại mà là biết đứng lên sau mỗi thất bại đó

CÁC KỸ NĂNG THIẾT YẾU CỦA NHÀ QUẢN LÝ/ LÃNH ĐẠO

Khối lượng công việc của phòng Tính cách của từng nhân viên Số lượng nhân viên trong phòng

PHẢI CĂN CỨ VÀO ĐÂU ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ?

„THẾ NÀO QUÁ TRÌNH? LÀM THẾ NÀO ĐỂ KIỂM SOÁT & VÌ SAO PHẢI

KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH (Qui trình)?

Thế nào là quá trình :

Là tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau để biến đổi

đầu vào thành đầu ra

Làm thế nào để kiểm soát quá trình:

Để kiểm soát được các quá trình phải:

Xác định có những quá trình nào tại nơi làm việc

Mục đích của mỗi quá trình đó để làm gì?

Cách thức để kiểm soát quá trình đó thế nào

Phân công người chịu trách nhiệm theo dõi các quá trình nhằm đảm bảo

chúng được thực hiện theo đúng trình tự của các hướng dẫn liên quan

Vì sao phải kiểm soát quá trình:

Nhằm đảm bảo hoặc loại bỏ sai sót “làm đúng ngay từ đầu là hiệu quả nhất”

Tại sao phải xây dựng qui trình làm việc?

Qui trình là chuẩn cứ, là tiêu chuẩn được tổ chức xác lập bằng văn bảnnhằm mục đích công bố chuẩn cứ làm việc để các cá nhân, các bên liênquan của tổ chức cùng hiểu và thực hiện như nhau hoặc để biết và tham giagiám sát thực hiện

Nhìn từ một góc khác, làm việc thiếu qui trình đồng nghĩa với việc làm việcthiếu chuẩn cứ, thiếu cơ sở khoa học hay thiếu định hướng dẫn đến việcthiếu tự tin trong công việc

Việc thiết lập qui trình làm việc không chỉ giúp chúng ta làm việc có cơ sởhơn, khoa học hơn hay tự tin hơn mà còn giúp chúng ta có cái nhìn tổng thểhơn về công việc mình đang làm Đây cũng là tiền đề cho các hoạt độngcải tiến nhằm nâng cao hiệu quả lao động

Đó chính là lý do giải thích tại sao chúng ta cần xây dựng qui trình làm việc

a ESH AwarenessQuá trình và kiểm soát quá trình

a ESH AwarenessQuá trình và kiểm soát quá trình

Thiết lập qui trình mẫu?

Phaân coâng coâng vieäc

 Chọn đúng người phù hợp để giao việc

 Đừng hỏi “đã hiểu chưa?”

 Xác định quyền hạn của người được giao việc

 Không can thiệp quá sâu vào công việc của nhân viên

 Nêu rõ mục tiêu và thời gian khi giao việc

 Theo dõi quá trình thực hiện

 Hướng dẫn, hỗ trợ kịp thời khi giao việc

 Học tập, rút kinh nghiệm với nhân viên được giao việc Các điểm cần chú ý khi giao việc

ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC NHÂN VIÊN

Đánh Giá Nhân Viên

c.Cung cấp cácthông tin phản hồicho nhân viên biếtmức độ thực hiệncông việc

e.Cung cấp thông tin

để làm cơ sở đào tạo,

trả lương, khen

thưởng, thuyên

chuyển,…

d.Tiêu Chuẩn Cho Các Giá Trị Đo LườngXây dựng tiêu chẩn đánh giá hiệu quả công việc

MỘT SỐ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

Mutual Trust and Respect Tôn trọng & tin tưởng

Empowering People

Trao quyeàn

Positive Attitude

Năng động, sáng tạo

Finding the Right Channel of People Xây dựng kênh thông tinh chung cho mọi người

Don’t Touch the Red Button Đừng đụng vào nút đỏ

You Can’t Stop the Wave Bạn không thể ngăn cản các ngọn sóng

But You Can Learn to Surf Nhưng bạn có thể học cách để lướt sóng

Never yell, or lose your temper If you can’t control yourself you can’t control others and if you can’t control others

nobody will listen to you.

Đừng la lối, đừng

đánh mất tính

cách của bạn.

Nếu bạn không

thể kiểm soát

bản thân thì bạn

không thể kiểm

soát người khác.

Nếu bạn không thể kiểm soát người khác nghĩa là không có ai chịu lắng nghe bạn.

“Định nghĩa về sự điên rồ là lặp đi lặp lại một công

việc và mong chờ kết quả khác biệt”

“Nếu bạn luôn làm công việc mà bạn đã từng làm,

bạn sẽ luôn ở tại nơi mà bạn đã từng ở”

Conflict Management

GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT

Conflict is inevitable

Xung Đột Là Điều Không Tránh Khỏi

BENEFITS OF CONFLICTS

LỢI ÍCH CỦA XUNG ĐỘT

Address Problems Nêu ra vấn đề

Improves Working Environment Thăng tiến môi trường

Understanding

Others Hiểu thêm về người khác

Wake People Up Thức tỉnh mọi người

Continuous Learning Học tập liên tục

Promotes Self-knowledge Giúp hiểu rõ bản thân

Quyết định cẩn thận

13 STRATEGIES TO SOLVE CONFLICT

13 Nguyên tắc giải quyết xung đột

SEEK FIRST TO UNDERSTAND – HÃY TÌM HIỂU TRƯỚC

1

ELIMINATE HOSTILE

LANGUAGE

LOẠI TRỪ NGÔN NGỮ XÚC PHẠM

I HATE YOU!

TAO GHÉT MÀY!

YOU ARE STUPID!

MÀY NGU XUẨN!

2

RESPECT

BOUNDARIES

TÔN TRỌNG RANH GIỚI

3

VỚI MÌNH

4

ATTACK THE PROBLEM NOT THE PERSON

Tấn công vấn đề không

tấn công cá nhân

7

5

LOSE

THE BATTLE WIN

THE WAR

NHƯỜNG

TRẬN NHỎ THẮNG

TRẬN LỚN

6

SEE THINGS FROM THE OTHER’S POINTS OF VIEW

NHÌN SỰ KIỆN QUA LĂNG KÍNH NGƯỜI KHÁC

7

ACCEPT WHAT YOU CANNOT CHANGE

CHẤP NHẬN ĐIỀU KHÔNG THỂ THAY ĐỔI

8

9 T Ì

M

Đ I Ể M

C H U N G

10 BE LIKE WATER – HÃY TRỞ THÀNH NƯỚC

11

USE THE HIGHER AUTHORITY

HÃY MƯỢN OAI CẤP TRÊN

12

STRATEGIES

CHIẾN LƯỢC MỌI NGƯỜI CÙNG THẮNG

13

Thank You