Báo cáo quản lý cửa hàng máy tính

Báo cáo quản lý cửa hàng máy tính

Mục lục

I - KHẢO SÁT ĐỀ TÀI 5

1, Đặt vấn đề 5

2, Mục tiêu của hệ thống 7

3, Yêu cầu phần mềm 7

a, Yêu cầu chức năng 7

b, Yêu cầu miền lĩnh vực 9

4, Quy trình nghiệp vụ 10

II – SƠ ĐỒ CA SỬ DỤNG 12

1, Ca sử dụng Tổng thể 12

2, Ca sử dụng Đặt hàng 13

3, Ca sử dụng Thanh toán 13

4, Ca sử dụng Tìm kiếm 14

5, Ca sử dụng Quản lý thông tin 14

6, Ca sử dụng Thống kê 16

III – ĐẶC TẢ CA SỬ DỤNG 16

1, Ca sử dụng Đặt hàng 16

 Mô tả 16

2, Ca sử dụng Thanh toán 18

 Mô tả 18

3, Ca sử dụng Giao hàng 20

 Mô tả 20

4, Ca sử dụng Tìm kiếm 21

 Mô tả: 21

5, Ca sử dụng Quản lý thông tin 22

 Mô tả 23

6, Ca sử dụng Thống kê 25

 Mô tả 25

IV – BIỂU ĐỒ LỚP LĨNH VỰC 27

V – BIỂU ĐỒ LỚP THAM GIA CA SỬ DỤNG 28

1, Ca sử dụng đặt hàng 28

Lưu đơn đặt hàng 28

2, Ca sử dụng Thanh toán 29

Tính chi phí 29

3, Ca sử dụng Tìm kiếm 29

a, Tìm kiếm khách hàng 29

b, Tìm kiếm nhân viên 30

c, Tìm kiếm thông tin hàng 30

4, Ca sử dụng Quản lý thông tin 31

a, Quản lý thông tin khách hàng 31

b, Quản lý thông tin hàng 31

c, Quản lý thông tin nhân viên 31

d, Quản lý thông tin hóa đơn 32

e, Quản lý thông tin đơn đặt hàng 32

5, Ca sử dụng Thống kê 33

VI – BIỂU ĐỒ TRÌNH TỰ 34

1, Ca sử dụng đặt hàng 34

Lưu đơn đặt hàng 34

2, Ca sử dụng Thanh toán 35

Tính chi phí 35

3, Ca sử dụng Tìm kiếm 36

a, Tìm kiếm khách hàng 36

b, Tìm kiếm nhân viên 37

c, Tìm kiếm thông tin hàng 38

4, Ca sử dụng Quản lý thông tin 39

a, Quản lý thông tin khách hàng 39

b, Quản lý thông tin hàng 40

c, Quản lý thông tin nhân viên 41

d, Quản lý thông tin hóa đơn 42

e, Quản lý thông tin đơn đặt hàng 43

f, Quản lý thông tin phiếu bảo hành 44

5, Ca sử dụng Thống kê 45

VII – BIỂU ĐỒ TRẠNG THÁI 45

1, Lớp ChiTietHoaDon 45

a, Thêm 45

b, Sửa 46

c, Xóa 46

2, Lớp Hang 47

a, Thêm 47

b, Sửa 47

c, Xóa 48

3, Lớp HoaDon 48

a, Thêm 48

b, Sửa 49

c, Xóa 49

4, Lớp KhachHang 50

a, Thêm 50

b, Sửa 50

c, Xóa 51

5, Lớp NhanVien 51

a, Thêm 51

b, Sửa 52

c, Xóa 52

6, Lớp PhieuDatHang 53

a, Thêm 53

b, Sửa 53

c, Xóa 54

VIII – BIỂU ĐỒ HOẠT ĐỘNG 54

1, Đặt hàng 54

Lưu phiếu đặt hàng 54

2, Thanh toán 55

a, Lập phiếu 55

b, Tính chi phí 56

3, Tìm kiếm 56

4, Quản lý thông tin 57

a, Quản lý thông tin hàng 57

b, Quản lý thông tin hóa đơn 58

c, Quản lý thông tin khách hàng 59

d, Quản lý thông tin nhân viên 60

e, Quản lý thông tin phiếu đặt hàng 61

5, Ca sử dụng Thống kê 62

IX – BIỂU ĐỒ THÀNH PHẦN VÀ TRIỂN KHAI 63

1, Biểu đồ thành phần 63

2, Biểu đồ triển khai 63

 Quản lý khách hàng

Hoạt động này được áp dụng đối với những khách hàng thường xuyên của cửa hàng.Thêm mới, sửa chữa và xóa bỏ thông tin khách hàng Thông tin về khách hàng bao gồm

mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại liên hệ và một số thông tin khác Tất

cả thông tin về khách hàng đều được lưu trữ lại

 Quản lý thông tin hàng

Thêm mới hàng hóa khi được đưa về, sửa các thông tin, xóa các thông tin hàng khôngcòn kinh doanh nữa Các thông tin về hàng bao gồm: mã hàng, tên hàng, mô tả hàng, thờigian bảo hành, nhà sản xuất, số lượng hiện có Những thông tin về hàng được nhân viênquản lý kho hàng cung cấp khi hàng được chuyển đến kho

 Hoạt động bán hàng của cửa hàng

Khách hàng có thể đặt hàng thông qua nhiều hình thức như gọi điện thoại, gửiemail hoặc đến trực tiếp cửa hàng để tham quan và đặt mua hàng Khi khách hàngmuốn mua hàng, họ gửi cho cửa hàng một phiếu đặt hàng (phiếu đặt hàng cũng có thể do

nhân viên ghi lại nếu khách hàng không muốn viết phiếu đặt hàng Mặt khác phiếu đặthàng có thể gửi bằng email hoặc thư tay, mẫu phiếu đặt hàng được gửi cho khách trướckhi khách hàng đặt hàng thực sự) Trên phiếu đặt hàng có các thông tin về các mặt hàng

mà khách hàng muốn mua và thông tin của họ Khi nhận được phiếu đặt hàng của kháchhàng thì cửa hàng thực hiện kiểm tra các mặt hàng mà khách hàng yêu cầu Nếu mặt hàng

mà khách hàng yêu cầu không có bán tại cửa hàng hoặc đã hết thì họ sẽ được thông báo

từ chối bán hàng Nếu các yêu cầu của khách hàng được đáp ứng thì viết hóa đơn gửi chokhách hàng để họ thanh toán và lưu lại bản sao của hóa đơn Đồng thời phiếu bảo hànhcũng được lập để đưa cho khách hàng Khi khách hàng đã thanh toán xong thì ghi xácnhận đã thanh toán vào hóa đơn và chuyển hóa đơn này cho bộ phận xuất và chuyểnhàng Bộ phận này xuất và chuyển hàng theo hóa đơn đã nhận Nếu khách hàng nhậnhàng trực tiếp tại cửa hàng thì hàng được giao ngay cho khách Nếu cần chuyển hàng tớiđịa chỉ của khách hàng, bộ phận này lập phiếu chuyển hàng và gửi cho nhân viên chuyểnhàng Nhân viên chuyển hàng thực hiện chuyển hàng theo phiếu chuyển hàng đã nhận.Trong trường hợp khách hàng mua hàng trực tiếp tại cửa hàng thì cũng tương tự nhưtrường hợp khách hàng đã đặt hàng trước Khi hàng đã chuyển xong thì báo cáo lại chocửa hàng biết đã chuyển thành công Phiếu chuyển hàng được lưu trữ lại

Thông tin trên hóa đơn bao gồm: số hóa đơn, đơn vị mua, mã số thuế, người đại diện,

địa chỉ khách hàng, địa chỉ giao hàng, quận thành, ngày lập hóa đơn, người lập hóa đơn,người giao hàng, nhân viên kinh doanh, thủ kho,tổng số tiền cần thanh toán, ghi chú vàcác thông tin chi tiết về hàng bán bao gồm mã sản phẩm, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá

và VAT (thuế giá trị gia tăng), thành tiền Với khách hàng thường xuyên mua hàng thì cóthêm các thông tin sau: mã khách hàng, điện thoại liên hệ và địa chỉ email (nếu có)

Thông tin trên phiếu đặt hàng gồm có: Đơn vị mua, người đại diện, địa chỉ khách

hàng, điện thoại, email, mã hàng, số lượng, ngày đặt

Thông tin trên phiếu bảo hành gồm: họ và tên khách hàng, nhóm khách hàng, địa chỉ

bảo hành, số hóa đơn, phí dịch vụ bảo hành tại chỗ, ngày mua, số phiếu xuất, tên thiết bị,

mã hàng, thời gian bảo hành, ghi chú, đại diện cửa hàng, đại diện khách hàng, điều kiệnbảo hành.

Các thông tin trên phiếu chuyển hàng bao gồm: số phiếu chuyển, số hóa đơn, mã

người chuyển hàng, ngày chuyển, tình trạng chuyển Mỗi hóa đơn có một và chỉ mộtphiếu chuyển hàng Mỗi phiếu chuyển hàng do một nhân viên chuyển hàng phụ trách.Một nhân viên có thể phụ trách nhiều phiếu chuyển hàng

Để theo dõi và quản lý nhân viên chuyển hàng, công ty có một danh sách các nhânviên chuyển hàng Việc quản lý này được thực hiện bằng cách thêm, sửa, xóa nhân viên.Các thông tin về nhân viên chuyển hàng bao gồm: mã nhân viên, họ tên, địa chỉ, điệnthoại liên hệ và một số thông tin khác

Ngoài ra, hàng tháng cửa hàng phải lập báo cáo gửi cho ban giám đốc về doanh thutrong tháng, các mặt hàng đã bán ra, hàng tồn kho để ban giám đốc có những biện phápđiều chỉnh

a, Yêu cầu chức năng

Công việc Loại công việc Ghi Chú

Lưu thông tin đơn đặt

hàng

Lưu trữ Thêm, sửa, xóa Lưa thông tin hàng Lưu trữ Thêm, sửa, xóa

Lưu thông tin khách

hàng

Lưa trữ Thêm, sửa, xóa

Lưu thông tin hóa đơn Lưu trữ Thêm, sửa, xóa Lưu thông tin phiếu bảo

hành

Lưu trữ Thêm, sửa, xóa

Lưu thông tin phiếu

chuyển hàng

Lưu trữ Thêm, sửa xóa

Lưu thông tin nhân viên Lưu trữ Thêm, sửa, xóa Thay đổi mật khẩu,

thêm tài khoản

Lưu trữ Thêm, sửa, xóa

Tìm kiếm khách hàng Tra cứu

Tìm kiếm hóa đơn Tra cứu

Tìm kiếm đơn hàng Tra cứu

Tìm phiếu bảo hành Tra cứu

In hóa đơn Thống kê

Thống kê doanh thu Thống kê

b, Yêu cầu miền lĩnh vực

Hệ Thống phải đầy đủ các chức năng tương ứng của các chức năng thực hiện nhưkhi muốn thực hiện các chức năng lưu trữ thì phải theo chuẩn của lưu trữ, muốn thực hiệncác chức năng kế xuất phải theo chuẩn của kế xuất, muốn thống kê thì phải theo chuẩncủa thống kê

4, Quy trình nghiệp vụ

Tên hành động Kiểu thực

hiện

Người thực hiện

khách hàng

Chương trình Nhân viên

quản lý

Nhận thông tin khách hàng lưu vào CSDL

Lưu thông tin hóa

Tra cứu thông tin

Hiển thị danh

sách phiếu

chuyển hàng

Nhân viên bán hàng

Tra cứu thông tin

Hiển thị danh

sách phiếu bảo

hành

Nhân viên bán hàng

Tra cứu thông tin

Tra cứu thông tin

Tìm kiếm khách

hàng

Nhân viên bán hàng

Tra cứu thông tin

Tìm kiếm hóa

đơn

Nhân viên bán hàng

Tra cứu thông tin

Tìm kiếm đơn

hàng

Nhân viên bán hàng

Tra cứu thông tin

Tìm phiếu bảo

hành

Nhân viên bán hàng

Tra cứu thông tin

Lọc danh sách

người dùng theo

nhóm

Nhân viên bán hàng

Tính tiền nhóm

sản phẩm

Nhân viên bán hàng

Thống kê doanh thu theo nhóm sản phẩm

bán hàng

Thống kê doanh

thu

Nhân viên bán hàng

II – SƠ ĐỒ CA SỬ DỤNG

1, Ca sử dụng Tổng thể

2, Ca sử dụng Đặt hàng

3, Ca sử dụng Thanh toán

4, Ca sử dụng Tìm kiếm

5, Ca sử dụng Quản lý thông tin

 Tiền điều kiện:

1 Ca sử dụng bắt đầu khi khách hàng gọi điện hoặc gửi email đến cửa hàng để yêu cầu đặt hàng

2 Nhân viên kiểm tra đơn đặt hàng đó và làm các thủ tục cần thiết

A1 Khách hàng gửi đơn đặt hàng

A2 Nhân viên kiểm tra đơn đặt hàng.

A3 Nhân viên Lưu thông tin khách hàng

A4 Nhân viên Lưu thông tin đơn đặt hàng

A5 Nhân viên bấm nút thoát=> kết thúc ca sử dụng

3: khách hàng nhận mẫu đơn đặt hàng và

điền đầy đủ thông tin vào đó

4: khách hàng gửi lại đơn đặt hàng cho

tin trả lời cho khách hàng

là đồng ý bán hàng

4: khách hàng đọc thư trả lời và chấp nhận mua hàng

A3

1: nhân viên đăng nhập hệ thống

2: Hệ thống kiểm tra đăng nhập3: Hệ thống báo đăng nhập thành công

4: nhân viên chọn quản lý thông tin

khách hàng

5: Hệ thống hiển thị màn hình quản lýthông tin khách hàng

6: nhân viên điền các thông tin của khách

1: Nhân viên đăng nhập hệ thống

2: Hệ thống kiểm tra đăng nhập3: Hệ thống thông báo đăng nhập thànhcông

4: Nhân viên chọn quản lý thông tin đặt

hàng

5: Hệ thống hiển thị màn hình quản lýthông tin đặt hàng

6: nhân viên điền thông tin và sau đó ấn

nút lưu lại

7: hệ thống báo thành công

2, Ca sử dụng Thanh toán

 Mô tả tóm tắt

 Tên UC: Thanh toán

 Mục đích: tính tiền thanh toán cho khách hàng và lập phiếu

 Tóm lược: Tính giá trị hàng, tính thuế, tính tiền vận chuyển, lập hóa đơn, phiếu bảo hành, lập phiếu chuyển

2, Hệ thống hiển thị các chức năng của thực đơn thanh toán

A1 Nhân viên thu ngân chọn chức năng tính chi phí

A2 Nhân viên thu ngân chọn chức năng lập phiếu

A3 Khách hàng trả phí

A4 Nhân viên thu phí

A5 Nhân viên nhấn vào nút thoát  ca sử dụng kết thúc

A1

1: nhân viên đăng nhập

2: hệ thống kiểm tra đăng nhập3: hệ thống báo đăng nhập thành công4: nhân viên chọn chức năng tính chi phí

5: hệ thống hiển thị màn hình tính chi phí6: hệ thống yêu cầu chọn khách hàng7: nhân viên chọn khách hàng

8: Khách hàng được chọn9: nhân viên nhấn nút tính

10: hệ thống tính toán và báo chi phí

1: nhân viên đăng nhập hệ thống

2: Hệ thống kiểm tra đăng nhập3: Hệ thống báo đăng nhập thành công4: nhân viên chọn chức năng lập phiếu

5: hệ thống hiển thị màn hình chức năng lậpphiếu

6: hệ thống yêu cầu chọn loại phiếu7: nhân viên chọn loại phiếu

8: hệ thống yêu cầu chọn khách hàng9: nhân viên chọn khách hàng

9: phiếu được lập

3, Ca sử dụng Giao hàng

 Mô tả tóm tắt

 Tên UC: Giao hàng

 Mục đích: Giao hàng và các giấy tờ cho khách hàng

 Tóm lược: giao ngay tại cửa hàng hoặc giao đến nơi khách hàng yêu cầu

 Mô tả

 Tiền điều kiện:

1 Ca sử dụng bắt đầu khi khách hàng thanh toán xong

2 Nhân viên giao hàng cho khách hàng

A1 Giao ngay tại cửa hàng

A2 Giao đến nơi khách hàng yêu cầu

Nhân viên bán hàng Nhân viên vận chuyển Khách hàng1: nhân viên bán hàng giao

hàng cho nhân viên vận chuyển

2: nhân vien vận chuyểnnhận hàng

3: nhân viên vận chuyểnvận chuyển hàng đến nơikhách hàng yêu cầu

4: khách hàng nhậnhàng

4, Ca sử dụng Tìm kiếm

 Mô tả tóm tắt

+ Tên usecase: Tìm kiếm

+ Mục đích: giúp nhân viên tìm kiếm thông tin

+ Tóm lược: tìm kiếm hàng, tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm nhân viên

 Mô tả:

- Tiền điều kiện

1 Ca sử dụng bắt đầu khi người sử dụng sử dụng chức năng tìm kiếm

2 Hệ thống hiển thị các thông tin tìm kiếm

A1 Nhân viên chọn tìm kiếm nhân viên

A2 Nhân viên chọn tìm kiếm hàng

A3 Nhân viên chọn tìm kiếm khách hàng

A4 Nhân viên chọn thoát  ca sử dụng kết thúc

3: nhân viên nhập tên cần tìm kiếm

4: hệ thống hiển thị thông tin nhân viêntìm được

A2

1: nhân viên chọn chức năng tìm kiếm hàng

2: hệ thống hiển thị danh sách hàng,khung nhập tên hàng cần tìm kiếm và núttìm kiếm

3: nhân viên nhập tên hàng cần tìm kiếm

4: hệ thống hiển thị thông tin hàng tìmđược

3: nhân viên nhập tên hàng cần tìm kiếm

4: hệ thống hiển thị thông tin khách hàngtìm được

5, Ca sử dụng Quản lý thông tin

 Mô tả tóm tắt

+ Tên usecase: Quản lý thông tin

+ Mục đích: quản lý thông tin hàng, khách hàng, nhân viên, hóa đơn, phiếu đặt hàng.+ Tóm lược: thêm, sửa, xóa các thông tin về hàng, khách hàng, nhân viên, hóa đơn, phiếu đặt hàng

 Mô tả

+ Tiền điều kiện: nhân viên đăng nhập thành công

1 Ca sử dụng bắt đầu khi người nhân viên đăng nhập thành công

2 Hệ thống hiển thị danh mục quản lý thông tin gồm quản lý thông tin

A1 người quản lý chọn vào Quản lý thông tin hàng

A2 người quản lý chọn vào Quản lý thông tin khách hàng

A3 người quản lý chọn vào Quản lý thông tin nhân viên

A4 người quản lý chọn vào Quản lý thông tin hóa đơn

A5 người quản lý chọn vào Quản lý thông tin phiếu đặt hàng

A6 người quản lý chọn vào Quản lý thông tin phiếu bảo hành

A7 người quản lý chọn nút thoát  ca sử dụng kết thúc

A1

1: người quản lý đăng nhập hệ thống

2: Hệ thống kiểm tra đăng nhập3: Hệ thống báo đăng nhập thành công4: người quản lý chọn quản lý thông tin

hàng

5: hệ thống hiển thị màn hình của chứcnăng quản lý thông tin hàng

5: người quản lý sử dụng chức năng thêm,

sửa, xóa

7: hệ thống hiển thị lại danh sách

1: người quản lý đăng nhập hệ thống

2: Hệ thống kiểm tra đăng nhập3: Hệ thống báo đăng nhập thành công4: người quản lý chọn quản lý thông tin

khách hàng

5: hệ thống hiển thị màn hình của chứcnăng quản lý thông tin khách hàng

5: người quản lý sử dụng chức năng thêm,

sửa, xóa

7: hệ thống hiển thị lại danh sách

A3

1: người quản lý đăng nhập hệ thống

2: Hệ thống kiểm tra đăng nhập3: Hệ thống báo đăng nhập thành công4: người quản lý chọn quản lý thông tin

nhân viên

5: hệ thống hiển thị màn hình của chứcnăng quản lý thông tin nhân viên

5: người quản lý sử dụng chức năng thêm,

sửa, xóa

7: hệ thống hiển thị lại danh sách

A4

1: người quản lý đăng nhập hệ thống

2: Hệ thống kiểm tra đăng nhập

3: Hệ thống báo đăng nhập thành công4: người quản lý chọn quản lý thông tin hóa

đơn

5: hệ thống hiển thị màn hình của chứcnăng quản lý thông tin hóa đơn

5: người quản lý sử dụng chức năng thêm,

sửa, xóa

7: hệ thống hiển thị lại danh sách

A5

1: người quản lý đăng nhập hệ thống

2: Hệ thống kiểm tra đăng nhập3: Hệ thống báo đăng nhập thành công4: người quản lý chọn quản lý thông tin

phiếu đặt hàng

5: hệ thống hiển thị màn hình của chứcnăng quản lý thông tin phiếu đặt hàng5: người quản lý sử dụng chức năng thêm,

sửa, xóa

7: hệ thống hiển thị lại danh sách

A6

1: người quản lý đăng nhập hệ thống

2: Hệ thống kiểm tra đăng nhập3: Hệ thống báo đăng nhập thành công4: người quản lý chọn quản lý thông tin

phiếu bảo hành

5: hệ thống hiển thị màn hình của chứcnăng quản lý thông tin phiếu bảo hành5: người quản lý sử dụng chức năng thêm,

sửa, xóa

7: hệ thống hiển thị lại danh sách

6, Ca sử dụng Thống kê

 Mô tả tóm tắt

+ Tên usecase: Thống kê

+ Mục đích: thống kê thông tin

+ Tóm lược: thống kê hóa đơn, thống kê doanh thu

 Mô tả

+ Tiền điều kiện

1 Ca sử dụng bắt đầu khi nhân viên chọn chức năng thống kê

2 Hệ thống hiển thị các chức năng thống kê

A1 nhân viên chọn chức năng thống kê hóa đơn

A2 nhân viên chọn chức năng thống kê doanh thu

A3 nhân viên nhấn nút thoát => ca sử dụng kết thúc

1: nhân viên chọn chức năng thống

kê doanh thu

2: hệ thống hiển thị thông tin thống kê và nút in

IV – BIỂU ĐỒ LỚP LĨNH VỰC

1, Chi tiết hóa đơn: mã hóa đơn, số lượng, mã hàng

2, Hóa đơn: mã hóa đơn, mã khách hàng, mã nhân viên, ngày lập, tổng tiền

3, Hàng: mã hàng, tên hàng, đơn giá, VAT, thành tiền

4, Khách hàng: mã khách hàng, đơn vị mua, người đại diện, địa chỉ khách hàng, điệnthoại, email

5, Nhân viên: mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, điện thoại, bộ phận, chức vụ

6, Phiếu đặt hàng: mã khách hàng (do nhân viên ghi sau khi đặt hàng thành công),

mã hàng, số lượng, ngày đặt

V – BIỂU ĐỒ LỚP THAM GIA CA SỬ DỤNG

1, Ca sử dụng đặt hàng

Lưu đơn đặt hàng

2, Ca sử dụng Thanh toán

Tính chi phí

3, Ca sử dụng Tìm kiếm

a, Tìm kiếm khách hàng

b, Tìm kiếm nhân viên

c, Tìm kiếm thông tin hàng

4, Ca sử dụng Quản lý thông tin

a, Quản lý thông tin khách hàng

b, Quản lý thông tin hàng

c, Quản lý thông tin nhân viên