MỤC LỤC NỘI DUNG ĐỀ TÀI Câu 1 2 Khái niệm “ Kiểm soát” 4 Trả lời câu hỏi được đặt ra 6 Kết luận 15 DANH MỤC TÀI LIỆU Danh mục sách tham khảo Organisational Behaviour 7th ed 2002, Wiley 3, 4 Quản trị học, NXB Lao Động, TS Bùi Văn Danh, tr 258 5 Quản trị học trong toàn cầu hóa kinh tế, NXB Lao động xã hội, PGS. TS Đào Duy Huân, tr 349 6 Quản trị học trong toàn cầu hóa kinh tế, NXB Lao động xã hội, PGS. TS Đào Duy Huân 14 Quản trị rủi ro và khủng hoảng, PGS, TS Đoàn Thị Hồng Vân 18 Danh mục tài liêu tham khảo trên internet http://giaitri.vnexpress.net/tin-tuc/phim/sau-man-anh/doanh-thu-dien-anh-tai-vn-quy-i-dat-13-trieu-usd-1920269.html 20 http://vnexpress.net/gl/kinh-doanh/2011/07/rap-phim-van-boi-thu-thoi-lam-phat/ 20 http://vov.vn/Van-hoa/Dien-anh/Tham-sat-kinh-hoang-tai-buoi-chieu-phim-The-Dark-Knight- http://vozforums.com/showthread.php?t=40855rises/218121.vov 25 http://vietbao.vn/Van-hoa/Dao-tao-nhan-vien-chong-quay-len-phim/40127653/181/ 27 Câu 1: “Mọi cá nhân trong tổ chức đều có vai trò kiểm soát trong các hoạt động công việc” Bạn có đồng ý không hay bạn nghĩ rằng việc kiểm soát là của các nhà quản trị? Hay giải thích ý kiến của bạn. Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào năng lực của nhà quản trị, nhà quản trị đóng vai trò then chốt trong quá trình vận hành tổ chức, từ việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo cho đến kiểm tra, đều đòi hỏi nhà quản trị phải có những chiến lược chính sách cũng như kỹ năng ra quyết định để dẫn dắt mọi hoạt động của một tổ chức. Vai trò của nhà quản trị có thể được minh họa bằng sơ đồ sau: Quy trình quản trị Các vai trò được diễn giải cụ thể : Một trong những vai trò rất quan trọng của nhà quản trị là vai trò “ kiểm soát”, nhưng liệu kiểm soát có phải là chức năng riêng của nhà quản trị, chỉ nhà quản trị mới có chức năng này hay mọi cá nhân cũng có thể thực hiện vai trò kiểm soát. Để tìm hiều vấn đề này trước tiên chúng ta hãy xem xét về khái niệm “kiểm soát”, rồi từ đó làm rõ bản chất của “kiểm soát” và cùng xem xét các khía cạnh khác nhau của kiểm soát để từ đó phân tích rõ: Liệu mọi cá nhân trong tổ chức đều có vai trò kiểm soát trong các hoạt động công việc hay đó chỉ là chức năng của nhà quản trị. Trước tiên ta cùng xem xét khái niệm “ Kiểm soát” :
Trang 1MỤC LỤC
N I DUNG Đ TÀI ỘI DUNG ĐỀ TÀI Ề TÀI
Câu 1 2
Khái niệm “ Kiểm soát” 4
Trả lời câu hỏi được đặt ra 6
Kết luận 15
DANH M C TÀI LI U ỤC TÀI LIỆU ỆU Danh mục sách tham khảo Organisational Behaviour 7 th ed 2002, Wiley 3, 4 Quản trị học, NXB Lao Động, TS Bùi Văn Danh, tr 258 5
Quản trị học trong toàn cầu hóa kinh tế, NXB Lao động xã hội, PGS TS Đào Duy Huân, tr 349 6
Quản trị học trong toàn cầu hóa kinh tế, NXB Lao động xã hội, PGS TS Đào Duy Huân 14
Quản trị rủi ro và khủng hoảng, PGS, TS Đoàn Thị Hồng Vân 18
Danh mục tài liêu tham khảo trên internet http://giaitri.vnexpress.net/tin-tuc/phim/sau-man-anh/doanh-thu-dien-anh-tai-vn-quy-i-dat-13-trieu-usd-1920269.html 20
http://vnexpress.net/gl/kinh-doanh/2011/07/rap-phim-van-boi-thu-thoi-lam-phat/ 20
http://vov.vn/Van-hoa/Dien-anh/Tham-sat-kinh-hoang-tai-buoi-chieu-phim-The-Dark-Knight-http://vozforums.com/showthread.php?t=40855rises/218121.vov 25
http://vietbao.vn/Van-hoa/Dao-tao-nhan-vien-chong-quay-len-phim/40127653/181/ 27
Câu 1: “Mọi cá nhân trong tổ chức đều có vai trò kiểm soát trong các hoạt động công việc” Bạn có đồng ý không hay bạn nghĩ rằng việc kiểm soát là của các nhà quản trị? Hay giải thích ý kiến của bạn.
Trang 2Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào năng lực của nhà quản trị, nhà quản trị đóng vai trò then chốt trong quá trình vận hành tổ chức, từ việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo cho đến kiểm tra, đều đòi hỏi nhà quản trị phải có những chiến lược chính sách cũng như kỹ năng ra quyết định để dẫn dắt mọi hoạt động của một tổ chức Vai trò của nhà quản trị có thể được minh họa bằng sơ đồ sau:
Quy trình quản trị1
1 Organisational Behaviour 7 th ed 2002, Wiley
Trang 3Các vai trò được diễn giải cụ thể2:
Một trong những vai trò rất quan trọng của nhà quản trị là vai trò “ kiểm soát”, nhưng liệu kiểm soát có phải là chức năng riêng của nhà quản trị, chỉ nhà quản trị mới có chức năng này hay mọi cá nhân cũng có thể thực hiện vai trò kiểm soát Để tìm hiều vấn đề này trước tiên chúng ta hãy xem xét về khái niệm “kiểm soát”, rồi từ đó làm rõ bản chất của “kiểm soát” và cùng xem xét các khía cạnh khác nhau của kiểm soát để từ đó phân tích rõ: Liệu mọi cá nhân trong tổ chức đều
có vai trò kiểm soát trong các hoạt động công việc hay đó chỉ là chức năng của nhà quản trị
Trước tiên ta cùng xem xét khái niệm “ Kiểm soát” :
2 Organisational Behaviour 7 th ed 2002, Wiley
Trang 4Theo định nghĩa trên thì “Controlling is that ensuring that things go well by
mornitoring performance and taking corrective action as necessary” Trong định
nghĩa này bao hàm hai nội dung chính:
“Ensure that things go well by mornitoring performace” có thể tạm hiểu là
việc điều hành các hoạt động đi theo khuynh hướng tốt hơn hay nói cách khác
chính là việc đảm bảo các hoạt động của tổ chức đi theo đúng định hướng chung
nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức Còn “taking corrective action as
necessary”, cụm từ “ as necessary” có thể dịch là “khi cần thiết”, điều này được
hiểu là trong quá trình vận hành tổ chức sẽ có những vấn đề phát sinh ngoài những
dự tính, lúc đó vai trò của kiểm soát là phải đưa ra những hướng hành động hợp lý
để xử lý những tình huống ngoài dự kiến
Như vậy, kiểm soát là việc không những phải đảm bảo rằng các hoạt động
trong tổ chức phải đi đúng hướng mà còn phải đưa ra những hướng giải quyết đúng
đắn đối với những vấn đề phát sinh
Có nhiều khái niệm khác nhau về kiểm soát, nếu định nghĩa trên đưa ra cái
nhìn bao quát về vai trò kiểm soát thì định nghĩa sau đây lại khẳng định rõ công
việc cụ thể của một nhà quản trị: Kiểm soát là một chức năng quản trị, kiểm soát là
C
o
n
t
r
o
l
n
g
e
n
s
u
r
e
t
h
a
t
t
h
i
n
g
s
g
o
w
e
l
b
y
m o
r
n
i
t
o
r
i
n
g
p
e
r
f
o
r
m a
n
c
e
Trang 5quá trình thực hiện các hành động phòng ngừa hay điều chỉnh, để đảm bảo các sứ
mệnh và mục tiêu của tổ chức được thực hiện một cách hiệu quả và hiệu suất 3
Ở định nghĩa này khẳng định, kiểm soát là chức năng của nhà quản trị, điều
này làm chúng ta dễ lầm tưởng đây là chức năng riêng của nhà quản trị và chỉ có
nhà quản trị mới có trách nhiệm thực hiện chức năng này Sự khác nhau trong cách
định nghĩa về “kiểm soát” nằm ở chỗ kiểm soát được hiểu ở khía cạnh nào Nếu
kiểm soát được gắn với vai trò của nhà quản trị thì ở đó là những tỷ lệ, tiêu chuẩn,
những con số thống kê và những sự kiện cơ bản mà nhà quản trị đưa ra để đo
lường và điều chỉnh những kết quả hoạt động của cấp dưới nhằm hoàn thành mục
tiêu của tổ chức, hoàn thành những kế hoạch đã đề ra Bằng cách đó, các nhà
quản trị có thể đảm bảo rằng những gì đã làm là đúng như những gì đã định4.Còn
nếu kiểm soát được gắn với vai trò của các kiểm toán viên nội bộ thì đó là việc
thực hiện những thủ tục kiểm soát để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của hệ thống
kiểm soát nội bộ, phát hiện và ngăn ngừa những sai sót, gian lận… Như vậy, ở
nhiều góc độ khác nhau, kiểm soát được gắn với những công việc cũng như những
3 Quản trị học, NXB Lao Động, TS Bùi Văn Danh, tr 258
4 Quản trị học trong toàn cầu hóa kinh tế, NXB Lao động xã hội, PGS TS Đào Duy Huân, tr 349
S ứ
m ệ
n h
S ứ m ệ
n
K i
ể m
s o á
t
K i
ể m s
o á
t
P h ò n g
n g
ừ a
P h ò n
g n g
ừ
a
M ụ
c
t i
ê u
M ụ
c t
i ê u
Trang 6hành động cụ thể Nhưng dù khác nhau ở những góc độ hay cấp bậc nào, kiểm soát
đều mang ý nghĩa chung là định hướng được những hoạt động và đưa ra những
cách điều chỉnh phù hợp đối với những vấn đề phát sinh
Trở về với vấn đề được đặt ra ở trên, liệu “ Mọi cá nhân trong tổ chức đều
có vai trò kiểm soát trong các hoạt động công việc” hay không? Vấn đề ở đây mở
rộng hơn, bởi chủ thể được xác định ở đây là mọi cá nhân trong tổ chức chứ không
chỉ là nhà quản trị hay bộ phận kiểm soát nội bộ Có thể khái quát những thành
phần bao gồm trong tổ chức bằng sơ đồ sau:
Mỗi một nhóm chủ thể có những vai trò nhất định trong tổ chức và các
nhóm chủ thể này cũng có sự khác nhau trong cách kiểm soát các hoạt động của tổ
chức, dựa trên chức năng, quyền hạn của mình
Đầu tiên là Hội đồng quản trị (HĐQT), là cơ quan quản trị cao nhất trong
doanh nghiệp, chịu trách nhiệm cao nhất về sự thành công hay thất bại của doanh
nghiệp
Chức năng cơ bản của HĐQT là chức năng chiến lược, tổ chức và kiểm tra
T
ổ
c
h
ứ
c
H
ộ
i
đ
ồ
n
g
q
ả
n
t
r
ị
B
a
n
k
i
ể
m s
o
á
t
B
a
n
g
i
á
m đ
ố
c
N
h
ữ
n
g
n
g
ư
ờ
i
s
ở
h
ữ
u
N
g
ư
ờ
i
l
à
m c
ô
n
g
Trang 7Ở góc độ là cơ quan quản trị cao nhất trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm cao
nhất về sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, HĐQT phải tiến hành thực
hiện công tác kiểm soát nhằm đảm bảo những kết quả đạt được phù hợp với định
hướng phát triển chung Quá trình kiểm tra của HĐQT được thực hiện thông qua
việc:
Phê duyệt, thông qua hệ thống mục tiêu dài hạn, ngắn hạn cho toàn bộ doanh
nghiệp làm cơ sở để so sánh, đánh giá kết quả kiểm tra
Trang 8 Quy định rõ thẩm quyền, chế độ trách nhiệm của HĐQT, chủ tịch HĐQT,
quy định mối quan hệ giữa HĐQT, chủ tịch HĐQT và giám đốc trong việc
thực hiện kiểm tra
Phê duyệt những nội dung và phạm vi kiểm tra trong các lĩnh vực hoạt động
cho các cấp, các bộ phận trong doanh nghiệp theo những mục đích yêu cầu
cụ thể
Phê duyệt, thông qua các dự án tổ chức trang bị phương tiện, dụng cụ kiểm
tra cho các bộ phận, cá nhân thực hiện kiểm tra, chế độ thưởng phạt tinh
thần, vật chất đối với các bộ phận, cá nhân thực hiện việc kiểm tra
Trang 9 Ra các quyết định và kiểm tra việc thực hiện các quyết định Triệu tập hội
đồng, bổ nhiệm các giám đốc, xây dựng các bản quyết toán
Như vậy, HĐQT đã thực hiện công việc kiểm soát của mình ở tầm chiến
lược chung, điều chỉnh các hoạt động mang tính chất định hướng cho sự hoạt động
chung của tổ chức chứ không đi sâu vào chi tiết như công việc của những nhà quản
trị ở các cấp cơ sở
Trang 10Kế đến là Ban kiểm soát, đây là cơ quan kiểm tra do đại hội đồng bầu ra nhằm thực hiện chức năng kiểm tra đối với hoạt động của doanh nghiệp Để hiểu được việc ban kiểm soát đã thực hiện chức năng kiểm soát của mình như thế nào trước hết ta cần phân biệt sự khác nhau giữa ban kiểm soát và nhà quản lý điều hành Nhà quản lý điều hành là người vận hành và điều khiển tổ chức theo đúng mục đích và định hướng mà HĐQT trong tổ chức đã vạch ra, nói cách khác họ chính là những người trực tiếp quản lý tổ chức Ban kiểm soát là cơ quan có thể bao gồm các thành viên của HĐQT mà không tham gia điều hành hoặc các cá nhân
có trình độ chuyên môn nhất định để đánh giá về quá trình quản lý của các nhà điều hành cũng như sự hiệu quả trong các hoạt động của tổ chức Sự ra đời của ban kiểm soát gắn liền với sự tách bạch giữa quyền sở hữu và quyền quản lý, Adam Smith đã từng nói: “Chúng ta không thể kỳ vọng rằng_các giám đốc_ những người quản lý tiền của người khác_ sẽ trông coi số tiền đó một cách cẩn trọng giống như những thành viên của một công ty hợp danh quản lý số tiền của chính bản thân họ vậy” Những giám đốc trực tiếp điều hành công ty sẽ có xu hướng lựa chọn những
dự án sao cho có lợi cho họ hơn là vì lợi ích của các cổ đông, sở dĩ có hiện tượng này là vì có sự bất cân xứng thông tin hay nói cách khác là sự khác nhau về các thông tin mà các bên có được Rõ ràng khi đứng trước một quyết định đầu tư thì các nhà điều hành trực tiếp sẽ có đầy đủ thông tin về tiềm năng của dự án cũng như mức sinh lợi của mỗi dự án, điều mà các cổ đông hay những người không trực tiếp điều hành sẽ không có được những thông tin cụ thể này Một phần nữa là do kiến thức, nhà điều hành có kiến thức chuyên môn sâu về lĩnh vực quản lý của mình và
họ có thể dễ dàng qua mắt các cổ đông về các vấn đề liên quan đến tài chính hay tình hình hoạt động của công ty Chính điều đòi hỏi phải có những cơ chế để kiểm soát các hoạt động của những nhà điều hành nhằm đảm bảo lợi ích cho các chủ sở hữu
Trang 11Như vậy vai trò của ban kiểm soát không có gì khác hơn là mục đích “ kiểm
soát quản trị”, vai trò này được khái quát bằng sơ đồ sau:
Với những quyền hạn và nghĩa vụ trên, ban kiểm soát đã phần nào làm giảm
sự bất cân xứng thông tin, từ đó đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các cổ
đông
Thành phần tiếp theo trong tổ chức là các giám đốc hay nói cách khác đây
chính là những người trực tiếp điều hành, quản lý tổ chức Trong vai trò là người
điều hành tổ chức, các giám đốc phải thiết lập những tiêu chuẩn đánh giá, những
thước đo trong kết quả hoạt động của tổ chức để từ đó đảm bảo cho sự phát triển
đúng hướng và đạt được những mục tiêu một cách hiệu quả nhất Ở đây cần phân
N
h
iệ
m v
ụ
&
q
y
ề
n
ạ
n
K
iể
m tra
Trang 12biệt sự điều hành ở các cấp khác nhau Nếu HĐQT cĩ vai trị kiếm sốt ở tầm chiến lược thì vai trị của các giám đốc là cụ thể hĩa các chiến lược ấy thành những mục tiêu khác nhau Bảng sau sẽ minh họa cho sự khác nhau trong vai trị của các cấp lãnh đạo:
So sánh Cấp cao Cấp giữa Cấp cơ sở
Về hình thức
kiểm soát
Sử dụng hình thức kiểm soát gián tiếp, thông qua sổ sách, văn bản báo cáo… có kết hợp một phần kiểm soát trực tiếp
Kiểm soát trực tiếp là chủ yếu, có kết hợp với hình thức kiểm soát gián tiếp
Kiểm soát trực tiếp
Loại hình kiểm
soát
Rất coi trọng kiểm soát lường trước và kiểm soát sau khi thực hiện
Chú trọng kiểm soát hiện hành (kiểm soát trong khi thực hiện )
Chú trọng kiểm soát hiện hành
Trọng tâm
kiểm soát
Chú trọng kiểm soát môi trường, kiểm soát tài chính
Chú trọng kiểm soát nhân sự và k/soát tác nghiệp
Chú trọng kiểm soát nhân sự và k/soát tác nghiệp
Tùy thuộc vào cơ cấu của từng tổ chức khác nhau mà vai trị kiểm sốt của ban giám đốc sẽ cĩ sự khác biệt nhưng tất cả đều nhằm vào mục đích vận hành các
Trang 13hoạt đông của tổ chức Bản chất của kiểm soát ở cấp độ của các giám đốc thì đó là
hệ thống phản hồi và dự báo:
Là một hệ thống phản hồi 5
Là một hệ thống dự báo6:
Một thành phần nữa không kém phần quan trọng là những chủ sở hữu của tô chức, họ là những người góp vốn trong tổ chức hay nắm giữ cổ phiếu của tổ chức
Vì vậy, hoạt động của tổ chức ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của họ Thông
5 Quản trị học trong toàn cầu hóa kinh tế, NXB Lao động xã hội, PGS TS Đào Duy Huân
6 Quản trị học trong toàn cầu hóa kinh tế, NXB Lao động xã hội, PGS TS Đào Duy Huân
Trang 14thường, đây là những người không nắm quyền kiếm soát , điều này không có nghĩa
là họ không thể kiếm soát hoạt động của tổ chức Chủ sở hữu vẫn có thể tiến hành các hoạt động kiểm soát của mình thông qua việc biểu quyết, bỏ phiếu cho những vấn đề quan trọng của tổ chức, tham gia việc bầu chọn ban kiểm soát nhằm giúp mình thực hiện chức năng kiếm soát quản trị Ban kiểm soát phải có nghĩa vụ trình bày những kết quả đạt được cho chủ sở hữu Như vậy thông qua nhiều cách thức khác nhau mà người chủ sở hữu sẽ tiến hành kiểm soát để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của mình
Thành phần cuối cùng trong một tổ chức là những người làm công Nếu nói đến việc người làm công thực hiện chức năng kiểm soát có lẽ còn là một điều mới
mẻ, bởi đa phần trong tư duy của chúng ta những người làm công chỉ biết đến tháng lãnh lương Và nếu thực sự tồn tại một cơ chế để người làm công thực hiện chức năng kiểm soát của mình thì liệu chức năng có được thực hiện trên thực tế không hay đó chỉ là những khuôn mẫu lý thuyết
Trước khi tìm hiểu việc người làm công tham gia vào quá trình kiểm soát như thế nào ta hãy phân tích tại sao người làm công phải tham gia vào quá trình kiểm soát Sự phát triển hay phá sản của tổ chức ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của người làm công, bởi tiền lương nhận từ tổ chức chính là nguồn thu nhập chủ yếu của họ, số tiền này ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của người làm công Chính vì lẽ đó họ có quyền được biết về kết quả hoạt động của tổ chức để không phải gánh chịu những rủi ro như thất nghiệp, không được thanh toán lương…
Vấn đề đặt ra là cách thức những người làm công tham gia việc kiểm soát Khác với những thành phần khác, những làm công thường chỉ có chuyên môn trong lĩnh vực công việc của họ, họ có sự giới hạn nhất định trong việc phân tích cũng như đánh giá chung về những hoạt động của tổ chức Thực tếthì vai trò kiểm
Trang 15soát của người làm công chủ yếu thể hiện ở việc tố giác gian lận trong nội bộ tổ chức, điều mà các nhà điều hành khó có thể biết được Bởi chỉ những người trực tiếp làm những công việc đó thì mới có thể phát giác được Điều này vô cùng quan trọng, giúp tổ chức tránh được những thiệt hại đáng kể trong quá trình điều hành tổ chức Mặt khác, người làm công chính là chủ thể chính đưa ra những phản hồi đối với cách thức điều hành của nhà quản lý, từ đó giúp nhà quản lý xác điều chỉnh những hướng đi thích hợp Ngoài ra, tùy theo cơ cấu tổ chức mà mỗi tổ chức một cách thức riêng để những người làm công có thể tham gia và thực hiện vai trò kiểm soát của mình
KẾT LUẬN:
Từ những phân tích trên đây đã khẳng định kiểm soát không chỉ là chức năng riêng của nhà quản trị mà đó là còn là công việc của mọi cá nhân trong tổ chức Tuy nhiên, mức độ kiểm soát và tính chất của vai trò kiểm soát đối với mọi cá nhân trong tổ chức có sự khác nhau, tùy theo việc phân chia trách nhiệm cũng như vai trò của các cá nhân đối với sự vận hành của tổ chức Nếu vai trò kiểm soát của HĐQT thể hiện ở việc đưa ra tầm nhìn, điều chỉnh chiến lược thì các vai trò của các giám đốc trực tiếp điều hành là cụ thể hóa các chiến lược, đồng thời tổ chức hệ thống kiểm soát dựa trên việc xây dựng các tiêu chuẩn nhằm đạt được mục đích chung Bên cạnh đó các thành viên khác trong tổ chức cũng đóng những vai trò quan trọng, chẳng hạn như Ban kiểm soát nhằm kiểm soát các hoạt động điều hành
để đảm bảo các quyết định của những nhà quản trị trực tiếp vận hành công ty là vì mục đích chung và phục vụ cho lợi ích của các cổ đông hơn là lợi ích của bản thân
họ, hoặc những người sở hữu với các cách thức khác nhau đã thực hiện vai trò kiểm soát của mình nhằm bảo vệ lợi ích của chính mình Cuối cùng, một nhóm chủ thể không thể không nhắc đến là những người làm công, với sự tích cực tham gia vào việc tố giác những gian lận, kiến nghị những biện pháp sáng tạo mới trong