Thực trạng về kế toán nguyên vật liệu , ở nhà máy thuốc lá Thăng Long

Thực trạng về kế toán nguyên vật liệu , ở nhà máy thuốc lá Thăng Long

Chơng II: Thực trạng về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

ở nhà máy thuốc lá Thăng long

A Tình hình đặc điểm chung của nhà máy thuốc lá Thăng long

I Lịch sử hình thành và phát triển của nhà máy thuốc lá Thăng long

1.Quá trình hình thành và phát triển

Cùng với sự vận động của nền kinh tế nớc nhà, nhà máy thuốc lá Thăng long đã có một quá trình lịch sử phát triển lâu dài với chặng đờng 45 năm đầy tự hào, vẻ vang, luôn là lá cờ đầu của ngành thuốc lá Việt nam

Nhà máy thuốc lá Thăng long là một doanh nghiệp nhà nớc kinh tế độc lập, tự chủ về mặt tài chính, có đầy đủ t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản riêng ở các ngân hàng theo pháp luật Nhà nớc cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam

nhà máy thuốc lá Thăng long trực thuộc Tổng công ty thuốc lá Việt nam

Bộ Công nghiệp nhẹ (Quyết định số 2990/ QĐ của Phủ thủ tớng năm 1995) Sau hơn một năm khảo sát, địa điểm đầu tiên đợc lựa chọn để sản xuất thử nghiệm là nhà máy bia Hà nội Sau một thời gian lại chuyển sang nhà máy diêm cũ Năm

1956 Nhà nớc quyết định chuyển bộ phận sản xuất về khu vực tiểu thủ công nghệ

Hà đông nhằm ổn định và phát triển sản xuất Qua 3 lần di chuyển địa điểm nhà máy thuốc lá Thăng long đã ra đời Ngày 06/01/1957 Phủ thủ tớng ký quyết định thành lập nhà máy

Hiện nay, nhà máy thuốc lá Thăng long nằm ở trung tâm công nghiệp ợng đình (235 đờng Nguyễn Trãi, quận Đống đa, thành phố Hà nội)

Th-2.Nhiệm vụ của nhà máy

Do là một doanh nghiệp nhà nớc, hoạt động với mục tiêu lợi nhuận nên việc quản lý vốn theo chế độ chính sách của Nhà nớc rất đợc trú trọng Tuy nhiên nhà máy đã rất linh hoạt trong cơ chế thị trờng để đạt hiệu quả cao trong kinh doanh , từng bớc nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, công nhân viên trong nhà máy Trên cơ sở đó, một số nhiệm vụ của nhà máy đợc cụ thể hoá nh sau:

• Tổ chức tốt hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao

• Thực hiện đầu đủ nghĩa vụ nộp ngân sách

• Bảo toàn và phát triển số vốn đợc giao

• Bảo đảm hạch toán kinh tế đầy đủ, phù hợp với chế độ tài chính, kể toán Nhà nớc

• Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý vốn tài sản, lao động tiền

l-ơng

II.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

Nhà máy thuốc lá Thăng long là một doanh nghiệp nhà nớc chuyên sản xuất và kinh doanh thuốc lá điếu Sản phẩm chính là thuốc lá điếu các loại Ngoài

ra còn sản xuất sợi xuất khẩu và gia công phụ tùng cơ khí chuyên nghành thuốc lá khi có đơn đặt hàng Để thực hiện nhiệm vụ sản xuất của mình, nhà máy tổ chức thành 6 phân xởng trong đó có 3 phân xởng sản xuất chính Phân xởng sợi, phân xởng bao cứng, phân xởng bao mềm Mỗi phân xởng có một quản đốc phụ trách

và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc

*Phân xởng sợi:

Có nhiệm vụ sơ chế, chế biến, phối chế các loại lá thuốc và thuốc lá sợi theo công thức pha chế của từng mác thuôc va pha hơng liệu trớc khi đa vào sản xuất

Nguyên liệu phối chế phải đa vào công thức đã quy định sẵn cho mỗi loại thuôc để đảm bảo nguyên liệu đúng tiêu chuẩn Vì vậy, phân xởng sợi phải sơ chể làm dụi, phối trộn và tiếp tục làm dụi phần hai, giảm mùi hăng ngái của lá thuốc sau khi tiến hành thuỷ phân Nếu đạt 11% là đợc trữ lá, thái sợi, sấy sợi thành thuốc lá sợi để dung dấp cho các phân xởng cuốn thuốc lá điếu

*Phân xởng bao mềm:

Đây là phân xởng có quy mô lớn nhất nhà máy, đợc chia làm hai bộ phận theo nguyên tắc đối tợng Nhiệm vụ của phân xởng là sản xuất các loại thuốc lá không đầu lọc và đầu lọc bao gồm nh: Thăng long, Điện biên, Hoàn Kiếm, Thủ

*Phân xởng cơ điện (phân xởng sản xuất phụ)

Có nhiệm vụ sửa chữa, đại tu máy móc, thiết bị, gia công các chi tiết phụ tùng, thay thế cho tất cả các loại thiết bị của phân xởng sản xuất chính đồng thời cung cấp điện nớc cho sản xuất toàn nhà máy

*Phân xởng sản xuất phụ:

Có nhiệm vụ là phụ trợ cho các phân xởng sản xuất chính nh là: in hòm cattong, làm khẩu trang, khâu các kiện hàng Ngoài ra còn có một đội xe và đội bốc xếp Do tính chất của sản phẩm thuốc lá , nên giữa các phân xởng đều có mối

quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình phối hợp thực hiện mọi kế hoạch của nhà máy nh kế hoạch sản xuất , kế hoạch sửa chữa máy móc Bên cạnh mối quan

hệ trên, các phân xởng cũng có mối quan hệ mật thiết với các phòng ban chức năng để xây dựng bộ máy sản xuất có khoa học

Cơ cấu sản xuất của nhà máy đợc chia làm 3 cấp:

Cơ cấu sản xuất của nhà máy thuốc lá Thăng long

*Đặc điểm quy trình sản xuất công nghệ kỹ thuật sản xuất thuốc lá baoThuốc lá bao đợc sản xuất qua các giai đoạn chế biến kế tiếp nhau từ thuốc lá lá, thái sợi, cuốn điếu, đóng bao Sản phẩm của giai đoạn thái sợi lá thuốc, lá sợi

hoàn thành tính bằng kg Tiếp đó đợc chuyển sang giai đoạn cuốn điếu Tính chất của quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá bao phức tạp, kiểu chế biến liên tục, chu

kỳ sản xuất ngắn với khối lợng lớn

Sơ đồ 2: Quy trình chế biến sợi

Nhìn chung toàn bộ quy trình sản xuất thuốc lá của nhà máy nh sau:

cắt ngọn và trộn lá

làm ẩm cuộng

lá thuốc thái

trơng nở cuộng sấy sợi cuộng

sợi thành phẩm

trữ sợi

và phối trộn sợi

phun

h-ơng

hấp ép cuộng

thái lá sấy sợi phối

trộn sợi lá và sợi cuộng

trữ sợi cuộng

phân ly sợi cuộng

cuốn điếu và

ghép đầu lọc

cuốn điếu không đầu lọc sợi thành

phẩm

Mỗi giai đoạn công nghệ đề phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt nhằm đảm bảo đa ra thị trờng sản phẩm có chất lợng cao, đáp ứng nhu cầu ngời tiêu dùng Để xác định đợc một quy trình công nghệ sản xuất hợp lý nh hiện nay, nhà máy đã phải trải qua một thời gian dài nghiên cứu cải tiến tiếp theo đợc thành tựu khoa học kỹ thuật Quá trình đòi hỏi phải nhiều về kinh phí nghiên cứu,

đầu t ban đầu và chất xám của đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong nhà máy Hiện nay dây truyền chế biến sợi đó đang đợc đánh giá là tiên tiến hiện đại nhất so với các nhà máy sản xuất thuôc lá khác ở nớc ta Vì vậy ngoài việc nâng cao năng suất lao động, nhà máy còn tiết kiệm đợc hao phí nguyên liệu trên từng đầu bao thuốc lá, giảm đợc số lao động thủ công

đóng bao thuốc lá không đầu lọc

nhập kho thành phẩm

đóng bao

thuốc lá

không đầu lọc

III Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy thuốc lá Thăng long

Nhà máy thuốc lá Thăng long là một doanh nghiệp có quy mô lớn với mức vốn kinh doanh là 118.479 triệu đồng đợc đầu t theo chuều rộng lẫn chiều sâu

Bộ máy quản lý đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức nămg bao gồm

1176 cán bộ, công nhân viên và quản lý theo chế độ một thủ trởng Đứng đầu là giám đốc nhà máy: ngời có quyền lãnh đạo cao nhất, chịu mọi trách nhiệm với Nhà nớc cũng nh tập thể cán bộ, công nhân viên về hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc và các trởng phòng của các phòng ban

Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chc bộ máy quản lý của nhà máy thuốc lá Thăng long

*Chức năng nhiệm vụ các phòng ban:

phó giám đốc

phụ trách sx

giám đốc

Thực hiện chức năng giúp việc giám đốc về tất cả công việc liên quan đến công tác hành chính trong nhà máy Có nhiệm vụ quản lý về văn th, lu tữ tài liệu, bảo mật, đối nội, đối ngoại, quản lý về công tác xây dựng cơ bản và hành chính quản trị đời sống, y tế.

Phòng tổ chức bảo vệ:

Thực hiện chức năng tham mu, giúp việc và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc về công tác lao động, tổ chức và an ninh quốc phòng Phòng có nhiệm vụ: giup việc giám đốc lập phơng án về công tác tổ chức bộ máy cán bộ lao động, tiền lơng, quản lý về bảo hiểm lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động, đào tạo công nhân kỹ thuật, giải quyết các chế độ chính sách cho ngời lao động Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ nhà máy, phòng cháy, chữa cháy, an ninh chính trị, kinh tế trật tự trong nhà máy, thực hiện các nhiệm vụ về công tác quân sự địa phơng

Phòng kế hoạch đầu t:

Thực hiện chức năng tham mu, giúp việc giám đốc và công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhà máy Phòng có nhiệm vụ: lập kế hoạch sản xuất dài hạn, năm, quý, tháng, điều hành sản xuất theo kế hoạch về nhu cầu vật t phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo năm, quý , tháng Ký kết hợp đồng tìm nguồn mua sắm vật t, bảo quả, cấp phát phục vụ kịp thời cho sản xuất Tổng hợp báo cáo lên cập trên theo định kỳ tình hình sản xuất tháng, tuần

Phòng nguyên liệu:

Thực hiện chức năng tham mu, giup việc giám đốc về công tác nguyên liệu thuốc lá lá theo yêu cầu sản xuất kinh doanh Nhiệm vụ của phòng: nghiên cứu thổ nhỡng, giống thuốc lá thực nghiệm, tổ chức hợp đồng, chỉ đạo kế hoạch về gieo trồng chăm sóc, hái cấy Lập kế hoạch ký kết hợp động thu mua nghuyên liệu theo vùng cấp, chủng loại theo chỉ thị của giám đốc, quản lý số lợng tồn kho, tổ chức bao rquản nhập, xuất theo quy định, quản lý , cung ứng vật t nông nghiệp, quản lý kho phế liệu, phế phẩm

Phòng kỹ thuật cơ điện:

Thực hiện chức năng tham mu, giup việc giám đốc về công tác kỹ thuật, về quản lý máy móc thiết bị, điện cơ của nhà máy Phòng có nhiệm vụ: theo dõi quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, cơ khí,thiết bị chuyên dùng chuyên ngành,

điện, hơi, lạnh, nớc ccả về chất lợng, số lợng trong quá trình sản xuất Lập kế hoạch về phơng án đầu t chiều sâu phụ tùng thay thế, đào tạo thợ cơ khí kỹ thuật

Phòng kỹ thuật công nghệ:

Thực hiện chức năng giúp việc giám đốc về công tác kỹ thuật sản xuất của nhà máy Phòng có nhiệm vụ: nhậ chỉ thị trực tiếp của giám đốc và thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lợng sản phẩm, chất lợng nguyên liẹu, vật t, hơng liệu trong quá trình nghiên cứu, phối chế sản phẩm mói cả nội dung và hình thức bao bì phù hợp với thị hiếu, thị trờng từng vùng, quản lý quy trình công nghệ, quản lý chỉ tiêu

lý, hoá về nghuyên liệu, sản phẩm Tham gia công tác môi trờng, đào tạo thựo kỹ thuật

Phòng KCS:

Thực hiện chức năng giúp việc cho giám đốc về quản lý chất lợng sản phẩm Phòng có nhiệm vụ: kiểm tra, giám sát về chất lợng nguyên liệu vật t, vật liệu khi khách hàng đa về nhà máy kiểm tra, giám sát chất lợng sản phẩm trên từng công đoạn phát hiện sai sót boá cáo để giám đốc chỉ thị khắc phục Kiểm tra, giám sát chất lợng sản phẩm khi xuất kho Kiểm tra, kết luận nguyên nhân hàng bị trả lại

Phòng tiêu thụ:

Thực hiện chức năng tham mu cho giám đốc về công tác tiêu thụ sản phẩm của nhà máy Phòng có nhiệm vụ: lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm từng tháng, quý, năm cho từng vùng, từng đại lý Theo dõi tình hình tiêu thụ từng vùng, miền dân c kết hợp với phòng thị trờng mở rộng diện tiêu thụ, thực hiện ký kết hợp đồng tiêu thụ, bán hàng Tổng hợp báo cáo kết quả tiêu thụ về số lợng chủng loại theo quy

đình để giám đốc đánh giá và có quyết định về phơng hớng sản xuất kinh doanh trong thời gian tới

Phòng thị trờng:

Thực hiện chức năng tham mu giúp lãnh đạo nhà máy về công tác thị trờng

và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc nhà máy Phòng có nhiệm vụ: theo dõi, phân tích diễn biến thị trờng qua bộ phận nghiên cứu thì trờng, tiếp thị đại lý Soạn thảo và đề ra các chơng trình, kế hoạch, chiến lợc, tham gia công tác điều hành hoạt động marketting, tìm các hình thức quảng cáo sản phẩm, tham gia công tác thiết kế quảng cáo, thiết kế sản phẩm mới, tham gia triển lãm hội chợ

IV Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy thuốc lá Thăng long

Bộ máy kế toán của nhà máy đợc hình thành và phát triển cùng với quá trình phát triển của nhà máy với hình thức kế toán tập trung theo phơng pháp nhật

ký chứng từ, các phân xởng đều có thống kê vật t

Mô hình của bộ máy kế toán :

*Kế toán trởng: phụ trách chung, chịu trách nhiệm trớc giám đốc mọi hoạt

động của phòng cũng nh các hoạt động khác của nhà máy có liên quan tới công tác tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của nhà máy Tổ chức công tác

kế toán , kế toán tổng hợp, vốn kinh doanh Tổ chức công tác kiểm kê định kỳ theo quy định Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộ phòng kế toán

*Một phó phòng: Giúp việc cho kế toán trởng khi đi vắng, làm trực tiếp công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành

*Một số kế toán TSCĐ, thanh toán nội bộ tạm ứng: theo dõi tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm TSCĐ trong nhà máy về NG, giá trị hao mòn, giá trị còn lại Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trớc khi thanh toán các khoản tạm ứng

*Kế toán tiền mặt và các khoản ký quỹ: kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trớc khi lập phiếu thu, chi Cùng với thủ quỹ kiểm lu đối chiếu số d tồn quỹ, sổ sách thực tế Theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ

*Kế toán vật t: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật t trong nhà máy Thực hiện việc kiểm kê định kỳ theo quy định của nhà nớc

*Kế toán TBNH và nguyên vật liệu chính (lá thuốc lá): chịu trách nhiệm về

số lợng, giá cả nguyên liệu thuốc lá qua HĐ Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trớc khi thanh toán Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu

và thực hiện kiểm kê theo quy định

*Kế toán trực tiếp bán hàng, công nợ với ngời mua: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm về mặt số lợng Theo dõi chi tiết từng khách mua hàng về số lợng giá trị tiền hàng Công nợ của từng khách hàng Theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, kiểm tra các khoản thanh (nếu có)

*Kế toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, KPCĐ: Thanh toán tiền lơng, thởng các khoản phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của giám đốc Thanh toán các khoản bảo hiểm cho ngời lao động, theo dõi trích lập và sử dụng quỹ l-

Ngoài ra còn có hai kỹ s máy tính có nhiệm vụ quản lý toàn bộ máy tính trong nhà máy , quản lý cách vận hành trong kế toán

Mô hình bộ máy kế toán đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

kế toán tiền lơng các khoản BH, KPCĐ

kế toán tiêu thụ xác định KQKD

kế toán tt bán hàng công nợ với ngời mua

Kế toán Phó phòng kế toán thanh toán với ngời bán và XDCB

trởng kế toán kế toán TGNH và NVL chính

kế toán vật t

kế toán tiền mặt và các khoản ký quỹ

kế toán TSCĐ và thanh toán nội bộThủ quỹ

Vi tính

B- Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại nhà máy thuốc lá Thăng long

1 Đặc điểm nguyên vật liệu :

Vật liệu của nhà máy thuốc lá Thăng long rất đa dạng và phong phú, nó tồn tại dới nhiều hình thức khác nhau: sợi thuốc lá, hơng liệu, tem, nhãn, giấy quấn, hòm cat tong, cây đầu lọc, sắt, thép, hoá chất Mỗi một loại đều có đặc

điểm riêng Một số loại vật liệu không có khả năng bảo quản đợc trong một thời gian dài chịu ảnh hởng của thời tiết, khí hậu Sự đa dạng của các loại nguyên liệu, vật liệu kéo theo nhu cầu bảo quản và tích trữ chúng rất phức tạp Tính phức tạp của công việc bảo quản nguyên vật liệu của nhà máy không chỉ do số lợng lớn của từng loại vật liệu mà do tính chất lý hoá của chúng

Lá thuốc lá là nguyên liệu chính của nhà máy Để đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm thì công việc thu mua bảo quản nguyên liệu là vấn đề then chốt mà lá thuốc lá lại đòi hỏi sự chăm sóc kỹ càng từ khâu nuôi trồng đến khâu bảo quản nguyên liệu Lá thuốc lá nếu không đợc chăm sóc cẩn thận, chất lợng lá sẽ không

đạt Lá thuốc lá tơi sau khi thu hoạch phải sấy khô và phân loại càng nhanh càng tốt nếu không cũng ảnh hởng tới chất lợng của nguyên liệu Loại nguyên liệu này trong quá trình vận chuyển và bảo quản phải đặc biệt cẩn thận trong việc áp dụng phơng pháp hút ẩm, tiến hành biện pháp chống mốc, khử mốc Hiện nay nhà máy thuốc lá đã chủ động tạo ra nguồn nguyên liệu dồi dào, công tác thu mua vận chuyển nhanh chóng luôn đảm bảo tiến độ sản xuất của nhà máy

Để có đợc sản phẩm thuốc lá đáp ứng đợc yêu cầu khắt khe của thị trờng hiện nay, phải kể đến các loại vật liệu gián tiếp: hoá chất dùng làm hơng liệu, men,giấy chống ẩm, tem, nhãn, giấy quấn, cây đầu lọc Mỗi loại vật liệu đều có

đặc điểm riêng, quyết định đến mức dự trữ và bảo quản Ví dụ nh: hoá chất đợc mua dự trữ hoặc trong một khoảng thời gian xác định để tránh việc mất mát, tránh

ánh sáng trực tiếp Hoặc xăng dầu chỉ đợc dự trữ đủ để sản xuất và có sự kết hợp chặt chẽ các phơng tiện phòng cháy chữa cháy

Với đặc điểm khác biệt cụ thể của từng loại nguyên vật liệu nh đã nói ở trên, nhà máy có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất và vừa hạn chế ứ đọng vốn, giảm tiền vay vốn ngân hàng Công tác quản

lý nguyên vật liệu đợc đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối

đa, đặc biệt là nguyên liệu chính Hiểu rõ đợc điều này, nhà máy đã tổ chức hệ thống kho tàng trữ nguyên vật liệu hợp lý và gấn các phân xởng sản xuất để tạo

điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn bị và cung ứng vật liệu cho sản xuất một cách nhanh nhất

Hệ thống kho đợc trang bị khá đầy đủ: Phơng tiện cân, đo, đong, đếm Để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý , bảo quản hạch toán chặt chẽ vật liệu Trong điều kiện hiện nay, cùng với việc sản xuất công ty tổ chức quy hoạch thành 9 kho:

• Kho lá thuốc lá

• Kho sợi thành phẩm

• Kho xăng dầu

• Kho vật liệu phụ

• Kho vật t bao gói

2.Phân loại nguyên vật liệu :

Vật liệu mà nhà máy sử dụng có nhiều loại, khác nhau về công dụng tính năng hoá học, phẩm cấp chất lợng Vì vậy nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu nh sau:

• Vật liệu chính: sợi thuốc lá

• Nguyên liệu chính: lá thuốc lá

• Hoá chất: các hơng liệu, men

• Phụ liệu: giấy quấn, cây đầu lọc

• Vật t bao gói: hòm cattong

• Vật liệu xây dựng: sắt thép, van hơi, van nớc

• Phụ tùng: vòng bi, bulong, bánh xe

• Phế liệu:

3 Quá trình hạch toán nhập- xuất kho nguyên vật liệu

Do đặc điểm của nguyên vật liệu trong nhà máy là đa dạng và nhiều chủng loại, số lợng lớn nên nhà máy đã áp dụng phơng pháp kế toán ghi sổ đối chiếu luân chuyển Phơng pháp này đã làm cho khối lợng công việc kế toán giảm bớt nhiều và rất nhanh chóng

3.1 Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu

a Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng Muốn việc đánh giá đợc chính xác thì mỗi doanh nghiệp tìm cho mình một cách tính toán hợp lý nhất ở nhà máy thuốc lá Thăng long để phản ánh đúng giá trị nguyên vật liệu kế toán dùng cách tính sau:

Khi nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ nhà máy đã sử dụng giá thực tế, giá này đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập

Nguyên vật liệu chính của nhà máy là lá thuốc lá đợc thu mua trên thị ờng trong nớc Giá vật liệu mua bằng với giá mua trên hoá đơn cộng với các chi phí mua phát sinh nếu có

tr-Đối với nguyên vật liệu do nhà máy tự sản xuất chế biến thì giá thực tế vật liệu nhập kho là giá thực tế vật liệu xuất kho cộng với chi phí chế biến thực tế phát sinh

Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng, giá thực tế nhập kho là giá thực tế có thể sử dụng đợc, giá có thể bán đợc hoặc giá ớc tính

Vật liệu do công ty ngoài gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu bằng giá vật liệu xuất ra chế biến cộng chi phí liên quan

b Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Tại kho hàng ngày khi nguyên vật liệu về đến kho, cán bộ phòng vật t ghi vào phiếu nhập kho các nội dung tên vật t, quy cách, đơn vị tính, số lợng vật t mua vào các cột trên phiếu nhập kho cho phù hợp mẫu phiếu nhập kho Sau đó tr-ởng phòng vật t xem xét hoá đơn có phù hợp với kế hoạch thu mua hay không theo hạn mức cho từng loại nguyên vật liệu do phòng kế hoạch lập Nếu phù hợp thì ký duyệt phiếu nhập kho và chuyển xuống thủ kho để nhập kho nguyên vật liệu Thủ kho phải xem xét cụ thể về chủng loại, số lợng, chất lợng, quy cách ghi trên hợp

đồng Nếu kiểm nghiệm nguyên vật liệu đúng và đảm bảo chất lợng thì nhập kho

và ghi vào “ Biên bản kiểm nghiệm” phần nhận xét phẩm chất là “đảm bảo chất ợng” Ngợc lại, thủ kho cha nhập kho nguyên vật liệu mà chờ ý kiến của lãnh đạo nhà máy để xác định nhuyên nhân và xử lý

l-Sau khi thủ kho ký vào phiếu nhập kho và ghi theo số thực nhập thì sẽ làm

Nh vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm các chứng từ :

• Hoá đơn giá trị gia tăng (bảng 2.1)

• Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (bảng 2.2)

• Biên bản kiểm nghiệm vật t (bảng 2.3)

• Phiếu nhập kho (bảng 2.4)

Kiểm tra số thực nhập

Ngày 27/9/2002 có các nghiệp vụ phát sinh

Phân xởng sợi nhập 1000 kg lá thuốc lávàng của công ty cung ứng S1 theo phiếu nhập kho số 120 Trị giá hàng ghi trên hoá đơn:

Giá mua: 1000 kgx 7.100 đ/kg = 7.100.000

Thuế GTGT: 7.100.000 x 10% = 710.000

Tổng số tiền thanh toán = 7.810.000

Đã thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp gằng tiền mặt theo phiếu chi số 213

Nhập kho 1000 kg lá thuốc lá xanh cha trả tiền cho đơn vị S1 Trị giá hàng ghi trên hoá đơn:

Giá mua: 1000 kgx 7.000 đ/kg = 7.000.000

Thuế GTGT: 7.000.000 x 10% = 700.000

Tổng số tiền thanh toán = 7.700.000

Kế toán sử dụng các chứng từ :

Họ tên ngời mua hàng: Hoàng Mỹ Linh

Đơn vị: nhà máy thuốc lá Thăng long Số tài khoản:

Địa chỉ: 235, Nguyễn Trãi, Thanh xuân, Hà nội

Thuế suất 10% tiền thuế GTGT 1.410.000

Số tiền viết bằng chữ: mời lăm triệu năm trăm mời nghìn đồng

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

biên bản kiểm nghiệm vật t

Ngày 27 tháng 9 năm 2002

Họ và tên ngời nhập: Hoàng Mỹ Linh

Địa chỉ: nhà máy thuốc lá Thăng long

Nhập kho: nguyên vật liệu

Thành phần ban kiểm nghiệm: Phòng kỹ thuật, thủ kho, đơn vị sử dụng

Tổng cộng tiền thanh toán 15.510.000

(Viết bằng chữ: mời lăm triệu năm trăm mời nghìn đồng chẵn)

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

phiếu nhập kho

Số 120

Có TK 111, 331

Họ và tên ngời giao hàng: Hoàng Mỹ Linh

Nhập tại kho: nguyên vật liệu

STT Tên, quy

cách nhãn

hiệu vật t

Đơn vị tính Theo Số lợng

(viết bằng chữ: mời bốn triệu một trăm nghìn đồng chẵn)

Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng

Họ và tên ngời nhận: Hoàng Mỹ Linh

Lý do chi: mua nguyên vật liệu lá thuốc lá

Số tiền: 7.810.000 đ

(viết bằng chữ: bảy triệu tám trăm mời nghìn đồng chẵn)

Đã nhận đủ số tiền: 7.810.000 đ

(viết bằng chữ: bảy triệu tám trăm mời nghìn đồng chẵn)

Ngời nhận tiền Ngời lập phiếu Th ký Kế toán trởng

3.2 Hạch toán vật liệu xuất kho

a.Tính giá vật liệu xuất kho

Để phản ánh giá vật liệu xuất kho đợc chính xác, công ty đã sử dụng

ph-ơng pháp giá trung bình kỳ trớc để tạm tính giá vật liệu xuất kho

Giá trung bình = Giá thực tế tồn đầu kỷ + Giá thực tế nhập trong kỳ

Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳGiá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ = Giá trung bình x số lợng thực tế xuất kho

Giá trung bình kỳ trớc đợc dùng làm giá tạm tính cho vật liệu xuất kho trong kỳ Đến cuối kỳ hạch toán , kế toán dùng phơng pháp hệ số giá để điều chỉnh giữa giá thực tế và hạch toán theo công thức

Hệ số giá

vật liệu Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳGiá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá vật liệu nhập trong kỳGiá VL thực tế xuất trong kỳ = Giá hạch toán VL xuất trong kỳ x Hệ số giá

b Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Giống nh các đơn vị sản xuất kinh doanh khác, thì xuất kho vật liệu cho sản phẩm hay bất cứ một mục đích gì, để phản ánh kịp thời và tính toán phân bổ chính xác cho đối tợng vật liệu xuất dùng phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng

từ đúng quy cách

Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh , nhà máy thuốc lá Thăng long sử dụng nhiều vật liệu , các loại vật liệu này đợc bảo quản ở nhiều kho khác nhau trong đó vật liệu chính đợc sử dụng nhiều nhất là sợi thuốc lá

Các chứng từ sử dụng:

• Phiếu lĩnh vật t theo hạn mức (2.5)

• Phiếu xuất kho vật liệu (2.6)

Việc xuất kho vật liệu để sản xuất đợc tiến hành nh sau:

Khi các phòng ban có nhu cầu vật t, ngời phụ trách các phòng ban này sẽ ghi vào “ Phiếu lĩnh vật t” các nội dung: tên vật t, nhãn hiệu quy cách, số hiệu rồi

đem lên cán bộ phụ trách nhà máy duyệt Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua giám đốc công ty ký duyệt Nếu là vật liệu xuất kho theo định kỳ thì không cần phải qua kiểm duyệt của lãnh đạo công ty Khi đó phiếu lĩnhạch toán vật t này đợc chuyển đến phòng sản xuất vật t để viết phiếu xuất

NV1: Xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sợi thành phẩm theo phiếu xuất kho số 211 ngày 5/9/2002 và phiếu lĩnh vật t sử dụng vật liệu phân xởng sợi

nguyên vật liệu chính lá vàng: 2500kg

nguyên vật liệu chính lá xanh: 3500kg

NV2: 7/9/2002 phân xởng Dunhill xuất kho sợi thành phẩm G1 8000kg để sản xuất thuốc lá điếu theo phiếu xuất kho 215

Số lợng Giá đơn

vịXin lĩnh Thực phát

(viết bằng chữ: bốn mơi hai triệu hai trăm năm mơi nghìn đồng chẵn)

Phụ trách cung tiêu Thủ kho Phụ trách đơn vị Kế toán trởng

Phiếu xuất kho

Tên ngời nhận: Hoàng Chuyền Số 211

Số lợngYêu cầu Thực tế

(viết bằng chữ: bốn mơi hai triệu hai trăm năm mơi nghìn đồng chẵn)

Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng

Có TK 155(G1) 80.000.000 (10.000 x 8000)

4 Công tác tổ chức hạch toán vật liệu , công cụ dụng cụ tại nhà máy thuốc lá Thăng long

41 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ

411 Tại kho: hàng ngày khi cố nghiệp vụ N - X nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu - phát nguyên vật liệu , công

cụ dụng cụ và ghi số lợng thực tế nhập - xuất vào chứng từ nhập - xuất Căn cứ vào những chứng từ đó thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng nhập xuất của từng loại vật liệu Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lợng hàng tồn kho của cột tồn của thẻ kho.Sau khi đợc sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ xuất -nhập- tồn đuợc sắp xếp lại giao cho kế toán

412 Tại phòng kế toán: Định kỳ, sau khi nhập đợc các chứng từ nhập xuất

từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ.Sau đó nếu thấy đạt yêu cầu, kế toán nhận và ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ Kế toán vật liệu sẽ phân loại chứng từ nhập xuất do thủ kho đa lên theo từng loại vật liệu( nếu

là chứng từ nhập) hoặc phân theo loại đối tợng sử dụng nều là chứng từ xuất.Sau

đó, kế toán tiến hành, nhập số liệu vào máy vi tính để lên bảng kê chi tiết nhập xuất vật t cho từng kho

Căn cứ trên phiếu nhập vật liệu vào máy tính:

• Đơn giá nhập: tiền việt nam đồng, ngoại tệ

Khi nhập xong dữ liệu, trên máy tính sẽ tự tính cột thành tiền theo công thức đã cài đặt sẵn

Thành tiền = số lợng x đơn giá

Tùy các thống kê nhập chi tiết vật t ở các kho trên, kế toán tổng hợp số liệu,theo tài khoản để lập bảng “Bảng tổng hợp nhập vật t” và “Bảng tổng hợp xuất vật t” cũng đợc lên bằng cách dựa vào các bảng kê chi tiết xuất nhập vật t

Để theo dõi chi tiết quá trình nhập vật liệu theo từng phiếu nhập đồng thời theo dõi thanh toán từng ngời bán, nhà máy sử dụng sổ chi tiết 2 thanh toán với ngời bán.Đối với khách hàng thờng xuyên,kế toán mở cho mỗi ngời từ 1 đến 2 tờ

sổ, hàng ngày,khi có nghiệp vụ mua vật liệu, kế toán căn cứ vào chứng từ, phiếu nhập ghi chép vào sổ.Cuối tháng sổ ghi chi tiết sẽ đợc tính toán cho từng ngời bán

Kết cấu sổ chi tiết 2 cơ sở số lịêu và cách ghi

• Cột số d đầu tháng:số d cuối tháng trớc chuyển sang

• Căn cứ vào chứng từ nhập, kế toán ghi số liệu ngày tháng nhập, chứng từ nội dung kế toán phát sinh, giá thực tế qui đổi ra việt nam

đồng(nếu mua bằng ngoại tệ)

• Căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi vào cột nợ hay có đủ tài khoản

331 và đối ứng với tài khoản có liên quan

• Tính ra số d cuối tháng bằng: số d đầu tháng(d có) cộng(+) cột có (PS ) trừ (-) cột nợ (PS )

• Cuối mỗi tháng,sau khi việc hoàn thành việc ghi sổ chi tiết số 2,kế toán lấy số liệu tổng hợp của từng nhà cung cấp để ghi vào nhật ký chứng từ số 5 đợc ghi chi tiết cho ngời bán.Sau khi lên hết các nhà cung cấp, kế toán xác định tổng số phát sinh bên nợ của TK 331 có

TL 331,tính ra số d cuối tháng

Số liệu ghi trên nhật ký chứng từ số 5 vẫn có thể đối chiếu với bảng tổng hợp để lên bảng kê số 3

4.2 Hạch toán tổng hợp vật liệu tại nhà máy thuốc lá Thăng long

Hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày là cần thiết và quan trọng bên cạnh

đó hạch toán tổng hợp vật liệu cũng là công cụ quan trọng không thể thiếu đợc, nó

có ảnh hởng trong công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh

A Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu nhập kho của nhà máy chủ yếu từ nguồn thu từ bên ngoài, bên cạnh đó còn có nguồn vật liệu chính tự gia công chế biến Đối tợng cung cấp nguyên vật liệu là những khách hàng thờng xuyên Do vậy, nhà máy không có tr-ờng hợp hàng về mà hợp đồng cha về trong tháng hay hàng tháng đi đờng Kế toán vào sổ đơn giản, chỉ có trờng hợp hàng và hợp đồng cùng về trong tháng

a.Đối với nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ thanh toán bằng hình thức

Tổng số tiền thanh toán = 11.220.000đ

Nhà máy đã kiểm nghiệm và nhập kho theo phiếu nhập kho số 117

-Cùng ngày nhà máy đã nhập kho 100 dụng cụ C1 và 50 dụng cụ C2 của công ty X1 cha thanh toán với ngời bán Giá trị của dụng cụ nhập kho ghi trên hoá

đơn:

Giá mua:

dụng cụ C1 100 cái x 50.000đ = 5.000.000đ

dụng cụ C2 50 cái x 150.000đ = 7.500.000đ

Thuế GTGT 12.500.000 x 10% =1.250.000đ

Cộng 13.750.000đ

-Chi phí vận chuyển bốc dỡ lá xanh là: 1.050.000 đ đã thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu chi số 22

-Chi phí vận chuyển công cụ dụng cụ do công ty X1 thanh toán

*Kế toán tiến hành định khoản nh sau:

b.Đối với nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ thanh toán ngay bằng tiền

mặt khi có nghiệp vụ phát sinh bằng tiền mặt kế toán viết phiếu chi:

10/9/2002 căn cứ vào phiếu nhập kho số 115 và hoá đơn bán lẻ số 0512 cùng ngày, chi cho Quang VT mua 10 lít xăng ở cửa hàng xăng dầu số 2 theo phiếu 520 kế toán định khoản

Nợ TK 1527 53.000

Có TK 111 53.000

c.Đối với nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ thanh toán bằng TGNH:

Thông thờng những khách hàng quen thuộc, kế toán sử dụng hình thức thanh toán chậm, tuy nhiên nhà máy vẫn có những hoạt động thanh toán với khách hàng chỉ giao dịch một lần, kế toán phải thanh toán bằng cách cắt Séc hoặc viết uỷ nhiệm chi

Ngày 17/9/2002 Nhập kho 2.000kg sợi thuốc lá loại 1 theo phiếu nhập kho

số 121, giá trị nguyên vật liệu :

đề nghị tạm ứng Khi giấy đề nghị tạm ứng đợc chấp nhận có chữ ký xác nhận của thủ trởng đơn vị, kế toán viết phiếu chi, cắt Séc hoặc uỷ nhiệm chi

18/9/2002 Căn cứ vào giấy báo giá của nhà máy cung ứng vật t T1, Hà tiếp liệu viên làm giấy đề nghị tạm ứng để mua nguyên liệu lá thuốc lá xanh phục

vụ cho sản xuất Kế toán sau khi kiểm tra viết phiếu chi:

19/9/2002 Quang VT làm giấy đề nghị tạm ứng để mua giấy quấn phục

vụ cho sản xuất số tiền là 7.000.000 đ

Căn cứ vào giấy báo giá và chấp nhận của thủ trởng đơn vị, kế toán viết giấy uỷ nhiệm chi cho Quang VT số tiền là 7.000.000 đ

Đồng thời kế toán định khoản:

Nợ TK 141 7.000.000

uỷ nhiệm chi

Ngày 19/9/2002

Kính gửi Ngân hàng công thơng Việt nam

Căn cứ vào quyết định của ban lãnh đạo công ty đề nghị Ngân hàng công thơng trích từ TK tiền gỉ số 0123477 để tạm ứng cho Quang VT mua giấy quấn phục vụ cho sản xuất số tiền là 7.000.000 đ (Bảy triệu đồng chẵn)

Hà nội ngày 19/9/2002Giám đốc công ty

(đã ký)

Sau đó Ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ của Ngân hàng công thơng: