Các tổ chức thường có giới hạn về khả năng hấp thu sự thay đổi. Là một nhà quản trị, bạn sẽ nhìn vào dấu hiệu nào để xác định tổ chức của bạn đã vượt

Câu 3 Các tổ chức thường có giới hạn về khả năng hấp thu sự thay đổi. Là một nhà quản trị, bạn sẽ nhìn vào dấu hiệu nào để xác định tổ chức của bạn đã vượt quá sự hấp thu.I.Đặt vấn đề………………………………………………………………….25II.Cơ sở lý thuyết……………………………………………………………..261. Thay đổi? Phân loại……………………………………………………..262. Lực lượng thúc đẩy sự thay đổi…………………………………………263. Sự thay đổi đối với từng cá nhân trong sản xuất kinh doanh…………....27III.Giải quyết vấn đề…………………………………………………………..281. Khả năng hấp thu sự thay đổi của tổ chức………………………………282. Những dấu hiệu nhận biết tổ chức đang vượt quá sự hấp thu…………...323. Ứng dụng vào tổ chức…………………………………………………...33IV.Kết luận…………………………………………………………………….35Nguồn tham khảo………………………………………………………………….35Câu 3: Các tổ chức thường có giới hạn về khả năng hấp thu sự thay đổi. Là một nhà quản trị, bạn sẽ nhìn vào dấu hiệu nào để xác định tổ chức của bạn đã vượt quá sự hấp thu.I. ĐẶT VẤN ĐỀNghiên cứu đối với thế giới tự nhiên, các nhà nghiên cứu đã kết luận “Loài sống sót không phải là loài mạnh nhất hay thông minh nhất mà là loài phản ứng tốt nhất với sự thay đổi”. Trong cuộc đấu tranh sinh tồn loài nào thích ứng tốt với sự thay đổi của môi trường xung quanh, loài đó sẽ tồn tại và phát triển.Môi trường kinh doanh cũng giống như môi trường sống vậy: Mỗi ngày sự thay đổi đã và đang diễn ra một cách chóng mặt, đó là một quy luật tất yếu của sự phát triển. Việc thay đổi, đổi mới đối với một tổ chức trong bối cảnh kinh tế cạnh tranh hiện nay là một điều rất cần thiết. Vì nếu không có sự thay đổi, đổi mới liên tục thì chẳng khác gì tổ chức đó dần dần loại mình ra khỏi “cuộc chơi” trên thương trường. Tuy nhiên, thay đổi ở mức độ thế nào là đúng, là mang lại hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp mới chính là điều quan trọng. Để đạt được điều đó yêu cầu doanh nghiệp phải có khả năng hấp thu sự thay đổi, hay nói khác hơn chính là mọi nhân viên trong doanh nghiệp đó phải biết thích nghi với cái mới, tiếp thu và làm việc theo đúng hướng đi mới để tạo một guồng máy hoạt động thống nhất nhằm mang lại hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp. Khả năng hấp thu sự thay đổi của các tổ chức khác nhau là khác nhau. Tuy nhiên, khả năng này ở hầu hết các tổ chức đều bị giới hạn vì một hay một số rào cản nào đó. Vấn đề là làm sao phải biết và phải hiểu được tổ chức của mình đang ở giai đoạn nào của sự thay đổi, có khả năng thay đổi đến mức độ thế nào và có thể hấp thu được những sự thay đổi đó nữa không. Và làm sao nhận ra được những biểu hiện cho thấy tổ chức đã vượt quá khả năng hấp thu để từ đó đề ra phương hướng giúp tổ chức có thể phó được sự thay đổi một cách tốt nhất đồng thời đem đến sự vững chắc cho tổ chức của mình? Sau đây nhóm sẽ đi giải quyết vấn đề nêu trên. II. CƠ SỞ LÝ THUYẾT1. Thay đổi? Phân loại.Thay đổi tổ chức là những cố gắng có kế hoạch hoặc không có kế hoạch, nhằm hoàn thiện, đổi mới tổ chức theo cách thức có thể giúp nó thích nghi được với những thay đổi của môi trường hoặc đạt được những mục đích mới.Thay đổi được chia thành 2 loại:•Thay đổi từ từ: chủ thể có từng dấu hiệu khác biệt theo thời gian, liên tục và tạo ra sự khác biệt tổng thể lớn trong một khoảng thời gian dài (Incremental change)• Thay đổi đột ngột: chủ thể có nhiều dấu hiện khác biệt trong một khoảng thời gian tạo nên sự khác biệt lớn trong một khoảng thời gian ngắn (Fundermental change)Quản lý thay đổi tổ chức là quá trình thiết kế và thực thi có tính toán sự đổi mới tổ chức theo hướng thích nghi với những thay đổi của môi trường hoặc những mục đích mới.Cac to chuc thuong co gioi han ve kha nang hap thu su thay doi. La mot nha quan tri, ban se nhin vao dau hieu nao de xac dinh to chuc cua ban da vuot

Câu 3 Các tổ chức thường có giới hạn về khả năng hấp thu sự thay đổi Là một nhà quản trị, bạn sẽ nhìn vào dấu hiệu nào để xác định tổ chức của bạn đã vượt quá sự hấp thu.

I Đặt vấn đề……….25

II Cơ sở lý thuyết……… 26

1 Thay đổi? Phân loại……… 26

2 Lực lượng thúc đẩy sự thay đổi………26

3 Sự thay đổi đối với từng cá nhân trong sản xuất kinh doanh………… 27

III Giải quyết vấn đề……… 28

1 Khả năng hấp thu sự thay đổi của tổ chức………28

2 Những dấu hiệu nhận biết tổ chức đang vượt quá sự hấp thu………… 32

3 Ứng dụng vào tổ chức……… 33

IV Kết luận……….35

Nguồn tham khảo……….35

Câu 3: Các tổ chức thường có giới hạn về khả năng hấp thu sự thay đổi Là một nhà quản trị, bạn sẽ nhìn vào dấu hiệu nào để xác định tổ chức của bạn đã vượt quá sự hấp thu.

I ĐẶT VẤN ĐỀ

Nghiên cứu đối với thế giới tự nhiên, các nhà nghiên cứu đã kết luận “Loài sống sót không phải là loài mạnh nhất hay thông minh nhất mà là loài phản ứng tốt nhất với sự thay đổi” Trong cuộc đấu tranh sinh tồn loài nào thích ứng tốt với sự thay đổi của môi trường xung quanh, loài đó sẽ tồn tại và phát triển

Môi trường kinh doanh cũng giống như môi trường sống vậy: Mỗi ngày sự thay đổi đã và đang diễn ra một cách chóng mặt, đó là một quy luật tất yếu của sự phát triển Việc thay đổi, đổi mới đối với một tổ chức trong bối cảnh kinh tế cạnh tranh hiện nay là một điều rất cần thiết Vì nếu không có sự thay đổi, đổi mới liên tục thì chẳng khác gì tổ chức đó dần dần loại mình ra khỏi “cuộc chơi” trên thương trường Tuy nhiên, thay đổi ở mức độ thế nào là đúng, là mang lại hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp mới chính là điều quan trọng Để đạt được điều đó yêu cầu doanh nghiệp phải có khả năng hấp thu sự thay đổi, hay nói khác hơn chính là mọi nhân viên trong doanh nghiệp đó phải biết thích nghi với cái mới, tiếp thu và làm việc theo đúng hướng đi mới để tạo một guồng máy hoạt động thống nhất nhằm mang lại hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp Khả năng hấp thu sự thay đổi của các tổ chức khác nhau là khác nhau Tuy nhiên, khả năng này ở hầu hết các tổ chức đều bị giới hạn vì một hay một số rào cản nào đó Vấn đề là làm sao phải biết và phải hiểu được tổ chức của mình đang ở giai đoạn nào của sự thay đổi, có khả năng thay đổi đến mức

độ thế nào và có thể hấp thu được những sự thay đổi đó nữa không Và làm sao nhận

ra được những biểu hiện cho thấy tổ chức đã vượt quá khả năng hấp thu để từ đó đề

ra phương hướng giúp tổ chức có thể phó được sự thay đổi một cách tốt nhất đồng thời đem đến sự vững chắc cho tổ chức của mình? Sau đây nhóm sẽ đi giải quyết vấn

đề nêu trên

II CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1 Thay đổi? Phân loại.

Thay đổi tổ chức là những cố gắng có kế hoạch hoặc không có kế hoạch, nhằm hoàn thiện, đổi mới tổ chức theo cách thức có thể giúp nó thích nghi được với những thay đổi của môi trường hoặc đạt được những mục đích mới

Thay đổi được chia thành 2 loại:

• Thay đổi từ từ: chủ thể có từng dấu hiệu khác biệt theo thời gian, liên tục và tạo ra

sự khác biệt tổng thể lớn trong một khoảng thời gian dài (Incremental change)

• Thay đổi đột ngột: chủ thể có nhiều dấu hiện khác biệt trong một khoảng thời gian tạo nên sự khác biệt lớn trong một khoảng thời gian ngắn (Fundermental change)

Quản lý thay đổi tổ chức là quá trình thiết kế và thực thi có tính toán sự đổi mới tổ chức theo hướng thích nghi với những thay đổi của môi trường hoặc những mục đích mới

Quá trình thay đổi của tổ chức chịu ảnh hưởng của rất nhiều nhân tố khác nhau:

- Tác nhân bên ngoài tổ chức:

o Sự biến động của môi trường kinh tế- xã hội- khoa học- kỹ thuật buộc tổ chức phải thích nghi với nó để tồn tại, để giữ thế cân bằng cho công ty

o Sư cạnh tranh gay gắt, buộc tổ chức phải làm mới mình

- Tác nhân bên trong:

o Ý tưởng của ban lãnh đạo; thay đổi giá trị hoạt động, thay đổi văn hóa doanh nghiệp

o Sáng kiến đổi mới, cải tiến liên tục

Việc thay đổi diễn ra mọi nơi, mọi cấp trong doanh nghiệp Sự thay đổi chưa từng được thử nghiệm trong những trường hợp cụ thể Không một ai có thể mô tả được việc thay đổi sẽ diễn ra như thế nào Mỗi một thay đổi diễn ra trong một điều kiện cụ thể khác nhau, vì vậy có những thay đổi diễn ra trong những trường hợp tương tự nhau, nhưng kết quả lại khác nhau Sự thay đổi diễn ra rất phức tạp Một khía cạnh của tính phức tạp này là hầu hết các thay đổi đều đều có mặt tốt và mặt xấu Một thay đổi, xét bên ngoài dường như hoàn toàn tốt, nhưng lại có thể chứa nhiều trở ngại và bất lợi về sau Trong khi một sự việc có vẻ chứa nhiều rủi ro, thì lại tạo ra nhiều triển vọng và hiệu quả tốt đến mức không ngờ Vì phức tạp và chưa được thử nghiệm, nên sự thay đổi rất khó quản lý

2 Lực lượng thúc đẩy sự thay đổi

2.1 Các động lực tạo nên sự thay đổi trên toàn cầu:

- Tính chất lực lượng thay đổi, thế giới đang dần chuyển sang xu hướng tìm kiếm sử dụng lao động có tay nghề hơn là lao động rẻ tiền

- Công nghệ phát triển mạnh mẽ, chóng mặt đặc biệt trong những thập niên gần đây

- Các cú sốc kinh tế như: khủng hoảng kinh tế, các cuộc nợ công

- Cạnh tranh sống còn ngày càng khốc liệt

- Nhu cầu, đòi hỏi của xã hội ngày càng thay đổi, chuyển biến

- Tình hình chính trị thế giới nhiều biến động: Chiến tranh, xung đột vũ trang, khủng bố

- Biến đổi khí hậu đang diễn ra nghiêm trọng, cuộc sống của con người ngày càng bị

đe dọa bởi động đất, sóng thần, bão, lũ, lốc xoáy,…

2.2 Động lực tạo nên sự thay đổi trong doanh nghiệp:

- Đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước

Đường lối phát triển nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN có sự điều

tiết của Nhà nước đã được kiểm nghiệm và khẳng định Tuy nhiên hệ thống chính

sách, pháp luật của Nhà nước cũng như cơ cấu tổ chức, cách thức hoạt động của cơ

quan quản lý Nhà nước hiện đang trong quá trình hoàn thiện Qua quá trình hoàn thiện này, thực chất nó cũng là quá trình thay đổi và bất kì sự thay đổi nào ở đây cũng đều có tác động tới phương thức hoạt động của tổ chức doanh nghiệp

- Xu hướng xã hội và nhu cầu của khách hàng

Quá trình quốc tế hoá trên mọi lĩnh vực đã có tác động mạnh mẽ tới các tiêu chuẩn giá trị, phong cách sống của toàn xã hội Trong một xã hội có tốc độ thay đổi

chậm, mức giao lưu với bên ngoài ít hơn thì sự tuân thủ, sự chăm chỉ là những tiêu

chuẩn giả trị hàng đầu Tuy nhiên môi trường xã hội mở ra vời toàn thế giới và thay

đổi với tốc độ lớn thì giá trị hàng đầu đối với mỗi người lại là sự năng động sáng tạo, dám thay đổi Môi trường như vậy tạo điều kiện cho mỗi người chứng tỏ sự năng động của mình và xã hội cũng thừa nhận họ một cách dễ dàng hơn Ngược lại, chính

sự năng động sáng tạo của họ cũng góp phần làm thúc đẩy xã hội phát triển nhanh

hơn Trong điều kiện đó, sự phân hoá về thu nhập diễn ra mạnh mẽ và vai trò của Nhà nước là điều tiết hợp lý sự phân hoá đó chứ không xoá bỏ chúng Thu nhập của toàn xã hội: đó là

+ Tốc độ thay đổi hàng hoá sử dụng ngày càng cao

+ Thời gian đang ngày càng trở nên khan hiếm quý báu

+ Nhu cầu ngày càng đa dạng, sản phẩm đáp ứng cũng đa dạng

- Sự phát triển của công nghệ.

Đây chính là sự thay đổi thường xuyên và rõ nét nhất từ trước đến nay Sự thay đổi của công nghệ tác động tới xí nghiệp theo những khía cạnh khác nhau, đặc biệt nó không tách khỏi yếu tố con người Hơn nữa yếu tố con người còn quyết định sự thành công hay thất bại của những thay đổi lớn trong công nghệ.Chính sách công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước theo hướng mở cửa và hội nhập đã tạo ra môi

trường kinh doanh của các doanh nghiệp ngày càng mang tính toàn cầu hoá Điều

này đòi hỏi các doanh nghiệp phải thường xuyên đổi mới công nghệ để giữ vị trí trên thị trường, đồng thời việc duy trì vị trí độc tôn về công nghệ sẽ trở nên vô cùng khó

khăn tạo ra áp lực thúc đẩy doanh nghiệp phải liên tục đổi mới công nghệ Sự phát triển của công nghệ có xu hướng làm giảm số lượng lao động sử dụng và đòi hỏi về chất lương lao động này ngày càng cao Điều này là yếu tố tất yếu thúc đẩy nhanh

chóng sự thay đổi của bản thân từng doanh nghiệp

- Những thay đổi của đối tác cũng như của đối thủ cạnh tranh.

Những lức lượng này có tác động trực tiếp tới hoạt động của tổ chức sự thay đổi trong hoạt động của đối thủ cạnh tranh như: Cải tiến công nghệ thay đổi chiến lược

Marketing, đầu tư mở rộng hoặc nâng cấp doanh nghiệp của họ Trong yêu cầu của

khách hàng cũng như khả năng của người cung ứng thường đều đòi hỏi tổ chức có sự thích ứng phù hợp hoặc doanh nghiệp sẽ là người khởi xướng, hoặc chỉ là người chạy theo sự thay đổi đó

- Doanh nghiệp có ban quản lý mới.

- Do yêu cầu phát triển.

3 Sự thay đổi đối với từng cá nhân trong sản xuất kinh doanh

3.1.Chu trình thay đổi của từng cá nhân

Quy trình thay đổi này gồm 3 bước: Tình trạng hiện tại – Thời kỳ quá độ -Trạng thái tương lai mong muốn

Trong đó quan trọng nhất là bước quá độ là giai đoạn chuyển từ tình trạng hiện tại tới tình trạng tương lai mong muốn.Trên thực tế, các công ty các tổ chức thương giải

quyết tốt hơn, có hiệu quả hơn trong nhận định tương lai và xây dựng chiến lược so với quản trị nhân viên của mình trong thời kỳ quá độ, và quản trị sự thay đổi thực

chất là quản trị con người trong việc thích ứng với sự thay đổi đó Đối với mỗi người, bất cứ sự thay đổi nào dù là không thể tránh khỏi, đều đe doạ sự cân bằng hiện có trong cuộc sống và đòi hỏi phải có sự điều chỉnh nhất định vể sức lực, về

tâm lý và tình cảm Trước mỗi sự thay đổi, mọi người thường có những phản ứng

sau:

- Sốc

- Ngạc nhiên

- Nuối tiếc

- Lẫn lộn - suy sụp

- Chấp nhận

3.2 Những cản trở lớn nhất khi tổ chức tiến hành thay đổi:

- Sự chống đối của nhân viên

- Văn hóa tổ chức không phù hợp

- Quản lý kém hiệu quả

- Nhân viên thiếu kỹ năng

3.3 Nguyên nhân có sự ngần ngại thay đổi

Chu trình thay đổi ở trên cho phép đi sâu phân tích nguyên nhân có sự ngần ngại trước sự thay đổi là do:

- Cảm giác thiếu tự chủ

- Cảm giác hoang mang

- Sức ì của thói quen

- Sự mất mát

- Sự kiêu ngạo

- Không đủ nội lực

III GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

1 Khả năng hấp thu sự thay đổi của tổ chức

Thế giới ngày nay đang thay đổi một cách chóng mặt như một vận động viên

chạy nước rút Cuộc đời của chúng ta được viết lên bởi cách nghĩ, cách nhìn của chúng ta với thế giới và cách chúng ta phản ứng, thay đổi sao cho theo kịp nhịp

độ cuộc sống và với hoàn cảnh Tuy nhiên không phải lúc nào con người cũng phản ứng nhanh với hoàn cảnh, mọi sự thay đổi không phải lúc nào cũng được chấp nhận Và doanh nghiệp là một trong những ví dụ điển hình cho khả năng

hấp thu sự thay đổi có giới hạn Có ai đó đã nói rất hay rằng: “Thay đổi là điều khó thay đổi nhất”.

Theo nhóm, việc tổ chức có giới hạn về khả năng hấp thu được chia ra làm hai trường hợp:

Giới hạn hấp thu sự thay đổi giới hạn bởi nội lực của tổ chức:

 Nhận thấy sự thay đổi là một yếu tố tất yếu và cần thiết, song dường như tổ chức bế tắc bởi không chấp nhận được bởi sự thay đổi vượt quá nội lực, khả năng chịu đựng của tổ chức Công ty đang phải đối đầu với những khoản nợ đã đến hạn, nguồn vốn đầu tư cho tổ chức thật sự ít ỏi, để thực hiện việc đổi mới tốn quá nhiều thời gian, tiền của, nhân lực không đủ đáp ứng Như vậy việc đổi mới là hoàn toàn nằm ngoài khả năng chịu đựng của tổ chức.

Ví dụ, Công ty A đang rất cần đổi mới, dây chuyền sản xuất dường như đã lạc hậu, sản phẩm làm ra tốn nhiều thời gian, những khách hàng lâu năm của công ty cũng dần tìm kiếm cơ hội làm việc tại các công ty khác Trong ngắn hạn công ty A không thể xoay sở đủ vốn để tiến hành viêc đổi mới dây chuyền sản xuất, bởi một khoản nợ khổng lồ tại các ngân hàng thương mại trong năm của công ty đang đến hạn phải trả, công ty trong vài năm gần đây lao đao để tồn tại Muốn đổi mới dây chuyền sản xuất phải chi một khoản lớn, đồng thời cần phải tuyển dụng thêm lao động có tay nghề hoặc đào tạo thêm cho người lao động để quen với công nghệ mới Trước những thách thức vượt quá tầm với như vậy công ty không thể chấp nhận hay hấp thu sự thay đổi đó, dù rằng hơn ai hết công ty nhận ra rằng thay đổi là yếu tố sống còn và hết sức cần thiết.

 Giải pháp cho vấn đề: Việc sự thay đổi vượt quá khả năng hấp thụ của tổ

chức trong trong tường hợp này là do yếu tố khách quan, nằm ngoài sự kiểm soát của công ty, song không vì như vậy mà công ty cứ chấp nhận đứng yên một chỗ, bởi không thay đổi là đồng nghĩa tự giết chết mình, tổ chức phải có kế hoạch nhằm chuẩn bị tốt nhất cho kế hoạch thay đổi mà hiện tại tổ chức chưa thể thực hiện, và nhằm giảm thiểu những rủi ro cho

tổ chức:

- Phải biết phân tích vấn đề, chọn lọc các phương pháp thay đổi không nằm ngoài khả năng, giới hạn của tổ chức lựa chọ những phương án tối ưu

- Tận dụng triệt để nguồn tài nguyên trong tổ chức: ở đây chúng tôi muốn nhấn mạnh nguồn tài nguyên quan trọng nhất, quý giá và vô tận đó chính là con người - cá nhân trong tổ chức Muốn thay đổi một cái gì đó trước tiên phải thay đổi con người Nhà lãnh đạo phải thay đổi cách thức quản lý nhân sự, để làm sao tạo được hứng thú, trách nhiệm của mỗi cá nhân trong vai trò của

mình, tạo mọi điều kiện, môi trường thoải mái để mỗi cá nhân phát huy tối đa khả năng sáng tạo của mình như vậy tổ chức mới có thể nâng cao được hiệu

suất công việc.

- Nếu chưa thể đáp ứng được việc thay đổi trong ngắn hạn thì hãy lên kế hoạch thật chặt chẽ, để khi bắt tay vào thay đổi có thể hạn chế được những sai

- Thay đổi những chiến lược kinh doanh như thay đổi logo, hình ảnh quảng cáo, marketing sản phẩm tạo sự mới lạ thu hút khách hàng tức là ta phải thay đổi những cái nhỏ để chuẩn bị nội lực cho bước thay đổi tiếp theo.

- Nguồn vốn có lẽ là vấn đề quyết định cho kế hoạch thay đổi, ngoài việc đi vay tại các ngân hàng thương mại theo kiểu truyền thông các tổ chức có thể phát hành trái phiếu, cổ phiếu Huy động thu hút các nhà đâu tư từ bên ngoài.

Chưa lúc nào mà sự cạnh tranh diễn ra mạnh mẽ như thế này Nếu không mạnh dạn thay đổi ta sẽ bị tụt hậu và mắc cạn, nguồn nước đang ở rất gần nhưng nếu không cố gắng bước vài bước thì ta đang tự từ bỏ cuộc đời mình

Không chấp nhận sự thay đổi bởi trở lực từ con người

Muốn tổ chức có thể tiến hành việc thay đổi thì nhà quản trị phải thật sự bản lĩnh Làm sao có thể thực hiện được sự thay đổi khi mà bản thân các nhà quản trị không thấy được sự cần thiết phải thay đổi Bởi nếu việc thay đổi không đem lại hậu quả dù ít hay nhiều thì nhà quản trị phải chịu trách nhiệm Khi một nhà lãnh đạo thiếu sự nhiệt tình và trách nhiệm với vị trí công tác thì với những câu hỏi như thế này được đặt ra đã giết chết mọi ý tưởng thay đổi:

“không có vấn đề gì”, “tại sao phải thay đổi khi mọi việc đang tốt đẹp”, “cái đó không áp dụng được”… Bên cạnh đó nếu ban quản trị chưa thống nhất về chiến lược thì kế hoạch thay đổi cũng chỉ là lý thuyết nó có thể bị “chết”, hoặc

bị lãng quên Nếu việc hoạch định hoặc truyền thông quá yếu kém cũng mang lại cản trở lớn cho sự thay đổi.

Ngại thay đổi dường như là một nét riêng trong văn hóa của người Việt Nhiều người cảm thấy bị mắc cạn trên con đường sự nghiệp của mình Một công việc thật nhàm chán, không có cơ hội phát huy tài năng, một môi trường làm việc ngột ngạt… Thế nhưng họ rất ngại thay công đổi việc Họ ngại rằng biết đâu đấy mình lại “tránh vỏ dưa gặp vỏ dừa”, “liệu công ty mới có tốt hơn

không”, “lương của mình có thay đổi không” và nhiều nỗi sợ khác nữa… thủ

cựu, ù lì, ngờ vực, nhút nhát, dường như những điều ấy đã ăn sâu vào văn hóa, cung cách làm việc của đại đa số người Việt.

Có những văn hóa ăn sâu vào tổ chức, nó như là một truyền thống lâu đời đã có trong tố chức, khiến tổ chức khó chấp nhận tiếp nhận một sự thay đổi nào khác Nó trở thành những nguyên tắc bất biến, chuẩn mực của tổ chức

Soi vào trong các tổ chức doanh nghiệp ta thấy điều đó cực kì nguy hiểm.

Nếu một tổ chức cứ quen với những việc thường ngày đã xảy ra và không hề muốn thay đổi, hay thậm chí sợ sự thay đổi, sợ tiếp nhận cái mới Nhưng thực tế thì cuộc sống của chúng ta thay đổi hàng ngày và nếu chúng ta không chú ý đến thì cũng lại đã quá muộn Tốc độ thay đổi của thế giới nhanh như vũ bão, kiểu thời trang này ngày hôm nay đang là mốt nhưng ngày mai đã lụi tàn vì có kiểu mới thay thế Ngày hôm nay chiếc máy vi tính để bàn đang tung hoành thì ngày ngày mai chiếc máy tính sách tay với ưu thế vượt trội xuất hiện làm cho các tập đoàn sản xuất máy tính để bàn phải lao đao Sự phát triển chóng mặt của xu

hướng toàn cầu vô cùng khắc nghiệt, để tồn tại không còn con đường nào khác là phải thay đổi, thay đổi liên tục… Tư tưởng ù lì, ngại tiếp xúc với cái mới sẽ giết chết

tổ chức

Chúng tôi nhìn nhận rằng nguyên nhân sâu xa cho tư tưởng ù lì, ngại thay đổi đó

là lợi ích cá nhân Xét cho cùng con người nỗ lực trong công việc cũng vì được lợi ích nhất định Việc thay đổi có thể đem lại bất lợi cho cá nhân Không ai dám mạo hiểm đánh đổi lợi ích của mình cho một sự thay đổi mà kết quả còn chưa biết như thế nào, họ đang hài lòng với vị trí hiện có nên không ai mặn mà với việc thay đổi Một sự thay đổi đòi hỏi phải có một thời gian để thích nghi Do đòi hỏi của công việc họ phải tốn thời gian để học việc Sợ bị thay đổi vị trí công tác, họ đang hài lòng

vì uy tín đã được tạo dựng từ vị trí cũ và sợ bị giảm đi khi chuyển qua vị trí khác

Khi lần đầu nghe nói về một ý tưởng mới, mọi người sẽ lo lắng và muốn thực hiện một việc gì quen thuộc hơn Sẽ xuất nhiện những câu bàn lùi, chẳng hạn như “Nếu chúng ta làm điều đó, chúng ta sẽ bị sa thải và mất tiền thưởng.” Những câu nói kiểu

đó sẽ cho bạn thấy tổ chức của bạn sợ việc chấp nhận rủi ro đến nhường nào

 Hướng giải quyết cho vấn đề: Muốn thay đổi, chúng ta phải đối mặt với tương lai, không để quá khứ chi phối; không kêu ca, phàn nàn, đổ lỗi; không tập trung vào các vấn đề mà phải khéo léo biến vấn đề thành thách thức, thành mục tiêu để vượt qua Theo lý thuyết của Kurt Lewin, quá trình thay đổi sẽ diễn

ra khi mối quan hệ cân bằng giữa các yếu tố thúc đẩy sự thay đổi và các yếu tố cản trở sự thay đổi bị phá vỡ nghiêng về các yếu tố thúc đẩy Để thực hiện mục tiêu trên hơn ai hết nhà quản trị là người nhận thức được vai trò trung tâm của mình trong việc chuyển từ: Chủ động chống đối→ Chống đối thụ động→ Dửng dưng thụ động→ tham gia thụ động→ tham gia tích cực, thì nhà quản trị cần phải:

- Điều đầu tiên là muốn thay đổi cách nhìn nhận của những cá nhân trong tổ

chức, bản thân nhà quản trị phải là người thay đổi trước tiên, thay đổi tận gốc

rễ, bản thân nhà quản trị phải đăt lợi ích của tổ chức lên trên lợi ích của bản thân, có trách nhiệm trong công việc Hơn ai hết bản thân nhà quản trị là người phải có là tầm nhìn cao, sự quyết tâm và hành động Đừng để những niềm tin hạn hẹp cản trở tầm nhìn Nhìn thấy cơ hội phải quyết tâm hành động để thay đổi biến cơ hội thành hiện thực Phải tạo tạo dựng cho mình một chỗ đứng vũng chắc, trung tâm trong lòng nhân viên của mình, nhằm tạo được sự ủng hộ nơi các thành viên trong tổ chức

- Phải đánh vào nhu cầu, theo thuyết Maslow thì muốn động viên con người trong công việc trước hết phải biết nắm bắt nhu cầu , tâm lý họ, có rất nhiều nhu cầu như: nhu cầu khẳng định, nhu cầu được tôn trọng, nhu cầu xã hội, nhu cầu an toàn, nhu cầu cơ bản… Muốn cá nhân không e ngại thay đổi thì tổ chức phải có những quyết sách thật là mềm và hết sức khôn khéo làm sao đáp ứng được những nhu cầu của họ, tạo được sự thỏa mãn thì họ sẽ không thể ngần ngại khi thực hiện việc thay đổi Stever Robbins đã nói: “Mọi người làm điều mà

nhờ đó họ được trả tiền, vì thế hãy trả tiền để họ học.” Hãy đưa các kế hoạch thử nghiệm những điều mới mẻ vào các bản tổng kết cuối năm Hãy hỏi nhân viên: “Bạn

đã chấp nhận rủi ro đủ mức chưa? Tôi có thể làm gì để giúp bạn sẵn sàng chấp nhận rủi ro hơn nữa?” Hãy ca ngợi trước chỗ đông người (và cả khi chỉ có hai người) khi

ai đó bị thất bại khi thử làm một việc gì đó thực sự táo bạo Hãy tôn vinh những người nghĩ ra sáng kiến kỳ quặc nhất Trước tiên hãy xem lại các phần thưởng mà bạn trao tặng Hầu hết các tổ chức đều thưởng cho kết quả công việc, chẳng hạn như người bán được nhiều hàng nhất sẽ được thăng chức, giao hàng đúng hẹn sẽ được tiền thưởng, thực hiện được kế hoạch về doanh thu sẽ được công nhận là nhân viên giỏi Các phần thưởng nói trên đều có được từ việc đạt được kết quả cuối cùng dù

- Nhà quản trị phải làm cho mọi người nói về việc suy nghĩ ra bên ngoài chiếc hộp

tiền thưởng Bạn cần phải chống lại nỗi ám ảnh cảu nhân viên của bạn về lợi ích bị ảnh hưởng khi thực hiện việc thay đổi bằng câu hỏi: “Làm thế nào để bạn có thể cảm thấy an toàn và thử nghiệm ý tưởng đó?” hoặc “Nếu biết rằng sự nghiệp của bạn hoàn toàn an toàn, bạn có nghĩ rằng ý tưởng đó đáng được thử nghiệm không?” Hãy

lắng nghe những câu trả lời của nhân viên, bạn sẽ học được nhiều về cách làm thế nào để con người thay đổi quan niệm của mình

- Một khi các cơ cấu của tổ chức hỗ trợ hành vi thử nghiệm và chấp nhận rủi ro thì bạn phải khuyến khích các hành vi đó hàng ngày Khi một ai đó sáng tạo và đào sâu suy nghĩ, bạn hãy tỏ ra phấn khích! Hãy đặt ra những câu hỏi để thúc đẩy họ tiếp tục điều đó Việc động não hàng ngày, nghi ngờ các giả thuyết truyền thống và thử nghiệm phải trở thành “bắt buộc” Khi ai đó nghĩ ra một ý tưởng có thể dẫn đến những bài học lớn, thì hãy làm cho ý tưởng đó có hiệu lực bằng cách cho các nhân viên thời gian và nguồn lực để theo đuổi ý tưởng của mình

- Thiết lập các mục tiêu cụ thể: Quy trình thay đổi nên được bắt đầu với những

tuyên bố rõ ràng và chi tiết về các mục tiêu mà bạn muốn vươn tới Các mục tiêu này nên được trình bày trong bối cảnh tình hình thực tế và liên quan với mục đích chung của công ty Điều này yêu cầu hoạt động thông tin và giao tiếp nội bộ phải được đảm bảo thông suốt để toàn bộ nhân viên đều chắc chắn rằng tập thể của bạn đang đi đúng hướng, đồng thời các mục tiêu lớn của công ty không mâu thuẫn với nhu cầu của nhân viên

- Tổ chức và lên kế hoạch: Để quá trình thay đổi tiến hành thuận lợi, cần có khả

năng và những nguồn lực nhằm phát triển cũng như truyền tải một cách hiệu quả các

kế hoạch thiết kế, tái thiết kế và lịch trình diễn ra trên thực tế, trong khi vẫn duy trì

sự cân bằng giữa một tầm nhìn bao quát và các hoạt động kinh doanh thường nhật Trong trường hợp tái thiết kế, cấu trúc phòng ban hiện tại là yếu tố có ảnh hưởng quyết định đến thành công của kế hoạch thay đổi nói chung, vì nó phản ánh phần lớn năng lực lãnh đạo của bạn, giúp bạn uỷ thác trách nhiệm trong khi vẫn tiếp tục giám sát và kiểm soát các kết quả

- Truyền đạt cho nhân viên: Cần đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên trong công ty đã nắm bắt và hiểu rõ những gì mà bạn muốn truyền tải đến họ,chỉ cho mọi người thấy rằng cái cũ đã lỗi thời và nhất thiết phải thay đổi Bằng các phương tiện giao tiếp rõ ràng, một quy trình hành động trong thời gian diễn ra sự thay đổi sẽ được xác định, những thông tin thích hợp sẽ được cung cấp và các mục tiêu sẽ được đáp ứng

2 Những dấu hiệu nhận biết tổ chức đang vượt quá sự hấp thu.

Mọi sự thay đổi hoặc mọi viễn cảnh thay đổi đều nhận được những phản hồi từ nhiều phía và với nhiều luồng quan điểm khác nhau, có thể là gật đầu đồng ý, cũng

có thể trung lập và tất nhiên không loại trừ quan điểm không chấp nhận hay chống đối Để nhận ra đâu là biểu hiện của từng trường hợp ta phải nhìn vào nhiều khía cạnh từ nội lực của công ty, đến những phản ứng từ các thành viên trong tổ chức Theo chúng tôi nhìn nhận có những dấu hiệu thông thường biểu hiện rõ rệt nhất khi một tổ chức không thể chấp nhận được sự thay đổi:

Xin phân tích một ví dụ: Phòng marketing yêu cầu bộ phận sản xuất phải cải tiến chất lượng sản phẩm, kiểu dáng sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu đang thay đổi của khách hàng Bộ phận sản xuất hiện thời không thể đáp ứng yêu cầu này, vì theo

bộ phận sản xuất việc thay đổi vượt quá khả năng của họ, họ dường như đã mệt mỏi với sự thay đổi Trong khi đó nghiên cứu thị trường, bộ phận marketing cho biết, khách hàng đang có xu hướng sử dụng sản phẩm của công ty khác bởi cả chất lượng

và mẫu mã đều vượt trội hơn hẳn Như vậy mâu thuẫn đã xảy ra Từ ví dụ trên cho ta thấy biểu hiện dễ nhìn thấy đó là mâu thuẫn, xung đột trong tổ chức khi mà cá nhân hay nhóm tổ chức không chấp nhận sự thay đổi

 Thái độ hoài nghi cho tính khả thi của phương án thay đổi, một loạt các câu hỏi như: “liệu có khả thi không”, “ có khả năng thực hiện không”, “ kết quả sẽ tốt chứ”

 Thái độ thụ động không tích cực thực hiện việc đổi mới, hay cố tình tìm cách vắng mặt

 Nhân viên mệt mỏi, bị căng thẳng trong công việc

 Nhân viên chán nản và không hết mình làm việc, đóng góp cho công ty

 Khi tổ chức quyết định thay đổi cơ cấu tổ chức, quyết định cắt bớt nhân viên, giảm bớt các phòng ban, thì việc xung đột có thể đẩy lên cao trào bằng những cuộc đình công, các nhân viên quá bất bình có thể đập phá máy móc, trang thiết

bị của tổ chức

 Tung những tin đồn bằng cách truyền miệng hay trên các phương tiện thông tin đại chúng

3 Ứng dụng vào tổ chức

Làm thế nào cho tổ chức của ta có thể hấp thu được sự thay đổi tốt hơn?

o Khi muốn tiến hành một thay đổi nào đó, để đảm bảo thay đổi mang lại hiệu quả cao, trước tiên nhà quản trị cần lên kế hoạch cho sự thay đổi đó Kế hoạch này cần xác định rõ các nội dung:

- Xác định mục tiêu của sự thay đổi: Những viễn cảnh tổ chức sẽ như thế nào sau những sự thay đổi đó

- Thăm dò thái độ của các thành viên về sự thay đổi: Các thành viên ủng hộ hay phản kháng ở những điểm nào, tổ chức cần phản ứng lại những thái độ của các thành viên như thế nào Lưu ý rằng sự thay đổi chỉ thực hiện tốt nhất khi các thành viên tự nguyện tham gia

- Lựa chọn các thay đổi cần thiết dựa trên mục tiêu và thái độ của các thành viên.

Tổ chức xem sự thay đổi sẽ có ảnh hưởng đến các thành viên và các yếu tố khác của

tổ chức Sự thay đỏi càng liên quan nhiều tviên và nhiều yếu tổ thì sẽ càng phức tạp

Tổ chức cần liệt kê tất cả các công việc cần thực thiện để tiến hành sự thay đổi này

- Lên một kế hoạch chi tiết cho sự thay đổi, đề cập đến các nội dung:

• Thời gian thực hiện hành động thay đổi

• Chủ thể thực hiện hành động thay đổi

• Phạm vi thực hiện thay đổi

• Các công cụ và phương pháp liên quan đến sự thay đổi

• Dự tính ảnh hưởng của sự thay đổi

• Tiến hành thực nghiệm nếu cần thiết và kiểm tra lại kế hoạch đã xây dựng ở trên

o Trong quá trình thực hiện sự thay đổi, người quản trị cần thực hiện những

công việc gì?

Triển khai các kế hoạch:

- Truyền đạt sự thay đổi: cố gắng chủ động phổ biến thông tin đến những người liên quan để tránh tạo ra bầu không khí lo lắng, không tin tưởng

- Chi tiết hóa các kế hoạch hành động: Cụ thể hóa và sắp xếp các hoạt động cụ thể để sự thay đổi được thành công Với mỗi công việc cần chi tiết về mục tiêu, ước tính thời gian hoàn thành và nguồn lực tiêu hao

- Tạo ra cơ cấu quản trị phù hợp

- Phân công trách nhiệm

- Khuyến khích sự thay đổi: Quá trình thay đổi khiến cho mọi người phải từ bỏ các thói quen đã có từ lâu để thực hiện một cái mới hoàn toàn nên mọi người thường nghi ngờ và ngại thay đổi do vậy cần phải có sự khuyến khích, lôi kéo mọi người tham gia vào quá trình thay đổi

- Thay đổi văn hóa

Đối phó với những phản ứng của nhân viên đối với sự thay đổi:

- Nhận biết những chống đối trong nhân viên

- Phân tích nguyên nhân những chống đối của các nhóm nhân viên

- Tiến hành loại bỏ những chống đối: Có thể bằng cách thuyết phục, động viên hoặc bằng cách áp đặt phải thay đổi

Theo dõi tiến độ sự thay đổi thường xuyên:

- Đo lường kết quả sự thay đổi: đánh giá ở phạm vi rộng với đầy đủ các chỉ tiêu

- Duy trì sự cân bằng: Sự thay đổi phải đi cùng với hiệu quả, thực hiện các biện pháp

để sự thay đổi không ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp

Củng cố các điểm tựa cho sự thay đổi

- Cung cấp các nguồn lực cho sự thay đổi

- Tạo lập những khả năng, kỹ xảo mới

- Khuyến khích những hành vi mới phù hợp với quá trình thay đổi

Xem xét lại các giả định:

- Phải liên tục kiểm tra sự phù hợp và liên quan của dự án thay đổi đối với môi trường thay đổi

- Sắp xếp lại thứ tự ưu tiên (nếu cần)

- Xem xét lại thái độ hành vi ứng xử của nhân viên

Động viên khen thưởng, tổng kết đánh giá, rút kinh nghiệm.

tầm quan trọng của việc nhận biết dấu hiệu vượt quá sự hấp thu.

Họ hàng nhà ếch luôn luôn tự hào rằng chúng hơn tất cả các loài khác là cơ thể của chúng có thể tự thích ứng với nhiệt độ môi trường Các loài biết được điểm mạnh này của loài ếch đều trầm trồ thán phục

Thế rồi một ngày kia con ếch được cho vào chiếc nồi Nó sung sướng hưởng thụ làn nước mát tràn ngập khắp làn da Thế rồi cái nồi được đặt lên bếp lửa Nhiệt độ nồi nước tăng dần Lúc đầu ếch thấy nước ấm lên và sung sướng hưởng thụ Thế rồi nước nóng dần lên và chú bắt đầu thấy khó chịu Nhưng chú luôn tự hào là cơ thể chú có sức mạnh phi thường nên chú cứ nằm im trong nồi nước Nồi nước vẫn cứ nóng lên Chú ếch không chịu nhảy ra và cứ ỷ lại vào thế mạnh của mình là biến nhiệt Thế rồi điều gì đến cũng sẽ đến Khi nhiệt độ tăng lên đến 70oC, con ếch chết trong nồi nước