CÁC THUỘC TÍNH cơ bản của cơ cấu tổ CHỨC TRƯỜNG đh KINH tế QUỐC dân

Cácphòngđơnvịtrựcthuộc: VD: Phòng tài chính kế toán: là đơn vị tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện chức năng tổ chức, quản lý trong công tác Tài chính - Kế toán theo chế độ Nhà nướ

NHÓM 1

1 ĐoànTuấnAnh

2 NguyễnQuỳnhAnh

3 NguyễnThịNgọcÁnh

4 MoungmixayAnousith

5 NikoneBouloumixay

6 LòThịChích

7 PhonepaseuthChindamay

8 TrầnVănChính

CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA

CƠ CẤU TỔ CHỨC TRƯỜNG ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN

I Khái niệm về cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng

để đáp ứng mục tiêu của tổ chức Cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên làm việc cùng nhau một cách có hiệu quả bằng cách:

- Phân chia con người và các nguồn lực khác cho các hoạt động

- Làm rõ ràng trách nhiệm của các nhân viên và sự nỗ lực hợp tác của họ bằng cách thông qua các bản mô tả công việc, các sơ đồ tổ chức, và quyền hành trực tuyến

- Cho phép nhân viên biết được những điều gì đang kì vọng ở họ thông qua các quy tắc, các thủ tục hoạt động và tiêu chuẩn công việc

- Thiết kế các tiến trình để thu thập và đánh giá thông tin giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định và giải quyết các vấn đề

II Cơ cấu tổ chức trường ĐH KTQD:

Sơ đồ bộ máy

Hiệutrưởngtrtrư

III Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức

1 Chuyên môn hóa công việc

Thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các công việc mang tính độc lập

tương đối để trao cho các cá nhân

Cơ cấu tổ chức trường ĐH KTQD thể hiện sự chuyên môn hóa trong tất cả các

đơn vị trong trường

Cácphòngđơnvịtrựcthuộc:

VD: Phòng tài chính kế toán: là đơn vị tham mưu, giúp việc Hiệu

trưởng thực hiện chức năng tổ chức, quản lý trong công tác Tài chính - Kế toán theo chế

độ Nhà nước ban hành

1 Trưởng phòng, Kế toán trưởng : Đàm Văn Huệ: Phụ trách chung và chịu trách

nhiệm trước Ban Giám hiệu về các hoạt động của Phòng

- Ký nháy các tài liệu (công văn, hợp đồng, tờ trình, kế hoạch…) trình Ban Giám hiệu, ký

các văn bản thuộc thẩm quyền phê duyệt của phòng;

- Tiếp nhận toàn bộ các thông tin, văn bản liên quan đến hoạt động của phòng và chủ trì

phân công nhiệm vụ cho từng cán bộ, chuyên viên trong phòng theo từng hoạt động

Phó hiệu trưởng

hành chính Phó hiệu trưởngđối ngoại

Phó hiệu trưởng giáo dục đào

Các

Phòng,

đơn vị

trực thuộc

Các Viện, Trung tâm trực thuộc

Các Khoa không đào tạo ngành và chuyên môn trực thuộc

Các Khoa đào tạo chuyên

tâm

- Quản lý các đơn vị có thu trực thuộc trường.

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức lập, trình phê duyệt kế hoạch Công tác kiểm

- Công tác tài chính - Kế toán trong đầu tư mua sắm thiết bị và xây dựng cơ bản, sửa

- Công tác thanh tra, kiểm tra và tổ chức hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ về công tác thanh toán quyết toán các khoản thu chi ở các đơn vị

- Các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công

2 Phó Trưởng phòng, Chủ tịch công đoàn phòng: Bùi Văn Hảo Giúp việc cho Trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Ban giám hiệu về những công việc được Trưởng phòng uỷ quyền và phân công

- Công tác thu học phí các hệ đào tạo và lệ phí của trường;

- Quản lý các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc các phòng, khoa và trung tâm

- Thẩm định giá và dự toán (theo phân công của Trưởng phòng)

- Công tác kiểm tra, thanh tra, quyết toán tài chính (theo phân công của Trưởng phòng)

- Công tác công đoàn và thi đua của phòng;

- Các công việc khác do Trưởng phòng phân công

3 Chuyênviên: NguyễnThịMùi - Kiểm soát các khoản chi (tiền kiểm và hậu kiểm) theo yêu cầu và phân công của Trưởng phòng

- Công tác tài chính - kế toán đối với tài sản và công cụ, dụng cụ của trường

- Thẩm định giá và dự toán (theo phân công của Trưởng phòng)

- Các công việc khác do Trưởng phòng phân công

4

Chuyênviên: NguyễnBáNhẫm - Kế toán xây dựng cơ bản;

- Quản lý máy chủ thu học phí khi được phân công

- Thẩm định giá và dự toán (theo phân công của Trưởng phòng)

- Theo dõi và thanh toán các dự án liên kết đào tạo với nước ngoài

- Các công việc khác do Trưởng phòng phân công

5 Chuyên viên: Dương Quỳnh Mai : - Kế toán giao dịch Ngân hàng, Kho Bạc

- Kế toán thanh toán và theo dõi các nguồn kinh phí:

+ Các nguồn kinh phí khác do ngân sách Nhà nước cấp… + Các giao dịch khác với Ngân hàng và Kho Bạc

- Các công việc khác do Trưởng phòng phân công

6 Chuyên viên: Đỗ Thu Hà : - Kế toán thanh toán các nguồn kinh phí khác

- Kế toán thuế TNCN, thuế cho các đơn vị có thu

- Các công việc khác do Trưởng phòng phân công

7 Chuyên viên: Phạm Thị Xuân Hương : - Kế toán tiền lương

- Các công việc khác do Trưởng phòng phân công

8 Chuyên viên: Phạm Văn Hạp : - Kế toán thu học phí;

- Các công việc khác do Trưởng phòng phân công

- Các công việc khác do Trưởng phòng phân công

- Các công việc khác do Trưởng phòng phân công

- Xây dựng và hoàn thiện quy trình, quy chế thu chi nội bộ của trường và các đơn vị có thu;

- Công tác tổng hợp, hệ thống sổ sách kế toán (theo phân công của Trưởng phòng);

- Các công việc khác do Trưởng phòng phân công

2 Hình thành các bộ phận

Trường ĐH KTQD phân chia tổng thể thành các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định Các bộ phận phát huy lợi thế của chuyên môn hóa do các bộ phận theo chức năng tập trung vào những công việc có tính chất tương đồng

Cụ thể, trường ĐH KTQD phân chia bộ phận theo cách hỗn hợp, trong đó kết hợp hai mô hình tổ chức bộ phận: mô hình tổ chức theo chức năng làm cơ sở, kết hợp với mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược

* Theo chức năng:

Các phòng, đơn vị trực thuộc như Phòng quản lý đào tạo; phòng Tài chính kế toán; phòng quản lý khoa học,….Mỗi phòng thực hiện 1 chức năng riêng

VD:

+ Phòng Quản lý đào tạo có nhiệm vụ tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác quản lý và phát triển đào tạo bậc đại học, sau đại học Tổ chức thực hiện công tác quản lý đào tạo và công tác sinh viên bậc đại học, sau đại học thuộc trách nhiệm và thẩm quyền

+ Phòng Tài chính-kế toán có nhiệm vụ là đơn vị tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện chức năng tổ chức, quản lý trong công tác Tài chính - Kế toán theo chế độ Nhà nước ban hành

+ Các Khoa đào tạo chuyên ngành: mỗi khoa đào tạo những nhóm chuyên ngành đặc thù

* Ngoài ra còn cơ cấu tổ chức theo đơn vị chiến lược, thể hiện ở các Viện, trung tâm thuộc:

Viện Ngân hàng-Tài chính

Viện Công nghệ thông tin kinh tế

Viện Sau Đại học

Viện Quản trị kinh doanh

Viện Đào tạo quốc tế

Viện Dân số và các vấn đề xã hội

Viện Chính sách công và quản lý

Viện Nghiên cứu kinh tế và phát triển

Viện Thương mại và kinh tế quốc tế

Viện Quản lý Châu Á- Thái Bình Dương

Viện Kế toán và Kiểm toán

Các đơn vị chiến lược này mang tính độc lập cao, có mục tiêu chiến lược riêng

VD: ViệnKếtoán-Kiểmtoán: Thực hiện Nghị quyết số 04-NQ/ĐU của Đảng ủy trường ĐH KTQD, Viện Kế toán-Kiểm toán đã ra đời trên cơ sở chuyển đổi mô hình tổ chức của khoa Kế toán Đây là một việc làm thể hiện sự đổi mới trong mô hình tổ chức, sự ra đời của Viện là sự phân cấp mới của nhà trường nhằm nâng cao quyền tự chủ, tinh thần trách nhiệm trong đào tạo, nghiên cứu khoa học, tư vấn dịch vụ của tập thể lãnh đạo, cán bộ, giảng viên của Viện

3 Cấp quản lý và tầm quản lý

- Mối quan hệ giữa cấp quản lý và tầm quản lý: Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản lý hẹp sẽ cần nhiều cấp

Liên hệ: tầm quản lý của trường Đại học kinh tế quốc Dân rộng dẫn đến số cấp quản lý ít Cụ thể tầm quản lý của Hiệu Trưởng là 3 Hiệu phó…Số cấp quản lý là 4 : Hiệu trưởng-> Hiệu phó ->phòng ban, viện, các khoa, Trung tâm ->bộ môn(dưới

Khoa)->sinh viên

- Mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp quản lí:Trường KTQD theo mô hình cơ cấu hình ngang có tầm quản lý rộng và số cấp quản lý ít Sự phát triển có sự đòi hởi mở rộng

cơ cấu theo chiều ngang, trong đó ở mối cấp quản lý phải thứ hiện chức năng của một khấu quản lý với nhiều việc phức tạp đòi hỏi kiến thức chuyên sâu mà người quản lý phải dựa vào đó mới năm được tình hình và quyết đinh được đúng đắn đó là cơ cấu các phòng

ban chức năng, các viện trung tâm, các khoa…Các cơ quan chức năng chỉ là công cụ quản lý của người đứng đầu mỗi cấp, làm nhiệm vụ chuẩn bị các quyết định và theo dõi tình hình về từng lĩnh vực (kế toán, tài chính, đào tạo…) không có quyền chỉ đạo cấp dưới mà chỉ hướng dẫn, do đó không mẫu thuẫn với chế độ thủ trưởng

4 Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức quản lý:

Quyền hạn là chất kết dính trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau, là phương tiện mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhà quản lí và sự phối hợp giữa các đơn vị có thể nâng cấp dần Nó chính là công cụ

để nhà quản lí có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra môi trường thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của từng người

Khi nhà quản lý được trao quyền, họ sẽ phải chịu trách nhiệm đó là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công và đạt được mục tiêu xác định

Theo cơ cấu có thể thấy: chúng ta có sử dụng cả 3 loại quyền hạn là quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng

Quyền hạn trực tuyến: quyền hạn cho phép ra quyết định, giám sát trực tiếp đối với cấp dưới Đó là mối quan hệ quyềnhạngiữagiữacấptrênvà cấp dưới trực tiếp trải dài từ cấp cao nhất làHiệuTrưởng->P.Hiệutrưởng-> …->sinh viên

Quyền hạn tham mưu ( hay cố vấn ): + tham mưu cùng cấp: các hội đồng trường, hội đồng khoa học, Đảng Ủy…tham gia cố vấn, tham mưu cho các vấn đề mà Hiệu Trưởng phải giải quyết như nguồn lực tài chính, tài chính, quan hệ đối ngoại, chương trình đào tạo…

+ tham mưu từ trên xuống: phòng tổ chức cán bộ sẽ tư vấn giúp đỡ các Khoa trong việc tuyển thêm giáo viên giảng dạy

+ tham mưu từ dưới lên: sinh viên giúp đỡ phòng tổ chức cán bộ trong việc phán ảnh về chất lượng giảng viên giảng dạy thông qua các phiếu điều tra

Quyền hạn chức năng: Hiệu trưởng có toàn quyền điều hành nhà trường chỉ phụ thuộc vào quy định của Nhà nước Khi cần tuyển cán bộ giảng viên Hiệu trưởng trao quyền đưa ra chỉ thị cho Phòng tổ chức cán bộ, hay quyết định về chương trình đào tạo có thể giao cho phòng quản lý đào tạo để tiến hành ra các quyết định với các Khoa

5 Tập trung và phi tập trung trong quản lý

Trường ĐH KTQD sử dụng phương thức tổ chức phi tập trung, Hiệu trưởng trao cho cấp dưới quyền ra quyết định, hành động và tự chịu trách nhiệm trong những phạm vi nhất định

Cụ thể, theo Quyết định số 284 QĐ-ĐHKTQD-TCCB về việc điều chỉnh phân công công tác của các thành viên BGH, Hiệu trưởng phân công cho các Phó HT giúp HT chỉ đạo, xử lý thường xuyên các công việc trong lĩnh vực công tác và đơn vị phụ trách theo quyết định này

Các phó HT: được thay mặt HT giải quyết và chịu trách nhiệm trước HT, trước

PL về các quyết định của mình thuộc lĩnh vực công tác và đơn vị được HT phân công phụ trách, thực hiện chế độ báo cáo và chịu trách nhiệm trước HT về lĩnh vực đó

Đối với những vấn đề đặc biệt quan trọng, vượt quá thẩm quyền hoặc các vấn đề phức tạp nhạy cảm, cần có chỉ đạo của HT, các Phó HT phải xin ý kiến của HT trước khi quyết định Theo quy định của PL, các hợp đồng ký với danh nghĩa của trường ĐH KTQD, các phó HT chỉ được khí khi có sự ủy quyền của HT

Các phó HT có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn và đôn đốc các đơn vị được phân công phụ trách hoàn thành nhiệm vụ được giao

6 Phối hợp các bộ phận của tổ chức

Mục tiêu phối hợp là đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong

và cả bên ngoài nhà trường Khi các nhiệm vụ đòi hỏi sự tương tác giữa các bộ phận sẽ

là tốt nếu đạt được mức độ phối hợp cao

Để đạt được sự phối hợp giữa các bộ phận nhàtrươngđãthưchiện 1 số công việc như sau:

+Nhà trường đã xây dựng các kênh thông tin ngangdọc,lên xuống thông suốt giữa các bộ phận và các cấp lãnh đạo của nhà trường.ví dụ như website cuản hà trường,website cua các khoa,viện,của phong quản lý đào tạo…

+các bộ phận trong trường như: phòngqlđt,viện tài chính ngân hàng,

Phòng ctct và qlsv…luôn duy trì các mối liên hệ công việc với nhau

+trường cũng luôn duy trì được các mối liên hệ giữa nhà trường với môi trường trực tiếp

và gián tiếp.ví dụ nhưng mối liên hệ giữa trường với một số các trường cao đẳng, đại hoc trong và ngoài nước về các vấn đề đào tạo

Trường KTQD cũng sử dụng một số các cộng cụ phối hợp như:

+Các kế hoạch: Với các kế hoạch như chiến lược,quy trình thủ tục…

Hoạt động của các cá nhân và bộ phận trong trường sẽ ăn khớp với nhau nhờ tính thống nhất nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và phương thức hành động

+Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế kĩ thuật: sẽ đươc đảm bảo nhờ chuẩn hóa các kết quả,các quy trình,các kĩ năng

+Giám sát trực tiếp: phối hợp được thực hiện bởi các cấp quản lý của trường thông qua việc trực tiếp giám sát công việc của cấp dưới và đưa ra mệnh lệnh buộc cấp dưới phải thực hiện trong khuôn khổ

+các công cụ của hệ thống thông tin,truyền thông và tham gia quản lý: thông qua các phương diện kỹ thuật,,phương diện chức năng ngôn ngữ,phương diện hành vi….sẽ giúp tạo ra các mối quan hệ cá nhân bên trong với bên ngoài nhà trường

+văn hóa tổ chức: nhà trương đã tao lên những giá trị,những chuẩn mực nhưng lễ nghi hàng ngày, những điều cấm kị…đã góp phần gắn kết các bộ phận và con người của tổ chức thành 1 khối thống nhất,làm tăng cương khả năng phối hợp để đạt mục đích chung

VD về sự phối hợp của kế hoach nhập học của nhà trương cho k55:

Phối hợp giữa cấp trên - cấp dưới

 ViệnCôngnghệthông tin kinh tế:

- Triển khai hệ thống tài khoản e-mail; kết hợp với đơn vị liên quan, hướng dẫn sinh viên

sử dụng email củatrường

- Bảođảmhệ thống mạng Quản lý đào tạo trực tuyến hoạt động ổn định

Phối hợp giữa cấp dưới – cấp trên

Là đơn vị thường trực trong quá trình tổ chức đón tiếp, xếp ngành K55, chịu trách nhiệm về chuyên môn và phối hợp các đơn vị chức năng, điều hành toàn bộ quá trình

Phối hợp với bộ phận máy tính tuyển sinh chuẩn bị phần mềm nhận hồ sơ trúng tuyển, đăng ký phân loại trình độ tiếng Anh

- Xây dựng, trình Hiệu trưởng duyệt và tổ chức thực hiện phương án xếp ngành,

- Xây dựng và trình Hiệu trưởng duyệt phương án quản lý lớp sinh viên từ đầu khoá học

- Đưa dữ liệu sinh viên Khóa 55 vào hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến; Cung cấp dữ liệu về khoá 55 cho các đơn vị có liên quan;

- Phối hợp chặt chẽ với Phòng CTTT&CLC xây dựng kế hoạch tuyển sinh, đón tiếp sinh viên CTTT&CLC, POHE mới nhập học, xếp ngành;

- Chuẩn bị các thông báo về các lớp CTTT, CLC và POHE; tổ chức tư vấn cho sinh viên theo lịch đã thông báo trên, tại Hội trường A;

- Báo cáo Ban Giám hiệu phương thức và tổ chức thu, chi các khoản: Học phí, các loại lệ phí xếp ngành, lệ phí khác;

Phối hợp giữa các bộ phận:

 Phòng Công tác chính trị và QLSV

- Chuẩn bị địa điểm phục vụ đón tiếp, xếp ngành tại Hội trường A theo yêu cầu củaPhòng

- Phụcvụ giới thiệu thông tin về CTTT, CLC và các ngành khác theo lịch đăng kí

- Phối hợp với phòng Bảo vệ tổ chức trông coi cơ sở vật chất các buổi tối;

- Phối hợp phòng QLĐT tổ chức thanh toán cho các đơn vị, cá nhân tham gia đón tiếpvàphụcvụ

 Phòng quản trị thiết bị

- Bảo đảm đủ giảng đường và trang bị cần thiết để phục vụ giảng dạy học tập K55

- Phối hợp với phòng Công tác chính trị và QLSV, chuẩn bị sơ đồ chỉ dẫn địa điểm học ở từng nơi;

- Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ đón tiếp, xếp ngành: Bố trí đủ địa điểm, máy tính, máy

in, mực in, máy photo, bàn ghế cho 10 người nhận hồ sơ và bàn ghế cho các bộ phận: Y

tế, Ngân hàng, Khoa Ngoại ngữ, CTTT&CLC, 20 bàn ghế cho sinh viên kê khai giấy tờ,

bộ phận đăng ký bảo hiểm…; Ban giao cơ sở vật chất cho Ban đón tiếp vào 9 giờ ngày 26/08/2013, tại Hội trường A

- Phối hợp với Công an Quận Hai Bà Trưng xây dựng và thực hiện phương án tổ chức đăng ký tạm trú cho sinh viên đảm bảo nhanh chóng, an toàn, thuận lợi cho sinh viên;