Anh chị đang lãnh đạo một số nhân viên trong bộ phận mình làm thế nào để nhân viên thực hiện tốt hoạt động và đóng góp vào mục tiêu của bộ phận

Lãnh đạo nhóm làm việc Lãnh đạo theo nhóm là việc ủy quyền của người lãnh đạo tổ chức cho những người trưởng nhóm với sự phân công rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích mà trưởng

Bài tập nhóm Môn Quản lý tổ chức II Giáo viên: Th.S Nguyễn Thị Hồng Minh

Đề bài: Anh chị đang lãnh đạo một số nhân viên trong bộ phận mình Làm thế nào để

nhân viên thực hiện tốt hoạt động và đóng góp vào mục tiêu của bộ phận?

-Nhóm 7 – Lớp Quản lý Kinh tế 52A

 Phạm Đức Quân (NT)

 Lưu Đình Quang

 Phonethip Sayta

 Dương Đình Viết

 Triệu Thị Tâm

 Soudala Sisouvong

 Thepmoukda Sitthideth

I.1 Lãnh đạo nhóm làm việc

Lãnh đạo theo nhóm là việc ủy quyền của người lãnh đạo tổ chức cho những người trưởng nhóm với sự phân công rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích mà trưởng nhóm và nhóm được phân công

Vai trò của trưởng nhóm làm việc

 Trưởng nhóm là người khởi xướng Trưởng nhóm là người khởi xướng hành

động và thúc đẩy hoạt động và quá trình nhằm giúp cho nhóm thực thi và hoàn thành công việc và phát triển

 Trưởng nhóm là người huấn luyện Trưởng nhóm là người đào tạo, hướng dẫn

và kèm cặp để giúp từng thành viên trong nhóm cải thiện hiệu quả hoạt động của họ

 Trưởng nhóm là một hình mẫu Trưởng nhóm hình thành lối cư xử và hành động

mà họ muốn các thành viên trong nhóm thể hiện

Trưởng nhóm là người đàm phán Các thành viên trong nhóm có cách suy nghĩ,

hành động khác nhau Họ cũng có những sự liên tưởng và diễn đạt ý kiến không giống nhau Bởi vậy, trưởng nhóm cần phải cởi mở với những khác biệt trong tính cách Đàm phán về những điểm khác biệt này và đưa ra hướng giải quyết cho chúng là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của trưởng nhóm

I.2 Đặc trưng của nhóm làm việc hiệu quả

Trưởng nhóm là người chịu trách nhiệm xây dựng các đặc tính cho nhóm làm việc của mình Trong một nhóm làm việc hiệu quả, các thành viên:

 Đều đồng tình về mục tiêu và cam kết thực hiện chúng Nếu có thể, tất cả các thành viên cùng tham gia vào việc đặt ra những mục tiêu cụ thể và thực tế

 Đều phải nhận thức rằng mục tiêu chung của cả nhóm quan trọng hơn mục tiêu của mỗi cá nhân

 Hiểu rõ vai trò của họ và chuyển đổi trách nhiệm nếu cần thiết

 Đóng góp kỹ năng và kinh nghiệm đa dạng nhưng phù hợp của cá nhân mình

 Có thái độ rộng lượng với những sai lầm của chính họ và của người khác

 Có thái độ cởi mở đối với những ý tưởng mới mẻ, những triển vọng và sẵn sàng chấp nhận rủi ro

 Xác định rằng quyết định cuối cùng đưa ra phải dựa trên cốt lõi của vấn đề chứ không phải do phong cách hay vị trí của cá nhân đề xuất ý tưởng

Để có thể phát triển một nhóm làm việc hiệu quả, trưởng nhóm cần nhiều kỹ năng như: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng con người, kỹ năng đàm phán …

Người trưởng nhóm phải quan tâm đến kết quả công việc của nhóm chứ không phải

là tính cách của từng thành viên Một người trưởng nhóm giỏi phải là người đặt ra những mục tiêu rõ ràng và trách nhiệm của từng thành viên Trưởng nhóm vẫn phải thực hiện một số công việc mà họ không thể ủy thác cho người khác Tuy nhiên trong phần này chúng ta xem xét công việc của trưởng nhóm đối với nhóm và các thành viên trong nhóm trong việc lãnh đạo nhóm làm việc

I.3 Để lãnh đạo nhóm hiệu quả

Để lãnh đạo nhóm làm việc hiệu quả, trưởng nhóm phải làm việc tốt các công việc sau:

a Nhận biết vai trò của nhóm làm việc

Mặc dù mỗi nhóm cần những yêu cầu về kỹ năng riêng khác nhau, nhưng hầu hết các nhóm đều có một số vai trò dễ nhận thấy để cùng thực hiện và chia sẻ Khi xây dựng một nhóm, cần chú trọng những vai trò của nhóm Một số có thể chồng chéo nhau và đôi khi quay vòng để các thành viên trong nhóm có cơ hội đảm nhiệm những vai trò khác nhau nhằm cùng rút kinh nghiệm và chia sẻ công việc Một vài kiểu nhóm có thể luân phiên cả vai trò trưởng nhóm, đặc biệt là đối với những nhóm tự quản

b Xây dựng các chuẩn mực của nhóm làm việc

Trưởng nhóm xem xét một số nguyên tắc và chuẩn mực giúp nhóm làm việc trôi chảy trong quá trình giải quyết công việc Ví dụ một nhóm có thể bàn bạc và đi đến thống nhất một số nguyên tắc và chuẩn mực làm việc trong nhóm:

 Tất cả các cuộc họp sẽ bắt đầu và kết thúc đúng giờ

 Mỗi cuộc họp phải có chương trình cụ thể

 Tất cả các thành viên phải có mặt và tham gia vào những buổi họp nhóm

 Những ý kiến phê bình phải mang tính xây dựng

 Các ý kiến và quan điểm khác nhau sẽ được nhìn nhận và xem xét

Bằng cách đặt ra những nguyên tắc và chuẩn mực như vậy, có thể tránh được những rắc rối trong quá trình lãnh đạo nhóm

c Tuyển chọn thành viên của nhóm làm việc

Các thành viên tự nguyện gia nhập vào một nhóm có xu hướng tận tụy với công việc của nhóm hơn là các thành viên được chỉ định Sự tận tâm còn mạnh mẽ hơn khi các thành viên nhận thấy mục đích quan trọng phía sau những nỗ lực của nhóm Bằng việc tập trung vào một chiến lược rõ ràng, trưởng nhóm sẽ dễ dàng tìm thấy những thành viên mong muốn cho nhóm của mình

 Tuyển dụng những cá nhân có thể đóng góp kỹ năng bù trừ cho các thành viên khác trong nhóm (Ví dụ như kỹ năng tài chính, kỹ năng quản lý dự án )

 Lựa chọn những cá nhân có năng lực giải quyết vấn đề cụ thể và ra quyết định

 Lưu ý thông tin tiến cử từ cấp trên và các đồng nghiệp

 Tìm kiếm các cá nhân có kinh nghiệm làm việc theo nhóm

 Tìm kiếm những người coi đây là cơ hội để kết hợp kỹ năng và trí tuệ của mình với những người khác

Lựa chọn thành viên vì thái độ, còn kỹ năng có thể được đào tạo Tất nhiên, các

thành viên trong một nhóm cần được trang bị những kỹ năng nhất định, nhưng một số nhà quản lý lại quá chú trọng đến kỹ năng phù hợp, kinh nghiệm và kiến thức Tuy nhiên, những người trưởng nhóm thành công cho rằng thái độ của nhân viên cũng quan trọng

không kém kỹ năng và kinh nghiệm, nhất là đối với những công việc đòi hỏi kỹ năng và kiến thức cao

d Xác định quy mô nhóm làm việc và vai trò của các thành viên

Một lý do khiến cho nhóm có quá nhiều thành viên là người trưởng nhóm luôn muốn những cá nhân có ảnh hưởng đến kết quả công việc sẽ phải tham gia vào tiến trình của dự án Tuy nhiên, nếu một nhóm có quá nhiều thành viên, năng suất và hiệu quả công việc có thể sẽ bị ảnh hưởng và giảm sút

 Sử dụng nhóm nhỏ (5 đến 9 thành viên) nếu nhiệm vụ phức tạp và đòi hỏi những

kỹ năng cụ thể

 Sử dụng nhóm lớn (có thể lên đến 25 thành viên) nếu nhiệm vụ khá đơn giản và công việc dễ thực hiện

 Chia nhóm lớn thành những nhóm nhỏ nếu thành viên đồng ý ủy nhiệm công việc khi cần thiết

 Nhóm nên có số thành viên lẻ để thuận tiện việc ra quyết định vì việc biểu quyết lấy đa phiếu sẽ không bao giờ đi vào ngõ cụt

e Phối hợp giữa các thành viên của nhóm làm việc

Để xây dựng được một nhóm làm việc hiệu quả trưởng nhóm sẽ phải tốn nhiều công sức và nỗ lực để phối hợp một cách hiệu quả giữa các thành viên của nhóm

Đặt ra mục tiêu thành công cho nhóm Là trưởng nhóm đồng nghĩa với việc là nhân

vật trung gian giữa các thành viên của nhóm với cấp trên hoặc với khách hàng Trước khi bắt đầu, trưởng nhóm cần đặt ra mục tiêu thành công cho nhóm Trưởng nhóm cần phải kiểm tra:

 Mục đích của nhóm có rõ ràng không?

 Ngân sách và thời hạn có thực tế không?

 Các nguồn lực có phù hợp với yêu cầu để hoàn thành công việc hay không?

 Nhóm có quyền hạn và những sự hỗ trợ cần thiết để hoàn thành công việc hay không?

Nếu trong các câu hỏi trên, có bất cứ câu trả lời “Không” nào thì trưởng nhóm cần phải đưa ra lý lẽ để bảo vệ nhóm và giải trình tính khả thi mục tiêu đề ra

Chủ động trong công việc Phải biết sáng tạo trong công việc Việc trưởng nhóm

đưa ra lý lẽ hay tranh luận không có nghĩa là than vãn, phàn nàn hay từ chối tham gia vào công việc cho đến khi tất cả đều hoàn hảo Một phần của công việc lãnh đạo nhóm là phải tạo thế chủ động Trưởng nhóm không thể ngồi một chỗ để chờ đợi những thứ mình cần

tự động xuất hiện trước mặt ngay từ đầu, nhất là khi trưởng nhóm là người chưa có kinh nghiệm hoặc chưa có nhiều thành tích với những vị trí tương tự

Trong trường hợp thiếu nguồn lực:

 Trưởng nhóm phải tận dụng mạng lưới của mình Thu thập ý tưởng và sự trợ giúp

từ bất cứ đối tượng phù hợp nào

 Kêu gọi sự giúp đỡ của những nhân viên và bộ phận khác

 Có những sáng kiến riêng để tuyển dụng nhân viên, thiết bị hay công nghệ cần thiết để thực hiện công việc

Trong trường hợp thời gian và ngân sách không thực tế:

 Đề xuất những sự lựa chọn khác khả thi hơn

 Đưa ra ví dụ điển hình về những nguồn lực cần thiết và lý do cần đến các nguồn lực này

 Chứng minh rằng nhóm cần nhiều nguồn lực hơn nguồn lực hiện có

 Dự đoán khối lượng công việc có thể hoàn thành trong khoảng thời gian và ngân sách đã giao

Việc đưa ra những lý lẽ xác đáng để đấu tranh cho nhóm đòi hỏi trưởng nhóm phải

có những hiểu biết về chính sách và hết sức cẩn thận trong việc sử dụng uy thế của mình Tuy nhiên, sau mỗi lần dẫn dắt nhóm thành công, trưởng nhóm sẽ có thêm thành tích, kinh nghiệm và nhất là tăng thêm danh tiếng cho mình Có thể trưởng nhóm cũng sẽ có ảnh hưởng lớn hơn khi cần thuyết phục những cá nhân tham gia vào nhóm của mình Và tất nhiên, trưởng nhóm cũng có thể theo đuổi được những dự án mà họ muốn tham gia

Đảm bảo tính thực tế Nếu thời gian được giao để có thể hoàn thành công việc là

thiếu thực tế và nguồn lực quá nghèo nàn, nhưng trưởng nhóm lại cho rằng có thể làm được và hy vọng vào một kết quả tốt đẹp nhất Suy nghĩ thiếu thực tế như vậy có thể dẫn đến sự thất vọng hoặc mất lòng tin từ phía các thành viên Họ sẽ đánh mất sự tín nhiệm không chỉ đối với trưởng nhóm mà còn với đồng nghiệp và tất cả các thành viên khác trong nhóm vì đã làm cho cả nhóm thất bại trong dự án Vì vậy trưởng nhóm phải đảm bảo tính thực tế nếu muốn mục tiêu của dự án được hoàn thành, hoặc không thực hiện dự

án đó

Theo dõi những dấu hiệu của sự thất bại Mỗi nhóm có thể thất bại theo nhiều cách.

Nhận biết nguy cơ tiềm ẩn của thất bại có thể giúp cho nhóm hạn chế những thất bại Những lý do cơ bản có thể dẫn tới sự thất bại trong hoạt động của một nhóm:

 Thiếu sự hỗ trợ quản trị

 Nguồn lực không hợp lý

 Khả năng lãnh đạo kém (Yếu tố này chính là vai trò của trưởng nhóm)

 Hiểu nhầm hay xung đột về mục tiêu trong nhóm

 Hạn chế nhóm tập trung vào mục tiêu, bỏ qua mối quan hệ giữa các cá nhân trong nhóm

 Thành viên của nhóm không thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình

 Nhóm có quá ít hay quá nhiều thành viên

 Thiếu tinh thần làm việc độc lập và tầm nhìn chung

 Quy chế khen thưởng không hợp lý

Việc lập kế hoạch cẩn thận sẽ giúp trưởng nhóm sẵn sàng cho thành công về mọi mặt cho hoạt động của nhóm

g Tạo động lực làm việc của từng thành viên

Mỗi cá nhân khi tham gia vào nhóm đều mang theo trí tuệ, mối quan tâm và động lực của riêng họ Nghệ thuật tuyển dụng nhân viên liên quan đến việc thấu hiểu nhu cầu

và mong muốn của con người cũng như làm sao để đáp ứng được những điều đó Vậy thì động lực cơ bản đối với các thành viên nhóm là gì? Ngoài vấn đề kinh tế, các thành viên nhóm còn quan tâm:

 Có cơ hội để học hỏi và trưởng thành trong một môi trường chuyên nghiệp

 Được công nhận là đã hoàn thành công việc một cách sáng tạo

 Được đáp ứng sở thích của việc tham gia làm việc nhóm và được hợp tác với người khác

Trưởng nhóm phải đảm bảo được là các thành viên trong nhóm đều biết rõ đóng góp của họ sẽ mang lại phần thưởng xứng đáng Nếu làm được điều này, trưởng nhóm có thể biến một thành viên kém nhiệt tình trở lên hoạt động hiệu quả hơn bằng cách đền đáp cho tiềm năng cá nhân hoặc đáp ứng những mong muốn trong nghề nghiệp của họ

II THỰC TẾ ÁP DỤNG

II.1 Xác định nhóm

Nhóm kinh doanh thú nhồi bông Good9 dịp 8/3

Mục đích: Là trải nghiệm thực tế, quý giá và thú vị cho các thành 2.1 Xác định nhóm

viên tham gia nhóm kinh doanh Tạo thu nhập với các thành viên đang là sinh viên ĐH

Mục tiêu - Chỉ tiêu:

_ Các thành viên đều thu nhặt được những kinh nghiệm kinh doanh thực tế

_ Đạt mức lợi nhuận kỳ vọng là 10 triệu trong vòng 20 ngày kinh doanh

Mặt hàng kinh doanh:

Sản

phẩm

Thú nhồi bông cỡ

nhỏ, móc khóa

Thú nhồi bông cỡ trung

Thú nhồi bông cỡ lớn

Đối

tượng

khách

hàng

Mua tập thể lớp Mua cá nhân, quà tặng

kèm hoa

Mua cá nhân, quà tặng kèm hoa

Giá nhập 5000-7000đ 20.000-60.000đ 80.000-150.000đ

Giá bán 10.000-25.000đ 59.000-199.000đ >199.000đ

Lợi

nhuận/SP

Số lượng

SP

20 – 30 lớp ; số lượng

mỗi lớp

30 – 40 mẫu; 900 sản

phẩm (91,83% số

lượng)

30 – 40 đơn đặt hàng;

50 sản phẩm (5,1% số lượng)

20 – 30 đơn đặt hàng; 30 sản phẩm (3,06% số lượng)

Phương thức quảng bá:

+ Internet: Lập page facebook Good9, Video đăng tải trên Youtube Gioi thieu ve Good9 –Chung toi la ai, Cac san pham chung toi co, Good9 – I’m the best

Forum các trường ĐH: KTQD, BK, XD, NHàng, NThương, Y, Dược

+ Trực tiếp: cataloge, tờ rơi, sản phẩm mẫu

+ Dán poster: phòng học KTX, trước cửa quán ăn, …

Địa điểm, phương thức bán hàng: Online và qua kênh bán hàng trực tiếp

Các thức hoạt động:

2.2 Chuẩn mực nhóm

_ Hiểu nhau, cùng nhau chia sẻ suy nghĩ, quan điểm

_ Tự do, dân chủ nhưng có kỷ luật

_ Phát huy tính năng động, sáng tạo trong quá trình triển khai

_ Hành động thống nhất trên tinh thần trách nhiệm cao với nhiệm vụ được giao

_ Cống hiến hết mình cho mục tiêu chung của cả nhóm

_ Góp vốn đồng đều nhưng phân chia lợi nhuận theo hệ thống đánh giá khách quan

2.3 Tuyển chọn thành viên

Yêu cầu của quá trình tuyển chọn:

_ Những người được tuyển chọn vào nhóm có tinh thần trách nhiệm, năng động, sáng tạo với công việc kinh doanh

_ Thấu đạt mục đích, mục tiêu và hoạt động của nhóm

_ Đồng ý gia nhập nhóm với những nguyên tắc mà nhóm đã đề ra

_ Có những kỹ năng làm việc nhất định: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng sử dụng Internet, kỹ năng bán hàng, kỹ năng làm việc nhóm…

_ Đảm bảo đủ số lượng và chất lượng nguồn nhân lực cho quá trình triển khai

2.4 Quy mô nhóm và vai trò thành viên

10 người, với những yêu cầu và phân công nhiệm vụ cụ thể:

_ Chịu trách nhiệm Chung: Đ.Quân

_ Chịu trách nhiệm Tài chính: K.Huyền

_ Chịu trách nhiệm Tiếp nhận đơn hàng: T.Huy, B.Ngọc

_ Chịu trách nhiệm Tổng hợp đơn hàng: Đ.Quân

_ Chịu trách nhiệm Quảng cáo: T.Huy(fb), S.Tùng(youtube), S.Tùng, T.Kiên,

Đ.Dương(forum)

_ Chịu trách nhiệm Liên lạc cán bộ lớp: H.Hạnh, Đ.Dương

_ Chịu trách nhiệm Truyền thông: (Đ.Quân + K.Huyền), (Đ.Dương + H.Hạnh),

(T.Huy + Q.Hoa), (T.Kiên + B.Ngọc+S.Tùng)

_ Chịu trách nhiệm Vận chuyển: S.Tùng, T.Kiên, Đ.Dương

2.5 Phối hợp thành viên

_ Nhóm nhỏ: Nhóm Đơn hàng; Nhóm Quảng cáo; Nhóm Liên lạc cán bộ lớp; Nhóm Truyền thông; Nhóm Vận chuyển

_ Cả nhóm

Yêu cầu về phối hợp giữa các thành viên:

_ Hiểu rõ mục đích, mục tiêu và phương thức hoạt động của các nhóm nhỏ bộ phận và của toàn nhóm

_ Chia sẻ suy nghĩ, quan điểm, ý kiến để cả nhóm cùng bàn bạc, thống nhất đi tới triển khai

_ Trong quá trình triển khai, các thành viên đảm bảo tôn trọng lẫn nhau, đưa ra ý kiến và cùng nhau thực hiện tránh mâu thuẫn, thiếu hiệu quả

3.6 Tạo động lực

_ Tinh thần: Động viên, khen ngợi khi đạt thành tích, Nhắc nhở, góp ý khi mắc lỗi

_ Vật chất: phân chia lợi nhuận sau khi dự án hoàn thành hợp lý, minh bạch và rõ ràng

K.Huyền Fụ trách tchính, 4/5 buổi truyền thông, 2/3 buổi lấy hàng ĐX,

gọi điện lien lạc, tgia sales+giao hàng

4 Sao

T.Huy Fụ trách trực điện thoại và fb, 4/5 buổi truyền thông, 2/3 buổi

lấy hàng PT, chụp ảnh Sp, thiết kế poster, page fb, tgia sales+giao hàng, lkết 1 nhánh phân phối bên BK

4 Sao +

B.Ngọc Fụ trách trực điên thoại, 3/5 buổi truyền thông, 2/3 buổi lấy

hàng PT, tgia sales+giao hàng, gọi điện llạc

4 Sao

Đ Dương Fụ trách gọi điện liên lạc, 4/5 buổi truyền thông, 1/3 buổi lấy

hàng PT, tgia sales+giao hàng, lkết 1 nhánh pp bên Cđoàn

3 Sao +

H.Hạnh Fụ trách gọi điện, 4/5 buổi truyền thông, 2/3 buổi lấy hàng

ĐX(1 buổi đi 1 mình), tgia sales+giao hàng

4 Sao

Q.Hoa Fụ trách 0, 2/5 buổi truyền thông, 0 đi lấy hàng, tgia sales 2 Sao + S.Tùng Post QC trên forum(KTQD và BK), 2/3 buổi lấy hàng PT,

2/5 buổi truyền thông, tgia sales+giao hàng

3 Sao +

T.Kiên Post QC trên forum(chưa hthanh), 3/5 buổi truyền thông, 1/3

buổi lấy hàng PT, tgia sales+giao hàng

3 Sao

Đ.Quân Fụ trách chung, khởi tạo ý tưởng kinh doanh, ý tưởng QC,

thương hiệu Good9, chuẩn bị giấy tờ, bảng biểu, Qcáo, in ấn poster, tổng hợp đơn hàng, làm video, fụ trách đăng tải trên youtube, 5/5 buổi truyền thông, 2/3 buổi lấy hàng PT, tgia sales+giao hàng

5 Sao