Soudala sisouvong PHẦN I MỤC TIÊU HỘI NHẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG MỚI TẠI DOANH NGHIỆP Sau khi đã bỏ ra khá nhiều thời gian và công sức cho đợt tuyển dụng, cuối cùng cũng
Trang 1Đề tài: Quản lý chương trình hội nhập vào môi trường làm việc
Đã thuyết trình nhưng cô chưa cho điểm
NHÓM 4
1 Nguyễn Thị Hương – nhóm trưởng
2 Lê Văn Hiệp
3 Phan Thị Quỳnh Lê
4 Trần Khắc Kiên
5 Đặng Quốc Hùng
6 Soudala sisouvong
PHẦN I MỤC TIÊU HỘI NHẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG
MỚI TẠI DOANH NGHIỆP
Sau khi đã bỏ ra khá nhiều thời gian và công sức cho đợt tuyển dụng, cuối cùng cũng đã có trong tay những nhân viên mới đầy tiềm năng và bạn hy vọng rằng đây sẽ là nguồn nhân lực quý giá đảm bảo sự thành công trong tương lai Tuy nhiên, một khâu quan trọng mà bạn không nên xem nhẹ là công tác "hậu tuyển dụng"
Những tổ chức biết quan tâm đến giai đoạn nhạy cảm này sẽ giảm thiểu tỷ lệ bỏ việc ở nhân viên mới Điều này đồng nghĩa với việc công ty sẽ tiết kiệm được đáng kể các chi phí dành cho việc tuyển dụng
Quá trình hội nhập là cực kỳ quan trọng không chỉ cho nhân viên mới mà ngay cả cho những nhân viên đang làm việc cho công ty Ấn tượng về những ngày đầu tiên làm việc cho công ty sẽ là những kỷ niệm khó phai mờ với nhiều người Vì vậy, tổ chức nên
có chương trình đón tiếp nhân viên mới sao cho đáng nhớ và trân trọng
1 Khái niệm hội nhập
Hội nhập vào môi trường làm việc là một chương trình nhằm giúp cho người lao động mới có điều kiện tìm hiểu thêm các thông tin về Doanh nghiệp có liên quan đến chính sách, quy định, phúc lợi…Đồng thời cũng giúp cho người lao
Trang 2động mới có điều kiện làm quen với môi trường làm việc mới, tránh những sai sót ban đầu có thể xảy ra
2 Mục đích của chương trình hội nhập:
- Giúp cho người lao động mới hiểu rõ về tổ chức doanh nghiệp (các quy định, quy chế hoạt động, lương bổng, phúc lợi, an toàn lao động, tương quan với công đoàn, cơ sở vật chất hạ tầng, các yếu tố kinh tế)….từ đó nhận thức chính xác về trách nhiệm và bổn phận của từng cá nhân đối với thành công của tổ chức doanh nghiệp
- Cung cấp những thông tin liên quan đến công việc (mô tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc cho người lao động mới): tâm lý nhân viên muốn biết cấp trên kỳ vọng
gì nơi họ hoàn thành công việc, thành tích và tiêu chuẩn hoàn thành công việc: cụ thể công việc ra sao? Làm như thế nào? Các quản đốc trực tiếp quản trị nhân viên đó Làm cho nhân viên và đồng nghiệp chào hỏi mở rộng bàn tay, trường hợp này dễ mâu thuẫn Giúp hội nhập với tập thể Cử người thâm niên hướng dẫn, chú ý nghỉ việc nhiều ở giai đoạn này
- Giảm nỗi lo lắng cho nhân viên mới: Tạo một ấn tượng thuận lợi về mặt tình cảm, tiếp đón tử tế, tạo hình ảnh đẹp về công ty
NGƯỜI LAO ĐỘNG MỚI
HỘI NHẬP
TỔ CHỨC DOANH NGHIỆ P
NGƯỜI LAO ĐỘNG CÓ
NGƯỜI LAO ĐỘNG CŨ
(QUAY LẠI, CHUYỂN TỪ CÁC
VÙNG KHÁC ĐẾN)
HỘI NHẬP
Trang 3- Giảm bớt sự sai sót có thể xảy ra, nhanh chóng làm quen với quy trình làm việc: cung cấp thông tin cần thiết, nhân viên bắt tay vào làm việc giảm thời gian không cần thiết cho hai bên
- Thích nghi với phương pháp làm việc, thiết lập mối quan hệ với đồng nghiệp, văn hóa
tổ chức mới
- PHẦN II
- CHƯƠNG TRÌNH HỘI NHẬP CỤ THỂ
I Chương trình 1: Hội nhập tổng quát:
Do bộ phận nhân sự của công ty đảm trách
Cung cấp thông tin tổng quát về tổ chức:
- Lịch sử hình thành và phát triển
- Truyền thống, phong tục, chuẩn mực tiêu chuẩn của công ty
- Cơ cấu của tổ chức doanh nghiệp
- Chức vụ và tên của các lãnh đạo
- Các phòng ban và chức vụ của nhân viên
Thông tin về quy định, chính sách:
- Sản phẩm, dịch vụ do tổ chức cung ứng
- Chính sách và chuẩn mực của tổ chức
- Những quy định về kỷ luật
Thông tin về lương thưởng, phúc lợi, trợ cấp:
- Cẩm nang của các nhân viên
- Mức lương, thang lương và ngày trả lương
- Các ngày nghỉ phép và nghỉ lễ
- Các giờ giải lao
Trang 4- Các khả năng đào tạo và phát triển.
- Bảo hiểm
- Kế hoạch nghỉ hưu
- Các dịch vụ do tổ chức cung ứng cho nhân viên
- Các chương trình giúp đỡ công nhân viên
Thông tin về an toàn lao động, kỷ luật lao động:
- Sức khỏe an toàn
- Tiện nghi, dịch vụ y tế, ma túy, vệ sinh, an toàn, đền bù
- Những quy định về kỷ luật
II Chương trình 2: Hội nhập chuyên môn:
Là giai đoạn mà cấp quản lý trực tiếp của nhân viên mới đảm nhận Tùy thuộc vào
kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên mới, sẽ có chương trình đào tạo phối hợp với chương trình chuyên môn
Trang bị cho nhân viên mới thông tin về chức năng của bộ phận phòng ban, nhiệm
vụ trách nhiệm với công việc, thủ tục, chính sách luật lệ và quy định Hướng dẫn tham quan giới thiệu đồng nghiệp, tạo cho nhân viên mới an tâm thoải mái không lạc lõng, tránh những sự kỳ thị Giúp cho nhân viên mới làm việc hăng say, có năng suất hơn, thỏa mãn với công việc, số người bỏ việc thấp hơn
Chương trình hội nhập từ đó sẽ được đặt ra dài hay ngắn, bao gồm các nội dung cụ thể…
Chức năng bộ phận phòng ban:
- Mục đích và mục tiêu ưu tiên hiện nay – cơ cấu tổ chức – các hoạt động
- Mối tương quan với phòng ban khác – với các công việc trong nội bộ phòng
Nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc:
Trang 5- Dựa vào bản mô tả công việc giải thích chi tiết và các kết quả mong đợi.
- Nêu tầm quan trọng công việc, liên quan đến đơn vị mình và toàn công ty
- Thảo luận khó khăn, làm cách nào tránh và vượt qua nó
- Các tiêu chuẩn hoàn thành công việc, cơ sở đánh giá hoàn thành đó
- Số giờ làm việc trong ngày, số ngày trong tuần, nhu cầu giờ phụ trội
- Phân công làm công việc thêm – kiểm tra công cụ làm việc
- Giải thích lấy dụng cụ ở đâu, làm thế nào lấy, bảo trì sửa chữa
- Các loại dịch vụ, khi nào, làm thế nào để được hỗ trợ
- Mối tương quan với thanh tra nhà nước
- Điều lệ công việc, bộ phận, đơn vị – xử lý trường hợp cấp bách
- Các tiêu chuẩn sạch và vệ sinh – vấn đề an ninh, trộm cướp, chi phí cho nó
- Tiếp xúc với người bên ngoài – ăn uống, hút thốc, ăn kẹo trong đơn vị
- Di chuyển vật dụng ra khỏi đơn vị công tác – kiểm tra thiệt hại
- Bảng chấm công, giờ giấc – giải lao, nghỉ ngơi, giờ ăn trưa, gọi nhận điện
- Xin, yêu cầu cung cấp dụng cụ, kiểm tra đánh giá hoàn thành công tác
- Thông báo đăng ký xin làm công việc cao hơn và yêu cầu tái phân công
Tham quan đơn vị phòng ban:
- Phòng vệ sinh, phòng tắm – bình chữa lửa, trạm cứu hoả, đồng hồ báo giờ
- Xin phép vào ra khỏi cơ quan, khu vực của các quản đốc
- Hệ thống nước, bộ phận cung cấp bảo trỉ phòng ốc, văn phòng y tế an ninh
- Khu được hút thuốc, vị trị dịch vụ phụ vụ nhân viên, bộ phận cứu thương
- Giới thiệu với các đồng nghiệp
- Các buổi báo cáo đề , báo cáo nhiều ngày để gia tăng hiểu biết
Trang 6III Chương trình 3: Đánh giá và theo dõi:
- Nhân viên mới vào tổ chức sẽ được tổ chức sắp xếp thực hiện chương trình hội nhập tổng quát, tiếp theo đó là căn cứ vào vị trí công việc cụ thể, những kỹ năng cần có để thực hiện công việc mà người quản lý trực tiếp sẽ hội nhập chuyên môn cho nhân viên mới
- Sau khi tiến hành hội nhập chuyên môn cho nhân viên mới xong thì người quản lý tiếp tục theo dõi và ghi nhận kết quả
- Việc theo dõi, đánh giá ở đây nhằm động viên, giúp đỡ và để điều chỉnh và cải tiến kịp thời, dùng thông tin phản hồi từ nhân viên để đánh giá, thu thập bằng cách: yêu cầu nhân viên điền vào bảng câu hỏi, không ký tên, phỏng vấn theo mẫu ngẫu nhiên, các buổi thảo luận nhóm với nhân viên đã thích ứng
Sau cùng là đánh giá và điều chỉnh lại chương trình hội nhập cho phù hợp với người nhân viên mới đó
PHẦN III MINH HỌA Ở MỘT TỔ CHỨC CỤ THỂ
CÔNG TY TNHH MINH HOÀNG
1 Giới thiệu chung
- Công ty TNHH Minh Hoàng là một công ty TNHH được thành lập cách từ năm 2001 Sau một thời gian thành lập công ty đã có đội ngũ công nhân viên quản lý có nhiều năm kinh nghiệm
- Số lượng nhân viên: tính đến 2012 là khoảng 100 nhân viên
- Hoạt động chủ yếu của Công ty là lĩnh vực xây lắp
- Địa bàn hoạt động trong phạm vi cả nước
- Trụ sở chính của công ty: 36 Lê Hồng Phong – F4 – TP Vũng Tàu – Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu
2 Nhiệm vụ của công ty
- Thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, thủy điện, công trình kỹ thuật hạ tầng ở các đô thị, khu công nghiệp
Trang 7- Đầu tư phát triển và kinh doanh nhà ở, cơ sở kỹ thuật hạ tầng đô thị, khu công
nghiệp
- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng
- Đầu tư xây dựng các dự án đường bộ, cầu, cống
3 Cơ cấu bộ máy của công ty
Giám đốc Công ty
Phó giám đốc kỹ
thuật
Phó giám đốc kinh tế Phòng kỹ thuật
thi công
Phòng kinh tế
kế hoạch
Phòng tổ chức hành chính
Phòng tài chính
kế toán
Công
trình xây
dựng A
Công trình xây dựng B
Công trình xây dựng C
Công trình xây dựng D
Trang 84. Nh ng ng i ch u trách nhi m chính trong quá trình h i nh pững người chịu trách nhiệm chính trong quá trình hội nhập ười chịu trách nhiệm chính trong quá trình hội nhập ịu trách nhiệm chính trong quá trình hội nhập ệm chính trong quá trình hội nhập ội nhập ập
1 Ban Điều hành Giới thiệu định hướng Công ty
Mô hình hoạt động Văn hóa doanh nghiệp, giá trị cốt lõi
2 Trưởng phòng tổ chức Giới thiệu nhân sự,cầu nối tâm lý giữa NS mới và
Trang 9hành chính các bộ phận, phòng ban chức năng Hướng dẫn
nội quy, các quy định chi tiết về giao tiếp, bảo mật
Thiết bị, công cụ làm việc, hướng dẫn sử dụng Các chính sách, chế độ của Công ty
Các vấn đề đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, chấm dứt
Sổ tay nhân sự
3 Cấp quản lý chuyên
môn – trưởng phòng kế
toán tài chính
Giới thiệu nhân sự phòng ban Bản mô tả công việc
Hướng dẫn công việc Chỉ tiêu
Các quy định liên quan nghiệp vụ Chính sách hỗ trợ, phối hợp, tương tác các thành viên phòng ban
4 Các đồng nghiệp cùng
phòng ban
Theo phân công cụ thể của cấp quản lý chuyên môn
5 Quy trình hòa nhập nhân viên mới của công ty
5.1. Lập kế hoạch hòa nhập cho nhân viên mới
- Giai đoạn hòa nhập: 6 tháng đầu năm 2012
- Số lượng nhân viên hòa nhập: 2 nhân viên
- Vị trí công việc: Nhân viên kế toán vật tư
Trang 105.2. Chương trình hòa nhập tổng quát
- Trao đổi về mô hình nhân sự Công ty, giá trị cốt lõi, văn hóa Công ty
- Trao đổi về quy tắc trang phục nơi làm việc, giờ làm việc, giờ nghỉ trưa, người cần xin phép khi nghỉ đột xuất
- Hướng dẫn về giao tế, tiếp khách, ứng xử công sở
- Trao đổi về các quy định bảo mật
- Trao đổi về lịch trả lương, lịch nghỉ, chính sách làm thêm giờ, phụ cấp
- Bàn giao sổ tay nhân sự
5.3. Chương trình hòa nhập chuyên môn
Trưởng phòng tài chính kế toán và kế toán trưởng chịu trách nhiệm lập Bản Danh sách theo dõi những công việc và công đoạn cần làm trong quá trình hướng dẫn nhân viên mới Các hoạt động bao gồm:
- Giới thiệu chức năng và nhiệm vụ phòng kế toán:
+ Tổ chức hạch toán kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh
+ Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống các nguồn vốn cấp và vốn vay Giải quyết các loại vốn, thực hiện cho huy động vật tư, vật liệu và hàng hóa trong hoạt động sản xuất kinh doanh
+ Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán, thống kê phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ cho việc kiểm tra, thực hiện kế hoạch của Công ty + Thực hiện quyết toán tháng, quý, năm đúng niên độ kế toán
- Trao đổi về mục đích làm việc của phòng kế toán với toàn Công ty: Giúp giám đốc Công ty nắm rõ tình hình tài chính, tham mưu cho giám đốc Công ty chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện các chế độ quản lý tài chính Giám sát giá
cả đầu vào, đầu ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Trang 11- Giới thiệu về thành viên trong bộ phận bao gồm: 1 kế toán trưởng, 1 thủ quỹ, 3
kế toán tổng hợp TSCĐ, 3 kế toán vật tư(chưa kể 2 nhân viên kế toán vật tư mới), 4 kế toán công nợ TGNH, 4 kế toán giá thành
- Tour vòng quanh khu làm việc, phòng họp, các khu vực hạn chế hoặc phân quyền ra vào, cầu thang, máy photo và máy fax, tài liệu và lưu trữ, WC, kho, bãi xe, bảo quản cá nhân,…
- Mô tả nhiệm vụ công việc của kế toán vật tư:
+ Theo dõi nhập, xuất, tồn các loại nguyên vật liệu, công cụ lao động nhỏ, hàng hóa, thành phẩm ( từng công trình thông qua hóa đơn xuất, nhập kho cả
về số lượng lẫn chất lượng và giá trị) Cuối tháng gửi hóa đơn, chứng từ cho kế toán giá thành tính toán tập hợp và chi phí sản phẩm
+ Gửi các sổ chi tiết, theo dõi các tài khoản từ tài khoản 151 đến tài khoản 159 Lập báo cáo thống kê về phần công việc của mình khi có yêu cầu
+ Theo dõi nghiệp vụ thuế đầu ra, đầu vào
+ Kiểm kê kho định kỳ 6 tháng 1 lần
+ Cuối tháng đối chiếu với kế toán công nợ: đối chiếu theo số, theo ngày, theo
số tiền Đồng thời đối chiếu với kế toán giá thành theo sổ chi tiết vật tư và sổ giá thành
- Bàn giao thiết bị và chìa khóa
- Hướng dẫn về cách sử dụng cơ bản của những thiết bị hiện có (điện thoại, máy tính, mail, hệ thống văn bản, máy in, thông tin
5.4. Theo dõi và đánh giá hoạt động
- Trong suốt giai đoạn quan trọng này, lên lịch thường xuyên cho những buổi đánh giá hiệu quả công việc chính thức và không chính thức
- Tham khảo ý kiến đánh giá của những bộ phận khác (ý thức, khả năng)
- Kế toán trưởng trực tiếp hướng dẫn đánh giá nhân viên sẽ làm điền thông tin theo mẫu sau, đồng thời yêu cầu nhân viên điền vào mục ý kiến cá nhân mà không cần ký tên
Trang 12Họ và
tên:
Phòng/Ban/Bộ phận:
Vị trí công tác:
Người được giao hướng dẫn:
Thời điểm bắt đầu vào làm việc:
Nhiệm vụ được giao trong thời gian thử việc:
Người hướng dẫn đánh giá
đạt
1 Công việc chuyên
môn
Hoàn thành công việc được giao, cơ bản đạt chất lượng và đúng hạn
2 Khả năng nắm bắt
công việc
Tiếp thu và trình bày ý tưởng thực hiện công việc
Trang 133 Khả năng học hỏi
trong công việc
Tiếp nhận kiến thức, kỹ năng làm việc từ đồng nghiệp
4 Ý thức tổ chức kỷ
luật
Ý thức tôn trọng kỷ luật lao động, thực hiện các nội quy, quy chế của Công ty
Công việc được giao có phù hợp với khả năng
trình độ và sở trường?
Có yên tâm công tác và gắn bó lâu dài với
Công ty
Ý kiến khác:
Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ CỦA
NGƯỜI HƯỚNG DẪN
(Ký và ghi rõ họ và tên)
Ý KIẾN CỦA TRƯỞNG
BỘ PHẬN
(Ký và ghi rõ họ và tên)
Ý KIẾN CỦA GIÁM
ĐỐC
(Ký và ghi rõ họ và tên)