Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - Quản lý công ty bán các thiết bị và linh kiện điện tử - tin học

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - Quản lý công ty bán các thiết bị và linh kiện điện tử, tin học. Khoa Công nghệ thông tin Đại học Bách Khoa Đà Nẵng

để củng cố và báo cáo cho các thầy về những gì mình đã được học trong suốt

1 học kỳ , Em đã đăng ký đề tài : “ Quản lý công ty bán các thiết bị và linh kiện điện tử - tin học “ Quả thật đây là một đề tài bám sát với nền kinh tế

thị trường hiện nay Nó mang lại rất nhiều sự hứng thú trong quá trình làm đềtài và càng hiểu sâu sắc hơn bản chất môn học

Để hoàn thành được đề tài này một cách thuận lợi Em xin gửi

lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Phan Huy Khánh đã giản dạy bộ môn phân tích

và thiết kế hệ thống và thầy Hồ Phan Hiếu đã trực tiếp trình bày một cách

trực quan các công cụ và các bước tiến hành thực hiện báo cáo này

Việc tin học hóa trong quản lý toàn bộ hệ thống công ty từ những việc nhỏ đến các việc đỏi hỏi tính tỷ mẫn , cẫn thận cao sẽ làm cho công việc này bớt đi nhàm chán và nâng cao được độ chính xác , an toàn và vô cùng hiệu quả về mặt thời gian ( một nhân tố quyết định nhiều đến hiệu quả công việc ngày nay ) dẫn đến thành công và hiệu quả trong công việc kinh doanh

Vì mỗi công ty đều có các yếu tố đặc trưng nên cần một mô hình quản lý phù hợp với các điều kiện của mình nhất Trong đề tài : “ Quản lý công ty bán thiết bị và linh kiện điện tử - tin học “ ngoài việc quản lí giao tiếp, tiếp thị còn phải tính toán thống kê theo yêu cầu của công ty đưa ra như : tính tồn kho , thu , chi trong ngày , trong tháng , trong quý ……

Quả thật đây là một đề tài lý thú , mang đầy tính thực tiễn và là

một cơ hội để cho bản thân sinh viên thực hiện Ngô Tấn Nghĩa có thể có

them kinh nghiệm và hiểu xâu sắc hơn môn học mà mình đã được học trên giảng đường đại học năm thứ 3

GIỚI THIỆU CÔNG CỤ SỬ DỤNG PHỤC VỤ BÁO CÁO TH.PHÂN

TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG :

A GIỚI THIỆU PHẦN MỀM MICROSOFT VISIO

1 GIỚI THIỆU CHUNG

Visio là một chương trình vẽ sơ đồ thông minh, được tích hợp vào bộ chương trìnhMicrosoft Office từ phiên bản 2003 MS Visio cho phép bạn thể hiện bản vẽ một cáchtrực quan Hơn nữa, nó còn cung cấp nhiều đặc tính khiến cho sơ đồ của bạn ý nghĩa hơn,linh động hơn và phù hợp hơn với nhu cầu của bạn Ngoài ra, bạn có thể sao chép bản vẽcủa mình qua các phần mềm khác (như : MS Word, MS Excel,…) để tiện sử dụng chocông việc của bạn

Có nhiều phiên bản của Visio khác nhau tùy theo nhu cầu Trong quá trình thực hành, ta

sẽ làm việc với Microsoft Visio 2000 Enterprise Edition Trong phiên bản này, bạn có thểtạo các sơ đồ liên quan đến công việc như là : biểu đồ dòng (flowcharts), sơ đồ tổ chức(organization charts), và lịch trình dự án (project scheduling) Ngoài ra, phiên bản nàycòn cho phép bạn tạo các sơ đồ mang tính kỹ thuật, chẳng hạn tạo các bản vẽ xây dựng,thiết kế nhà, sơ đồ mạng, sơ đồ phần mềm, sơ đồ trang web, sơ đồ máy móc, và các sơ đồ

kỹ thuật khác

Sơ đồ tổ chức, có trong cả 2 phiên bản, là một dạng sơ đồ thường được sử dụng trong công việc kinh doanh Với sơ đồ tổ chức vẽ bằng Visio, bạn còn có thể gắn kết dữ liệu

vào các hình trong sơ đồ Dữ liệu cho hình được gọi là custom properties Đối với sơ đồ

tổ chức, bạn có thể chọn một khung nhân viên, gắn nó với các thông tin quan trọng như : địa điểm, số điện thoại, phòng ban,… và các dữ liệu này trở thành 1 phần của biểu đồ Một lý do khác để tạo ra các sơ đồ tổ chức trong Visio là bạn có thể tạo chúng tự động bằng cách sử dụng thông tin từ một nguồn dữ liệu nào đó Chẳng hạn, bạn có thể đặt một

sơ đồ tổ chức trong 1 CSDL, một bảng tính Excel, hay thậm chí là hệ thống thư điện tử của công ty bạn Chỉ cần sau vài cú nhấp chuột, biểu đồ đã có sẵn cho bạn mà không cần phải nhập gì cả Đúng là, Visio thật thông minh !

2 LÀM VIỆC VỚI MS VISIO

2.1 Mở và thoát khỏi Visio

- Mở : Start/ Program/ Microsoft Visio

- Thoát : Gọi lệnh File/ Exit, hoặc nhấp vào ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải

2.2 Tạo mới, lưu, đóng và mở lại bản vẽ

- Tạo mới : Gọi lệnh File/ New -> chọn kiểu sơ đồ

Một số kiểu sơ đồ hữu ích trong Visio 2000 Enterprise Edition là :

• Sơ đồ khối : Block Diagram/ Block Diagram

• Sơ đồ ERD : Database/ Chen ERD

• Sơ đồ logic : FlowChart/ Basic FlowChart

• Sơ đồ nhân-quả: FlowChart/ Cause&Effect Diagram

• Sơ đồ tổ chức : Organization Chart/ Organization Chart

• Sơ đồ DFD : Software/ Data Flow Model Diagram

- Lưu bài : Gọi lệnh File/ Save (Save As) -> đặt tên -> Save

- Đóng bài : Gọi lệnh File/ Close

- Mở lại bài cũ : Gọi lệnh File/ Open -> chọn tên bài -> Open

2.3 Thay đổi cửa sổ màn hình và các thanh công cụ

- Thay đổi tỉ lệ phóng màn hình: View / Zoom => chọn tỉ lệ % phóng

- Xem với kích thước thật : View / Actual Size (100%)

- Xem toàn thể trang : View / Whole Page (29%)

- Xem toàn màn hình : View / FullScreen

- Bật tắt các thanh công cụ : View/ Toolbars=>chọn thanh công cụ

- Bật tắt thanh trạng thái : View / Status Bar

- Bật tắt cửa sổ Drawing: View / Window / Drawing Explorer

- Bật tắt cửa sổ Pan&Zoom : View / Window / Pan&Zoom

- Bật tắt cửa sổ thuộc tính : View / Window / Custom Properties

- Bật tắt cửa sổ kích thước : View / Size&Position Window

- Bật tắt thước kẻ : View / Rulers

- Bật tắt ô kẻ lưới : View / Grids

- Bật tắt ô chỉ dẫn : View / Guides

- Bật tắt điểm kết nối : View / Connection Points

- Bật tắt phân cách trang : View / Page Breaks

- Thêm tiêu đề đầu & chân : View / Header & Footer

2.4 Các thao tác cơ bản :

- Chọn 1 hình : Chọn công cụ Pointer rồi nhấp vào hình vẽ đó

- Chọn nhiều hình : Chọn công cụ Pointer rồi vẽ hình chữ nhật bao quanhcác hình cần chọn Hoặc có thể nhấp chọn hình thứ 1, sau đó, giữ phímCtrl và nhấp chọn các hình còn lại

- Dời chỗ : Muốn dời chỗ 1 hình hay 1 nhóm hình đã chọn, để chuột giữahình (nhóm hình), sao cho hiện ra dấu , rồi dùng thao tác nắm kéo để

􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải dời hình (nhóm hình) sang vị trí khác

- Sao chép : Thực hiện tương tự thao tác dời chỗ, nhưng nhấn giữ phímCtrl trong lúc nắm kéo

- Phóng to, thu nhỏ : Chọn hình (nhóm hình), để chuột tại cạnh, hoặc góccủa hình, sao cho hiện ra dấu hoặc hoặc , rồi dùng thao tác nắm kéo 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải 􀀷 ở góc trên bên phải

để phóng to hoặc thu nhỏ hình (nhóm hình)

- Xóa hình : Chọn hình cần xóa, nhấn phím Delete trên bàn phím

- Xoay hình tự do : chọn hình cần xoay, nhấp vào chấm tròn màu xanhphía trên hình, giữ và kéo chuột để xoay hình Có thể dời tâm của hìnhđến vị trí khác, khi đó hình sẽ quay theo vị trí tâm mới

- Xoay hình 90o : chọn hình cần xoay, nhấp phải vào hình, chọn Shape ->Rotate Left (xoay trái) hoặc Rotate Right (xoay phải)

- Lật hình : chọn hình cần lật, nhấp phải vào hình, chọn Shape -> chọnFlip Vertical (lật dọc) hoặc Flip Horizontal (lật ngang)

1 Quan Hệ Giữa HANG và LOAIHG :

Hàng hóa trong công ty được phân ra làm nhiều loại : hàng điện tử tin học , hàng điệndân dụng … do đó cần phải phân loại chúng Ta có quan hệ giữa 2 thực thể này nhưsau :

Trong đú , ứng với mỗi mặt hàng thuộc về một loại hàng duy nhất Và mỗi loóihàng cú cỏc mặt hàng tương ứng

Quan hệ giữa thực thể KHACH và DONHG:

Khỏch hàng đến cụng ty để mua hàng thỡ phải thụng qua đơn đặt hàng nờn ta cú thể

mụ hỡnh húa quan hệ đặt hàng này bằng mụ hỡnh quan hệ giữa thực thể KHACH và DONHG được biểu diễn như sau :

Trong đó, ứng với mỗi đơn đặt hàng thuộc về một khách hàng duy nhất Vàmỗi khách hàng cũng đặt một đơn đặt hàng tơng ứng

Đặt

ứng với một số đơn đặt hàng nào đó có thể suy ra một mã khách hàng cụ thể và suy ra cảcác thuộc tính có trong thực thể KHACH có tên khách hàng đó.

1 Quan hệ giữa thực thể HANG và DONHG:

Quan hệ này được biểu diễn như sau:

Trong đó mỗi mặt hàng có thể thuộc một hay nhiều (1-n) đơn đặt hàng nào đó cònmột đơn đặt hàng thì cũng có thể chứa một hay nhiều mặt hàng (1-n)

Ví dụ:

Mặt hàng điện tử tin học có tên đĩa cứng 4.3GB (mã hàng qui định là: HD4.3GB)

do hãng Quantum sản xuất, và màn hình (mã : SCIBM) do hãng IBM sản xuất đã đượcbán trong ngày 02/02/2000 theo hoá đơn có mã số: HDTTH09 Và giả sử trong cùngngày này mặt hàng có mã HD4.3GB đã được bán cho ai đó không cần biết nhưng theohoá đơn có mã số HDTTH02

Khi đó ta thấy trong ví dụ trên thì trong cùng một ngày loại hàng điện tử tin học

có mã HD4.3GB đã bán ra trên hai hoá đơn (bán cho hai khách khác nhau) Tức là thoảmãn bản số (1-n) , mỗi mặt hàng thuộc n hoá đơn (trường hợp này là 2) và ngược lại trênhoá đơn có mã số HDTTH09 đã xuất ra hai mặt hàng khách nhau, tức là một hoá đơn cóthể xuất từ 1-n mặt hàng bất kỳ

2 Quan hệ giữa các thực thể tham gia trong quâ trình đặt mua hàng KHACH, DONHG và HANG

Quá trình đặt mua hàng này bao gồm 3 thực thể tham gia Mô hình quan hệ cácthực thể được biểu diễn như sau:

HANGMaha ng

TenhangHangsxDVTinh

HgSo

NgayDat

XuấtSlxuatdgxuat

Đặt

1-n hangMaHa

ng

TenhangDvtinh

XuấtSlxuatdgxuat

1-n

Trong đó mỗi khách hàng có thể mua một hay nhiều mặt hàng nào đó còn một mặthàng nào đó sẽ thuộc về một khách hàng duy nhất.

Ta có thể lấy hai ví dụ trên để minh hoạ cho trường hợp này, giả sử khách hàngNguyễn Văn Hà mua hàng thông qua đơn đặt hàng có mã số: HDTTH09 Thì ngườikhách này trong ngày đó sẽ mua hai mặt hàng có mã HD4.3GB và SCIBM Và hai mặthàng này sẽ thuộc về khách này chứ không thể hai hay nhiều người khách Và anh ta đãmua theo yêu cầu phân tích là một hay nhiều (trường hợp này là hai mặt hàng) mặt hàng

3 Quan hệ giữa thực thể NHACC và HANG:

Quan hệ giữa thực thể NHACC và HANG quá trình mua hàng và được biểu diễn

TenhangHangSxDVTinh

NhAcCMaN hacc

TennhaccDCnhaccDienThoai

NhËpSlnhapdgnhap

4 Quan hệ giữa thực thể HANG và KHO:

Hàng sẽ được nhập hoặc xuất tại kho sau khi đã hoàn thành việc thanh toán và kếtoán làm hoá đơn nhập hoặc xuất Quá trình nhập xuất liên quan đến kho Do đó quan hệhai thực thể HANG và KHO thông qua các kết hợp nhập hay xuất

TennhaccDCnhaccDienThoai

NhậpSlnhapdgnhap

KHOMaKho

TenKho1-n

Trong đú, ứng với mỗi mặt HANG thỡ được xuất ra từ một kho tương ứng duy nhất (1-n) nhưng với mỗi KHO thỡ cú thể xuất nhiều mặt HANG khỏc nhau.

bán đã ký nhận

Xác nhận đã nhận đủ hàng

Xác nhận

đã nhận

đủ hàng

DL Kho

Phiều nhập hàng

Tài vụ

Thủ tục thanh toỏn

Đơn đặt hàng

Phiếu xuất hàng

Hoá

đơn nhập

Húa đơn bỏn đó

ký nhận

Kho

Nhà cc

Thủ tục nhận hàng

4

DL Hàng

Thủ tục nhận hàng

6

Thủ tục thanh toỏn

3

Hoá

đơn bán

Thông tin

XÂY DỰNG TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU

STT Dữ Liệu Loại Mô Tả Kiểu QuiTắc Giải Thích

2 Dcnhacc Ktt T Địa chỉ nhà cung cấp

5 Dienthoai Ktt T Điện thoại

21 Tenloaihg Ktt T Tên loại hàng

22 Tennhacc Ktt T Tên nhà cung cấp

23 Tiennhap Tt N Qt1 Tiền nhập

24 Tienxuat Tt N Qt2 Tiền xuất

Trong đó T : kiểu Text

N : kiểu Number

D : Date/Time

XÂY DỰNG MÔ HÌNH THỰC THỂ - KẾT HỢP , BIỂU DIỄN CÁC

THỰC THỂ , CÁC THUỘC TÍNH , CÁC KHÓA , CÁC KẾT HỢP VÀ KIỂU KẾT HỢP , CÁC BẢNG SỐ TƯƠNG ỨNG ….

XuấtSlxuatdgxuattienxuat

gso

Ngaydat

KhAchMaK H

TenKHDCKHDienThoai

1-n

LoaihgLoai hg

Tenloaihg

1-1

1-n

Khach MaKH

TenKH

Dc khachdienthoai

Hang Mahg

TenVTHangsxDVTinh

Kho MaKho

TenKho

Nhµ cc Manhacc

TennhaccDCnhaccdienthoai

mà không đi xâu vào giải quyết các vấn đề cơ sỡ dữ liệu

Mỗi loại dữ liệu có thể thành một hay nhiều cấu trúc kiểu Các cấu trúc kiểu này phục vụ cho việc xây dựng một mô hình biểu diễn hệ thống thông tin của chương trình quản lý bán hàng

Dữ Liệu Hàng

Dưới đây là các cấu trúc kiểu phiếu :

Dữ liệu MaHang (mã hàng) là khóa của thực thể Hang

Vì nó cho phép chỉ định một hàng duy nhất Các dữ liệu

khác gọi là thuộc tính của thực thể HANG vì nó phụ thuộc hàm

giữa khóa mã hàng và mỗi thuộc tính của nó

Các Dữ Liệu Cơ Bản Khác

Phân tích tương tự như thực thể HANG ta có các thực thể

sau đây :

Cấu trúc thực thể KHO có khóa là MaKho ( mã kho )

Mỗi giá trị khóa tương ứng với một và chỉ một giá trị thuộc tính

khác của thực thể KHO

Cấu trúc thực thể NHACC có khóa là MaNhaCC (mã nhà

cung cấp ) Mỗi giá trị khóa tương ứng với một và chỉ một giá trị

thuộc tính khác của thực thể NHACC

Donhg DDHgso

Ngaydat

Loaihg LoaiHg

Tenloaihg

Cấu trúc thực thể KHACH , có khóa là MaKh (mã khách ) Mỗi giá trị khóa chỉ tương ứng với một và chỉ một giá trị thuộc tính khác của thực thể KHACH

Cấu trúc thực thể DONHG ; có khóa là DDgso ( đơn đặt

hàng số ) Mỗi giá trị khóa tương ứng với một và chỉ một giá trị

thuộc tính khác của thực thể DONHG

Cấu trúc thực thể LOAIHG , có khóa là loại LoaiHg ( loại

hàng ) Mỗi giác trị khóa tương ứng với một và chỉ một giá trị

thuộc tính khác của thực thể DONHG

Xét các mối quan hệ giữa các thực thể sau đây :

1 Quan Hệ Giữa HANG và LOAIHG :

Hàng hóa trong công ty được phân ra làm nhiều loại : hàng điện tử tin học , hàng điệndân dụng … do đó cần phải phân loại chúng Ta có quan hệ giữa 2 thực thể này nhưsau :

Trong đó , ứng với mỗi mặt hàng thuộc về một loại hàng duy nhất Và mỗi loãihàng có các mặt hàng tương ứng

Tenloaihg

Thuộc

Mỏy tớnh để bàn , đĩa cứng , màn hỡnh : thuộc loại hàng tin học và đốn neon ,que hàng : thuộc loại hàng điện dõn dụng Thỡ ứng với một tờn hàng nào đú ( mỏytớnh , đĩa cứng hay màn hỡnh ) sẽ thuộc loại hàng duy nhất là điện tử - tin học Vàkhụng thể xảy ra trường hợp là cỏc mặt hàng thuộc nhiều hơn một loại hàng

Quan hệ giữa thực thể KHACH và DONHG:

Khỏch hàng đến cụng ty để mua hàng thỡ phải thụng qua đơn đặt hàng nờn ta cú thể

mụ hỡnh húa quan hệ đặt hàng này bằng mụ hỡnh quan hệ giữa thực thể KHACH và DONHG được biểu diễn như sau :

Trong đó, ứng với mỗi đơn đặt hàng thuộc về một khách hàng duy nhất Vàmỗi khách hàng cũng đặt một đơn đặt hàng tơng ứng

Vớ dụ:

Khỏch hàng cú tờn Nguyễn Văn Hà cú thể đặt hàng thụng qua đơn Nhưng vớimỗi đơn đặt hàng này khụng thể ghi thờm tờn của một người mua nào khỏc nữa Do đú,ứng với một số đơn đặt hàng nào đú cú thể suy ra một mó khỏch hàng cụ thể và suy ra cảcỏc thuộc tớnh cú trong thực thể KHACH cú tờn khỏch hàng đú

5 Quan hệ giữa thực thể HANG và DONHG:

Quan hệ này được biểu diễn như sau:

Trong đú mỗi mặt hàng cú thể thuộc một hay nhiều (1-n) đơn đặt hàng nào đú cũnmột đơn đặt hàng thỡ cũng cú thể chứa một hay nhiều mặt hàng (1-n)

Đặt

HANGMaha ng

TenhangHangsxDVTinh

HgSo

NgayDat

XuấtSlxuatdgxuat

Mặt hàng điện tử tin học có tên đĩa cứng 4.3GB (mã hàng qui định là: HD4.3GB)

do hãng Quantum sản xuất, và màn hình (mã : SCIBM) do hãng IBM sản xuất đã đượcbán trong ngày 02/02/2000 theo hoá đơn có mã số: HDTTH09 Và giả sử trong cùngngày này mặt hàng có mã HD4.3GB đã được bán cho ai đó không cần biết nhưng theohoá đơn có mã số HDTTH02

Khi đó ta thấy trong ví dụ trên thì trong cùng một ngày loại hàng điện tử tin học

có mã HD4.3GB đã bán ra trên hai hoá đơn (bán cho hai khách khác nhau) Tức là thoảmãn bản số (1-n) , mỗi mặt hàng thuộc n hoá đơn (trường hợp này là 2) và ngược lại trênhoá đơn có mã số HDTTH09 đã xuất ra hai mặt hàng khách nhau, tức là một hoá đơn cóthể xuất từ 1-n mặt hàng bất kỳ

6 Quan hệ giữa các thực thể tham gia trong quâ trình đặt mua hàng KHACH, DONHG và HANG

Quá trình đặt mua hàng này bao gồm 3 thực thể tham gia Mô hình quan hệ cácthực thể được biểu diễn như sau:

Trong đó mỗi khách hàng có thể mua một hay nhiều mặt hàng nào đó còn một mặthàng nào đó sẽ thuộc về một khách hàng duy nhất

Ta có thể lấy hai ví dụ trên để minh hoạ cho trường hợp này, giả sử khách hàngNguyễn Văn Hà mua hàng thông qua đơn đặt hàng có mã số: HDTTH09 Thì ngườikhách này trong ngày đó sẽ mua hai mặt hàng có mã HD4.3GB và SCIBM Và hai mặt

Đặt

1-n hangMaHa

ng

TenhangDvtinh

Xuất

Slxuatdgxuat

1-n