Thời đại công nghệ phát triển, các hoạt động quản lý, kinh doanh sử dụng công nghệ ngày càng thể hiện rõ tính ưu việt của mình, qua đó dần thay thế cho hoạt động thủ công. Các tổ chức, doanh nghiệp ngày nay cũng không còn lạ lẫm với khái niệm về hệ thống thông tin quản lý, đặc biệt là các hệ thống thông tin quản lý tích hợp như ERP, SCM… Nhờ có các hệ thống này, hoạt động quản lý, kinh doanh của các doanh nghiệp ít nhiều đã thuận lợi, suôn sẻ, mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức doanh nghiệp. Để thấy rõ hơn vấn đề trên, trong bài thảo luận này, nhóm 6 sẽ trình bày đề tài: “Tìm hiểu hệ thống thông tin tích hợp ERP”, qua đó liên hệ thực tế tới việc ứng dụng thành công hệ thống thông tin này của Vinamilk.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI Khoa: Kinh tế và kinh doanh quốc tế
BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Đề tài: tìm hiểu về hệ thống thông tin tích hợp ERP.
Nhóm 4
Lớp học phần: 2102eCIT0311 GVHD: Nguyễn Quang Trung
Hà Nội 2021
Trang 2BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM 4
1 VŨ THỊ MAI HUÊ THƯ KÝ – LÝ THUYẾT A
2 NGUYỄN THỊ LINH HUỆ THUYẾT TRÌNH A
Trang 3I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 5
1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG ERP 5
2 ĐIỀU KIỆN ĐỂ TRIỂN KHAI ERP 12
3 THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI ERP 16
II LIÊN HỆ THỰC TẾ ỨNG DỤNG THÀNH CÔNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TÍCH HỢP ERP CỦA VINAMILK 17
1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 17
2 HOẠT ĐỘNG CỦA VINAMILK TRƯỚC KHI ỨNG DỤNG ERP 19
3 HOẠT ĐỘNG CỦA VINAMILK SAU KHI ỨNG DỤNG ERP 19
TỔNG KẾT 24
LỜI MỞ ĐẦU
Thời đại công nghệ phát triển, các hoạt động quản lý, kinh doanh sử dụng công nghệ ngày càng thể hiện rõ tính ưu việt của mình, qua đó dần thay thế cho hoạt động thủ công Các
Trang 4tổ chức, doanh nghiệp ngày nay cũng không còn lạ lẫm với khái niệm về hệ thống thôngtin quản lý, đặc biệt là các hệ thống thông tin quản lý tích hợp như ERP, SCM… Nhờ cócác hệ thống này, hoạt động quản lý, kinh doanh của các doanh nghiệp ít nhiều đã thuậnlợi, suôn sẻ, mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức doanh nghiệp.
Để thấy rõ hơn vấn đề trên, trong bài thảo luận này, nhóm 6 sẽ trình bày đề tài: “Tìm hiểu
hệ thống thông tin tích hợp ERP”, qua đó liên hệ thực tế tới việc ứng dụng thành công hệthống thông tin này của Vinamilk
I CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG ERP
1.1 Khái niệm
Trang 5Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) có nghĩa là Hệ thống hoạch định nguồnlực doanh nghiệp giữ vai trò giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc quản lí, vậnhành dự án cũng như nhân sự và các nguồn tài nguyên khác Thay vì thực hiện các côngviệc một cách thủ công, hệ thống ERP là một loại phần mềm tự động giúp doanh nghiệpquản lí và thực hiện các quy trình đó một cách hiệu quả và tránh sai sót hơn.Các công việctrong một doanh nghiệp có thể được tự động hóa bởi ERP bao gồm: Hỗ trợ mua bán hàng,kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, các dự án đang khởi tạo và theo dõi các quy trình giảiquyết công việc giữa các phòng ban trong công ty…
1.2 Tầm quan trọng
Dù hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào, việc sử dụng hệ thống ERP cũngmang lại nhiều lợi ích quan trọng đối với cả cấp quản lý, nhân viên lẫn doanh nghiệp nóichung
- Đối với nhà quản lý doanh nghiệp: Hệ thống ERP giúp nhà quản lý doanh nghiệp
tăng khả năng quản lý, giám sát, điều hành Và việc sử dụng các công cụ hiện đại, mởrộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công việc của mìnhmột cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng Nhờ hệ thống ERP, doanh nghiệp sử dụngtối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh Nhờ đónâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh Và giải quyết bài toán tăng hiệu quả doanhnghiệp với chi phí thấp nhất và khối lượng công việc phải thực hiện ít nhất
- Đối với nhân viên: Nhờ có hệ thống ERP mà việc phân tích đánh giá thông tin chính
xác, kịp thời thông qua hệ thống các giải pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyếtđịnh Đồng thời, hệ thống ERP xây dựng một quy trình làm việc chuẩn chỉnh giúp nhânviên thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa Nhờ đó nâng caotính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong công việc Hệ thốngERP cũng góp phần giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động Vàtăng khả năng làm việc nhóm
- Đối với bản thân doanh nghiệp: Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, hệ thống nhân
sự càng nhiều và phức tạp thì lại càng cần một hệ thống ERP chất lượng hiệu quả vì nógiúp ích được khá nhiều thứ cho doanh nghiệp Cụ thể, hệ thống ERP mang lại cho doanhnghiệp các hỗ trợ như sau:
Trang 6 Có được những thông tin đáng tin cậy, chính xác và kịp thời: Khi sử dụng hệthống ERP, dữ liệu từ các phòng ban được tập trung trong một cơ sở dữ liệuduy nhất Cơ sở dữ liệu này cho phép dùng chung giữa các bộ phận trongdoanh nghiệp.
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp chuẩn hóa thông tin hành chính, nhân sự,tiền lương Các doanh nghiệp có quy mô lớn thường có nhiều chi nhánh ở cáckhu vực khác nhau Việc quản lý nhân sự, tiền lương, phúc lợi,…sẽ bất tiệnhơn khi sử dụng cách quản lý truyền thống Hệ thống ERP giúp hoạt động nàytrở nên dễ dàng, hiệu quả hơn Chủ doanh nghiệp có thể có cái nhìn tổng quát
về tình hình nhân sự trong công ty Từ đó đưa ra phương án quản lý phù hợpnhất
Hệ thống ERP trong doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu suất sản xuất Với ERP,nguồn thông tin được cập nhật một cách rõ ràng, chính xác Bộ phận sản xuất
có thể lập kế hoạch, triển khai sản xuất một cách hiệu quả Nhờ loại bỏ đượcnhững yếu tố kém hiệu quả trong sản xuất, đúc rút kinh nghiệm từ những lầnsản xuất trước đó
Áp dụng ERP trong doanh nghiệp giúp giảm lượng hàng tồn kho ERP giúpdoanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được lượng hàng tồn kho để đưa raphương án xử lý nhanh chóng Từ đó giúp giải phóng hàng tồn kho, tăng hiệuquả kinh doanh Hơn nữa, tính năng quản lý kho còn được liên kết trực tiếpvới bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng Tính năng này giúp hoạt động bánhàng cho khách được thực hiện nhanh chóng, có hiệu quả
1.3 Mô hình
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ ( Module) Phần mềm có cấu trúcphân hệ là tập hợp nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng.Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập, nhưng do bản chất hệ thống ERP nên chúng kếtnối với nhau để chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo ra một hệ thống mạnhhơn Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể kể đến như sau:
- Quản lý nhân sự(HRM): Với doanh nghiệp, quản lý nhân sự thường là ưu tiên số một.
Bởi không có nhân viên, sẽ không có công ty Module quản lý nhân sự trong phầnmềm ERP sẽ xử lý các nhiệm vụ như tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng,bảo hiểm,… Tuy nhiên, tính năng quan trọng nhất cần tìm trong một công cụ ERP làquản lý lương Việc gửi bảng lương và phát hành lương trực tiếp theo cách thủ công
Trang 7tốn rất nhiều thời gian và không hiệu quả về chi phí Thay vào đó, bộ phận nhân sự tựđộng hóa các khoản thanh toán bao gồm cả khấu trừ thuế thu nhập và phúc lợi, tíchhợp chấm công sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bộ phận quản lý nhân sự mà vẫnđảm bảo được hiệu quả công việc Một trong những lợi ích chính của giải pháp ERP
là tự động hóa quy trình làm việc để giảm thiểu sai sót của con người cùng như dànhthời gian cho các hoạt động khác giá trị hơn
- Quản lý quan hệ khách hàng( CRM): Quản lý khách hàng và xây dựng mối quan hệ
tốt đẹp với họ là một hoạt động quan trọng khác của doanh nghiệp Nhờ tính năng củamodule quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mà doanh nghiệp có thể lưu trữ và theodõi dữ liệu khách hàng để cải thiện quy trình bán hàng và chiến lược tiếp thị Sử dụngthông tin này, bạn có thể giảm bớt sự dư thừa trong quy trình bán hàng, gia tăng sựhài lòng của khách hàng và đảm bảo bán hàng thành công
- Hệ thống báo cáo quản trị thông minh: Business intelligence (BI) được biết đến với
tên gọi hệ thống báo cáo quản trị là một quy trình tích hợp công nghệ mà các doanhnghiệp dùng để kiểm soát khối lượng dữ liệu khổng lồ đến từ nhiều nguồn khác nhau.Sau đó khai thác nguồn dữ liệu đó một cách hiệu quả, tạo ra những tri thức mới giúpcho các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định hiệu quả hơn trong hoạt động kinhdoanh của mình
- Quản lý chuỗi cung ứng( SCM): Hệ thống ERP có thành phần quản lý chuỗi cung ứng
(SCM) rất quan trọng để duy trì tính cạnh tranh trong việc xây dựng một chuỗi cungứng hiệu quả SCM được kỳ vọng tối ưu hóa quy trình phân phối và sản xuất để tạo rachuỗi cung ứng hiệu quả hơn Điều này bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu theo thờigian thực Dữ liệu theo thời gian thực sẽ phản ánh chính xác thời điểm xảy ra sự cố đểkhắc phục khi chúng xảy ra chứ không phải chờ vài ngày sau Ngoài ra, nó cũng cóthể giúp bạn tạo kế hoạch sản xuất chính xác và cập nhật từng phút để đáp ứng nhucầu nhưng không vượt quá khả năng hiện có của nhà xưởng, nhân công và năng lựcdoanh nghiệp
- Quản lý hàng tồn kho: Quản lý hàng tồn kho là một trong những thành phần của erp
thường được sử dụng kèm với các thành phần khác như CRM, SCM Một số tínhnăng chính của thành phần này là quản lý đơn đặt hàng và duy trì định mức tồn khotối thiểu, tối đa của doanh nghiệp
- Quản lý tài chính(FRM): Thành phần cốt lõi cuối cùng được nhắc đến là quản lý tài
chính Vì mọi quy trình kinh doanh đều liên quan đến dòng tiền, cho dù đó là phầntiền lương trả cho nhân viên hay trả tiền để vận chuyển hàng hóa,… Module quản lý
Trang 8tài chính với mục tiêu chính là phân tích và theo dõi dữ liệu tài chính của doanhnghiệp, bao gồm các khoản phải thu, khoản phải trả, doanh thu, lợi nhuận và chiphí… Từ việc phân tích dữ liệu trong quá khứ, hệ thống có thể tiết lộ xu hướng chitiêu, giúp các CEO lập kế hoạch nhằm gia tăng doanh thu cũng như giảm chi phí củadoanh nghiệp.
1.4 Quy trình triển khai hệ thống ERP
Theo Alexis Leon thì quá trình triển khai một dự án ERP gồm các bước sau:
Bước 1: Thực hiện tiền đánh giá
Khi một công ty quyết định triển khai hệ thống phần mềm ERP thì việc nghiên cứu để cóđược phần mềm trọn gói bắt đầu Nhưng có đến hàng trăm nhà cung cấp phần mềm ERP,câu hỏi đặt ra là làm thế nào để chọn ra giải pháp lý tưởng nhất cho doanh nghiệp Phântích toàn bộ các gói trước khi đi đến quyết định không phải là một giải pháp dể dàng thựchiện được Vì vậy cần có các yêu cầu và tiêu chuẩn được đặt ra trước khi định giá, haycòn gọi là bước tiền định giá Quá trình tiền định giá sẽ loại bỏ các ERP package không
Trang 9phù hợp hoàn toàn với quy trình kinh doanh của công ty Có thể xem xét một vài gói tốtnhất bằng cách đọc các tài liệu sản phẩm của những nhà cung cấp, nhờ các chuyên gia tưvấn bên ngoài và quan trọng nhất là tìm ra được package mà được sử dụng bởi nhữngcông ty có hoạt động tương tự như công ty của bạn.
Bước 2: Đánh giá trọn gói
Quá trình đánh giá và ước lượng là một trong những giai đoạn quan trọng nhất khi thựcthi ERP vì gói được chọn sẽ quyết định thành công hay thất bại của dự án bởi một khi đãđược mua, không phải là chuyện dễ để chuyển ngay qua một gói khác Mục tiêu của quátrình lựa chọn không phải là để xác định được gói nào đáp ứng mọi yêu cầu Mục tiêu đó
là tìm được một gói đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của công ty hay nói cách khác,một phần mềm có thể tuỳ biến để phù hợp tốt
Khi đã xác định được gói nào để đánh giá, công ty cần phải xác lập các tiêu chí lựa chọncho phép định giá tất cả các gói với quy mô như nhau Để chọn được hệ thống tốt nhất,công ty nên đánh giá được hệ thống nào đáp ứng với nhu cầu kinh doanh, phù hợp với sựphát triển của công ty và thực tế kinh doanh của công ty Khó có thể tìm được hệ thốngphù hợp hoàn toàn với cách thức hoạt động của công ty, nhưng mục tiêu hướng tới làmtìm một hệ thống với sự khác biệt ít nhất Vài điểm mấu chốt quan trọng nên lưu ý khiđánh giá phần mềm ERP là : chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty haykhông? Mức độ tích hợp giữa các thành phần khác nhau của hệ thống ERP? Sự linh động
và khả năng thích ứng? Sự phức tạp, sự thân thiện với người sử dụng? Triển khai nhanhchóng? Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều?,
Bước 3: Lập kế hoạch cho dự án
Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án Giai đoạn này sẽ quyết định chi tiếttriển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn, … Kế hoạch dự án được bắt đầu Xác địnhvai trò và phân công trách nhiệâm cho từng người Các nguồn lực sử dụng cho việc triểnkhai được quyết định, những người đứng đầu để triển khai dự án được chỉ định Các thànhviên trong đội triển khai được lựa chọn và được phân công nhiệm vụ Giai đoạn này sẽquyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự
án Đây cũng là giai đoạn hoạch định “phải làm gì” trong trường hợp bất ngờ; làm saogiám sát được tiến trình triển khai; các phương thức kiểm soát nào nên được thiết lập vàcần làm gì khi sự việc không còn nằm trong tầm kiểm soát
Trang 10Bước 4: Phân tích sự khác biệt
Đây là tiến trình qua xuyên suốt của mô hình hoạt động hiện tai và định hướng mô hìnhtrong tương lai Cái hay là đưa ra một bản thiết kế mô hình mà có thể đoán trước được bất
cứ chức năng thiếu sót nào Từ đó có thể thay đổi quy trình và kế hoạch hoạt động chophù hợp và mang lại hiệu quả hơn khi triển khai ERP
Bước 5: Tái cấu trúc tổ chức
Trước khi triển khai giải pháp ERP, doanh nghiệp hay tổ chức cần tổ chức tại các quytrình cốt lõi để tăng hiệu quả, tăng khả năng cạnh tranh, tối thiểu hóa chi phí, tăng lợinhuận khi khai thác giải pháp ERP Công việc tái cấu trúc tổ chức bao gồm bao gồm điềuchỉnh cơ cấu hoạt động, điều chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy, điều chình cơ cấu thể chế và
cơ cấu nguồn lực
Bước 6: Thiết lập cấu hình hệ thống
Đây là phần chức năng chính của việc triển khai ERP Các doanh nghiệp sẽ cố gắng thựchiện đồng bộ các hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp sao cho phù hợp với góiERP Để làm được như vậy, các quy trình kinh doanh phải được rõ ràng và có thay đổitheo giải pháp phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp nhưng các hoạt động của doanhnghiệp vẫn được diễn ra thông qua sự mô phỏng các quy trình hoạt động thật sự của tổchức, doanh nghiệp
Bước 7: Huấn luyện đội triển khai giải pháp
Những nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp tham gia vào qua trình triển khai giải phápERP sẽ là những người dùng đầu tiên để thử nghiệm, tìm hiểu các ứng dụng hệ thốngtrước khi hệ thống được triển khai trên toàn bộ doanh nghiệp Vì thế cần có giai đoạnhuấn luyện đội triển khai của tổ chức, doanh nghiệp để họ hiểu và thực hiện được cáccông việc trong quá trình dự án triển khai
Bước 8: Kiểm tra, thử nghiệm
Đây là bước kiểm tra, kiểm thử toàn bộ các chức năng cũng như các vấn đề có thể phátsinh trong quá trình sử dụng hệ thống sau này của tổ chức, doanh nghiệp Thông thường
sẽ là kiểm tra, kiểm thử về giao diện, chức năng, về cơ sở dữ liệu, đường truyền, Việcnày giúp tổ chức, doanh nghiệp chỉnh sửa những nội dung còn thiếu, đưa ra biện phápphòng tránh cho hệ thống khi vận hành và biện pháp khắc phục sự cố
Trang 11Bước 9: Đào tạo, huấn luyện người dùng cuối
Sau khi hệ thống đi vào thực tế, nhà cung cấp giải pháp sẽ phải tổ chức đào tạo và huấnluyện người dùng cho tổ chức, doanh nghiệp , bao gồm huấn luyện cho ban lãnh đạo vàtoàn bộ nhân viên trực tiếp tác nghiệp các nghiệp dịch vụ chuyên môn trên hệ thống
Bước 10: Vận hành hệ thống trên thực tế
Là việc đưa hệ thống vào vận hành thực tế tại tổ chức, doanh nghiệp sau khi đã cài đặt vàhuấn luyện người dùng hệ thống Toàn bộ cơ sở dữ liệu đều được chuyển đổi và đưa vàothực hiện, các chức năng điều sẵn sàng cho tiến trình xử lí Khi chạy thật hệ thống thì hệthống cũ sẽ được rút dần ra khỏi tiến trình vận hành, toàn bộ dữ liệu được kết xuất và lưuvào hệ thống mới
Bước 11: Hậu triển khai
Đây là giai đoạn theo dõi và bảo trì hệ thống khi có sự cố, nhà cung cấp giải pháp sẽ cungcấp dịch vụ bảo hành hệ thống cho một thời gian Đồng thời cử các chuyên viên theo sát
và hỗ trợ cho tổ chức trong giai đoạn đầu hệ thống vận hành
2 ĐIỀU KIỆN ĐỂ TRIỂN KHAI ERP
Với mỗi doanh nghiệp, việc triển khai hệ thống ERP có thể gặp nhiều khó khăn và tốnkém nếu không có kế hoạch thực hiện bài bản với các bước triển khai rõ ràng, có tính hệ
thống Chính vì vậy, để có thể vận hành phần mềm ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần triển
khai hệ thống này ở tất cả các bộ phận và phòng ban, nó có thể thay đổi gần như hoàntoàn phương thức hoạt động của tổ chức Sau đây là những điều kiện cơ bản và cẩn thiết
để có thể triển khai ERP một cách hiệu quả:
