Khi điều hành một doanh nghiệp lớn việc quản lý các thông tin vào, ra vô cùng khó khăn. Cũng như các thông tin yêu cầu trao đổi trực tiếp và tương tác với nhau trong một doanh nghiệp để sử lý các nghiệp vụ phát sinh trong các bộ phận của doanh nghiệp. Các quyết định của lãnh đạo tổ chức doanh nghiệp thường dựa vào các thông tin báo cáo từ các bộ phận, việc nắm bắt và hiểu được những gì đang xảy ra với hệ thống thông tin của doanh nghiệp là rất khó khăn. Tất cả những vấn đề trên đòi hỏi doanh nghiệp có một hệ thống tích hợp các nghiệp vụ trong tổ chức, có sự đồng bộ hóa dữ liệu để các bộ phận có thể sửa dụng các nội dung và thông tin của nhau, hệ thống đó là hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức, doanh nghiệp ERP. Hệ thống ERP chính là một giải pháp phù hợp để tạo ra hiệu hoạt động cao cho doanh nghiệp quá trình mở rộng quy mô kinh doanh. Nếu được áp dụng đúng cách thì hệ thống ERP hứa hẹn sẽ là một công cụ hữu ích dành cho các doanh nghiệp. Vậy ERP là gì? Làm thế nào để áp dụng ERP vào trong doanh nghiệp? Những thuận lợi cũng như khó khăn mà doanh nghiệp phải đối mặt khi áp dụng ERP. Để trả lời cho những câu hỏi này nhóm 6 xin trình bày ứng dụng phần mềm ERP vào vào Công ty cổ phần FPT theo một số nội dung chính như sau:
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ
ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TÍCH HỢP ERP (CÁC THÀNH PHẦN, MÔ HÌNH, ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG,…).
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FPT
HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
GVHD: Nguyễn Quang Trung
NHÓM THỰC HIỆN: Nhóm 7
LỚP HP: 2102eCIT0311
BẢNG ĐÁNH GIÁ ĐIỂM CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM
Trang 2STT Họ và tên Mã sinh
1 Nguyễn Thị Bảo Trâm
(Nhóm trưởng) 18D130196 Tổng hợp Word; Cơ sở lý luận A
2 Đinh Huyền Trang 18D130263 Đánh giá thực trạng hoạt động
ERP tại Việt Nam + BI A
3 Lê Thị Trang 18D220225 Ứng dụng ERP của FPT ERP
Oracle Business Suite + BI A
A
9 Bùi Quỳnh Anh 19D160281 Thực trạng hoạt động ERP +
Quản lý chuỗi cung ứng A
BIÊN BẢN HỌP NHÓM
Nhóm thực hiện: 7
Trang 3Thời gian: 16h00 ngày 10/3/2021
Địa điểm: Trường Đại học Thương Mại
Số lượng thành viên: Đầy đủ
Nội dung cuộc họp:
- Tìm hiểu yêu cầu của đề tài, cùng nhau lên dàn ý cho bài thảo luận của nhóm
- Phân chia nhiệm vụ và thời gian nộp bài cho từng thành viên
Cuộc họp tham dự với đầy đủ các thành viên trong nhóm và mọi người đều nắm rõcông việc của mình
Nguyễn Thế Tùng Nguyễn Thị Bảo Trâm
BIÊN BẢN HỌP NHÓM
Nhóm thực hiện: 7
Thời gian: 16h00 ngày 17/3/2021
Địa điểm: Trường Đại học Thương Mại
Số lượng thành viên: Đầy đủ
Nội dung cuộc họp:
- Các thành viên nộp sản phẩm đã được giao nhiệm vụ tìm hiểu về nội dung của đềtài
- Cùng sửa đổi những lỗi sai của từng thành viên
Cuộc họp tham dự với đầy đủ các thành viên trong nhóm và mọi người đều nắm rõcông việc của mình
Nguyễn Thế Tùng Nguyễn Thị Bảo Trâm
BIÊN BẢN HỌP NHÓM
Nhóm thực hiện: 7
Trang 4Thời gian: 16h00 ngày 15/3/2021
Địa điểm: Trường Đại học Thương Mại
Số lượng thành viên: Đầy đủ
Nội dung cuộc họp:
- Thu thập lại sản phẩm đã sửa và hoàn thiện sản phẩm của nhóm
- Đánh giá hoạt động của từng thành viên trong nhóm
Cuộc họp tham dự với đầy đủ các thành viên trong nhóm và mọi người đều nắm rõcông việc của mình
Nguyễn Thế Tùng Nguyễn Thị Bảo Trâm
Trang 5MỤC LỤC
A LỜI MỞ ĐẦU 1
B NỘI DUNG 2
I CƠ SỞ LÝ LUẬN 2
1.1 Khái niệm, các thành phần đặc điểm và của hệ thống 2
1.2 Quy trình triển khai hệ thống 7
1.3 Một số lợi ích khi triển khai ERP 8
1.4 Vai trò của hệ thống trong doanh nghiệp 8
II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP Ở CÁC DOANH NGHIỆP 9
2.1 Thực trạng 9
2.2 Đánh giá về hoạt động của ERP trong doanh nghiệp 12
2.3 Đánh giá thực trạng hoạt động tại Việt Nam 15
2.4 Đề xuất biện pháp để triển khai, duy trì hệ thống 20
III PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG, TRIỂN KHAI VÀ NHẬN XÉT ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FPT 21
3.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần FPT 21
3.2 Ứng dụng ERP của Công ty cổ phần FPT 23
3.3 Đánh giá tình trạng triển khai 28
3.4 Bài học 31
C KẾT LUẬN 32
TÀI LIỆU THAM KHẢO 33
Trang 6A LỜI MỞ ĐẦU
Khi điều hành một doanh nghiệp lớn việc quản lý các thông tin vào, ra vô cùngkhó khăn Cũng như các thông tin yêu cầu trao đổi trực tiếp và tương tác với nhau trongmột doanh nghiệp để sử lý các nghiệp vụ phát sinh trong các bộ phận của doanh nghiệp.Các quyết định của lãnh đạo tổ chức doanh nghiệp thường dựa vào các thông tin báo cáo
từ các bộ phận, việc nắm bắt và hiểu được những gì đang xảy ra với hệ thống thông tincủa doanh nghiệp là rất khó khăn Tất cả những vấn đề trên đòi hỏi doanh nghiệp có một
hệ thống tích hợp các nghiệp vụ trong tổ chức, có sự đồng bộ hóa dữ liệu để các bộ phận
có thể sửa dụng các nội dung và thông tin của nhau, hệ thống đó là hệ thống hoạch địnhnguồn lực tổ chức, doanh nghiệp ERP
Hệ thống ERP chính là một giải pháp phù hợp để tạo ra hiệu hoạt động cao chodoanh nghiệp quá trình mở rộng quy mô kinh doanh Nếu được áp dụng đúng cách thì hệthống ERP hứa hẹn sẽ là một công cụ hữu ích dành cho các doanh nghiệp Vậy ERP làgì? Làm thế nào để áp dụng ERP vào trong doanh nghiệp? Những thuận lợi cũng như khókhăn mà doanh nghiệp phải đối mặt khi áp dụng ERP Để trả lời cho những câu hỏi nàynhóm 6 xin trình bày ứng dụng phần mềm ERP vào vào Công ty cổ phần FPT theo một
số nội dung chính như sau:
I Cơ sở lý luận
II Thực trạng ứng dụng hệ thống ERP ở các doanh nghiệp
III Phân tích thực trạng, triển khai và nhận xét ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty cổphần FPT
Trang 7R (Resource - Tài nguyên): là các nguồn lực bên trong doanh nghiệp, bao gồm
các nguồn lực về: tài chính, nhân sự, công nghệ với phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thôngtin,
P (Planning - Hoạch định): là các kế hoạch, nguyên tắc, quy trình nhằm xây
dựng, bổ sung, hoàn thiện các hoạt động trong các tổ chức
E (Enterprise - Doanh nghiệp): là mục đích cuối cùng của ERP, kết hợp tất cả
các bộ phận, phòng ban, chức năng nghiệp vụ vào chung một hệ thống quản lý dựa trên
hệ thống máy tính duy nhất
1.1.2 Các thành phần trong hệ thống ERP
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấutrúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chứcnăng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP,chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạonên một hệ thống mạnh hơn Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình cóthể như sau:
• Quản trị nguồn nhân lực (HRM)
Quản trị nhân lực là quá trình sáng tạo và sử dụng tổng thể các công cụ, phươngtiện, phương pháp và giải pháp khai thác hợp lí và có hiệu quả nhất năng lực, sở trườngcủa người lao động, đảm bảo thực hiện các mục tiêu (lâu dài) của doanh nghiệp và củatừng người lao động trong doanh nghiệp
Với doanh nghiệp, quản lý nhân sự thường là ưu tiên số một Bởi không có nhânviên, sẽ không có công ty Module quản lý nhân sự trong phần mềm ERP sẽ xử lý cácnhiệm vụ như tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng, bảo hiểm,… ERP giúp
Trang 8cho việc quản lý nhân sự dễ dàng hơn Một trong những lợi ích chính của giải pháp ERP
là tự động hóa quy trình làm việc để giảm thiểu sai sót của con người cùng như dành thờigian cho các hoạt động khác giá trị hơn Bằng cách sử dụng phần mềm hoạch định nguồnlực doanh nghiệp với module kế toán liên kết với module nhân sự, phần thanh toán lươnghàng tháng có thể được thực hiện tự động, nhân viên dễ dàng quản lý phiếu lương củamình và phản hồi dễ dàng nếu có bất cứ sai sót nào
CRM là thích hợp nhất để giúp các doanh nghiệp sử dụng người, quy trình và côngnghệ để đạt được cái nhìn sâu sắc vào các hành vi và giá trị của khách hàng cái nhìn sâusắc này cho phép dịch vụ khách hàng được cải thiện, tăng hiệu quả từ trung tâm cuộc gọi,cải thiện các dịch vụ bán hàng, bán hàng hợp lý, có quy trình tiếp thị, cải thiện hồ sơkhách hàng và nhắm mục tiêu, chi phí giảm, tăng thị phần của khách hàng và lợi nhuậntổng thể
• Quản lý chuỗi cung ứng (SCM)
SCM là sự phối kết hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật và khoa học nhằm cải thiệncách thức các công ty tìm kiếm những nguồn nguyên liệu thô cấu thành sản phẩm/dịch
vụ, sau đó sản xuất ra sản phẩm/dịch vụ đó và phân phối tới các khách hàng Điều quantrọng đối với bất kỳ giải pháp SCM nào, dù sản xuất hàng hoá hay dịch vụ, chính là việclàm thế nào để hiểu được sức mạnh của các nguồn tài nguyên và mối tương quan giữachúng trong toàn bộ dây chuyền cung ứng sản xuất
Xây dựng một chuỗi cung ứng hiệu quả chưa bao giờ dễ dàng, đặc biệt là khikhông có các công cụ tốt nhất để giám sát hoạt động của doanh nghiệp Hệ thống ERP cóthành phần quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là rất quan trọng để duy trì tính cạnh tranhtrong lĩnh vực này
Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) đề cập đến việc phối hợp sản xuất, tồn kho, địađiểm và vận chuyển giữa những người tham gia trong chuỗi cung ứng để đạt được sự kếthợp tốt nhất giữa khả năng đáp ứng hiệu quả cho thị trường được phục vụ Vì vậy, SCM
Trang 9được kỳ vọng tối ưu hóa quy trình phân phối và sản xuất để tạo ra chuỗi cung ứng hiệuquả hơn Điều này bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu theo thời gian thực.
Thành phần SCM trong hệ thống ERP cũng hỗ trợ thúc đẩy lợi nhuận bằng cách
đo lường các yếu tố như mặt hàng nào thường được mua cùng nhau để tối ưu hóa vị trítrưng bày sản phẩm SCM kết hợp với CRM có thể giúp khách hàng theo dõi lại tìnhtrạng các đơn hàng cũng như dự tính ngày nhận hàng
• Quản trị tài chính (FRM)
Phân hệ cốt lõi quan trọng không thể thiếu trong ứng dụng ERP là kế toán tàichính Theo số liệu thống kê của hệ thống thông tin tại Việt Nam thì FRM là hệ thống màcác doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng cao nhất Vì mọi quy trình kinh doanh đều liênquan đến dòng tiền, cho dù đó là phần tiền lương trả cho nhân viên hay trả tiền để vậnchuyển hàng hóa, …
Module quản lý tài chính với mục tiêu chính là phân tích và theo dõi dữ liệu tàichính của doanh nghiệp, bao gồm các khoản phải thu, khoản phải trả, doanh thu, lợinhuận và chi phí… Từ việc phân tích dữ liệu trong quá khứ, hệ thống có thể tiết lộ xuhướng chi tiêu, giúp các CEO lập kế hoạch nhằm gia tăng doanh thu cũng như giảm chiphí của doanh nghiệp
Các chức năng chính của phân hệ kế toán tài chính sẽ được chia thành các nhóm:
CM – Cash and Bank Management - Quản lý tiền mặt, tiền gửi
GL – General Ledger together with Accountant Management - Kế toán tổng
hợp
AP – Account Payables - Kế toán công nợ phải trả
AR – Account Receivables - Kế toán công nợ phải thu
IA - Inventory Accounting - Kế toán hàng tồn kho
AM – Asset Management - Quản lý tài sản cố định
TM - Tools Management - Quản lý công cụ dụng cụ
PM - Prepaid Expenses Management - Quản lý chi phí trả trước
ERP cung cấp giải pháp thật sự mạnh mẽ để quản lý nhóm kế toán tài chính, tạonền tảng để tích hợp bán hàng, mua hàng, tồn kho, giá thành, vận chuyển logistic… Tất
cả giao dịch đều có thể thực hiện trên các thiết bị từ Desktop, Laptop, Mobile, Tablet, QR
Trang 10Code… Hạn chế thủ công, tránh mắc sai sót trong tính toán Tất cả giao dịch đều đầy đủthông tin và minh bạch, tất cả dữ liệu được lưu trữ vĩnh viễn và tạo ra giá trị cho nền tảng
kế toán tài chính
Tuy nhiên, thực trạng hiện tại ở các doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn có gặp nhiềukhó khăn khi ứng dụng ERP ở nền tảng kế toán bởi lẽ dữ liệu thường xuyên bị sửa đổi dotác động của quy trình kinh doanh chưa rõ ràng, các yếu tố phát sinh tức thời mà chưa cógiải pháp xử lý hoàn chỉnh theo quy trình
• Hoạch định tài nguyên sản xuất (MRP)
MRP là một hệ thống dựa trên máy tính có thể tạo lịch trình sản xuất chi tiết bằngcách sử dụng dữ liệu thời gian thực để kết hợp các vật liệu thành phần với máy móc vànhân công lao động MRP được sử dụng rộng rãi, đồng thời cũng được sử dụng như một
mô hình lõi của các hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) lớn hơn
Hệ thống được thiết kế để tập trung, tích hợp và xử lí thông tin để đưa ra quyếtđịnh hiệu quả trong việc lập kế hoạch, thiết kế kĩ thuật, quản lí hàng tồn kho và kiểm soátchi phí trong sản xuất
Trong đó quản lý hàng tồn kho Inventory giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết cácvấn đề liên quan đến từng đơn vị hàng hoá, quy trình nhập, xuất, tồn kho, xuất xứ hàngtồn kho Quản lý kho hàng dựa trên cấu trúc vị trí thứ bậc, từ kho hàng đến các tầng lưutrữ Hệ thống ghi sổ kép cung cấp thông tin quản lý tồn kho đối với hàng hóa mua vào (từnhà cung cấp), hàng bán ra (giao cho người mua) cũng như các sản phẩm từ khâu sảnxuất
Trên thực tế, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng rất lớn trong hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp Chính vì vậy quản lý hàng tồn kho là công việc cực kỳ quan trọng Phảiluôn đảm bảo hàng hóa tồn kho luôn đủ để bán ra thị trường, cân đối giữa các khâu muavào – dự trữ – sản xuất – tiêu thị hay tối ưu hóa lượng hàng lưu kho nhằm tăng hiệu quảkinh doanh và giảm chi phí đầu tư,…
• Kinh doanh thông minh hay trí tuệ doanh nghiệp (BI)
BI là quy trình và công nghệ mà các doanh nghiệp sử dụng để kiểm soát khốilượng dữ liệu khổng lồ, khai phá tri thức giúp cho các doanh nghiệp có thể đưa các cácquyết định hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh của mình
Công nghệ BI cung cấp một cách nhìn toàn cảnh hoạt động của doanh nghiệp từquá khứ, hiện tại và các dự đoán tương lai Mục đích của BI là hỗ trợ cho doanh nghiệp ra
Trang 11quyết định tốt hơn Vì vậy một hệ thống BI (BI System) còn được gọi là hệ thống hỗ trợquyết định (Decision Support System -DSS) Mặc dù chúng ta gọi là BusinessIntelligence (BI) nhưng khái niệm và các kỹ thuật của BI có thể dùng được cho hầu hếtcác tổ chức kinh tế xã hội như giáo dục (Education), chính phủ (Government), chăm sócsức khỏe (Health Care)….
Hệ thống BI có thể xem là sự kết hợp của 3 thành phần chính: Data Warehouse
(Kho dữ liệu): Chứa dữ liệu tổng hợp của doanh nghiệp; Data Mining (Khai thác dữ
liệu): Các kỹ thuật dùng để khai thác dữ liệu như phân loại (Classification), phân nhóm
(Clustering), kết hợp (Association Rule), dự đoán (Prediction), và Business Analyst
(Phân tích kinh Doanh): Quyết định chiến lược đối với hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp
Các công nghệ hỗ trợ cho hệ thống BI gồm:
o Kho dữ liệu (Data warehousing),
o Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resource Planningsystems)
o Công nghệ truy vấn và lập báo cáo (Query and report writing technologies)
o Công cụ khai thác và phân tích dữ liệu (Data mining and analytics tools)
o Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision support systems)
o Quản lý quan hệ khách hàng (Customer relation management)
Và các hoạt động chính của hệ thống này trong doanh nghiệp sẽ là:
o Hỗ trợ quyết định (Decision support)
o Truy vấn và báo cáo (Query and reporting)
o Phân tích xử lý trực tuyến (Online analytical processing (OLAP)
o Phân tích thống kê (Statistical analysis)
o Dự đoán (Forecasting)
o Khai thác dữ liệu (Data mining)
Để sử dụng hệ thống BI, các doanh nghiệp cần lưu ý khi xác định hệ thống BI cầnphải xác định là số lượng người dùng, lượng báo cáo và tần suất báo cáo Trong quá trình
xử lý dữ liệu thì Business là cái quan trọng nhất, doanh nghệp cần phải xác định cáiBusiness và Define những loại báo cáo nào họ sẽ điền vô để quản lý
Trang 12Không sử dụng giải pháp BI để vận hành tổ chức có thể khiến doanh nghiệp bỏqua các xu hướng đang thay đổi trên thị trường, làm đánh mất lợi thế cạnh tranh và đưa racác chiến lược kém hiệu quả Rất nhiều công ty cố gắng sử dụng thật nhiều phần mềmkhác nhau vào hệ thống quản trị của họ và họ trở nên bối rối trước quá nhiều nguồn dữliệu và báo cáo Hiểu và sử dụng thành thạo BI sẽ giúp bạn quản lý doanh nghiệp theocách thông minh hơn, từ đó giúp nâng cao hiệu quả, năng suất và năng lực cạnh tranh trênthị trường.
1.1.3 Đặc diểm.
Theo các chuyên gia về ERP, một hệ thống đạt tầm ERP cần phải được thiết kếtheo từng phần nghiệp vụ (moduler); Có tính tích hợp chặt chẽ; Có khả năng phân tíchquản trị; Tính mở Hệ thống ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin Do đó,cùng với quy trình vận hành, ERP có tính hướng dẫn (diver) Từ đó cho phép các doanhnghiệp học tập các quy trình quản lý doanh nghiệp trong chương trình, từ đó thiết lập quytrình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai
Theo tài liệu “Manufacturing Resource Planning” của Marcelino Tito Tores thìmột hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau:
ERP là một hệ thống tích hợp quản trị kinh doanh (Integrated Business Operating System).
ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer).
ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System).
ERP là một hệ thống với các trách nhiệm được xác định rõ (Defined Resposiblities).
ERP là một hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departements).
1.2 Quy trình triển khai hệ thống.
Quá trình triển khai một dự án ERP bao gồm các bước sau:
Bước 1: Thực hiện tiền định giá (Pre Evaluation Screening)
Bước 2: Đánh giá gói ERP (ERP Package evaluation)
Bước 3: Lập kế hoạch cho dự án (Project planning)
Bước 4: Phân tích sự khác biệt (Gap Analysic)
Bước 5: Tái cấu trúc hệ thống (Re Engineering)
Bước 6: Thiết lập cấu hình hệ thống (Configuration)
Trang 13Bước 7: Huấn luyện đội triển khai (Implementation team training)
Bước 8: Kiểm tra, kiểm thử (Testing)
Bước 9: Huấn luyện người sử dụng (End user training)
Bước 10: Vận hành hệ thống (Going live)
Bước 11: Hậu triển khai và khai thác (Post Implimentation)
1.3 Một số lợi ích khi triển khai ERP.
- Giảm chi phí tổng sở hữu: các chính sách ưu đãi giá dành cho các tổ chức, doanh
nghiệp của các nhà cung cấp là một yếu tố đem lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, giúpdoanh nghiệp có cơ hội tốt để sở hữu các giải pháp tiên tiến với mức chi phí thấp hơn sovới thời gian trước đây
- Tăng doanh thu: một hệ thống ERP với các chức năng như CRM hay quản lý kênh
bán hàng là giải pháp giúp tổ chức, doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh đểđối phó tốt hơn với các ảnh hưởng của sự khủng hoảng trong nền kinh tế hiện tại
- Tăng năng suất: ERP cho phép tổ chức, doanh nghiệp có thể vận hành sản xuất
kinh doanh hiệu quả hơn với việc sử dụng ít nhân lực hơn, từ đó tiết kiệm chi phí tiềnlương nhân công
- Cải thiện hiệu quả các quy trình sản xuất kinh doanh: ERP cho phép tổ chức,
doanh nghiệp tự động hóa các quy trình sản xuất kinh doanh thủ công trước kia, loại trừhoàn toàn các hoạt động dư thừa, không đem lại giá trị trong chuỗi hoạt động của doanhnghiệp, đồng thời giúp tổ chức, doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng trongkhi giảm được chi phí tồn kho và vận chuyển
1.4 Vai trò của hệ thống trong doanh nghiệp.
Cung cấp hai khả năng cho tổ chức:
Thứ nhất là tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh: Giúp các tổ chức, doanh nghiệp
đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng về các thông tin hoặc dữ liệu của sảnphẩm: do hệ thống ERP được tích hợp đơn đặt hàng, danh mục sản phẩm, các kế hoạchsản xuất, các dữ liệu phân phối trong các quy trình hoạt động
Thứ hai là cung cấp thông tin trung gian trong hoạt động giúp nhà quản lý đưa ra
quyết định tốt hơn: các cấp lãnh đạo, người quản lý chính của tổ chức, doanh nghiệp cóquyền truy cập từng phút, từng giây về các thông tin và dữ liệu về doanh số bán hàng,hàng tồn kho và các dữ liệu sản xuất, đồng thời sử dụng thông tin này để tạo nên các dựbáo về doanh thu chính xác và thực tế hơn
Trang 14Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giúp các tổ chức, doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu khách hàng về thông tin hoặc dữ liệu của sản phẩm: do hệ
thống ERP được tích hợp đơn đặt hàng, danh mục sản phẩm, các kế hoạch sản xuất, các
dữ liệu phân phối trong các quy trình hoạt động Điều này giúp cho việc xử lý thông tintrong hệ thống tốt hơn và đưa ra được thông tin về các sản phẩm khách hàng đã đặt hàng,các con số chính xác cần mua sắm từ các nhà cung cấp nguyên liệu
ERP cung cấp nhiều thông tin có giá trị giúp cải thiện việc ra quyết định quản lý cho các cấp lãnh đạo, người quản lý chính của tổ chức, doanh nghiệp có quyền truy cập
để cập nhật từng giây về các thông tin và dữ liệu về doanh số bán hàng, về hàng tồn kho
và các dữ liệu sản xuất, đồng thời sử dụng thông tin này để tạo nên các dự báo về doanhthu chính xác hơn, đưa ra các dự báo sản xuất gần với thực tế hơn
II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP Ở CÁC DOANH NGHIỆP.
2.1 Thực trạng.
2.1.1 Khái quát về ứng dụng ERP trên thế giới.
Trên thế giới, hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn bộ giảipháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: sản xuất chế tạo,kinh doanh dịch vụ Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP được đánh giá cao giúpdoanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả, ERP là lĩnh vực tiềm năng phát triển,việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tang khả năng cạnh tranh, đem lạicho doanh nghiệp lợi ích lâu dài
Theo đánh giá của công ty SAP – công ty phần mềm lớn nhất Châu Âu có trụ sởtại Đức, lợi ích lớn nhất của ERP là sự kế thừa các mô hình tiến trình nghiệp vụ tốt nhấtđược các nhà cung cấp nghiên cứu, tích lũy kinh nghiệm và áp dụng thành công ở mộtloạt các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực viễn thông trên thế giới Đối với các nhàquản lý doanh nghiệp, ERP là một công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ hoạt độngsản xuất kinh doanh ERP giúp doanh nghiệp đánh giá được dịch vụ hoặc vùng tập trungnhiều khách hàng, đánh giá dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng cũng như khách hàngtiềm năng Bên cạnh đó, ERP còn thể hiện nhiều lợi ích khác với tính năng tích hợp như:phát triển khả năng mua bán và đặt hàng cũng như đăng kí dịch vụ trên mạng; điều phốitoàn bộ giá cả cho các dự án; theo dõi, quản lí và sử dụng các tài sản; xác định quyền hạn
và trách nhiệm của từng người tham gia hệ thống…
Theo các nghiên cứu của meta group đối với 63 công ty thì chi phí trung bình chomột dự án ERP bao gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn và phần cứng là 15 triệu
Trang 15USD Mặc dù các dự án ERP rất phức tạp và đắt tiền nhưng nếu được triển khai phù hợp
sẽ đem lại những lợi ích không nhỏ Cụ thể nếu triển khai được đầy đủ, một hệ thốngERP có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình hàng năm khoảng 1,6 triệu USD.Ngoài ra chương trình này còn cung cấp các chức năng cơ bản dành riêng cho lĩnh vựcviễn thông như: hỗ trợ số lượng lớn tài khoản khách hàng, phân cấp khách hàng, tự độnghóa các quy trình quan trọng Giải pháo tích hợp nhiều loại thanh toán, xử lý việc nhắc vàđòi nợ, trả chậm, tính toán lợi nhuận, hoãn nợ, xử lý thu hồi, trả lại…
Bên cạnh những lợi ích đạt được, các doanh nghiệp ứng dụng ERP vẫn phải tiếptục đối mặt với nhiều thách thức nhân sự, kiến thức, thời gian và chi phí triển khai ở cácmức độ khác nhua tùy theo quy mô doanh nghiệp
Chính vì những lợi ích không thể phủ nhận đó của việc triển khai ERP, ở nhiềudoanh nghiệp trên thế giới đã thực hiện từ rất lâu và mang lại nhiều lợi ích cho doanhnghiệp Không ít tập đoàn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới coi ERP là chìakhóa của thành công doanh nghiệp ERP cũng được giảng dạy như một môn học tại cáctrường đại học hàng đầu về quản trị doanh nghiệp
2.1.2 Tình hình sử dụng và triển khai hệ thống ERP ở Việt Nam hiện nay.
Tại các nước trên thế giới, hầu hết các doanh nghiệp đã sớm nhận thức được giátrị, tầm ảnh hưởng của việc ứng dụng ERP vào doanh nghiệp như là một giải pháp tất yếu
để góp phần vào sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp Theo thống kê phòng thương mại
và công nghiệp Việt Nam VCCI, hiện chỉ có 1,1% doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giảipháp ERP
Một vài năm trở lại đây, thị trường nội địa đã dần đón nhận ERP, coi đó như mộtgiải pháp tất yếu nếu muốn phát triển doanh nghiệp trong dài hạn Nhiều doanh nghiệpViệt Nam trong các ngành nghề khác nhau đã ứng dụng hệ thống này vào công tác quản
lý, đặc biệt có sự cạnh tranh gay gắt giữa các giải pháp trong và ngoài nước Ban đầu,một số doanh nghiệp thường là các tập đoàn lớn áp dụng ERP, sau đó các công ty khácdần nhận ra lợi ích và “theo đuôi” để áp dụng, một số doanh nghiệp khác chưa áp dụngngay mà chỉ quan sát và cân nhắc có nên triển khai hay không và triển khai vào thời điểmnào cho phù hợp Về nhận thức ERP cũng ngày càng được nâng cao Xu hướng ứng dụngERP theo ngành ngày càng thể hiện rõ nét Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng trong ngành
đồ uống như: công ty bia Huế, bia Carlsberg, bánh kẹo kinh đô, Bibica,… hay trongngành dệt may: công ty May 10, Savimex,…
Trang 16Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay còn rất lúng túng trong việc lựachọn giải pháp ERP phù hợp với điều kiện cụ thể của mình Họ thiếu thông tin về hệthống ERP, năng lực tư vấn yếu và rất nhiều nhà cung cấp đặt mục tiêu là bán được giảipháp, thu tiền đặt cọc lên trên việc hoàn tất triển khai dự án đúng nghĩa.
Với quy mô doanh nghiệp ngày càng được mở rộng, ERP được xem như cứu cánhcủa mọi chủ doanh nghiệp trong hội nhập toàn cầu
2.1.3 Các doanh nghiệp đã triển khai thành công và thất bại.
Top các doanh nghiệp triển khai ERP thành công ở Việt Nam:
o Magenest
Magenest là công ty cung cấp giải pháp Digital Transformation doanh nghiệp, với
hơn 6 năm kinh nghiệm và trên 300 dự án hoàn thành
Magenest cung cấp giải pháp ERP dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Tậptrung chủ yếu là hệ thống Odoo ERP với chi phí thấp và khả năng phù hợp với nhiều loạihình công nghiệp
Điểm nổi bật của Magenest là gói One-stop Solution dành cho các doanh nghiệp
có nhu cầu Digital Transformation nhanh và hiệu quả Giải pháp này cung cấp các phầnmềm về ERP, CRM, eCommerce và Cloud-service cho doanh nghiệp
o Diginet
Một trong những công ty cung cấp giải pháp ERP có uy tín cao tại Việt Nam vớihơn 23 năm kinh nghiệm và tỷ lệ triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp lên tới 98%
Diginet cung cấp phần mềm Lemon ERP với các module chuyên hóa theo tiêu
chuẩn doanh nghiệp Việt Phần mềm này cung cấp các giải pháp tối ưu hóa quản lý dự
án, logistic, du lịch, dịch vụ,…
o CITEK
Là một trong những nhà cung cấp giải pháp SAP ERP hàng đầu tại Việt Nam, với
đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm (Expert Domain) đã hoàn thiện nhiều dự án ERPlớn tại Việt Nam
CITEK cung cấp giải pháp SAP S/4HANA (hệ thống ERP của SAP được xây
dựng dành cho các tập đoán lớn) Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý theo quychuẩn quốc tế giúp điều chỉnh chiến lược một cách nhanh và chính xác
Trang 17o BRAVO
Được thành lập từ năm 2004, BRAVO với nhiều năm kinh nghiệm về cung cấp
các sản phẩm và dịch vụ tập trung vào việc quản trị doanh nghiệp đồng thời tập trung vàoquản lý hệ thống tài chính và kế toán
Bravo cung cấp phần mềm ERP nội – BRAVO 8 Phần mềm ERP này cung cấp
một số module mặc định như POS, quản lý bán hàng, kế toán Để thêm những phân hệkhác, sẽ được bổ sung tùy vào nhu cầu của từng doanh nghiệp
Bên cạnh việc ứng dụng của ERP thì không ít các doanh nghiệp tại gặp thất bại khi
ứng dụng công nghệ này ví dụ như:
o Doanh nghiệp gỗ nội thất AA
o Công ty cơ khí Đại Dũng
o Công ty SAVIMEX
SAVIMEX là một công ty gồm 4 thành viên và một văn phòng với 28 phòng, ban và
12 xưởng sản xuất, chuyên sản xuất đồ gỗ xuất khẩu và kinh doanh địa ốc, tổng doanhthu năm đạt trên 300 tỷ đồng
Từ năm 1997, Savimex đã triển khai đầu tư ERP với mục đích tăng cường quản lý,điều hành và khai thác các nguồn lực sao cho hiệu quả Tuy nhiên, từ 1997 đến 2003,Savimex đã lần lượt mời 4 đơn vị trong và ngoài nước triển khai ERP, chi phí tổng cộng
1 tỷ đồng nhưng đều thất bại
Nguyên nhân thất bại phổ biến khi triển khai ERP là lực lượng triển khai quá mỏng,đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát doanh nghiệp quá ngắn, chỉ chútrọng đầu tư thiết bị, đi thẳng vào cài đặt chương trình mà không xây dựng kế hoạch tổngthể; sự cả nể, chiều theo ý doanh nghiệp của chuyên gia tư vấn trong quá trình phântích… Ngoài ra, quy trình mới khi triển khai ERP lại gặp sự phản đối từ các đơn vị cơ sởkhi họ buộc phải thay đổi hàng loạt các quy trình đã làm lâu nay, số liệu ERP lại khôngkhớp với số liệu của cách làm cũ
2.2 Đánh giá về hoạt động của ERP trong doanh nghiệp.
2.2.1 Thời điểm doanh nghiệp nên áp dụng ERP.
Hiện nay, hệ thống ERP được biết đến như là một cách để đảm bảo quản lý tốt hơncác mục tiêu kinh doanh và hệ thống ngày càng được nhiều doanh nghiệp đưa vào vậnhành Bản chất linh hoạt của phần mềm ERP cho phép các doanh nghiệp triển khai giải
Trang 18pháp dựa trên nhu cầu kinh doanh của chính mình Cụ thể, dưới đây sẽ là một số đề xuấtthời điểm doanh nghiệp nên triển khai hoặc nâng cấp hệ thống ERP như:
Thay đổi quy mô hoạt động:
Tổ chức đang phát triển, đã phát triển hoặc đang có kế hoạch mở rộng quy mô
đáng kể
Phát sinh vấn đề trong quản lý:
Tổ chức cần phần mềm quản lý doanh nghiệp để giám sát, cải thiện các quy trìnhvận hành được tốt hơn Nếu các quy trình đặt hàng, giao hàng, kế toán, vận chuyển đều
sử dụng các hệ thống khác nhau thì các quy trình sẽ bị rời rạc Mặt khác, phần mềm quản lý doanh nghiệp liên kết các quy trình lại với nhau và cho ra một bức tranh hoàn
chỉnh về hiệu suất kinh doanh
Sáp nhập hoặc mua lại:
Các tập đoàn cần hợp lý hóa hệ thống giữa các công ty con
Kế thừa hệ thống:
Hệ thống hiện tại của tổ chức đã lỗi thời và không có sẵn để nâng cấp hoặc khôngcòn phục vụ đầy đủ cho doanh nghiệp và người dùng quản lý CNTT bắt đầu tiêu tốn rấtnhiều thời gian và nguồn lực Không chỉ cần tùy chỉnh hệ thống của mình, mà việc tíchhợp, sửa chữa và duy trì chúng với các bản nâng cấp có liên quan trở nên tốn thời gian vàtài nguyên Việc lựa chọn phần mềm ERP trở thành một cách vô cùng tiết kiệm
Cập nhật xu hướng quản lý:
Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai đã vạch ra một lộ trình côngnghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp doanh nghiệp mới
2.2.2 Điều kiện để ứng dụng ERP vào của doanh nghiệp.
Thành lập ban quản lý dự án triển khai phần mềm
- Lập kế hoạch đánh giá nhu cầu, khả năng
Doanh nghiệp cần đánh giá quy trình của công ty mình có thật sự phù hợp khitriển khai ERP hay không, có kế hoạch kiểm soát, đánh giá quy trình mỗi phòng ban.Trước khi có ý định triển khai ERP doanh nghiệp cần hiểu rõ những khó khăn cũng nhưnhu cầu ngắn hạn và dài hạn để xác định chọn lựa hệ thống nào là phù hợp nhất Tínhtoán ngân sách khi triển khai ERP, xem xét và lựa chọn thời điểm thích hợp nhất có thểtriển khai Một bản kế hoạch về tiến độ dự án là vô cùng cần thiết, kịp thơì đưa ra các
Trang 19quyết định về quy trình nghiệp vụ, điều phối nguồn lực đảm bảo dự án đúng tiến độ đãvạch ra.
- Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp trong nước và ngoài nước triểnkhai giải pháp ERP, để có thể chọn lựa nhà cung cấp triển khai tốt nhất đối với doanhnghiệp mình thì doanh nghiệp cần bỏ ra thời gian tìm hiểu, xem xét và đánh giá từng nhàcung cấp Doanh nghiệp cần chuẩn bị danh sách yêu cầu gửi nhà cung cấp để xem xétmức độ đáp ứng từ hai bên
Chuẩn bị tinh thần thực hiện dự án cho đội ngũ nhân viên
Đây là bước rất quan trọng và không thể bỏ qua được Khi trong ban quản lý dự ánhoặc cả trong đội ngũ nhân viên sẽ tham gia tiếp nhận dự án của doanh nghiệp còn cónhững cá nhân chưa sẵn sàng cho công việc (ví dụ: ngại học hỏi, ngại thay đổi, ngại thựchiện công việc trên máy do tuổi tác và trình độ, sợ bị ảnh hưởng về quyền lợi hoặc vai tròcủa mình trong tình hình mới ) thì việc triển khai dự án chắc chắn sẽ gặp khó khăn.Chuẩn bị sẵn sàng về mặt tinh thần cho đội ngũ nhân viên trước tiên là nhiệm vụ của banlãnh đạo công ty và sau đó là của ban quản lý dự án
Thông qua các cuộc họp phổ biến, quán triệt chủ trương, ý nghĩa của dự án độingũ nhân viên sẽ hiểu được chủ trương của lãnh đạo, những công việc sẽ phải làm và ýnghĩa của những công việc này Họ sẽ hiểu được viễn cảnh tương lai sau khi thực hiện dự
án và do đó sẽ có những động lực và hứng khởi để bắt tay vào công việc Khi nhận thức
và tinh thần làm việc của đội ngũ nhân viên tốt thì dự án đã có được bước khởi sắc tốt và
đã có dấu hiệu của sự thành công
Chuẩn bị tập huấn cơ bản về tin học cho đội ngũ nhân viên
Ở một số doanh nghiệp, khi ban lãnh đạo quyết định triển khai ERP thì trình độ tinhọc của đội ngũ nhân viên còn chưa đáp ứng yêu cầu nên cần có những đào tạo cơ bản.Doanh nghiệp cần tổ chức các lớp tập huấn về tin học cơ bản sử dụng máy tính, sử dụngcác phần mềm văn phòng như Winword, Excel Kết quả của các khoá huấn luyện này làđội ngũ nhân viên đã sẵn sàng cho việc tiếp nhận các thao tác sử dụng các phần hànhERP khi triển khai dự án phần mềm
Chuẩn bị phần cứng, cơ sở hạ tầng công nghệ
