Một trong những ứng dụng quan trọng được áp dụng để hô trợ doanh nghiệp quản trị nguồn lực của doanh nghiệp là phần mềm ERP. Tại Việt Nam, có nhiều daonh nghiệp áp dụng ứng dụng này vào trong quản lý doanh nghiệp và đã có nhiều dự án thành công. Một trong những doanh nghiệp áp dụng thành công ứng dụng ERP vào quản trị nguồn lực là Tập đoàn xăng dầu Việt Nam – Petrolimex. Bài thảo luận dưới đây, nhóm 1 sẽ trình bày về những thành công của Petrolimex trong việc áp dụng ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ
BÀI THẢO LUẬN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Đề tài:
Tìm hiểu về hệ thống thông tin tích hợp ERP Thực trạng
áp dụng ứng dụng ERP tại doanh nghiệp Petrolimex
NHÓM THỰC HIỆN : NHÓM 1 LỚP HỌC PHẦN : 2102ECIT0311 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: NGUYỄN QUANG TRUNG
Trang 2HÀ NỘI - 2021
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 2
I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3
1 Khái niệm ERP 3
2 Các thành phần, mô hình, tầm quan trọng của ERP 3
2.1 Các thành phần cấu thành 3
2.2 Mô hình ERP 7
2.3 Tầm quan trọng của ERP 7
3 Điều kiện triển khai ứng dụng ERP 9
4 Những thuận lợi, khó khăn khi triển khai ứng dụng ERP Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng ERP 9
4.1 Thuận lợi 9
4.2 Khó khăn 10
4.3 Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng ERP 11
II CƠ SỞ THỰC TẾ 13
1 Tổng quan về PETROLIMEX 13
2 Thực trạng ứng dụng ERP tại PETROLIMEX 15
2.1 Lý do Petrolimex áp dụng ứng dụng ERP 15
2.2 Nhà cung cấp và tư vấn 15
2.3 Quá trình triển khai ứng dụng ERP tại Petrolimex 16
2.3.1 Quy mô áp dụng và thời gian triển khai ứng dụng ERP 16
2.3.2 Thực trạng áp dụng ứng dụng ERP tại Petrolimex 19
3 Thành công của Petrolimex khi ứng dụng ERP 20
KẾT LUẬN 23
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin thì ngày càng cónhiều các ứng dụng hỗ trợ, phục vụ cho doanh nghiệp Thương mại điện tử đang và sẽphát triển mạnh mẽ tại Việt Nam Trong giai đoạn này, các doanh nghiệp đã sử dụngnhững ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn bộ chu trình từ đầu vào của quá trìnhsản xuất tới việc phân phối
Một trong những ứng dụng quan trọng được áp dụng để hô trợ doanh nghiệpquản trị nguồn lực của doanh nghiệp là phần mềm ERP Tại Việt Nam, có nhiều daonhnghiệp áp dụng ứng dụng này vào trong quản lý doanh nghiệp và đã có nhiều dự ánthành công Một trong những doanh nghiệp áp dụng thành công ứng dụng ERP vàoquản trị nguồn lực là Tập đoàn xăng dầu Việt Nam – Petrolimex
Bài thảo luận dưới đây, nhóm 1 sẽ trình bày về những thành công củaPetrolimex trong việc áp dụng ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý
Trang 4I CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1 Khái niệm ERP
ERP – Enterprise Resoure Planning là một hệ thống thông tin quản lý tích hợpcác nguồn lực của doanh nghiệp, bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chínhcủa doanh nghiệp
ERP là một hệ thống tổng hợp các quy trình kinh doanh trọng yếu của doanhnghiệp dựa trên sự tích hợp gồm các module phần mềm và hệ thống cơ sở dữ liệu tácnghiệp tập trung của doanh nghiệp
Ý nghĩa của E, R và P trong thuật ngữ ERP
E: Enterprise – Doanh nghiệp
R – Resourse – Tài nguyên Trong công nghệ thông tin tài nguyên là bất kỳphần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụngđược Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biếnnguồn lực thành tài nguyên
P – Planning – Hoạch định: là kế hoạch là một khái niệm quen thuộc trong quảntrị kinh doanh Điều cần quan tâm ở đây là hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệplên kế hoạch như thế nào?
Nói chung, ERP là một giải pháp hệ thống toàn diện, bao gồm việc tích hợp các bộcông cụ này theo một quy chuẩn tốt nhất có thể, để đáp ứng trọn vẹn các yêu cầu vềquản trị toàn bộ nguồn lực của một doanh nghiệp, từ hệ thống thông tin, email, tài liệuvăn bản lưu trữ, các quy trình xử lý hoạt động sản xuất kinh doanh mua bán… đượcvận hành trơn tru trên một thể thống nhất gọi là một hệ thống ERP
2 Các thành phần, mô hình, tầm quan trọng của ERP
2.1 Mô hình ERP
Mô hình hệ thống ERP là chuỗi những lập trình với các thuật toán điều hành và
xử lý thông tin một cách chính xác trong mọi công tác hoạt động của doanh nghiệp.Đây được xem như một mô hình hệ thống khổng lồ đảm nhiệm tất cả các chức năng vềtài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất rất nhiều những thứ khác.Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vàotrong một hệ thống duy nhất Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần ềm nhân
sự - tiền lương, quản trị sản xuất… song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gồm tất cả vào
Trang 5chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có ựu liên thông vớinhau.
Các phân hệ trong mô hình ERP:
2.2 Các thành phần cấu thành
Hệ thống ERP sẽ thực hiện đầy đủ các chứng năng trong hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp, mà trước đây có thể đã được thực hiện bởi nhiều phần mềm độc lậpnhỏ hơn.Hệ thống ERP tích hợp nhiều ứng dụng và hoạt động kinh doanh cho phép hệthống phục vụ cho hầu hết các quy trình và bộ phận nếu không phải tất cả Giữa rấtnhiều module của hệ thống ERP, các thành phần của ERP cốt lõi bao gồm:
Quản lý phần mềm kế toán
Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phảithu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư,… Các phân
hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP
Quản lý chuỗi cung ứng ( SCM – ERP mở rộng)
ERP
FRM Quản lý tài chính
SCM Quản lý chuỗi cung ứng
Quản lý phần mềm kế toán
HRM Quản lý nhân sự
CRM Quản lý khách hàng
Trang 6Xây dựng một chuỗi cung ứng hiệu quả chưa bao giờ dễ dàng, đặc biệt là khi bạnkhông có các công cụ tốt nhất để giám sát hoạt động của mình Hệ thống ERP có thànhphần quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là rất quan trọng để duy trì tính cạnh tranh tronglĩnh vực này.
Theo Michael Hugos – tác giả của cuốn sách “Essentials of Supply ChainManagement”, đồng thời là CIO của công ty Network Services:”Quản lý chuỗi cungứng (SCM) đề cập đến việc phối hợp sản xuất, tồn kho, địa điểm và vận chuyển giữanhững người tham gia trong chuỗi cung ứng để đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa khảnăng đáp ứng hiệu quả cho thị trường được phục vụ”
Vì vậy, SCM được kỳ vọng tối ưu hóa quy trình phân phối và sản xuất để tạo rachuỗi cung ứng hiệu quả hơn Điều này bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu theo thờigian thực
Dữ liệu theo thời gian thực sẽ phản ánh chính xác thời điểm xảy ra sự cố để khắcphục khi chúng xảy ra chứ không phải chờ vài ngày sau Ngoài ra, nó cũng có thể giúpbạn tạo kế hoạch sản xuất chính xác và cập nhật từng phút để đáp ứng nhu cầu nhưngkhông vượt quá khả năng hiện có của nhà xưởng, nhân công và năng lực doanhnghiệp
Thành phần SCM trong hệ thống ERP cũng hỗ trợ thúc đẩy lợi nhuận bằng cách
đo lường các yếu tố như mặt hàng nào thường được mua cùng nhau để tối ưu hóa vị trítrưng bày sản phẩm SCM kết hợp với CRM có thể giúp khách hàng theo dõi lại tìnhtrạng các đơn hàng cũng như dự tính ngày nhận hàng
Quản lý quan hệ khách hàng
Quản lý khách hàng và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ là một hoạt độngquan trọng khác của doanh nghiệp Nếu không có họ, doanh nghiệp sẽ không thể tồntại, chứ chưa nói đến việc phát triển Nhờ tính năng của module quản lý quan hệ kháchhàng (CRM) mà doanh nghiệp có thể lưu trữ và theo dõi dữ liệu khách hàng để cảithiện quy trình bán hàng và chiến lược tiếp thị
Một trong những chức năng chính của CRM là theo dõi thói quen mua hàng củakhách hàng Khi dữ liệu đã có đủ, bạn có thể bán chéo hay upsell và thời điểm tốt nhất
Trang 7để làm điều đó Ngoài ra, bạn có thể sử dụng CRM để theo dõi lịch sử trò chuyện vớikhách hàng tiềm năng Bằng cách này, bạn biết nhân viên bán hàng nào đã nói chuyệnvới khách hàng, khi nào họ nói chuyện và họ đã nói về điều gì Sử dụng thông tin này,bạn có thể giảm bớt sự dư thừa trong quy trình bán hàng, gia tăng sự hài lòng củakhách hàng và đảm bảo bán hàng thành công.
Đặc biệt nếu đang điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử, bạn có thểmuốn tích hợp quy trình CRM của mình để có thể nhắm mục tiêu quảng cáo chính xác
và lưu trữ thông tin thanh toán của khách hàng nhằm đảm bảo rằng khách hàng có trảinghiệm mua hàng tuyệt vời nhất có thể
Hệ thống báo cáo quản trị thông minh
Business intelligence (BI) được biết đến với tên gọi hệ thống báo cáo quản trị làmột quy trình tích hợp công nghệ mà các doanh nghiệp dùng để kiểm soát khối lượng
dữ liệu khổng lồ đến từ nhiều nguồn khác nhau Sau đó khai thác nguồn dữ liệu đó mộtcách hiệu quả, tạo ra những tri thức mới giúp cho các nhà quản lý có thể đưa ra cácquyết định hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh của mình
BI nhanh chóng trở thành một tiêu chuẩn bắt buộc phải có đối với các hệ thốngERP Và khi các doanh nghiệp bắt đầu phụ thuộc nhiều hơn các dữ liệu để ra quyếtđịnh thì BI lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết
Trên hệ thống ERP, BI tồn tại dưới dạng các biểu mẫu báo cáo dạng số và bảng,biểu đồ, Những báo cáo quản trị này được hệ thống tổng hợp rồi phân tích từ chínhcác số liệu nhân viên nhập vào hàng ngày Do đó, tính real-time của BI luôn được đảmbảo
BI còn xóa nhòa ranh giới giữa các phòng ban, không có “vùng cấm” để cungcấp cái nhìn đầy đủ nhất cho chủ doanh nghiệp Những thông tin chi tiết này sẽ rất hữuích với bộ phận quản lý mỗi khi ra quyết định kinh doanh hay lập kế hoạch, chiếnlược
Quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là một trong những thành phần của erp thường được sửdụng kèm với các thành phần khác như CRM, SCM Một số tính năng chính của thànhphần này là quản lý đơn đặt hàng và duy trì định mức tồn kho tối thiểu, tối đa củadoanh nghiệp
Trang 8Trên thực tế, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng rất lớn trong hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp Chính vì vậy quản lý hàng tồn kho là công việc cực kỳ quan trọng Phảiluôn đảm bảo hàng hóa tồn kho luôn đủ để bán ra thị trường, cân đối giữa các khâumua vào – dự trữ – sản xuất – tiêu thị hay tối ưu hóa lượng hàng lưu kho nhằm tănghiệu quả kinh doanh và giảm chi phí đầu tư,…
Quản lý tài chính
Thành phần cốt lõi cuối cùng được nhắc đến là quản lý tài chính Vì mọi quytrình kinh doanh đều liên quan đến dòng tiền, cho dù đó là phần tiền lương trả chonhân viên hay trả tiền để vận chuyển hàng hóa,…
Module quản lý tài chính với mục tiêu chính là phân tích và theo dõi dữ liệu tàichính của doanh nghiệp, bao gồm các khoản phải thu, khoản phải trả, doanh thu, lợinhuận và chi phí… Từ việc phân tích dữ liệu trong quá khứ, hệ thống có thể tiết lộ xuhướng chi tiêu, giúp các CEO lập kế hoạch nhằm gia tăng doanh thu cũng như giảmchi phí của doanh nghiệp
Cuối cùng, chức năng của ERP còn làm tăng năng suất và giải phóng thời giancủa nhân viên để làm những công việc không thể tự động hóa
Một trong những lợi ích chính của giải pháp ERP là tự động hóa quy trình làmviệc để giảm thiểu sai sót của con người cùng như dành thời gian cho các hoạt độngkhác giá trị hơn Bằng cách sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệpvới module kế toán liên kết với module nhân sự, phần thanh toán lương hàng tháng cóthể được thực hiện tự động, nhân viên dễ dàng quản lý phiếu lương của mình và phảnhồi dễ dàng nếu có bất cứ sai sót nào
Trang 92.3 Tầm quan trọng của ERP
Hi vọng lớn nhất đối với ERP đó là nó có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũngnhư những thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứđược gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi
là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng Trong thời gian khoảng 10 năm trở lạiđây có xuất hiện thêm một số module để quản lý khách hàng, chứ trước đó ERP chỉtập trung vào việc tự động hóa những bước khác nhau trong hoạt động của công ty sảnxuất
Một số điểm đặc biệt mà Hệ thống ERP có thể giúp cho doanh nghiệp:
Kiểm soát thông tin khách hàng: vì dữ liệu của ERP đều nằm chung ở một nơi
nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một
số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng khôngđược cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau Ngay cả một ông CEO cũng có thể
dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ
như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việcchuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói vànhiều thứ khác Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiếtkiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết Ngườiquản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất,không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo
dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhânlực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án Mình được biết là ERP còn có thể tự độngkiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vàotừng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạnnày
Kiểm soát thông tin tài chính: ERP sẽ giúp tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến
tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũngnhư những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp ERP
Trang 10cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS,GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn.
Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu
hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao Việc này giúp các công tygiảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữPlanning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động củamình, và đây là một ví dụ) Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăngnhanh tốc độ làm việc
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát
sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu(để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đólàm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau Nhân viêncũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn
Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP giúp cho sự tương tác
của các nhân viên trong một công ty một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất, thông quacác thao tác nhỏ các nhân của một công ty có thể giao tiếp với một hoặc nhiều nhânviên rất nhanh chóng có thể kịp thời cập nhật thông tin qua lại lẫn nhau giúp cho hoạtđộng kinh doanh trở nên đồng bộ hơn
3 Điều kiện triển khai ứng dụng ERP
Muốn áp dụng thành công thì mỗi doanh nghiệp trước hết phải tìm hiểu thị trường,nghiên cứu để hiểu về các phần mềm đó, xem xét sự phù hợp của nó đối với doanhnghiệp của mình ERP đòi hỏi trước hết ở nguồn nhân lực, đến tiềm năng, thị trường củadoanh nghiệp
4 Những thuận lợi, khó khăn khi triển khai ứng dụng ERP Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng ERP.
Hiện nay, ERP là một trong những giải pháp phần mềm được áp dụng triển khaingày càng phổ biến trong các doanh nghiệp Khi triển khai ứng dụng ERP tại doanhnghiệp sẽ có những thuận lợi và khó khăn như sau:
4.1 Thuận lợi
Chuẩn hóa quy trình làm việc
Trang 11Việc ứng dụng giải pháp ERP góp phần chuẩn hóa quy trình hoạt động củadoanh nghiệp Bạn có biết, một công ty lớn luôn mong muốn có một quy trình tiệmcận với sự hoàn chỉnh nhất, ít xảy ra sai sót trong các khâu, dữ liệu đồng bộ và chínhxác, số liệu kế toán được chuẩn hóa…
Tiết kiệm chi phí
Việc sử dụng tích hợp ERP thay cho nhiều phần mềm rời rạc giúp giảm thiểu chiphí, thời gian triển khai Bên cạnh đó, việc sử dụng tập trung trên một hệ thống giúptiết kiệm thời gian nhập liệu của người dùng, đồng thời cũng ít xảy ra sai sót do dữ liệu
có tính kế thừa và liên kết nhau, được kiểm soát chặt chẽ bởi những quy trình và thuậttoán sẵn có tích hợp trong hệ thống ERP Do dữ liệu được ghi nhận và cập nhật theothời gian thực nên ERP giải quyết rất tốt bài toán bảo mật, tập trung và độ chính xáckịp thời của dữ liệu tại thời điểm xác định
Tăng hiệu suất làm việc
ERP là một giải pháp cho phép doanh nghiệp có thể vận hành sản xuất kinhdoanh hiệu quả hơn trong khi sử dụng nhân lực ít hơn Việc áp dụng phần mềm này sẽgiúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trả lương cho nhân viên trong thời điểm doanhnghiệp khó khăn và giúp cho doanh nghiệp có thể khôi phục lại hoạt động của doanhnghiệp
Quản trị thông tin hiệu quả
Giải pháp phần mềm ERP là một giải pháp phần mềm được ra đời giúp hỗ trợcho công tác quản trị của một tổ chức, một doanh nghiệp Chức năng chính của ERP làtích hợp mọi công việc, thông tin của tất cả các phòng ban, mọi chức năng của tổ chức,của công ty trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ dàng theo dõi Từ đó, giúpcho nhà quản lý quản trị thông tin doanh nghiệp một cách hiệu quả
4.2 Khó khăn.
Nhược điểm của ERP ngoại trước hết là về giá cả ERP ngoại do tính hiệu quả của
nó, nên thường có giá rất đăt, thứ hai về quá trình triển khai, nó đòi hỏi phải có nhân lực,đội ngũ nhân viên kỹ thuật công nghệ cao, am hiểu máy tính Quy trình triển khai của nórất phức tạp Và các giải pháp ERP nội trong thị trường Việt Nam với điều kiện của ViệtNam thì có phần đạt hiệu quả cao hơn
Chi phí phần mềm
Trang 12Chi phí mà doanh nghiệp cần phải chi trả khi áp dụng giải pháp ERP có thể làmột thách thức đối với một số doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa phát triển hoặc hoạtđộng kinh doanh không ổn định Ngoài những chi phí cho tư vấn, triển khai phần mềmthì doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuấtERP ngoại, ước chừng thêm số tiền bằng số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm.
Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP lên rấtcao Còn đối với những doanh nghiệp lớn hơn thì việc áp dụng phần mềm ERP khôngchính xác thì sẽ khiến cho doanh nghiệp tổn thất khá lớn gây ngưng trệ, giảm lợinhuận của doanh nghiệp Do đó, ERP có thể được coi là một giải pháp dài hạn, mangtính chiến lược và có tầm nhìn xa
Doanh nghiệp và đơn vị triển khai ERP không thống nhất
Trong quá trình triển khai giải pháp ERP, sẽ có nhiều vấn đề phát sinh, doanhnghiệp cũng có những thay đổi, và những điều này cần được hai bên thông báo chínhxác và kịp thời cho nhau, để đảm bảo cả hai bên đều biết họ đã, đang, và sẽ làm gì Bởinếu như nhà cung cấp ERP không thực sự hiểu được khách hàng cần gì thì sẽ dẫn đến việc thiết kế cấu hình ERP không phù hợp với mô hình doanh nghiệp Cũng có thể donhà lãnh đạo doanh nghiệp không hoàn toàn tin tưởng nhà cung cấp, không muốn tiết
lộ những “bí quyết kinh doanh”, dẫn tới đưa ra không đầy đủ thông tin về mô hìnhhoạt động của doanh nghiệp Điều này cũng gây ra tình trạng hệ thống ERP khônghoàn chỉnh và tương thích hoàn toàn với nhu cầu của doanh nghiệp
Nhìn chung, khi triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp luôn đòi hỏi dànhnhiều thời gian, công sức và đầu tư vốn Do đó, trước khi quyết định áp dụng hệ thốngERP cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty cần nhận định rõ ràng khó khăn và thuậnlợi của giải pháp ERP
4.3 Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng ERP
Ứng dụng ERP vào quản lý là một bước phát triển tất yếu sau nhiều năm các doanhnghiệp Việt Nam đã áp dụng các hệ thống phần mềm kế toán tài chính Như đã nói ởtrên, muốn áp dụng được ERP trước hết phải chuẩn hoá được quy trình nghiệp vụ, vì vậykhông phải doanh nghiệp nào cũng dùng được ERP ERP dành cho những doanh nghiệpthực sự hướng tới một văn hoá quản lý rành mạch, nghiêm túc và đã bước được những
Trang 13bước đáng kể trên con đường này Các doanh nghiệp đã áp dụng ISO là những đối tượngrất tốt để triển khai ERP.
Bản chất linh hoạt của phần mềm ERP cho phép các doanh nghiệp triển khai giảipháp dựa trên nhu cầu kinh doanh của chính mình Cụ thể, dưới đây sẽ là một số đềxuất thời điểm doanh nghiệp nên triển khai hoặc nâng cấp hệ thống ERP như:
Thay đổi quy mô hoạt động: Tổ chức đang phát triển, đã phát triển hoặc đang có
kế hoạch mở rộng quy mô đáng kể
Phát sinh vấn đề trong quản lý: Tổ chức cần phần mềm quản lý doanh nghiệp để
giám sát, cải thiện các quy trình vận hành được tốt hơn
Sáp nhập hoặc mua lại: Các tập đoàn cần hợp lý hóa hệ thống giữa các công ty
con
Kế thừa hệ thống: Hệ thống hiện tại của tổ chức đã lỗi thời và không có sẵn để
nâng cấp hoặc không còn phục vụ đầy đủ cho doanh nghiệp và người dùng
Cập nhật xu hướng quản lý: Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai
đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp doanh nghiệpmới
Việc ứng dụng ERP cũng cần đi từ thấp đến cao theo một kế hoạch được cân nhắcthấu đáo, để tránh tình trạng chạy nhanh quá trong khi chân còn yếu Vấn đề chủ yếu làcác thành viên từ nhân viên đến lãnh đạo trong doanh nghiệp đều cần thời gian để làmquen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP.Doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo nhiều giai đoạn, với các giai đoạn chính nhưsau:
Giai đoạn 1: Triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán tài chính
Giai đoạn 2: Triển khai các phân hệ liên quan đến hậu cần như quản lý kho, quản
lý việc giao nhận hàng Các phân hệ này sẽ lập tức tự tích hợp vào các phân hệ kế toán
Giai đoạn 3: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn này sẽ triển khai các
phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất và giá thành sản phẩm
Giai đoạn 1 và 2 nói chung có thể triển khai tại mọi doanh nghiệp Đến giai đoạn 3
sẽ chỉ tập trung vào một số doanh nghiệp đầu đàn
Như vây muốn áp dụng được ERP trước hết phải hiểu ERP có thể làm được gì vàkhông thể làm được gì Đối với các nhà quản lý, điều cần nhớ là ERP không tự tạo ra sự
