THỰC HIỆN CÁC QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI PHÒNG TƯ PHÁP UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG

Trong những năm gần đây, người dân có nhu cầu về chứng thực bản sao ngày càng nhiều, bên cạnh đó người dân cũng lẫn lộn giữa chứng thực và công chứng. Sau khi Nghị định 792007NĐCP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ra đời đã kịp thời đáp ứng nhu cầu của nhân dân. Tuy nhiên, sau nhiều năm thực hiện Nghị định 792007NĐCP, ngoài kết quả đạt được thì nghị định đã bộc lộ những hạn chế, bất cập về tổ chức lẫn hoạt động là do sự nhận thức về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn có sự lẫn lộn giữa hai hoạt động công chứng và chứng thực. Điều này dẫn đến việc chứng thực không đúng thẩm quyền UBND cấp xã, phường cùng chứng thực các hoạt động giao dịch. Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành một văn bản mới thay thế cho văn bản cũ, Nghị định số 232015NĐCP ngày 16022015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch (sau đây gọi tắt là Nghị định số 232015NĐCP) đã được Chính phủ ban hành đã kịp thời đáp ứng nhu cầu của nhân dân, thể hiện được tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân trong vấn đề chứng thực bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Nghị định đã thực hiện phân cấp đặc biệt đó là phân cấp về thẫm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp huyện đã mở rộng hơn trong việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm qyền của Việt Nam ; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài ; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài cấp hoặc chứng nhận tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền.

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI PHÒNG TƯ PHÁP UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG - TỈNH THÁI BÌNH 3

1.1 Khái quát về chứng thực 3

1.1.1 Khái niệm chứng thực 3

1.1.2 Đặc điểm của chứng thực 4

1.2 Khái quát pháp luật về chứng thực 5

1.2.1 Khái niệm 5

1.2.2 Các loại văn bản chứng thực 6

1.2.3 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực 7 1.2.4 Điều kiện được chứng thực 8

1.2.5 Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực 8

1.2.5.1 Thẩm quyền chứng thực 8

1.2.5.2 Người thực hiện chứng thực 9

1.2.6 Địa điểm và thời hạn chứng thực 10

1.2.6.1 Địa điểm chứng thực 10

1.2.6.2 Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực 10

1.2.7 Thủ tục chứng thực 10

1.2.7.1 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính 10

1.2.7.2 Thủ tục chứng thực chữ ký 12

1.2.7.3 Thủ tực chứng thực hợp đồng, giao dịch 15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI PHÒNG TƯ PHÁP UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG - TỈNH THÁI BÌNH 19

2.1 Khái quát về Phòng Tư pháp UBND huyện Đông Hưng 19

2.2 Thực trạng về công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp UBND huyện Đông Hưng19

2.2.1 Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc 20

2.2.2 Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính 21

2.2.3 Thực trạng chứng thực chữ ký 22

2.2.4 Kết quả đạt được 23

2.3 Đánh giá chung 25

2.3.1 Ưu điểm 25

2.3.2 Hạn chế 26

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI PHÒNG TƯ PHÁP UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG - TỈNH THÁI BÌNH 28 3.1 Giải pháp hoàn thiện pháp luật về chứng thực 28

3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực tại Phòng Tư pháp UBND huyện Đông Hưng – tỉnh Thái Bình 29

KẾT LUẬN 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

PHỤ LỤC: BÁO CÁO THỰC HIỆN CÁC QUY ĐỊNH CẢU PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI PHÒNG TƯ PHÁP UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG-TỈNH THÁI BÌNH 33

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, người dân có nhu cầu về chứng thực bản sao ngày càngnhiều, bên cạnh đó người dân cũng lẫn lộn giữa chứng thực và công chứng Sau khi Nghịđịnh 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứngthực chữ ký ra đời đã kịp thời đáp ứng nhu cầu của nhân dân Tuy nhiên, sau nhiều nămthực hiện Nghị định 79/2007/NĐ-CP, ngoài kết quả đạt được thì nghị định đã bộc lộnhững hạn chế, bất cập về tổ chức lẫn hoạt động là do sự nhận thức về lý luận cũng nhưtrong quy định của pháp luật còn có sự lẫn lộn giữa hai hoạt động công chứng và chứngthực Điều này dẫn đến việc chứng thực không đúng thẩm quyền UBND cấp xã, phườngcùng chứng thực các hoạt động giao dịch Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành một vănbản mới thay thế cho văn bản cũ, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 củaChính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

và chứng thực hợp đồng giao dịch (sau đây gọi tắt là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) đãđược Chính phủ ban hành đã kịp thời đáp ứng nhu cầu của nhân dân, thể hiện được tinhthần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, đáp ứng được mong mỏi của nhân dântrong vấn đề chứng thực bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thựcchữ ký Nghị định đã thực hiện phân cấp đặc biệt đó là phân cấp về thẫm quyền chứngthực bản sao cho UBND cấp huyện đã mở rộng hơn trong việc chứng thực bản sao từ bảnchính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm qyền của Việt Nam ; cơ quan, tổchức có thẩm quyền của nước ngoài ; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liênkết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài cấp hoặc chứng nhận tạo điều kiệnthuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp huyện, quận, thị xã,thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền

Bên cạnh đó, Bộ Tư pháp lại mới ban hành thêm Thông tư số 01/2020/TT-BTPngày 03/3/2020 để hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CPngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao

từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch Tuy nhiên sau hơn

đã tạo thách thức với đội ngũ Cán bộ Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnhkhi không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được những văn bản, giấy tờ giảmạo trong khi các văn bản, giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi và khó phát hiện.

Trong thời gian về thực tập tại Phòng Tư pháp UBND huyện Đông Hưng – tỉnhThái Bình, em nhận thấy hoạt động chứng thực, đặc biệt là chứng thực bản sao, chứngthực chữ ký được người dân quan tâm và có nhu cầu rất lớn Với mong muốn phản ánhchính xác và thực tế nhất quá trình thực hiện chứng thực tại nơi thực tập nên em xin chọn

đề tài “Thực hiện các quy định của pháp luật về chứng thực tại Phòng Tư pháp UBND

huyện Đông Hưng – tỉnh Thái Bình” làm chuyên đề thực tập của mình để làm rõ hơn về

ưu điểm và nhược điểm của Phòng Tư pháp UBND huyện Đông Hưng Từ đó, em có thểrút ra bài học kinh nghiệm và một số giải pháp khắc phục những nhược điểm đó, đặc biệt

là trong giai đoạn cải cách hành chính và hội nhập kinh tế quốc tế

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI PHÒNG

TƯ PHÁP UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG - TỈNH THÁI BÌNH

1.1 Khái quát về chứng thực

1.1.1 Khái niệm chứng thực

Việc xác định khái niệm chứng thực là vấn đề mấu chốt của hoạt động chứng thực,

có vai trò lý luận cũng như thực tiễn vô cùng quan trọng, nó không những ảnh hưởng đến

mô hình tổ chức, cơ chế hoạt động mà căn cứ vào đó người ta có thể xác định phạm vi,nội dung, thậm chí đến quyền, nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức tham gia quan hệ pháp luậtchứng thực

Dưới góc độ ngôn ngữ theo từ điển Tiếng việt, chứng thực được định nghĩa nhưsau: Nhận cho để làm bằng chứng là đúng sự thật Chứng thực lời khai Xác nhận là đúng.Thực tiễn đã chứng thực điều đó1

Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực Đây là văn bản đầu tiênđưa ra khái niệm “chứng thực” là gì: Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp

xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờphục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này 2 Saukhi Chính phủ ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì chỉ có quy định về khái niệmcấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thựchợp đồng mà không đưa ra khái niệm “chứng thực”

Có thể thấy, những khái niệm chứng thực gắn liền với những thay đổi của xã hộinước ta, ở các giai đoạn khác nhau thì khái niệm về chứng thực ngày càng được quy định

rõ ràng, cụ thể Từ đó, ta có thể đưa ra một khái niệm chung nhất về chứng thực như sau:Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luậtchứng thực xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được chứng thực

so với bản chính và sổ gốc; xác nhận tính chính xác, tính có thực chữ ký của cá nhân; xác

hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợpđồng, giao dịch.3

1.1.2 Đặc điểm của chứng thực

Xã hội ngày càng phát triển, chứng thực là nhu cầu tất yếu của cuộc sống, xuấtphát từ nhu cầu giao dịch của công dân, tổ chức và nhu cầu quản lý của chính nhà nước

mà chứng thực mang các đặc điểm sau:

 Chứng thực là việc cơ quan nhà nước thực hiện chứng nhận các sự việc, chủ yếu làchứng thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ mà không đề cập đến nội dungchứng thực;

 Khi chứng thực cần thực hiện ở đúng cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyềnquản lý hồ sơ Theo quy định các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, bao gồm:Phòng tư pháp; UBND xã, phường, thị trấn; Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơquan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền để thực hiện chức nănglãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên Như vậy, sẽ tùy thuộc vàoloại giấy tờ mà người có yêu cầu chứng thực để thực hiện chứng thực ở các cơquan có thẩm quyền khác nhau;

 Trong cuộc sống, đôi khi có những phát sinh liên quan đến một số hoạt động cầngiấy tờ có tính chất pháp lý hay để xác nhận một sự việc nào Khi đó, bắt buộcngười có liên quan phải có một văn bản, giấy tờ, tài liệu hợp pháp, chính xác đểlàm chứng cứ chứng minh cho nội dung đó thì cá nhân thực hiện hoạt động chứngthực theo đúng quy định, tránh gặp phải những tranh chấp không mong muốn

 Hoạt động chứng thực góp phần đảm bảo tính trung thực, tính chính xác theo đúngluật, đúng các văn bản gốc đã được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức quản lý có thẩmquyền Qua đó, giúp Nhà nước quản lý hiệu quả mọi hoạt động trên phạm vi cảnước

3 Nguyễn Thị Thúy Vân (2017): Luận văn thạc sĩ Luật học về chứng thực của UBND xã từ thực tiễn Huyện Mỹ Đức, Thành phố Hà Nội;

1.2 Khái quát pháp luật về chứng thực

1.2.1 Khái niệm

Hiện nay, theo pháp luật hiện hành, không có khái niệm cụ thể về chứng thực.Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, khái niệm chứng thực được giải thích bằng các từngữ sau:

Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổgốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghitrong sổ gốc

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quyđịnh tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghịđịnh này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứngthực

Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tạiNghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lựchành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợpđồng, giao dịch”

Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lầnđầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận vàđóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;

Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chínhxác như nội dung ghi trong sổ gốc;

Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bảnchính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính

mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp;

Văn bản chứng thực là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thựctheo quy định của Nghị định này.4

Do vậy, qua Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chúng ta có thể hiểu: Chứng thực làviệc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bảnchính, hoặc chứng thực chữ ký trong trong cách giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đãyêu cầu chứng thực, có 4 loại chứ thực đó là: Cấp bản sao từ sổ gốc; Chứng thực bản sao

từ bản chính; Chứng thực chữ ký; Chứng thực hợp đồng giao dịch

Bên cạnh đó, theo Luật Công chứng 2014, công chứng được hiểu là việc côngchứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp phápcủa hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không tráiđạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ Tiếng việt dịch sang tiếng nước ngoài vàngược lại mà theo quy định pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyệnyêu cầu công chứng5 Có thể thấy, công chứng và chứng thực đều là sự chứng nhận, hayxác nhận tính có thực của một hợp đồng, giao dịch nào đó, các bên tham gia hợp đồng,giao dịch đều có năng lực hành vi dân sự và các bên đã tự nguyện tham gia ký kết hợpđồng, giao dịch Tuy nhiên, qua hai định nghĩa về công chứng và chứng thực theo phápluật hiện hành có sự khác nhau đáng kể, có thể giúp cho nhân dân và cơ quan, tổ chức cóthẩm quyền không bị nhầm lẫn giữa hai khái niệm công chứng và chứng thực

1.2.2 Các loại văn bản chứng thực

Dựa trên các lĩnh vực chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, cơquan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan khác và các tổ chức hành nghề côngchứng, nhận thấy có một số loại văn bản được chứng thực, đó là:

Bản sao được cấp từ sổ gốc là văn bản có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dungghi trong sổ gốc và được cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp

4 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 2;

5 Luật Công chứng 2014, khoản 1Điều 2;

Bản sao được chứng thực từ bản chính là văn bản có nội dung đầy đủ, chính xácnhư nội dung trong bản chính và được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tạiNghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực.

Chữ ký được chứng thực là chữ ký trong giấy tờ, văn bản của người yêu cầu chứngthực và được chuwcngs thực bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghịđịnh này

Hợp đồng, giao dịch được chứng thực là các loại hợp đồng, giao dịch được cơquan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địađiểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặcdấu điểm chỉ của các bên tham gia

1.2.3 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ

bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

Căn cứ vào Điều 3 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì bản sao được cấp từ sổ gốc,bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịchđược chứng thực có giá trị pháp lý như sau:

“Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giaodịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sửdụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trườnghợp pháp luật có quy định khác;

Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minhngười yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người

ký về nội dung của giấy tờ, văn bản;

Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trịchứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng

lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợpđồng, giao dịch.”6

1.2.4 Điều kiện được chứng thực

Để đảm rằng các bản sao giấy tờ, tài liệu được cung cấp là hợp pháp, chính xác sovới bản chính thì phải đáp ứng hai điều kiện:

Để đảm bảo rằng các bản sao giấy tờ, tài liệu được cung cấp là hợp pháp, chính xác

so với bản chính thì yêu cầu về bản sao phải đáp ứng hai điều kiện sau:

 Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp;

 Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan,

 Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

 Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoàisang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

 Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

 Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà disản là động sản

6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 3;

7 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 18;

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quyđịnh tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.8

1.2.5.2 Người thực hiện chứng thực

Người thực hiện chứng thực là các Cán bộ tại Phòng tư pháp phải bảo đảm yêu cầu sauđây:

 Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực;

 Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình;

 Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đếntài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặcchồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con

đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợhoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi;

 Phải từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 và Điều

 Phải hướng dẫn người dân và yêu cầu người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ,nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩmquyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền;

Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích

rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.9

1.2.6 Địa điểm và thời hạn chứng thực

1.2.6.2 Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơquan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầusau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định23/2015/NĐ-CP.11

1.2.7 Thủ tục chứng thực

1.2.7.1 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Để bản sao được chứng thực từ bản chính, cần đầy đủ các thủ tục sau:

 Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở đểchứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực

 Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyềncủa nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh

sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trườnghợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thànhviên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại

10 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 10

11 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 7;

 Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chứctiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổchức không có phương tiện để chụp.

 Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nộidung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc cáctrường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực nhưsau:

 Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

 Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghivào sổ chứng thực

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếubản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bảnsao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm đượcghi một số chứng thực.12

Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ,hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; khôngđược yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 củaNghị định 23/2015/NĐ-CP Bên cạnh đó, người thực hiện chứng thực phải chịu tráchnhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính.13

Bên cạnh đó, để tránh những sai lầm không đáng có, bản chính giấy tờ, văn bảntrong trường hợp sau không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:

 Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ

 Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung

 Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấumật nhưng ghi rõ không được sao chụp

 Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích độngchiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dântộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạmquyền công dân.

 Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứnghoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều

 Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

 Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào

sổ chứng thực

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối,nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 22;

Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơchế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếunhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 23/2015/NĐ-CP thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyểncho người có thẩm quyền ký chứng thực.

Thủ tục chứng thực chữ ký cũng được áp dụng đối với các trường hợp:

 Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;

 Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

 Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định củapháp luật;

 Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không cóthù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quanđến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.15

Về trường hợp không được chứng thực chữ ký, theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cócác trường hợp sau đây:

 Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức vàlàm chủ được hành vi của mình

 Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộchiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo

 Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật,đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩaViệt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm,

uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân

 Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy địnhtại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quyđịnh khác.16

Trong trường hợp đặc biệt, việc chứng thực chữ ký theo các quy định trên cũng được

áp dụng trong chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được

và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được Tùy theo từngtrường hợp, nội dung lời chứng được ghi theo mẫu quy định tại Nghị định số23/2015/NĐ-CP.17

Bên cạnh đó, Thông tư số 01/2020/TT-BTP mới được ban hành đã bổ sung thêmnhững hạn chế mà Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa điều chỉnh đến về cách thức chứngthực chữ ký trên giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền; chứng thực chữ

ký trong tờ khai lý lịch cá nhân

Cách thức chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản được thực hiện như sau:

 Lời chứng phải ghi ngay phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau củatrang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực Trường hợp lời chứng được ghitại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bảnchứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng

 Trường hợp giấy tờ, văn bản có nhiều người ký thì phải chứng thực chữ ký của tất

cả những người đã ký trong giấy tờ, văn bản đó.18

Chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao,không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việcchuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hìnhthức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền

Việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền bảo đảm các điều kiện trên được thực hiệntrong các trường hợp sau đây:

 Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quyđịnh không được ủy quyền;

 Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

 Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

17 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 26;

18 Thông tư số 01/2020/TT-BTP, Điều 13;

 Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp nêu trên thì không đượcyêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiệncác thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.19

Về chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân, tất cả các quy định về chứng thựcchữ ký đều được áp dụng để chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân Người thựchiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lờichứng chứng thực theo mẫu quy định Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy địnhkhác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyênngành

Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lýlịch cá nhân của mình Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cánhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.20

1.2.7.3 Thủ tực chứng thực hợp đồng, giao dịch

Về phạm vị chứng thực hợp đồng, giao dịch, hợp đồng, giao dịch được chứng thựckhi hợp đồng, giao dịch đó được pháp luật quy định phải chứng thực hoặc hợp đồng, giaodịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêucầu chứng thực.21

Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch là phải hoàn toànchịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợppháp của bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờthay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng kýquyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sảnđó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng

Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợpđồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của cácbên tham gia hợp đồng, giao dịch Khi người thực hiện chứng thực phát hiện ra hợp đồng,giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội thì có quyền từ chối chứng thực.22

Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ

sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện,minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực

Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanhnghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vàohợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng vớichữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác vớichữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt

Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đókhông đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai)

22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 35;

người làm chứng Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không cóquyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giaodịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực vàghi vào sổ chứng thực Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từngtrang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thựchiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giaodịch Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chínhxác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực

và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.23

Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng vănbản với người yêu cầu chứng thực.24

Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực chỉ được thựchiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch và đượcthực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch Trường hợp sửa đổi, bổ sung,thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể chứng thực tại bất kỳ cơ quan

có thẩm quyền chứng thực nào; cơ quan đã thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy

bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã chứngthực trước đây về nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ dichúc để ghi chú vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch.25

Khi trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực có sai sót về ghi chép, đánh máy,

in hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham giahợp đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên và đượcthực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch Người thực hiện chứng thực có