 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hoàng Tùng LỜI MỞ ĐẦU Như chúng ta đã biết nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển, bước đầu hội nhập vào nền kinh tế thế giới và các tổ chức kinh tế khu vực, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được phải tự khẳng định vị trí, chỗ đứng vững chắc của mình trên nền kinh tế thị trường. Trước sự cạnh tranh gay gắt đó, doanh nghiệp cần phải quản lý mọi hoạt động của đơn vị mình như thế nào để hiệu quả đạt được là cao nhất. Kiểm soát nội bộ quan trọng giúp nhà quản lý kiểm tra, giám sát được mọi động của đơn vị, trong đó kiểm soát chi phí là một vấn đề quan tâm hàng đầu của nhà quản lý doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu đó thì yêu cầu đặt ra là phải tiết kiệm được chi phí vì chi phí sản xuất là yếu tố cấu thành sản phẩm. Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp nước ta điều chưa thiết lập hệ thống kiểm soát riêng biệt. Vì vậy, vấn đề đặt ra là làm thế nào để kiểm soát chi phí một cách hiệu quả nhất. Xuất phát từ thực tế đó, em xin chọn đề tài “Xây dựng chu trình kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ Phần Dầu Thực Vật Bình Định” làm khoá luận tốt nghiệp cho mình. Khoá luận gồm 3 phần: - Phần I: Cơ sở lý luận về xây dựng chu trình kiểm soát chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp. - Phần II: Thực tế về xây dựng chu trình kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ Phần Dầu Thực Vật Bình Định. - Phần III: Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác xây dựng chu trình kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ Phần Dầu Thực Vật Bình Định. Tuy được sự hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình của GV.TS Hoàng Tùng, cùng với các anh, chị phòng kế toán có thâm niên và nhiều kinh nghiệm trong nghề cũng như các phòng ban khác trong Công ty. Nhưng với khả năng lý luận, kiến thức còn hạn chế và kinh nghiệm chưa có nên khoá luận không thể tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến chân thành của thầy cô, Ban lãnh đạo cùng với các anh chị phòng kế toán của Công ty để khoá luận của em được hoàn thiện hơn và giúp em nhận được nhiều kiến thức cũng như kinh nghiệm làm hành trang khi bước vào công việc trong tương lai của em. Em xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, Tháng 05 năm 2007 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tường Vi SVTH: Nguyễn Thị Tường Vi  Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hoàng Tùng KẾT LUẬN Các doanh nghiệp một khi thực hiện công tác kiểm soát chi phí của mình một cách hiệu quả thì sẽ có lợi thế rất lớn trong nền kinh tế thị trường nơi mà sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là không thể tránh khỏi. Muốn cho doanh nghiệp ngày càng phát triển, doanh nghiệp phải tự xây dựng những thủ tục kiểm soát khác nhau nhằm đạt được các mục tiêu mà đơn vị mình đặt ra. Việc kiểm soát đó nếu được tổ chức hợp lý sẽ mang lại hiệu quả vô cùng to lớn cho doanh nghiệp, kiểm soát chi phí sản xuất đạt hiệu quả sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, đồng thời mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhờ đó doanh nghiệp tạo được uy tín, niềm tin cho khách hàng, mặt khác tạo được chỗ đứng vững chắc cho doanh nghiệp trên thị trường ngày nay. Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ Phần Dầu Thực Vật Bình Định, là một sinh viên chuyên ngành kế toán - kiểm toán phần nào đã giúp em hiểu được quá trình hình thành và phát triển của Công ty, đồng thời đi sâu vào tìm hiểu về công tác tổ chức hạch toán nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ tại dơn vị nói riêng. Em đã rút ra được nhiều điều bổ ích, trên lý thuyết là vậy nhưng thực tế còn đa dạng hơn nhiều. Chính sự đa dạng đó nên trong quá trình thực hiện chế độ kế toán quy định hiện hành còn nhiều trở ngại. Mặc dù được sự giúp đỡ tận tình của các anh, chị phòng kế toán cũng như các phòng ban khác của Công ty cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của GV.TS Hoàng Tùng đã giúp em hoàn thành khoá luận này. Tuy nhiên, với kiến thức và kinh nghiệm cũng như thời gian còn hạn chế, khoá luận “Xây dụng chu trình kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ Phần Dầu Thực Vật Bình Định” không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy cô và các bạn đọc đóng góp ý kiến để khoá luận của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo nhiệt tình của GV.TS Hoàng Tùng và các anh, chị phòng kế toán Công ty Cổ Phần Dầu Thực Vật Bình Định đã giúp em hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, Tháng 05 năm 2007 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tường Vi SVTH: Nguyễn Thị Tường Vi  Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hoàng Tùng PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG CHU TRÌNH KIỂM SÓAT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG CÁC DOANH NGHIỆP I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ : Kiểm soát nội bộ (KSNB) là hệ thống gồm các chính sách, các tiêu chuẩn, các thủ tục kiểm soát đặc thù do Ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập nhằm kiểm tra, theo dõi mọi hoạt động của đơn vị phục vụ cho nhu cầu quản lý, cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu: Đảm bảo công tác bảo vệ tài sản của Đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và hiệu lực quản lý. Năm 1992 theo định nghĩa của COSO (committee of sponsoring organization) thì kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị, các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu. 2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý nhằm phát hiện các sai phạm có thể xảy ra trong từng giai đoạn công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn, thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. 2.1. Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị phải được bảo vệ đảm bảo vì tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vô hình và hữu hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát. Trong xu thế nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển và hội nhập với nền kinh tế thế giới, tài sản chiếm tỷ trọng lớn trên tổng tài sản của doanh nghiệp. Vì vậy, việc bảo vệ tài sản luôn là yêu cầu đặt ra đối với nhà quản lý. Ngoài những tài sản vật chất hiện hữu, trong đơn vị còn có những tài sản phi vật chất như: Sổ sách kế toán, các tài liệu khác…cũng cần được bảo vệ và bảo mật, nếu không sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. 2.2. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Vì vậy, các thông tin kinh tế tài chính do phòng kế toán cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và phản ánh SVTH: Nguyễn Thị Tường Vi Trang 1  Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hoàng Tùng đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. 2.3. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ hợp lý: Hệ thống kiểm soát được thiết lập trong doanh nghiệp do nhà quản lý xây dựng dựa vào những điều kiện thực tế và khả năng hiện tại của đơn vị mình. Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ cần : - Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của các doanh nghiệp. - Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. - Đảm bảo việc ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập các báo cáo tài chính trung thực và khách quan. 2.4. Đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: Các quá trình kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp gây ra sự lãng phí trong hoạt động và kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp, được thực hiên với cơ chế giám sát của hệ thống quản lý kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tuy nằm trong một hệ thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và đáng tin cậy. Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống nhưng một hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thật sự của nó vẫn tuỳ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau: - Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới… - Khả năng đánh lừa, lẫn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị. SVTH: Nguyễn Thị Tường Vi Trang 2  Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hoàng Tùng - Hoạt động kiểm soát thường tác động đến những nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường. - Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra. - Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng. - Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp… 3. Bản chất của kiểm soát nội bộ : Quá trình kiểm soát là cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người bên trong tổ chức cũng như toàn bộ xã hội. Việc kiểm soát được hiểu là tổng hợp những phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý, nên bản chất kiểm soát được hiểu rõ trong các giai đoạn (khâu) chủ yếu của quá trình quản lý. Nhà quản lý lập kế hoạch, xây dựng các mục tiêu và có những hoạt động rõ ràng để thực hiện các mục tiêu. Song những hoạt động nghiệp vụ đó tự nó chưa được coi là đầy đủ vì thế nhà quản lý cần đến những thủ tục kiểm soát để đảm bảo những hành động thích hợp và ngăn ngừa những hành động không thích hợp. Chức năng kiểm soát chính là đem lại những biện pháp, hành động và thủ tục cần thiết đó. Như vậy, chức năng kiểm soát không thể tồn tại nếu không có các mục tiêu, kiểm soát tồn tại như một “khâu” độc lập của quá trình quản lý nhưng đồng thời là một bộ phận chủ yếu của quá trình dó. II. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị được cấu thành bởi 4 bộ phận sau: - Môi trường kiểm soát. - Hệ thống kế toán. - Các thủ tục kiểm soát. - Kiểm toán nội bộ. 1. Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát là khái niệm bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài của đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: 1.1. Môi trường bên trong: 1.1.1. Đặc thù quản lý của doanh nghiệp : SVTH: Nguyễn Thị Tường Vi Trang 3  Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hoàng Tùng - Quan điểm kinh doanh, phong cách lãnh đạo của người quản lý cấp cao trong đơn vị: Các nhà quản lý là người ra quyết định cũng như điều hành mọi hoạt động trong đơn vị, là tấm gương để mọi người noi theo. Vì vậy, quan điểm đường lối quản trị cũng như tư cách của họ là vấn đề trung tâm của môi trường kiểm soát. Nếu các nhà quản lý cấp cao theo đuổi quan điểm muốn chống đỡ rủi ro, họ tin rằng kiểm soát cũng là một vấn đề quan trọng, các thành viên trong đơn vị sẽ cảm thấy điều đó là hết sức tôn trọng các quy định kiểm soát. Ngược lại, nếu các nhà quản lý cấp cao không thực tâm chú ý hay chấp nhận rủi ro để đạt được một mức lợi nhuận cao thì các mục tiêu kiểm soát chắc chắn sẽ không đạt được. - Cơ cấu quyền lực tại doanh nghiệp: Ban giám đốc là một tập thể thống nhất trong điều hành hay thực ra chỉ do một cá nhân nắm quyền. Nếu một đơn vị tồn tại tình trạng độc quyền trong quản lý thì hoạt động kiểm soát nội bộ rất khó tiếp cận với cá nhân nắm quyền. Môi trường kiểm soát nội bộ cũng thể hiện sự kiểm soát không chặt chẽ nếu Ban giám đốc giao phó toàn bộ quyền hành, trách nhiệm cho nhân viên dưới quyền. Quy mô và mức độ hoạt động phân tán từ đó ảnh hưởng đến cơ cấu quyền lực trong đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lý ảnh hưởng quan trọng đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy, các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì các nhà quản lý là người phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. 1.1.2. Cơ cấu tổ chức: Xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị thực chất là việc phân chia nó thành các bộ phận, với chức năng và quyền hạn cụ thể đồng thời xác định các mối quan hệ, trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận đó nhằm góp phần đạt được các mục tiêu. Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Một cơ cấu hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ các hoạt động và lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, thực hiện phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa SVTH: Nguyễn Thị Tường Vi Trang 4  Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hoàng Tùng các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. - Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản. - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. 1.1.3. Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên. Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát, cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Một đội ngũ nhân viên coù năng lực và đáng tin cậy có thể hạn chế nhiều quá trình kiểm soát khác mà vẫn đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngược lại, nếu đội ngũ nhân viên không trung thực và kém năng lực thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ đúng đắn và chặt chẽ vẫn không phát huy được hiệu quả. Vì vậy chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức… Do đó chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chính sách nhân sự đúng đắn phải đảm bảo: - Sử dụng đúng người, đúng việc, tạo điều kiện để mỗi người phát huy sở trường của mình. - Phải có chính sách rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật đối với từng cá nhân, từng bộ phận. Động viên, khích lệ kịp thời là bí quyết thành công của chính sách nhân sự. 1.1.4. Công tác kế hoạch và dự toán: Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai. SVTH: Nguyễn Thị Tường Vi Trang 5  Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hoàng Tùng Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng của công tác quản lý, nó cho biết phương hướng hoạt động, tránh được sự lãng phí dư thừa trong quản lý. Nếu việc lập kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì nó trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Chính vì thế các nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện với số liệu kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý điều chỉnh kế hoạch kịp thời. 1.1.5. Bộ phận kiểm toán nội bộ: Là một nhân tố cơ bản trong môi trường kiểm soát, nó cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng, để điều chỉnh, bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu lực hơn. 1.1.6. Uỷ ban kiểm soát: Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức năng quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát có nhiệm vụ, quyền hạn như sau: - Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty. - Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. - Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với kiểm toán viên bên ngoài. 1.2. Môi trường bên ngoài: Môi trường kiểm soát chung của đơn vị còn phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài. Các yếu tố ngoài tuy không chịu sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước, các chủ nợ, môi trường pháp lý và đường lối phát triển của đất nước… 2. Hệ thống kế toán: Thông qua việc tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập các báo cáo. Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện nếu các thông tin cung cấp là trung thực, đáng tin cậy đồng thời quá trình truyền thông tin thực hiện chính xác và đồng SVTH: Nguyễn Thị Tường Vi Trang 6  Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hoàng Tùng thời. Vì vậy, hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động của đơn vị nên nó là bộ phận quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Một hệ thống kế toán được đánh giá là hữu hiệu khi đạt được các mục tiêu tổng quát sau: - Tính có thật: Những số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán phải thật sự phát sinh tại đơn vị, tài sản phản ánh trên sổ sách kế toán phải hiện hữu tại đơn vị. - Sự phê chuẩn: Mọi hoạt động (nghiệp vụ) trước khi thực hiện điều phải được phê chuẩn đúng đắn của các cấp có liên quan. - Tính đầy đủ: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị phải được ghi chép đầy đủ vào sổ sách kế toán. - Sự phân loại: Bảo đảm số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại đúng đắn theo sơ đồ tài khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ kế toán có liên quan. - Sự đánh giá: Đảm bảo không có sai phạm trong tính toán và trong việc áp dụng các chính sách, chế độ kế toán. - Tính đúng kỳ: Xác nhận việc ghi chép doanh thu và chi phí đúng kỳ, đảm bảo sự phù hợp giữa chi phí bỏ ra để có doanh thu tương ứng trong kỳ. - Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán ghi từ chứng từ vào sổ phụ phải đúng đắn và tổng hợp chính xác, để giúp phản ánh trung thực tình hình tài chính vào kết quả kinh doanh của đơn vị. * Khi xem xét hệ thống kế toán cần xét về mặt quy trình bao gồm: 2.1. Lập chứng từ kế toán: Đây là giai đoạn đầu tiên đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung. Chứng từ phải được đánh số một cách liên tục để tránh thất lạc và dễ truy cập khi cần thiết, phải được ghi chép ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ và phải được ghi chép một cách rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu. Vì vậy số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc lập chứng từ giúp thực hiện chức năng tìm kiếm – là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ hữu hiệu và xây dựng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị. 2.2. Sổ sách kế toán: Đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp…để cung cấp những thông tin tổng hợp trên báo báo tài chính trong kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách có vai trò quan trọng nó giúp SVTH: Nguyễn Thị Tường Vi Trang 7  Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hoàng Tùng tổng hợp lưu trữ thông tin một cách có hệ thống khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính nên là cơ sở cho việc kiểm tra truy cập chứng từ. 2.3. Lập báo cáo tài chính: Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. Trong một doanh nghiệp báo cáo kế toán bao gồm: - Báo cáo tài chính. - Báo cáo kế toán quản trị. Các thông tin được thể hiện trên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị, và phải được trình bày tuân thủ theo đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị, nó rất đa dạng và linh hoạt tuỳ theo quy mô, loại hình hoạt động, yêu cầu quản lý, cơ cấu tổ chức …của các đơn vị. 3. Các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, thủ tục do nhà quản lý đơn vị thiết lập, nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của kiểm soát nội bộ. Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát các nhà quản lý phải quy định các thủ tục kiểm soát và chúng được thiết kế tuỳ thuộc vào những nét đặc thù của cơ cấu tổ chức, của hoạt động kinh doanh…có các loại thủ tục kiểm soát sau: - Kiểm soát phòng ngừa: Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến các sai phạm. Kiểm soát phòng ngừa thường được tiến hành trước khi nghiệp vụ xảy ra và được thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ: Phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, đầy đủ, chính xác… - Kiểm soát phát hiện: Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm hoặc điều kiện dẫn đến sai phạm nhưng được thực hiện sau khi nghiệp vụ đã xảy ra. - Kiểm soát bù đắp: Là khái niệm về sự bù đắp một yếu kém của thủ tục kiểm soát này bằng một thủ tục kiểm soát khác. Cơ sở của việc sử dụng kiểm soát bù đắp là quan hệ giữa chi phí và lợi ích. - Các thủ tục kiểm soát bổ sung: Trong xây dựng các thủ tục kiểm soát, người ta thường thiết kế các thủ tục kiểm soát có tính chất bổ sung cho nhau, nghĩa là một thủ tục kiểm soát tồn tại đồng thời để thoả mãn cùng một mục tiêu kiểm soát. Mục đích của việc này là nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát có thể không phát huy SVTH: Nguyễn Thị Tường Vi Trang 8