KIỂM SOÁT nội bộ về CHI PHÍ sản XUẤT TRONG xây LẮPTẠI CÔNG TY cổ PHẦN xây lắp và PHÁT TRIỂN DỊCH vụ bưu điện QUẢNG NAM

PHẦN ICƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG XÂY LẮP TRONG CÁC DOANH NGHIỆP I.Khái quát về Kiểm soát trong doanh nghiệp: 1.Khái niệm: Kiểm soát được hiểu là tổng hợp n

PHẦN I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG

XÂY LẮP TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

I.Khái quát về Kiểm soát trong doanh nghiệp:

1.Khái niệm:

Kiểm soát được hiểu là tổng hợp những phương sách để nắm lấy, điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý, là những biện pháp kỹ thuật dùng vào những công việc nhằm đạt yêu cầu đặt ra Đồng thời cũng là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức

2.Vai trò của kiểm soát:

Kiểm soát là một chức năng quan trọng trong quản trị, nó diễn ra ở tất cả các giai đoạn của quá trình kinh doanh từ việc ra quyết định đến việc lập kế hoạch và giám sát việc thực hiện để đạt mục tiêu mong muốn

Kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp nhà quản trị đề ra những biện pháp có hiệu quả Ngược lại, việc kiểm soát không đạt yêu cầu thì làm nhà quản trị định hướng sai lệch,

từ đó đề ra biện pháp không mang lại hiêu quả cao

II.Khái quát chung về Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp:

1 Khái niệm về Kiểm soát nội bộ:

Trong quản lý vi mô, hoạt động tự kiểm tra được gọi là kiểm soát nội bộ.Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: Bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động

Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc

để tìm ra các biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu mà đơn vị đặt ra

2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

a Bảo vệ tài sản:

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như: sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng …

b Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy

về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính

c Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp, đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh phải được tuân thủ đúng mực Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần:

Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có thể liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp

Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp

Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, khách quan, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan

d Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản

lý thường đánh giá các kết quả hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hoà bốn mục tiêu trên

Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra các biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị

3 Bản chất của kiểm soát nội bộ:

- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình

- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Cần hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên…Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.

- Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ chỉ đảm bảo một sự hợp lý chứ không đảm bảo một sự tuyệt đối Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra Do những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ như chi phí, thời gian,…

4 Phạm vi của kiểm soát nội bộ:

Kiểm soát nội bộ được hiểu như một hoạt động của tổ chức hay một bộ phận của bất kỳ hoạt động có tổ chức nào Vì vậy nó tồn tại ở hầu hết các cấp độ tổ chức

và được sự quan tâm của nhiều người trong tổ chức Phạm vi quan tâm của Kiểm soát nội bộ là cách sắp xếp một loạt những áp dụng kiểm soát và liên tục đó với những mức độ khác nhau của những người sử dụng thông qua các quy chế và thủ tục quản

lý nội bộ có thể kiểm soát lẫn nhau

5.Các loại kiểm soát nội bộ:

Trong quá trình kiểm soát luôn luôn có sự liên hệ hoặc trực tiếp hoặc gián tiếp với các mục tiêu của tổ chức Nhưng tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh hoạt thì cách thức thực hành kiểm soát cũng có thể thay đổi Do vậy, trong cách phân loại kiểm soát có thể được phân thành các loại sau đây:

- Nếu phân loại kiểm soát theo mục tiêu thực hiện: kiểm soát hướng dẫn, kiểm soát “có”, “không”, kiểm soát hành động

- Nếu phân loại kiểm soát theo thời điểm tiến hành: kiểm soát trước, kiểm soát trong và kiểm soát sau

- Nếu phân loại kiểm soát theo mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm soát: kiểm soát từ bên ngoài, kiểm soát nội bộ

- Nếu phân loại kiểm soát theo cách thức xây dựng các thủ tục kiểm soát: kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát bù đắp, kiểm soát chung và kiểm soát cụ thể Trong đó, việc ứng dụng các thủ tục kiểm soát này là hết sức quan trọng trong các ngân hàng

+ Kiểm soát phòng ngừa: là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến các sai phạm Kiểm soát phòng ngừa thường được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra, và được thực hiện ngay trong công việc

hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ: phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ, sự chính xác,…

+ Kiểm soát phát hiện: là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phát hiện thường thực hiện sau khi nghiệp vụ đã xảy ra

Kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm sóat Thế mạnh của kiểm soát phòng ngừa là giúp ngăn chặn sai phạm trước khi xảy ra, do đó giảm được thiệt hại Vì không có thủ tục kiểm soát phòng ngừa này thì không có thể giảm được rủi ro xuống bằng 0 và chi phí cho kiểm soát phòng ngừa trong nhiều trường hợp là rất cao, do đó kiểm soát phát hiện sẽ giúp phát hiện các sai phạm “lọt lưới” kiểm soát phòng ngừa Một ý nghĩa quan trọng của kiểm soát phát hiện là sự “ răn đe”, làm tăng sự chú ý và trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa

+ Kiểm soát bù đắp: là khái niệm về sự bù đắp một yếu kém về một thủ tục kiểm soát này bằng một thủ tục kiểm soát khác Cơ sở của việc sử dụng kiểm soát bù đắp là quan hệ giữa chi phí và lợi ích

+ Kiểm soát bổ sung: trong xây dựng các thủ tục kiểm soát người ta thường thiết kế các thủ tục kiểm soát có tính chất bổ sung cho nhau, nghĩa là một số thủ tục kiểm soát tồn tại đồng thời để thoả mãn cùng một mục tiêu kiểm soát Mục đích của việc này là nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát có thể không phát huy được tác dụng do sự mệt mỏi hay nhầm lẫn của nhân viên, do những tình huống bất ngờ…khi

đó thủ tục kiểm soát còn lại sẽ giúp ngăn chặn và phát hiện sai sót hay gian lận nói trên

+ Kiểm soát chung: là các thủ tục kiểm soát được xây dựng liên quan đến nhiều hoạt động hay nghiệp vụ của ngân hàng

+ Kiểm soát cụ thể: là các thủ tục kiểm soát được xây dựng một cách riêng biệt, chỉ liên quan đến sự hữu hiệu của một nghiệp vụ hay hoạt động nào đó

Do đó, khi thiết kế các thủ tục kiểm soát cần chú ý xem xét các rủi ro một cách đồng thời để lựa chọn các thủ tục kiểm soát chung và thủ tục kiểm soát cụ thể một cách đồng bộ

II Các yếu tố cấu thành hệ thống Kiểm soát nội bộ:

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với 4 yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và

hệ thống kiểm toán nội bộ

1.Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên đến quan điểm, thái độ và nhân thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của

tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý trong doanh nghiệp đó Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ

đề ra Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên trong đơn vị

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

a Đặc thù về quản lý:

Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì chính nhà quản lý này, đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn

bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc

Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các

Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả

Vì vậy, doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo bố trí nhân viên phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp

d Công tác kế hoạch:

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự án đầu tư, sữa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và

dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán BCTC doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc áp dụng các thủ tục phân tích

e Uỷ ban kiểm soát:

Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của HĐQT nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và

những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm

vụ và quyền hạn sau:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

- Kiểm tra và giám sát công việc của Kiểm toán viên nội bộ

- Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài

f Môi trường bên ngoài:

Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào nhân tố bên ngoài Các nhân tố này không thuộc sụ kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như

sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Thuộc nhóm nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước,…

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm những nhân tố có ảnh hưởng đến quy trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát

và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp

2.Hệ thống kế toán:

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán,

hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

lệ, hợp pháp Qua đó có thể ngăn ngừa, hạn chế sai phạm xảy ra

b Ghi chép sổ sách kế toán:

Đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán bằng việc thu thập, ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp,… để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính Trong kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng, là cầu nối trung gian giữa chứng từ và sổ sách Sổ sách kế toán cũng là cơ

sở để kiểm tra, đối chiếu, truy cập chứng từ khi cần thiết

* Ví dụ đối với sổ sách theo dõi vật tư:

- Hệ thống kế toán chi tiết vật tư: quy định các sổ sách chi tiết mở cho từng loại vật tư, ghi chép cả về số lượng và chất lượng Hệ thống này đảm bảo một sự đối chiếu, kiểm tra lẫn nhau giúp cho việc quản lý vật tư được chặt chẽ.

- Hệ thống kế toán tổng hợp: phải có các sổ sách theo dõi vật tư, phân loại vật tư,…theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

c Lập báo cáo tài chính:

Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu ở sổ sách đưa ra một con số tổng hợp cụ thể của từng chỉ tiêu thể hiện trên báo cáo tài chính Người đọc nhìn vào số liệu trên báo cáo tài chính có thể biết được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình hình tài chính của đơn vị tại thời điểm lập báo cáo tài chính Các nhà quản lý căn cứ vào các số liệu trên báo cáo tài chính có thể phân tích, phát hiện ra những vấn đề bất thường của số liệu để có thể tìm

ra nguyên nhân, biện pháp xử lý

Trong doanh nghiệp, hàng năm phải lập báo cáo tài chính vào cuối năm theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu quản lý, các thông tin được thể hiện trên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của đơn vị Báo cáo tài chính phải được trình bày tuân thủ theo đúng các chuẩn mực

kế toán hiện hành Ngoài báo cáo tài chính, doanh ngiệp còn có hệ thống báo cáo quản trị, nó có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý, điều hành và định hướng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai

Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết thu thập

và phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết:

- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép các nghiệp vụ không có thực vào sổ sách đơn vị

- Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý.-Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá thành và chi phí

- Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ kế toán

và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán

- Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh thực hiện kịp thời theo quy định

- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của doanh nghiệp.

Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán

3.Các thủ tục kiểm soát:

Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, thủ tục do nhà quản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích là giúp kiểm soát các rủi ro

mà đơn vị đang hay có thể gặp phải Có nhiều loại thủ tục kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, dưới đây là những thủ tục kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:

- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học

- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

- Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán

- Đối chiếu số liệu nội bộ và bên ngoài

- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán

- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán, kế hoạch

Các thủ tục kiểm soát do nhà quản lý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản:

a Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra cũng dễ phát hiện

Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức Mục đích là không

để một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát mọi mặt của một nghiệp vụ Khi

đó, thông qua cơ cấu tổ chức công việc của một nhân viên này có thể được kiểm soát

tự động bởi công việc của một nhân viên khác Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận Mặt khác, nó có tác dụng tạo điều kiện nâng cao chuyên môn, thúc đẩy nhau làm việc và khi phân chia phải phù hợp với năng lực của người đó

b Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này quy định sự cách lý thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp

vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn

- Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản: Các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham ô tài sản và che giấu hành vi này bằng cách sữa chữa lại sổ sách kế toán

- Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: Người xét duyệt nghiệp vụ không nên kiêm nhiệm việc giữ tài sản liên quan vì sẽ làm tăng rủi

ro lạm dụng tài sản

- Chức năng kế toán và chức năng thực hiện nghiệp vụ: Bộ phận thực hiện các nghiệp vụ trong đơn vị không được ghi chép sổ sách kế toán, vì khi đó họ có thể ghi chép và báo cáo sai lệch để “cải thiện” kết quả hoạt động của mình

c Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn:

Theo sự uỷ quyền của nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại:

- Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ

- Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế

* Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, qua trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách và kiểm toán độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị

d Kiểm soát vật chất:

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và hồ sơ dữ liệu

e Kiểm tra độc lập việc thực hiện:

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên tra soát xét lại

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ độc lập với đối tượng được kiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người

thực hiện thẩm tra là nhân viên cấp dưới của người thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất cứ lý do nào.

f Phân tích soát xét lại việc thực hiện:

Hoạt động này chính là xem xét lại việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời xem xét trong mối quan hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không? Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, đưa ra những điều chỉnh thích hợp

IV Hạn chế tiềm tàng của Hệ thống Kiểm soát nội bộ:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá và ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới,…

- Yêu cầu thông thường là chi phí của hệ thống kiểm soát nội bộ không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên

- Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của các thành viên trong ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác bên trong hay ngoài đơn vị

- Khả năng những người thực hiện kiểm soát lạm dụng đặc quyền của mình

- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm

- Điều kiện hoạt động của đơn vị đã thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp

V Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong xây lắp tại các doanh nghiệp:

1 Đặc điểm của sản phẩm xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội

- Sản phẩm xây lắp có giá trị lớn, thời gian thi công tương đối dài, do đó khi lập kế hoạch xây lắp cần phải cân nhắc các yêu cầu về vật tư, tiền vốn, nhân công và việc quản lý theo dõi tình hình thi công chặt chẽ, đảm bảo chất lượng công trình.

- Sản phẩm xây lắp thường có quy mô và kết cấu phức tạp, được thi công trong những điều kiện khó khăn, thời gian thi công dài, do đó thường phải chịu ảnh hưởng của thiên nhiên, thời tiết Vì vậy quá trình kiểm soát chi phí thường phức tạp

- Sản phẩm xây lắp thường không cố định, các điều kiện sản xuất như: thiết bị, vật tư, nhân lực phải di chuyển theo nơi xây lắp, điều này làm cho quá trình kiểm soát chất lượng, số lượng vật tư khi xuất kho khó thực hiện, quá trình quản lý vật tư, tài sản, lao động tại hiện trường thi công cũng như hạch toán chi phí sản xuất sẽ rất phức tạp và chịu ảnh hưởng của môi trường thiên nhiên, thời tiết, dễ hư hỏng, tổn thất

- Sản phẩm xây lắp sau khi hoàn thành rất khó thay đổi Khi nghiệm thu nếu không đạt chất lượng phải làm lại làm cho chi phí tăng thêm Vì vậy, việc quản lý, giám sát quá trình thi công và hạch toán cần được tổ chức chặt chẽ, đảm bảo chất lượng công trình phù hợp với dự toán thiết kế

2 Nội dung của Chi phí sản xuất trong xây lắp tại doanh nghiệp:

2.1.Khái niệm Chi phí xây lắp:

Chi phí xây lắp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp chi ra trong một kỳ nhất định để thực hiện công tác xây lắp nhằm tạo ra các sản phẩm khác nhau theo mục đích kinh doanh cũng như hợp đồng giao nhận thầu đã được ký kết

2.2.Phân loại Chi phí xây lắp:

- Phân loại chi phí xây lắp theo tính chất kinh tế

- Phân loại chi phí xây lắp theo mục đích và công dụng của chi phí

- Phân loại chi phí xây lắp theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí

- Phân loại chi phí xây lắp theo nội dung cấu thành của chi phí

- Phân loại chi phí xây lắp theo mối quan hệ số lượng sản phẩm sản xuất.Tuy nhiên, với giới hạn của đề tài, em xin trình bày chi tiết cách phân loại chi tiết theo mục đích và công dụng của chi phí

Theo cách phân loại này, căn cứ vào mục đích và công dụng của chi phí trong sản xuất để chia ra các khoản mục chi phí khác nhau, mỗi khoản mục chi phí bao gồm những chi phí có cùng mục đích và công dụng, không phân biệt chi phí đó có nội dung kinh tế như thế nào Qua đó biết được tổng chi phí bỏ ra ban đầu để làm căn

cứ lập kế hoạch và kiểm soát chi phí

Toàn bộ chi phí được chia thành các yếu tố:

a Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Là toàn bộ giá trị nguyên vật liệu sử dụng sản xuất kinh doanh trong kỳ, bao gồm: nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu

b Chi phí nhân công trực tiếp:

Là toàn bộ tiền lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp và các khoản phải trả khác cho cho công nhân trực tiếp thi công xây lắp

c Chi phí sử dụng máy thi công:

Bao gồm tiền lương chính, tiền lương phụ, phụ cấp lương phải trả cho công nhân điều khiển máy thi công, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí bảo trì, bảo dưỡng và chi phí bằng tiền khác

d Chi phí sản xuất chung:

Bao gồm toàn bộ chi phí tổ chức và phục vụ xây lắp phát sinh trong phạm vi đội như: chi phí tiền công, tiền ăn ca của nhân viên quản lý đơn vị, các khoản BHYT, BHXH và KPCĐ của công nhân trực tiếp xây lắp, chi phí khấu hao máy móc, nhà xưởng, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho hoạt động quản lý đơn vị, tiền điện, nước, điện thoại, chi phí tiếp khách, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác

3 Công tác Kiểm soát Chi phí sản xuất xây lắp:

3.1.Sự cần thiết phải Kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp:

Các công ty xây lắp cũng như hầu hết các doanh nghiệp đều dựa trên nguyên tắc tối đa hoá lợi nhuận Để đạt được điều này thì yêu cầu đạt ra đối với các nhà quản

lý là phải tiết kiệm chi phí đến mức thấp nhất nhưng chất lượng công trình vẫn phải đảm bảo Muốn tiết kiệm được chi phí thì nhà quản lý phải kiểm soát được nó, trong

đó kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp hiệu quả sẽ góp phần đáng kể hạ thấp giá thành sản phẩm xây lắp Tuy nhiên, sản phẩm xây lắp thường là những công trình có quy

mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, địa điểm thi công phân tán,… và việc kiểm soát chi phí xây lắp là cần thiết nhằm khống chế chi phí bất hợp lý, chống lãng phí, góp phần hạ giá thành, tăng lợi nhuận, tạo lợi thế cạnh tranh và uy tín cho doanh nghiệp

3.2.Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí chiếm giá trị lớn trong tổng giá thành công trình xây lắp Vì vậy cần phải kiểm soát khoản mục chi phí này chặt chẽ

để có thể sử dụng vật tư một cách hiệu quả nhất nhằm giảm giá thành công trình từ

đó tăng lợi nhuận cho công ty

Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là việc kiểm soát số lượng nguyên vật liệu, chủng loại nguyên vật liệu, giá mua nguyên vật liệu và đối chiếu với bảng dự

toán đã được lập khi công ty trúng thầu công trình Qua đó giúp ban lãnh đạo công ty

có được một cái nhìn cụ thể về việc sử dụng vật tư phục vụ trực tiếp cho từng công trình

Ngoài ra, để kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp một cách có hiệu quả, bên cạnh các mục tiêu: tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh nhỏ hơn so với

dự toán, sử dụng vật tư tiết kiệm và những mục tiêu chung của hệ thống kiểm soát nội bộ như : bảo vệ tài sản, thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý,… còn phải chú ý đến một số mục tiêu: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh phải đảm bảo tính có thật, được phê chuẩn, được phản ánh vào sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác, được đánh giá

và đúng với các chuẩn mực, quy định chế độ kế toán hiện hành, các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh chi phí phải được phê chuẩn đầy đủ, cần đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết nguyên vật liệu để kiểm tra sự khớp đúng và xem xét các sai sót nếu có xảy ra Muốn kiểm soát tốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, các nhà quản lý phải tăng cường kiểm soát thông qua các nội dung kiểm soát sau:

a Bộ phận thu mua vật tư:

- Phải có sự phân chia trách nhiệm giữa bộ phận duyệt mua và bộ phận thực hiện nghiệp vụ mua vật tư, giữa bộ phận nhập xuất vật tư với bộ phận kế toán vật tư Các bộ phận này phải được thực hiện độc lập nhau

- Ban hành một số chính sách thu mua vật tư: Thu mua kịp thời, đảm bảo chất lượng, chủng loại, kết cấu vật tư, giá cả phù hợp nhất,…cần đảm bảo phù hợp với mức giá trong dự toán được lập Bởi khi lập dự toán kinh phí cho công trình trúng thầu công ty cũng đã thực hiện công tác khảo sát giá cả vật tư trên thị trường

+ Tăng cường giao dịch, tìm kiếm nhà cung cấp mới tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp với nhau thì công ty sẽ mua được với giá rẻ nhưng số lượng, chất lượng, chủng loại vẫn được đảm bảo Chất lượng vật tư là yếu tố quan trọng cấu thành nên chất lượng công trình Vì vậy, khi mua vật tư nên chú ý đến yếu tố này nhiều hơn

+ Thủ tục thu mua vật tư: giấy đề nghị mua vật tư, duyệt mua vật tư phải được phê chuẩn đầy đủ Các chứng từ mua vật tư như hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn tiền vận chuyển,… phải hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và được lưu trữ ở phòng kế toán

+ Quá trình giao nhận vật tư: quá trình từ khi vật tư được giao nhận tại địa điểm của nhà cung cấp, vận chuyển đến kho công ty và giao cho thủ kho ký nhận, mọi mất mát, thiếu hụt về vật tư đều do nhân viên mua vật tư chịu trách nhiệm, quản

lý, kiểm soát

b Khâu nhập, xuất, tồn vật tư :

- Nhập vật tư: vật tư được mua về thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư giống như đã ghi trên hoá đơn và cho nhập vật tư vào kho Sau đó ghi vào phiếu nhập kho (chỉ theo dõi về mặt số lượng), gửi về phòng kế toán một liên phiếu nhập kho để theo dõi giá trị vật tư nhập kho và lưu trữ Công ty cần sử dụng thống nhất phương pháp tính giá xuất kho vật tư để phòng kế toán dễ dàng thực hiện công tác theo dõi, tổng hợp và tính giá nhập kho vật tư.

- Xuất kho vật tư: thủ kho chỉ xuất kho vật tư khi đã có được giấy đề nghị xuất vật tư đã có đầy đủ chữ ký của trưởng phòng kế hoạch vật tư Tiến hành cho xuất kho vật tư theo số lượng vật tư thực tế được duyệt và ghi vào phiếu xuất kho, sau đó gửi một liên phiếu xuất kho để lưu làm chứng từ

- Tồn kho vật tư: thủ kho phải luôn theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư tồn kho, báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư cho phòng kế hoạch vật tư Phòng vật tư theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư còn tồn kho vật tư để có kế hoạch cung cấp vật tư kịp thời phục vụ cho thi công xây lắp được diễn ra liên tục

c Khâu sử dụng vật tư:

- Vật tư sử dụng cho công trình phải được đối chiếu với bảng dự toán thiết kế thi công để kiểm soát số lượng vật tư xuất dùng Đồng thời phòng kế toán phải thực hiện tính giá xuất kho vật tư cho từng loại vật tư cụ thể để theo dõi và tính giá thành cho từng hạng mục, công trình hoàn thành

- Mặt khác, vật tư khi sử dụng trực tiếp cho quá trình xây lắp phải được ban điều hành công trình theo dõi chặt chẽ Vì đây là gian đoạn xảy ra gian lận nhiều nhất, vật tư có thể bị tráo đổi không đúng tiêu chuẩn, không đúng dự toán, sử dụng không tiết kiệm hoặc dễ bị mất cắp Đây là những yếu tố chủ quan làm tăng chi phí xây lắp, giảm chất lượng công trình

- Đối với vật tư vấn đề bảo quản cũng rất quan trọng: ban lãnh đạo công ty cần

cử người có trách nhiệm thường xuyên kiểm kê đột xuất vật tư thực tế tồn kho đối chiếu với sổ sách kế toán nhằm phát hiện trường hợp thủ kho có thể lạm dụng vật tư,

sử dụng sai mục đích Vì rất có thể xảy ra gian lận hay nhầm lẫn khi vật tư xuất ra không dùng hoặc dùng không tiết kiệm cho quá trình xây lắp nhưng vẫn được hạch toán toàn bộ vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

3.3.Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:

Kiểm soát về chi phí nhân công trực tiếp chủ yếu là kiểm soát về tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp, trợ cấp và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp thi công thực hiện công trình Chi phí tiền lương của công nhân sản xuất gồm có chi phí tiền lương của công nhân thuộc biên chế công ty và công nhân do công ty thuê ngoài phục vụ cho thi công từng hạng muc, công trình cụ thể

Chi phí nhân công trực tiếp dựa vào quy mô công trình thi công có thể được tổ chức theo hạng mục công trình hoặc theo công trình mà công ty tính tiền lương cho công nhân trực tiếp thi công theo thời gian lao động hoặc khoán.

Mục tiêu của việc kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:

- Tổng chi phí nhân công thực tế phát sinh không vượt quá so với dự toán chi phí nhân công trực tiếp

- Đảm bảo hiệu quả việc quản lý thời gian lao động, số lượng lao động cũng như tiền lương lao động

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin liên quan đến chi phí tiền lương

- Chi phí tiền lương được phản ánh là có thật, đầy đủ, chính xác, được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

Đối với chi phí nhân công trực tiếp thì các sai sót, gian lận sau thường xảy ra:-Khai khống số nhân công thi công khi thực tế số nhân công này không tham gia thi công, chấm khống số giờ công của công nhân so với số công làm thực tế, khai khống số lượng công nhân,…

- Trong khâu tổ chức nhân sự nếu thực hiện việc tuyển dụng nhân viên không hợp lý và không hiệu quả cũng sẽ gây thiệt hại lớn do công nhân trình độ tay nghề thấp, phẩm chất đạo đức không tốt, tinh thần trách nhiệm không cao

- Máy móc thiết bị hư hỏng, cũ kỹ cũng gây tình trạng lãng phí sẽ kéo dài thời gian thi công

Ngoài ra có thể bộ phận mua nguyên vật liệu sai sót làm cho nguyên vật liệu không đúng chủng loại, chất lượng không đảm bảo phải thay thế sẽ làm thời gian thi công và hao phí lao động tăng lên

- Đối với khâu hạch toán tiền lương của nhân viên cũng thường xảy ra sai phạm do vô ý hay cố ý, tất cả đều ảnh hưởng đến tính chính xác của chi phí nhân công trực tiếp Cần có sự đối chiếu, theo dõi giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết về chi phí nhân công trực tiếp để kiểm tra sự khớp đúng và xem xét các sai sót xảy ra nếu có trong quá trình thi công công trình.,

Từ những khả năng sai phạm, gian lận rất dễ xảy ra Để kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp một cách hữu hiệu thì cần phải tăng cường kiểm soát thông qua các nội dung kiểm soát sau:

- Thực hiện việc phân công phân nhiệm trong công tác về tiền lương giữa các

bộ phận chức năng: theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng lao động, lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép tiền lương Nhà quản lý có thể thiết lập một số chính sách bằng văn bản về việc điều chỉnh mức lương, bậc lương và công bố rộng rãi nhằm kiểm soát các trường hợp tăng, giảm lương và không được thông qua

Các khoản tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng phải được sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

- Việc tuyển dụng nhân sự phải được tổ chức và kiểm soát chặt chẽ, mỗi nhân viên tuyển dụng phải có một bộ hồ sơ gốc lưu trữ ở phòng quản lý nhân sự bao gồm: quyết định phân công, mức lương, các khoản trích theo lương, Phòng kế toán căn cứ vào hồ sơ này để tính lương cho công nhân viên Nhân viên phải được tuyển dụng có

đủ khả năng về tay nghề và phẩm chất đạo đức tốt, để tránh việc tuyển chọn, thuê mướn những lao động kém về tay nghề, năng lực và đạo đức kém

- Sổ sách kế toán về tiền lương: nhà quản lý có thể thiết lập ra một sơ đồ tài khoản hạch toán và các thủ tục phân bổ chi phí nhân công trực tiếp Phải thống nhất một cách hợp lý giữa hệ thống các bảng tính lương, bảng tổng hợp tiền lương,…

- Xây dựng các chính sách, định mức về lao động và tiền lương: có phương pháp quản lý lao động chặt chẽ, thường xuyên đánh giá nhân viên và điều chỉnh mức lương hợp lý

- Người phát lương sẽ thực hiện công việc thanh toán tiền lương cho công nhân viên dựa trên bảng lương, thực hiện độc lập với bộ phận tính lương

3.4.Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công:

Ở đơn vị xây lắp, khoản chi phí này phát sinh tương đối lớn và cũng rất dễ xảy

ra sai sót, gian lận như khai thêm số giờ công, khai thêm số ca vận hành máy, các hoá đơn sữa chữa máy thi công không hợp lý, việc tính toán phân bổ chi phí sử dụng máy thi công không chính xác, lấy cắp dầu máy, nhiên liệu…

Mục tiêu của kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công:

- Chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh không vượt quá dự toán chi phí sử dụng máy thi công

- Đảm bảo hiệu quả việc quản lý nhiên liệu, thời gian và năng suất hoạt động của máy

- Đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc được giao

- Chi phí sử dụng máy thi công là có thật, được ghi chép đầy đủ, chính xác, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

Để kiểm soát tốt chi phí sử dụng máy thi công, các nhà quản lý cần tăng cường kiểm soát thông qua một số nội dung sau:

- Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng liên quan đến máy thi công nhằm tạo sự kiểm soát lẫn nhau: như bộ phận quản lý, vận hành máy, bộ phận theo dõi hoạt động thi công, bộ phận bảo dưỡng máy, bộ phận ghi chép sổ sách, tính toán trả lương và cấp phát nhiên liệu cho quá trình vận hành máy,…Tất cả các công việc trên đều được thực hiện một cách độc lập nhau

- Bộ phận quản lý máy thi công phải thực hiện việc kiểm soát máy móc thường xuyên để xác định những hỏng hóc của máy và có biện pháp sữa chữa kịp thời, tổ chức giám sát việc vận hành máy của công nhân để hạn chế việc sử dụng máy sai mục đích, vận hành máy không có hiệu quả.

- Vận hành máy là trách nhiệm của công nhân sử dụng máy, máy chỉ được sử dụng khi có sự cho phép của bộ phận quản lý Khi phát hiện máy móc bị hư hỏng thì công nhân vận hành phải báo cáo lên bộ phận quản lý để kiểm tra và sữa chữa kịp thời nhằm đáp ứng kịp thời cho quá trình thi công

- Bộ phận theo dõi hoạt động của máy thi công: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép thời gian vận hành, theo dõi khối lượng xây lắp hoàn thành của công nhân vận hành máy và cung cấp nhiên liệu sử dụng cho máy khi có yêu cầu chính đáng của công nhân vận hành máy

- Bộ phận ghi chép sổ sách: có nhiệm vụ tính toán, cập nhật dữ liệu cho bộ phận quản lý, bộ phận theo dõi vận hành cung cấp để xác định số nhiên liệu xuất dùng, trả lương cho công nhân bộ phận này, tiền sữa chữa máy,… Đối với bộ phận này thì mọi tính toán, phân bổ số liệu cần phải có sự kiểm tra thường xuyên của nhà quản lý để hạn chế sai sót, gian lận, cần phải đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết của chi phí sử dụng máy thi công phục vụ công trình để kiểm tra sự khớp đúng, xem xét sự chênh lệch của số liệu để tìm ra nguyên nhân và phương hướng, biện pháp khắc phục kịp thời, đảm bảo thi công đúng tiến độ

- Ngoài ra, ban điều hành công trình phải thường xuyên kiểm kê máy thi công

để hạn chế việc lạm dụng, sử dụng máy thi công sai mục đích, kiểm tra đánh giá tình trạng kỹ thuật của máy để kịp thời nâng cấp, bảo trì, bảo dưỡng phục vụ thi công công trình

3.5.Kiểm soát chi phí sản xuất chung:

Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí phát sinh trong phạm vi tổ, đội phục vụ cho quá trình thi công xây lắp và quản lý ở đơn vị như: lương nhân viên quản lý, BHXH, BHYT, KPCĐ, khấu hao nhà xưởng, chi phí vật liệu, công cụ dụng

cụ xuất dùng phục vị quản lý tổ, đội và các chi phí bằng tiền khác,

Với mục tiêu kiểm soát chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh nhỏ hơn so với dự toán thiết kế, kiểm soát một cách hiệu quả nhất các chi phí liên quan bằng tiền, phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ hợp lý,…Ngoài ra còn thực hiện các mục tiêu khác như: Chi phí sản xuất chung phải đảm bảo tính có thật, tính chính xác, tính hợp

lý Phù hợp với các chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành Chi phí sản xuất chung được phân bổ theo tiêu thức phù hợp.

Vì đây là khoản mục chi phí gồm nhiều loại, có những loại rất dễ gian lận và rất khó để kiểm soát một cách chặt chẽ nhất, đặc biệt là đối với các đơn vị xây lắp khi thực hiện các công trình ở xa như các khoản về dịch vụ, công tác phí, tiền tiếp khách,

…Do đó, để kiểm soát tốt chi phí sản xuất chung, ngoài việc tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực và quy định kế toán hiện hành, các nhà quản lý cần tăng cường theo dõi, kiểm soát thông qua một số nội dung kiểm soát sau:

- Phải phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan đến chi phí sản xuất chung, đồng thời tăng cường theo dõi, kiểm soát đối với TSCĐ để kiểm soát được chi phí khấu hao TSCĐ

- Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, kế toán chi phí tiến hành hạch toán, ghi sổ và phân bổ chính xác cho các đối tượng chịu chi phí

- Tuân thủ đầy đủ các chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương của chế

DỊCH VỤ BƯU ĐIỆN QUẢNG NAM

A KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ BƯU ĐIỆN QUẢNG NAM

I Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam:

1 Quá trình hình thành và phát triển:

Công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam là doanh nghiệp được thành lập vào đầu năm 2002 ( 01-2002 ) tại tỉnh Quảng Nam trên cơ sở góp vốn của Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam, các cổ đông pháp nhân

Địa chỉ văn phòng công ty: 211 Nguyễn Văn Linh, TP.Đà Nẵng

Có 5 đơn vị trực thuộc: XN QTC1, XN xây lắp và sản xuất vật liệu bưu điện,

XN QTC3, chi nhánh Đà Nẵng-QTC4, chi nhánh Khánh Hoà-QTC5

Được cấp giấy chứng nhận ĐKKD số: 3303070011 do Sở Kế hoạch&Đầu tư tỉnh Quảng Nam cấp

Trong những năm qua với phương châm hoạt động: Sự an tâm duy nhất về việc làm ở công ty bắt nguồn từ chất lượng, năng suất và thỏa mãn khách hàng; đồng thời nhờ sự cộng tác chặt chẽ của các đối tác và sự tín nhiệm của khách hàng, QTC

đã trở thành một cái tên đồng nghĩa với chất lượng và sự tin cậy trong lĩnh vực thi công xây lắp và cung ứng dịch vụ bưu điện trên thị trường Việt Nam

Với đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ thuật của công ty gồm 100% là các kỹ sư, cử nhân trẻ và nhiệt tình trong công việc, có khả năng tiếp thu, phân tích và vận dụng các kinh nghiệm cũng như triển khai các công nghệ mới Các kỹ sư, cử nhân và chuyên gia của QTC tuy tuổi đời còn rất trẻ nhưng trong 6 năm qua đã tham gia nhiều

dự án thuộc lĩnh vực BC-VT tại nhiều tỉnh thành trong cả nước; từ công tác quản lý đến công tác kỹ thuật gồm: tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo trì bảo dưỡng các công trình ngoại vi, truyền dẫn quang, hệ thống tổng đài vệ tinh,…

QTC ra đời với mục tiêu: thoả mãn nhu cầu chính đáng của khách hàng; cung cấp kịp thời các giải pháp, thiết bị và dịch vụ tốt nhất; phát triển quan hệ đối tác trên

cơ sở hai bên cùng có lợi; sự thành công, hài lòng của khách hàng là thước đo uy tín

và hiệu quả của công ty; vì quyền lợi cổ đông

2 Các lĩnh vực kinh doanh:

- Thi công các công trình xây lắp BC-VT( nhà trạm, tháp anten, mạng ngoại

vi, cáp quang,…), các công trình xây lắp dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, các công trình về phát thanh truyền hình

- Bảo trì, bảo dưỡng, hỗ trợ vận hành các thiết bị BC-VT, điện tử, tin học, các thiết bị chuyên ngành viễn thông, tin học.

- Sản xuất cột bê tông đỡ cáp thông tin, cấu kiện xây lắp định hình; trụ anten, phụ kiện xây lắp mạng ngoại vi, cáp quang,…

- Mua bán vật tư hàng hoá, thiết bị BC-VT, điện tử, tin học, cơ, điện, điện lạnh,…

- Tư vấn kỹ thuật, lập dự án đầu tư, thiết kế, thẩm định, chuyển giao kỹ thuật công nghệ chuyên ngành BC-VT, điện, điện tử, tin học

- Kinh doanh phát triển các dịch vụ Bưu chính

- Xuất bản phần mềm, dịch vụ quảng cáo, điện tử

- Dịch vụ viễn thông có dây, không dây, vệ tinh, Internet

- Không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, xây dựng

và duy trì mối quan hệ hợp tác, gắn bó chặt chẽ với khách hàng

- Sắp xếp, bố trí và sử dụng phù hợp, hiệu quả các nguồn lực hiện có của công ty; tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo và phát hiện các nhân tố mới có trình độ chuyên môn phù hợp, có kiến thức quản lý kinh tế, quản lý kỹ thuật, điều hành tốt các hoạt động của công ty để bố trí công việc phù hợp và phát huy tối đa năng lực của toàn bộ công ty

- Xây dựng và cải tiến môi trường làm việc lành mạnh, đoàn kết, thống nhất, hợp tác, phát huy tính sáng tạo và tinh thần làm chủ tập thể của CVN lao động, chăm

lo, thực hiện đầy đủ, tốt nhất các chính sách, quyền lợi của người lao động

- Mọi hoạt động của công ty đảm bảo tuân thủ nghiêm túc các quy định của pháp luật

Sự an tâm duy nhất về việc làm của công ty này bắt nguồn từ:

“CHẤT LƯỢNG-NĂNG SUẤT VÀ THỎA MÃN KHÁCH HÀNG”

II Tổ chức sản xuất ở công ty:

1 Tổ chức sản xuất:

Là đơn vị xây lắp, sản phẩm có kết cấu đa dạng và thường có giá trị lớn, sản phẩm đơn chiếc và đều có thiết kế riêng Do đó công ty không lập quy trình công

nghệ và giao nhiệm vụ cho một ban điều hành công trình và đội thi công đảm nhận thi công công trình.

Trên cơ sở thiết kế kỹ thuật, dự án công trình, nội dung công việc được giao, ban điều hành công trình và đội trưởng tiến hành triển khai kế hoạch thi công dưới sự giám sát điều hành chặt chẽ của các phòng ban chức năng liên quan

Hàng tuần hoặc cuối tháng, các ban điều hành và đội thi công gửi báo cáo khối lượng công việc thực tế thực hiện, bảng chấm công về công ty làm cơ sở thanh toán lương cho ban điều hành và đội thi công

2 Quy trình thực hiện dự án: ( Sơ đồ 01 )

III Tổ chức bộ máy quản lý ở công ty:

1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở công ty:

Nhận hồ sơ công trình từ BQLDA

Đánh giá hồ sơ và phân công GSKT giám sát

Giám sát và hổ trợ quá trình thi

( Sơ đồ 02 - Bộ máy quản lý )

2 Mối quan hệ và nhiệm vụ của các phòng ban:

- Đại hội đồng cổ đông: đây là cơ quan cao nhất của công ty, cổ đông có thể là

pháp nhân hay thể nhân tham gia góp vốn đều là đồng sở hữu công ty Cổ đông chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty Đại hội đồng cổ đông bầu Hội đồng quản trị, bầu Ban kiểm soát giữa hai kỳ đại hội và có quyền triệu tập Đại hội đồng cổ đông, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ban kiểm soát, xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị

và Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông, thông qua báo cáo tài chính hàng năm

- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cao nhất của công ty giữa hai nhiệm

kỳ Đại hội đồng cổ đông, có toàn quyền nhân danh công ty để giải quyết những vấn

đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông, quyết định chiến lược phát triển công ty, phương án đầu

tư, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tổng giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng khác,…trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông

- Ban kiểm soát: là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh

doanh, quản trị và điều hành của công ty Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản

Đại hội đồng cổ đông

Ban Tổng giám đốc

Ban Tài chính-Kế toán

Ban Kế hoạch-Kinh doanh

Ban Kỹ thuật - Thi công

Trung tâm CNTT& TT

lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo tài chính, thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể trong quản lý.

- Tổng giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động hàng ngày của công ty và

chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao, Tổng giám đốc được quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị,

kế hoạch kinh doanh, phương án đầu tư,…, bổ nhiệm, cách chức các chức danh quản

lý trong công ty,…

- Ban Tổ chức-Hành chính: là ban nghiệp vụ có chức năng nghiên cứu, tham

mưu giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành các công tác: tổ chức nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực, tiền lương và chính sách đối với người lao động, công tác an toàn lao động,…

- Ban Tài chính-Kế toán: là ban nghiệp vụ có chức năng nghiên cứu, tham

mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc để triển khai tổ chức, thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán và hạch toán kinh tế toàn công ty, tham gia công tác thanh quyết toán các công trình, dịch vụ theo đăng ký kinh doanh,…

- Ban Kỹ thuật-Thi công: là ban nghiệp vụ có chức năng nghiên cứu, tham

mưu giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc để triển khai thực hiện các công trình có hàm lượng kỹ thuật cao, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát đối với các đơn vị trực thuộc về: khoa học công nghệ, kỹ thuật thi công công trình, dịch vụ, chất lượng sản phẩm công trình, đánh giá chất lượng sản phẩm,…

- Ban Kế hoạch-Kinh doanh: là ban có chức năng nghiên cứu, tham mưu giúp

việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, xây dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh, theo dõi nắm tình hình, dự báo tình hình kinh tế, tham gia dự án đầu tư phát triển, nghiên cứu thị trường, lập dự toán và thanh quyết toán các công trình,…

- Trung tâm CNTT&TT: là ban nghiệp vụ có chức năng tham mưu, nghiên cứu

giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong việc xây dựng chiến lược và

kế hoạch phát triển công nghệ thông tin và truyền thông về lĩnh vực sản xuất phần mềm, tổ chức, quản lý mạng máy tính, thực hiện các chương trình ứng dụng thông tin, quản lý trang Web công ty,…

- Các Xí nghiệp QTC I, QTC II, QTC III, QTC IV, QTC V: là các xí nghiệp

trực thuộc có chức năng thực hiện các chỉ đạo của Tổng công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh

IV Tổ chức bộ máy kế toán:

1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:

Ghi chú: : quan hệ trực tuyến

: quan hệ chức năng

( Sơ đồ 03 – Bộ máy kế toán )

2 Nhiệm vụ:

- Kế toán trưởng: là người thực hiện chức năng giúp Tổng giám đốc tổ chức,

chỉ đạo thực hiện toàn bộ công ty về kế toán, thống kê, tài chính, thông tin kinh tế toàn công ty và báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh với Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị

- Kế toán tổng hợp: là người có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi sự biến động của

tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản công nợ Đồng thời kiểm tra, theo dõi việc hạch toán của các kế toán viên, thực hiện việc tổng hợp ghi chép sổ sách kế toán, lập các báo cáo thống kê các chứng từ ghi sổ, tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính của công ty

- Kế toán thanh toán: theo dõi các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt, các khoản

tạm ứng, lương, thưởng, phụ cấp của nhân viên

- Kế toán ngân hàng: theo dõi tình hình tiền gửi, tiền vay giữa công ty với

ngân hàng, giám sát việc chấp hành thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

- Kế toán công nợ: theo dõi tình hình đối chiếu công nợ khách hàng, công nợ

người bán, nợ nội bộ, ứng vốn thi công

- Kế toán chi phí: theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh chi phí, giám sát

tình hình thực hiện chi phí ở công ty

Kế toán ngân hàng

Kế toán

Kế toán các xí nghiệp

- Kế toán các xí nghiệp: chịu trách nhiệm về quản lý vật tư, tiền lương của xí

nghiệp mình, tổng hợp chứng từ hàng tháng mang về công ty để kế toán công ty tổng hợp số liệu và ghi chép sổ sách

- Thủ quỹ: theo dõi và thực hiện thu chi tiền mặt hàng ngày Khi có quyết định

của kế toán trưởng, giám đốc mới được thực hiện việc thu chi tiền mặt, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi tiền vào ngân hàng Thông thường vào cuối ngày, thủ quỹ phải gửi một số tiền lớn vào tài khoản ngân hàng của công ty, chỉ chi bằng tiền mặt những khoản chi nhỏ mang tính chất thường xuyên

3 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:

( Sơ đồ 04 - Hình thức kế toán ) Ghi chú:

: ghi hàng ngày hoặc định kỳ

: quan hệ đối chiếu

Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại

Chứng từ ghi sổ

Sổ Cái

Bảng cân đối tài khoảnBáo cáo kế toán

: ghi cuối tháng Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh ở các chứng từ gốc đều được phân loại thành các loại chứng từ có cùng nội dung tính chất

để lập chứng từ ghi sổ, sau đó được ghi vào Sổ Cái Các sổ kế toán chi tiết được mở căn cứ vào các chứng từ gốc đính kèm theo chứng từ ghi sổ đã được lập Cuối tháng,

kế toán lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp và lập bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản nhằm kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán chi tiết Cuối năm, căn cứ vào Sổ Cái, Bảng tổng hợp chi tiết và Bảng cân đối tài khoản, kế toán lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác

B KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ BƯU ĐIỆN QUẢNG NAM

I Khái quát chung về công tác kiểm soát nội tại Công ty cổ phân xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam:

Sau gần 6 năm thành lập và đi vào hoạt động kinh doanh thì vấn đề kiểm soát luôn được lãnh đạo công ty quan tâm Vì kiểm soát nội bộ là công cụ để nhà quản lý

có thể theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, qua đó khống chế tối

đa khả năng sai sót, gian lận,…có thể gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Hiện nay công ty có Ban kiểm soát là bộ phận chuyên trách độc lập về kiểm soát để kiểm soát các công trình mà công ty trúng thầu thi công, còn mọi hoạt độmg kiểm soát tại công ty do nhà quản lý thực hiện và có sự kiểm soát nội bộ lẫn nhau giữa các phòng ban với nhau

- Để bảo vệ tài sản, công ty đã trang bị các nhà kho chứa nguyên vật liệu có độ

an toàn cao, có sự kiểm soát chặt chẽ việc ra vào ở khu vực kho, nhân viên kho và nhân viên bảo vệ được trang bị đồ dùng,… nhằm hạn chế mất mát Đồng thời ban hành các quy định về việc bảo trì và sữa chữa tài sản, đáp ứng nhu cầu sử dụng cần thiết

- Đối với tiền bạc, sổ sách kế toán: công ty đã trang bị két sắt an toàn để tránh rủi ro, mất mát, đưa ra quy định kiểm soát ra vào phòng thủ quỹ đối với nhân viên Trang bị các tủ chứng từ để lưu trữ hồ sơ, sổ sách kế toán đề phòng trường hợp mất

số liệu do sự cố máy tính

- Các chứng từ đều được đánh số thứ tự khi lưu trữ, có đầy đủ chữ ký các bên liên quan và được lập sau khi các nghiệp vụ phát sinh nhanh nhất có thể

II Thực tế công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất trong xây lắp tại công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam:

Công ty hoạt động chủ yếu là nhận thầu và tổng thầu các công trình xây lắp thông qua đấu thầu Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty tiến hành triển khai thi công, thành lập ban điều hành dự án, đưa vật tư, công nhân thi công công trình với sự giám sát, hướng dẫn của chủ đầu tư Ban điều hành công trình và các đội thi công đảm nhận thi công công trình từ khâu bắt đầu đến giai đoạn kết thúc

Trong quý IV/ 2007, công ty đã triển khai thi công một số công trình như:

- Công trình “XL bể cống Tam Giang”

- Công trình “PT MC Khánh Vĩnh-Khánh Hoà”

- Công trình “MSC Đà Nẵng”

- Công trình “XD tuyến cáp quang Kbang-Đăkhlơ-Long Khương-Đăkpơ- tỉnh Gia Lai

Công tác tổ chức kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất trong xây lắp:

Tại công ty bao gồm các yếu tố: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát

1 Môi trường kiểm soát:

1.1 Cơ cấu tổ chức:

Một trong những phương hướng phát triển sản xuất của công ty là tiếp tục đổi mới công tác tổ chức điều hành tại công ty, giữa công ty và các xí nghiệp một cách hợp lý, khoa học, đạt hiệu quả cao

Hiện nay bộ máy quản lý điều hành tại địa điểm thi công đều có sự tham gia của ban điều hành thi công, các đội trưởng, tổ trưởng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc công ty Mặt khác bộ phận này có mối quan hệ chức năng với các phòng ban trong công ty

Ban điều hành thi công gồm: chỉ huy trưởng công trình, chỉ huy phó phụ trách

kỹ thuật, kế toán công trình, thủ kho, kỹ sư giám sát,…

1.2 Chính sách nhân sự:

Do đặc điểm của ngành xây lắp là các công trình không cố định, phải di chuyển Vì vậy hiện nay ngoài số nhân viên trong danh sách của công ty là những người được hưởng các chế độ, chính sách bảo hiểm, còn có lực lượng lao động thuê ngoài

Các công nhân khi tham gia xây lắp công trình đều được đảm bảo an toàn lao động, được cấp bảo hộ lao động

Công ty có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, sắp xếp những công nhân có tay nghề cao, có năng lực vào các vị trí phù hợp đáp ứng yêu cầu trước mắt và lâu dài

Là công ty cổ phần, mỗi nhân viên trong công ty được góp cổ phần, điều đó tạo điều kiện cho mỗi người, mỗi phòng ban tự kiểm tra, giám sát lẫn nhau, góp phần làm cho công ty ngày càng phát triển.

1.3 Công tác kế hoạch:

Lập kế hoạch hoạt động là chức năng đầu tiên của quản lý, là chức năng quan trọng hàng đầu Hàng năm, công ty có lập kế hoạch về sản xuất, kế hoạch về cung ứng vật tư, kế hoạch về tài chính,…

Đối với một công ty xây lắp, công tác lập kế hoạch dự toán cho một công trình

có ý nghĩa rất lớn, là cơ sở để đưa ra giá bỏ thầu, là thước đo để có thể tiến hành thi công, là thủ tục để kiểm soát chi phí Ngay khi tham gia đấu thầu, công ty đã phối hợp với các phòng ban làm hồ sơ dự thầu Dựa trên bản thiết kế kỹ thuật do Ban Kỹ thuật-Thi công cung cấp sẽ kết hợp với Ban Kế hoạch-Kinh doanh lập các dự toán cho công trình Khi công trình đó trúng thầu thì các đội thi công căn cứ vào hồ sơ thiết kế, dự toán được duyệt tiến hành thi công công trình

2 Hệ thống kế toán:

2.1 Tổ chức công tác kế toán:

Căn cứ vào đặc điểm, tính chất và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức nữa tập trung nữa phân tán Công tác hạch toán kế toán của công ty do Ban Tài chính-Kế toán đảm nhận, từ việc tổng hợp chứng từ, ghi sổ đến việc lập các báo cáo tài chính, kể cả phần hạch toán chi tiết và tổng hợp Còn ở các đội không tổ chức kế toán riêng và các xí nghiệp thì mọi chi phí phát sinh được thống kê tập hợp và làm việc trực tiếp với Ban Tài chính-Kế toán công ty

Ở công ty luôn chú trọng đến hệ thống chứng từ kế toán từ việc xét duyệt lập chứng từ đến khâu luân chuyển chứng từ và bảo quản chứng từ Các chứng từ như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng, bảng tính lương,… và các giấy

tờ liên quan đến chi phí là cơ sở để ghi sổ kế toán chi phí

2.3 Hệ thống sổ sách kế toán:

Ban Tài chính-Kế toán của công ty đã tập hợp chi phí cho mỗi công trình theo các khoản mục chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung

2.4 Báo cáo kế toán:

Các báo cáo kế toán chỉ cung cấp thông tin cho kế toán như: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

3 Thủ tục kiểm soát:

3.1 Thủ tục kiểm soát đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

a Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Áp dụng nguyên tắc này công ty đã phân công trách nhiệm và công việc cụ thể cho từng bộ phận:

- Đối với bộ phận mua vật tư: Vật tư được mua về công ty do nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh thực hiện Vật tư được mua về theo số lượng vật tư của từng công trình thi công

- Đối với bộ phận sử dụng vật tư: Khi có nhu cầu sử dụng vật tư phục vụ công trình thì đội trưởng đội thi công công trình sẽ viết giấy đề nghị xuất vật tư, cũng có thể do chỉ huy trưởng công trình đề xuất với Ban giám đốc để được phê chuẩn

- Đối với bộ phận hạch toán: Mọi chi phí nguyên vật liệu đều được kế toán chi phí theo dõi chặt chẽ, cuối tháng mọi chứng từ đều được chuyển sang cho kế toán tổng hợp để tiến hành tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp

b Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Tại công ty, Ban Kế hoạch-Kinh doanh là bộ phận đề xuất vật tư và phụ trách việc mua vật tư phục vụ cho từng công trình thi công

Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, đội trưởng đội thi công hoặc chỉ huy trưởng công trình thuộc Ban Kỹ thuật-Thi công sẽ viết giấy đề nghị xuất kho vật tư

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được theo dõi tại Ban Tài chính-Kế toán do

kế toán chi phí và kế toán tổng hợp thực hiện

Khi vật tư được mua về, khi xuất kho vật tư để phục vụ công trình và khi vật

tư xuất kho sử dụng không hết nhập lại kho đều được theo dõi, giám sát bởi nhân viên thủ kho của công ty

c Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:

Đối với những vấn đề liên quan đến chi phí mua nguyên vật liệu có giá trị trên

50 triệu đồng thì mọi chứng từ liên quan, ví dụ như Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán,…đều phải được giám đốc phê chuẩn trước khi thực hiện

Còn những chi phí nguyên vật liệu có giá trị dưới 50 triệu đồng thì kế toán trưởng có toàn quyền giải quyết và chịu trách nhiệm trước giám đốc

Mọi nghiệp vụ liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đều phải được

ký xét duyệt của từng bộ phận liên quan, ví dụ: Giấy đề nghị mua vật tư phải được sự phê chuẩn của trưởng Ban Kế hoạch-Kinh doanh, của giám đốc, của kế toán trưởng,

…

3.2 Thủ tục kiểm soát đối với chi phí nhân công trực tiếp:

a Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

- Ban điều hành công trình: Chỉ huy trưởng công trình là người chịu trách nhiệm giám sát chung về toàn bộ tiến độ thi công công trình, đội trưởng đội thi công

là người chịu trách nhiệm về việc giám sát, theo dõi giờ công và lập bảng chấm công

Kế toán đội sẽ lập bảng tính lương cho từng đội thi công

- Ban Tổ chức-Hành chính: đây là ban sẽ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp thông qua việc theo dõi công nhân thi công công trình trong danh sách và công nhân thuê ngoài

- Ban Tài chính-Kế toán: kế toán chi phí sẽ theo dõi tiền lương thanh toán cho công nhân vào chi phí nhân công trực tiếp

b Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Tại công trình thi công, đội trưởng đội thi công sẽ theo dõi và chấm công cho công nhân đội mình, sau đó gửi Bảng chấm công cho kế toán đội tính lương

Ban Tài chính-Kế toán xem xét và thanh toán lương cho các đội thi công, đồng thời phản ánh vào chi phí nhân công trực tiếp

c Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:

Bảng chấm công sau khi được lập sẽ được chỉ huy trưởng công trình xem xét

và ký duyệt Sau đó, kế toán đội tính lương và trình chỉ huy trưởng công trình xét duyệt Chỉ huy trưởng công trình sẽ lập giấy đề nghị thanh toán lương gửi giám đốc công ty xét duyệt Kế toán trưởng công ty sẽ ký duyệt vào bảng thanh toán lương và giấy đề nghị thanh toán lương

3.3 Thủ tục kiểm soát đối với chi phí sản xuất chung:

a Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

- Để thực hiện tốt công tác kiểm soát chi phí sản xuất chung, công ty giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên quản lý ở đội thi công và có sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên này

- Đội trưởng là người thực hiện đúng thẩm quyền và các công nhân thực hiện đúng nhiệm vụ được giao Việc kiểm tra giám sát do Ban Kỹ thuật-Thi công phụ trách, còn các chứng từ được tập hợp ở Ban Tài chính-Kế toán

- Vấn đề khó kiểm soát nhất trong việc kiểm soát chi phí sản xuất chung là các khoản chi phí khác Đây là khoản chi phí rất nhạy cảm, dễ bị gian lận Vì thế ban lãnh

đạo yêu cầu các khoản chi phục vụ công trình phải có đầy đủ chứng từ và hợp lý, phải được xét duyệt của ban giám đốc, đội trưởng mới được chi Riêng vật liệu, công

cụ dụng cụ xuất dùng cho mục đích của đội thì phải được đội trưởng, các nhân viên quản lý khác theo dõi chặt chẽ và báo cáo tình hình, mục đích sử dụng cho đội trưởng

b Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Ban điều hành công trình thực hiện chức năng thi công, giám sát chất lượng, tiến độ thi công của công trình

Ban Kỹ thuật-Thi công thực hiện chức năng xuất sử dụng máy móc thi công cho thi công công trình và theo dõi quá trình sử dụng máy

Ban Tài chính-Kế toán theo dõi, ghi chép, phản ánh, tổng hợp các chi phí phục

vụ cho thi công công trình phát sinh tại các đội và tổng hợp để tính giá thành công trình xây lắp

c Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:

Mọi chi phí phát sinh liên quan đến quản lý công trình đều phải được sự thông qua của đội trưởng, chỉ huy trưởng công trình xét và ký duyệt Những chi phí bằng tiền phát sinh như chi phí tiền tiếp khách, tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại,… đều phải được xét và ký duyệt bởi giám đốc hoặc kế toán trưởng của công ty

4 Nội dung kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

a Đặc điểm của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là những chi phí liên quan đến việc sử dụng vật tư phục vụ cho thi công công trình như: Chi phí mua vật tư, chi phí vận chuyển,

Chi phí nguyên vật liệu phát sinh khi Ban Kỹ thuật-Thi công đưa vật tư vào sử dụng phục vụ cho công trình thi công do công ty đảm nhận

Trong giá thành sản phẩm xây lắp, khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng nhiều hơn cả và có mối quan hệ tỷ lệ thuận với khối lượng sản phẩm làm ra Vì vậy, nếu nhà quản lý sơ hở trong quá trình kiểm soát chi phí sẽ phát sinh nhiều khoản chi phí không hợp lý, giá thành công trình xây lắp tăng thêm, lợi nhuận mang lại cho công ty bị giảm xuống Bên cạnh đó, chất lượng công trình xây lắp không đảm bảo, không an toàn cho việc sử dụng lâu dài Chắc chắn công ty sẽ không

đủ sức cạnh tranh với các công ty khác, không tạo được uy tín và niềm tin đối với các nhà đầu tư

b Mục tiêu của việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

- Tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh không vượt quá dự toán

- Đảm bảo hiệu quả của việc quản lý nguyên vật liệu

- Đảm bảo việc bảo vệ tài sản tránh mất mát, lãng phí

- Chi phí nguyên vật liệu phát sinh cho từng công trình phải đảm bảo tính có thật, được phê chuẩn, được phản ánh vào sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác, kịp thời, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

( Sơ đồ 05 - Nội dung ks chung về chi phí NVL trực tiếp )

(1): Sau khi trúng thầu, căn cứ vào dự toán đã được duyệt, Ban Kế Kinh doanh sẽ lập giấy đề nghị mua vật tư trình lên giám đốc công ty xét duyệt.(Xem phụ lục 01-Giấy đề nghị mua vật tư)

hoạch-(2): Giám đốc công ty sẽ xem xét giấy đề nghị mua vật tư và ký duyệt đồng ý vào giấy đề nghị mua vật tư

(3): Sau khi được xét duyệt, nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh sẽ tiến hành mua vật tư Vật tư sử dụng cho các công trình thường được nhân viên của Ban

Kế hoạch-Kinh doanh mua ở những nhà cung cấp “quen biết” và thường xuyên của công ty.(Xem phụ lục 03-Hóa đơn GTGT)

(4): Vật tư sau khi mua về sẽ được kiểm tra trước khi nhập kho Thủ kho kiểm tra số lượng, chủng loại và đối chiếu với Giấy đề nghị nhập kho vật tư Căn cứ số lượng thực nhập thủ kho sẽ lập Phiếu nhập kho vật tư

(5): Vật tư sau khi được nhập kho các chứng từ liên quan sẽ được chuyển cho

bộ phận kế toán nhằm theo dõi chi phí nguyên vật liệu, các chứng từ liên quan gồm: Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị mua vật tư, Phiếu nhập kho, Giấy đề nghị thanh toán.(Xem phụ lục 02-Giấy đề nghị thanh toán và phụ lục04-Phiếu chi tiền mặt)

(6): Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, chỉ huy trưởng công trình hoặc đội trưởng đội thi công sẽ lập Giấy đề nghị xuất kho vật tư trình giám đốc xét duyệt và thủ kho xuất kho vật tư

Bắt

đầu

Ban KH-KD lập

đề nghị mua v.tư

Giám đốc xét duyệt việc

Ban KH-KD mua vật tư

Kết thúc

Bộ phận thi công

sử dụng vật tư

(7): Bộ phận thi công sử dụng vật tư phục vụ công trình, giám sát quá trình sử dụng vật tư tại công trình.

(8): Khi xuất kho vật tư sử dụng công trình, 1 liên phiếu xuất kho và giấy đề nghị xuất kho vật tư được chuyển về Ban Tài chính-Kế toán để theo dõi

(9): Tại Ban Tài chính-Kế toán sẽ tập hợp chứng từ để theo dõi và tính giá thành công trình.(Xem phụlục 05-Sổ chi tiết chi phí NVL trực tiếp)

- Nội dung kiểm soát chi tiết:

+ Khâu mua vật tư:

Ban Kế hoạch-Kinh doanh Nhà cung cấp

( Sơ đồ 06 - Kiểm soát khâu mua vật tư )

(1): Sau khi Giấy đề nghị mua vật tư được trưởng Ban Kế hoạch-Kinh doanh

ký duyệt, giám đốc xem xét và ký duyệt, nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh sẽ tiến hành liên hệ và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để mua vật tư phục vụ cho thi công công trình

Nhà cung cấp vật tư cho công trình chủ yếu là những công ty “quen biết” và thường xuyên giao dịch với công ty nên tương đối tin tưởng vào chất lượng vật tư

(2), (3): Sau khi đã kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất, chủng loại vật tư, nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh sẽ nhận hàng và hóa đơn GTGT

Bắt đầu

Yêu cầu mua vật tư

HĐ GTGT cho ngườimua

HĐ GTGT (2)

Kết thúc

( liên 2) làm chứng từ để thanh toán với Ban Tài chính-Kế toán của công ty và làm căn cứ để tính giá thành công trình.

Ở khâu này, nếu nhân viên mua vật tư không năng động, nhạy bén thì rất có thể sẽ mua vật tư với giá cao, chi phí vận chuyển, bốc dỡ gia tăng không hợp lý

( Sơ đồ 07 - Kiểm soát khâu nhập vật tư )

(1): Sau khi nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh mua hàng về sẽ lập Giấy yêu cầu nhập kho vật tư kèm theo Giấy đề nghị mua vật tư đã được giám đốc ký duyệt đồng ý

(2): Tại kho, thủ kho sẽ căn cứ vào Giấy đề nghị mua vật tư, căn cứ vào số lượng thực nhập sẽ nhận hàng và lập Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho sẽ được lập thành 3 liên, 1 liên (liên1) được thủ kho giữ lại để làm căn cứ đối chiếu, theo dõi vật

tư về mặt số lượng, 1 liên nhân viên mua vật tư giữ và một liên được gửi cho Ban Tài chính-Kế toán để tính giá thành Trên Phiếu nhập kho phải được ký xác nhận của thủ kho và người mua hàng, của kế toán trưởng hoặc giám đốc công ty

HĐ GTGT (2)

Phiếu nhập kho (1)

Phiếu nhập kho (3)

(2)

(3): Nhân viên mua hàng sau khi đã bàn giao vật tư cho thủ kho sẽ nhận 1 liên ( liên 2) của Phiếu nhập kho để làm chứng từ đối chiếu khi có sai sót xảy ra.

(4): Tại Ban Tài chính-Kế toán, sau khi nhận được Hóa đơn GTGT (liên 2), Phiếu nhập kho (liên 3) kế toán chi phí sẽ mở sổ chi tiết để theo dõi cho số vật tư này

cả về mặt số lượng và giá trị Cuối tháng, kế toán chi phí sẽ chuyển toàn bộ chứng từ gốc cho kế toán tổng hợp để tổng hợp và tính giá thành công trình

+ Khâu xuất kho vật tư:

Bộ phận thi công GĐ xét duyệt Kho Ban TC-KT

(1) (2) (3) (5)

(4)

( Sơ đồ 08 - Kiểm soát khâu kho xuất vật tư )

(1): Khi có nhu cầu sử dụng vật tư phục vụ công trình, chỉ huy trưởng công trình hoặc đội trưởng đội thi công sẽ lập Giấy đề nghị xuất kho vật tư gửi giám đốc công ty xem xét và xét duyệt

(2): Giám đốc công ty sau khi xem xét sẽ ký xác nhận đồng ý cho xuất vật tư vào Giấy đề nghị xuất kho vật tư

(3): Thủ kho sau khi xem xét sẽ tiến hành cho xuất kho vật tư dựa trên số lượng được đồng ý trên Giấy đề nghị xuất kho vật tư và lập Phiếu xuất kho thành 3 liên 1 liên được lưu tại kho để thủ kho theo dõi số lượng vật tư tại kho, 1 liên giao

Nhận v.tư và 1

liên PXK

Xét duyệt Giấy đề nghị

XK v.tư

Nhận PXK v.tư, ghi sổ Ktra c.từ,xuất

kho v.tư, lập Phiếu XK

Yêu cầu xuất

vật tư

Bắt đầu

Kết thúc

Giấy đề nghị

Phiếu XK v.tư (1)

Giấy đề nghị xuất kho v.tư Giấy đề

nghị (3) (2)

Phiếu XK v.tư

(3)

Phiếu XK v.tư (2)

Phiếu XK v.tư (1)

Giấy đề nghị

xuất kho v.tư

cho bộ phận thi công làm căn cứ đối chiếu, 1 liên giao cho Ban Tài chính-Kế toán để theo dõi và tính giá thành Trên Phiếu xuất kho có chữ ký của thủ kho, người nhận vật tư, của kế toán trưởng hoặc giám đốc công ty.

(4): Bộ phận thi công sẽ nhận vật tư và một liên của Phiếu xuất kho ( liên 3 ) làm căn cứ để đối chiếu khi có sai sót xảy ra

(5): Ban Tài chính-Kế toán, kế toán chi phí nhận được một liên của Phiếu xuất kho ( liên 2) để theo dõi về mặt số lượng và giá trị xuất kho Giá trị xuất kho được tính theo phương pháp nhập bình quân sau mỗi lần nhập Cuối tháng mọi chứng từ phát sinh được chuyển cho kế toán tổng hợp để tổng hợp và tính giá thành

+Khâu sử dụng vật tư:

(3) (1)

(2)

( Sơ đồ 09 - Kiểm soát khâu sử dụng vật tư )

(1): Tại địa điểm thi công vật tư sử dụng sẽ được giám sát bởi chỉ huy trưởng, các kỹ sư và đội trưởng đội thi công để theo dõi trong quá trình thi công công trình

(2): Ban Kế hoạch-Kinh doanh sẽ theo dõi tiến độ sử dụng vật tư vào thi công công trình và sẽ ghi nhận những ý kiến phản hồi của chỉ huy trưởng công trình trình lên Ban giám đốc xem xét và xử lý kịp thời

(3): Bên cạnh Ban Kế hoạch-Kinh doanh, Ban Tài chính-Kế toán sẽ phản ánh mọi phát sinh về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho kế toán trưởng và Ban giám đốc nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc kiểm soát và ra ý kiến chỉ đạo cho việc tính giá thành thi công công trình

Kết luận: Thực tế công tác kiểm soát nội bộ về chi phí nguyên vật liệu trực

tiếp được thực hiện thông qua việc kiểm soát các bước, các thao tác sau:

- Khâu mua vật tư: Dựa vào chứng từ là hóa đơn GTGT (liên 2) công ty đối chiếu với mức giá đã tham khảo trên thị trường khi lập dự toán cho từng công trình nhằm đánh giá sự chênh lệch về giá mua (nếu có), số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư mua về căn cứ vào giấy đề nghị mua vật tư

- Khâu nhập vật tư: thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư đối chiếu với với giấy đề nghị mua vật tư và hóa đơn GTGT để kiểm tra sự khớp đúng Lập phiếu nhập kho vật tư thành 3 liên, gửi 1 liên cho ban Tài chính-Kế toán

để theo dõi, phản ánh và tính giá nhập kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lân nhập

Ban TC-KT

Ban KH-KD

Ban KT-TC

Bộ phận sử dụng