Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại trung tâm kinh doanh mô tô xe máy đà nẵng

Qua thời gian thực tập tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng, emquyết định chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâmkinh doanh mô tô - xe máy Đ

LỜI MỞ ĐẦU



Trước những biến đổi sâu sắc của nền kinh tế toàn cầu hóa, mức độ cạnh tranh

về hàng hóa, dịch vụ giữa các doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường trong nước vàthế giới ngày càng khốc liệt hơn Nền kinh tế nước ta đã và đang có những triển vọngmới và hướng đi mới để hoà nhập với nền kinh tế thế giới, nhất là trong bối cảnh hộinhập kinh tế hiện nay, việc Việt Nam gia nhập vào Tổ chức thương mại thế giới WTO

đã mang lại cho các doanh nghiệp Việt Nam nhiều cơ hội vô cùng to lớn nhưng bêncạnh đó cũng không kém những rủi ro và thử thách, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạtđộng trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu và thương mại Do đó, để có thể đứngvững trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt hiện nay, các doanh nghiệp khôngnhững phải tự lực vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà đòi hỏi các doanhnghiệp còn phải hoàn thiện tăng cường kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý

để hạn chế những sai sót gian lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêunâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Kiểm soát nội bộ là một bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra,giám sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp Trong đó, kiểm soát chu trình bánhàng - thu tiền là nội dung quan trọng của các nhà quản lý doanh nghiệp Hoạt độngbán hàng - thu tiền là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ xảy ra gian lận, sai sót.Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng sẽ bảođảm thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chất lượngtốt từ đó nâng cao uy tín, hình ảnh và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trênthị trường

Qua thời gian thực tập tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng, emquyết định chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâmkinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng” để làm khóa luận tốt nghiệp cho mình Khóa luậngồm có ba phần:

 Phần I: Lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp

 Phần II: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng.

 Phần III: Một số kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng.

Khóa luận này được hoàn thành là nhờ sự hướng dẫn nhiệt tình của cô NguyễnThị Thu Hà và đặc biệt là sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị phòng kế toán Mặc dù đã

có rất nhiều cố gắng nhưng do kiến thức còn hạn chế, khả năng tiếp cận và giải quyếtvấn đề chưa hệ thống nên đề tài vẫn còn nhiều thiếu sót về mặt nội dung lẫn hìnhthức, rất mong nhận được sự phê bình đóng góp của Quý thầy cô và các bạn

Xin chân thành cảm ơn!

Đà Nẵng, tháng 05 năm 2008

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Quang Sơn

PHẦN I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH

BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

A NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

I Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung và quyềnlợi riêng của người sử dụng lao động luôn tồn tại song hành Nếu không có kiểm tra,kiểm soát thì làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làmnhững điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động?,làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào để có thể phân quyền, ủy nhiệm, giaoviệc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải dựa trên sự tin tưởngcảm tính? Vì vậy, hoạt động kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quátrình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ

Quá trình nhận thức và nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các địnhnghĩa khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này

Theo COSO (Ủy ban bao gồm đại diện của các hiệp hội kế toán, kiểm toán,quản trị Hoa Kỳ): Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quảntrị và các nhân viên nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một

sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu

Còn theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam thì Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quyđịnh và thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm: đảm bảo cho đơn vịtuân thủ pháp luật và các quy định; để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gianlận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sửdụng hiệu quả tài sản của đơn vị

Vậy có thể hiểu Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên củacác đơn vị; là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy,chính sách và nỗ lực của mọi thành viên đặt ra một cách hợp lý Nó được tổ chức trên

cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc và tìm ra các biện pháp

để ngăn chặn sai phạm nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra Hay đơn

giản hơn, Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chứccần phải làm để đạt được những gì mình muốn và tránh những điều mình muốn tránh.

2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức có thể hiểu như là các chính sách

và thủ tục được thiết lập tại đơn vị đó để đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:

 Bảo vệ tài sản của đơn vị:

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể

bị đánh cắp, lạm dụng và những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không đượcbảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Việc bảo vệ tài sản càng trở nên cần thiếthơn trong quá trình hội nhập và phát triển

 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp và căn cứ quantrọng trong việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Do đó các thông tin cungcấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạtđộng và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế

 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định:

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo cácquyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp được tuân thủ đúng mức Cụ thể, cần phải:

- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạtđộng của doanh nghiệp

- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trongmọi hoạt động của doanh nghiệp

- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo cáotài chính trung thực và khách quan

 Đảm bảo tính hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động:

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lạikhông cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệuquả các nguồn lực trong doanh nghiệp Định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kếtquả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thốngkiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khă năng quản lý, điều hành của bộ máyquản lý doanh nghiệp

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâuthuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổsách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xâydựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu trên.

Tóm lại, hệ thống kiểm soát nội bộ càng có ý nghĩa quan trọng khi qui mô củađơn vị càng mở rộng, quyền hạn trách nhiệm được phân chia thành nhiều cấp, mốiquan hệ giữa các cấp trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin trởnên khó khăn, tài sản phân tán ở nhiều địa điểm Khi đó hệ thống kiểm soát nội bộcàng phải được xây dựng một cách chặt chẽ và phải ngày càng hoàn thiện

II Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã có vàđang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phầnlớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổchức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ Đây là một trong các điểmyếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vàonền kinh tế toàn cầu

Ở nước ta hệ thống kiểm soát nội bộ chưa có được một quy chế tổ chức và hoạtđộng sao cho hiệu quả và thường xuyên chưa tách ra thành một hệ thống độc lập Điềunày được thể hiện qua hai điểm như sau :

- Tại các doanh nghiệp, kế toán trưởng thực hiện hai nhiệm vụ chính: Nhiệm vụ

tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán tại đơn vị và nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát về mặt tàichính kinh tế của cấp trên đối với đơn vị Hai nhiệm vụ đó đối lập nhau song lại cùngđược đặt vào một người Điều đó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạomôi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận

- Hoạt động kiểm tra kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra mangtính chất hình thức song chưa có quy chế hoạt động và không có trình độ nhân viêntương xứng, bộ máy kiểm toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng lạikhông có tính chất độc lập, chưa có quy trình và phương pháp kỹ thuật tiến hành riêng,chưa quan tâm đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ thực hiện

Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng tiết kiệmhiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy

mô có ra sao Những đòi hỏi, những hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắcphục nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu Từ đó việc thiết lập một hệthống kiểm soát nội bộ đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanhnghiệp.

2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau:

- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải được dựa trên điều kiện thực tế củamỗi đơn vị hoạt động Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ tục kiểm soát mới

có thể phát huy tối đa tác dụng của soát của nó

- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ các nguyên tắc phổ biến nhưnguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền

và phê chuẩn

- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạtđộng cho đơn vị, vì thế giữa chi phí để duy trì hệ thống KSNB phải nhỏ hơn lợi ích do

hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại

III Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Bất kỳ hệ thống nào khi được thiết lập cũng được cấu thành từ những bộ phận

có liên quan đến nhau Có nhiều cách phân loại khác nhau về những bộ phận của hệthống kiểm soát nội bộ, thông thường được chia thành bốn nhân tố chính là:

- Môi trường kiểm soát

- Hệ thống kế toán

- Thủ tục kiểm toán

- Bộ phận kiểm toán nội bộ

1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị cótác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội

bộ Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm,thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp Cácnhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

1.1 Môi trường bên trong

a Đặc thù về quản lý

Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạtđộng doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến

chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanhnghiệp Bởi vì các nhà quản lý là người phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủtục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.

b Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một nhân tố đóng vai trò quan trọng đối với việc chỉ đạo vàkiểm soát các hoạt động kinh doanh của đơn vị Xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị làviệc phân chia nó thành biện pháp với chức năng và quyền hạn cụ thể đồng thời xácđịnh các mối quan hệ trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận đó Một cơ cấu tổchức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ các hoạt động và lĩnhvực của doanh nghiệp Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, cácnhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không

bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổsách và bảo quản tài sản

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đạt được hiệu quả cao nhấttrong hoạt động của các bộ phận chức năng

c Chính sách nhân sự

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họluôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thựchiện mọi thủ tục kiểm soát trong đơn vị Vì thế, các nhà quản lý doanh nghiệp cần cónhững chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khenthưởng, kỷ luật nhân viên và phải phù hợp với năng lực chuyên môn, phẩm chất đạođức đồng thời phải mang tính kế thừa và liên tiếp

d Công tác kế hoạch và dự toán

Công tác lập kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thuchi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…Đặc biệt là kế hoạchtài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và

sự luân chuyển tiền trong tương lai, có ý nghĩa rất lớn trong kiểm soát nội bộ, một khiviệc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành một cách khoa học, nghiêm túc thì nó sẽtrở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thườngquan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến

kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường để xử lý và điều chỉnh kếhoạch kịp thời

e Ủy ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất củađơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụquản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban này thường cónhiệm vụ và quyền hạn như sau:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

- Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ

- Hoà giải mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập với Ban giám đốc

Do có các chức năng quan trọng nêu trên, nên sự độc lập và hữu hiệu trong hoạtđộng của uỷ ban kiểm soát là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát

1.2 Môi trường bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao hàm nhiềunhân tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan nhà nước, các nhân tố

tự nhiên xã hội, các nhân tố về phát triển công nghệ những nhân tố này vượt ra ngoài

sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhàquản lý và nhiểu thủ tục kiểm soát cụ thể

2 Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là toàn bộ các thủ tục cho phép phản ánh đo lường, tính toán,phân loại, tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị Hệ thống kế toánkhông những cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai tròquan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động của đơn vị

Một hệ thống kế toán được đánh giá là hữu hiệu khi đạt được các mục tiêu tổngquát sau:

- Tính có thật: Những số liệu kế toán ghi chép là những số liệu có thực, kế toán

không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách kế toán của đơn vị

- Sự phê chuẩn: Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải bảo đảm

rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lý

- Sự đầy đủ: Không bỏ sót, giấu bớt hoặc để ngoài sổ sách bất kỳ một nghiệp vụ

kinh tế phát sinh nào

- Quyền và nghĩa vụ: Tài sản thể hiện trên sổ sách kế toán thuộc quyền sở hữu

của đơn vị, công nợ được phản ánh trên sổ sách kế toán thì doanh nghiệp phải có nghĩa

vụ chi trả

- Sự tuân thủ: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp

dụng các chính sách và chế độ kế toán

- Tính đúng kỳ: Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ, đảm bảo

sự phù hợp giữa chi phí bỏ ra để có được doanh thu tương ứng trong kỳ

- Tính phân loại: Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại theo đúng

theo sơ đồ hạch toán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các sổ sách liên quan

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu từ chứng từ ghi vào các sổ trung

gian, sổ tổng hợp phải chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quảkinh doanh của đơn vị

Xét về mặt quy trình, hệ thống kế toán bao gồm ba bộ phận:

2.1 Chứng từ kế toán

Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế toán nóiriêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung Vì số liệu kế toán chỉ chính xácnếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp vàphản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệ thống chứng từ kế toán nếuđược đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời và chínhxác cho nhà quản lý đơn vị thì sẽ hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm trong quátrình ra quyết định của các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị

2.2 Sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằngviệc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổnghợp trên báo cáo Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoahọc, và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở đểkiểm tra, truy cập chứng từ

2.3 Báo cáo kế toán

Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên

sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo Các báo cáo này phải phản ánh trung thựctình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải tuân thủ đúngcác chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện hành Hệ thống báo cáo có ý

nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị Nó rất đa dạng và linh hoạttùy theo quy mô, loại hình hoạt động, yêu cầu quản lý, cơ cấu tổ chức của đơn vị.

3 Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát được hiểu là các chính sách, các thủ tục, quy định do nhàquản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của hệ thống kiểm soátnội bộ Các thủ tục kiểm soát được thiết kế tùy thuộc vào những nét đặc thù của cơ cấu

tổ chức, của hoạt động kinh doanh

3.1 Các loại thủ tục kiểm soát

Thường có năm loại thủ tục kiểm soát sau:

- Kiểm soát trực tiếp: Là các thủ tục, quy chế, quá trình kiểm soát được thiết lập

nhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu chi tiết của kiểm soát

- Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: Là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm

bảo đảm an toàn về tài sản và các thông tin trong đơn vị như:

+ Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin

+ Thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận tài sản, thông tincủa những người không có trách nhiệm

- Kiểm soát xử lý: Là loại kiểm soát đặt ra để trong quá trình xử lý ghi sổ các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo được rằng cá nghiệp vụ đó xảy ra và ghi vào sổ kếtoán là đúng đắn

- Kiểm soát quản lý: Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân

viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành

- Kiểm soát tổng quát: Là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều

công việc khác nhau

3.2 Nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm soát

Nhìn chung, các thủ tục kiểm soát trong đơn vị được thiết lập dựa trên cácnguyên tắc cơ bản sau:

a Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp

vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn Cụ thểnhư không được bố trí kiêm nhiệm giữa các nghiệp vụ: phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ,

kế toán, bảo quản tài sản; hay không thể có sự kiêm nhiệm chức năng thực hiện vàchức năng kiểm soát

b Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể chonhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công, phân nhiệm rõ ràngtạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xay ra thường dễ pháthiện do có sự kiểm soát chéo.

c Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, theo sự ủy quyền của các nhà quản lý,các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vinhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nênmột hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trungcủa doanh nghiệp Còn sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại:

- Sự phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sáchchung về những mặt hoạt động cụ thể cho các bộ phận cấp dưới tuân thủ

- Sự phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việcquy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách vàkiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị

4 Bộ phận kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị, tiến hànhcông việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị

Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp những quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộhoạt động của doanh nghiệp bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế, vận hành cácchính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp chodoanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trongdoanh nghiệp kể cả chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh, bổsung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả

IV Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kỳ đơn vị nào, hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đếnđâu thì cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra vì hiệu quảthật sự của nó tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào nănglực làm việc và đáng tin cậy của lực lượng nhân sự Hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ cóthể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có những hạn chế tiềm tàng xuấtphát từ những nguyên nhân sau đây:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí,đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấpdưới

- Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự thôngđồng của một người trong Ban giám đốc hay các nhân viên với những người khác ởbên ngoài đơn vị Hành vi này rất khó có thể phát hiện vì sự hợp lý hóa các chứng từ đãđược tạo ra để che dấu sai phạm

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phátsinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạmtrong các nghiệp vụ thường hay bị bỏ qua

- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của nhà quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạtđộng kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát lạm dụng quyềnhạn của mình nhằm thực hiện cho mưu đồ riêng

- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soátkhông còn phù hợp

B KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

I Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền

1 Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu

* Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:

Chu trình bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là một khâu quan trọng trong toàn bộ quátrình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp thươngmại Đó là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng -tiền giữa doanh nghiệp và khách hàng, quá trình này nhằm chuyển đổi hình thái vốncủa doanh nghiệp và tạo ra lợi nhuận Đây chính là mục tiêu chính của hầu hết cácdoanh nghiệp, bất kì một doanh nghiệp kinh doanh nào muốn thu được lợi nhuận đềuphải thực hiện khâu tiêu thụ và thúc đẩy quá trình này thực hiện càng nhanh càng tốt,như vậy vốn của doanh nghiệp sẽ được quay vòng nhanh hơn khả năng tạo ra lợi nhuậncao hơn

Hiện nay, có hai phương thức bán hàng trong các doanh nghiệp là phương thứcbán buôn và phương thức bán lẻ Với mỗi phương thức bán hàng có trình tự bán diễn ra

khác nhau Tuy nhiên, việc ghi nhận doanh thu của mỗi phương thức đều phải tuântheo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam về doanh thu (Chuẩn mực 14 - Doanhthu và thu nhập khác), doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu khi nghiệp vụ bán hàngthỏa mãn những điều kiện sau đây:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sởhữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữuhàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bánhàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

* Đo lường doanh thu tiêu thụ:

Doanh thu tiêu thụ được xác định tuỳ thuộc vào phương pháp tiêu thụ, đối vớinhững phương pháp tiêu thụ khác nhau thì cách xác định doanh thu tiêu thụ cũng khácnhau Có thể phân thành các phương pháp xác định doanh thu như sau:

- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả một lần: doanh thubán hàng là tổng số lượng hàng hoá đã tiêu thụ nhân với giá bán chưa thuế nếu doanhnghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc đơn giá đã có thuế nếu doanhnghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả góp: doanh thu bánhàng được xác định theo giá bán trả một lần, không bao gồm lãi trả chậm Số lãi trảchậm được tính vào doanh thu hoạt động tài chính

- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng đại lý: doanh thu bánhàng được xác định bằng tổng của đơn giá doanh nghiệp giao cho đại lý nhân với sốlượng sản phẩm đại lý đã bán được

2 Các phương thức bán hàng

2.1 Phương thức bán buôn

Phương thức bán buôn hàng hóa là phương thức bán hàng cho các đơn vịthương mại, các doanh nghiệp để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra.Đặc điểm của hàng hóa bán buôn là hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa

đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thựchiện Hàng hóa được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn, giá bán thường phụ

thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán Trong bán buôn thườngtiến hành theo các hình thức sau:

- Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp căn cứ vào hợp

đồng đã được ký kết, tiến hành chuyển và giao hàng cho người mua tại địa điểm haibên đã thoả thuận trong hợp đồng Hàng hoá được xác định tiêu thụ khi doanh nghiệpgiao xong hàng cho người mua và người mua ký vào chứng từ giao hàng Phương thứcnày được áp dụng đối với những khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên vớidoanh nghiệp

- Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua cử cán bộ nghiệp vụ đến

nhận hàng tại kho của doanh nghiệp Sau khi giao hàng xong, bên mua ký vào chứng từbán hàng, hàng hoá được xác định tiêu thụ Vì vậy, mọi tổn thất hàng hoá trong quátrình vận chuyển hàng người mua phải chịu

- Hình thức hàng đổi hàng: Đây là hình thức tiêu thụ mà trong đó người bán

đem hàng hóa của mình để đổi lấy hàng hóa của người mua Giá trao đổi là giá thoảthuận hoặc giá bán của hàng hóa đó trên thị trường

2.2 Phương thức bán lẻ

Phương thức bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặccác đơn vị kinh tế mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Đặc điểm của phương thứcnày là hàng hóa ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giátrị sử dụng đã được thực hiện Hàng hóa được bán với số lượng nhỏ, giá bán ổn định.Phương thức bán lẻ được thực hiện theo các hình thức sau:

- Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung

- Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp

- Hình thức bán hàng tự phục vụ

- Hình thức bán hàng có trả góp

- Hình thức bán hàng tự động

3 Phương thức thanh toán

Nghiệp vụ thanh toán cũng khá đa dạng Tuỳ theo từng chính sách bán hànghoặc tình hình tài chính của khách hàng hay của chính doanh nghiệp mà doanh nghiệp

có thể cho khách hàng của mình thanh toán khoản tiền mua hàng theo các hình thứckhác nhau:

- Mua hàng thanh toán ngay

- Ứng tiền trước khi mua hàng

- Mua hàng tín dụng.

II Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp

1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp

Trong chu trình bán hàng - thu tiền ở mỗi doanh nghiệp, mỗi bước công việcbao gồm nhiều nghiệp vụ với các chứng từ minh chứng tương ứng Việc kiểm soáttừng khâu, từng nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm, rủi ro xảy ra làviệc hết sức quan trọng Nếu đơn vị không xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộhữu hiệu đối với nghiệp vụ bán hàng và nợ phải thu khách hàng thì việc không thu hồiđược các khoản nợ của khách hàng là điều khó tránh khỏi Trong nghiệp vụ bán hàng,

đối với những phương thức giao dịch khác nhau, phương thức thanh toán khác nhaucũng như các điều kiện trong hợp đồng khác nhau thì quy trình xử lý công việc cũngkhác nhau Song chung nhất, chu trình bán hàng - thu tiền có thể được cụ thể hóa thànhcác khâu xử lý công việc và các thủ tục kiểm soát tương ứng như:

2.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua

Quá trình bán hàng - thu tiền thường được bắt đầu từ yêu cầu mua hàng củakhách hàng thông qua đơn đặt hàng Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, làphiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại, thư điện tử sau đó là hợpđồng về mua - bán hàng hóa, dịch vụ Về mặt pháp lý, đây có thể được xem là một đềnghị sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định Trên cơ sở pháp lý này,người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán (qua phiếu bán hàng) sau khi xemxét khả năng cung ứng của doanh nghiệp và lập lệnh bán hàng

Doanh nghiệp phải thiết lập cơ chế kiểm tra, kiểm soát để theo dõi, giám sát ởgiai đoạn lập lệnh bán hàng như sau:

- Sự đồng bộ về sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ sách phảikiểm soát được tối đa các nghiệp vụ bán hàng

- Đánh số thứ tự các chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tựliên tục có tác dụng đề phòng được việc bỏ sót, gian lận vừa tránh được việc trùng lắpcác khoản phải thu, các khoản ghi sổ với khách hàng

2.2 Xét duyệt bán chịu

Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từtrong và ngoài đơn vị, những người có thẩm quyền (bộ phận phụ trách bán chịu) cầnđánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt về bán chịu Quyết địnhnày có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏathuận trong quan hệ mua bán cùng với những điều kiện khác như: phương thức thanhtoán, giá cả, chiết khấu, phương thức và thời gian giao nhận Việc xét duyệt bán chịu

có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích ngườimua trả tiền nhanh để được hưởng chiết khấu thanh toán

2.3 Chuyển giao hàng hóa

Sau khi lệnh bán hàng đã lập thì bộ phận kho hàng sẽ tiến hành xuất kho hànghóa cho bộ phận phụ trách chuyển hàng Hầu hết hàng hóa được chuyển giao chokhách hàng thông qua các nhà vận chuyển đường sắt, đường bộ, hàng không Trongquá trình này, các chứng từ vận chuyển như hóa đơn vận chuyển, vận đơn sẽ được lập

Bộ phận giao hàng sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gởi hàng cho khách hàng.Chứng từ chuyển hàng là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm các thông tin về quycách, chủng loại hàng hóa, số liệu và dữ liệu có liên quan Khi xuất hàng, ngoài sựkiểm tra của thủ kho và của người nhận, lượng hàng hóa được giao còn cần có sự kiểmsoát của bộ phận bảo vệ.

2.4 Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng

Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả hànghóa bao gồm giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuếGTGT Như vậy, hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền họ phảitrả và thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ để ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi cáckhoản phải thu Trước khi hóa đơn được gửi cho khách hàng, cần kiểm tra lại số liệughi trên hóa đơn Tổng cộng hóa đơn phát hành hàng ngày sẽ được ghi vào tài khoảntổng hợp trên Sổ Cái

Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi công nợphải thu của từng khách hàng

2.5 Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền và khoản phải thu khách hàng

Sau khi hóa đơn đã được lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng thì tiếnhành thu tiền và theo dõi nợ phải thu đối với từng khách hàng chưa thanh toán Tiềnmặt được ghi vào sổ Nhật ký thu tiền, còn các khoản phải thu theo dõi trên Sổ chi tiếttheo dõi các khoản phải thu theo đúng số tiền và đúng kỳ

Để tiện theo dõi thanh toán, cần phải liệt kê các khoản nợ theo từng nhóm tuổi

để từ đó lập kế hoạch thu nợ, thường kế hoạch này do bộ phận bán chịu đảm trách.Ngoài ra để giảm thiểu các sai phạm thì phải đảm bảo độc lập giữa nhân viên phụ trách

về kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp Tuy nhiên, gian lận vẫn có thể xảy ranếu có sự thông đồng giữa các nhân viên này với nhau

Đối với những nghiệp vụ thu tiền ngay, trong thực tế tiền mặt là khoản dễ xảy rasai sót và gian lận nhất nên quá trình kiểm soát nội bộ thường rất chặt chẽ trong việcquản lý tiền:

- Các chứng từ phải được đánh số trước: Các phiếu thu tiền mặt được đánh sốtrước theo thứ tự để tránh hiện tượng viết phiếu thu cho khách hàng song không có tiềnmặt trên số do người thu tiền đã biển thủ tiền, đồng thời tránh được việc trùng lắp trongviệc lập phiếu thu

- Chọn một số phiếu thu của kế toán tiền mặt, kiểm tra chuỗi thứ tự của số phiếuthu đó đặc biệt chú ý tới những số bị sai sót, bị thiếu hoặc nằm ngoài thứ tự bìnhthường.

2.6 Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu

Nếu khách hàng không hài lòng về số hàng nhận được do sai quy cách hay kémphẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho doanh nghiệp Vì thế, các doanh nghiệp cần có bộphận độc lập chịu trách nhiệm về xét duyệt, tiếp nhận cũng như khấu trừ các khoảncông nợ liên quan đến số hàng này Đối với giảm giá hàng bán phải có sự phê chuẩncủa người có thẩm quyền trong doanh nghiệp, chiết khấu chỉ được thực hiện khi thanhtoán trong thời gian được hưởng chiết khấu, giảm giá với khách hàng mua nhiều hoặchàng hóa có chất lượng kém mà sau khi kiểm tra lại, doanh nghiệp thấy đúng với thực

tế, đăc biệt là hàng đã bán bị trả lại, mỗi nghiệp vụ đều có sự phê chuẩn của trưởngphòng kinh doanh hoặc người có thẩm quyền về lý do trả lại hàng

2.7 Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi

Để đảm bảo nguyên tắc thân trọng trong kinh doanh và chuẩn bị cho việc khóa

sổ kế toán phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính, đơn vị phải tiến hành đánh giácác khoản phải thu không có khả năng thu hồi và tiến hành lập dự phòng cho các khoảnphải thu này, như vậy mới có thể đề phòng được những tổn thất khi có rủi ro xảy ra,hạn chế những biến động về kết quả kinh doanh của kỳ kế toán

Để lập dự phòng phải thu khó đòi, doanh nghiệp cần có những bằng chứng đángtin cậy như: khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản và mất khảnăng thanh toán, doanh nghiệp đã tiến hành đòi nợ nhiều lần nhưng không đòi được

2.8 Xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được

Công việc này được thực hiện trong trường hợp khách hành không chịu thanhtoán hoặc mất khả năng thanh toán Không còn hy vọng thu hồi được các khoản nợphải thu khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp

có thẩm quyền cho phép được xóa sổ các khoản nợ này Căn cứ vào đó, bô phận kếtoán sẽ ghi chép vào sổ sách Việc xóa sổ phải được thực hiện theo đúng nguyên tắc vàchế độ kế toán hiện hành

3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vịđều phải lập chứng từ kế toán Nội dung của chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu,

rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ thực tế phát sinh, mỗi nghiệp vụ xảy ra chỉđược lập chứng từ một lần duy nhất Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minhnghiệp vụ phát sinh trong thực tế, do đó chứng từ không được tẩy xóa, viết tắt hay lậpkhống Đồng thời, trên các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người có thẩmquyền.

Trong chu trình bán hàng - thu tiền, các chứng từ được sử dụng bao gồm:

- Đơn đặt hàng của khách hàng

- Hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa khách hàng và đơn vị

- Lệnh bán hàng

- Hóa đơn bán hàng hoặc Hóa đơn GTGT

- Hóa đơn vận chuyển

- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, Quyết toán cung cấp hàng hóa, dịch vụ

- Phiếu thu, giấy báo Có, các bảng sao kê, Sổ phụ ngân hàng

- Các chứng từ liên quan khác

3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

Từ những chứng từ ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nội dungkinh tế, từ đó phản ánh vào sổ kế toán liên quan Tùy thuộc vào mục đích của việc theodõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sẽ mở các tài khoản và các loại sổ

kế toán chi tiết cho từng đối tượng cụ thể Đối với các loại sổ kế toán tổng hợp thì phụthuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị đang sử dụng

Sổ sách và tài khoản kế toán phải đúng quy định về mẫu sổ và tên gọi của cáctài khoản, sổ kế toán phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt

 Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền:

- Sổ chi tiết theo dõi doanh thu

- Bảng tổng hợp doanh thu

- Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Bảng tổng hợp tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Sổ chi tiết công nợ phải thu

- Bảng tổng hợp công nợ phải thu

 Các loại sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ có những loại

sổ phù hợp Ví dụ: Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê,Nhật ký chứng từ, Sổ cái các tài khoản

 Các tài khoản kế toán đươc sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền:

- TK 111, TK 112: Vốn bằng tiền

- TK 131, TK 138: Các khoản phải thu

- TK 155, TK 156: Hàng tồn kho

- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 521, TK 531, TK 532, TK 3333, TK 3332: Các khoản giảm trừ doanh thu

- TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

- Các TK liên quan khác

3.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dướithước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quảhoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời kỳ nhất định Thông qua

hệ thống báo cáo kế toán, nhà quản lý đơn vị sẽ nắm bắt được một cách toàn diện vềtình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh hợp

lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị mình

Các báo cáo kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền như sau:

- Báo cáo tổng hợp doanh thu

- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu

- Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn

PHẦN II THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KINH DOANH

MÔ TÔ - XE MÁY COTIMEX ĐÀ NẴNG

A KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM KINH DOANH MÔ TÔ - XE MÁY COTIMEX ĐÀ NẴNG

I Quá trình hình thành, phát triển, chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng

1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm

Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng là một đơn vị thành lập ngày25/05/2000 theo quyết định 397/QĐ-TM của giám đốc Sở Thương mại thành phố ĐàNẵng Trung tâm là một đơn vị trực thuộc của công ty xuất nhập khẩu Cotimex ĐàNẵng thành lập ngày 19/11/1998 theo quyết định số 6364 của UBND Tp Đà Nẵng

Trung tâm có trụ sở chính đóng tại 76 Điện Biên Phủ - Thành phố Đà Nẵng

- Điện thoại: 05113.649744

Là một doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân Trung tâm có con dấuriêng và hoạt động trong khuôn khổ pháp luật, thực hiện chế độ hạch toán độc lập, trựcthuộc sự quản lý của Công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng - Cotimex Lĩnh vực kinh doanhcủa Trung tâm: Xe máy của hãng VMEP (SYM), phụ tùng, xe đạp điện, sắt, vi tính trong đó mặt hàng xe máy SYM đóng vai trò chủ đạo và đem lại doanh thu cao nhấttrong số tất cả các mặt hàng

Trung tâm được đặt tại số 76 Điện Biên Phủ - Tp Đà Nẵng, là một vị trí hết sứcthuận lợi trong việc quan hệ, giao dịch với khách hàng Trung tâm có tổng diện tíchmặt bằng sử dụng là 500 m2, mặt tiền trưng bày xe máy còn lại phía sau và tầng trêndùng làm văn phòng làm việc của Trung tâm

Hiện nay Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy có một đội ngũ cán bộ có kinhnghiệm, tương đối lành nghề đủ đảm đương công việc được giao Toàn Trung tâm hiện

có 48 người trong đó trình độ đại học có 20 người, còn lại là trình độ cao đẳng và trungcấp Đội ngũ cán bộ quản lý thường xuyên được bồi dưỡng để nâng cao nghiệp vụ

chuyên môn, cố gắng tiếp thu những kiến thức về thị trường, kỹ thuật để áp dụng vàocông việc của mình.

Trong quá trình phát triển, Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy đã mở rộngquy mô hoạt động không chỉ dừng lại ở thành phố Đà Nẵng mà còn đáp ứng được nhucầu tiêu thụ xe máy cho cả khu vực miền Trung, mở ra rất nhiều cơ hội để nâng caohiệu quả kinh doanh, đem lại việc làm ổn định và tăng thu nhập cho người lao động vàthực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước

Trung tâm đã căn cứ vào chiến lược phát triển kinh doanh của Công ty xuấtnhập khẩu Đà Nẵng, nhu cầu thị hiếu đa dạng của xã hội để đầu tư, sản xuất kinhdoanh hợp lý, không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ, bảo hành và chăm sóc kháchhàng Vì thế đến nay Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể, góp phần vào tiếntrình phát triển vững mạnh của các doanh nghiệp ở Thành phố Đà Nẵng

2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm

2.1 Chức năng

Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng là một đơn vị kinh tế quốcdoanh chuyên kinh doanh các mặt hàng xe máy chính hãng VMEP, Suzuki, máy vitính, laptop và thiết bị, linh kiện máy tính, xe máy đáp ứng nhu cầu về phương tiện đilại và nhu cầu thông tin đa phương tiện của người dân trong thành phố Đà Nẵng cũngnhư các tỉnh Quảng Nam, Quảng Ngãi, Thừa Thiên Huế và ở miền Trung

Thực hiện các chế độ bảo hành và sửa chữa các sản phẩm xe máy của hãngVMEP, Suzuki, bảo hành và sửa chữa thiết bị vi tính

Không ngừng tìm kiếm và mở rộng thị trường kinh doanh, bảo đảm kinh doanh

có lợi nhuận, tổ chức thu mua, vận chuyển và bán buôn một cách nhanh chóng, tiện lợicho khách hàng, nhằm thực hiện đúng kế hoạch đề ra Xây dựng kế hoạch cho các đơn

vị, cửa hàng trực thuộc sự quản lý của Trung tâm

2.2 Nhiệm vụ

Chịu trách nhiệm trước Công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng (COTIMEX) về việcbáo cáo hoạt động kinh doanh của năm, báo cáo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của công

ty trên thị trường và kế hoạch chuẩn bị cho năm sắp đến

Điều tiết về giá cả của sản phẩm xe máy từ đó hạn chế sự khan hiếm thị trường.Nâng cao uy tín và chất lượng cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường như:Honda, Yamaha, Haesun, Daehan

Đảm bảo kinh doanh có lãi, bảo toàn vốn và phát triển của Trung tâm, thực hiệnđầy đủ chính sách đối với Nhà nước.

Sử dụng hợp lý nguồn lao động, thực hiện đầy đủ chế độ tiền lương bảo hiểm xãhội, an toàn và bảo hộ lao động cho toàn bộ công nhân viên, nâng cao đời sống củanhân viên về vật chất và tinh thần

Bảo vệ tài sản, vật tư của Trung tâm, bảo vệ môi trường kinh doanh, bảo quảnhàng hóa cung ứng kịp thời, đúng chất lượng, thuận lợi

Áp dụng các tiến bộ của khoa học kỹ thuật và công nghệ mới trong việc quản lýkinh doanh, hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật phù hợp với yêu cầu phát triển củaCông ty

Quản lý và theo dõi sát tình hình kinh doanh của các chi nhánh, cửa hàng bán lẻ,thực hiện kinh doanh theo chế độ quy định của Nhà nước, Bộ Thương mại và Công tyxuất nhập khẩu Đà Nẵng

Giữ gìn trật tự an toàn xã hội, làm nghĩa vụ an ninh quốc phòng, tham gia phòngchống bài trừ tệ nạn xã hội trong và ngoài Trung tâm

II Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Trung tâm

1 Đặc điểm sản phẩm, thị trường

Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng hoạt động trong môi trường rấtthuận lợi: chính trị an ninh ổn định, kinh tế phát triển, nguồn dân tương đối lớn và mứcsống của người dân ngày càng cao Đây là một thị trường rộng lớn, nhiều cơ hội kinhdoanh giúp Trung tâm nhanh chóng nắm bắt được nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng

để cung cấp các sản phẩm phù hợp, đa dạng, phong phú về mẫu mã, đảm bảo uy tín vàchất lượng

Hàng hóa của Trung tâm có mặt trên thị trường ngay từ những ngày đầu mớithành lập do đó đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, số lượng yêu cầungày càng tăng cao theo xu hướng phát triển của nền kinh tế thị trường Hiện nay,Trung tâm chuyên kinh doanh các mặt hàng xe máy chính bao gồm các loại xe như xeAttila, xe Boss, xe Amigo, xe Excell II, xe Sanda, xe Magic, xe Angel , xe máy, ôtôcủa hãng Suzuki, các linh kiện xe máy, thiết bị công nghệ thông tin, máy vi tính,Laptop của các hãng máy tính lớn như IBM Lenovo, Hewlett Packard, Sony, Toshiba,Acer, CMS, Fujistu Tuy nhiên mặt hàng xe máy vẫn là mặt hàng đem lại doanh thu

và lợi nhuận cao nhất trong hoạt động kinh doanh của Trung tâm Và trong nhiều năm

liền Trung tâm luôn nhận được những thành quả đáng khích lệ và là đại lý có doanh sốbán cao nhất, xuất sắc nhất do công ty VMEP trao tặng.

2 Đặc điểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ

Với sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành, đòi hỏiTrung tâm phải tìm những hướng phát triển mới, nhất là phân bố hệ thống cửa hàng saocho có thể mang lại hiệu quả kinh doanh cho Trung tâm nhất Và trong quá trình pháttriển, Trung tâm đã mở rộng được hệ thống các cửa hàng và đại lý kinh doanh rộng vàtrải đều trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, các cửa hàng này đều nằm ở những vị trí hếtsức thuận lợi cho việc kinh doanh Bên cạnh đó, Trung tâm cũng không ngừng pháttriển và mở rộng thị trường của mình tại miền Trung, nhất là các chi nhánh tại các tỉnhnhư Quảng Nam, Huế, Quảng Ngãi Hiện nay Trung tâm có các cửa hàng trực thuộc:

- Cửa hàng xe máy SYM 76 Điện Biên Phủ

- Showroom SYM 358 Điện Biên Phủ

- Cửa hàng xe máy Suzuki 130 Lý Thái Tổ

- Cửa hàng xe máy Suzuki 06 Lê Lợi

- Cửa hàng công nghệ thông tin 106 Trần Phú

- Showroom Laptop 90 Trần Quốc Toản

- Cửa hàng xe máy SYM 49 Phan Chu Trinh - Tam Kỳ - Quảng Nam

- Cửa hàng xe máy SYM Vĩnh Điện - Điện Bàn - Quảng Nam

- Chi nhánh kinh doanh mô tô - xe máy Tp Huế

- Chi nhánh kinh doanh mô tô - xe máy Quảng Ngãi

Với đặc điểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ như vậy, Trung tâm sẽ không ngừngphát triển và đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của người dân thành phố Đà Nẵng và khuvực miền Trung, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, đem lại việc làm ổn định vàtăng thu nhập cho người lao động và thực hiện nghĩa vụ Thuế đối với Nhà nước

B THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI TT KINH DOANH MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG

I Một số bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung tâm

1 Môi trường kiểm soát

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào thì ngoài những ảnh hưởng của các nhân tốkhách quan thì còn có các nhân tố chủ quan Trong mỗi doanh nghiệp cũng vậy, mức

độ hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tùy thuộc chủ yếu ở các nhà quản lý và

nhiều yếu tố khác Đó là những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế sự vận hành

và tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ Một doanh nghiệp hoạt động kiểm soáttốt, trước hết là do những người lãnh đạo có quan điểm đúng đắn về vấn đề kiểm soát

1.1 Đặc thù về quản lý

Trung tâm vừa mới thực hiện xong cổ phần hóa nên sẽ có những khó khăn nhấtđịnh do chuyển đổi hình thức doanh nghiệp Phương châm hoạt động của Trung tâm làtôn trọng tính dân chủ, tiếp nhận những ý kiến phản hồi của mọi thành viên trong việcđóng góp cho quá trình hoạt động kinh doanh và phát triển của Trung tâm như: Tôntrọng, khuyến khích những ý kiến đóng góp, ý tưởng sáng tạo trong việc thực hiệnnâng cao hiệu quả cũng như vận hàng quản lý Trung tâm; đánh giá tính thực thi trướckhi khẳng định và triển khai thực hiện nhằm tạo môi trường tập thể đoàn kết, tất cả vì

sự tồn tại và phát triển của Trung tâm

“Người trên giữ được chữ tín thì kẻ dưới ai dám không phục tùng” (Mạnh Tử),

với triết lý đó, ở Trung tâm, Giám đốc là người đi đầu làm gương trong việc thực hiệncông việc, nêu cao tinh thần tập thể và là người có tinh thần trách nhiệm cao Giám đốcluôn vì lợi ích của tập thể, tôn trọn ý kiến cá nhân vì sự phát triển chung của Trungtâm Luôn đương đầu đón nhận các rủi ro, thay đổi và phản ứng với các thách thức củathị trường, sự cạnh tranh hay các thay đổi trong các điều kiện kinh doanh nói chung vàluôn chịu mọi trách nhiệm cho các kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm

Hàng tháng, Trung tâm tổ chức các cuộc họp giữa các phòng ban nhằm thốngnhất giải quyết các vấn đề của Trung tâm và tìm sự đồng thuận giữa các bộ phận trongTrung tâm trước khi triển khai thực hiện các quy định đó đồng thời tìm nguyên nhânxảy ra các vướng mắc trong quan hệ chức năng Đây chính là biểu hiện nâng cao tínhdân chủ, quan điểm chỉ đạo trong sự nghiệp ổn định và vững mạnh của Trung tâm

1.2 Cơ cấu tổ chức

“Con người là chìa khóa mở cửa thành công của mọi doanh nghiệp” vì thế việcxây dựng cơ cấu quản lý hoạt động hữu hiệu là mong muốn và là mục tiêu của nhàquản lý Bộ máy quản lý của Trung tâm được tổ chức theo cơ cấu hỗn hợp, trực tuyến,chức năng phù hợp với tình hình kinh doanh của Trung tâm Việc phân chia các bộphận chức năng có ưu điểm là chuyên môn hóa được công việc, sử dụng con người mộtcách có hiệu quả phù hợp với năng lực và trình độ của mỗi cán bộ công nhân viên.Đồng thời tạo sức mạnh cho từng bộ phận, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra

SƠ ĐỒ 1: TỔ CHỨC BỘ MÁY QUÁN LÝ CỦA TRUNG TÂM

KINH DOANH MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG

Quan hệ trực tuyếnQuan hệ chức năng

* Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

- Giám đốc Trung tâm: Là người lãnh đạo cao nhất trong Trung tâm, có quyền

quyết định và điều hành mọi hoạt động của Trung tâm theo chế độ thủ trưởng, cóquyền phân công công việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, đặt ra các quyđịnh, thủ tục kiểm tra nội bộ và chịu mọi trách nhiệm về những hành vi vi phạm phápluật tại Trung tâm

Biên

Phủ

Showroom ôtô

116

Hà Huy Tập

Cửa hàng

xe máy

Suzuki

130

Lý Thái Tổ

Cửa hàng

xe máy

Suzuki

06 Lê Lợi

Cửa hàng Công nghệ thông tin

106 Trần Phú

Showroom Lap top 90 Trần Quốc Toản

- Cửa hàng

xe máy SYM Tam Kỳ, Điện Bàn - Quảng Nam

- Chi nhánh

ở Huế, Quảng NgãiPhòng

Kế toán-Hành chính-Tổng hợp

- Phó giám đốc: Tham mưu cho Giám đốc về mọi lĩnh vực liên quan đến, có

trách nhiệm giải quyết các công việc được Giám đốc ủy quyền và có quyền chỉ đạo cácphòng ban chức năng

- Phòng Kế hoạch - Kinh doanh: Xây dựng mạng lưới tiêu thụ hàng hóa của

công ty, thực hiện việc bán buôn, bán lẻ, nhập khẩu hàng hóa, thống kê báo cáo sốlượng hàng dự trữ tồn kho để đảm bảo nguồn hàng phục vụ nhu cầu thị trường Thammưu cho Ban giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, thực hiện đàm phán

ký kết hợp đồng kinh tế với các bạn hàng, liên doanh liên kết với các công ty thươngmại, các đại lý, các cửa hàng xe máy trong tỉnh và các tỉnh lân cận

- Phòng Kế toán - Hành chính - Tổng hợp: Cung cấp số liệu, thông tin kinh tế về

mọi hoạt động kinh doanh cho lãnh đạo Ghi chép, phản ánh, giám sát việc bảo quản và

sử dụng tài khoản của đơn vị phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả Tínhtoán, phản ánh thu nhập và chi phí, xác định kết quả kinh doanh Ghi chép, phản ánhtoàn bộ vốn hiện có và tình hình huy động, sử dụng vốn của Trung tâm Thực hiện việckiểm tra các hoạt động kinh doanh của Trung tâm, đồng thời cung cấp chứng từ, tàiliệu kế toán phục vụ công tác kiểm tra Nhà nước đối với công ty Theo dõi chặt chẽ vàkịp thời điều chỉnh các phát sinh bất hợp lý trong kinh doanh Báo cáo quyết toán đúngthời gian quy định của đơn vị

- Các cửa hàng xe máy, công nghệ thông tin, showroom ô tô, laptop: Chuyên

làm nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ các sản phẩm xe máy chính hãng SYM, xe máy, ô tôSuzuki, các linh kiện xe máy, linh kiện máy tính, máy tính xách tay , có trách nhiệmnhập hàng, bảo quản và bán hàng đảm bảo an toàn tuyệt đối kho hàng, chịu tráchnhiệm tổ chức kinh doanh đảm bảo kinh doanh có lãi, tổ chức công tác marketing đểtăng sản lượng bán lẻ của Trung tâm

1.3 Chính sách nhân sự

Có nhận định cho rằng: “Tài sản vô giá của một doanh nghiệp chính là nguồn

nhân lực của doanh nghiệp đó” Điều đó là hoàn toàn đúng, sự phát triển của mọi

doanh nghiệp luôn luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp Cũng nhưvậy, hệ thống kiểm soát nội bộ có thực sự phát huy hiệu quả hay không là phụ thuộcvào họ, chủ thể trực tiếp thực hiện các thủ tục kiểm soát trong Trung tâm

Trung tâm xây dựng tiêu chí để tuyển dụng nhân viên có trình độ chuyên môncao, có phẩm chất đạo đức tốt nên ít có sự biến động lớn về nguồn lực Các nhân viêntrong Trung tâm luôn cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao và kế hoạch đã đề ra

Để phổ biến những công văn, văn bản Nhà nước hay để CBCNV có thể cập nhậtnhững thay đổi mới trong chuyên môn của mình, Trung tâm tổ chức tập huấn, mở cáclớp bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao trình độ chuyên môn Trung tâm còn chú ý xâydựng và đề bạt những nhân viên có năng lực thực sự nhằm đáp ứng nhu cầu nhiệm vụmới dựa vào mức độ hoàn thành nhiệm vụ Bên cạnh đó còn có chế độ thưởng phạt rõràng, công minh.

Thực hiện chế độ chính sách của Nhà nước đối với CBCNV: 100% CBCNV củaTrung tâm đều được tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thực hiện chế độ đối vớicông nhân viên như: chế độ thai sản đối với nhân viên nữ, chế độ đối với những nhânviên bị ốm đau

Việc lập kế hoạch, phương án kinh doanh được lập hàng quý, báo cáo lên Tổngcông ty và được các nhân viên trong Trung tâm thực hiện một cách khoa học vànghiêm túc Kế hoạch đặt ra phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của Trungtâm, không vượt quá khả năng của Trung tâm để hạn chế áp lực cho nhân viên có thểdẫn đến gian lận, sai sót, tạo ra Báo cáo tài chính không trung thực, hợp lý

2 Hệ thống kế toán

Một hệ thống kế toán hiệu quả phải cung cấp những thông tin chính xác và kịpthời, hỗ trợ cho hoạt động quản lý của Ban lãnh đạo Trung tâm Nó đóng vai trò quantrọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị Do đó, nó là yếu tố quantrọng của hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Do đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Trung tâm là chuyên kinh doanhmặt hàng xe máy hãng VMEP, ô tô và xe máy Suzuki, công nghệ thông tin, buôn bánvới quy mô khá lớn, trình độ quản lý cũng như trình độ nhân viên kế toán cao nênTrung tâm áp dụng kiểu mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung Mô hình này rấtphù hợp với đơn vị bởi vì từ việc ghi sổ kế toán chi tiết đến tổng hợp số liệu báo cáo kếtoán đều được thực hiện một cách tập trung tại phòng kế toán nhằm cung cấp thông tin

một cách đầy đủ và kịp thời cho nhà quản lý Từ đó giúp cho nhà quản lý có nhữngchính sách, đường lối chỉ đạo phù hợp với tình hình phát triển của Trung tâm.

SƠ ĐỒ 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM

KINH DOANH MÔ TÔ – XE MÁY ĐÀ NẴNG

Quan hệ trực tuyếnQuan hệ chức năngTheo hình thức này, Trung tâm tổ chức một phòng kế toán Trung tâm, còn cáccửa hàng trực thuộc không tổ chức kế toán riêng mà chỉ lập phiếu báo giá lên phòng kếtoán sau đó đưa cho lãnh đạo Trung tâm duyệt để phòng kế toán căn cứ phiếu báo giáviết hóa đơn và ghi vào sổ kế toán

Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê tàichính trong Trung tâm

* Chức năng cụ thể của từng bộ phận như sau:

- Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước luật pháp, trước Giám đốc về

việc chỉ đạo tổ chức công tác kế toán, là người tham mưu về các quyết định tài chính.Chỉ đạo việc tổ chức bộ máy, tổ chức việc tính toán ghi chép, phản ánh chính xác, kịpthời tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động kinh doanh Đồng thời tổ chứchướng dẫn và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo kế toán tài chính, kiểm tra kếtoán nội bộ, hướng dẫn cho đội ngũ kế toán thực hiện các chế độ chính sách của Nhànước Định kỳ (quý, năm) lập báo cáo kế toán tài chính và xác định kết quả kinhdoanh Ngoài ra, kế toán trưởng còn có nhiệm vụ thanh toán lương, BHXH Giữa các

kế toán viên phải có mối liên hệ chặt chẽ để giúp cho kế toán trưởng nắm bắt tình hìnhhoạt động kinh tế cũng như mặt tài chính của Trung tâm

Thủ

nợ

Kế toán tiêu thụ

- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ thanh toán

phát sinh, đồng thời theo dõi các khoản thu, chi, mở sổ quỹ, sổ ngân hàng, cập nhật sốliệu và theo dõi sổ chi tiết tiền mặt, gửi ngân hàng, các khoản phải thu của khách hàng

- Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của đơn vị, thực hiện việc thu chi tiền mặt khi có

chứng từ và có hóa đơn thanh toán hợp lệ đồng thời ghi chép vào sổ quỹ Cuối tháng,đối chiếu số liệu kế toán và số tiền thực có tại quỹ

- Kế toán kho hàng: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp tình hình biến

động và tồn kho hàng hóa Theo dõi, giám sát, phát hiện kịp thời và phản ánh sự tồnđọng, thiếu hụt, dư thừa hàng hóa trong kho của Trung tâm

- Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ phải thu, phải trả với nhà

cung cấp và khách hàng

- Kế toán tiêu thụ: Có nhiệm vụ thu thập chứng từ, tổ chức ghi chép phản ánh

tổng hợp và chi tiết tình hình tiêu thụ hàng hóa, phản ánh kết quả tiêu thụ

Nhìn chung do tính chất kinh doanh chủ yếu là mặt hàng xe máy nên nghiệp vụ

kế toán khá đơn giản Việc bố trí các phần hành cho bộ máy kế toán hiện nay ở Trungtâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng và tương đối hợp lý

2.2 Hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh bằng giấy tờ cho các nghiệp vụkinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành Nội dung trên các chứng từ kế toán được phảnánh lên sổ sách kế toán tại Trung tâm, đảm bảo cho các thông tin trên sổ sách kế toán làđầy đủ và thực sự phát sinh

Tại Trung tâm, tất cả các chứng từ như: Đơn đặt hàng, giấy báo Có, phiếu thu,phiếu chi, đều là cơ sở ghi sổ kế toán Các chứng từ này phải được phê duyệt bởingười có trách nhiệm và kiểm tra chặt chẽ Để giảm thiểu khả năng sai sót xảy ra, kếtoán trưởng điều hành thường xuyên, theo dõi quá trình thực hiện lập và trình tự luânchuyển chứng từ của các nhân viên kế toán Để tránh tình trạng lập và luân chuyểnchứng từ giả thì Trung tâm quy định mọi chứng từ phải được đánh số thứ tự, phải được

sự phê duyệt đầy đủ và lập đúng liên giao cho bộ phận, cá nhân có liên quan

* Các chứng từ sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền:

- Hợp đồng kinh tế: Thể hiện những thỏa thuận giữa khách hàng và Trung tâm

về những điều kiện liên quan đến việc mua bán hàng hóa

- Hóa đơn GTGT: Do kế toán tiêu thụ lập, là cơ sở để ghi nhận nghiệp vụ bánhàng phát sinh, ghi sổ kế toán doanh thu và nợ phải thu khách hàng

- Phiếu thu: Là cơ sở để ghi tăng tài khoản tiền mặt và ghi giảm nợ phải thukhách hàng.

- Giấy báo Có: Là chứng từ do ngân hàng lập Đây là chứng từ làm căn cứ ghinhận việc tăng tài khoản tiền gửi ngân hàng và ghi giảm nợ phải thu khách hàng

- Biên bản giao nhận hàng hóa: do Phòng kinh doanh lập và giao cho người vậnchuyển hàng hóa

2.3 Hệ thống sổ sách kế toán và tài khoản sử dụng

2.3.1 Hình thức sổ kế toán áp dụng

Do đặc điểm hoạt động kinh doanh nên Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy

Đà Nẵng đang áp dụng hình thức kế toán là chứng từ ghi sổ Trình tự ghi chép kế toáncủa Trung tâm trong hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ theo sơ đồ dưới đây:

SƠ ĐỒ 3: TRÌNH TỰ GHI SỔ TẠI TTKD MÔ TÔ - XE MÁY ĐÀ NẴNG

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng, quýĐối chiếu, kiểm tra

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế toán

Sổ đăng ký CTGS

Bảng tổng hợpchi tiết

Hàng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các hóa đơnGTGT được bộ phận kế toán kiểm tra chặt chẽ Sau đó, dựa vào các hóa đơn kế toán sẽcăn cứ để vào sổ chi tiết doanh thu và giá vốn bán hàng, sau đó vào chứng từ ghi sổ và

sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Các chứng từ ghi sổ được tập hợp hàng tháng theo từng tập

và được lưu trữ và bảo quản cẩn thận Kế toán kho thì mở thẻ kho để theo dõi từng loạimặt hàng bán ra và lên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Cuối tháng, kế toán căn cứ vào

số tổng cộng để lên bảng kê các tài khoản có liên quan Sau đó kế toán trưởng sẽ kiểmtra, tập hợp vào Bảng cân đối tài khoản, Sổ cái tất cả các tài khoản có liên quan Bảngcân đối kế toán và kết quả hoạt động kinh doanh sẽ được lập từng quý Ở Trung tâmkinh doanh mô tô - xe máy, hàng tháng Trung tâm chi báo cáo lên công ty kết quả kinhdoanh trong tháng về doanh thu, số lượng bán, các chi phí, lãi lỗ của tháng Còn cứ mỗiquý, Trung tâm lập báo cáo quyết toán quý lên Công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng Nhưvậy việc hạch toán kế toán ở Trung tâm rất độc lập với Công ty

2.3.2 Hệ thống sổ kế toán chu trình bán hàng - thu tiền

Hệ thống sổ kế toán liên quan đến nghiệp vụ phát sinh của chu trình bán hàng thu tiền được lập nhằm cung cấp thông tin về lượng hàng há bán ra, theo dõi nợ phảithu khách hàng

Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng: Được mở chi tiết theo từng kháchhàng nhằm theo dõi việc thanh toán của khách hàng về tiền hàng nợ Trung tâm

- Sổ tổng hợp công nợ phải thu: Tập hợp tất cả các khoản nợ phải thu phát sinhtrong kỳ, tại Trung tâm, kế toán lập theo quý

- Sổ chi tiết doanh thu: Được lập để tổng hợp doanh thu bán hàng

- Sổ tổng hợp doanh thu: Được lập để tổng hợp doanh thu bán hàng thực hiệnđược trong tháng, quý

- Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Được lập để theo dõi số tiền mà kháchhàng thanh toán tiền hàng cho Trung tâm

- Sổ quỹ: Nhằm theo dõi tình hình thu, chi tại Trung tâm

2.3.3 Tài khoản sử dụng

Hệ thống tài khoản kế toán là cơ sở để tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp vàchi tiết nhằm xử lý thông tin phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Trung tâmkinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng đã tổ chức hệ thống tài khoản kế toán theo quyđịnh của Bộ tài chính theo các quyết định và thông tư mới nhất để phù hợp với đặcđiểm hoạt động kinh doanh Trung tâm đã tổ chức hệ thống tài khoản như sau:

- TK 511xe: Doanh thu bán hàng xe máy

- TK 511v: Doanh thu bán hàng vi tính

- TK 531: Hàng bán bị trả lại

- TK 131xe: Phải thu khách hàng mua xe: Phản ánh các khoản nợ phải thu vàtình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của Trung tâm về tiền bán xe máy

- TK 131v: Phải thu khách hàng mua vi tính: Phản ánh các khoản nợ phải thu

và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của Trung tâm về tiền bán xe máy

- TK 111: Tiền mặt

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng

Và một số tài khoản có liên quan

Trong sổ chi tiết doanh thu, Trung tâm theo dõi các loại hàng hóa bằng việcphân loại xe máy, vi tính

Nhìn chung, hệ thống tài khoản được sử dụng để theo dõi các nghiệp vụ kinh tếphát sinh tại Trung tâm tương đối đơn giản, gọn nhẹ và đầy đủ Ngoài ra, để tiện theodõi từng loại mặt hàng Trung tâm đã sử dụng các ký hiệu riêng cho từng loại hàng hóa

do nhà máy sản xuất xe quy định

2.4 Báo cáo kế toán

Vào cuối mỗi quý, số liệu trên sổ kế toán sẽ được kế toán của Trung tâm tổnghợp thành các chỉ tiêu, khoản mục trên Báo cáo kế toán Báo cáo kế toán là nhữngBảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dưới thước đo giá trị trên cơ sở sô liệu từ

sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốncủa Trung tâm sau một thời kỳ nhất định Thông qua hệ thống Báo cáo kế toán, nhàquản lý Trung tâm sẽ nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của Trung tâm để

từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

Hệ thống Báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng - thu tiền của Trung tâmgồm có:

- Báo cáo tổng hợp doanh thu

- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu

- Bảng cân đối Xuất - Nhập - Tồn

3 Các thủ tục kiểm soát

Hệ thống kiểm soát nội bộ của Trung tâm hoạt động có hiệu quả phần lớn nhờvào việc thiết kế các thủ tục kiểm soát ở các khâu, các bộ phận phù hợp với đặc điểmkinh doanh của Trung tâm Đồng thời, việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát tương đối

chặt chẽ dựa trên các nguyên tắc “phân công phân nhiệm”, nguyên tắc “bất kiêmnhiệm” và nguyên tắc “ủy quyền và phê chuẩn”.

Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Mỗi bộ phận được quy định chức năng,

nhiệm vụ cụ thể và mỗi thành viên trong bộ phận lại được người phụ trách nhiệm vụthích hợp phù hợp với trình độ và khả năng làm việc

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

- Có sự cách ly trách nhiệm giữa người ghi chép sổ sách với người quản lý tàisản: cụ thể là Thủ quỹ không kiêm kế toán vốn bằng tiền

- Có sự cách ly trách nhiệm giữa người phê chuẩn nghiệp vụ với người thựchiện nghiệp vụ

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Ở Trung tâm, các nghiệp vụ được phê chuẩn

hợp lý và riêng cho từng trường hợp

4 Bộ phận kiểm toán nội bộ

Ở Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng chưa có bộ phận kiểm toánnội bộ thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát và đánh giá các hoạt động của Trungtâm Chính vì điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của việc ngăn ngừa cũng nhưphát hiện ra các sai phạm, gian lận làm thất thoát tài sản nếu có sự cố tình

II Đặc điểm phương thức bán hàng và phương thức thanh toán

1 Các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ bán hàng tại Trung tâm

Do nhu cầu cuộc sống ngày càng cao, phương tiện đi lại và công nghệ thông tinngày càng hiện đại để phục vụ con người Trên thị trường xe máy hiện đang cạnh tranhnhau về chất lượng, mẫu mã và giá cả có các hãng xe đang được ưu chuộng và phổbiến như: Honda, Suzuki, VMEP, Yamaha, Deahan

Trung tâm kinh doanh mô tô - xe máy Đà Nẵng đang tiêu thụ mặt hàng chủ yếu

là xe máy hãng VMEP Đối tượng khách hàng chủ yếu của Trung tâm là các đại lýbán xe máy và khách hàng nhỏ lẻ của các tỉnh Nam Trung Bộ và khu vực Đà Nẵng

Hiện nay, tại Trung tâm có hai phương thức bán hàng chủ yếu Mỗi phươngthức bán hàng có đặc điểm riêng về thủ tục chứng từ bán hàng cũng như trình tự luânchuyển của các chứng từ đó:

1.1 Phương thức bán buôn

Theo phương thức này hàng được xuất tại kho của Trung tâm và hình thức bánhàng cụ thể là bán buôn qua kho giao hàng trực tiếp cho khách hàng Trung tâm phục

vụ tối đa nhu cầu của khách hàng và tuân thủ giao dịch theo vùng Hiện nay, Trung tâmđáp ứng nhu cầu sản phẩm cho các tỉnh như Quảng Nam, Quảng Ngãi, Huế và khu vực

Tp Đà Nẵng Khách hàng đến trực tiếp kho của Trung tâm để nhận hàng

Sau khi Phòng kế hoạch - kinh doanh thỏa thuận giao dịch với khách hàng xong,Phó giám đốc phụ trách bán hàng xuất lệnh viết hóa đơn, sau đó chuyển cho nhân viênphòng kế toán viết hóa đơn Trong hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, ngườimua hàng và người bán hàng Hóa đơn được chuyển cho kho xuất hàng Đồng thờiPhòng Kế hoạch - kinh doanh có nhiệm vụ xuất phiếu hải quan và làm thủ tục giaonhận khác (thẻ bảo hành, cataloge ) Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữucủa Trung tâm, chỉ khi nào khách hàng kiểm nhận hàng hóa, ký vào hóa đơn và chấpnhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ Chi phí vận chuyển

do đại lý các tỉnh chịu còn chi phí bốc xếp do Trung tâm chịu Căn cứ vào báo cáohàng ngày ở các cửa hàng, kế toán tiến hàng đăng ký hóa đơn Hóa đơn kiêm phiếuxuất kho là căn cứ để hạch toán doanh thu

1.2 Phương thức bán lẻ

1.2.1 Bán lẻ thu tiền trực tiếp

Khi có khách hàng đến mua, giữa khách hàng và bộ phận bán hàng sẽ giao dịchvới giá cả thỏa thuận Nhân viên bán hàng sẽ thu thập thông tin từ khách hàng như tên,địa chỉ, điện thoại đồng thời viết phiếu báo giá qua cửa hàng trưởng ký tên, chuyểnlên Phòng kế hoạch - kinh doanh Tại đây, Phòng kế hoạch - kinh doanh có nhiệm vụxuất phiếu hải quan giao cho Phòng kế toán để viết hóa đơn GTGT gồm ba liên như ởphương thức bán buôn Hóa đơn có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, kế toán trưởng Khihoàn thành công việc này thì kế toán giao lại cho nhân viên bán hàng, đưa cho kháchhàng và vào thẻ kho, nhật ký bán hàng tại các cửa hàng Nhân viên bán hàng thu tiền

đủ ở khách hàng trước khi giao xe Cuối ngày, các cửa hàng tổng hợp tiền, lên bảng kêtiền và nộp lên Thủ quỹ của Trung tâm

Đối với các cửa hàng bán lẻ xe máy, có hóa đơn GTGT riêng, khi có khách hàngthì gọi điện xin duyệt của Giám đốc và ký thay vào hóa đơn GTGT Cuối ngày báo cáo

về Phòng kế toán của Trung tâm

Đối với hàng hóa có giá trị thấp dưới mức quy định phải lập hóa đơn như phụtùng, linh kiện thì bộ phận bán hàng lập bảng kê bán lẻ theo từng lần bán, từng mặthàng rồi cuối ngày cộng bảng kê viết một hóa đơn GTGT, gửi về Phòng kinh doanh đểkiểm tra, tổng hợp Sau đó, chuyển cho Phòng kế toán làm căn cứ tính thuế GTGT và

ghi nhận doanh thu Ở các cửa hàng bán lẻ, các nhân viên hạch toán chỉ làm nhiệm vụthống kê, hạch toán ban đầu chứ chưa thực hiện các nghiệp vụ của kế toán.

1.2.2 Bán hàng trả góp

Đây là phương thức bán hàng có sự thỏa thuận giá giữa khách hàng và Trungtâm Khi khách hàng chưa thanh toán đủ số tiền, Trung tâm có thể tiến hành cho kháchhàng trả tiền dần dần Số tiền phải trả ban đầu lớn hơn 50% giá trị sản phẩm, số tiềncòn lại khách hàng có thể thế chấp tài sản có giá trị trên giá trị còn lại đó Khi tiến hànhcác thủ tục, nhân viên bán hàng sẽ đưa thông tin cho Phòng kế hoạch - kinh doanh đểtiến hành làm hợp đồng trả góp Khách hàng có thể thế chấp giấy sở nghiệp chủ, giấychứng nhận tiền gửi, trái phiếu Sau đó, các thủ tục khác được tiến hành tương tự nhưphương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp Phương thức bán hàng trả góp chỉ tiến hành tronghình thức bán lẻ

2 Phương thức thanh toán

Khách hàng có thể lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp, linh hoạt với điềukiện của từng khách hàng Hiện nay, ở Trung tâm việc mua bán hàng hóa được thựchiện thông qua các hình thức thanh toán như: Thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán quatài khoản ngân hàng, cho khách hàng nợ

III Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm kinh doanh mô

tô - xe máy Đà Nẵng

1 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng

1.1 Phê duyệt nghiệp vụ tiêu thụ

Việc hỏi giá hay đơn đặt hàng của khách hàng là điểm khởi đầu cho toàn bộ chutrình bán hàng - thu tiền tại Trung tâm Từ việc hỏi giá và đơn đặt hàng của khách hàngđến khi hợp đồng kinh tế được ký kết thì giữa Trung tâm và khách hàng phải qua mộtquá trình giao dịch, thương thảo về các điều kiện giao dịch

Sau khi đơn đặt hàng được Phòng kinh doanh kiểm tra về tên hàng, số lượngthời gian giao hàng, thời gian thanh toán thì được chuyển cho Giám đốc duyệt đơnđặt hàng, Phòng kinh doanh tiến hành lập Hợp đồng kinh tế dựa trên đơn đặt hàng vànhững điều kiện đã thỏa thuận giữa hai bên Hợp đồng được lập thành 03 bản, trong đókhách hàng giữ 01 bản, Phòng kinh doanh giữ 01 bản, 01 bản sẽ được chuyển đếnphòng kế toán để theo dõi và viết Hóa đơn GTGT Hợp đồng kinh tế phải có đầy đủchữ ký của lãnh đạo hai bên, người có chức vụ cao nhất thì mới có giá trị Nếu trong

quá trình thực hiện hợp đồng có những vấn đề về chất lượng thì Phòng kinh doanh sẽtìm cách giải quyết.

1.2 Chuyển giao hàng hóa

Hiện nay, việc giao nhận hàng hóa được thực hiện tại kho của Trung tâm, Trungtâm không chịu chi phí vận chuyển mà chi phí vận chuyển do đại lý các tỉnh chịu cònchi phí bốc xếp do Trung tâm chịu

Sau khi Phòng kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT và có sự phê chuẩn củaGiám đốc Trung tâm, hóa đơn được chuyển cho kho xuất hàng Đồng thời Phòng Kếhoạch - kinh doanh có nhiệm vụ xuất phiếu hải quan và làm thủ tục giao nhận khác (thẻbảo hành, cataloge ), chỉ khi nào khách hàng kiểm nhận hàng hóa, ký vào hóa đơn vàchấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ Thủ kho cótrách nhiệm giao đúng số lượng hàng hóa, chủng loại như đã ghi trong hóa đơn, ngườinhận hàng sẽ tiến hành kiểm nhận về số hàng hóa cũng như chất lượng hàng được giao.Sau đó, thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho

1.3 Kiểm soát việc ghi nhận doanh thu tiêu thụ

1.3.1 Đối với chu trình bán hàng theo phương thức bán buôn

Khi khách hàng đến mua hàng hóa, phòng kinh doanh giao dịch thỏa thuận vớikhách hàng Sau đó, Phó giám đốc phụ trách kinh doanh xuất lệnh viết hóa đơn chuyểncho Phòng kế toán viết hóa đơn GTGT và làm các thủ tục giao nhận khác như đưa chokhách hàng thẻ bảo hành, cataloge

Đối với trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì thủ quỹ thutiền và theo dõi trên Sổ quỹ tiền mặt nhằm quản lý chặt chẽ lượng tiền mặt thu từ bánhàng trong ngày

Nếu khách hàng chưa trả tiền ngay thì kế toán ghi vào sổ tổng hợp công nợ và

sổ chi tiết công nợ được mở riêng cho từng khách hàng

Sau đó, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết doanh thu ,

sổ này gồm các cột : chứng từ, số, ngày, tên đơn vị mua xe, loại xe, số tiền theo mẫu

và ghi vào chứng từ ghi sổ theo trình tự các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ ghi

sổ cũng là căn cứ để kế toán lập các sổ cái vào cuối tháng Sau khi lập chứng từ ghi sổ,

kế toán sẽ kiểm tra thông tin và ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ