Kiểm soát chi phí xây lắp tại tổng công ty cổ phần xây dựng điện việt nam

PHẦN I:LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG CÁC DOANH NGHIỆP I-Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 1.Khái niệm về kiểm soát nội bộ Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng tro

LỜI MỞ ĐẦU

———  ———

Với xu thế hội nhập và phát triển, xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chấtquan trọng của nền kinh tế,tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật để thực hiện quá trình côngnghiệp hóa – hiện đại hóa Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp xây lắp không chỉ

có ý nghĩa nội bộ mà còn có ý nghĩa xã hội hết sức to lớn Môi trường đó đòi hỏicác doanh nghiệp xây lắp phải không ngừng nâng cao năng lực quản lý, đổi mớicông nghệ để bắt nhịp với sự phát triển Muốn vậy, các doanh nghiệp xây lắp phải

nỗ lực để tự khẳng định vị trí, chỗ đứng cho mình Để quản lý tốt tình hình và hiệuquả hoạt động xây lắp, các nhà quản lý phải đề ra những phương hướng, mục tiêucũng như những công cụ để phục vụ mục tiêu, phương hướng đó

Kiểm soát nội bộ là bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giámsát được quá trình hoạt động Trong đó kiểm soát chi phí là một vấn đề quan tâmhàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp Việc kiểm soát chi phí tốt sẽ ngày càngnâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp giá thành, nhờ đó tạo dựng cho doanhnghiệp một uy tín, hình ảnh – nhằm nâng cao sức cạnh tranh Bên cạnh đó, kiểmsoát chi phí còn thể hiện quan điểm, thái độ, năng lực quản lý, điều hành của Bangiám đốc nhằm chống lãng phí và thất thoát tài sản của doanh nghiệp

Với ý nghĩa như vậy,em quyết định chọn đề tài “Kiểm soát chi phí xây lắp

tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam” để làm khóa luận tốt nghiệp

cho mình Khóa luận gồm ba phần:

Phần I: Lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí xây lắp trong các doanh nghiệp

Phần II: Thực trạng về kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam

Phần III: Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam

Khóa luận này được hoàn thành là nhờ sự giúp đỡ của các cô,chú và các anhchị trong Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam và sự hướng dẫn tận tìnhcủa Giảng viên: Th.S Nguyễn Phi Sơn Khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót,mong nhận được sự phê bình, góp ý của thầy cô và bạn đọc

Xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I:

LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP

TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

I-Khái quát chung về kiểm soát nội bộ

1.Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi qui trình quản lý, do đócác nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểmsoát để đạt được các mục tiêu của tổ chức Có nhiều định nghĩa về kiểm soát nội bộ

Có thể kể đến các định nghĩa sau:

Theo Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa kỳ (AICPA): Kiểm soát nội bộbao gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp phối hợp được thừa nhậndùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tincậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát nhữngchủ trương quản lý đã đề ra

Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận về báocáo tài chính (COSO): Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hộiđồng quản trị và các nhân viên của doanh nghiệp chi phối, nó được thiết lập để cungcấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

+ Báo cáo tài chính đáng tin cậy

+ Tuân thủ các luật lệ và qui định

+ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

2.Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

- Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực

và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý doanh nghiệp phải có trách nhiệm lậpbáo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý việcchấp hành luật pháp và các qui định Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướngmọi thành viên trong doanh nghiệp vào việc tuân thủ các chính sách, qui định nội

bộ, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp

- Đối với sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúpdoanh nghiệp bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nângcao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của doanhnghiệp

3.Các loại kiểm soát nội bộ

Là một chức năng của quản lý, kiểm soát nội bộ thường bao gồm hai lĩnh vực

và được chia thành hai loại chính: kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán

+ Kiểm soát tổ chức: là các qui định, các thủ tục được thiết lập nhằm bảođảm sự tuân thủ và hiệu quả, hiệu năng của tổ chức đối với các chính sách, các kếhoạch cũng như các qui định của pháp luật hiện hành; bảo đảm cho các hoạt độngđược diễn ra theo mục tiêu quản lý; bảo đảm việc sử dụng các nguồn lực một cáchtiết kiệm và hiệu quả Kiểm soát tổ chức chủ yếu hướng vào các hoạt động nhân sự,

tổ chức bộ máy, chất lượng, kỹ thuật cũng như các hoạt động nghiên cứu triển khai

+ Kiểm soát kế toán là hệ thống các chế độ, các thủ tục được thiết lập nhằmtập trung vào hệ thống cung cấp thông tin cho việc ra quyết định như hệ thống sổsách kế toán, báo cáo tài chính Loại kiểm soát này bảo đảm cho tính tin cậy, tínhxác thực, tính toàn vẹn của thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ, đồng thời đâycũng là những biện pháp nhằm bảo vệ tài sản của doanh nghiệp Phù hợp với loạikiểm soát kế toán là kiểm soát quản lý tài chính, kiểm soát nghiệp vụ kế toán v.v

II-Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vịđược kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật

và các quy định; để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; đểlập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệuquả tài sản của đơn vị (chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400)

Hoặc: Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục doBan giám đốc của doanh nghiệp thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sựhiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuânthủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặcsai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báocáo trong thời gian mong muốn (chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400)

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): Hệ thống kiểm soát nội bộ là một

hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau:

+ Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp

+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin

+ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

+ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động

2.Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

+ Môi trường kiểm soát.

+ Hệ thống thông tin (Hệ thống kế toán)

+ Các thủ tục kiểm soát

+ Kiểm toán nội bộ

2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoàiđơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hìnhkiểm soát nội bộ Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quantới quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trongdoanh nghiệp

Môi trường kiểm soát tác động đến ý thức trong một tổ chức Các yếu tố tácđộng hoặc trực thuộc môi trường kiểm soát bao gồm:

2.1.1 Môi trường bên trong

- Triết lý và phong cách lãnh đạo của các nhà quản lý cấp cao:

Vì nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt độngcủa đơn vị nên họ đóng vai trò trung tâm trong môi trường kiểm soát Do đó nhữngquan điểm, đường lối quản trị cũng như tư cách, tính liêm chính và những giá trịđạo đức của nhà quản lý cấp cao ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát, các nhàquản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát

sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.Nhà quản lý cấp cao bao gồm: ban giám đốc và hộiđồng quản trị

- Cơ cấu tổ chức và văn hoá trong tổ chức:

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ramôi trường kiểm soát Một cơ cấu tổ chức được gọi là tốt trong việc chỉ đạo vàkiểm soát hoạt động của đơn vị Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và cóhiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ nguyên tắc sau:

+ Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát lên toàn bộ hoạt động của đơnvị,không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

+ Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép

sổ và bảo quản tài sản

+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đạt được hiệu quả cao nhấttrong hoạt động của các bộ phận chức năng

Tuy nhiên cơ cấu tổ chức phải phù hợp với các quy mô và hoạt động của đơn

vị, sẽ giúp cho nhà quản lý truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi nhanh chóng

- Chính sách nhân sự:

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và

họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếpthực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị Vì thế các nhà quản lýdoanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng và đào tạo,sắp xếp và đề bạt, khen thưởng kỷ luật nhân viên và phải phù hợp với năng lựcchuyên môn, phẩm chất đạo đức đồng thời phải mang tính kế thừa và liên tiếp

- Công tác kế hoạch:

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch về sản xuất, tiêu thụ,thu chi quỹ , kế hoạch hay dự toán đầu tư, đặc biệt là kế hoạch tài chính, kết quảhoạt động và sự luân chuyển trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môitrường kiểm soát Việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành một cách khoahọc,nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu Do đó nhà quản lýthường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnhhưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường để xử lý vàđiều chỉnh kế hoạch kịp thời

- Uỷ ban kiểm soát:

Uỷ ban kiểm soát gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn

vị như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản

lý và những chuyên gia am hiểu về các lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban kiểm soátthường có nhiệm vụ, quyền hạn sau:

+ Giám sát việc chấp hành luật pháp của công ty

+ Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

+ Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với kiểm toán viênbên ngoài

2.1.2 Môi trường bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân

tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự quản lý nhưng có ảnh hưởng rấtlớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế vàvận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Thuộc nhóm nhân tố này baogồm: luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan Nhà nước, đường lối của đất nước,cácchính sách kế hoạch của bạn hàng, ảnh hưởng của các chủ nợ…

2.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống thông tin trong đơn vị bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thốngthông tin kế toán là một bộ phận quan trọng.Một hệ thống thông tin hữu hiệu phảiđảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết:

- Tính có thật: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụkhông có thật vào sổ sách kế toán của đơn vị.

- Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra đều được phê chuẩn hợp lý

- Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phátsinh

- Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá

Để đảm bảo hệ thống kiểm soát vững mạnh thì hệ thống kế toán phát huy vaitrò kiểm soát thể hiện qua 3 giai đoạn:

+ Lập chứng từ: lập chứng từ thể hiện chức năng tiền điểm, là sự kiểm tratrước khi nghiệp vụ xảy ra nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều điểm quan trọng,nhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị

+ Sổ sách kế toán: đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu, cungcấp thông tin cho việc báo cáo tài chính, sổ sách kế toán là công cụ để kiểm soát,bảo vệ tài sản vì thế cần phải được mở đầy đủ, ghi chép kịp thời và là cơ sở để kiểmtra,truy cập lại chứng từ cần thiết

+ Báo cáo kế toán: là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợpcác số liệu trên sô sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo trong một doanh nghiệpbao gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị, các thông tin được thể hiệntrên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạtđộng kinh doanh của đơn vị và phải được trình bày theo các chuẩn mực và chế độ

kế toán hiện hành Hệ thống báo cáo kế toán quản trị có ý nghĩa quan trọng trongcông tác quản lý, điều hành đơn vị

2.3 Thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát được thiết kế tuỳ thuộc vào những nét đặc thù của cơ cấu

tổ chức và hoạt động kinh doanh của đơn vị Thủ tục kiểm soát được hiểu là cácchính sách, các thủ tục, các quy định do nhà quản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảoviệc thực hiện các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Nhìn chung các thủ tụckiểm soát được thiết lập trên 3 nguyên tắc cơ bản:

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong cácnghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thểcho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm

rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy rathường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo

- Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:

Nguyên tắc uỷ quyền là cấp trên giao cho cấp dưới thực hiện một số côngviệc nhất định trong phạm vi và quyền hạn được giao Quá trình uỷ quyền được tiếptục mở rộng xuống các cấp dưới thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia tráchnhiệm và quyền hạn mà không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp và cấp trênvẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định

Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc ra quyết định và giải quyết công việctrong phạm vi quyền hạn được giao

III-Kiểm soát chi phí xây lắp

1.Chi phí xây lắp và ảnh hưởng của nó đến quá trình kiểm soát

1.1 Chi phí xây lắp

1.1.1 Khái niệm chi phí xây lắp

Chi phí xây lắp (CPXL) là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về laođộng sống và lao động vật hóa cần thiết để xây dựng mới hoặc cải tạo, mở rộng haytrang bị lại kỹ thuật công trình mà doanh nghiệp xây lắp đã chi ra trong một kỳ nhấtđịnh (quý, năm)

Do đặc điểm của quá trình sản xuất và đặc điểm của sản phẩm xây lắp nênmỗi công trình có CPXL riêng, được xác định theo quy mô, đặc điểm, tính chất kỹthuật và yêu cầu công nghệ của quá trình xây lắp

CPXL công trình được xác định trên cơ sở khối lượng công việc, hệ thốngđịnh mức, chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật và các chế độ chính sách của Nhà nước phùhợp với những yếu tố khách quan của thị trường trong từng thời kỳ

1.1.2 Phân loại CPXL

* Phân loại CPXL theo nội dung kinh tế:

Theo cách phân loại này thì toàn bộ các CPXL của doanh nghiệp được chia

ra 7 yếu tố chi phí cơ bản sau:

+ Yếu tố chi phí nguyên liệu, vật liệu

+ Yếu tố chi phí nhiên liệu, động lực

+ Yếu tố chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp.

+ Yếu tố chi phí Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế, Kinh phí công đoàn

+ Yếu tố chi phí khấu hao TSCĐ

+ Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài

+ Yếu tố chi phí khác bằng tiền

Trong mỗi yếu tố chi phí bao gồm những chi phí có cùng nội dung hay nóicách khác phân loại CPXL theo nội dung kinh tế là sắp xếp những chi phí có cùngnội dung vào một yếu tố, không kể CP đó phát sinh ở đâu, dùng vào mục đích gì

Phân loại CPXL theo yếu tố giúp các nhà quản lý biết được những chi phí gì

đã dùng vào thi công xây lắp và tỷ trọng của từng khoản chi phí đó là bao nhiêu đểphân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán hoặc kế hoạch CPXL, từ đó cungcấp tài liệu để tổng hợp tính toán thu nhập quốc dân

* Phân loại chi phí theo mục đích và công dụng của chi phí:

Căn cứ vào ý nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm, đồng thời để cóthể so sánh, kiểm tra CPXL thực tế phát sinh so với dự toán hoặc kế hoạch, CPXLđược phân loại theo mục đích và công dụng của chi phí Theo cách phân loại này,chi phí trong xây lắp được chia thành các khoản mục, mỗi khoản mục bao gồmnhững chi phí có cùng mục đích và công dụng, không phân biệt chi phí đó có nộidung kinh tế như thế nào Do vậy, cách phân loại này còn được gọi là phân loại chiphí theo khoản mục Trong doanh nghiệp xây lắp toàn bộ CPXL phát sinh đượcchia ra làm các khoản mục chi phí sau:

+ Chi phí NVL trực tiếp

+ Chi phí nhân công trực tiếp

+ Chi phí sử dụng MTC

+ Chi phí sản xuất chung

Phân loại chi phí theo mục đích và công dụng kinh tế có tác dụng phục vụcho yêu cầu quản lý CPXL theo dự toán hoặc kế hoạch, cung cấp số liệu cho việctính giá thành sản phẩm xây lắp, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành

* Phân loại CPXL theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí:

Theo cách phân loại này CPXL được phân thành hai loại:

+ Chi phí trực tiếp: Là những CPXL quan hệ trực tiếp với việc xây lắp mộtcông trình, hạng mục công trình, một khối lượng công việc nhất định Căn cứ vào

số liệu từ chứng từ kế toán để ghi trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí

+ Chi phí gián tiếp: Là những CPXL có liên quan đến việc xây lắp nhiềucông trình, hạng mục công trình, nhiều khối lượng công việc Những chi phí này

phải thông qua phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí có liên quan theo một tiêuthức thích hợp.

Cách phân loại CPXL này có ý nghĩa trong việc xác định phương pháp kếtoán và phân bổ chi phí cho các đối tượng một cách đúng đắn, hợp lý

* Phân loại CPXL theo nội dung cấu thành của chi phí:

Theo cách phân loại này CPXL được chia làm 2 loại:

+ Chi phí đơn nhất: Là chi phí chỉ gồm một yếu tố duy nhất cấu thành như:vật liệu chính dùng trong xây lắp, tiền lương công nhân xây lắp,

+ Chi phí tổng hợp: Là những chi phí do nhiều yếu tố khác nhau tập hợp lạitheo cùng một công dụng như chi phí sử dụng MTC, chi phí sản xuất chung

Cách phân loại này giúp cho việc xem xét đặc điểm của từng loại CPXLtrong việc hình thành sản phẩm để tổ chức công tác kế toán CPXL thích hợp vớitừng loại chi phí

1.2 Ảnh hưởng của CPXL đến công tác kiểm soát

CPXL có những đặc điểm riêng và rất phức tạp nên ảnh hưởng lớn đến côngtác kiểm soát Điều này thể hiện qua một số điểm chủ yếu sau:

Thứ nhất, CPXL thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí tại doanhnghiệp, nó phát sinh tại nhiều bộ phận khác nhau, điều này khiến cho nhân sự thamgia trong công tác quản lý chi phí lớn và qua nhiều cấp trung gian nên làm cho côngtác triển khai các quyết định và thủ tục kiểm soát chậm và khó đồng bộ, việc phâncông, phân nhiệm dễ bị chồng chéo, bất cập

Thứ hai, quá trình thi công xây lắp được thực hiện qua nhiều giai đoạn, mỗigiai đoạn có những loại CPXL phát sinh khác nhau Chính vì vậy cần phải xác lậptừng cơ cấu quản lý CPXL trong từng giai đoạn khác nhau và cần xây dựng nhiềuthủ tục kiểm soát phù hợp với từng giai đoạn

Thứ ba, sản phẩm xây lắp có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, do nhiều bộ phậncùng tham gia nên CPXL phát sinh tại nhiều nơi, nhiều bộ phận Điều này khiếncho công tác kiểm soát hết sức phức tạp, đòi hỏi phải xây dựng được các qui chế,qui định về quản lý CPXL tại từng bộ phận, các thủ tục giám sát việc thực hiện cácqui định đã ban hành Trong quá trình thi công phải có cơ chế phối hợp các bộ phậnkhác nhau, đặc biệt giữa bộ phận kỹ thuật và bộ phận kế toán trong việc kiểm soátCPXL

Thứ tư, công tác xây lắp có tính lưu động cao, các yếu tố phục vụ thi côngxây lắp thường xuyên di chuyển và được bảo quản tại các lều lán tạm thời khôngđảm bảo an toàn nên công tác quản lý dòng vận động vật chất của các yếu tố nàygặp nhiều khó khăn Đặc điểm này, đòi hỏi công tác kiểm soát phải được thực hiện

một cách chặt chẽ, bảo đảm tuân thủ hết sức nghiêm ngặt các qui trình, qui phạm vềgiao nhận, bảo quản Mặt khác, do tính lưu động cao nên chi phí thay đổi theo từngvùng lãnh thổ và ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp Chính vì vậy, công tác kiểm soátphải đủ mạnh để hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro, đặc biệt chú trọng đếncông tác dự báo, dự phòng.

Thứ năm, CPXL gắn liền với công trình, hạng mục công trình, trong quátrình xây lắp nếu không có biện pháp quản lý sẽ gây lãng phí, tính sai giá thành ảnhhưởng đến kết quả xây lắp Mặt khác, việc phân bổ không phù hợp CPXL vào giáthành cũng làm ảnh hưởng đến kết quả xây lắp và chất lượng công trình, hạng mụccông trình Chính vì vậy, CPXL cần phải được kiểm soát chặt chẽ để hạn chế cáchành vi lãng phí, gian lận, góp phần hạ giá thành, nâng cao kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp Để làm được điều này, công tác kiểm soát cầnquan tâm đến:

- Sự đánh giá các nguồn phát sinh có đúng thực tế hay không bằng cách kiểmsoát chặt chẽ mọi nghiệp vụ phát sinh chi phí từ khâu ghi chép cho đến khâu vậnđộng về mặt vật chất

- Công tác tập hợp CPXL có đầy đủ theo những bộ phận phát sinh chi phíhay không

- Công tác theo dõi và kiểm tra việc tập hợp chi phí và tính toán của kế toán

có được thực hiện hay không, cũng như phân bổ CPXL và tính giá thành có chínhxác hay không

2 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

*Bước 1:Triển khai các mục tiêu:

Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì những mục tiêu cần đạt tới là:

- Tổng chi phí thực tế phát sinh không vượt quá dự toán chi phí nguyên vậtliệu trực tiếp

- Đảm bảo hiệu quả của việc quản lý nguyên vật liệu

- Đảm bảo việc bảo vệ tài sản tránh mất mát, lãng phí

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho từng công trình phải đảmbảo tính có thật, được phê chuẩn,được phản ánh vào sổ sách đầy đủ, chính xác,được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

*Bước 2: Đo lường các kết quả:

Kết quả của quá trình thực hiện chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được ghichép và đo lường qua hệ thống hạch toán kế toán trong mỗi công trình theo thước

đo hiện vật và giá trị như: Sổ chi phí sản xuất,Sổ chi tiết vật liệu, Bảng phân bổ

nguyên liệu,vật liệu, Bảng tính chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình,hạng mục công trình…

*Bước 3: So sánh thành tích cụ thể với mục tiêu:

Kết quả của quá trinh thực hiện chi phí được đo lường cụ thể theo từng côngtrình, hạng mục công trình, thông qua việc so sánh với dự toán thì sẽ có sự chênhlệch giữa thực tế so với dự toán

*Bước 4: Phân tích nguyên nhân chênh lệch:

Phân tích nguyên vật liệu trực tiếp là tìm ra các nhân tố ảnh hưởng đến biếnđộng của khoản mục này Biến động về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thườnggắnliền với biến động về khối lượng xây lắp tiêu dùng cho mỗi công trình, hạngmục công trình và biến động về đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng

- Biến động về khối lượng xây lắp:

−

Tổngkhốilượngxây lắp

dự toán

×

Tổng mứctiêu hao NVLcho 1 đơn vịkhối lượngxây lắp

×

ĐơngiáđịnhmứcNVL

Biến động về khối lượng xây lắp là do các nguyên nhân sau:

+ Do thay đổi thiết kế hoặc bổ sung thiết kế, sự điều chỉnh thiết kế thườngphải được bên chủ đầu tư đồng ý bằng văn bản mới được thi công, thanh toán, vìvậy đây là yếu tố khách quan

+ Do phát sinh thiệt hại:thiệt hại do phá đi làm lại, do sửa chữa, gia cố theoyêu cầu kỹ thuật, đây là nguyên nhân thuộc về bản thân đơn vị, vì vậy là yếu tố chủquan

- Biến động về mức tiêu hao nguyên vật liệu:

×

Tổng mứctiêu hao thực

tế NL cho 1đơn vị khốilượng xây lắp

−

Tổng mức tiêuhao định mứcNVL cho 1đơn vị khốilượng xây lắp

×

ĐơngiáđịnhmứcNVL

Biến động về mức tiêu hao nguyên liệu tiêu hao cho sản xuất phát sinh vàogiai đoạn sản xuất, do đó liên quan đến trách nhiệm của bộ phận xây lắp tại côngtrường, là bộ phận trực tiếp sử dụng nguyên vật liệu Các nguyên nhân có thể dotrình độ, thái độ, trách nhiệm của công nhân xây lắp, do tổ chức quản lý sản xuất,

do phương pháp công nghệ, do chất lượng vật liệu cung ứng, mất mát trong quátrình sản xuất, do sử dụng lãng phí…Tuy nhiên biến động về mức tiêu hao nguyênvật liệu cần phải quan tâm đến chất lượng công trình và kết cấu công trình.

- Biến động về giá nguyên vật liệu xuất dùng:

×

Tổng mứctiêu hao NVLthực tế cho 1đơn vị khốilượng XL

×

Đơn giáthực tếNVLxuấtdùng

−

Đơn giáđịnh mứcNVLxuấtdùng

Biến động về giá nguyên vật liệu phát sinh vào giai đoạn mua hàng do đóliên quan đến trách nhiệm của bộ phận cung ứng Các nguyên nhân có thể là do biếnđộng giá trên thị trường, khâu tổ chức thu mua kém dẫn đến tăng chi phí, cước vậnchuyển gia tăng, thuế nhập khẩu các loại nguyên vật liệu thay đổi Tuy nhiên biếnđộng về giá còn phải tính đến yếu tố chất lượng nguyên vật liệu

*Bước 5:Xác định hành động quản lý thích hợp:

Từ việc phân tích nguyên nhân của sự chênh lệch về lượng vật liệu tiêu hao

và giá nguyên vật liệu, có thể đưa ra những thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế và pháthiện kịp thời những sai phạm liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Phân chia trách nhiệm giữa:

+Chức năng mua hàng và chức năng nhận hàng nhằm ngăn chặn việc muahàng kém chất lượng

+ Chức năng kiểm nhận hàng hóa và thủ kho để ngăn chặn việc nhận hàngkhống

+ Chức năng xét duyệt và chức năng mua hàng để ngăn chặn việc mua hàngquá số lượng cần dùng cho sản xuất

+ Chức năng nhận hàng, thủ kho và chức năng kế toán hàng tồn kho

-Chính sách mua hàng:

Bao gồm các chính sách về đặt hàng, giá cả, chất lượng hàng mua và việc lựachọn nhà cung cấp…cần hình thành các chính sách bằng văn bản chính thức để đảmbảo việc mua hàng nằm trong sự kiểm soát của ban giám đốc

- Chính sách về đặt hàng:

Đưa ra các nguyên tắc xác định thời điểm và số lượng cho mỗi lần đặt hàng

Dự trữ tối đa trong khả năng cho phép của vốn, phương pháp này đảm bảo quá trìnhxây lắp được diễn ra liên tục nhưng chi phí tồn kho sẽ rất cao,sử dụng trong điềukiện vật tư khan hiếm Dự trữ ở mức độ cần thiết, người ta thường sử dụng mô hình

số lượng đặt hàng tối ưu (EOQ), xác định số lượng đặt hàng và số cần đặt hàng saocho chi phí dự trữ hàng tồn kho cực tiểu, được sử dụng trong điều kiện nguồn cungcấp vật tư ổn định.

- Chính sách về chất lượng,giá cả:

Thông thường những mặt hàng có chất lượng cao thì giá cả cũng cao, do đóphải lựa chọn nhà cung cấp có giá cả thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo được chất lượngyêu cầu

- Chính sách lựa chọn nhà cung cấp:

Lựa chọn nhà cung cấp phải xác định một cách rõ ràng những trường hợp nào

bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp, những trường hợp nào cần đấu thầu,những trường hợp nào sử dụng chính sách liên kết để sàng lọc nhũng nhà cung cấpvới giá cả hạ thấp và chất lượng cao nhất

- Với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không phải nó mới phát sinh trong giaiđoạn sản xuất mà nó chuyển từ chi phí của giai đoạn cung ứng sang Do đó kiểmsoát chi phi nguyên vật liệu trực tiếp có mối liên hệ với giai đoạn cung ứng

+ Thủ tục kiểm soát việc mua hàng:

Mỗi khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, các đội thi công sẽ lập phiếu đề nghịmua hàng, nhiều khi thủ kho cũng có thể tự lập phiếu đề nghị mua hàng Phiếu đềnghị mua hàng phải được bộ phận đề xuất xem xét và ký đề nghị căn cứ phiếu đềnghị mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ xét duyệt trên cơ sở xem xét nhu cầu và lựachọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp Mọi đơn đặt hàngphải được đánh số trước Đơn đặt hàng phải được sự phê duyệt của người có thẩmquyền có thể là bộ phận mua hàng hay giám đốc

+ Thủ tục kiểm soát giao nhận hàng:

Khi nhận hàng bộ phận vật tư phải kiểm tra về mẫu mã, chất lượng, số lượng,thời gian đến và điều kiện khác sau đó lập báo cáo nhận hàng Đối với vật tư đượcnhập vào kho, phiếu nhập kho phải có chữ ký của bộ phận nhận hàng và thủ kho,đối với vật tư không qua kho phải có hóa đơn bán hàng và biên bản nhận hàng

+ Thủ tục xuất vật tư:

Khi xuất kho vật tư dùng cho sản xuất phải có giấy đề nghị xuất kho của độixây dựng, trên cơ sở đó thủ kho tiến hành thủ tục cần thiết xuất kho vật tư, thủ kho

sẽ ghi vào thẻ kho, kế toán vật tư sẽ ghi vào sổ chi tiết vật tư

+ Thủ tục kiểm soát việc bảo quản vật tư:

Bằng cách xây dựng định mức hao hụt vật tư, duy trì mức dự trữ hợp lý, ápdụng mô hình EOQ, xây dựng hệ thống nhà kho bảo đảm cho việc bảo quản vật tư

- Hệ thống kế toán chi tiết hàng tồn kho:

Mở chi tiết cho từng loại vật tư về mặt số lượng và giá trị Định kỳ, giữa thủkho và kế toán vật tư đối chiếu lẫn nhau và xử lý triệt để các chênh lệch.

- Hệ thống kế toán chi phí:

Bên cạnh việc đảm bảo nhân viên kế toán đủ năng lực cần có tổ chức cácchứng từ và sổ sách thích hợp bao gồm: Báo cáo vật tư, chứng từ chi phí, sổ sáchtheo dõi vật tư, phân loại vật tư…

*Bước 6:Hành động:

Sau khi xác định hành động quản lý thích hợp,những hành động như sửachữa sai lầm phải cần thực hiện nhanh, những hành động điều chỉnh một hệ thốngcần phải có thời gian, cần phải xem xét giữa chi phí bỏ ra để thực hiện hành động vàlợi ích mang lại

*Bước 7:Tiếp tục đánh giá lại:

Đây là bước cuối cùng của quá trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trựctiếp Cần phải đưa ra những ưu điểm, nhược điểm trong quá trình áp dụng nhữnghành động đó trong thực tế để cải tiến những hành động thích hợp cho quá trình tiếptheo

2.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:

*Bước 1:Triển khai các mục tiêu:

Các mục tiêu của quá trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:

- Tổng chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh không quá dự toán chiphí nhân công trực tiếp

- Đảm bảo hiệu quả việc quản lý thời gian lao động, số lượng lao động cũngnhư chất lượng lao động

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin liên quan đến chi phí tiền lương

- Chi phí tiền lương được phản ánh là có thật, đầy đủ, chính xác, được đánhgiá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

*Bước 2:Đo lường các kết quả:

Chi phí nhân công trực tiếp liên quan đến công trình, hạng mục công trìnhnào thì phải hạch toán trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình đó Như vậy,

đo lường các kết quả về chi phí nhân công trực tiếp dựa trên các chứng từ gốc, sẽchi tiết về lao động và tiền lương như: Bảng chấm công, hợp đồng làm khoán, bảngtính lương, bảng thanh toán làm đêm, thêm giờ, sổ chi tiết chi phí nhân công trựctiếp, bảng tính nhân công trực tiếp…

*Bước 3:So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu:

Tiến hành so sánh số liệu giữa chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinhvới dự toán chi phí nhân công trực tiếp và các mục tiêu khác được trình bày trong

bước 1, sẽ có sự chênh lệch Để tìm hiểu nguyên nhân của sự chênh lệch ta tiếnhành phân tích các nhân tố ảnh hưởng.

*Bước 4:Phân tích nguyên nhân chênh lệch:

Đối với chi phí nhân công trực tiếp nguyên nhân của sự chênh lệch có thể dobiến động năng suất lao động của đơn giá giờ công

-Biến động về năng suất lao động:

Biếnđộng vềnăngsuất laođộng

=

Tổng sốgiờ cônglàm việctrênthực tế

−

Tổng

số giờcông làmviệc địnhmức

×

Đơngiá giờcôngđịnhmức

Biến động về năng suất lao động là yếu tố chủ yếu gây nên sự biến động vềchi phí nhân công trực tiếp Sự biến động có thể do:kỹ thuật công nghệ và tình hìnhphối hợp điều hành quá trình xây lắp, do trình độ tay nghề của công nhân, kinhnghiệm của công nhân trực tiếp xây lắp, cũng có thể do tính kịp thời của các yếu tốđầu vào, do trách nhiệm thái độ của công nhân…

-Biến động về đơn giá giờ công:

Biếnđộng vềđơn giágiờcông

=

Tổng sốgiờ cônglàm việctrên thựctế

×

Đơngiá giờcôngthực tế

−

Đơngiá giờcôngđịnhmức

Thông thường nhân tố này ít thay đổi, những biến động nếu có thường liênquan đến việc tính lương và chính sách phân phối lương trong nội bộ doanh nghiệp

*Bước 5:Xác định hành động quản lý thích hợp:

Sau khi tiến hành phân tích ta thấy được nguyên nhân của sự biến động chiphí nhân công trực tiếp, các nhà quản lý thường đưa ra những hành động quản lýthích hợp sau:

- Nghiệp vụ phê duyệt:

Nhà quản lý cần có những tiêu chí tuyển dụng lao động rõ ràng, thiết lập mộtchính sách tuyển dụng bằng văn bản để tránh tuyển chọn những người lao độngkém về năng lực, tay nghề và phẩm chất Nhà quản lý có thể thiết lập một số chínhsách bằng văn bản về việc điều chỉnh mức lương, bậc lương và công bố rộng rãi

nhằm kiểm soát các trường hợp tăng, giảm lương mà không được thông qua Cáckhoản tiền lương, tiền thưởng phải có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

- Sổ sách kế toán về tiền lương:

Nhà quản lý có thể thiết lập ra một sơ đồ tài khoản hạch toán và các thủ tụcphân bổ chi phí nhân công Phải thống nhất một cách hợp lý giữa hệ thống bảngtính lương,bảng tổng hợp chi phí tiền lương,sổ nhật ký tiền lương và sổ cái

- Phân chia trách nhiệm:

Tách bạch giữa các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian lao động

và khối lượng lao động, lập bảng lương,thanh toán lương và ghi chép tiền lương

- Xây dựng các chính sách, định mức về lao động và tiền lương:

Có phương pháp quản lý chặt chẽ, thường xuyên đánh giá nhân viên và điềuchỉnh mức lương thích hợp

*Bước 6:Hành động:

Có quyết định đề ra những hành động thì bước tiếp theo là thực hiện hànhđộng đó Có những hành động thấy được kết quả nhanh chóng nhưng có nhữnghành động phải tiến hành trong một thời gian dài

*Bước 7:Tiếp tục đánh giá lại:

Công việc đánh giá lại là cầu nối giữa quá trình kiểm soát trước với quá trìnhsau,giúp cho quá trình kiểm soát được diễn ra liên tục

2.3.Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công:

*Bước 1:Triển khai các mục tiêu:

Mục tiêu cần đạt tới đối với chi phí sử dụng máy thi công:

-Tổng chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh không vượt quá tổng dựtoán chi phí sử dụng máy thi công

-Đảm bảo hiệu quả việc quản lý nguyên vật liệu, thời gian và năng suất hoạtđộng của máy

-Đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc được giao

-Chi phí sử dụng máy thi công phát sinh là có thật, được ghi chép đầy đủ,chính xác…phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

*Bước 2:Đo lường các kết quả:

Việc tính toán, phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho các đối tượng dựatrên cơ sở giá thành một giờ (ca) máy hoặc giá thành của một đơn vị khối lượngcông việc hoàn thành kết hợp với theo dõi một cách chi tiết máy thi công như : Sổchi tiết chi phí sử dụng máy thi công, Bảng tổng hợp tình hình sử dụng máy thicông, Bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công

*Bước 3:So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu:

Sau khi tập hợp được số liệu về chi phí sử dụng máy thi công phát sinh thực

tế, ta tiến hành so sánh với các mục tiêu đã được triển khai ở bước 1 Sau đó tiếnhành phân tích và tìm ra nguyên nhân chênh lệch

*Bước 4:Phân tích nguyên nhân chênh lệch.

Nguyên nhân của sự chênh lệch chi phí sử dụng máy thi công giữa thực tếvới kế hoạch dự toán là do sự thay đổi khối lượng công tác xây lắp thực hiện bằngmáy, của số ca máy thực hiện một đơn vị khối lượng xây lắp và của tổng một camáy

- Biến động của khối lượng công tác xây lắp

−

Tổng khốilượng côngtác XL thựchiện bằngmáy định mức

×

Số ca máythực hiện 1đơn vị khốilượng XLđịnh mức

×

Đơngiáđịnhmức 1

ca máy

Nguyên nhân của sự biến động của nhân tố khối lượng công tác xây lắp thựchiện bằng máy thường ít xảy ra bởi lẽ các doanh nghiệp xây lắp thường lập cácphương án tổ chức thi công trước khi khởi công công trình

- Biến động về số ca máy thực hiện một đơn vị khối lượng xây lắp:

×

Số ca máythực hiện

1 đơn vịkhối lượng

XL thực tế

−

Số ca máythực hiện 1đơn vị khốilượng XLđịnh mức

×

Đơngiáđịnhmức 1

ca máy

Việc tăng thời gian máy hoạt động để thực hiện một đơn vị khối lượng xâylắp chủ yếu do các nguyên nhân thuộc về kỹ thuật tổ chức thi công công trình,không tận dụng hết công suất máy móc do không đảm bảo đầy đủ vật liệu, nhiênliệu, thiếu công nhân vận hành máy, chất lượng máy móc thiết bị chưa cao

-Biến động về giá ca máy thi công:

×

Số ca máythực hiện 1đơn vị khốilượng XLthực tế

×

Đơngiáthực tế

1 camáy

−

Đơngiáđịnhmức 1

ca máy

Giá ca máy gồm 2 bộ phận:Chi phí quy ước cố định và chi phí quy ước biếnđổi.

Chi phí quy ước cố định gồm toàn bộ chi phí tạm thời (như chi phí sửa chữalớn máy thi công, lều lán xe máy, bệ máy, đường ray chạy máy) và phần khấu hao

cơ bản thuộc chi phí thường xuyên rất ít thay đổi trong quá trình sử dụng máy thicông do đó sử dụng máy tốt hay chưa tốt về thời gian và công suất máy hầu nhưkhông ảnh hưởng đến loại chi phí này

Chi phí quy ước biến đổi bao gồm phần còn lại của chi phí thường xuyên(như lương chính,lương phụ của công nhân điều khiển máy, phục vụ máy, chi phívật liệu, chi phí công cụ, dụng cụ, chi phí dịch vụ mua ngoài) biến đổi theo tìnhhình sử dụng thời gian và khả năng khai thác công suất máy của doanh nghiệp

*Bước 5:Xác định hành động quản lý thích hợp:

Đối với những đơn vị có đội máy thi công riêng thì máy thi công chính là tàisản của đơn vị do đó phải có kế hoạch toàn diện về tài sản cố định, bao gồm kếhoạch về đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn…cho một năm Kế hoạch này là cần thiết

và nó đảm bảo về cân đối năng lực sản xuất,tránh sự đầu tư lãng phí hoặc ngược lại,không đáp ứng yêu cầu xây lắp hoặc khả năng canh tranh trên thị trường

Phân chia trách nhiệm đối với các chức năng quản lý, vận hành máy, theo dõighi sổ, tính toán chi phí sử dụng máy thi công

Đầu kỳ kiểm kê tài sản cố định nói chung và máy thi công nói riêng để đánhgiá tình trạng kỹ thuật và có biện pháp bảo trì bảo dưỡng,điều chỉnh tỷ lệ khấu hao

*Bước 6:Hành động:

Sau khi hành động được xây dựng thì bước này triển khai những hành động

đó vào thực tế công tác xây lắp tại đơn vị

*Bước 7:Tiếp tục đánh giá lại:

Nhà quản lý phải xem xét mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích mang lạicủa những hành động để áp dụng chúng trong việc kiểm soát chi phí sử dụng máythi công trong những công trình tiếp theo

2.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung:

*Bước 1:Triển khai các mục tiêu:

Xác định mục tiêu của kiểm soát chi phí sản xuất chung:

-Chi phí thực tế phát sinh không vượt quá dự toán chi phí sản xuất chung-Thi công đúng tiến độ hợp đồng

-Chi phí phát sinh phản ánh kịp thời,chính xác,phù hợp với chuẩn mực vàchế độ kế toán hiện hành

*Bước 2:Đo lường các kết quả:

Chi phí sản xuất chung có liên quan đến công trình, hạng mục công trình nàothì phải hạch toán trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình đó Trường hợp chiphí sản xuất chung có liên quan đến nhiều công trình, hạng mục công trình đó thì kếtoán có thể áp dụng phương pháp phân bổ gián tiếp để phân bổ chi phí sản xuấtchung.

Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí sản xuất chung, bảng phân bổ tiền lương vàbảo hiểm xã hội, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phậnsản xuất xây lắp, để có được số liệu tổng hợp về chi phí sản xuất chung thực tế phátsinh

*Bước 3:So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu:

Tiến hành so sánh chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh và dự toán chi phísản xuất chung,kết quả là sẽ có sự chênh lệch

*Bước 4: Phân tích nguyên nhân chênh lệch:

Đối với chi phí sản xuất chung, khi phân tích rất khó phân biệt được mức độảnh hưởng của từng nhân tố

Do đó thường tiến hành phân tích theo tổng số chi phí và theo từng nhân tố

để đánh giá sự thay đổi tỷ trọng của từng khoản chi giữa thực tế so với dự toán.Việc phân chia các chi phí cấu thành trong khoản mục chi phí sản xuất chungthường được kết hợp với ba khoản mục chi phí trên

Phân tích chi phí sản xuất chung bị ảnh hưởng bởi hai nhân tố: giá cả tănglên và sự sử dụng lãng phí các yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất chung nhưnhân công,nguyên vật liệu, nhiên liệu

*Bước 5:Xác định hành động quản lý thích hợp:

Chi phí sản xuất chung là khoản mục chi phí bao gồm nhiều nội dung chi phínhư chi phí về vật liệu, chi phí quản lý nhân viên đội xây lắp, chi phí dụng cụ sảnxuất, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiềnkhác Do đó xác định hành động quản lý thích hợp để kiểm soát chi phí sản xuấtchung thường kết hợp các khoản mục phần hành khác

Đối với biến động về biến phí sản xuất chung, nhà quản lý cần có các biệnpháp tương tự như các hành động đã được trình bày trong bước 5 của quá trìnhkiểm soát chi phí nhân công trực tiếp và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Ngoài ra để quản lý chặt chẽ hơn các khoản chi phí phát sinh như chi phíứng tiền, dịch vụ mua ngoài phải có sự kiểm tra đối chiếu so sánh kết hợp với cáckhoản mục liên quan:chi phí bằng tiền với khoản mục tiền mặt, tiền gửi ngânhàng ,dịch vụ mua ngoài với các khoản phải trả người bán,tạm ứng

*Bước 6: Hành động:

Dựa vào những hành động đã được thiết lập, đây là bước thực hiện hànhđộng đó trong thực tế để kiểm soát chi phí sản xuất chung.

*Bước 7:Tiếp tục đánh giá lại:

Bước cuối cùng trong quy trình kiểm soát là đánh giá lại kết quả sau khi cáchành động nói trên đã phát sinh

Đây chính là việc kiểm tra sự đúng đắn của việc xác định hành động cầnthiết trước đây và cách thức tiến hành những hành động đó Bước cuối cùng nàylàm rõ sự liên kết giữa chu kỳ kiểm soát trước với chu kỳ sau Như vậy, việc đánhgiá liên tục này hòa vào việc phân tích tiến trình tiếp theo và xác định hành độngquản lý phù hợp sau đó

PHẦN II:

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY

DỰNG ĐIỆN VIỆT NAM

A- Khái quát chung về Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam

I-Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam

*Từ 2/1988 - 9/2002:

Công ty xây lắp điện 3 được thành lập theo quyết định số 174 NL/TCCBngày 22/02/1988 của Bộ trưởng Bộ Năng lượng (nay là Bộ Công nghiệp) trên cơ sởhợp nhất hai Công ty là Công ty Xây lắp đường dây và Trạm 3 và Công ty Xây lắpđường dây và Trạm 5

Năm 1994 đến 1997: là Công ty hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công tyđiện lực Việt Nam (nay là Tập đoàn điện lực Việt Nam)

Năm 1998, Tổng công ty xây dựng Công nghiệp Việt Nam được thành lậptheo Quyết định 90 TTg của Thủ tướng Chính phủ và Công ty xây lắp điện 3 là mộtCông ty thành viên thuộc Tổng Công ty xây dựng Công nghiệp Việt Nam Vốn điều

lệ của Tổng Công ty thời kỳ đó là: 8,377 tỷ đồng

*Từ tháng 10/2002 - 11/2005:

Theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 862/QĐ-TTg, ngày 30 tháng 9năm 2002 và quyết định số 46/2002/QĐ-BCN của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp,Công ty xây lắp điện 3 được tổ chức lại thành Công ty mẹ Nhà nước trực thuộc BộCông nghiệp thí điểm hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con

Thời kỳ này vốn điều lệ của công ty tăng lên 74,780 tỷ đồng Công ty đẩy mạnhhoạt động về Xây lắp điện, xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, sản xuấtcông nghiệp (cột điện thép, vật liệu xây dựng ), đầu tư phát triển du lịch dịch vụ vàđầu tư các dự án Nhà máy sản xuất kết cấu thép mạ kẽm nhúng nóng Bên cạnh đó,Công ty tập trung sắp xếp các đơn vị trực thuộc thành các công ty con là Công ty cổphần và Công ty TNHH một thành viên đồng thời chuyển các Công ty TNHH mộtthành viên thành các Công ty cổ phần

*Từ tháng 12/2005 đến nay:

Ngày 11/10/2005 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp đã có quyết định số 3309/QĐ vềviệc phê duyệt phương án và chuyển Công ty Xây lắp điện 3 (Công ty mẹ Nhà

nước) thành Tổng Công ty cổ phần Xây dựng điện Việt Nam Tổng Công ty hiệnđang đẩy mạnh hoạt động đầu tư các nhà máy thủy điện (thủy điện Khe Diên,EaKrông Hnăng,Đắcpring, Chaval ), các dự án kinh doanh cơ sở hạ tầng, kinhdoanh nhà, kinh doanh bất động sản và đầu tư phát triển du lịch dịch vụ đồng thờiTổng Công ty mở rộng phát triển lĩnh vực xây lắp các công trình hệ thống lưới điện,xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, sản xuất công nghiệp (cột điện thép,vật liệu xây dựng )

Vốn điều lệ của Tổng công ty từ tháng 11/2005 đến tháng 01 năm 2007 là

150 tỷ đồng và tăng lên 320 tỷ đồng vào tháng 02/2007

Tên giao dịch đối ngoại của Tổng công ty là:VIETNAM ELECTRICITYCONSTRUCTION JOINT-STOCK CORPORATION;viết tắt là “ VNECO ”

II-Chức năng, nhiệm vụ và phương hướng hoạt động trong thời gian tới của Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam

1.Chức năng, nhiệm vụ

- Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam trực thuộc Bộ Công Nghiệp,cóchức năng xây lắp các công trình hệ thống lưới điện, xây dựng các công trình côngnghiệp dân dụng, sản xuất công nghiệp (cột điện thép, vật liệu xây dựng ), kinh doanhnhà, kinh doanh bất động sản và đầu tư phát triển du lịch dịch vụ

- Nhiệm vụ cấp thiết mà Tổng công ty đang thực hiện là:

+Phát triển Tổng công ty cổ phần Xây dựng điện Việt Nam trở thành một tổchức sản xuất kinh doanh đa ngành,với các lĩnh vực chủ yếu: Xây dựng, sản xuấtcông nghiệp, đẩy mạnh hoạt động đầu tư với hai hướng trọng tâm là đầu tư kinhdoanh nhà máy điện độc lập, kinh doanh bất động sản và phát triển kinh doanh dịch

vụ - du lịch Phấn đấu mức tăng trưởng nhanh và bền vững cho cả tổ hợp Công ty

mẹ - con; hoàn thành nghĩa vụ đối với nhà nước; nâng cao mức cổ tức hàng nămcho các cổ đông, giải quyết việc làm, thường xuyên cải thiện điều kiện làm việc vàtăng thu nhập cho người lao động

+ Tiếp tục hoàn thiện một số cơ chế quản lý của Tổng công ty phù hợp vớitình hình và nhiệm vụ mới nhằm phát huy loại hình Công ty cổ phần trong tập hợp

mô hình Công ty mẹ - Công ty con cổ phần Tiếp tục thực hiện 3 chương trình lớncủa Tổng công ty đề ra: Chương trình hiện đại hoá doanh nghiệp, Chương trìnhnâng cao chất lượng công trình và sản phẩm hàng hoá, dịch vụ; Chương trình thựchiện tiết kiệm và chống lãng phí

2.Phương hướng thực hiện

Đẩy mạnh công tác tiếp thị, đấu thầu trên cả 3 lĩnh vực: Xây lắp, Sản xuấtcông nghiệp; Dịch vụ - Du lịch, để tăng doanh thu và hiệu quả sản xuất kinh doanh

trong năm 2007 và những năm tiếp theo, đảm bảo đời sống ổn định cho người laođộng Phát triển thị trường xây lắp điện, sản xuất kết cấu thép mạ kẽm ra các nướctrong khu vực, xúc tiến mạnh mẽ kinh doanh du lịch và lữ hành quốc tế; chuẩn bị đểbước vào thị trường kinh doanh điện năng

Tiến hành phát hành thêm cổ phiếu để nâng vốn điều lệ của Tổng công tynhằm đáp ứng hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là đáp ứng nhu cầu nguồnvốn để đầu tư các dự án thuỷ điện, dự án cở sở hạ tầng Xúc tiến để đưa cổ phiếucủa Tổng Công ty và một số Công ty thành viên lên sàn giao dịch chứng khoán,nhằm tạo kênh huy động vốn chủ yếu cho cả tổ hợp trong hoạt động sản xuất kinhdoanh

Tiếp tục công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ công nhânviên; tiếp tục hoàn chỉnh một số quy chế hoạt động trên một số lĩnh vực phù hợpvới loại hình Công ty mẹ - Công ty con cổ phần

Có kế hoạch huy động vốn từ các nguồn vốn đóng góp của các đối tác, củacác tổ chức tín dụng để tiếp tục thực hiện đầu tư dự án từ năm 2006 trở về trướcchuyển sang: Green Plaza Đà Nẵng; triển khai thi công các dự án: Nhà máy thuỷđiện Đắcpring, Chaval, A Roàng, Khu du lịch Lăng Cô, xúc tiến đầu tư dự án thủyđiện Sông Bung 3

Tiếp tục đầu tư trang thiết bị xe máy, dụng cụ thi công chuyên ngành xây lắpđường dây và trạm, xây dựng công trình thuỷ điện, cơ sở hạ tầng nhằm nâng cao tỷ

lệ cơ giới hoá trong thi công, xây dựng Tổng công ty trở thành 1 đơn vị hàng đầutrong lĩnh vực xây lắp hệ thống lưới điện và phát triển mạnh lĩnh vực xây lắp thuỷđiện, xây dựng dân dụng và công nghiệp

Thực hành tiết kiệm trong sản xuất, tiêu dùng nhằm nâng cao hiệu quảSXKD của Tổng công ty; Củng cố khối đoàn kết từ Tổng công ty đến các đơn vịthành viên, nỗ lực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch 2007 đạt tốc độ tăngtrưởng bình quân của Tổng công ty đạt trên 17%/năm, đạt mức cổ tức bình quântrên 15%/ năm

Nâng cao khả năng cạnh tranh, phát huy tối đa hiệu quả nguồn lực hiện có,đồng thời tranh thủ các nguồn lực từ bên ngoài ( như liên doanh góp vốn ), sửdụng mọi nguồn vốn cho đầu tư phát triển, đủ sức để cạnh tranh trong bối cảnhnước ta đã trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại quốc tế (WTO).Nghiên cứu để sớm hình thành Công ty đầu tư và dịch vụ tài chính trong tổ hợpVNECO

III - Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam

1.Phạm vi lĩnh vực hoạt động của Tổng Công ty

- Xây lắp các công trình hệ thống lưới điện và trạm biến áp điện đến 500KV,các công trình nguồn điện, công trình công nghiệp và dân dụng, công trình giaothông thuỷ lợi, văn hoá, thể thao, sân bay, bến cảng

- Thiết kế, chế tạo kết cấu thép, các sản phẩm cơ khí và mạ kẽm

- Sản xuất các chủng loại vật tư, thiết bị, phụ kiện điện, cột điện bê tông lytâm và các sản phẩm bê tông khác; sản xuất, kinh doanh các chủng loại vật liệu xâydựng; kinh doanh các mặt hàng trang trí nội ngoại thất, kinh doanh bất động sản,dịch vụ nhà đất; kinh doanh xăng dầu

- Sản xuất và kinh doanh điện

- Thí nghiệm, hiệu chỉnh xác định chỉ tiêu kỹ thuật các thiết bị điện, các côngtrình điện

- Tư vấn đầu tư, tư vấn xây dựng, bao gồm lập và thẩm định các dự án đầutư; khảo sát đo đạc, thiết kế quy hoạch, thiết kế công trình; tư vấn quản lý dự án; tưvấn đấu thầu và hợp đồng kinh tế; tư vấn mua sắm vật tư, thiết bị, công nghệ

- Kinh doanh xuất nhập khẩu: vật tư thiết bị điện, vật liệu xây dựng, thiết bịphương tiện vận tải, xe máy thi công; dây chuyền công nghệ và thiết bị công nghiệpkhác

- Đào tạo công nhân kỹ thuật, chuyên gia, cán bộ quản lý phục vụ cho nhucầu phát triển của doanh nghiệp

- Đầu tư nhà máy điện độc lập

- Kinh doanh phát triển nhà và hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khuchế xuất,khu công nghệ cao, khu kinh tế mới, khu du lịch sinh thái

- Đầu tư tài chính

- Khai thác, chế biến, kinh doanh khoáng sản

- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng và các dịch vụ du lịch, thể thao, vui chơigiải trí

- Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế

- Kinh doanh vận tải hàng hoá, kinh doanh vận tải khách (đường thủy, đườngbộ) theo hợp đồng

- Kinh doanh sửa chữa xe máy thi công và phương tiện vận tải

- Kinh doanh lắp đặt thiết bị điện, điện tử, viễn thông, điện gia dụng

- Kinh doanh thiết bị văn phòng, thiết bị vệ sinh

- Kinh doanh bánh kẹo, rượu, bia, thuốc lá điếu sản xuất trong nước; hóa mỹphẩm;kinh doanh các mặt hàng nông, lâm sản, thực phẩm, hàng thủ công mỹ nghệ,sản phẩm bằng gỗ; kinh doanh đồ dùng cá nhân, gia đình

- Cho thuê văn phòng, mặt bằng kinh doanh

- Kinh doanh các nghành nghề khác phù hợp với quy định của Pháp luật

2.Quy trình sản xuất các sản phẩm

* Quy trình sản xuất sản phẩm xây lắp:

Sau khi hoàn thành giải phóng mặt bằng, Tổng Công ty tiến hành làm đường

để vận chuyển vật liệu, vật tư thi công tới những địa điểm xây dựng chưa có đường

vào Sau đó tiến hành xác định vị trí móng/mặt bằng trạm so với hồ sơ thiết kế; xây

dựng lán trại cho công nhân, lán trại tập kết, bảo quản vật tư, vật liệu Căn cứ hồ sơ

thiết kế móng, tiến hành đào đất hố móng, san lấp mặt bằng Tiếp theo gia công cốt

thép móng, sau đó dựng, buộc cốt thép theo đúng bản vẽ thiết kế Tiến hành trộn bê

tông bằng máy Tuân thủ các quy định kỹ thuật về công tác bê tông Sau khi đã bảo

dưỡng bê tông đúng thời gian quy định, tiến hành lấp, đầm đất theo đúng dung lượng

thiết kế Tiếp theo lắp dựng trụ/thiết bị bằng phương pháp thủ công kết hợp cơ giới và

rãi căng dây/lắp Trong quá trình căng dây/ lắp đặt thiết bị cần đặc biệt quan tâm đến

công tác an toàn Cuối cùng lập đầy đủ các hồ sơ kỹ thuật, chất lượng công trình, trình

hội đồng nghiệm thu phê duyệt

* Quy trình sản xuất sản phẩm công nghiệp:

- Quy trình sản xuất cột thép mạ kẽm nóng:

- Quy trình sản xuất cột bê tông ly tâm:

IV- Tổ chức quản lý tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam

1.Tổ chức bộ máy quản lý

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Tổng công ty:

Gia công

cơ khí sau gia công cơ khíKiểm tra chi tiết móng các chi tiếtMạ kẽm nhúng

Đóng kiện,bàn giao sản phẩm

Giải phóng

mặt bằng Làm đường công vụ Trắc đạc Xây dựng láng trại Đào móng,san lấp mặt bằng đặt cốt thépGia công

Nghiệm thu

bàn giao Lắp đặt thiết bị TBA trụ/thiết bịLắp dựng Lắp đặt tiếp địa đầm đấtLấp Đổ bê tông móng

Chế tạo vữa bê

tông

Chế tạo khung

Tạo hình sản phẩm

Ghi chú: Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

2.Chức năng nhiệm vụ các bộ phận

* Văn Phòng Tổng Công ty

Văn Phòng Tổng Công ty là đầu mối giải quyết các công việc về lĩnh vựchành chính, quản trị của Tổng Công ty và có nhiệm vụ chủ yếu: Xây dựng và theodõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Tổng Giám đốc; Tổchức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan TổngCông ty theo quy định của pháp luật;quản lý hoạt động thông tin, liên lạc; tổng hợpthi đua, khen thưởng; quản lý hệ thống mạng máy tính Tổng Công ty và lập chươngtrình khai thác ứng dụng máy tính phục vụ hoạt động SXKD; quản lý sử dụng condấu; Tổ chức và phục vụ các hội nghị, cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Lãnh đạoTổng Công ty; Quản lý tài sản của cơ quan Tổng Công ty, bao gồm cơ sở vật chất,nhà cửa, trang thiết bị văn phòng của cơ quan Tổng Công ty và các lĩnh vực côngtác khác có liên quan

* Phòng Tổ chức Nhân sự và Đào tạo:

Đại hội đồng cổ đông

Phòng Tổ chức nhân sự và đào tạo là đầu mối giải quyết các công việc vềlĩnh vực công tác tổ chức, nhân sự, đào tạo, tiền lương, chế độ chính sách đối vớingười lao động, công tác thanh tra, tự vệ và có nhiệm vụ chủ yếu: Chủ trì xây dựngphương án cơ cấu tổ chức quản lý của Tổng công ty, quy định chức năng, nhiệm vụ,biên chế của các phòng ban, chi nhánh, đơn vị trực thuộc; phương án thành lập, chiatách, sáp nhập, hợp nhất; công tác nhân sự, quản lý lao động, công tác tiền lương,chế độ chính sách về lao động và các chế độ chính sách đối với người lao động;công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên; chủ trì xây dựng một số Quychế quản trị điều hành của Tổng công ty; thực hiện công tác thanh tra, quân sự, tự

vệ của Tổng Công ty theo quy định của pháp luật và các lĩnh vực công tác khác cóliên quan

* Phòng Tài chính Kế toán:

Phòng Tài chính Kế toán là đầu mối giải quyết các lĩnh vực công tác tàichính, kế toán, tổ chức hệ thống kế toán và có nhiệm vụ chủ yếu: Quản lý, theo dõi,hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ về tài chính, kế toán và quản lý tàisản; lập kế hoạch tài chính hàng năm, kế hoạch vốn phục vụ hoạt động SXKD và

cơ cấu nguồn vốn cho các dự án đầu tư, vốn cho hoạt động thi công xây dựng cáccông trình; đề xuất phương án huy động vốn; tổng hợp chi phí sản xuất, phân tíchhoạt động tài chính, xác định kết quả sản xuất kinh doanh, phương án trích lập cácquỹ; đề xuất các biện pháp tháo gỡ khó khăn, chấn chỉnh công tác quản lý, nâng caohiệu quả hoạt động của Tổng Công ty và các công tác khác có liên quan

* Phòng Kỹ thuật Vật tư:

Phòng Kỹ thuật Vật tư là đầu mối giải quyết các lĩnh vực công tác kỹ thuậtthi công các công trình điện, công trình công nghiệp và dân dụng, nghiên cứu ứngdụng khoa học công nghệ, chất lượng sản phẩm, sở hữu công nghiệp; kỹ thuật antoàn và vật tư - thiết bị, xe máy thi công và có nhiệm vụ chủ yếu: Xây dựng và tổ

chức thực hiện phương án tổ chức thi công các công trình nguồn điện, lưới điện, cáccông trình công nghiệp và dân dụng; biên soạn, tổ chức thực hiện các quy trình,quyphạm, tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, kỹ thuật an toàn trong Tổng côngty; tổ chức thực hiện các chương trình nghiên cứu ứng dụng khoa học, phát triểncông nghệ sáng kiến cải tiến kỹ thuật; chủ trì xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn sản phẩm; xây dựng biện pháp về việc bảo đảm an toàn sản xuất, an toànlao động; chủ trì tổ chức thực hiện công tác nghiệm thu, lập đầy đủ hồ sơ nghiệmthu và lập hồ sơ nghiệm thu công trình, hồ sơ hoàn công công trình; quản lý theodõi, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000; cung ứng vật tưnguyên liệu phục vụ sản xuất và các công tác khác có liên quan.

* Đội thi công công trình:

Đội thi công công trình chịu sự chỉ đạo của Ban giám đốc công ty, thực hiệncác nhiệm vụ xây lắp được giao, chịu trách nhiệm về công tác thi công công trìnhđúng tiến độ được giao

* Phòng Kinh tế Đối ngoại:

Phòng Kinh tế đối ngoại là đầu mối giải quyết công việc về lĩnh vực công tácđối ngoại, hợp tác kinh tế của Tổng Công ty và có nhiệm vụ chủ yếu: Lập kế hoạchcông tác hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết kinh tế với các đối tác trong nước vànước ngoài; thu thập, cung cấp thông tin trong nuớc và nước ngoài, phân tích đánhgiá phục vụ cho việc lựa chọn đối tác hợp tác đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinhdoanh; công tác tìm nguồn vốn hỗ trợ các dự án đầu tư; chuẩn bị nội dung,chươngtrình cho lãnh đạo Tổng Công ty trong các cuộc tiếp xúc, làm việc với các cơ quan,

tổ chức nước ngoài; hoạt động xây dựng và phát triển thương hiệu của Tổng Công

ty và các công tác khác có liên quan

* Ban Quản lý các dự án đầu tư :

Ban Quản lý các dự án đầu tư là đầu mối giải quyết lĩnh vực quản lý các dự

án đầu tư, công tác đền bù, giải phóng mặt trong thi công và có nhiệm vụ chủ yếu:Lập hồ sơ thủ tục về các dự án đầu tư phát triển của Tổng Công ty; theo dõi, kiểmtra, giám sát trong quá trình triển khai thực hiện các dự án đầu tư; nghiệm thu khốilượng, lập hồ sơ hoàn công thuộc các dự án do Tổng Công ty làm chủ đầu tư; Chủtrì công tác đấu thầu, chọn thầu hoặc chỉ định thầu tư vấn, thi công xây dựng,cungcấp vật tư, thiết bị cho các dự án do Tổng Công ty làm chủ đầu tư; lập hồ sơ thanhquyết toán các hợp đồng kinh tế của các dự án đầu tư; xây dựng các văn bản quản lýthuộc lĩnh vực quản lý các dự án đầu tư; thực hiện công tác đền bù và giải phóngmặt trong thi công đối với các dự án do Tổng Công ty đầu tư và các công trình mà

Tổng Công ty ký kết hợp đồng với các chủ đầu tư và các lĩnh vực công tác khác cóliên quan.

V- Tổ chức kế toán tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam

1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam

*Mô hình tổ chức kế toán tại Tổng công ty:

Ghi chú: Quan hệ trực tuyến

quỹ thanh toánKế toán công nợKế toán ngân hàngKế toán Kế toán chi phí tổng hợpKế toán

*Kế toán tài sản cố định:

Trực tiếp theo dõi toàn bộ tài sản của Tổng công ty, mở sổ theo dõi, quản lý

hồ sơ, chứng từ tăng giảm và tính khấu hao theo quy định

*Kế toán thanh toán:

Theo dõi các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt, các khoản tạm ứng, phụ tráchcông việc tiền lương, thưởng, bảo hiểm xã hội và các chi phí khác

*Kế toán chi phí:

Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh chi phí, giám sát tình hình thực hiệnchi phí ở Tổng công ty

*Kế toán các công ty thành viên:

Thực hiện công tác kế toán tại đơn vị theo đúng quy định của Bộ tài chính vàtheo chỉ đạo của Tổng công ty, định kỳ có trách nhiệm gửi báo cáo với Tổng công

ty để làm báo cáo tài chính tổng hợp toàn công ty

*Kế toán đội thi công:

Chịu trách nhiệm về quản lý vật tư,tiền lương của đội mình, tổng hợp chứng

từ hàng tháng mang về Tổng công ty để tổng hợp số liệu và ghi chép sổ sách

3.Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam

Tổng công ty áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”, trình tự ghi nhưsau:

- Hàng ngày, căn cứ vào Chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc cùngloại, kế toán tổng hợp sẽ lập Chứng từ ghi sổ, đồng thời kế toán chi tiết sẽ căn cứvào sổ, thẻ kế toán chi tiết, thủ quỹ ghi vào quỹ Sau khi lập chứng từ ghi sổ, kếtoán tổng hợp đăng ký số tiền phát sinh vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, đồng thờighi Sổ cái

- Định kỳ, căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết, kế toánthực hiện kiểm tra việc ghi chép

- Cuối kỳ, kế toán tổng hợp dựa vào số liệu trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chitiết lập Bảng cân đối tài khoản và Báo cáo kế toán

* Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ được phản ánh theo sơ đồ sau:

Ghi vào cuối kỳ Kiểm tra, đối chiếu

B - Thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty cổ phần xây dựng điện Việt Nam

Căn cứ vào các hợp đồng xây dựng được ký kết giữa Tổng công ty và chủđầu tư, Tổng công ty tiến hành hoạt động thi công xây lắp trên các công trình đãđược xác định Công việc trước tiên rất cần thiết là công tác chuẩn bị như: tổ chứccung ứng vật tư, tổ chức lao động, bố trí máy móc thiết bị thi công, san lấp mặtbằng, làm các công trình tạm…Công việc chuẩn bị hoàn thành sẽ được bộ phậnquản lý tiến hành kiểm tra, đây là giai đoạn kiểm soát ban đầu mà Tổng công tythực hiện

Chứng từ gốc

Chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Sổ quỹ

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế toán

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Hoạt động thi công xây lắp sau đó sẽ được triển khai thực hiện theo một trình

tự đã được nghiên cứu qua các bản vẽ thiết kế, dự toán chi phí cho phòng Kinh tế kếhoạch và phòng Kỹ thuật vật tư lập ra nhằm phối hợp tốt nhất các yếu tố sản xuấtđảm bảo cho quá trình thi công xây lắp diễn ra một cách thuận lợi và tiết kiệm nhất

Xuyên suốt quá trình từ lúc chuẩn bị các yếu tố ban đầu, tiến hành thi côngxây lắp cho đến lúc công trình hoàn thành bàn giao thì nhiều khoản chi phí sẽ phátsinh Do đó đòi hỏi bộ phận quản lý phải có sự kiểm soát xuyên suốt, chặt chẽ đểđảm bảo chi phí phát sinh là đúng thực tế Việc thực hiện kiểm soát các khoản chiphí này được tiến hành theo các khoản mục cụ thể và được kiểm soát dưới hai hìnhthức: Kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán

I- Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

1 Kiểm soát tổ chức

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ lệ lớn trên tổng giá thành của mọicông trình xây lắp Do đó nếu nhà quản lý sơ hở trong quá trình kiểm soát chi phí sẽhình thành nhiều khoản chi phí không hợp lý, giá thành công trình xây lắp tăngthêm, lợi nhuận mang lại cho công ty bị giảm xuống Bên cạnh đó, chất lượng côngtrình xây lắp không đảm bảo, không an toàn cho việc sử dụng lâu dài, chắc chắncông ty sẽ không đủ sức cạnh tranh với các công ty khác, không tạo được uy tín vàniềm tin đối với nhà đầu tư Với mục đích cần thiết đó, vấn đề đặt ra cho các nhàquản lý là làm thế nào để kiểm soát thật tốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Thôngqua việc kiểm soát vật chất và nhân sự ở các khâu: thu mua vật tư, nhập tồn kho vật

tư, bảo quản vật tư, sử dụng vật tư trên công trình

Thực tế tại Tổng công ty, vật tư được mua về dùng cho thi công công trìnhdưới hai hình thức:

+ Vật tư do Tổng công ty trực tiếp mua và đưa về kho cất trữ, khi có nhu cầuthì các đội đề xuất dùng

+ Vật tư do các đội tự đi mua và đưa về kho tạm tại công trình đang thi côngcất trữ, bảo quản phục vụ thi công công trình

1.1 Vật tư do Tổng công ty mua

- Khâu thu mua vật tư:

Tổng công ty giao cho phòng Kỹ thuật vật tư đảm trách công việc này, căn

cứ vào lượng vật tư dự tính sử dụng phục vụ thi công công trình trong một khoảngthời gian nhất định nào đó và sức chứa của các kho, phòng Kỹ thuật vật tư sẽ lậpgiấy đề nghị mua vật tư trình lên Tổng giám đốc ký duyệt, sau đó cử nhân viên thựchiện mua vật tư

Ở khâu này nếu nhân viên mua vật tư không năng động, nhạy bén thì rất cóthể sẽ mua vật tư với đơn giá mua cao hơn, chất lượng chủng loại không đảm bảo,chi phí vận chuyển bốc dỡ gia tăng không hợp lý.

-Khâu nhập vật tư:

Sau khi vật tư được mua chuyển về kho thì thủ kho kiểm nhận và tiến hànhcho nhập kho đủ số lượng ghi trên hóa đơn, sau đó ghi vào phiếu nhập kho vàchuyển về phòng kế toán một liên lưu trữ làm chứng từ Mọi trường hợp mất mát,

hư hỏng vật tư đều do thủ kho chịu trách nhiệm

-Khâu xuất vật tư:

Ở công trình khi hoàn thành nhu cầu thì đội trưởng lập giấy đề nghị xuất vật

tư trình lên phòng Kỹ thuật vật tư ký duyệt Sau khi được trưởng phòng Kỹ thuậtvật tư ký duyệt sẽ chuyển cho thủ kho Thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho dựa trên sốlượng vật tư được duyệt và tiến hành cho xuất vật tư

Thủ kho phải kiểm tra phiếu đề nghị xuất vật tư có đầy đủ chữ ký của Tổnggiám đốc, trưởng phòng Kỹ thuật vật tư thì mới cho xuất Nếu có trường hợp gianlận, sai sót xảy ra thì thủ kho phải hoàn toàn chịu trách nhiệm

-Khâu sử dụng vật tư:

Khi vật tư được xuất ra khỏi kho thì được quản lý bởi đôi trưởng đội thicông Các đội trưởng, tổ trưởng sẽ trực tiếp chỉ đạo công nhân pha trộn vật tư chophù hợp Căn cứ vào khối lượng xây lắp hoàn thành, phòng Kỹ thuật vật tư sẽ tính

ra số lượng vật tư thực tế sử dụng là bao nhiêu đồng thời báo cáo lại cho các bộphận liên quan để kiểm tra, đánh giá việc sử dụng vật tư có đúng với số lượng xuất

ra hay không, số lượng vật tư còn trên công trường là bao nhiêu Qua đó tập hợpvào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng hạng mục công trình một cách đầy

đủ, chính xác

Ở khâu này mọi vấn đề sơ suất thất thoát vật tư làm tăng chi phí nguyên vậtliệu trực tiếp do ban quản lý chịu trách nhiệm Nếu trong quá trình kiểm soát, giámsát công trình, các đội trưởng chủ quan sơ hở sẽ dễ dàng xảy ra trường hợp mất mát,pha trộn vật tư không đúng định mức, kỹ thuật, sử dụng vật tư lãng phí

-Khâu bảo quản, dự trữ vật tư:

Đối với vật tư phục vụ công trình, Tổng công ty thường không để tồn khoquá nhiều mà khi nào có nhu cầu thì mới mua về nhập kho nhằm giảm bớt chi phítồn kho, bảo quản, tránh tình trạng vật tư kém chất lượng do bảo quản không tốthoặc do tồn kho quá lâu, đồng thời tránh tình trạng ứ đọng vốn Tuy nhiên, đối vớimột số vật tư chủ yếu như: sắt, thép, xi măng…thì phải mua và dự trữ đầy đủ, đápứng kịp thời quá trình thi công

Kiểm tra việc bảo quản, dự trữ vật tư tại các kho là yêu cầu cần thiết đối vớiban quản lý công ty Thông thường định kỳ sáu tháng, Tổng công ty sẽ lập ban kiểm

kê xuống kho đột xuất nhằm kiểm tra,đánh giá vật tư, so sánh với sổ sách kế toán.Nếu phát hiện thừa, thiếu Tổng công ty sẽ tìm nguyên nhân và quy trách nhiệm chonhững đối tượng liên quan, đồng thời có biện pháp tích cực hơn trong việc bảo quảnvật tư, tránh trường hợp lạm dụng, sử dụng không đúng mục đích

BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO

Tổ kiểm kê Kế toán trưởng Tổng giám đốc

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

1.2 Vật tư do đội tự mua

- Tổng công ty quy định việc mua vật tư ở trường hợp này phải có sự đồng ýcủa phòng Kỹ thuật vật tư Khi phát sinh nhu cầu, các đội thi công lập “Giấy đềnghị mua vật tư” trình lên phòng Kỹ thuật vật tư ký duyệt theo số lượng cần thiết,sau đó viết “Giấy đề nghị tạm ứng” tiền mua vật tư trình lên phòng Tài chính Kếtoán Phòng Tài chính Kế toán căn cứ vào “Giấy đề nghị mua vật tư” đã được duyệt

và “Giấy đề nghị tạm ứng” tiền mua vật tư của đội sẽ xét duyệt cho tạm ứng, sau đómới tiến hành thu mua và chuyển thẳng về công trình phục vụ thi công hoặc nhập ởkho tạm

- Trường hợp này tương đối phức tạp trong việc quản lý chất lượng và sốlượng vật tư Do đó Tổng công ty thực hiện việc kiểm tra giám sát chặt chẽ thôngqua ban quản lý công trình phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Tổngcông ty Định kỳ, kế toán ở các đội tập hợp chứng từ gửi về phòng kế toán để hoàn

chứng từ Kế toán trưởng đối chiếu kiểm tra xem việc hạch toán chi phí đã đúngchưa, nếu có sai sót thì sửa chữa kịp thời.

2 Kiểm soát kế toán

Đây là quá trình kiểm soát việc luân chuyển chứng từ về các nghiệp vụ phátsinh liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và việc hạch toán, ghi chép vào

sổ sách kế toán có liên quan

2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp củaTổng công ty được phản ánh ban đầu qua hệ thống các chứng từ kế toán về nguyênvật liệu gồm: Hợp đồng mua sắm, Hóa đơn mua hàng, Hóa đơn Giá trị gia tăng,Hóa đơn chi phí (vận chuyển, lưu kho bãi…), Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biênbản giao nhận và kiểm tra, Giấy đề nghị xuất vật tư…

2.2 Tổ chức tài khoản và sổ kế toán

* Tổ chức tài khoản kế toán

Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Tổng công ty sử dụng tàikhoản 621, có phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệthống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh,phù hợp với những quy định thống nhất do Bộ Tài chính ban hành và đặc điểm sảnxuất kinh doanh của đơn vị

- Kết cấu Tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp:

Bên Nợ: + Phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trực tiếp choviệc xây lắp các công trình, hạng mục công trình

Bên Có: + Giá trị nguyên liệu, vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho

+ Kết chuyển hoặc phân bổ chi phí nguyên liệu, vật liệu trựctiếp thực tế sử dụng cho sản xuất kinh doanh để tính giá thành sản phẩm xây lắphoàn thành trong kỳ

Tài khoản 621 không có số dư cuối kỳ

* Tổ chức sổ kế toán

Hệ thống sổ kế toán về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tổ chức thànhhai bộ phận là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, phù hợp với hình thức ghi

sổ kế toán tại Tổng công ty và theo đúng quy định của Bộ Tài chính

2.3 Tổ chức quá trình ghi chép

Để đảm bảo quá trình thi công được diễn ra liên tục, thực hiện đúng tiến độthi công công trình, việc cung ứng vật tư do phòng Kỹ thuật vật tư thực hiện Khimua vật tư phải có đầy đủ các chứng từ: Hóa đơn GTGT, Phiếu yêu cầu nhập vật tư

với đầy đủ chữ ký của Tổng giám đốc, trưởng phòng Kỹ thuật vật tư , kế toán vậttư.

Trường hợp địa điểm thi công nằm cách xa kho của công ty thì để giảm chiphí vận chuyển, vật tư được nhập ở kho của đội thi công công trình tại nơi thi công(kho tạm) Khi vật tư được chuyển đến, phụ trách phòng Kỹ thuật vật tư phải cóđầy đủ các chứng từ như Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu thu mua…căn

cứ vào đó kế toán sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho và thủ kho sẽ ghi theo đúng sốlượng thực nhập

Khi có nhu cầu vật tư cho công trình, căn cứ Giấy đề nghị xuất vật tư đãđược ký duyệt, phụ trách phòng Kỹ thuật vật tư lập Phiếu xuất kho, thủ kho phảnánh số lượng thực xuất và tiến hành xuất vật tư

Khi nhận được chứng từ liên quan, kế toán tổng hợp sẽ tính chi phí nguyênvật liệu phân bổ cho từng công trình và lập Bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệutrực tiếp cho công trình thi công

GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ

Họ và tên: Nguyễn Thị Thanh Hương

Bộ phận công tác: phòng Kỹ thuật vật tư

Lý do xuất:Xây lắp đường dây 220Kv trạm 5 – Quảng Nam (đoạn từ G33-G50)

Tên vật tư Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 15 tháng 10 năm 2007

Họ và tên: Nguyễn Thị Thanh Hương

Bộ phận công tác: Phòng Kỹ thuật vật tư

Lý do xuất: Xây lắp đường dây 220Kv trạm 5 – Quảng Nam (đoạn từ G33-G50)

Đvt:đồng

Stt Tên vật tư Đvt

Số lượng Đơn

giá Thành tiềnYêu cầu Thực xuất

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

CHỨNG TỪ GHI SỔ số:…

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP

Xuất Sứ cách điện

Tổng cộng Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)