Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại xí nghiệp đầu máy đà nẵng

Theo đó,yêu cầu về việc thiết lập một hệ thống Kiểm soát nội bộ đã được đặt ra nhằm giúp nhà quản lý kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của đơn vị mình, trong đó công tác kiểm soát quá trì

MỤC LỤC



Phần I:CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ

TRONG DOANH NGHIỆP

I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KSNB TRONG DN 1

1 Khái niệm, mục tiêu, và bản chất của hệ thống KSNB 1

1.1 Khái niệm 1

1.2 Mục tiêu 2

1.3 Bản chất của kiểm soát 3

2 Sự cần thiết của hoạt động kiểm soát 3

3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 4

3.1 Môi trường kiểm soát 5

3.1.1 Môi trường bên trong 5

3.1.2 Môi trường bên ngoài 8

3.2 Hệ thống kế toán 8

3.2.1 Lập chứng từ 9

3.2.2 Ghi chép sổ sách kế toán 9

3.2.3 Lập báo cáo tài chính 9

3.3 Các thủ tục kiểm soát 10

3.4 Bộ phận Kiểm toán nội bộ 12

II NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TRONG DOANH NGHIỆP 12

1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại chi phí 12

1.1 Khái niệm 12

1.2 Đặc điểm của chi phí sản xuất vận tải 13

1.3 Phân loại chi phí sản xuất vận tải 13

2 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ Kiểm soát nội bộ Chi phí 16

2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu 16

2.2 Tổ chức tài khoản và sổ sách kế toán 16

2.2.1 Tổ chức tài khoản 16

2.2.2 Sổ sách kế toán 17

2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo về chi phí 18

2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo về chi phí 18

3 Các thủ tục kiểm soát đối với chi phí trong Doanh nghiệp 18

3.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu 19

3.1.1 Mục đích kiểm soát 19

3.1.2 Tổ chức hệ thống chứng từ và sổ kế toán nguyên vật liệu 19

3.1.3 Các bộ phận tham gia trong công tác kiểm soát chi phí NVL 20

3.1.4 Thủ tục kiểm soát chi phí Nguyên vật liệu 21

3.2 Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương 22

3.2.1 Kiểm soát chi phí tiền lương 22

3.2.2 Kiểm soát các khoản trích theo lương 24

3.3 Kiểm soát chi phí khấu hao Tài sản cố định 24

3.3.1 Mục đích của việc kiểm soát chi phí khấu hao 24

3.2.2 Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ 24

3.4 Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền 25

3.4.1 Mục đích kiểm soát chi phí 25

3.4.2 Thủ tục kiểm soát 25

Phần II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG A KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG I ĐẶC ĐIỂM CHUNG TẠI XNĐM ĐN: 26

1 Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng 26

2 Chức năng và nhiệm vụ của XNĐMĐN: 27

II ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SXKD TẠI XÍ NGHIỆP 27

1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 27

2 Tổ chức sản xuất ở xí nghiệp Đầu máy Đà Nẵng 28

III ĐẶC ĐIỂM TỔCHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA XNĐMĐN 1 Sơ dồ tổ chức bộ máy quản lý tại XNĐMĐN 29

2 Chức năng và quyền hạn của từng bộ phận trong XNĐMĐN 30

IV.TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI XNĐMĐN 31

1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 32

2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phần hành 32

3 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng 33

B THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG I ĐẶC ĐIỂM, PHÂN LOẠI CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG 35

1 Đặc điểm chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng 35

2 Phân loại chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng 35

II GIỚI THIỆU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY

ĐÀ NẴNG 35

1 Môi trường kiểm soát 35

1.1 Môi trường bên trong 35

1.2 Môi trường bên ngoài 37

2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho kiểm soát chi phí tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng 38

2.1 Tổ chức chứng từ ban đầu liên quan đến chi phí sản xuất vận tải 38

2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán chi phí 39

2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo về chi phí sản xuất vận tải 41

3 Các quy định, quy chế kiểm soát chi phí sản xuất vận tải 41

III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG 43

1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng, CCDC 43

1.1 Kiểm soát quá trình mua và nhập kho Nguyên vật liệu 44

1.2 Kiểm soát khâu xuất kho sản xuất 45

1.3 Kiểm soát khâu sử dụng vật tư 45

1.4 Kiểm soát khâu bảo quản vật tư 45

1.5 Kiểm soát công tác phân bổ chi phí CCDC 48

1.6 Kiểm soát trong khâu hạch toán Chi phí NVL 49

2 Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương 56

2.1 Kiểm soát quá trình tuyển dụng 57

2.2 Kiểm soát quá trình tác nghiệp của nhân viên 57

2.2 Kiểm soát khâu tổ chức thực hiện 58

2.4 Kiểm soát khâu hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 59

2.4.1 Cách tính lương và kỳ trả lương 59

2.4.2 Kiểm soát các khoản trích theo lương 62

3 Kiểm soát chi phí khấu hao tài sản cố định 64

4 Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác 67

Phần III: MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG I NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG 69

1 Ưu điểm 69

1.1 Về môi trường kiểm soát tại XNĐMĐN 69

1.2 Về hệ thống thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát chi phí 69

1.3 Về công tác kiểm soát chi phí sản xuất vận tải 69

2 Hạn chế 70

2.1 Về môi trường kiểm soát của Xí nghiệp 70

2.2 Về công tác tổ chức hệ thống kế toán 71

2.3 Về thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất vận tải 72

II MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TẠI XÍ NGHIỆP 74

1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 74

1.1 Phát huy tối đa năng lực tiềm ẩn của Người lao động 74

1.2 Cải tiến, xây dựng định mức mới phục vụ công tác lập kế hoạch 75

1.3 Nên hay không việc thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ? 75

2 Hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất vận tải 76

2.1 Hoàn thiện khâu tổ chức 76

2.2 Hoàn thiện một số chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất vận tải 77

2.2.1 Hoàn thiện phiếu nhập kho 78

2.2.2 Hoàn thiện Phiếu xuất kho 79

2.2.3 Hoàn thiện Phiếu giao nhiệm vụ sản xuất 80

2.2.4 Hoàn thiện Phiếu định tài khoản và Chứng từ ghi sổ 81

3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất vận tải 82

3.1 Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát chi phí SXVT tại Xí nghiệp 82

3.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát đối với một số yếu tố chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp 83

3.2.1 Hoàn thiện các thủ tục KSNB về chi phí nguyên vật liệu 83

3.2.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát vê chi phí nhân công 86

3.2.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác 87

III MỘT SỐ Ý KIẾN KHÁC LIÊN QUAN 90

 Công tác hạch toán phân bổ CCDC xuất dùng tại Xí nghiệp 91

 Công tác hạch toán nguyên vật liệu, dịch vụ mua ngoài dùng cho sản xuất chưa có hoá đơn 92

Kết luận 93

TÀI LIỆU THAM KHẢO



1 Kiểm toán Lý thuyết và thực hành – NXB Tài chính - 2006

Th.s Phan Trung Kiên (ĐH Kinh tế quốc dân)

2 Kiểm toán - NXB Thống kê – 2004

Đại học kinh tế TPHCM

3 Lý thuyết Kiểm toán - NXB Tài chính

GS.TS Nguyễn Quang Quynh – ĐH kinh tế quốc dân

4 Chế độ Kế toán Việt Nam - NXB Tài chính – 2006

Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ sách kế toán

5 Kiểm toán Báo cáo tài chính - 2006

Th.s Nguyễn Đức Tín – ĐHDL Duy Tân

6 Giáo trình Kiểm toán nội bộ

Th.s Nguyễn Thị Khánh Vân

7 Kiểm toán Tài chính – NXB Tài chính - 2001

GS.TS Nguyễn Quang Quynh

8 Hệ thống thông tin kế toán – NXB Thống kê

Nguyễn Thế Hưng

9 Kinh tế vận tải đường sắt – NXB Thống Kê, Hà Nội – 1994

Nguyễn Tất Tuấn

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN



NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP



Lời mở đầu



Sự kiện Việt Nam gia nhập Tổ chức thương mại thế giới đã và đang tạo đà phát triển nền kinh tế Việt Nam ngày càng nhanh Các doanh nghiệp Việt Nam có điều kiện tiếp xúc với kinh tế thế giới trong môi trường cạnh tranh lành mạnh Tuy nhiện, trước điều kiện cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, các doanh nghiệp cần phải khẳng định thế mạnh và vị trí của mình trên thương trường Nói cách khác đó là việc làm thế nào để xây dựng được thương hiệu vững mạnh? Điều mà hầu hết DN đang hướng đến để xứng tầm với nền kinh tế thế giới Để thực hiện được điều đó, trước tiên mỗi DN cần phải quản lý mọi hoạt động của đơn vị mình một cạch chặt chẽ, hợp lý và hiệu quả để đạt được kết quả hoạt động và hiệu năng quản lý tối ưu Theo đó,yêu cầu về việc thiết lập một hệ thống Kiểm soát nội bộ đã được đặt ra nhằm giúp nhà quản lý kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của đơn vị mình, trong đó công tác kiểm soát quá trình thực hiện chi phí là vấn đề luôn được các nhà lãnh đạo chú trọng đúng mức Tuy nhiên, với quy

mô của DN Việt Nam chủ yếu là vừa và nhỏ thì việc xây dựng một bộ phận kiểm toán nội bộ để làm công cụ kiểm soát chưa được thực hiện hầu hết Vì vậy, điều quan tâm của các nhà DN là làm thế nào để kiểm soát tốt nhất trong điều kiện chưa có Kiểm soát nội bộ Xuất phát từ yêu cầu đó, trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng, em đã quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng” để làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của mình.

Khóa luận gồm 3 phần:

- Phần I: Cơ sở lý lận chung về kiểm soát chi phí trong Doanh

nghiệp

- Phần II: Thực trạng công tác kiểm soát tại Xí nghiệp đầu

máy Đà Nẵng

- Phần III: Một số ý kiến góp phần hoàn thiện Hệ thống

kiểm soát chi phí tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của

cô giáo Th.s Trần Thượng Bích La cùng các Cố, chú, anh, chị Phong Kế toán tài chính Xí nghiệp đã giúp em hoàn thành đề tài này.

Vì phạm vi đề tài khá rộng và những hạn chế về kiến thức lý luận và thực tế của bản thân nên Khóa luận không thể tránh khỏi thiếu sót.Kính mong đựoc sự thông cảm và đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo cùng các anh chị Phòng kế toán.

Em xin chân thành cảm ơn!

Đà Nẵng, tháng 06 năm 2007 Sinh viên thực hiện TRẦN THỊ BÍCH ÁI

Phần I

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ

TRONG DOANH NGHIỆP

Quá trình nhận thức và nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này Đến nay định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi và phổ biến là định nghĩa được đưa ra năm 1992 bởi COSO ( một

uỷ ban thuộc Hội Đồng quản trị quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về Báo Cáo tài chính) :

“KSNB là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau:

+ Báo cáo tài chính đáng tin cậy

+ Các luật lệ và quy định được tuân thủ

+ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”

Để thực hiện được sự chi phối và các mục tiêu đó thì cần có một hệ thống các quy định, thủ tục nhất định làm công cụ quản lý các hoạt động, đó chính là Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB)

Đã có nhiều quan điểm được đưa ra về hệ thống KSNB:

+ Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400, Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể

Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép

kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn

+ Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), HTKSNB là một hệ thống chính sách

và thủ tục được thiết lập nhằm đạt 4 mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm

độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; và bảo đảm hiệu quả của hoạt động

Theo đó kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức

và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm các biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra

 Đảm bảo độ tin cậy và sự trung thực của thông tin:

Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và độ tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính

 Khuyến khích sự tuân thủ về chính sách, kế hoạch, thú tục, luật pháp và

các quy định:

Điều này xuất phát từ trách nhiệm của nhà quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị; hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quy định và chế độ pháp lý có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức

 Đảm bảo hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng quản lý:

Hệ thống KSNB trong đơn vị được thiết lập nhằm giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo của đơn vị…Đồng thời ngăn ngừa sự lặp lại không cần

thiết các tác nghiệp, gây sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực Bên cạnh đó hệ thống KSNB còn giúp nhà quản lý đánh giá được kết quả hoạt động bằng cơ chế giám sát nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp.

1.3 Bản chất của kiểm soát

Bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào muốn đạt được hiệu quả đều không thể thiếu công tác tự kiểm tra kiểm soát trên tất cả các khâu: Xem xét các dự báo; xác định các mục tiêu; lập kế hoạch; xây dựng định mức; soát xét lại thông tin thực hiện

để điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo kết quả kinh tế cuối cùng là lợi nhuận Điều đó cho thấy kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong quy trình quản lý Đó là tổng hợp các phương sách để tổ chức và điều hành khách thể quản lý Do đó bản chất của kiểm soát được hiểu rõ trong các khâu ( giai đoạn ) của quá trình quản lý, từ việc xây dựng kế hoạch và xác định các mục tiêu liên quan

Như vậy, Kiểm soát tồn tại xuyên suốt trong quá trình quản lý, nó không phải là một pha hay một giai đoạn mà là một chức năng của quản lý

2 Sự cần thiết của hoạt động kiểm soát:

Nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển mạnh thông qua sự kiện kinh tế quan trọng đó là sự gia nhập WTO (Tổ chức Thương mại thế giới) Đây là cơ hội cho các doanh nghiệp tự khẳng định thế mạnh của mình trên thương trường Sự kiện này cũng mang lại không ít điều bất lợi đối với các doanh nghiệp yếu, hoạt động kinh doanh không hiệu quả dẫn đến khả năng giải thể hoặc phá sản Mặt khác, việc thực hiện chính sách cổ phần hoá là một bước tiến quan trọng mà trong đó mỗi doanh nghiệp cần và cấp thiết phải cho thấy được hiệu quả hoạt động kinh doanh và vị thế của mình

Để đạt được hiệu quả kinh doanh mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng cho đơn vị mình chiến lược kinh doanh tối ưu và thực hiện các chiến lược đó như thế nào? Trong quá trình hoạt động thì không thể thiếu sự quản lý, kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ và hợp lý Theo đó hoạt động kiểm soát được quan tâm và chiếm vị trí quan trọng mỗi doanh nghiệp nói riêng và trong nền kinh tế hiện nay nói chung

Với đặc điểm là một nước đang phát triển, quy mô chủ yếu của hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam là quy mô vừa và nhỏ chứa đựng những hạn chế vốn có cả về nguồn lực tài chính và nhân sự Chính vì đặc điểm này mà hoạt động kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra song vẫn còn mang tính chất hình thức, chưa có

quy chế hoạt động và chưa có Bộ phận kiểm soát độc lập với trình độ chuyên môn tương xứng Bộ máy kiểm toán nội bộ chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng chưa thật sự hữu hiệu Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng có tiết kiệm hiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp nào dù quy mô lớn hay nhỏ Những hạn chế, yêu cầu đó chỉ có thể được khắc phục và đáp ứng nhờ vào một HTKSNB khoa học và hữu hiệu Từ đó việc thiết lập và duy trì hoạt động của HTKSNB đã và đang trở thành nhu cầu cấp thiết tại mỗi doanh nghiệp

3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ:

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn

vị và tổ chức cần xây dựng và củng cố hệ HTKSNB với 3 yếu tố cơ bản: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát Đồng thời đối với các DN có yêu cầu thì tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ làm công cụ kiểm soát

Ta có thể mô hình hoá HTKSNB qua sơ đồ sau:

Chứng từ kế toán

Sổ sách kế toán

Báo cáo kế toán

* Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

* Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

* Nguyên tắc uỷ quyền – phê chuẩn

HỆ THỐNG MỤC TIÊU TỔNG

QUÁT 1.Tính có thật 5 Tính đúng kỳ 2.Sự phê chuẩn 6 Sự đánh giá 3.Tính đầyđủ 7 Chuyển sổ và tổng

3.1 Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên và là nền tảng trong việc thiết kế và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ

3.1.1 Môi trường bên trong

số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro…

Triết lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý

sử dụng kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới Có nhiều nhà quản lý trong quá trình quản lý điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên Ngược lại có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị

Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị

 Cơ cấu quyền lực tại doanh nghiệp.

Đó là việc phân phối quyền lực trong doanh nghiệp, quyền quản lý được tập trung

và chi phối bởi một người hay được một hội đồng quản trị đồng quản lý thống nhất quan điểm trong điều hành

+ Nếu như việc đưa ra quyết định quản lý được tập trung và chi phối bởi một người thì cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của người nắm quyền tập trung đó

+ Nếu như quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý thì cần xem xét việc sử dụng quyền lực của những người được phân quyền đề phòng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền hạn này.+ Phương pháp uỷ quyền: Là cách thức người quản lý uỷ quyền cho cấp dưới một cách chính thức Sự uỷ quyền phải được thực hiện bằng văn bản giới hạn những quyền hạn nhất định, tránh sự lạm dụng chức quyền.

Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát (Uỷ ban kiếm toán) sẽ làm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn do sự kiểm soát của nó đến các hoạt động của người quản lý

c Chính sách nhân sự:

Nhân tố quan trọng nhất của bất kỳ một hệ thống kiểm soát nào cũng là con người, con người thiết lập và vận hành bộ máy kiểm soát Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên, họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát, là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp Nếu lực lượng này của doanh nghiệp yếu kém về năng lực và đạo đức thì dù cho thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát đúng đắn và chặt chẽ vẫn không đạt được hiệu quả mong muốn Ngược lại, một đội ngũ nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của Kiểm soát nội bộ

Vì vậy, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng

về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo,

bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời mang tính kế tục và liên tiếp.

d Công tác kế hoạch hoá:

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các hoạt động: sản xuất, kinh doanh, tiêu thụ, thu – chi, đầu tư, sửa chữa tài sản cố định… Đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu

e Uỷ ban kiểm soát:

Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn

vị như: thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm chức năng quản

lý và những chuyên gia am hiểu về kiểm soát

Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

 Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty;

 Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ;

 Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính;

 Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc và kiểm toán viên bên ngoài

f Tính liêm chính và giá trị đạo đức:

Các chính sách và những thủ tục kiểm soát nội bộ hiệu quả để thắt chặt sự kiểm soát đối với tính chính trực và giá trị đạo đức của những người sáng tạo ra, quản lý

và giám sát họ Tính chính trực và hành vi đạo đức chính là sản phẩm của đạo đức công ty và những chuẩn mực về hành vi Điều này còn bao gồm cả những hoạt động quản lý để thay đổi hoặc giảm những vấn đề nhạy cảm và sự cám dỗ Đây chính là những yếu tố tác động tới các cá nhân, là động lực cho các hành vi không lương thiện

g Cam kết về năng lực thực hiện:

Năng lực là sự hiểu biết và các kỹ năng cần thiết để thực hiện những nhiệm vụ được xác định trong từng công việc cụ thể Cam kết về năng lực thực hiện bao gồm

sự xem xét của ban quản trị về các mức độ năng lực để chuẩn bị cho những công việc

cụ thể và cả việc xem xét những năng lực ấy được chuyển hoá vào trong các kỹ năng

và sự hiểu biết của người thực hiện như thế nào

3.1.2 Môi trường bên ngoài:

Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào những nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có

sự ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các Nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát Thuộc các nhóm nhân

tố này bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà nước; ảnh hưởng của các chủ nợ; môi trường pháp lý; đường lối phát triển của đất nước…

Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp

3.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Với mục đích nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo nghiệp vụ kinh tế, tài chính của đơn vị phục vụ chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán

* Nội dung cụ thể của các yếu tố cấu thành Hệ thống thông tin kế toán như sau:

- Hệ thống chứng từ kế toán: là tập hợp tất cả những giấy tờ và vật mang tin (băng đĩa, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán đối với các chứng từ điện tử) phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ để ghi sổ kế toán

- Hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

- Hệ thống tài khoản là một hệ thống các số, ký hiệu được mã hoá dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 Biểu hiện cụ thể của tài khoản kế toán là sổ sách kế toán, đó là hệ thống các loại sổ dùng

để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết

- Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bản thuyết minh Báo cáo tài chính.

Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế

Là một bộ phận quan trọng trong Kiểm soát nội bộ, bất kỳ một hệ thống kế toán ở đơn vị nào cũng thực hiện 3 giai đoạn sau:

3.2.1 Lập chứng từ

Lập chứng từ là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong quá trình kế toán nói riêng và trong kiểm soát nội bộ nói chung

* Sơ đồ trình tự khái quát việc luân chuyển chứng từ:

Việc lập chứng từ giúp thực hiện chức năng tiền kiểm – là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra, nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều mặt; bảo vệ hữu hiệu và sử dụng hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị

3.2.2 Ghi chép sổ sách kế toán

Đây là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp, lên báo cáo Trong kiểm soát mội bộ, hệ thống sổ sách có vai trò quan trọng, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng

từ và Báo cáo tài chính nên là cơ sở cho việc kiểm tra, truy cập chứng từ

3.2.3 Lập báo cáo tài chính

Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý Ở giai đoạn này kế toán làm công việc tổng hợp số liệu trên sổ sách thành một con số tổng hợp cụ thể theo từng chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính Các thông tin trên Báo cáo tài chính phản ánh trung thực tình hình

Kiểm tra chứng từ

Sử dụng cho lãnh đạo và ghi sổ

Sử dụng cho lãnh đạo và ghi sổ

Ghi sổ, bảo quản

để kiểm tra

Ghi sổ, bảo quản

để kiểm tra

Lưu và huỷ chứng từ

Lưu và huỷ chứng từ

tài chính cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và được trình bày theo đúng chuẩn mực kế toán.

Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho công tác quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị

Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính kịp thời, hiệu quả…) để đạt được sự hữu hiệu thì một HTKSNB phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau:

- Tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thật vào sổ sách đơn vị

- Sự phê chuẩn: Mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý

- Tính đầy đủ: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép vào sổ đầy đủ, không bỏ sót nghiệp vụ

- Sự đánh giá: Đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá

3.3 Các thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, thủ tục do nhà quản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo thực hiện mục đích của kiểm soát bộ là bảo vệ tài sản, cung cấp thông tin tài chính đáng tin cậy

* Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị;

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán;

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học;

- Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán;

- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;

- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách;

- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán;

- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu dự toán, kế hoạch

Các thủ tục kiểm soát có thể không giống nhau, thậm chí rất khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ Tuy nhiên các thủ tục kiểm soát đều được xây dựng trên

cơ sở các nguyên tắc sau:

 Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Mục đích là không để cho một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát mọi mặt của một nghiệp vụ Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc Đồng thời thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này được kiểm soát tự động bởi một nhân viên khác sẽ hạn chế sai sót hoặc gian lận xảy ra và dễ phát hiện khi đã xảy ra

Điều quan trọng nhất trong sự phân chia công việc trong kế toán là khả năng là ngăn chặn các sai sót, các mầm mống của gian lận và tiêu cực Vì vậy, nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt trách nhiệm giữa các chức năng:

+ Quyền phê duyệt một nghiệp vụ và thực hiện nghiệp vụ;

+ Quản lý trực tiếp tài sản và ghi sổ các nghiệp vụ và tài sản

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Sự phân chia nhiệm vụ sẽ khó khăn, không hiệu quả nếu như không có sự quy định trách nhiệm cụ thể Vì vậy theo nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành

vi lạm dụng quyền hạn

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt, cấm đoán triệt để sự kiêm nhiệm giữa các phần việc sau:

+ Chức năng kế toán và chức năng hoạt động;

+ Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản;

+ Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản

 Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

Trong hướng dẫn kiểm soát nội bộ quy định rằng: “mọi nghiệp vụ cần có sự cho phép hoặc sự phê duyệt bởi cá nhân có thẩm quyền Giới hạn thẩm quyền này phải được định rõ” Theo đó, nguyên tắc uỷ quyền quy định rằng tất cả các nghiệp vụ đều phải được uỷ quyền cho một người chịu trách nhiệm vị một khi bất kỳ ai trong đơn vị cũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì sự hỗn độn sẽ xảy ra Do đó, nguyên tắc uỷ

quyền là việc các nhà quản lý giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định cho cấp dưới Quá trình uỷ quyền được mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp Để thực hiện sự uỷ quyền đó thì vấn

đề phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết công việc trong phạm vi quyền hạn được giao

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn quy định về việc chứng từ, sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách phải thường xuyên và chặt chẽ, đồng thời thực hiện kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị

3.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là bộ phận được thiết lập trong đơn vị, tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ Kiểm toán nội bộ là nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, cung cấp sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ

Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp có những thông tin kịp thời

và xác thực về các hoạt động, từ đó kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát mới thích hợp và hiệu quả hơn



IV NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHI PHÍ SẢN

XUẤT VẬN TẢI TRONG DOANH NGHIỆP.

1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại chi phí:

1.1 Khái niệm:

- Theo chuẩn mực kế toán 01 - chuẩn mực chung thì: Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm vốn phân phối cho cổ đông hoặc vốn chủ sở hữu

- Chi phí sản xuất vận tải (còn gọi là chi phí sản xuất vận doanh) là chi phí mang tính chất vận tải trong một thời kỳ nhất định Nó bao gồm các yếu tố chi phí đối với một ngành quốc doanh khác như: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí tiền lương, chi phí khấu hao TSCĐ và chi phí khác

1.2 Đặc điểm của chi phí sản xuất vận tải:

Ngành vận tải đường sắt là liên hiệp các xí nghiệp, trong mỗi xí nghiệp liên hiệp gồm các xí nghiệp thành viên với các chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng có chung một mục đích là hoàn thành sản phẩm cuối cùng của Ngành Vì vậy kết cấu chi phí của ngành đường sắt ngoài các yếu tố chi (chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí khấu hao, chi phí SXC) còn có các khoản chi phân theo từng hệ để phản ánh đúng chi phí của mỗi đơn vị trong quá trình sản xuất Vì vậy, các yếu tố chi phí vận tải đường sắt bao gồm các yếu tố chi theo quy định của Nhà nước và các khoản mục chi theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của ngành Theo đó, Chi phí sản xuất vận tải đường sắt được chia thành 2 phần chính:

+ Chi phí trực tiếp sản xuất vận tải: Là toàn bộ chi phí trực tiếp liên quan đến

việc tạo ra sản phẩm của Ngành (vận chuyển hành khách và hàng hóa)

+ Chi phí phục vụ vận tải: Là toàn bộ phần chi phí phục vụ sản xuất của các đơn

vị thành viên và cơ quan liên hiệp trong quá trình sản xuất vận tải

Hệ thống chi phí của Ngành đường sắt Việt Nam hiện nay bao gồm 52 khoản mục chi, hạch toán chung cho cả vận chuyển hàng hoá và hành khách Hệ thống khoản mục chi không phải là cố định mà nó sẽ thay đổi theo sự thay đổi và trình độ quản lý của Ngành trong từng thời kỳ, trong khoản mục chi bao gồm các tiểu khoản cấp 2, 3

1.3 Phân loại chi phí sản xuất vận tải

1.3.1 Phân loại theo yếu tố chi phí sản xuất

Chi phí vận tải bao gồm các yếu tố: chi phí tiền lương (trong đó có các khoản trích theo lương), vật liệu, nhiên liệu, khấu hao, động lực và chi phí khác

Ngành đường sắt là một ngành sản xuất đặc biệt, chi phí ở đây chủ yếu là lương nhân công, nhiên liệu và khấu hao tài sản cố định Trong đó chi phí tiền lương là lớn nhất vì mô hình tổ chức sản xuất của đường sắt là vừa phân tán vừc tập trung, lực lượng công nhân đường sắt có số lượng rất lớn, trải dài trên phạm vi rộng lớn của toàn lãnh thổ Đầu máy là công cụ sản xuất chính làm động lực vận chuyển của Ngành đường sắt, chính vì thế tốn rất nhiều nhiên liệu để phục vụ vận chuyển Còn khấu hao tài sản cố định chiếm tỷ lệ cao vì trong quá trình lao động sản xuất phải sử dụng đến nhiều phương tiện vận tải, nhiều công trình cố định như: đầu máy, toa xe, nhà xưởng, nhà làm việc, đường xá…

1.3.2 Phân loại theo hệ trong Ngành đường sắt

Bộ máy tổ chức của ngành đường sắt bao gồm những hệ sau: Hệ vận chuyển, hệ đầu máy, hệ toa xe Chi phí cho mỗi hệ là khác nhau.

- Hệ vận chuyển: làm công tác tổ chức vận chuyển, đây là công tác trung tâm

của ngành, phụ trách việc tổ chức các ga và nhân viên trên tầu để tổ chức chạy tầu, vận dung toa xe, phục vụ khách hàng trên tàu…Do vậy chi phí phát sinh chủ yếu là:+ Chi lương cho định viên bộ phận chạy tầu ở ga (bao gồm: điều độ ga, gác ghi, trưởng đồn, móc nối…)

+ Chi vật liệu sản xuất tính theo ga: Cờ, còi, dầu, đèn

+ Chi cho công tác hành khách, hành lý, ở ga như: lương, vật liệu, trả tiền in vé…

+ Chi phí cho công tác điều tra nguồn hàng, nguồn khách và lập kế hoạch

+ Chi cho công tác hàng hoá ở ga, điều độ chạy tàu…

- Hệ đầu máy: Là đơn vị cung cấp đầu máy để kéo tầu có chi phí lớn nhất trong

giá thành Chi phí chủ yếu là:

+ Chi phí bảo dưỡng sửa chữa thường xuyên đầu máy;

+ Chi phí nhiên liệu chạy tầu;

+ Chi phí tiền lương công nhân lái máy;

+ Chi phí khấu hao phương tiện vận tải

- Hệ toa xe: Chịu trách nhiệm quản lý, sửa chữa các loại toa xe và cung cấp toa

xe cho hệ vận chuyển hoàn thành nhiệm vụ Chi phí phát sinh chủ yếu là:

+ Chi phí sửa chữa, đóng mới toa xe;

+ Chi phí tiền lương, vật liệu dùng cho công tác phục vụ ăn, uống trên tầu khách, tầu hàng

1.3.3 Phân loại chi phí sản xuất theo định phí và biến phí

+ Định phí: là phần chi phí của Xí nghiệp không thay đổi trong kỳ kế hoạch, không phụ thuộc vào số lượng sản phẩm hoàn thành Phần chi phí này thuộc về nhóm chi phí chi phí chuẩn bị cho các điều kiện sản xuất, là chi phí tất yếu để tiến hành quá trình sản xuất của Xí nghiệp thành viên như: chí phí quản lý, chi phí khấu hao văn phòng, chi phí trực ban nhà ga,…

+ Biến phí: là phần chi phí của Xí nghiệp thay đổi phụ thuộc vào số lượng sản phẩm công đoạn hoàn thành của Xí nghiệp , vì phần chi phí này biến đổi theo số lượng sản phẩm, công đoạn hoàn thành nên nó được dùng vào việc xác định đơn giá sản phẩm công đoạn phần biến phí của Xí nghiệp thành viên Chẳng hạn như: Chi phí

tiền lương khoán sản phẩm (tổ lái máy, tổ sửa chữa, đội xây dựng cơ bản,…), chi phí sửa chữa đầy máy, toa xe, chi phí nhiên liệu cho đầu máy,…

1.3.4 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với khối lượng vận chuyển

Phân ra chi phí có liên quan (hay còn gọi là chi phí biến đổi) và chi phí không liên quan (chi phí cố định) đến khối lượng vận chuyển Khi khối lượng vận chuyển thay đổi trong một chừng mực nhất định thì có những khoản chi ít thay đổi hoặc hầu như không thay đổi Chẳng hạn như: tiền lương tổ lái máy, chi phí sửa chữa đầu máy, toa

xe, nhiên liệu cho đầu máy, khấu hao cầu đường và đầu máy, toa xe…sẽ thay đổi khi khối lượng vận chuyển tăng lên Còn chi phí trực ban cho nhà ga, chi quản lý hành chính…sẽ không thay đổi hoặc thay đổi rất ít khi khối lượng vận chuyển tăng lên trong giới hạn nhất định Mục đích của việc phân loại này để khảo sát ảnh hưởng của khối lượng vận chuyển đến giá thành vận tải

1.3.5 Phân loại chi phí theo các đối tượng vận chuyển

Phân loại theo cách này chia chi phí thành hai loại: Trực tiếp và gián tiếp

+ Chi phí trực tiếp: là những khoản chi có thể trực tiếp ghi vào giá thành hàng hoá hay hành khách Như chi phí về giao nhận hàng, sửa chữa xe hàng…được tính trực tiếp cho giá thành vận tải hàng hoá Chi về phục vụ hành khách, chi về in vé khách…được tính trực tiếp cho giá thành vận tải hành khách

+ Chi gián tiếp: là chi chung cho các loại đối tượng vận chuyển hàng hoá, hành khách, hành lý Muốn phân riêng cho từng loại đối tượng phải dùng chỉ tiêu trung gian, tấn km tổng trọng có đầu máy, chi phí chạy tầu ở ga theo chỉ tiêu đoàn tàu

1.3.6 Phân loại chi phí theo quá trình tác nghiệp

Vận chuyển từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ phải trải qua ba loại tác nghiệp: Đi đến, trung chuyển và vận chuyển thuần tuý Tất cả những chi phí từ khi ga đường sắt nhận hàng cho đến khi đoàn tầu xuất phát gọi là chi phí đi Chi phí từ khi tầu đến cho tới khi giao hàng gọi là chi phí đến Chi phí đi đến còn được gọi là chi phí ga đầu –

ga cuối Chi phí trung chuyển ở những ga kỹ thuật dọc đường như: chi phí sang toa, lượng dầu cho đầu máy dồn…Chi vận chuyển thuần tuý là chi phí cho tác nghiệp tầu chạy trên đường, lượng dầu cho đầu máy vận chuyển, một phần chi về sửa chữa đầu máy, toa xe…

2 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ Kiểm soát nội bộ Chi phí

2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu

Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán để làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán

Việc tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

+ Chứng từ có được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ truy cập khi cần thiết

+ Chứng từ phải được lập ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc càng sớm càng tốt, và chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ

+ Nội dung chứng từ phải rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu

+ Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký của những người liên quan: người lập, người duyệt và những người khác ký tên phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ Chữ ký trên chứng từ được ký bằng bút mực, không được ký bằng bút đỏ hoặc bút chì hoặc đóng dấu bằng chữ ký khắc sẵn

+ Biểu mẫu chứng từ phải được thiết kế phù hợp với quy định nhà nước và có tính năng kiểm soát

+ Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ

đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng để chuyển đến bộ phận tiếp theo

Chứng từ gốc liên quan đến các yếu tố chi phí sản xuất bao gồm:

Phiếu xuất kho; Bảng tính lương phải trả; Bảng tính khấu hao TSCĐ; Phiếu chi; Giấy báo nợ của Ngân hàng; Hóa đơn GTGT;…

Căn cứ vào đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh đã được xác định, kế toán trưởng đơn vị tổ chức và hướng dẫn cho các nhân viên kế toán phụ trách lập chứng từ kế toán hạch toán ban đầu trong đó chỉ rõ đối tượng hay địa điểm sử dụng chi phí đó

2.2 Tổ chức tài khoản và sổ sách kế toán

2.2.1 Tổ chức tài khoản.

- Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả

mã số và tên gọi, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành Doanh nghiệp sẽ dựa vào hệ thống tài khoản đồng thời căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động cũng như yêu cầu quản lý để nghiên cứu

và lựa chọn các tài khoản kế toán thích hợp

- Việc chi tiết hoá hệ thống tài khoản phải phù hợp với những quy định thống nhất của Bộ tài chính và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính và thoả mãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng.

- Kế toán hạch toán phải đảm bảo theo nguyên tắc, phương pháp và sơ đồ hạch toán của từng tài khoản theo quy định tại doanh nghiệp

Các tài khoản kế toán liên quan đến hạch toán chi phí:

- Tài khoản cấp 1: TK152, TK153, TK214, TK621, TK622, TK627, và các tài khoản khác liên quan

- Tuỳ thuộc vào đặc điểm của DN và yêu cầu quản lý mà kế toán có thể sử dụng

hệ thống tài khoản cấp 2, 3 của các tài khoản liên quan, hoặc có thể sử dụng các tài khoản chi tiết do DN thiết lập để hạch toán

2.2.2 Sổ sách kế toán

- Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung về sổ sách kế toán đã được quy định về thiết kế sổ sách, ghi chép sổ, sửa chữa sai sót, lưu trữ cũng như xử lý vi phạm

- Sổ kế toán phải được ghi ngay thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc sớm nhất có thể Việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ sách thiếu tin cậy và làm tăng khả năng sai sót, gian lận

- Nội dung sổ kế toán phải đầy đủ , rõ ràng đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính

- Sổ sách cần phải được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản sổ sách tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết

+ Sổ chi tiết chi phí: Cung cấp thông tin cho nhà quản lý bên trong DN đối với từng đối tượng cụ thể Sổ chi tiết của các tài khoản chi phí SXKD được mở cho từng đối tượng chịu chi phí hay địa điểm phát sinh chi phí đó

2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo về chi phí

Các báo cáo về chi phí được lập với mục đích đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản

lý và kiểm soát chi phí bên trong doanh nghiệp là chủ yếu Do đó, tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin từ nhà quản lý và đặc điểm của chi phí sản xuất mà tổ chức biểu mẫu báo cáo cho phù hợp, đồng thời thỏa mãn các nguyên tắc:

- Báo cáo phải chặt chẽ và đầy đủ, chính xác và linh hoạt

- Cần chú ý đến vấn đề bảo mật thông tin, các báo cáo chỉ gửi đến người có thẩm quyền và liên quan đến sự việc

- Các báo cáo phải được lập đúng nội dung, phương pháp và phải trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán; Trường hợp báo cáo có sự thay đổi giữa các kỳ phải có thuyết minh rõ lý do

* Đối với Báo cáo tài chính: Chi phí được báo cáo và trình bày theo các khoản mục (dạng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) hoặc theo các yếu tố phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện hành

* Đối với Báo cáo quản trị: Chi phí được báo cáo dưới dạng Báo cáo kế toán quản trị chi phí theo quy định của kế toán quản trị

2.4 Trong đơn vị sử dụng hệ thống chương trình kế toán máy

Trong những đơn vị sử dụng kế toán máy vào công tác kế toán và quản lý, hệ thống kế toán nói riêng và hệ thống thông tin và truyền thông đơn vị nói chung có những đặc điểm riêng Hệ thống thông tin mà chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị

Hệ thống kế toán thông qua việc quan sát, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho quản lý mà còn có tác dụng trong kiểm soát nhiều mặt hoạt động của DN thông qua hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản và

hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Nên nó là bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ

3 Các thủ tục kiểm soát đối với chi phí trong Doanh nghiệp

Kiểm soát là một hoạt động không thể thiếu trong tất cả các loại hình doanh nghiệp nói chung và mỗi hoạt động đơn lẻ nói riêng, trong đó có hoạt động sản xuất kinh doanh Để công tác kiểm soát đạt hiệu quả, nhà quản lý cần xây dựng hệ thống

các thủ tục kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho kết quả mang lại lợi nhuận cao nhất Như ta đã biết để lợi nhuận hiệu quả cao nhất thì chi phí phải thấp nhất Vì vậy, công tác kiểm soát chi phí rất quan trọng và hết sức cần thiết nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.

3.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu

3.1.1 Mục đích kiểm soát

Mục đích chủ yếu của việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu tại mỗi đơn vị là ngăn ngừa sự mất mát, hư hỏng và khống chế sự lãng phí, hoặc ngăn ngừa và phát hiện những hành vi gian lận, sử dụng không đúng mục đích nguyên vật liệu

Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất sản phẩm Do đó, việc tổ chức quản lý và kiểm soát nguyên vật liệu cả vật chất và khâu hạch toán có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm nhằm nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin đáng tin cậy cho nhà quản lý

Để công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu đạt sự hữu hiệu khi thiết kế các thủ tục kiểm soát, kể cả trong công tác quản lý cần chú ý đến việc quản lý tất cả các mặt của nguyên vật liệu như: Số lượng, giá trị, phương pháp tính giá nhập - xuất thích hợp với từng loại vật liệu và phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp Đồng thời quản lý vật tư theo từng chủng loại, từng phân xưởng, từng kho, theo từng đối tượng

sử dụng Kiểm tra, kiểm soát các khâu nhập - xuất, việc hạch toán và phân bổ giá trị vật liệu vào giá thành, phương pháp tính giá, quy trình hạch toán phải thống nhất, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp

3.1.2 Tổ chức hệ thống chứng từ và sổ kế toán nguyên vật liệu

 Tổ chức chứng từ ban đầu

 Các chứng từ ban đầu về nguyên vật liệu bao gồm:

+ Mua vật tư: Kế hoạch mua, Đề nghị mua, Hợp đồng mua, Hoá đơn thuế GTGT, Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu chi

+ Xuất vật tư: Phiếu đề nghị cấp vật tư, Phiếu xuất kho, Phiếu lĩnh vật tư

+ Công tác kiểm kê, thanh lý: Biên bản đánh giá vật tư thu hồi, Biên bản xử lý vật tư không đạt, Biên bản kiểm nghiệm vật tư…

 Các thủ tục kiểm soát

+ Nguyên vật liệu phải được theo dõi theo từng chủng loại, từng kho và theo từng đối tượng sử dụng (phân xưởng, bộ phận)

+ Chứng từ phải được lập đầy đủ các nội dung, các chỉ tiêu theo biểu mẫu đã quy định.

+ Chứng từ phải đủ chữ ký của các bên liên quan, người ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung được ghi chép trên chứng từ

+ Mọi chứng từ kế toán vật liệu phải được luân chuyển theo trình tự và thời gian theo quy định của đơn vị, phục vụ cho việc ghi chép và tổng hợp của các bộ phận, các cá nhân có liên quan và phản ánh đầy đủ, kịp thời trên sổ sách kế toán

 Sổ kế toán vật liệu

+ Sổ (thẻ) kho: được sử dụng để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu Sổ này được bảo quản tại kho vật liệu, do thủ kho ghi chép và bảo quản, kế toán vật tư đối chiếu và ký tên xác nhận

+ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết: theo dõi vật tư nhập về, vật tư xuất theo số lượng và giá trị cho từng đối tượng, sổ còn dùng để đối chiếu số dư về số lượng nhập, xuất, tồn với thẻ kho

3.1.3 Các bộ phận tham gia trong công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu:

Hầu hết trong các doanh nghiệp hiện nay đều tổ chức các bộ máy tổ chức và hoạt động theo hướng chuyên môn hoá Mỗi bộ phận thực hiện một chức năng và chịu trách nhiệm về chuyên môn của mình Sự tổ chức như thế này sẽ giúp cho công tác kiểm soát đạt hiệu quả cao hơn Cụ thể trong công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu như sau:

+ Phòng vật tư, phòng kế hoạch, phòng kế toán thực hiện các chức năng: Xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư, xét duyệt nghiệp mua hàng, hạch toán nguyên vật liệu, đảm bảo về giá cả cũng như chất lượng của vật tư

+ Bộ phận mua hàng: Có nhiệm vụ tổ chức mua vật tư theo đúng kế hoạch, dự toán được duyệt

+ Bộ phận nhận hàng: Có chức năng nhận, kiểm tra số lượng, chất lượng và lập phiếu nhập kho

+ Bộ phận kế toán: Có chức năng theo dõi, ghi chép sổ sách và thanh toán tiền mua vật tư

+ Thủ kho: Bảo quản vật tư và theo dõi số lượng tồn kho

+ Bộ phận sản xuất: Kiểm tra việc sử dụng vật tư; theo dõi quá trình thực hiện sản xuất; theo dõi khối lượng, chất lượng sản phẩm xản xuất; kiểm soát phế liệu, vật liệu thu hồi và bảo vệ vật tư

3.1.4 Thủ tục kiểm soát chi phí Nguyên vật liệu

 Sự phân chia trách nhiệm

Áp dụng nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa các bộ phận: duyệt mua, bộ phận mua hàng, bộ phận nhập xuất kho và kế toán vật tư Các bộ phận này phải độc lập nhau

 Kiểm soát quá trình mua hàng và nhập kho

+ Ban hành các văn bản chính thức về chính sách đặt hàng, giá cả và chất lượng vật tư mua, về việc lựa chọn nhà cung cấp… để bảo đảm việc mua vật tư nằm trong tầm kiểm soát của Ban Giám đốc

+ Khi có nhu cầu cung ứng vật tư, bộ phận liên quan sẽ lập phiếu đề nghị mua vật tư và gửi cho bộ phận mua hàng Phiếu này phải được lập dựa trên kế hoạch sản xuất, nhu cầu đột xuất, thường xuyên… và được xem xét ký duyệt bởi người có thẩm quyền

+ Bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng trên cơ sở Phiếu đề nghị mua và phải được xét duyệt hợp lý

+ Khi nhận hàng phải được kiểm tra về chất lượng vầ số lượng bởi một bộ phận độc lập và lập thành văn bản (Biên bản kiểm nghiệm vật tư) làm căn cứ để thanh toán Sự tách biệt giữa các chức năng nhận hàng, kiểm nghiệm và nhập kho sẽ ngăn ngừa được gian lận trong khâu này

+ Báo cáo nhận hàng (Phiếu nhập kho) phải ghi rõ nội dung về số lượng, chủng loại, chất lượng, ngày nhận và các nội dung liên quan khác, đồng thời phải có đủ chữ

ký các bộ phận liên quan

 Kiểm soát quá trình bảo quản và xuất kho vật tư

+ Cần xác lập quy trình bảo quản tồn trữ để giảm hao hụt và không bị mất phẩm chất Bên cạnh đó duy trì mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý (các thông số này phải được tính toán khoa học) tránh gây gián đoạn trong sản xuất hoặc bị ứ đọng vốn.+ Phiếu xuất vật tư phải được lập trên cơ sở Phiếu xin lĩnh vật tư do người phụ trách những bộ phận sản xuất lập căn cứ vào nhu cầu, trong đó nêu rõ số lượng và chất lượng của loại vật tư cần thiết

+ Phiếu xuất vật tư phải được xét duyệt của người có thẩm quyền căn cứ trên kế hoạch sản xuất và định mức vật tư Mọi trường hợp xuất vật tư đề phải căn cứ trên phiếu xuất hợp lệ

 Kiểm soát khâu hạch toán và tập hợp chi phí nguyên vật liệu.

+ Thiết lập quy trình về trình tự lập và luân chuyển chứng từ và những quy định

về việc ghi sổ kế toán vật tư, và tính giá phù hợp với quy định Nhà nước và đặc thù của doanh nghiệp

+ Vào cuối kỳ đối chiếu giữa kết quả kiểm kê với sổ sách về nguyên vật liệu nhập kho và xuất kho giữa các bộ phận: mua hàng, nhận hàng, thủ kho, kế toán vật

tư, và bộ phận bán hàng để phát hiện các trường hợp nhầm lẫn, thất thoát nguyên vật liệu

+ Kiểm tra tính phù hợp của Nguyên vật liệu xuất kho sử dụng với chi phí nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất kinh doanh bằng việc đối chiếu phiếu xuất với phiếu yêu cầu sử dụng vật tư; đối chiếu giữa số liệu ghi sổ với số liệu của các báo cáo nghiệm thu thực tế; Biên bản vật tư thu hồi

+ Kiểm soát quá trình tập hợp chi phí cho các đối tượng bằng cách xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ có liên quan; việc hạch toán vào các tài khoản chi phí

có phù hợp không?

+ Phát hiện các sai sót trong quá trình ghi chép thông qua việc đối chiếu giữa số liệu về chi phí nguyên vật liệu thực tế với chi phí định mức và chi phí của kỳ trước

3.2 Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương

3.2.1.Mục đích kiểm soát tiền lương

Tiền lương và các khoản trích theo lương là một khoản phí lớn trong hầu hết các doanh nghiệp cũng như các tổ chức Chi phí tiền lương được xem là một khoản mục trọng yếu khi đánh giá giá trị hàng tồn kho của các công ty sản xuất và xây dựng, vì nếu việc phân loại và phân bổ chi phí tiền lương mà không đúng đắn cho các đối tượng chịu chi phí thì sẽ dẫn đến sai sót trọng yếu về giá trị sản phẩm dở dang, giá trị thành phẩm và tất nhiên là ảnh hưởng đến lợi nhuận Vì vậy, công tác kiểm tác kiểm soát tiền lương và nhân viên cần được chú trọng

3.2.1 Kiểm soát chi phí tiền lương

 Kiểm soát từ khâu tuyển dụng và đào tạo nhân sự

+ Kiểm soát việc thiết kế các quy định tuyển dụng nhân sự về năng lực, kinh nghiệm và chuyên môn

+ Quy định cụ thể về mức lương và các khoản trích theo lương, thuế thu nhập các nhân… và ghi vào hồ sơ gốc ở bộ phận nhân sự

+ Đơn vị phải có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp, tiết kiệm và hiệu quả

 Kiểm soát bằng dự toán chi phí tiền lương

Một cách hữu hiệu để kiểm soát chi phí tiền lương, không để lãng phí là hoạch định và theo dõi việc thực hiện các bảng dự toán tiền lương Mỗi bộ phận, phòng ban, phân xưởng,… đều phải lập dự toán tiền lương vào đầu mỗi niên độ Mỗi tháng, kế toán sẽ tổng hợp tiền lương thực tế và so sánh với kế hoạch trên các cơ sở tính lương:

số lao động, thời gian làm việc thực tế tại từng bộ phận (số ngày công), đơn giá lương, hệ số, phụ cấp…Mọi sự khác biệt trọng yếu cần được phát hiện kịp thời

 Kiểm soát khâu tổ chức trong công tác lao động - tiền lương

+ Cần có sự phân công, phân nhiệm giữa các chức năng: Tuyển dụng nhân sự, quản lý và theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng lao động, lập bảng lương, thanh toán lương và ghi sổ kế toán tiền lương

 Chức năng theo dõi nhân sự

+ Khi có sự thay đổi về mức lương hay thay đổi về chính sách nhân sự (tuyển dụng hay cắt giảm,…), bộ phận nhân sự phải gửi quyết định, văn bản chính thức cho

bộ phận tính lương và bộ phận sử dụng lao động

 Chức năng theo dõi lao động

+ Người quản lý lao động phải lập bảng chấm công, hay báo cáo sản lượng công việc hoàn thành

+ Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của người quản lý bộ phận và kết quả của máy ghi giờ (nếu có); hoặc giữa báo cáo sản lượng hoàn thành với Phiếu nhập kho

+ Các bảng chấm công hay báo cáo sản phẩm hoàn thành phải được gửi sang cho bộ phận tính lương

 Chức năng tính lương và ghi chép lương

+ Chỉ khi nào nhận được hồ sơ, các văn bản chính thức từ bộ phận nhân sự, bộ phận tính lương mới được phép ghi tên nhân viên lên bảng lương và tính lương hoặc điều chỉnh trên bảng lương

+ Kế toán lương phải căn cứ vào bảng chấm công hay báo cáo sản lượng hoàn thành, lập bảng thanh toán lương và thanh toán lương cho từng cá nhân dưới các hình thức theo quy định của mỗi đơn vị

+ Kế toán lương phải ghi sổ nhật ký lương, sổ theo dõi lương của từng nhân viên, Lập bảng phân bổ tiền lương vào các loại chi phí, lập báo cáo về vấn đề tiền lương cho các cấp liên quan một cách chính xác và kịp thời

3.2.2 Kiểm soát các khoản trích theo lương

+ Kiểm tra sự đầy đủ, rõ ràng các khoản trích theo lương và quy định khấu trừ vào lương trong các Hợp đồng lao động

+ Kiểm tra tỷ lệ trích theo lương có đúng quy định của Bộ tài chính không? Hệ

số phụ cấp có phù hợp với quy định của đơn vị?

+ Đối chiếu số liệu đã tính các khoản trích theo lương với các căn cứ về tỷ lệ để trích các khoản này

+ Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lương

+ Kiểm tra sự ký duyệt của thủ trưởng đơn vị trước khi nộp hoặc thanh toán các khoản bảo hiểm cho Công ty bảo hiểm hoặc trả cho người lao động

+ Kiểm tra sự biến động của khoản trích theo lương có biến động đồng thời cùng sự biến động của tiền lương hay không?

3.3 Kiểm soát chi phí khấu hao Tài sản cố định

3.3.1 Mục đích của việc kiểm soát chi phí khấu hao

Mục đích chủ yếu của công tác kiểm soát chi phí khấu hao là đảm bảo việc tính khấu hao TSCĐ chính xác, hợp lý theo quy định của DN Để kiểm soát được chi phí này, người quản lý cần xem xét lựa chọn phương pháp tính khấu hao thích hợp, kiểm soát mức trích khấu hao và việc tập hợp chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh Đồng thời theo dõi việc quản lý và hạch toán TSCĐ hiện có, hoặc TSCĐ tăng, giảm của doanh nghiệp ảnh hưởng đến giá trị khấu hao và giá thành

3.2.2 Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ

+ Kiểm soát sự biến động tăng - giảm của TSCĐ: TSCĐ được đưa vào sử dụng ngày nào sẽ bắt đầu tính khấu hao từ ngày đó, TSCĐ thanh lý hoặc khấu hao hết sẽ thôi không trích khấu hao

+ Kiểm tra sự ký duyệt của người có thẩm quyền đối với Bảng đăng ký trích khấu hao: Sự xét duyệt có đúng thẩm quyền; người ký duyệt có kiểm tra kỹ nội dung không?

+ So sánh, đối chiếu số dư cuối kỳ trên tài khoản đã hạch toán (TK214) với số

dư cuối kỳ trên sổ theo dõi tài sản cố định

+ So sánh tỷ lệ khấu hao của năm hiện hành với năm trước và so sánh với mức trích khấu hao theo quy định hiện hành và kiểm tra chênh lệch (nếu có)

+ Kiểm tra sự xét duyệt mức khấu hao mới và văn bản thuyết minh khi có sự thay đối mức trích khấu hao.

+ Kiểm tra việc trích khấu hao có đúng tỷ lệ khấu hao quy định của đơn vị, trích đúng, trích đủ, theo thực trạng của tài sản Tránh trường hợp tài sản đã khấu hao hết hoặc không dùng chờ xử lý nhưng chương trình khấu hao trên máy tính vẫn tiếp tục tính khấu hao; Hoặc tài sản tăng, giảm tại thời điểm nay nhưng kế toán lại mở sổ theo dõi và trích khấu hao ở thời điểm khác, dẫn đến tính khấu hao thiếu hoặc thừa

3.4 Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền

3.4.1 Mục đích kiểm soát chi phí

Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác bao gồm các khoản: chi phí sửa chữa TSCĐ, thuế tài nguyên, thuế đất, tiền ăn giữa ca, chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại…), chi phí sản xuất chung (bảo hộ an toàn lao động, kỹ thuật

an toàn vệ sinh công nghệ, chi phí phòng cháy, phòng chống lũ lụt…và các khoản chi phí khác Các chi phí này phát sinh thường xuyên trong kỳ, ảnh hưởng đến khoản mục tiền của doanh nghiệp nên dễ phát sinh sai sót, gian lận Vì vậy cần phải kiểm soát chi phí này một cách chặt chẽ, thường xuyên và liên tục

3.4.2 Thủ tục kiểm soát

+ Định kỳ xây dựng kế hoạch, dự toán và định mức chi phí sử dụng trong kỳ về các loại dịch vụ: điện thoại, điện dùng, nước, dụng cụ văn phòng…Nếu vượt định mức thì các nhân viên phải thanh toán phần vượt định mức đó

+ Các chi phí phát sinh phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ : Hoá đơn, thông báo nộp thuế, giấy báo nợ của Ngân hàng…

+ Kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của các thủ tục, chứng từ (kế hoạch sửa chữa, biên bản sự cố, biên bản xử lý sự cố, phiếu xuất kho…) liên quan đến các khoản chi phí

xử lý sự cố, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn… phải có sự ký duyệt của những người có thẩm quyền

+ Thủ quỷ chỉ được phép chi tiền cho các chứng từ phát sinh sau khi có sự ký duyệt hợp lý từ người có thẩm quyền

+ Quá trình hạch toán vào từng tài khoản chi phí phải phù hợp với sự phân loại

và quy định về tính chất của từng loại chi phí

Phần II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ

TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG

A KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG.

I ĐẶC ĐIỂM CHUNG TẠI XNĐM ĐN:

1 Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng

Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng (XNĐMĐN) là một đơn vị trực thuộc của công ty Vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội và là thành viên của Tổng Công ty Đường Sắt Việt Nam, Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng được thành lập chính thức theo quyết định

số 03/QĐ-TCCBLĐ của Hội đồng quản trị Tổng công ty Đường Sắt Việt Nam Xí nghiệp có trụ sở chính đóng tại 93 Trần Cao Vân – Thành phố Đà Nẵng

Trước năm 1975, tiền thân của Xí nghiệp (XN) là Tycơxa một trạm đầu máy thuộc chế độ cũ có nhiệm vụ cung cấp nhiên liện, kiểm tra tác nghiệp kĩ thuật nhằm đảm bảo an toàn cho các đoàn tầu địa phương tuyến Đà nẵng – Huế

Năm 1975 khi mới tiếp quản, cơ sở vật chất kĩ thuật của XN rất nghèo nàn, máy móc thiết bị cũ kĩ và lạc hậu, nhà xưỡng chật chội dột nát…Về sức kéo chỉ có 15 đầu máy GE cũ của Mỹ để lại nhưng hư hỏng gần hết Lực lượng lao động chỉ có 30 người chủ yếu là số công nhân viên chức lưu dung Từ đó đến nay, XN đã từng bước xây dựng và phát triển đi lên, đội ngũ công nhân viên ngày một trưởng thành, cơ sở vật chất kĩ thuật ngày một khang trang, nhiệm vụ sản xuất luôn hoàn thành năm sau cao hơn năm trước, phong trào công nhân viên chức phát triển, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện

Sau năm 1975, Tổng cục Đường Sắt Việt Nam tiếp quản toàn bộ cơ sở vật chất kĩ thuật và đổi tên thành Đoạn đầu máy Đà Nẵng Qua 8 năm phát triển dến năm 1983,

Bộ GTVT quyết định thành lập XN và lấy tên Từ chỗ bảo dưỡng và sửa chữa nhỏ,

XN đã mở rộng phạm vi hoạt động của mình cung cấp sức kéo cho các đoàn tàu từ Đồng Hới đến Quy Nhơn và đã đại tu được đầu máy Đến năm 1986, XN Toa xe và

XN Đầu máy sáp nhập thành Xí nghiệp Đầu máy Toa xe Đà Nẵng Năm 1988 do yêu cầu của quản lý và sản xuất kinh doanh, Bộ GTVT quyết định tách ra thành 2 Xí nghiệp: Xí Nghiệp Đầu máy Đà Nẵng và Xí Nghiệp Toa xe Đà Nẵng

Mặt bằng sản xuất của XN hiện nay đã được mở rộng với tổng diện tích hơn 13.800m2 gồm nhiều nhà xưởng, 20 vị trí dừng máy, 10 hầm khám máy, nhiều đường dồn trong nhà xưởng, diện tích kho vật tư 1500m2 Về sức kéo hiện nay xí nghiệp đang quản lý 61 đầu máy các loại trong dó có:12 đầu máy Tiệp công suất 1200cv; 23

máy Đức công suất 900cv Lực lượng lao động của XN hiện có 655 người hầu hết được đào tạo cơ bản từ các trường Đại học, trung học chuyên nghiệp, công nhân kỹ thuật trong nước và nước ngoài Thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên hiện nay 1500.000/người/tháng.

2.Chức năng và nhiệm vụ của XNĐMĐN:

Nhiệm vụ chính của XN là cung cấp sức kéo phục vụ yêu cầu vận tải ngành, bảo dưỡng và sửa chữa đầu máy từ cấp RO đến cấp KY và đại tu đầu máy

Nhiệm vụ cụ thể của XN là cung cấp sức kéo cho vận tải Đường sắt khu vực Miền Trung XN luôn cố gắng để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đặc biệt trong nhiều năm liền xí nghiệp luôn giữ an toàn tuyệt đối khi kéo các đoàn tầu qua đèo Hải Vân Ngoài ra XN còn tham gia tích cực trong việc kéo các đoàn tầu tốc hành Hà Nội

- Sài Gòn rút ngắn hành trình tu Bắc-Nam từ 72 giờ xuống còn 30 giờ như hiện nay.Ngoài nhiệm vụ vận tải XN còn có nhiều cố gắng trong công tác sửa chữa đầu máy, thực hiện tốt các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật Từ tháng 9/1996 XN bắt tay vào khôi phục 15 đầu máy Rumani trong dự án nguồn vốn tài trợ ODA của CHLB Đức Năm

1997 công việc khôi phục hoàn thành tiết kiệm được 2,5-3 tỷ đồng/máy Phát huy thành tích đạt được năm 2000 XN tiếp tục khôi phục thêm 5 đầu máy Rumani D11H đóng góp kịp thời công tác vận tải, bổ sung nguồn sức kéo cho ngành

II ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI XÍ

NGHIỆP

Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Công ty vận tải hành khách đường sắt Hà Nội Tất cả các khâu từ lập kế hoạch đến nghiệm thu sản phẩm và quyết toán đều phải thông qua các phòng ban, ban chức năng và sự chuẩn y của ban lãnh đạo công ty vận tải hành khách đường sắt Hà Nội

3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:

 Về vận tải

Đây là nhiệm vụ chính của xí nghiệp, xí nghiệp phải cung cấp đủ sức kéo để phục

vụ cho yêu cầu vận tải của ngành đường sắt đảm bảo về số lượng, chất lượng đầu máy kếo tầu theo kế hoạch của điều độ chạy tàu

 Về sản xuất công nghiệp

Xí nghiệp sửa chữa, khôi phục đầu máy các cấp theo chủng loại đầu máy (Tiệp, Rumani, Ty, GE) tuỳ theo tiêu chuẩn số KM kéo tầu đưa máy vào sửa chữa

 Sản xuất các sản phẩm ngoài vận doanh

Những sản phẩm ngoài vận doanh nhằm phục vụ cho sản xuất chính bao gồm:+ Sản xuất phục hồi gia công phụ tùng;

+ Xây dựng cơ bản (xây dựng, duy tu nhà xưởng);

+ Sảm phẩn các dịch vụ khác

4 Tổ chức sản xuất ở xí nghiệp Đầu máy Đà Nẵng

Bộ máy tổ chức sản xuất kinh doanh của XNĐMĐN được thể hiện qua sơ dồ sau:

Sơ đồ tổ chức sản xuất tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng



III ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA XNĐMĐN.

1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại XNĐMĐN :

: quan hệ trực tuyến (chỉ đạo)

: Quan hệ chức năng

Mối quan hệ giữa các cấp quản lý trong Xí nghiệp là mối quan hệ trực tuyến tham

XÍ NGHIỆP

Bộ phận sản xuất chính

tin để điều hành quản lý công việc của cấp dưới Các đầu mối thuộc cùng một nhà quản lý có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong công việc, do vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản lý giải quyết công việc nhanh chóng và ý kiến giải quyết không chồng chéo Với cách tổ chức như trên đòi hỏi các nhà quản lý thực sự có năng lực cả về chuyên môn lẫn tổ chức điều hành Đối với các đầu mối ở xa Xí nghiệp, điều kiện hoạt động phân tán lưu động đòi hỏi các nhà quản lý phải đi sâu mới quán xuyến được công việc.

2 Chức năng và quyền hạn của từng bộ phận trong XNĐMĐN:

 Ban giám đốc:

- Giám đốc XN: là lãnh đạo cao nhất – người đại diện hợp pháp của XN, chịu

trách nhiệm trước cơ quan cấp trên, trước pháp luật và trước toàn thể cán bộ công nhân viên về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của XN Có quyền quyết định mọi vấn đề về tổ chức sản xuất và điều hành bộ máy để sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả cao nhất

- Phó giám đốc kỹ thuật: phụ trách công tác sửa chữa đầu máy, khoa học công

nghệ, tổ chức cung ứng phụ tùng, vật tư…Có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến kỹ thuật, công nghệ sửa chữa, tổ chức đưa máy vào xưởng nhằm thực hiện đúng quy trình sửa chữa, đảm bảo đủ đầu máy kéo tầu với chất lượng tốt nhất

- Phó giám đốc vận dụng: phụ trách toàn bộ khối lái tầu, cung ứng nhiên liệu,

dầu mỡ, quản lý lực lượng tài xế, quản lý trạm dọc tuyến nhằm khai thác đầu máy có hiệu quả, tiết kiệm nhiên liệu đảm bảo an toàn chạy tầu

 Các phòng ban:

- Phòng tổ chức cán bộ lao động: Tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý

cán bộ, quản lý lao động, đào tạo, tuyển dụng lao dộng, giải quyết chế độ chính sách, phân phối tiền lương, tiền thưởng và công tác an toàn bảo hộ lao động

- Phòng kế hoạch: lập kế hoạch và triển khai kế hoạch sản xuất, theo dõi đôn

đốc việc thực hiện ở các bộ phận Tính toán các chỉ tiêu kinh tế kĩ thuật liên quan đến công tác chạy tầu, sửa chữa đầu máy cũng như các hoạt động khác của Xí nghiệp

- Phòng tài chính-kế toán: tổ chức hạch toán kế toán, phản ánh đầy đủ và kịp

thời toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính, phân phối tài chính, cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp

- Phòng hành chính: Tiếp nhận, phân phối và tổ chức dự trữ hồ sơ, công văn,

giấy tờ theo quy định, phục vụ các hoạt động đối nội, đối ngoại trong sản xuất của Xí nghiệp

- Phòng kĩ thuật: phụ trách công tác khoa học công nghệ và kỹ thuật như quy

trình sửa chữa và khai thác đầu máy, máy móc, công cụ thiết bị chuyên dùng…kiểm tra chất lượng sản phẩm các đầu máy xuất xưởng, vật tư và các sản phẩm khác

- Phòng vật tư: tham mưu công tác quản lý, cung ứng vật tư, phục vụ yêu cầu

sản xuất Lập kế hoạch và thực hiện việc mua sắm và dự trữ vật tư

- Phòng nhiên liệu: lập kế hoạch cung ứng nhiện liệu, dầu mỡ phục vụ công tác

chạy tầu và sửa chữa đầu máy, xây dựng định mức nhiên liệu chạy tầu, trực tiếp tổ chức mua sắm ,cấp phát…

- Phòng y tế: Khám và chữa bệnh cho tất cả cán bộ công nhân viên Xí nghiệp,

theo dõi bệnh nghề nghiệp, tham mưu cho giám đốc những vấn đề liên quan đến sức khỏe người lao động để bố trí công việc phù hợp

- Phòng bảo vệ: bảo vệ mọi tài sản của XN, trực tiếp phụ trách công tác phòng

chống cháy nổ, huấn luyện tự vệ, phối hợp với địa phương giữ gìn trị an trên địa bàn XN

- Phân xưởng sửa chữa đầu máy: Sửa chữa tất cả các đầu máy và đại tu theo kế

hoạch

- Phân xưởng cơ điện: gia công cơ khí các chi tiết phụ tùng phục vụ công tác

sửa chữa đầu máy, thực hiện các hợp đồng gia công chi tiết cho các đơn vị bạn, quản

lý hệ thống điện trong XN

- Phân đoạn vận dụng: Phụ trách các đội lái máy, tổ chức chạy tàu bảo đảm an

toàn, đúng giờ, bố trí vòng quay đầu hợp lý

- Các trạm đầu máy: Phục vụ tốt công tác ăn nghỉ, thay ban, đôn đốc tác

nghiệp kỹ thuật, cấp phát nhiên liệu…cho các đầu máy dừng tại trạm, đảm bảo chạy tàu đúng kế hoạch



IV.TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI XNĐMĐN

Bộ máy kế toán của XNĐMĐN được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh.Với cách tổ chức bộ máy kế toán này, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy trở nên đơn giản, thực hiên trong một cấp kế toán tập trung

1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: (Trang sau)

:quan hệ trực tuyến

:quan hệ chức năng

2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phần hành:

- Kế toán trưởng:có nhiệm vụ tổ chức,kiểm tra công tác kế toán của đơn vị, chỉ

đạo bộ máy kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành, đồng thời giám sát, kiểm tra tình hình tài chính của đơn vị

- Kế toán tổng hợp:tổng hợp số liệu từ các kế toán phần hành để lập báo cáo

quyết toán

- Kế toán TSCĐ: theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ,

sửa chữa TSCĐ

- Kế toán nhiên liệu: Theo dõi tình hình nhập xuất nhiên liệu, đồng thời cuối

tháng lên bảng kê thuế Giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra của XN

- Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn và phân

KT phụ tùng

KT vật liệu, CCDC

KT tiền lương, BHXH

KT quỹ, công nợ

Thủ quỹ

- Kế toán phụ tùng: Theo dõi nhập, xuất, tồn phụ tùng.

- Kế toán lương và bảo hiểm xã hội: Căn cứ vào bảng chấm công của các bộ

phận vào cuối tháng để tính lương, phụ cấp, đồng thời tính và thanh toán BHXH

- Kế toán Ngân hàng:Theo dõi phát sinh thu và chi tiền gửi Ngân hàng của XN

- Kế toán công nợ:Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, công nợ.

- Thủ quỹ: Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, thực hiện các ngghiệp vụ thu

chi tiền mặt trên sơ sở phiếu thu và phiếu chi

3 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng

a Hình thức sổ kế toán.

Xí nghiệp đầu máy |Đà Nẵng đang áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung”

có cải tiến phù hợp với thực tế của XN Hình thức này được sử dụng thử nghiệm phần mềm kế toán mới do Bộ tài chính ban hành trên máy vi tính ở phân hệ tổng hợp

Do vậy sổ sách của XN bao gồm:

 Sổ do máy in ra:

+ Nhật ký chung

+ Sổ cái

 Sổ do kế toán viên thực hiện:

+Sổ chi tiết vật tư

+ Sổ Tài sản cố định

+ Sổ quỹ

+ Sổ theo dõi công cụ dụng cụ xuất dùng cho bộ phận sử dụng

+ Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng

+ Sổ theo dõi các công trình sản xuất phụ

 Các loại bảng biểu do kế toán viên thực hiện

+ Các bảng kê chi tiết (vật tư, tiền mặt, TGNH, TSCĐ, Công nợ)

+ Bảng kiểm kê (vật tư,CCDC, phụ tùng,TSCĐ…)

b Trình tự ghi sổ

Hằng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ gốc các kế toán phần hành kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, nội dung kinh tế trên chứng từ đó rồi ghi vào các sổ chi tiết có liên quan, sau đó lập ra phiếu định tài khoản

Đối với các chứng từ gốc cùng loại như Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, Phiếu xuất vật tư…Kế toán lập các bảng kê bảng ghi chi tiết, bảng tổng hợp rồi lập phiếu