CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP THƯƠNG MẠI THỐNG NHẤT VÀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN
Giới thiệu về Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất
1.1.1 Thông tin cơ bản về Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất
Tên đầy đủ: Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất
Tên giao dịch quốc tế: THONG NHAT INDUSTRIAL TRADING COMPANY
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài
Nhà nước Địa chỉ: Km 92 đường 5 mới, Xã Nam Sơn, Huyện An Dương, Thành phố Hải
Giám đốc: Nguyễn Đức Tam
Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất
- Bán buôn kim loại và quặng kim loại (Ngành chính)
- Đúc sắt thép; Rèn, dập, ép và cán kim loại; luyện bột kim loại;
- Gia công cơ khí; xử lý và tráng phủ kim loại
- Đóng tàu và cấu kiện nổi; Đóng thuyền, xuồng thể thao và giải trí
- Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác
- Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô mô tô, xe máy và xe có động cơ khác
- Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan
- Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành (trừ xe buýt);
- Vận tải hàng hóa đường bộ, đường thuỷ nội địa, ven biển và viễn dương
- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
Quá trình thực tập của sinh viên tại Phòng Kinh doanh
1.2.1 Giới thiệu về bộ phận thực tập
Phòng Kinh doanh của Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất là bộ phận chủ chốt, đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy, tiếp thị và phân phối sản phẩm ra thị trường Sau khi sắp xếp lại cơ cấu tổ chức, Phòng Kinh doanh trở nên độc lập với các mục tiêu cụ thể hơn Đây cũng là cầu nối giữa khách hàng và các bộ phận khác như Kế toán, Tài chính, Marketing, nhằm thiết lập chiến lược gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Tính đến thời điểm 01/08/2021, Phòng Kinh doanh có tổng cộng 12 cán bộ nhân viên bao gồm 01 trưởng phòng, 02 phó phòng, 07 nhân viên chính thức và 02 nhân viên tập sự
❖ Phòng Kinh doanh có các chức năng sau đây:
Phòng Kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc tư vấn và lập kế hoạch cho Ban Giám đốc công ty, đặc biệt liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm và dịch vụ.
2 Nghiên cứu và phát triển sản phẩm
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn và chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu, phát triển sản phẩm và dịch vụ mới, cũng như cải tiến các sản phẩm hiện có Những hoạt động này không chỉ đáp ứng nhu cầu của thị trường mà còn giúp mở rộng và phát triển thị trường mục tiêu cho doanh nghiệp.
3 Xây dựng và phát triển nguồn khách hàng
Tìm kiếm và kết nối với các nguồn khách hàng tiềm năng mới là rất quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp Đồng thời, việc duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại cũng không kém phần quan trọng, giúp tăng cường sự trung thành và tạo ra cơ hội kinh doanh lâu dài.
4 Theo dõi, kiểm soát và báo cáo Định kỳ phòng kinh doanh cần lập báo cáo theo đúng quy định của doanh nghiệp Báo cáo cần thể hiện tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty cũng như thể hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao của phòng kinh doanh
5 Thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Ban Giám đốc công ty bằng cách giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến việc thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ Các hoạt động chính bao gồm thanh toán quốc tế, huy động vốn, cho vay, bảo lãnh, tư vấn tài chính, cũng như phát triển các liên doanh và liên kết.
❖ Phòng Kinh doanh có các nhiệm vụ sau đây:
- Nghiên cứu và triển khai thực hiện việc tiếp cận thị trường mục tiêu và khách hàng
- Xây dựng các chiến lược về việc giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng
Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động kinh doanh là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả Đồng thời, việc tính toán và lập báo cáo về giá thành sản phẩm, dịch vụ giúp tạo ra cơ sở vững chắc cho việc ký hợp đồng với khách hàng.
Xây dựng kế hoạch thực hiện và phân bổ thời gian sản xuất kinh doanh một cách hợp lý cho từng phân xưởng và toàn bộ doanh nghiệp là rất quan trọng Việc này giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo tiến độ giao hàng Một kế hoạch rõ ràng sẽ hỗ trợ trong việc phân chia nguồn lực, giảm thiểu lãng phí và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Để đáp ứng nhu cầu của thị trường, cần thực hiện các lệnh sản xuất nhằm đảm bảo lượng sản phẩm cần thiết và áp dụng các biện pháp gia tăng nguồn hàng.
Theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện các kế hoạch và chiến lược kinh doanh của các bộ phận khác là rất quan trọng Điều này đảm bảo rằng việc thực hiện kế hoạch diễn ra đúng quy trình, đồng thời tiến độ sản xuất sản phẩm đáp ứng đầy đủ yêu cầu trong hợp đồng với khách hàng.
- Đề xuất các chiến lược marketing cũng như các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh theo từng giai đoạn cụ thể
- Lập kế hoạch triển khai hoạt động phát triển thị trường và việc nghiên cứu, phát triển sản phẩm
Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về tất cả các hoạt động phát triển kinh doanh, đảm bảo thực hiện đúng quyền hạn và nhiệm vụ đã được giao.
2 Nhiệm vụ trong hoạt động quan hệ khách hàng
- Nghiên cứu, xây dựng chính sách bán hàng (bao gồm chính sách giá, khuyến mãi, chiết khấu và quảng bá, tiếp thị)
- Xây dựng các chính sách riêng theo từng nhóm khách hàng, trình Ban Giám đốc phê duyệt và thực hiện theo đúng chính sách đã được duyệt
Để đạt được mục tiêu đã đề ra, cần xác định rõ ràng mục tiêu và xây dựng kế hoạch bán hàng cụ thể cho từng giai đoạn Sau đó, trình Ban Giám đốc phê duyệt và thực hiện bán các sản phẩm, dịch vụ theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt.
- Tìm kiếm, kết nối và phát triển mạng lưới khách hàng mục tiêu cho công ty Duy trì và chăm sóc các khách hàng hiện tại
Tìm kiếm đối tác phù hợp là yếu tố quan trọng để thu hút đầu tư, góp vốn, và thiết lập liên doanh, liên kết nhằm thực hiện kế hoạch và chiến lược phát triển kinh doanh hiệu quả cho công ty.
Tiến hành thu thập và quản lý thông tin cũng như hồ sơ khách hàng một cách khoa học và hiệu quả, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của công ty.
3 Nhiệm vụ trong việc tư vấn tài chính và phát triển sản phẩm a) Đối với vấn đề tài chính:
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính toàn diện, bao gồm quản lý dòng tiền, tối ưu cấu trúc tài chính, kiểm soát chi phí, ứng dụng công nghệ thông tin và quản trị, cùng với các vấn đề tài chính khác Bên cạnh đó, chúng tôi cũng chú trọng vào việc phát triển sản phẩm để đáp ứng nhu cầu thị trường.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP THƯƠNG MẠI THỐNG NHẤT
Các hoạt động kinh doanh ứng dụng chuyển đổi số tại Phòng Kinh doanh, Công
doanh, Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất
2.1.1 Hệ thống Tổng đài, trung tâm liên lạc khách hàng
Hệ thống Tổng đài chăm sóc khách hàng là trung tâm tiếp nhận và giải đáp thông tin về sản phẩm, dịch vụ, hỗ trợ khách hàng qua nhiều kênh truyền thông như điện thoại, email, tin nhắn SMS, video và chat Bên cạnh việc tiếp nhận thông tin, tổng đài còn thực hiện các cuộc gọi ra để chăm sóc khách hàng, tiếp thị sản phẩm, khảo sát ý kiến và điều tra thị trường, từ đó tối ưu hóa công nghệ điện thoại trong việc nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Tại Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất, hệ thống tổng đài đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và quản lý tương tác với khách hàng qua nhiều kênh khác nhau như điện thoại, SMS, email, Zalo và gọi điện VoIP.
Mô hình hoạt động của Hệ thống tổng đài trong hoạt động kinh doanh tại Công ty:
Hình 2.1: Mô hình về hoạt động của Hệ thống tổng đài
Hệ thống chú trọng vào việc duy trì liên lạc, chăm sóc khách hàng và xử lý sự cố Việc ứng dụng công nghệ số giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và quản lý, mang lại hiệu quả cao hơn.
Dữ liệu khách hàng tiềm năng
•Dữ liệu thông qua kênh kết nối, tìm kiếm
•Khách hàng chủ động liên hệ
•Kết nối, cung cấp thông tin về sản phẩm, mong muốn liên hệ trực tiếp (Email, Zalo, SMS)
•Liên hệ trực tiếp (Gọi thoại, Zalo) để chào hàng
•Giữ liên lạc với khách hàng, tư vấn về sản phẩm (Zalo, Email)
•Liên hệ hẹn lịch gặp gỡ, trao đổi về hợp đồng (Gọi thoại)
•Khách hàng đã mua hàng/sử dụng dịch vụ
•Giữ liên lạc với khách hàng, giải đáp thắc mắc và giải quyết khiếu nại (Email, Zalo, SMS)
•Gửi thông tin về các chương trình ưu đãi
•Thư cảm ơn khách đã mua hàng (Email)
Dữ liệu khách hàng thân thiết
•Khách hàng đã mua hàng/sử dụng dịch vụ nhiều lần
Giữ liên lạc với khách hàng
Công ty cần cải thiện việc gửi thông tin về các chương trình ưu đãi và bản tin hàng tháng/quý cho khách hàng qua Email và Zalo Hiện tại, hệ thống vẫn còn mang tính truyền thống, chưa tập trung vào dữ liệu và luồng thông tin, dẫn đến một số quy trình phải thực hiện thủ công, dễ gây ra sai sót Điều này xuất phát từ việc tập khách hàng chủ yếu là các doanh nghiệp và khách hàng thân quen, khiến nguồn dữ liệu khách hàng trở nên hạn chế, mặc dù yếu tố chất lượng vẫn được ưu tiên cao.
2.1.2 Giải pháp tiếp thị trực tuyến
Là các giải pháp, công cụ giúp thực hiện và quản trị các chiến dịch tiếp thị thông thường qua các kênh tiếp thị
Các kênh tiếp thị trực tuyến của Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất hiện tại là Website, Fanpage Facebook và Zalo
Công ty chúng tôi cung cấp thông tin tổng quan chi tiết về sản phẩm và các phương thức liên hệ Chúng tôi cập nhật tin tức thị trường ngành một cách thường xuyên, hàng tuần hoặc hàng tháng, nhằm mang đến cho khách hàng cái nhìn tổng quát và kịp thời Ngoài ra, chúng tôi cũng thực hiện báo cáo thị trường hàng quý để theo dõi xu hướng và biến động trong ngành.
Thông tin tổng quan về Công ty Chia sẻ về thị trường ngành Phản hồi, đánh giá của khách đã mua hàng
Thông tin, chia sẻ về sản phẩm Tiếp thị trực tiếp tại Nhóm Zalo khách hàng
Hướng đối tượng Khách hàng tiềm năng, khách hàng mục tiêu
Khách hàng tiềm năng, khách đã mua hàng
Khách đã mua hàng, khách hàng thân thiết Đánh giá Bố cục các trang
Website cần có nội dung tổng quan và thông tin rõ ràng để thu hút người dùng Giao diện trang web cần được cải thiện với màu sắc và font chữ hấp dẫn hơn, tránh sự đơn điệu Đồng thời, website cũng nên cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản về công ty và các phương thức liên hệ để khách hàng dễ dàng tiếp cận.
Bài đăng không thường xuyên, nhiều bài quan trọng (giới thiệu sản phẩm) bị trôi
Tập trung sử dụng để chăm sóc khách hàng thân thiết, cập nhật, đăng bài thường xuyên
Cổng thanh toán, ví điện tử và ứng dụng di động của ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và thực hiện thanh toán điện tử cho các giao dịch bán hàng.
• Thanh toán qua Số tài khoản ngân hàng o Eximbank Chi nhánh Hải Phòng o Agribank Chi nhánh Hải Phòng o ACB Chi nhánh Hải Phòng
• Thanh toán qua Cổng thanh toán o Quét mã QR - VNPAY o Thanh toán quốc tế VISA/Mastercard
Giải pháp thanh toán đơn giản đang được áp dụng, nhưng do số lượng khách hàng còn hạn chế, các giao dịch hiện tại vẫn được ghi chép và lưu trữ một cách thủ công Mặc dù quy trình thực hiện đơn giản, nhưng điều này dễ dẫn đến sai sót trong quá trình quản lý.
2.1.4 Giải pháp văn phòng điện tử
Các giải pháp này hỗ trợ doanh nghiệp và nhân viên trong việc tương tác và hoạt động thường xuyên, giúp lưu trữ và trao đổi dữ liệu nội bộ Chúng cũng tạo điều kiện cho giao tiếp, làm việc nhóm, giao việc, quản lý dự án, theo dõi tiến độ, báo cáo kết quả, đánh giá hiệu suất và tra cứu lịch sử công việc.
Bộ công cụ Google Workspace:
- Truyền thông, quảng bá (Business)
- Ứng dụng văn phòng trực tuyến (Drives, Docs, Sheets, Slides, Forms, Jamsboard)
- Họp mặt, trao đổi (Calendars, Hangouts, Meet)
Bộ công cụ Google cung cấp đầy đủ tính năng hỗ trợ cho công việc hàng ngày của Phòng Kinh doanh, với nhiều tính năng hữu ích có thể khai thác Trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến, vai trò của bộ công cụ này trở nên vô cùng quan trọng.
Chi phí hợp lý và phù hợp với quy mô doanh nghiệp, nhưng cần chú trọng đến bảo mật trong một số quy trình và phân đoạn.
2.1.5 Hệ thống Bảo mật thông tin
Hệ thống này được thiết kế để bảo vệ an toàn không gian mạng, ngăn chặn các cuộc tấn công và hành vi giả mạo, từ đó đảm bảo rằng hoạt động trực tuyến của doanh nghiệp diễn ra liên tục và không bị ảnh hưởng bởi gian lận.
- Phần mềm bảo mật, chống xâm nhập: Kaspersky Small Office Security
Phần mềm này cung cấp giải pháp bảo mật toàn diện cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, với các tính năng nổi bật như bảo mật cho máy tính và máy chủ, quản lý mật khẩu, đảm bảo an toàn giao dịch tài chính, sao lưu dữ liệu và mã hóa thông tin.
- Chữ ký số: FPT CA
Dịch vụ cung cấp chữ ký số cho cá nhân và doanh nghiệp đảm bảo tính xác thực cho các tài liệu và thông tin điện tử, giúp ngăn chặn việc giả mạo và khẳng định nguồn gốc của dữ liệu được gửi đi.
Hệ thống bảo mật hiện đang hoạt động ổn định và chưa gặp phải sự cố hay tấn công nào Tuy nhiên, cần chú trọng hơn đến vấn đề an toàn thông tin của người sử dụng, đặc biệt là trong việc làm việc từ xa qua máy tính cá nhân, nơi vẫn còn xảy ra tình trạng cấp quyền truy cập không đúng đối tượng.
Quy trình chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh
2.2.1 Trên phạm vi công ty
Trên phạm vi công ty, Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất đang sử dụng mô hình chuyển đổi số bao gồm 7 bước:
Hình 2.1: Quy trình Chuyển đổi số trên phạm vi Công ty
Bước 1: Lãnh đạo công ty cần đưa ra chiến lược về Chuyển đổi số
Lãnh đạo công ty đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, cần xác định rõ nhu cầu thực sự của tổ chức ở từng giai đoạn.
Dựa trên việc xác định nhu cầu, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch thực hiện rõ ràng và cụ thể Sự chi tiết và cụ thể trong nội dung kế hoạch sẽ giúp quá trình triển khai trở nên dễ dàng hơn.
Bước 2: Chuẩn bị những nhân tố
Doanh nghiệp cần xác định và lựa chọn những nhân sự chủ chốt để triển khai chiến lược chuyển đổi số một cách hiệu quả, giúp lan tỏa và thực hiện kế hoạch này xuống các phòng ban khác trong tổ chức.
Khi lựa chọn nền tảng công nghệ, cần xem xét các yếu tố quan trọng như mức độ cần thiết của công nghệ, khả năng tiếp cận và dễ dàng áp dụng, cũng như vấn đề chi phí liên quan.
Tham khảo: từ các doanh nghiệp khác trong ngành, từ tư vấn của các chuyên gia
Bước 3: Tổ chức đào tạo cơ bản về chuyển đổi số cho doanh nghiệp
Đào tạo cơ bản cho nhân sự công ty về chuyển đổi số là rất quan trọng, giúp họ nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của quá trình này Việc trang bị kiến thức và chuẩn bị tâm lý cho nhân viên sẽ tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số thành công.
Để đảm bảo sự thành công của quá trình chuyển đổi số, cần truyền thông rõ ràng cho toàn thể nhân viên về sự kiện này Việc nâng cao nhận thức cho nhân sự về chuyển đổi số sẽ giúp họ nắm bắt thông tin và làm quen với những phương pháp làm việc mới, đồng thời khuyến khích họ tiếp cận công nghệ số hiện đại.
Bước 5: Đặt ra yêu cầu số hóa cho các phòng ban
Cùng với Trưởng phòng, xác định những vấn đề và thách thức cụ thể mà từng bộ phận đang đối mặt Những bài toán này cần được nêu rõ, mang tính cấp thiết và có khả năng được giải quyết thông qua việc áp dụng công nghệ mới hoặc số hóa quy trình.
Bước 6: Tiến hành Số hoá/Chuyển đổi số
Dựa trên bài toán đặt ra, các Phòng, Ban cùng nhau bàn bạc, thử nghiệm và đưa ra giải pháp phù hợp để giải quyết
Bước 7: Đánh giá kết quả chuyển đổi số là rất quan trọng để xác định xem quá trình chuyển đổi có đúng hướng với lĩnh vực của công ty hay không Cần xem xét lại các phương án đã thực hiện và tìm kiếm cơ hội cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả của chuyển đổi số.
Tại Phòng Kinh doanh, Trưởng phòng cùng các thành viên thảo luận dựa trên bài toán từ cấp lãnh đạo để xây dựng chiến lược Chuyển đổi số, gồm 5 bước quan trọng.
Hình 2.2: Quy trình Chuyển đổi số tại Phòng Kinh doanh
Bước 1: Đánh giá yêu cầu và lên kế hoạch
Trưởng phòng cùng các thành viên tiến hành phân tích yêu cầu bài toán, đánh giá tính khả thi và khả năng hoàn thiện Sau đó, họ lập kế hoạch cho các bước tiếp theo.
Bước 2: Xây dựng quy trình
Sau khi đánh giá, cần đưa ra quy trình áp dụng đúng đắn, bao gồm những bộ phận, công đoạn nào, những ai sẽ bị tác động
Bước3: Chuẩn bị về nguồn lực
Để chuẩn bị cho công nghệ, cần đảm bảo rằng công nghệ được áp dụng đã sẵn sàng trên hạ tầng của phòng và xây dựng quy trình xử lý sự cố liên quan đến công nghệ.
Chuẩn bị về con người: đào tạo đội ngũ nhân viên thành thạo với công nghệ mới
Hành động theo kế hoạch đề ra, chú ý giám sát hiệu quả và giải quyết sự cố ngay khi xuất hiện
Bước 5: Đánh giá, báo cáo và cải thiện là giai đoạn quan trọng trong quá trình chuyển đổi số Cần đánh giá lại kết quả của các giai đoạn trước, xem xét các phương án đã thực hiện và tìm kiếm cách cải thiện để nâng cao hiệu quả của quá trình chuyển đổi số.
Báo cáo lại với cấp lãnh đạo về hoạt động Chuyển đổi số, bao gồm hiệu quả, khó khăn và đề xuất giải pháp
Các yếu tố tác động đến chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh của Công ty
Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất
2.3.1 Các yếu tố môi trường bên ngoài
* Trong phần này, em sử dụng mô hình PESTEL để phân tích 6 yếu tố nổi bật
•Đánh giá yêu cầu và lên kế hoạch
•Chuẩn bị về nguồn lực
Đánh giá và báo cáo về các yếu tố xã hội, môi trường và công nghệ đang có tác động mạnh mẽ đến quá trình chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó, các yếu tố chính trị và pháp lý cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện và thúc đẩy sự phát triển này.
Việt Nam là một trong những quốc gia tiên phong trong việc triển khai chương trình chuyển đổi số quốc gia, theo Bộ Thông tin và Truyền thông Điều này giúp Việt Nam nâng cao nhận thức về chuyển đổi số, đồng thời tận dụng cơ hội từ cuộc cách mạng công nghệ để cải thiện thứ hạng toàn cầu Giai đoạn 2021 - 2025 sẽ tập trung vào các hành động cụ thể trong từng ngành và địa phương Vào ngày 3-6-2020, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt chương trình chuyển đổi số quốc gia, với mục tiêu hướng đến năm 2025 và tầm nhìn đến năm 2030.
Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất có cơ hội tham gia chương trình đào tạo hỗ trợ chuyển đổi số và phân tích kinh doanh, giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi sang cung cấp sản phẩm và dịch vụ trên nền tảng số Chương trình này cũng hỗ trợ sản xuất thông minh và tái cấu trúc doanh nghiệp, nâng cao năng lực nội tại Chính phủ tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp ứng dụng chuyển đổi số tiếp cận tín dụng, nhằm hỗ trợ các sản phẩm chuyển đổi số chủ lực.
Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất đang tận dụng tối đa những lợi thế từ sự chuyển dịch của môi trường xung quanh, tiến bộ công nghệ và hỗ trợ từ Chính phủ Hành vi tiêu dùng của khách hàng đang thay đổi nhanh chóng, tạo ra cơ hội khai thác tiềm năng mới trên thị trường Bên cạnh đó, toàn cầu hóa cũng thúc đẩy sự dịch chuyển của chuỗi cung ứng, mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp.
Dịch Covid-19 đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến xã hội và Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất, khiến mọi kế hoạch và hoạt động của công ty trở nên bất định Sự khó lường của dịch bệnh buộc công ty phải đảm bảo an toàn lao động và duy trì giao tiếp với khách hàng để tiêu thụ hàng hóa Đây cũng là cơ hội để công ty nhận thức lại vai trò của số hóa và chuyển đổi số trong toàn bộ hoạt động của mình.
Hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi dịch Covid-19, dẫn đến sự suy giảm nguồn lực và ảnh hưởng tiêu cực đến kế hoạch chuyển đổi số Công ty đang đối mặt với thách thức do thiếu các hỗ trợ phù hợp và chưa tiếp cận được nguồn vốn cần thiết cho đầu tư chuyển đổi số Hơn nữa, khả năng tiếp cận chuyên gia, tài liệu và thông tin hỗ trợ về chuyển đổi số cũng còn hạn chế.
Trong bối cảnh khoa học kỹ thuật phát triển mạnh mẽ, doanh nghiệp hiện có nhiều lựa chọn nhà cung cấp giải pháp công nghệ Tuy nhiên, các giải pháp số trên thị trường vẫn còn rời rạc và thiếu tính kết nối, gây khó khăn cho các công ty trong việc thực hiện chiến lược chuyển đổi số Bên cạnh đó, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ cũng đi kèm với gia tăng rủi ro về an toàn thông tin và an ninh mạng, tạo ra thách thức lớn trong lộ trình chuyển đổi số mà doanh nghiệp cần giải quyết.
Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất đang tận dụng những lợi thế lớn từ sự chuyển dịch môi trường và tiến bộ công nghệ trong thời đại số, cùng với sự hỗ trợ từ Chính phủ Việt Nam Dù dịch bệnh Covid-19 gây ra nhiều thách thức, nhưng nó cũng tạo cơ hội cho công ty đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.
2.3.2 Các yếu tố môi trường bên trong
* Trong phần này, em sử dụng mô hình phân tích SWOT để đánh giá 4 yếu tố:
Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats
(Thách thức) trong việc Chuyển đổi số tại Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất Điểm mạnh Điểm yếu
- Nhận thức về xu hướng và tính tất yếu của Chuyển đổi số của lãnh đạo doanh nghiệp được nâng cao, đặc biệt là trong thời kỳ dịch bệnh
- Cơ cấu tổ chức bộ máy đơn giản, linh hoạt, phản hồi nhanh với các thay đổi
- Khả năng kết nối thông tin nhanh chóng với khách hàng và nhà cung cấp đầu vào
- Khả năng áp dụng linh hoạt phần mềm vào các nghiệp vụ kinh doanh
- Năng lực quản trị nội bộ chưa cao, quy trình chưa hoàn toàn chuẩn hoá
- Thiếu nhân sự có năng lực về CNTT để hỗ trợ chuyển đổi
- Hệ thống CNTT và khả năng tích hợp công nghệ mới còn hạn chế
- Năng lực quản trị và phân tích dữ liệu còn thiếu
- Năng lực và nhận thức liên quan đến quản lý rủi ro và an ninh mạng
- Sự thay đổi trong hành vi tiêu dùng của khách hàng
- Sự dịch chuyển của chuỗi cung ứng toàn cầu
- Sự sẵn sàng của công nghệ và các nhà cung cấp trên thị trường
- Các giải pháp và hỗ trợ của chính phủ đối với các doanh nghiệp trong việc ứng dụng CNTT
- Khả năng tiếp cận các thông tin, tài liệu, chuyên gia hỗ trợ
- Khả năng kết nối giữa các giải pháp trên thị trường
- Nguồn vốn đầu tư hỗ trợ cho doanh nghiệp
- Sự gia tăng các rủi ro liên quan đến an toàn thông tin, anh ninh mạng
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay có điểm mạnh trong chuyển đổi số nhờ vào khả năng nhận thức sớm về các xu hướng và tầm quan trọng của quá trình này Với cơ cấu tổ chức linh hoạt, họ dễ dàng thích nghi với thay đổi của thị trường Những thành tựu trong chuyển đổi số, như kênh tiếp thị, phân phối và bán hàng, đã được áp dụng hiệu quả Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều có khả năng ứng dụng công nghệ số để kết nối thông tin với khách hàng và nhà cung cấp, cũng như áp dụng phần mềm trong các nghiệp vụ quản lý cơ bản.
Đánh giá chung về kết quả Chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh của Công
của Công ty TNHH Công nghiệp Thương mại Thống Nhất
Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất đang ở giai đoạn đầu của chuyển đổi số, tập trung vào việc số hóa từng bộ phận Các hoạt động chuyển đổi số tại Phòng Kinh doanh đã mang lại hiệu quả lớn, cải thiện quy trình tiếp thị, kết nối và chăm sóc khách hàng, giúp mọi thứ trở nên rõ ràng và chuyên nghiệp hơn Đồng thời, tốc độ xử lý và phản hồi cũng nhanh hơn so với trước khi áp dụng công nghệ số.
Số hoá tài liệu và quy trình giúp giảm thiểu sai sót trong thủ tục giấy tờ, đồng thời cải thiện khả năng truy xuất thông tin Kênh liên lạc giữa các cấp được thông suốt, đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định và thích ứng với công nghệ 4.0 Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn duy trì sự ổn định của chuỗi cung ứng, hướng tới gia tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và nhanh chóng tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.
2.4.2 Hạn chế và nguyên nhân
Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất vẫn chưa hoàn thiện các yếu tố như năng lực quản trị nội bộ, cơ cấu tổ chức và quy trình để thực hiện chuyển đổi số toàn diện Năng lực nhân sự trong lĩnh vực công nghệ thông tin và khả năng tích hợp công nghệ mới của hệ thống công nghệ thông tin còn nhiều hạn chế Hơn nữa, tầm quan trọng của dữ liệu chưa được đánh giá đúng mức, khi chỉ một số ít doanh nghiệp có chính sách quản trị riêng và áp dụng phân tích dữ liệu trong hoạt động của mình.
Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất đang đối mặt với những thách thức do thiếu hỗ trợ phù hợp cho nhu cầu chuyển đổi số Nhu cầu đầu tư cho chuyển đổi số ngày càng cao, nhưng khả năng tiếp cận chuyên gia và tài liệu hỗ trợ còn hạn chế Các giải pháp công nghệ số hiện tại thường rời rạc và thiếu tính kết nối, gây khó khăn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc thực hiện chiến lược chuyển đổi số Hơn nữa, sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật đi kèm với các rủi ro tiềm ẩn về an toàn thông tin và an ninh mạng.
3 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT ĐỂ TĂNG CƯƠNG HOẠT ĐỘNG CHUYỂN ĐỔI SỐ
Phương hướng chuyển đổi số của công ty thời gian tới
Theo mô hình giai đoạn chuyển đổi số của Ernst & Young, Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất hiện đang ở giai đoạn đầu tiên gọi là “Doing Digital”, trong đó công ty thực hiện các dự án tập trung vào việc số hoá từng bộ phận.
Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất đặt mục tiêu chuyển đổi từ “doing digital” sang “being digital” trong vòng 5 năm tới (2021 – 2026) và đã xây dựng một chiến lược cụ thể để hiện thực hóa mục tiêu này.
Để thực hiện chuyển đổi số hiệu quả, Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất cần xác định mục tiêu và chiến lược chuyển đổi số phù hợp với tầm nhìn dài hạn và ngắn hạn của doanh nghiệp Giai đoạn chuẩn bị bao gồm việc thảo luận giữa các lãnh đạo để xây dựng chiến lược chuyển đổi số tích hợp vào chiến lược phát triển chung của công ty Đồng thời, doanh nghiệp cần tự đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số để xác định hiện trạng và lộ trình thực hiện Dựa trên những đánh giá này, chiến lược chuyển đổi số sẽ được phát triển một cách đồng bộ với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.
❖ Xác định kiến trúc tổng thể của doanh nghiệp
Chuyển đổi số cần được thực hiện đồng thời và tích hợp với các chiến lược phát triển khác của doanh nghiệp để đảm bảo sự phát triển bền vững Trước khi triển khai các chiến lược, doanh nghiệp cần xác định rõ kiến trúc tổng thể, mô tả các cấu phần kinh doanh thiết yếu và mối quan hệ giữa chúng Kiến trúc tổng thể cung cấp các nguyên tắc, phương pháp và mô hình cần thiết để thiết kế và hiện thực hóa cơ cấu tổ chức, quy trình kinh doanh, hệ thống thông tin và cơ sở hạ tầng một cách hiệu quả.
2 Chuyển đổi số mô hình kinh doanh (2021-2023):
Gồm các mục tiêu chính:
Áp dụng công nghệ số là yếu tố then chốt để mở rộng hệ thống kênh phân phối, tiếp thị và bán hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng và tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng Trong giai đoạn đầu của Chuyển đổi số, công ty sẽ tập trung vào việc chuyển đổi mô hình kinh doanh để nhanh chóng thu nhận giá trị từ việc ứng dụng công nghệ số, từ đó mở rộng các kênh phân phối và tối ưu hóa hoạt động chăm sóc khách hàng.
Triển khai công nghệ số cho chuỗi cung ứng là bước quan trọng giúp kết nối quản lý hàng tồn kho, sản xuất và mua hàng đầu vào Điều này không chỉ tăng cường lợi thế cạnh tranh mà còn kiểm soát hiệu quả chi phí Nhờ vào việc áp dụng công nghệ, doanh nghiệp có thể đảm bảo hàng hóa đáp ứng nhu cầu khách hàng với chi phí thấp nhất.
Áp dụng công nghệ số vào kế toán và tài chính là bước quan trọng để xây dựng khung cơ sở dữ liệu chung về kinh doanh, cung ứng và kế toán Điều này tạo nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp trong việc triển khai các giai đoạn tiếp theo của lộ trình chuyển đổi số.
Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bảo mật dữ liệu và áp dụng các công cụ bảo mật để bảo vệ bí mật kinh doanh và thông tin khách hàng Việc này không chỉ giúp tạo ra lợi thế cạnh tranh mà còn phòng ngừa rủi ro trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt khi công nghệ số đã được triển khai và cơ sở dữ liệu cơ bản đã được thiết lập.
3 Hoàn thiện và chuyển đổi số mô hình quản trị (2022-2024):
Bước 1 Hoàn thiện mô hình quản trị và xác định các yêu cầu về dữ liệu tích hợp
Để đạt được sự tăng trưởng bền vững về doanh thu và khách hàng, doanh nghiệp cần xây dựng và hoàn thiện mô hình quản trị Điều này bao gồm việc cải thiện cơ cấu tổ chức, nâng cao hiệu quả của con người, hoàn thiện chính sách và quy trình cho tất cả các mảng nghiệp vụ chức năng Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần chú trọng đến hệ thống công nghệ thông tin và quản lý dữ liệu để đảm bảo hoạt động được vận hành hiệu quả.
Để nâng cao hiệu quả làm việc, doanh nghiệp cần xây dựng chỉ tiêu quản trị (KPI/OKR) và hệ thống báo cáo quản trị Quá trình này bao gồm việc rà soát và hoàn thiện cơ cấu tổ chức, xác định chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận, định biên nhân sự, cũng như mô tả công việc cho từng vị trí Việc thiết lập bộ chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động là điều thiết yếu để tạo dựng một văn hóa làm việc tập trung vào việc thúc đẩy năng suất và hiệu quả.
Bước 2 Chuyển đổi số mô hình quản trị và hoàn thiện cơ sở dữ liệu
Áp dụng công nghệ số vào hệ thống báo cáo quản trị giúp tự động hóa quy trình trong các lĩnh vực như lập kế hoạch, ngân sách và dự báo, quản trị nhân sự, cũng như quản lý công việc.
Xây dựng một cơ sở dữ liệu chung cho toàn doanh nghiệp là điều cần thiết, với việc ưu tiên quản trị dữ liệu bền vững Cần tối ưu hóa dữ liệu để đáp ứng nhu cầu, chức năng và yêu cầu công việc cụ thể, nhằm hướng tới một quá trình chuyển đổi số hiệu quả hoàn toàn.
Xây dựng và phát triển hệ thống an toàn thông tin và an ninh mạng là cần thiết để đảm bảo các hệ thống quản trị doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, phục vụ đúng đối tượng một cách sẵn sàng, chính xác và tin cậy.
4 Kết nối kinh doanh và quản trị, đổi mới sáng tạo để tạo ra sản phẩm, dịch vụ mới (2023-2025)
Áp dụng công nghệ số giúp kết nối các hệ thống hiện có, tạo ra một hệ thống thông tin thống nhất từ kinh doanh đến quản trị trong doanh nghiệp.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu chung trong toàn bộ doanh nghiệp
- Đầu tư vào đổi mới sáng tạo (R&D) để tạo ra các thay đổi trong sản phẩm, dịch vụ và không ngừng nâng cấp các hệ thống hiện tại
- Áp dụng công nghệ số mới để đảm bảo an toàn thông tin, an ninh mạng cho dữ liệu của toàn doanh nghiệp
Giải pháp chung đối với Công ty
Công ty TNHH Công nghiệp thương mại Thống Nhất là một doanh nghiệp công nghiệp nặng, chuyên thực hiện chuyển đổi số trong lĩnh vực công nghiệp Việc áp dụng công nghệ số giúp công ty nâng cao hiệu quả sản xuất và tối ưu hóa quy trình hoạt động.
- Quy trình sản xuất - chuyển từ cứng nhắc và thủ công sang mau lẹ và tự động,
- Sản phẩm - chuyển từ tiêu chuẩn hoá sang cá nhân hoá và tuỳ biến;
- Quy mô nhà máy - nhà máy lớn ở các vị trí tập trung sang các nhà máy nhỏ ở các vị trí phi tập trung;
- Chuỗi cung ứng - chuyển từ lập kế hoạch dựa trên cất trữ sẵn sang động và có tính dự báo;
- Thước đo thành công - chuyển từ chi phí thấp, hiệu suất cao sang tỷ lệ thu nhập trên vốn sử dụng cao;
- Quan hệ khách hàng - chuyển từ thấp và gián tiếp sang cao và trực tiếp
Do đó, các giải pháp Chuyển đổi số cần được tối ưu hoá hơn cho đặc thù của ngành Công nghệp, một số giải pháp đề xuất bổ sung:
Áp dụng triết lý công nghiệp 4.0 và chuyển đổi số vào mô hình kinh doanh giúp doanh nghiệp sáng tạo ra các giá trị mới Đồng thời, cần mở rộng hai hướng của đường cong cười bằng cách cải thiện các hoạt động sản xuất cốt lõi hiện tại thông qua việc nghiên cứu phát triển và mở rộng sang lĩnh vực dịch vụ.
Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng sản xuất thường có giá trị gia tăng thấp nhất trong chuỗi giá trị hàng hóa, bao gồm các giai đoạn như nghiên cứu phát triển, thiết kế, hậu cần nhập, chế biến, chế tạo, hậu cần xuất, tiếp thị và dịch vụ/hậu mãi Việc mở rộng hoạt động của doanh nghiệp về hai phía của đường cong cười, trong bối cảnh nhiều công nghệ và giải pháp số ra đời và phát triển, cho phép thực hiện các hoạt động R&D tốn kém trước đây, vốn là lợi thế của các doanh nghiệp lớn và siêu lớn.
2 Tạo quan hệ gần gũi với nhà cung cấp và khách hàng
Triển khai tích hợp chiều ngang trong chuỗi giá trị từng bước nhằm nâng cao hiệu quả các hoạt động hỗ trợ sản xuất như mua sắm vật tư và hàng hóa đầu vào Mục tiêu chính là tăng cường kết nối trong quản trị tồn kho, cân đối giữa hàng hóa và tiền, cũng như điều chỉnh luồng vào - ra một cách hiệu quả.
Các giải pháp chính được đề xuất:
• Quản trị tồn kho (Inventory Management) /Quản trị chuỗi cung ứng (SCM) Một số nhà cung cấp: Odoo, LinkQ,Getfly,iERP, Dicentral, Bravo, Saomaisoft,…
• Quản trị quan hệ khách hàng (CRM)
Một số tên tuổi: Odoo, LinkQ,Getfly,iERP, Dicentral, Bravo, Saomaisoft,…
3 Gia tăng hiệu suất vận hành tự thân
Bắt đầu tích hợp dọc hệ thống sản xuất và kết nối để thu thập dữ liệu, nhằm chuyển đổi hoạt động sản xuất kinh doanh theo hướng dữ liệu Việc kết nối các hệ thống sản xuất được ưu tiên để tạo ra dữ liệu, từ đó hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực Đồng thời, ưu tiên trực quan hóa dữ liệu từ các phương pháp thu thập (thủ công, bán tự động, tự động) đến giám sát hiệu suất tổng thể thiết bị (OEE) và giám sát quá trình sản xuất (PM).
Giải pháp chính được đề xuất: Giám sát OEE
OEE là công cụ quan trọng trong việc thu thập, tính toán và lưu trữ dữ liệu sản xuất trong điều kiện bình thường Nó giúp đánh giá tình trạng sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó xác định các cơ hội cải tiến hiệu suất Một số thông tin có thể được báo cáo từ OEE bao gồm tỷ lệ hiệu suất, thời gian ngừng máy và chất lượng sản phẩm.
✓ Mức độ cải tiến như thế nào
✓ Vấn đề lớn nhất trong thời gian dừng máy là gì
✓ Chất lượng như thế nào trong thời gian đã và vừa qua
✓ Mức độ tận dụng thiết bị
✓ Thời gian trung bình giữa các lần hư hỏng, tỉ lệ và tần suất hưhỏng và thời gian trung bình cho sửa chữa?
Trước khi đầu tư vào trang thiết bị, cần tiến hành khảo sát và đánh giá tính sẵn sàng kết nối của các thiết bị thuộc nhiều thế hệ và trình độ công nghệ khác nhau, nhằm lựa chọn phương án phù hợp nhất.
4 Gia tăng tính cạnh tranh của sản phẩm
Để giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường và tạo giá trị mới, doanh nghiệp cần tăng cường trải nghiệm khách hàng và hiện thực hóa tùy biến đại trà Điều này giúp đáp ứng nhu cầu tham gia vào chuỗi cung ứng một cách minh bạch, nhanh chóng và chất lượng Doanh nghiệp cũng cần chủ động thích nghi với những thay đổi của hệ thống, được kích hoạt bởi các doanh nghiệp dẫn đầu chuỗi và môi trường bên ngoài.
Giải pháp đối với Phòng Kinh doanh
Một trong những thách thức lớn trong quá trình Chuyển đổi số tại Phòng Kinh doanh là yếu tố con người Chuyển đổi số không chỉ là một dự án ngắn hạn mà là một hành trình liên tục, đòi hỏi sự thích nghi và thay đổi từ phía nhân viên để đáp ứng những yêu cầu mới Do đó, việc nâng cao nhận thức và kỹ năng của con người là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của quá trình này.
Một số giải pháp đề xuất:
1 Kết hợp Chuyển đổi số vào văn hoá doanh nghiệp, cụ thể là văn hoá Phòng Kinh doanh
Để chuyển đổi số thành công, sự tham gia của mọi thành viên trong phòng là rất quan trọng Mỗi người cần kết nối với sự thay đổi và cảm thấy có thể tạo ra ảnh hưởng, đồng thời yên tâm về sự an toàn trong công việc của mình Để đạt được tốc độ thay đổi và đổi mới nhanh chóng, các trưởng phòng cần trao quyền quyết định cho tất cả mọi người, không chỉ cho một số ít.
2 Kết nối các nhóm và quy trình liên tổ chức
Chuyển đổi số yêu cầu sự trao đổi liền mạch giữa dữ liệu, thông tin, ứng dụng và quy trình trong tổ chức Để đạt được điều này, sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên liên quan là rất quan trọng Thiếu một nền văn hóa cởi mở và sự đồng thuận về mục tiêu chung, việc thực hiện chuyển đổi số sẽ gặp nhiều khó khăn.
Tổ chức các buổi đào tạo thường xuyên giúp các thành viên hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của Chuyển đổi số trong công việc hàng ngày Đào tạo cần bao gồm cả kỹ năng mềm như giao tiếp và quản lý, cũng như kỹ năng cứng liên quan đến năng lực kỹ thuật, nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng Chuyển đổi số.
