ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ TẠI BỆNH VIỆN HUYỆN AN NHƠN

hệ thồng này giúp giải phóng nhân sự khỏi các công việc hành chính, dành thời gian cho chuyên môn.. Hệ thống này có thể gửi thông tin trọn gói đến các bệnh viện t

KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

-MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN

Đề tài:

ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ

TẠI BỆNH VIỆN HUYỆN AN NHƠN

GVHD: TS Lưu Trường Văn HVTH: Nguyễn Đỗ Đức Bảo

MSHV: MBAB11004

Lớp: MBA11B

Hồ Chí Minh – 06/2012

MỤC LỤC

1 Giới thiệu 3

2 Mục tiêu dự án 3

3 Qui mô dự án 3

3.1 Xây dựng cơ sở hạ tầng hệ thống mạng kết nối các máy tính trong toàn bệnh viện 3

3.2 Trang bị hệ thống phần mềm ứng dụng nội bộ 4

3.3 Huấn luyện kỹ năng sử dụng máy tính cho toàn bộ nhân sự bệnh viện 5

4 Các giả định 5

5 Các ràng buộc 6

6 Các loại trừ 6

7 Các dự án có liên quan 6

8 WORK BREAKDOWN STRUCTURE 7

9 Tiến độ dự án 9

9.1 Lịch biểu thực hiện, sơ đồ gantt 9

9.2 Nhân sự thực hiện công việc 10

10 Rủi ro và cách khắc phục 10

10.1 Thay đổi theo thời giá 10

10.2 Tiến độ triển khai dự án chậm so với dự kiến 10

10.3 Lỗi của thiệt bị mạng, máy tính 11

10.4 Phần mềm không tương thích với các cấu hình của máy 11

11 Ma trận phân công dự án(RAM) 12

12 RACI của dự án 13

13 Sơ đồ tổ chức dự án 14

14 Cách thức kiểm soát dự án 15

15 Giao tiếp giữa các bên tham gia 15

16 Mức độ thành công của dự án 15

17 Những nội dung cần cải thiện 16

18 Bài học kinh nghiệm rút ra từ dự án 16

1 Giới thiệu

Ứng dụng CNTT trong khám chữa bệnh và quản lý bệnh viện là xu hướng tất yếu, nhằm định hướng để phát triển, nhất quán chỉ đạo quản lý bệnh viện từ tuyến trên xuống tuyến dưới Qua đó góp phần hết sức quan trọng trong việc nâng cao chất lượng khám và điều trị, xây dựng mô hình khám chữa bệnh khép kín từ lúc tiếp nhận(đầu vào) đến lúc kết thức(đầu ra) một cách khoa học và chính xác

Ứng dụng CNTT trong khám chữa bệnh và quản lý bệnh viện là việc làm thiết thực, nhằm nâng cao năng lực quản ly và điều hành của ban lãnh đạo, góp phần nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, giảm thủ tục hành chính, giảm thời gian ghi chép của Bác sĩ, từ đó tăng thêm thời gian tiếp xúc giữa thầy thuốc và người bệnh, nhất là trong tình hình quá tải hiện nay tại các bênh viện tuyến huyện

Xây dựng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện là nền tảng để xây dựng một ngân hàng dữ liệu khám và điều trị Giúp bệnh viện xây dựng mô hình khám chữa bệnh tiên tiến và khoa học dựa trên nền tảng thống nhất và chia sẻ thông tin giữa các tuyến, các bộ phận, cán bộ… một cách nhanh chóng

Ứng dụng CNTT trong ngành y tế nói chung và trong quản lý bệnh viên nói riêng đana là một nhu cầu cấp bách của xã hội nói chung và mỗi bệnh viện nói riêng

2 Mục tiêu dự án

Trang bị, hoàn thiện hệ thống mạng máy tính bệnh viện

Trang bị hệ thống phần mềm nội bộ

Huấn luyện nhân sự sử dụng hệ thống CNTT trong quản lý

3.1. Xây dựng cơ sở hạ tầng hệ thống mạng kết nối các máy tính trong toàn bệnh viện

Hệ thống mạng máy tính là cơ sở hạ tầng thiết yếu phải đầu tư chạy phầm mềm bao gồm:

Hệ thống hạ tầng mạng LAN.

Hệ thống thiết bị tin học bao gồm máy tính và các thiết bị ngoại vi

Hệ thống bảo đảm an ninh, an toàn hệ thống

Hệ thống phần mềm nền và cơ sở dữ liệu

Đây là môi trường cơ sở hạ tầng dùng để lưu trữ , xử lý và để trao đổi thông tin, phục vụ công tác quản lý, đào tạo vả nghiên cứu khoa học tại bệnh viện

Hiện nay tại bệnh viện có sẵn một hệ thống mạng LAN kết nối các khoa phòng Hệ thống này cần được mở rộng và nâng cấp để đáp ứng với bộ phầm mềm mới

3.2. Trang bị hệ thống phần mềm ứng dụng nội bộ

Hệ thống phầm mềm là mục tiêu chính của dự án thông qua hệ thống công nghệ thông tin hiện đại dạt được mục tiêu tổng quát đã nêu, thống nhất quản lý, thông tin nhanh chóng và chính xác Tăng hiệu qua sử dụng các nguồn lực tại bệnh viện như nhân sự, trang thiết bị, tài sản….góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng quản lý và điều trị toàn bệnh viện phần mềm gồm 3 hệ thống chính:

Xây dựng hệ thống quản lý bệnh nhân

Hệ thống quản lý bệnh nhân bao gồm tiếp nhận, viện phí, khoa khám ngoại trú, nội trú, quản lý dược, quản lý cận lâm sàn…có khả năng quản lý xuyên suốt thông tin bệnh nhân từ khâu tiếp đón đến xử lý cuối cùng

Hệ thống này giúp phuc vụ công tác điều trị nghiên cứu khoa học lâu dài

Bệnh án này có thề được trao đổi điện tử với các bệnh viện và tổ chức liên quan qua hệ thống mạng

Xây dựng hệ thống quản lý bệnh viện

Hệ thống quản lý hành chính bệnh viện giúp hệ thống hóa các hoạt động, hành chính như quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý tài sản, quản lý công văn…một cách

chính xác va kịp thời hệ thồng này giúp giải phóng nhân sự khỏi các công việc hành chính, dành thời gian cho chuyên môn

Xây dựng hệ khai thác dữ liệu

Người dùng chủ động tiềm kiếm tài liệu trực tuyến trên hệ thống mạng vào bất kỳ thời điểm nào, các bác sỹ có thể truy tìm và tìm kiếm các thông tin liên quan đến bệnh nhân, loại bệnh…phục vụ công tác và điều trị Hệ thống này có thể gửi thông tin trọn gói đến các bệnh viện tuyến trên để nhờ trợ giúp chuyên môn(telemedicene)

Nhằm phục vụ cho việc ứng dụng phầm mềm,bệnh viện sẽ chuẩn bị các yếu tố về con người và thiết bị máy tính

3.3. Huấn luyện kỹ năng sử dụng máy tính cho toàn bộ nhân sự bệnh viện

Huấn luyện nhân viên bệnh viện biết cách sử dụng máy tính, sử dụng phân hệ chuyên môn liên quan

Huấn luyện nhân viên IT quản trị , vận hành hệ thống

Huấn luyện ban lãnh đạo sử dụng báo cáo, thống kê, phân tích số liệu

Hệ thống được bảo mật tốt

 Kinh phí phải được cấp trước cho dự án ở mỗi giai đoạn thi công

 Bệnh viện hiện chưa có sử dụng phần mềm quản lý nào trước khi thực hiện dự án này

 Các quy trình tiếp nhận khám bệnh, kê đơn thuốc, các kỹ thuật cận lâm sàn, quản lý dược, thu viện phí, tại khu khám bệnh và điều trị ngoại trú đã được hoàn thiện

 Quy trình tiếp nhận và điều trị người bệnh tại các Khoa nội trú đã hoàn thiện

Quy trình quản lý nhân sự đã hoan thiện

Đã có thông tin các nhà cung cấp phần mềm và thiết bị phần cứng

Hệ thống mạng cần đảm được các yêu cầu về băng thông, tốc độ phải đáp ứng được các dịch vụ hiện tại và có khả năng mở rộng về sau khi có nhu cầu kết nối với mạng WAN của Bộ Y Tế

Hệ thống được bảo mật tốt

Phần mềm quản lý bệnh viện phải đáp ứng tất cả các qui trình hiện có của bệnh viện và có khả năng mở rộng về sau

Các thành viên đội dự án đều không bị điều động sang thực hiện các đội dự án khác

Nguồn nhân lực sau khi đào tạo phải đảm bảo được khả năng vận hành, quản lý và sử dụng hiệu quả hệ thống

Các phân hệ sẽ được kết nới với nhau và tạo thành một quy trình khép kín từ lúc tiếp nhận người bệnh đến khám đến khi bệnh nhân ra về

6 Các loại trừ

Xảy ra thiên tai, bão lục ảnh hưởng đến sự đi lại hoặc giao tiếp giữa công ty với bệnh viện

Sự chậm trễ trong việc cấp chi phí cho từng giai đoạn của dự án

Thiếu nhân viên hỗ trợ của phía Bệnh viện

Giá của các thiệt bị máy tính, thiết bị mạng, phần mềm không tăng quá 3% so với mức dự toán ban đầu

7 Các dự án có liên quan

Dự án triển khai phần mềm kế toán mới cho bệnh viện

8 WORK BREAKDOWN STRUCTURE

1 Xây dựng hệ thống mạng, phần cứng

1.1 Thu thập yêu cầu 1.2 Khảo sát cơ sở hiện trạng 1.3 Thiết kế sơ đồ mạng 1.4 Lựa chọn thiết bị

1.5 Thi công hệ thống phần cứng 1.6 Thi công hệ thống mạng

2 Xây dựng triển khai phần mềm

2.1 Thu thập yêu cầu

2.2 Lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp

2.3 Triển khai hệ thống ngoại trú và cận lâm sàn 2.3.1 Phân hệ Tiếp nhận khám bệnh 2.3.2 Phân hệ Viện phí – BHYT ngoại trú

2.3.3 Phân hệ Phòng khám và đơn thuốc 2.3.4 Phân hệ Xét nghiệm và kết nối máy xét nghiệm 2.3.5 Phân hệ Chuẩn đoán hình ảnh (XQ, CT, MRI) 2.3.6 Phân hệ Thăm dò chức năng

2.3.7 Phân hệ Dược ngoại trú và BHYT 2.3.8 Phân hệ Quản lý hệ thống

2.3.9 Phân hệ Báo cáo khu vực ngoại trú

2.4 Triển khai hệ thống nội trú

2.4.1 Phân hệ Tiếp nhận bệnh nhân nội trú

2.4.2 Phân hệ Dược nội trú

2.4.3 Phân hệ Viện phí nội trú

2.4.4 Phân hệ Báo cáo tổng hợp nội trú

2.5 Triển khai hệ thống quản lý bệnh viện

2.5.1 Phân hệ Quản lý nhân sự

2.5.2 Phân hệ quản lý tài sản 2.5.3 Phân hệ Quản lý tài chính 2.5.4 Phân hệ Quản lý hành chính 2.6 Phân hệ báo cáo tổng hợp

3 Đào tạo nhân lực công nghệ thông tin

3.1 Đào tạo tin học cơ bản 3.2 Đào tạo sử dụng hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện 3.3 Đào tạo cho lãnh đạo về Quản lý CNTT

3.4 Đào tạo chuyên sâu

4 Chuyển giao công nghệ và nghiệm thu

9. Tiến độ dự án

9.1. Lịch biểu thực hiện, sơ đồ gantt

9.2. Nhân sự thực hiện công việc

10. Rủi ro và cách khắc phục

10.1. Thay đổi theo thời giá

Tình hình kinh tế thế giới biến động dẫn đến mất giá đồng tiền, giá cả hàng hóa tăng dần qua thời gian, các dự trù kinh phí nhanh chóng lạc hậu

Biện pháp phòng trừ:

Kinh phí được cấp sớm ngay khi có thể Việc tiến hành dự án nên xúc tiến nhanh chóng

Ràng buộc trách nhiệm chi trả trong hợp đồng cung cấp hàng hóa phần cứng và dịch vụ phần mềm

Lập dự trù trượt giá

Tiến độ chậm do nhiều nguyên nhân, trong đó có các nguyên nhân sau:

Do quá trình lập dự án:

Do lần đầu tiên lập dự án với quy mô lớn và chủ đề không chuyên nên chưa có kinh nghiệm

Biện pháp: nhờ tư vần tham gia xây dựng đề cương và giúp đỡ của các nhà chuyên môn về CNTT trong ngành

Do quá trình triển khai phần mạng LAN:

Việc triển khai mạng LAN có thể chậm trễ do chưa được cấp kinh phí, do thiết bị cần thiết không có trên thị trường

Biện pháp: lựa chọn các thiết bị phổ thông, dễ thay thế

Do quá trình triền khai hệ thống phần mềm:

Biện pháp:

Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có uy tín, thâm niên, kinh nghiệm và có sản phẩm chứng minh trên thực tế

Phần mềm sãn có phải bao gồm 90% tính năng được yêu cầu

Khảo sát kỹ các yêu cầu đặc thù của bệnh viện, bảo đảm khả thi trước khi hợp đồng thi công

10.3. Lỗi của thiệt bị mạng, máy tính

Biện pháp: Nêu rõ trong hợp đồng cung cấp thiệt bị với nhà cung cấp có thể đổi lại trong khoảng thời gian nhanh nhất

10.4. Phần mềm không tương thích với các cấu hình của máy

Biện pháp: Đổi phiên bản mới hơn của phần mềm hoặc phải được hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm

11. Ma trận phân công dự án(RAM)

12 RACI của dự án

13 Sơ đồ tổ chức dự án

14 Cách thức kiểm soát dự án

Mỗi thành viên trong dự án cuối ngày phải báo cáo về công việc làm trong ngày của mình qua phần mềm online quản lý công việc của công ty

 Cuối mỗi tuần đều đành giá lại mức độ hoàn thành công việc của từng thành viên trong dự án, từ đó có những bước điều chỉnh thích hợp

Kết hợp với Nhóm hỗ trợ nghiệp vụ của phía chủ đầu tư, công việc sẽ được giám sát chất lượng bằng việc test sản phẩm trong quá trình thực hiện

Về tinh thần làm việc của nhân viên thì cần có sự động viên và thưởng phạt rõ ràng theo tính chất và mức độ phức tạp của công việc

Khi tiến độ thực hiện công việc không hoàn thành với kế hoạch đã đề ra thì có thể điều chỉnh nhân sự, làm thêm ca, mở các cuộc họp để thảo luận giải quyết các vướng mắc trong từng công việc

15 Giao tiếp giữa các bên tham gia

Giữa c ác thành viên:

Tham gia họp hàng tuần để báo cáo tình hình của nhóm cả tuần

Ghi chép nội dung cuộc họp và cố gắng giải quyết vấn đề đã đưa ra trong vòng 24 giờ

Chấp hành, thực hiện đúng quyết định, giải pháp đã thống nhất trong cuộc họp

Với chủ đầu tư

Họp với bên đơn vị đầu tư 2 lần/tháng trong quá trình thực hiện(nhằm mục đích báo cáo tiến độ) Có thể bổ sung thêm tùy vào tiến độ và tình hình thực hiện dự án

Địa điểm họp: Tại bệnh viện

Giao tiếp: Trức tiếp, qua điện thoại, Email

16 Mức độ thành công của dự án

 Dự án so với tiền độ đã trễ tới 1 tháng, nguyên nhân chính là cách bố trí nhân sự cho dự án này chưa hợp lý của dự án

Dự án được được nghiệm thu bàn giao với sự đồng ý hài lòng về dự án từ chủ đầu tư

 Dự án đã được đưa vào ứng dụng đáp ứng tốt cho nhu cầu về khám chữa bệnh, quản lý nhân sự, quản lý hành chính…góp phần nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, giảm thủ tục hành chính, giảm thời gian ghi chép…

 Hệ thống máy tính, mạng đều hoạt động tốt, đáp ứng tốt cho việc truyền dữ liệu giữa các đơn vị, tuy nhiên hệ thống bảo mật thông tin chưa đáp ứng được với sự

kỳ vọng của ban quản lý

17 Những nội dung cần cải thiện

 Nhân sự của dự án qua ít, cần bổ sung thêm nhân sự cho các dự án tiếp theo

Việc kiểm soát chi phí gần như là không thực hiện trong dự án này, vì thế nên có phần kiểm soát chi phí để dự án được thực hiện với chi phí thấp nhất

Phương pháp kiểm soát được thực hiện dự vào kinh nghiệm của quản ly dự án mà không theo một phương pháp, một kế hoạch cụ thể nào Vì vậy cần phải áp dụng các phương pháp kiểm soát(các phương pháp từ các sách, từ các chuyên gia hoặc các lớp chuyên đề quản lý dự án) vào dự án một cách khoa học và nghiêm túc

 Vì tính chất của dự án phần mềm nên các thành viên trong dự án của thường xuyên hỗ trợ và trao đổi kinh nghiệm hơn nữa

 Phải lập bản kế hoạch tiến độ chi tiết hơn nữa để dễ dàng kiểm soát quá trình thực hiện từng công việc trong dự án, từ đó thiện hiện chính xác kế hoạch của dự án

Cần nâng thêm hệ thống bảo mật thông tin trong thời gian tới để thông tin được bảo mật tốt hơn

18 Bài học kinh nghiệm rút ra từ dự án

Việc thực hiện dự án là một công việc rất khó khăn, đòi hỏi mọi thành viên trong

Sự thành công của dự án là sự nổ lực tối đa của cả nhóm Thông qua việc thực hiện dự án các thành viên của nhóm đều nhận được bài học quý giá về việc phát triển chuyên môn, kỷ năng làm việc nhóm, trong đó việc tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn cuối cho từng công việc của nhóm là rất quan trọng Trong quá trình thực hiện dự án nhóm thực hiện cũng gặp một số khó khăn phát sinh, tuy nhiên các thành viên trong nhóm đều có thành ý giúp đỡ nhau và chia sẽ khó khăn chung Các thành viên trong nhóm luôn hổ trợ nhau điều này góp phần tạo nên thành công của toàn dự án