Một số giải pháp hoàn thiện quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng gốm sứ tại công ty TNHH gốm sứ bát tràng phomex

Sau khi ngời bán đã hoàn thành việc giao hàng, đến thời hạn quy định ngời mua sẽ trả tiền cho ngời bán.- Phơng thức tín dụng chứng từ L/C: là sự thoả thuận bằng văn bản pháp lý mà một n

Phần I: Mở Đầu

Xuất nhập khẩu là một hoạt động không thể thiếu đối với sự phát triển của một quốc gia cũng nh từng doanh nghiệp Hoạt động xuất nhập nhập khẩu ở Việt Nam đã xuất hiện từ lâu, song mỗi giai đoạn phát triển của đất nớc hoạt động này

có những sự thay đổi khác nhau Hoạt động xuất khẩu góp phần giải quyết công ăn việc làm cho ngời lao động tạo vốn chủ yếu cho nhập khẩu, phục vụ cho quá trình công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nớc và mở rộng các hoạt động kinh tế đối ngoại của nớc ta Do đó việc đẩy mạnh xuất khẩu là điều hết sức cần thiết.

Hiện nay, Việt Nam đang từng bớc hội nhập với các nền kinh tế khu vực và quốc tế, và là thành viên của tổ chức Thơng Mại thế giới ( WTO ), thì hoạt động kinh doanh xuất khẩu ngày càng trở nên sôi động, đa dạng và phức tạp Điều này

đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo, có trình độ, năng lực và nắm vững nghiệp vụ thơng mại quốc tế thì mới đáp ứng đợc yêu cầu của hoạt động xuất nhập khẩu.

Mặt hàng gốm sứ là một trong những mặt hàng xuất khẩu chiếm một vị trí khá quan trọng trong hoạt động kinh doanh đối ngoại Do đó, đẩy mạnh sản xuất

và xuất khẩu hàng gốm sứ không chỉ mang lại những lợi ích kinh tế mà còn có ý nghĩa chính trị xã hội rộng lớn.

Vì thế, để đảm bảo cho hoạt động xuất khẩu đợc thực hiện một cách hiệu quả, thì vấn đề đặt ra đối với các doanh nghiệp là làm thế nào để thực hiện hợp

đồng có hiệu quả Trên thực tế việc thiếu những kiến thức pháp luật cần thiết trong thực hiện hợp đồng đã mang lại những hậu quả khôn lờng cho công ty Những thiệt hại về tiền bạc, tài sản, sự mất uy tín trong quan hệ kinh doanh và nhiều thua thiệt khác của công ty do rất nhiều nguyên nhân trong đó chủ yếu là do thiếu kiến thức

về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm, thông tin về tình hình thị trờng thế giới và cha chú trọng đúng mức đến tầm quan trọng của việc thực hiện hợp đồng Bởi vậy ký hợp đồng đã khó nhng thực hiện hợp đồng có hiệu quả còn khó hơn nhiều.

Chính vì vậy việc nghiên cứu quản trị thực hiện hợp đồng là một trong những vấn đề đã và đang trở thành cấp thiết đối với công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) gốm sứ Bát Tràng Phomex Nó không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi kịp thời

và lợi ích hợp pháp của công ty mà còn giúp công ty tránh đợc những thua thiệt trong quan hệ với bạn hàng.

Qua thời gian thực tập tìm hiểu tại công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex, đợc sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Nguyễn Đức Khiên và ban giám đốc

cùng cán bộ nhân viên của công ty nên em đã chọn đề tài: “Một số giải pháp hoàn

thiện quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng gốm sứ tại công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex”..

Giới hạn nội dung và phạm vi nghiên cứu: do thời gian hạn chế nên luận văn chỉ nghiên cứu việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng gốm sứ trong một công ty đó là công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex.

Phơng pháp nghiên cứu: dựa vào những kiến thức đã học và kiến thức thực tế khi tham gia thực tập tại công ty, sử dụng lý luận kết hợp với thực tế để phân tích ( ph-

ơng pháp so sánh, phơng pháp phân tích, phơng pháp tiếp cận thực tiễn và các vấn

đề lý luận).

Bố cục nội dung của luận văn, đợc chia làm 3 phần nh sau:

Chơng I : Cơ sở lý luận về hợp đồng và quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu.

Chơng II : Thực trạng việc tổ chức quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại

công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex.

Chơng III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị thực hiện hợp đồng xuất

khẩu mặt hàng gốm sứ tại công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex.

PHần II: Nội Dung

Chơng I Cơ sở lý luận về hợp đồng và quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu

1.1 Hợp đồng xuất khẩu

1.1.1 Khái niệm chung về xuất khẩu

Xuất khẩu hàng hoá dịch vụ là hoạt động kinh doanh buôn bán trên phạm vi quốc tế Về thực chất, xuất khẩu không chỉ là hành vi buôn bán riêng lẻ mà là cả một hệ thống các quan hệ mua bán trong Thơng mại quốc tế có mục đích khai thác lợi thế so sánh của các quốc gia để đem lại lợi ích cho các quốc gia Khi hoạt động trao đổi hàng hoá giữa các quốc gia có lời thì mỗi quốc gia đều tích cực tham gia

mở rộng hoạt động này.

1.1.2 Vai trò của xuất khẩu đối với sự phát triển nền kinh tế

Trong nền kinh tế nớc ta vai trò của xuất khẩu thể hiện ở những khía cạnh sau:

- Xuất khẩu tạo điều kiện đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hớng công nghiệp hoá- hiện đại hoá.

- Xuất khẩu góp phần chuyển dịch cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế hớng ngoại Sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế trong quá trình công nghiệp hoá phù hợp với

xu hớng phát triển của nền kinh tế thế giới, một tất yếu đối với nớc ta.

- Xuất khẩu là cơ sở để mở rộng và thúc đẩy các quan hệ kinh tế đối ngoại của nớc ta.

- Xuất khẩu khắc phục sự mất cân đối trong nền kinh tế, đảm bảo phát triển một cách cân đối và ổn định Xuất khẩu tạo nguồn vốn chủ yếu cho nhập khẩu- phục vụ công nghiệp hoá đất nớc.

- Xuất khẩu tạo ra doanh thu và lợi nhuận đảm bảo quá trình tái sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp ngoại thơng.

- Xuất khẩu tác động tích cực tới việc giải quyết công ăn việc làm và nâng cao đời sống nhân dân.

- Xuất khẩu tạo ra sự cạnh tranh giữa hàng hoá nớc nhập khẩu và hàng hoá xuất khẩu, qua đó tạo ra động lực thúc đẩy các doanh nghiệp, các nhà sản xuất Việt Nam không ngừng vơn lên hoàn thiện mình và cũng góp phần vào sự phát triển chung của xã hội Xuất khẩu phát huy tính năng động, tự chủ trong kinh doanh của doanh nghiệp ngoại thơng.

- Xuất khẩu hàng hoá tạo cơ hội liên doanh liên kết với nớc ngoài nhằm thu hút vốn, công nghệ, trình độ quản lý.

và trả tiền hàng.

Nh vậy chủ thể của hợp đồng là các bên bán ( bên xuất khẩu) và bên mua (bên nhập khẩu) Các bên có trụ sở kinh doanh ở những quốc gia khác nhau Đối t- ợng của hợp đồng là hàng hoá hoặc dịch vụ ( service) Bên bán phải giao hàng hoá cho bên mua, bên mua phải trả tiền cho bên bán một đối giá cân xứng với giá trị hàng hoá đã đợc giao.

b, Bản chất của hợp đồng:

Bản chất của hợp đồng mua bán hàng hoá là sự thoả thuận của các bên ký kết hợp đồng Điều cơ bản là hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thoả thuận không đợc cỡng bức, lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận

đợc Hợp đồng thơng mại quốc tế giữ một vai trò quan trọng trong kinh doanh

th-ơng mại quốc tế, có xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thoả thuận

và cam kết thực hiện các nội dung đó Nh vậy, hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ của mình và đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa

vụ của họ Hợp đồng còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên

và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn

bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình đã thoả thuận trong hợp đồng Hợp đồng càng quy định chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu càng dễ thực hiện và ít khi xảy ra tranh chấp.

c, Các loại hợp đồng thơng mại quốc tế:

Hợp đồng thơng mại quốc tế có thể đợc phân loại nh sau :

- Căn cứ theo thời gian thực hiện hợp đồng có 2 loại hợp đồng:

+ Hợp đồng ngắn hạn: thờng đợc ký kết trong một thời gian tơng đối ngắn

và sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lý giữa hai bên về hợp đồng đó kết thúc.

+ Hợp đồng dài hạn: có thời gian thực hiện tơng đối dài mà trong thời gian đó việc giao hàng đợc thực hiện làm nhiều lần.

- Căn cứ theo nội dung quan hệ kinh doanh có hai loại:

+ Hợp đồng xuất khẩu: là hợp đồng bán hàng cho thơng nhân nớc ngoài, thực hiện quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá sang cho thơng nhân nớc ngoài và nhận đợc tiền hàng.

+ Hợp đồng nhập khẩu: là hợp đồng mua hàng của thơng nhân nớc ngoài, thực hiện quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá và thanh toán tiền hàng.

- Căn cứ vào hình thức của hợp đồng có các loại:

+ Hình thức văn bản: ở Việt Nam hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với các hợp đồng thơng mại quốc tế Chỉ có các hợp đồng thơng mại quốc

tế với hình thức văn bản mới có hiệu lực pháp lý, mọi bổ sung sửa đổi hợp đồng

th-ơng mại quốc tế cũng phải làm thành văn bản, th từ, điện báo và telex cũng đợc coi

là hình thức văn bản.

+ Hình thức miệng: Công ớc Viên 1980 ( CISG ) cho phép thành viên sử dụng cả hình thức văn bản và hình thức miệng.

- Căn cứ theo cách thức thành lập hợp đồng bao gồm các loại:

+ Hợp đồng một văn bản: là hợp đồng trong đó ghi rõ nội dung mua bán, các điều kiện giao dịch đã thoả thuận và có chữ ký của các bên.

+ Hợp đồng gồm nhiều văn bản: đơn chào hàng cố định của ngời bán và chấp nhận của ngời mua; đơn đặt hàng của ngời mua và chấp nhận của ngời bán;

đơn chào hàng tự do của ngời bán, chấp nhận của ngời mua và xác nhận của ngời bán; hỏi giá của ngời mua, chào hàng cố định của ngời bán và chấp nhận của ngời mua.

1.1.3.2 Các loại hình xuất khẩu:

a, Xuất khẩu trực tiếp:

Xuất khẩu trực tiếp là việc xuất khẩu hàng hoá dịch vụ do chính doanh nghiệp sản xuất ra hoặc mua từ các đơn vị sản xuất trong nớc tới khách hàng nớc ngoài thông qua các tổ chức của mình.

Trong trờng hợp doanh nghiệp không tự sản xuất ra sản phẩm thì việc xuất khẩu gồm hai công đoạn:

+ Ký hợp đồng nội: mua hàng và trả tiền hàng cho các đơn vị sản xuất trong nớc.

+ Ký hợp đồng ngoại: giao hàng và thanh toán với bên nớc ngoài.

- Ưu điểm:

+ Giảm đợc chi phí trung gian, lợi nhuận thu đợc tăng.

+ Tiếp cận trực tiếp với thị trờng, nắm bắt các thông tin về thị trờng nhanh nhạy nên có thể đa ra đợc các ứng xử linh hoạt đáp ứng nhu cầu thị trờng.

+ Củng cố mối quan hệ với bạn hàng, có cơ hội mở rộng thị trờng, nâng cao đợc uy tín của mình.

- Nhợc điểm: Phơng thức xuất khẩu phức tạp có tính rủi ro cao, đòi hỏi sự tự chủ lớn hơn, có tiềm lực về tài chính, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao, khả năng am hiểu thị trờng, không thích hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ lần đầu tiên tham gia thị trờng.

b, Xuất khẩu uỷ thác:

Xuất khẩu uỷ thác là hoạt động xuất khẩu mà đơn vị kinh doanh ngoại thơng

đóng vai trò trung gian xuất khẩu, làm thay cho đơn vị sản xuất ( bên uỷ thác ) có hàng những thủ tục cần thiết để xuất khẩu hàng hoá theo yêu cầu của bên uỷ thác,

và đợc hởng phần trăm phí uỷ thác ( hoa hồng ) theo giá trị hàng xuất khẩu.

Hình thức này gồm các bớc:

+ Ký hợp đồng uỷ thác với đơn vị trong nớc.

+ Ký hợp đồng xuất khẩu giao hàng và thanh toán tiền hàng với nớc ngoài.

+ Nhận phí uỷ thác xuất khẩu từ đơn vị trong nớc.

- Ưu điểm: Đây là phơng thức xuất khẩu khá đơn giản, bên nhận uỷ thác không phải bỏ vốn ra để kinh doanh, không phải chịu trách nhiệm cuối cùng mà vẫn thu đợc lợi nhuận, giảm rủi ro, trách nhiệm ít.

- Nhợc điểm: Không đảm bảo đợc tính chủ động trong kinh doanh tìm kiếm bạn hàng Lợi nhuận không cao do chỉ đợc hởng phần trăm hoa hồng.

1.1.3.3 Nội dung của hợp đồng thơng mại quốc tế:

Một hợp đồng thơng mại quốc tế thờng có hai phần chính: Những điều trình bày chung và các điều khoản của hợp đồng.

- Phần trình bày chung bao gồm:

+ Số hiệu của hợp đồng ( contract No …) )

+ Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng.

+ Tên, địa chỉ, điện thoại, fax (nếu có) của các bên tham gia ký kết hợp

đồng.

+ Các định nghĩa dùng trong hợp đồng ( General definition ).

+ Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: đây có thể là hiệp định chính phủ ký kết, nghị định th, sự thoả thuận của các bên…)

- Các điều khoản của hợp đồng:

+ Điều khoản tên hàng ( commodity ): điều khoản này chỉ rõ đối tợng cần giao dịch, cần phải dùng các phơng pháp quy định chính xác tên hàng trong hợp

đồng.Trong trờng hợp hàng hoá gồm nhiều mặt hàng, chia thành nhiều loại thì phải lập bảng liệt kê ( bảng phụ lục ) và phải ghi rõ trong hợp đồng để phụ lục trở thành một bộ phận của điều khoản tên hàng Ngoài ra phải ghi đúng tên thơng mại

và nhãn hiệu hàng hoá, đôi khi còn phải ghi rõ công dụng của hàng hoá.

+ Điều khoản về chất lợng ( Quality ): điều khoản này quy định chất lợng của hàng hoá giao nhận, và là cơ sở để giao nhận chất lợng hàng hoá, đặc biệt khi

có tranh chấp về chất lợng thì điều khoản chất lợng là cơ sở để kiểm tra, đánh giá,

so sánh và giải quyết tranh chấp nên tuỳ từng hàng hoá mà có phơng pháp quy

định chất lợng cho chính xác, phù hợp và tối u Nếu dùng tiêu chuẩn hoá, tài liệu

kỹ thuật, mẫu hàng …) để quy định chất l ợng thì phải đợc xác nhận và trở thành một

bộ phận không thể tách rời hợp đồng.

+ Điều khoản về số lợng ( Quantity ): điều khoản này nói lên mặt lợng của hàng hoá đợc giao dịch Nó bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lợng hoặc trọng lợng của hàng hoá, phơng pháp quy định về số lợng và phơng pháp xác định trọng lợng.

Đơn vị tính số lợng: thực tế có rất nhiều hệ đo lờng, do vậy các bên nên quy

đổi về một hệ đo lờng chung.

Phơng pháp quy định số lợng: trong thơng mại quốc tế ngời ta có thể quy

định số lợng bằng hai cách: quy định cụ thể số lợng hàng hoá giao dịch, quy định một cách phòng chừng về số lợng hàng hoá giao dịch.

Phơng pháp xác định trọng lợng: trong thơng mại quốc tế có rất nhiều loại hàng hoá đợc tính số lợng theo trọng lợng Căn cứ vào tập quán buôn bán thông th- ờng, để xác định trọng lợng hàng hoá mua bán ngời ta dùng các phơng pháp sau: trọng lợng cả bì ( Gross weight GW ), trọng l– GW ), trọng l ợng tịnh (Net weight NW ), trọng– GW ), trọng l

lợng thơng mại, trọng lợng lý thuyết.

+ Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu ( Packing and marking ): điều khoản này bao gồm các vấn đề sau: phơng pháp quy định chất lợng bao bì, phơng thức cung cấp bao bì, phơng thức xác định giá cả bao bì và quy định về ký mã hiệu.

● Chất lợng bao bì: phải phù hợp với phơng tiện vận chuyển, với đặc tính của hàng hoá, với quy định luật pháp của một số nớc liên quan và yêu cầu của khách hàng…)

● Phơng thức cung cấp bao bì thờng theo ba cách sau :

- Do bên bán cung ứng bao bì, bao bì cùng hàng hoá giap cho bên mua Đây là hình thức phổ biến nhất.

- Do bên bán cung ứng bao bì để đóng gói hàng hoá và sẽ thu lại sau khi hàng giao.

- Do bên mua cung ứng bao bì hoặc vật liệu để đóng gói

● Phơng pháp xác định giá cả bao bì hàng hoá: nếu bên bán cung cấp bao bì và không thu lại thì hai bên phải thoả thuận việc xác định giá bao bì.

● Quy định về ký mã hiệu: yêu cầu của mã hiệu là phải viết bằng sơn hoặc mực không phai, không nhoè, dễ đọc, dễ thấy.

+ Điều khoản về giá cả ( Price ): trong hợp đồng thơng mại quốc tế, điều khoản về giá cả bao gồm các nội dung nh: mức giá, đồng tiền tính giá, phơng pháp quy định giá, và quy tắc giảm giá ( nếu có ).

● Mức giá: giá cả trong hợp đồng thơng mại quốc tế là giá cả quốc tế.

Để xác định chính xác mức giá cần phải nắm chắc nguyên tắc xác định giá, xu thế thay đổi của giá cả thị trờng thế giới, xem xét đầy đủ các nhân tố ảnh hởng đến giá cả, hạch toán lỗ lãi đồng thời định rõ điều kiện cơ sở giao hàng liên quan đến giá cả.

● Đồng tiền tính giá: có thể là đồng tiền của ngời bán, của nớc ngời mua hay của một nớc thứ ba Trên thực tế ngời ta thờng dùng một số đồng tiền có khả năng chuyển đổi mạnh nh đô la Mỹ (USD), đồng Bảng Anh (GBP), đồng EURO…)

● Phơng pháp quy định giá: trong thơng mại quốc tế tuỳ theo từng ờng hợp ngời ta có thể áp dụng các phơng pháp quy định giá nh sau: giá cố định, giá quy định sau, giá linh hoạt và giá di động.

tr-● Giảm giá ( chiết khấu ): trong thơng mại quốc tế, giảm giá là một phơng pháp tăng cờng cạnh tranh tiêu thụ trên thị trờng thế giới Tuỳ từng trờng hợp mà có thể có các loại giảm giá sau:

- Giảm giá do trả tiền sớm.

- Phơng thức trả tiền mặt: ngời mua thanh toán bằng tiền mặt cho

ng-ời bán

- Phơng thức chuyển tiền: ngời mua yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho ngời bán ở một địa điểm nhất định bằng phơng tiện chuyển tiền do ngời mua yêu cầu.

- Phơng thức ghi sổ: là phơng thức thanh toán trong đó ngời bán mở một tài khoản ( hoặc một quyển sổ ) để ghi nợ ngời mua Sau khi ngời bán đã hoàn thành việc giao hàng, đến thời hạn quy định ngời mua sẽ trả tiền cho ngời bán.

- Phơng thức tín dụng chứng từ ( L/C): là sự thoả thuận bằng văn bản pháp lý mà một ngân hàng lập ra theo yêu cầu của bên mua cam kết sẽ trả tiền cho bên bán hoặc bất cứ ngời nào theo lệnh của bên bán, khi xuất trình đầy đủ các chứng từ và thực hiện đầy đủ các yêu cầu đợc quy định trong một văn bản gọi là th tín dụng ( Letter of Credit), viết tắt là L/C.

+ Điều khoản về cơ sở giao hàng: là điều khoản không thể thiếu của bất

cứ một hợp đồng ngoại thơng nào Tuỳ từng điều kiện cơ sở giao hàng đợc quy định trong hợp đồng mà nghĩa vụ của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng là khác nhau Incoterm 2000 đa ra 13 điều kiện cơ sở giao hàng chia làm bốn nhóm:

● Nhóm D: gồm năm điều kiện DAF ( giao hàng tại biên giới),DES ( giao tại tàu), DEQ ( giao tại cầu cảng), DDU (giao tại đích cha nộp thuế), DDP ( giao tại đích đã nộp thuế).

+ Điều khoản giao hàng ( Shipment/Delivery ): quy định cụ thể về thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, phơng thức giao hàng và việc thông báo giao hàng.

● Thời hạn giao hàng: là thời hạn mà ngời bán phải hoàn thành nghĩa

vụ giao hàng Nếu các bên giao dịch không có thoả thuận nào khác thì thời hạn này là lúc di chuyển rủi ro và tổn thất về hàng hoá từ ngời bán sang ngời mua Trong buôn bán quốc tế có ba cách quy định thời hạn giao hàng: thời hạn giao hàng có định kỳ, không có định kỳ và giao hàng ngay.

● Địa điểm giao hàng: việc lựa chọn địa điểm giao hàng có liên quan chặt chẽ tới phơng thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao hàng.

● Phơng thức giao hàng: có thể là giao nhận sơ bộ hoặc giao nhận cuối cùng Cũng có thể giao nhận về số lợng hoặc là giao nhận về chất lợng.

● Thông báo giao hàng: trớc khi giao hàng thờng có những thông báo của ngời bán về việc hàng đã sẵn sàng để giao hoặc đem ra cảng (ga ) để giao Ng-

ời mua thông báo cho ngời bán những điều kiện cần thiết để gửi hàng hoặc về chi

tiết của tàu đến nhận hàng Sau khi giao hàng, ngời bán phải thông báo tình hình hàng hoá giao và kết quả của việc giao hàng đó.

+ Điều khoản về thanh toán ( Payment): quy định đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán, bộ chứng từ làm căn cứ thanh toán Đây

là điều khoản rất quan trọng đợc các bên rất quan tâm nếu lựa chọn đợc các điều kiện thanh toán thích hợp sẽ giảm đợc chi phí và rủi ro cho mỗi bên.

+ Điều khoản về trờng hợp bất khả kháng (Force majeure, acts of goods):

là trờng hợp mà nếu xảy ra, bên đơng sự đợc hoàn toàn hoặc trong trừng mực nào

đó , miễn hay hoãn thực hiện các nghĩa vụ hợp đồng Trong điều kiện này quy định : nguyên tắc xác định trờng hợp miễn trách, liệt kê các sự kiện đợc coi là trờng hợp miễn trách và những sự kiện không đợc coi là trờng hợp miễn trách Quy định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi xảy ra trờng hợp miễn trách + Điều khoản khiếu nại ( Claim ): khiếu nại là việc một bên yêu cầu bên kia giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra, hoặc về những vi phạm điều đã

đợc cam kết giữa hai bên Điều khoản khiếu nại trong hợp đồng quy định thời hạn khiếu nại, thể thức khiếu nại, nghĩa vụ của các bên khiếu nại.

+ Điều khoản bảo hành ( Warranty ): là sự đảm bảo của ngời bán về chất lợng hàng hoá trong một thời gian nhất định Thời hạn này là thời hạn bảo hành,

nó đợc coi là thời gian dành cho ngời mua phát hiện những khuyết tật của hàng hoá Trong điều kiện bảo hành, ngời ta thờng thoả thuận về phạt vi phạm bảo đảm của hàng hoá, thời hạn bảo hành và trách nhiệm của ngời bán trong thời hạn bảo hành.

+ Điều khoản phạt và bồi thờng thiệt hại ( Penalty ): điều khoản này quy

định các trờng hợp phạt và bồi thờng, cách thức phạt và bồi thờng, trị giá phạt và bồi thờng tuỳ theo từng hợp đồng có thể có riêng điều khoản phạt và bồi thờng hoặc đợc kết hợp với các điều khoản khác nh : giao hàng, thanh toán…)

+ Điều khoản trọng tài ( Arbitration ): quy định các nội dung, ngời đứng

ra phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử, địa điểm tiến hành trọng tài, cam kết chấp hành tài quyết và phân định chi phí trọng tài.

Trên đây là các điều khoản chủ yếu cơ bản nhất của một hợp đồng Tuy nhiên trong thực tế tuỳ vào hợp đồng cụ thể có thể thêm một số điều khoản khác nh: điều khoản bảo hiểm, điều khoản vận tải, điều khoản cấm chuyển bán và các

điều khoản khác…)

1.1.4 Luật điều chỉnh hợp đồng xuất khẩu:

Luật pháp là cơ sở và yếu tố đầu tiên đảm bảo cho các bên trong hợp đồng

có đợc môi trờng kinh doanh bình đẳng thuận lợi Không một đối tác nào khi ký kết hợp đồng kinh tế đặc biệt là hợp đồng ngoại thơng lại không chú ý đến yếu tố này Một hợp đồng ký kết dới bất kỳ một dạng nào, các bên có thoả thuận một cách kỹ l- ỡng các điều khoản chi tiết đến nh thế nào cũng không thể dự kiến đợc tất cả các

vấn đề, những tình huống phát sinh có thể xảy ra Luật điều chỉnh hợp đồng ngoại thơng là một vấn đề mà các bên cùng quan tâm bởi nó bảo vệ lợi ích của tất cả các bên liên quan trong hợp đồng và là cơ sở pháp lý đầu tiên để giải quyết tranh chấp nếu xảy ra.

Do có yếu tố nớc ngoài, luật điều chỉnh hợp đồng xuất khẩu cũng phức tạp hơn nhiều so với hợp đồng buôn bán trong nớc Luật điều chỉnh hợp đồng xuất khẩu có thể là điều ớc quốc tế, luật quốc gia, tập quán thơng mại quốc tế.

1.1.4.1 Điều ớc quốc tế:

Đối với những điều ớc quốc tế mà Việt Nam đã ký hoặc thừa nhận thì chúng

có giá trị bắt buộc với hợp đồng xuất khẩu có liên quan Từ đó, bên nào có dẫn chiếu hay không thì các điều ớc về ngoại thơng vẫn đơng nhiên đợc áp dụng.

Những điều ớc quốc tế về ngoại thơng mà Việt Nam không ký, cha ký hoặc không thừa nhận thì không có giá trị bắt buộc với chủ thể Việt Nam trong hợp

đồng xuất khẩu Chúng chỉ trở thành nguồn luật điều chỉnh hợp đồng xuất khẩu nếu các bên thoả thuận dẫn chiếu tới chúng.

1.1.4.2 Luật quốc gia:

Luật quốc gia trở thành luật điều chỉnh hợp đồng xuất khẩu thì nó đợc các chủ thể thoả thuận chọn, khi luật quốc tế không quy định hoặc quy định không rõ ràng, cụ thể, không đề cập đến các quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ mua bán hàng hoá quốc tế Luật quốc gia của một nớc sẽ đợc lựa chọn để áp dụng cho hợp đồng xuất khẩu khi:

- Các bên đã thoả thuận áp dụng luật quốc gia trong hợp đồng.

- Các bên đã thoả thuận lựa chọn luật áp dụng cho hợp đồng sau khi hợp

đồng xuất khẩu đã đợc ký kết Trờng hợp này thờng đợc sử dụng khi hợp đồng ký kết trớc đó không có điều khoản luật áp dụng Mặc dù tranh chấp đã xảy ra, nhng các bên vẫn có thể đàm phán với nhau để lựa chọn luật nào đó để giải quyết.

- Khi luật đó đã đợc quy định trong các điều ớc quốc tế liên quan mà nớc đã tham gia ký kết hoặc thừa nhận có quy định về điều khoản luật áp dụng cho các hợp đồng xuất nhập khẩu thì các điều khoản đơng nhiên đợc áp dụng.

Trên thực tế lựa chọn luật nớc nào phụ thuộc vào quá trình đàm phán, vị thế của ngời đàm phán và đặc biệt là sự hiểu biết của mỗi bên về luật pháp của nớc mình và nớc bạn.

1.1.4.3 Tập quán thơng mại quốc tế:

Tập quán thơng mại quốc tế là những thói quen phổ biến đợc nhiều nớc áp dụng và công nhận.

Tập quán thơng mại quốc tế sẽ trở thành nguồn luật điều chỉnh hợp đồng xuất khẩu khi:

- Chính hợp đồng có quy định.

- Các điều ớc quốc tế liên quan quy định.

- Luật quốc gia đó các bên thoả thuận lựa chọn không hoặc có nhng không

đầy đủ, không điều chỉnh hết các vấn đề trong hợp đồng.

Do tập quán thơng mại quốc tế có nhiều loại nên cần phải ghi rõ tên khi sử dụng để tránh nhầm lẫn.

Ví dụ: Cuốn Các điều kiện th“ ơng mại quốc tế do phòng Th” ơng mại quốc

tế (ICC) xuất bản là tập hợp một số quy tắc quốc tế để giải thích các điều kiện th

-ơng mại, Incoterm 2000 là cuốn gần đây nhất đợc sửa đổi, bổ sung từ Incoterm

1990 trên cơ sở có cân nhắc tới những thay đổi về tập quán trong thơng mại quốc

tế, sự thay đổi thủ tục hải quan tại một số khu vực, thay đổi về tập quán vân tải, sự phát triển của hệ thống thông tin liên lạc điện tử.

Mọi vấn đề khác có liên quan đến quyền hạn và nghĩa vụ cũng nh trách nhiệm của các bên sẽ đợc thoả thuận trong hợp đồng.

1.2 Quy trình tổ chức quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu

1.2.1 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu

1.2.1.1 Xin giấy phép xuất khẩu:

Giấy phép xuất khẩu là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý giúp cho nhà kinh doanh có thể thông quan hàng hoá xuất khẩu Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng xuất khẩu một số mặt hàng với một nớc nhất định.

Để đợc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, các doanh nghiệp phải có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do bộ Thơng Mại cấp Tuy nhiên, các doanh nghiệp đợc phép kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng thuộc phạm vi ngành hàng đã đăng ký trong giấy phép đăng ký kinh doanh khi thành lập doanh nghiệp Trừ một số mặt hàng quan trọng do nhà nớc quản lý đợc quy trình trong danh mục hàng hoá xuất- nhập khẩu có điều kiện ban hành kèm theo nghị định 12 của chính phủ về quản lý các mặt hàng đợc phép xuất khẩu hay cấm xuất khẩu.

1.2.1.2 Chuẩn bị hàng xuất khẩu:

Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là chuẩn bị theo đúng tên hàng, số lợng, phù hợp với chất lợng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng thơng mại quốc tế Nh vậy, quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các công việc sau:

- Tập trung hàng xuất khẩu:

Tập trung thành lô hàng đủ về số lợng phù hợp về chất lợng và đúng thời

điểm, tối u hoá đợc chi phí Đây là một hoạt động rất quan trọng của các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu Các doanh nghiệp thờng tập trung hàng xuất khẩu từ các nguồn hàng xuất khẩu Nguồn hàng xuất khẩu là nơi đã và có khả năng cung cấp các hàng hoá đủ điều kiện cho xuất khẩu.

- Bao gói hàng xuất khẩu:

Trong thơng mại quốc tế, không ít hàng hóa để trần hay để rời, nhng đại bộ phận hàng hoá yêu cầu phải đợc đóng gói bao bì trong quá trình vận chuyển và bảo quản Vì vậy việc tổ chức đóng gói bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng trong việc chuẩn bị hàng hoá Khi lựa chọn bao bì đóng gói cần căn cứ các cơ sở khoa học sau:

+ Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết: đây là căn cứ quan trọng nhất để ngời xuất khẩu thực hiện đúng đợc hợp đồng tránh đợc các tranh chấp có thể xảy ra Trong hợp đồng có thể quy định: loại bao bì, hình dáng bao bì, kích thớc bao bì, vật liệu làm bao bì …)

+ Căn cứ vào loại hàng hoá cần bao gói: khi lựa chọn bao bì cần xem xét các tính chất của hàng hoá lý tính, hoá tính, hình dạng, mầu sắc, trạng thái của hàng hoá, mức độ tác động của môi trờng và các điều kiện khác làm ảnh hởng đến chất lợng của hàng hoá.

+ Căn cứ vào các điều kiện vận tải: nh loại phơng tiện vận tải và chất ợng của phơng tiện vận tải , thời gian vận tải, khả năng chuyển tải dọc đờng, điều kiện bốc dỡ, sự chung đụng với hàng hoá khác trong quá trình vận tải, điều kiện bảo quản hàng hoá trong quá trình truyền tải, hoặc ở ga, cảng…)

l-* Đóng gói hàng hoá có thể áp dụng hai hình thức: đóng gói hở và đóng gói kín Đóng gói kín thờng đợc áp dụng cho đa số trờng hợp Khi đóng gói hàng hoá yêu cầu phải đảm bảo đúng kỹ thuật Hàng hoá phải đợc xếp gọn gàng trong bao bì , khi cần chèn lót, sử dụng tối đa khoảng không gian trong bao bì, đảm bảo thuận tiện và tối u trong bốc xếp vận chuyển và bảo quản.

- Kẻ mã hiệu:

+ Ký mã hiệu ( Marking ): là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ đợc ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá Kẻ ký mã hiệu

là khâu cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Mục đích của kẻ ký mã hiệu là đảm bảo thuận lợi cho phơng pháp giao nhận, hớng dẫn phơng pháp, kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá.

+ Kẻ ký mã hiệu trên bao bì ngoài cho hàng hoá xuất khẩu phải đảm bảo

đợc các yêu cầu sau:

∙ Nội dung thông tin của ký mã hiệu phải đáp ứng đợc mục đích đề ra ∙ Ký mã hiệu phải đơn giản và nhất quán về mọi chi tiết chủ yếu, cố gắng sử dụng tối đa các ký hiệu đã đợc tiêu chuẩn hoá quốc tế để mọi ngời dễ đọc,

dễ hiểu.

∙ Phải kẻ ký mã hiệu ở vị trí dễ phát hiện và nhận ngay ra từ xa Phải dùng vật liệu và kỹ thuật kẻ ký mã hiệu đảm bảo đợc chất lợng của các ký mã hiệu, nhng không làm ảnh hởng đến chất lợng của hàng hoá.

1.2.1.3 Kiểm tra hàng xuất khẩu:

Trớc khi giao hàng, ngời xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá về chất lợng, số lợng, trọng lợng bao bì …) ( tức là kiểm nghiệm ) Nếu hàng hoá xuất khẩu là động vật, thực vật thì phải kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh ( tức là kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật ), nếu là hàng thực phẩm thì phải kiểm tra

vệ sinh, an toàn thực phẩm.

Việc kiểm tra hàng hoá xuất khẩu thực hiện ở hai cấp:

+ Cấp cơ sở: việc kiểm tra ở cơ sở giữ vai trò quan trọng quyết định và có tác dụng triệt để nhất.Thờng kiểm tra về chất lợng, số lợng và trọng lợng…)

+ ở các cửa khẩu: việc kiểm tra hàng ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả cơ sở.

Trong nhiều trờng hợp theo quy định của nhà nớc hoặc theo yêu cầu của

ng-ời mua ( đã đợc quy định trong hợp đồng ) việc giám định hàng hoá đòi hỏi phải

đ-ợc tiến hành bởi các tổ chức giám định độc lập nh : Vinacontrol, Foodcontrol, Adil International Surveryors Co, Ltd ADLL, Society General Supervision SGS – ADLL, Society General Supervision – SGS… – ADLL, Society General Supervision – SGS… …) thậm chí việc giám định hàng xuất khẩu có thể đợc thực hiện bởi cơ quan giám

định nớc ngoài.

1.2.1.4 Thuê phơng tiện vận tải:

Trong quá trình thực hiện hợp đồng thơng mại quốc tế việc thuê phơng tiện vận tải phải dựa vào các căn cứ sau:

- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng thơng mại quốc tế Nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng là điểu kiện CFR, CIF, CPT, CIP, DES, DEQ, DDU, DDP thì ngời xuất khẩu phải tiến hành thuê phơng tiện vận tải Còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB thì ngời nhập khẩu phải tiến hành thuê phơng tiện vận tải.

- Căn cứ vào khối lợng hàng hoá và đặc điểm hàng hoá: để tối u hoá tải trọng của phơng tiện, từ đó tối u hoá đợc chi phí đồng thời phải căn cứ vào đặc

điểm của hàng hoá để lựa chọn phơng tiện đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển.

- Căn cứ vào điều kiện vận tải: đó là hàng rời hay hàng đóng trong container, là hàng hoá thông dụng hay hàng hoá đặc biệt Vận chuyển trên tuyến

đờng bình thờng hay tuyến đờng đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tục…)

- Ngoài ra, phải căn cứ vào các điều kiện khác trong hợp đồng thơng mại quốc tế nh: quy định mức tải trọng tối đa của phơng tiện, mức bốc dỡ, thởng phạt bốc dỡ …) Và một yếu tố quan trọng cần phải tính đến là đặc điểm, u nhợc điểm của từng phơng thức vận tải.

1.2.1.5 Mua bảo hiểm:

Trong kinh doanh thơng mại quốc tế hàng hoá thờng phải chuyển đi xa, trong những điều kiện vận tải phức tạp, do đó hàng hoá dễ bị h hang, mất mát, tổn

thất trong quá trình vận chuyển Chính vì vậy những ngời kinh doanh thơng mại quốc tế thờng mua bảo hiểm cho hàng hoá để giảm bớt các rủi ro có thể xảy ra Khi mua bảo hiểm cho hàng hoá thì phải chọn điều kiện bảo hiểm nào cho thích hợp, do đó khi mua bảo hiểm cho hàng hoá cần dựa vào các căn cứ sau:

- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng thơng mại quốc tế.

- Căn cứ vào hàng hóa vận chuyển: khối lợng của hàng hoá, giá trị của hàng hoá và các đặc điểm của hàng hoá vận chuyển là các căn cứ quan trọng.

- Căn cứ vào điều kiện vận chuyển: loại phơng tiện vận chuyển, chất lợng của phơng tiện, loại bao bì bốc dỡ…)

Để tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá doanh nghiệp cần tiến hành theo các bớc:

+ Xác định nhu cầu bảo hiểm: doanh nghiệp phải phân tích để xác định nhu cầu bảo hiểm cho hàng hoá gồm giá trị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm.

+ Xác định loại hình bảo hiểm: các doanh nghiệp thờng sử dụng hai loại hình bảo hiểm chính : hợp đồng bảo hiểm chuyến ( là hợp đồng bảo hiểm đợc ký kết cho từng chuyến hàng chuyên trở từ địa điểm này sang đến địa điểm khác đợc ghi trong hợp đồng bảo hiểm ); và hợp đồng bảo hiểm bao ( là hợp đồng bảo hiểm cho một khối lợng hàng hoá vận chuyển trong nhiều chuyến kế tiếp nhau thờng thời hạn là một năm, còn từng chuyến hàng khi giao hàng xuống tàu doanh nghiệp xuất nhập khẩu chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản)

+ Lựa chọn công ty bảo hiểm: thờng doanh nghiệp xuất nhập khẩu lựa chọn các công ty bảo hiểm có uy tín và có quan hệ thờng xuyên, tỷ lệ phí bảo hiểm thấp,

và thuận tiện trong quá trình giao dịch Trong thực tiễn kinh doanh, các doanh nghiệp Việt Nam thờng mua bảo hiểm tại Bảo Việt hoặc các công ty bảo hiểm hiện

đang có mặt tại Việt Nam để tiện bồi thờng nếu có tổn thất.

+ Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm, nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.

1.2.1.6 Làm thủ tục hải quan:

Quy định hàng hoá trớc khi vợt qua biên giới quốc gia cần phải làm thủ tục hải quan Quy trình làm thủ tục hải quan gồm 3 bớc:

- Khai báo hải quan:

+ Đối với hàng hoá nhập khẩu đợc thực hiện trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hàng hoá đến cửa khẩu.

+ Đối với hàng hoá xuất khẩu đợc thực hiện chậm nhất 8 giờ trớc khi

ph-ơng tiện vận tải xuất cảnh.

Khai hải quan đợc thực hiện thống nhất theo mẫu tờ khai hải quan do Tổng cục hải quan quy định Có hai hình thức khai hải quan là ngời khai hải quan trực tiếp đến cơ quan hải quan để thực hiện khai hải quan, hoặc sử dụng hình thức khai

điện tử Ngời khai hải quan sau khi khai vào tờ khai hải quan, cùng với các chứng

từ tạo thành hồ sơ hải quan Hồ sơ hải quan bao gồm:

∙ Tờ khai hải quan.

- Xuất trình hàng hoá:

Xuất trình hàng hoá là đa hàng hoá đến địa điểm quy định để kiểm tra thực

tế hàng hoá Kiểm tra thực tế hàng hoá xuất nhập có 3 hình thức :

+ Miễn kiểm tra thực tế đối với hàng hoá xuất nhập khẩu của chủ hàng có quá trình chấp hành tốt pháp luật hải quan với các trờng hợp mặt hàng xuất khẩu, nhập khẩu thờng xuyên, hàng nông sản, hải sản xuất khẩu…)

+ Kiểm tra đại diện không quá 10% đối với lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu

là nguyên liệu sản xuất hàng hoá xuất khẩu và gia công xuất khẩu, hàng cùng chủng loại, hàng đóng gói đồng nhất…)

+ Kiểm tra toàn bộ lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu của chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan, lô hàng mà có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan.

Doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải tạo mọi điều kiện để cơ quan Hải quan kiểm tra hàng hoá thực tế Trong quá trình kiểm tra thực tế hàng hoá, nếu doanh nghiệp không nhất trí với các kết luận của cơ quan hải quan, thì có thể yêu cầu trng cầu giám định và dựa vào kết quả giám định để xác định đúng mã số

và chất lợng hàng hoá.

- Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan:

Sau khi kiểm tra hồ sơ hải quan và thực tế hàng hoá, hải quan sẽ có quyết

định sau :

+ Cho hàng qua biên giới.

+ Cho hàng hoá qua biên giới có điều kiện nhng phải sửa chữa khắc phục lại, phải nộp thuế xuất nhập khẩu.

+ Không đợc phép xuất nhập khẩu.

Trách nhiệm của chủ hàng là nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định trên.

1.2.1.7 Giao hàng xuất khẩu:

Trong kinh doanh thơng mại quốc tế có nhiều phơng thức vận tải Mỗi phơng thức vận tải có quy trình nhận hàng hoá khác nhau.

- Giao hàng với tầu biển: Doanh nghiệp xuất khẩu phải tiến hành các bớc sau:

+ Căn cứ vào chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng kê hàng hoá chuyên chở (Cargo List) cho ngời vận tải để đổi lấy cơ sở xếp hàng ( Cargo plan, stowage ).

+ Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng + Lập kế hoạch và tổ chức vận chuyển hàng vào cảng.

+ Bốc lên tầu: trong quá trình bốc hàng lên tàu phải thờng xuyên giám sát theo dõi để nắm chắc số lợng hàng giao và giải quyết kịp thời các vớng mắc phát sinh.

+ Sau khi giao hàng xong lấy biên lai thuyền phó ( Mate s receipt ) để xác’s receipt ) để xác

nhận hàng đã giao nhận xong trong đó xác nhận: số lợng hàng hoá, tình trạng hàng hoá, cảng đến…)

+ Trên cơ sở hoá đơn thuyền phó đổi lấy vận đơn đờng biển ( Bill of lading B/L ), điều quan trọng là phải lấy đ

– ADLL, Society General Supervision – SGS… ợc vận đơn đờng biển hoàn hảo ( hay vận đơn sạch ) ( Clean Bill of lading ).

- Giao hàng khi hàng chuyên chở bằng container: có hai hình thức:

+ Giao hàng đủ một container ( Full container load ): ngời xuất khẩu tiến hành các bớc sau :

∙ Căn cứ vào số lợng hàng giao, đăng ký mợn hoặc thuê container tơng thích với số lợng hàng giao vận chuyển container rỗng về địa điểm đóng hàng.

∙ Làm thủ tục hải quan, mời hải quan đến kiểm tra hàng hoá đến xếp hàng vào container, niêm phong kẹp chì các container.

∙ Giao hàng cho bãi ( hoặc trạm ) container để nhận biên lai xếp hàng ∙ Đổi biên lai xếp hàng lấy vận đơn.

+ Giao hàng không đủ một container: ngời xuất khẩu vận chuyển hàng đến bãi ( hoặc trạm ) container do ngời chuyên trở chỉ định để giao hàng cho ngời chuyên chở Việc giao hàng đợc coi là hoàn thành khi hàng đợc giao cho ngời chuyên trở hoặc ngời đại diện cho ngời chuyên chở.

- Giao hàng cho ngời vận tải đờng sắt: cũng có hai hình thức

+ Giao hàng khi chiếm đủ một toa xe: ngời xuất khẩu tiến hành theo các

∙ Giao toa tầu đã đợc niêm phong kẹp chì cho cơ quan đờng sắt để lấy vận đơn đờng sắt ( Way bill, bill of freight, rail road bill of lading ).

+ Giao hàng khi không chiếm đủ một toa xe: ngời xuất khẩu phải vận chuyển hàng đến nơi tiếp nhận hàng của đờng sắt hoặc xếp hàng lên một to axe do

đờng sắt chỉ định để nhận vận đơn.

- Giao hàng cho ngời vận chuyển đờng bộ:

+ Giao hàng tại cơ sở của ngời bán: ngời bán chịu trách nhiệm bốc dỡ và xếp hàng lên xe do ngời mua chỉ định đến.

+ Giao hàng tại cơ sở ngời chuyên chở: việc giao hàng coi là hoàn thành sau khi hàng đã đợc giao cho ngời chuyên chở đờng bộ, hoặc ngời thay mặt ngời

đó.

- Giao hàng cho ngời vận tải đờng hàng không: ngời xuất khẩu liên hệ với bộ phận giao nhận, vận chuyển hàng hoá đến trạm giao nhận chỉ định, làm thủ tục hải quan giao cho ngời vận tải hàng không và vận đơn.

1.2.1.8 Làm thủ tục thanh toán:

Thanh toán là nội dung rất quan trọng trong hoạt động thơng mại quốc tế, chất lợng của công việc này có ảnh hởng quyết định đến hiệu quả kinh tế của hoạt

động kinh doanh Từ lựa chọn phơng thức và điều kiện thanh toán thích hợp, đàm phán ký kết hợp đồng thì việc thực hiện thanh toán theo hợp đồng đã ký kết là vấn

đề mà tất cả các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trên toàn thế giới quan tâm Khi hợp đồng đã lựa chọn các phơng thức thanh toán khác nhau thì quá trình thanh toán cũng khác nhau Có nhiều phơng thức thanh toán trong thơng mại quốc tế, các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam thờng áp dụng các phơng thức thanh toán chủ yếu sau:

+ Thanh toán bằng phơng thức tín dụng chứng từ ( Lettet of Credit ).

+ Thanh toán bằng phơng thức nhờ thu.

+ Thanh toán bằng phơng thức giao chứng từ trả tiền.

+ Thanh toán bằng phơng thức chuyển tiền ( TT).

Việc lập bộ chứng từ thanh toán, doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải hoàn thành một cách nhanh chóng, chính xác và phù hợp với yêu cầu trong hợp đồng đã ký kết.

1.2.1.9 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:

Khiếu nại là phơng pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, bằng cách các bên trực tiếp thơng lợng nhằm đa ra các giải pháp mang tính pháp lý thoả mãn hay không thoả mãn các yêu cầu của bên khiếu nại.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng rất dễ xảy ra các tranh chấp, khiếu nại

sẽ giúp các bên hiểu rõ về tranh chấp, dễ dàng giải quyết nhằm thoả mãn nhu cầu của nhau Đồng thời thông qua khiếu nại các tranh chấp đợc giải quyết đảm bảo

quyền lợi của các bên m không làm mất uy tín của nhau cũng nh à không làm mất uy tín của nhau cũng nh chi phí của mỗi bên.Trong thực hiện hợp đồng thờng có các trờng hợp khiếu nại nh sau:

- Ngời mua khiếu nại ngời bán khi ngời bán vi phạm bất cứ điều khoản quy

định về nghĩa vụ của ngời bán trong các trờng hợp sau:

∙ Giao hàng không đúng về số lợng, trọng lợng, quy cách.

∙ Hàng giao không đúng phẩm chất, nguồn gốc nh hợp đồng quy định.

∙ Bao bì, ký mã hiệu sai quy cách không phù hợp với điều kiện vận chuyển, bao quản làm hàng hoá bị h hỏng trong quá trình vận chuyển.

∙ Giao hàng chậm, cách thức giao hàng sai so với thoả thuận giữa hai bên

nh chuyển tải hàng hoá, giao hàng từng phần.

∙ Không giao hàng mà không phải do trờng hợp bất khả kháng gây ra.

∙ Không giao, hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật không thông báo hoặc thông báo chậm về hàng đã giao lên tầu, không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ các nghĩa vụ khác nh thuê phơng tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hoá …) hoặc giao hàng hoá đang bị tranh chấp bởi bên thứ ba.

- Ngời bán có quyền khiếu nại ngời mua khi ngời mua vi phạm các điều khoản quy định trong hợp đồng nh: thanh toán chậm, không thanh toán, thanh toán không đúng lịch trình, không chỉ định phơng tiện đến nhận hàng hoặc đến chậm, đơn phơng huỷ bỏ hợp đồng…)

Để khiếu nại, ngời khiếu nại phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại, bằng chứng về sự vi phạm và các chứng từ khác có liên quan.

Khi nhận đợc hồ sơ khiếu nại, bên bị khiếu nại cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ tìm các giải pháp để giải quyết một cách thoả đáng nhất.

- Ngời bán hoặc ngời mua khiếu nại ngời chuyên ch ở và bảo hiểm: ngời bán hoặc ngời mua khiếu nại ngời chuyên chở khi ngời chuyên chở vi phạm hợp đồng chuyên chở cụ thể: khi ngời chuyên chở đa tàu đến cảng bốc hàng không đúng quy

định của hợp đồng chuyên chở Hàng bị mất, thất lạc trong quá trình chuyên chở,

bị thiếu về số lợng, trọng lợng so với vận đơn, hàng bị mất phẩm chất do kỹ thuật bốc xếp bảo quản hàng trên phơng tiện vận tải Hồ sơ khiếu nại bao gồm các đơn khiếu nại, các chứng từ kèm theo gửi trực tiếp đến cho ngời chuyên chở hoặc đại diện của ngời chuyên chở trong thời gian ngắn nhất.

Ngời bán hoặc ngời mua có thể khiếu nại ngời bảo hiểm, khi hàng hoá bị tổn thất do các rủi ro đã đợc mua bảo hiểm gây nên Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất cùng các chứng từ khác gửi đến công ty bảo hiểm trong thời gian ngắn nhất.

Trờng hợp khiếu nại mà hai bên không giải quyết đợc thì đa ra trọng tài 1.2.2 Các chứng từ thờng sử dụng khi thực hiện hợp đồng

Những chứng từ cơ bản trong quá trình thực hiện hợp đồng thơng mại quốc

tế là những chứng từ xác nhận việc thực hiện hợp đồng đó Những chứng từ này

bao gồm nhiều loại, mỗi loại có nội dung và hình thức khác nhau Nhng nói chung chúng đều đợc trình bày trên các mẫu in sẵn

Một số chứng từ cơ bản nhất:

1.2.2.1 Hoá đơn thơng mại ( Commercial invoice ):

Hoá đơn thơng mại là chứng từ cơ bản phục vụ cho công tác thanh toán Nó

là yêu cầu của ngời bán đòi hỏi ngời mua phải trả số tiền hàng đã đợc ghi trên hoá

đơn Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng giá trị của hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng, phơng thức thanh toán, phơng thức chuyên chở hàng.

Hoá đơn thờng lập làm nhiều bản và đợc dùng trong nhiều việc khác nhau Hoá đơn đợc xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng ,cho công ty bảo hiểm để tính chi phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá, cho cơ quan quản lý ngoại hối của nớc nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính tiền thuế.

Theo chức năng của nó, hoá đơn thơng mại có thể đợc phân loại thành :

 Hoá đơn tạm tính( Provisional invoice ).

 Hoá đơn chính thức ( Final invoice ).

 Hoá đơn chi tiết ( Detailed invoice ).

 Hoá đơn chiếu lệ ( Proforma invoice ).

 Hoá đơn trung lập ( Neutral invoice ).

 Hoáđơn xác nhận ( Certified invoice ).

1.2.2.2 Bảng kê chi tiết ( Specification ) : là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá Ngoài ra còn có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và có phẩm cấp khác nhau.

1.2.2.3 Phiếu đóng gói ( Packing list ) : là bảng kê khai tất cả hàng hoá

đựng trong một kiện hàng ( hòm, hộp, container …) ) Phiếu đóng gói đ ợc đặt trong bao bì sao cho ngời mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi đợc để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thờng, có thể là phiếu

đóng gói chi tiết ( Detailed packing list ) nếu nó có tiêu đề nh vậy và nội dung tơng

đối chi tiết, hoặc là phiếu đóng gói trung lập ( Neutral packing list ) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên ngời bán Cũng có khi ngời ta phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lợng ( Packing and weight list ).

1.2.2.4 Chứng nhận số lợng ( Certificate of quantity ) và giấy chứng nhận trọng lợng ( Certificate of weight ) : giấy chứng nhận số lợng là chứng từ xác nhận

số lợng của hàng hoá thực giao Chứng từ này đợc dùng nhiều trong trờng hợp hàng hoá mua bán là những hàng tính bằng số lợng ( cái, chiếc ) Giấy này có thể

do công ty giám định cấp Giấy chứng nhận trọng lợng là chứng từ xác nhận trọng

lợng hàng thực giao, thờng đợc dùng trong mua bán những hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lợng.

Giấy chứng nhận số lợng/ trọng lợng có thể do ngời cung cấp hoặc tổ chức kiểm nghiệm hàng xuất nhập khẩu cấp, tuỳ theo sự thoả thuận trong hợp đồng Cần chú ý đến địa điểm kiểm tra và tính chất pháp lý cuối cùng của giấy chứng nhận.

1.2.2.5 Giấy chứng nhận phẩm chất ( Certificate of quality ):

Là chứng từ xác nhận chất lợng của hàng thực giao, và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng Nếu hợp đồng không quy

định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hoá cấp, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm ( hoặc giám định ) hàng xuất khẩu cấp.

1.2.2.6 Các chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh:

Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nớc cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hoá đã đợc an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc Bao gồm :

- Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật ( Veterinary certificate ): do cơ quan thú y cấp khi hàng hoá là động vật ( súc vật, cầm thú ), hoặc có nguồn gốc động vật ( lông cừu, lông thú, trứng …) ), hoặc bao bì của chúng có nguồn gốc động vật đã

đợc kiểm tra và xử lý chống các dịch bệnh.

- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật ( Phytosanitary Certificate ): do cơ quan bảo vệ thực vật cấp khi hàng hoá là thực vật, thảo mộc hoặc có nguồn gốc thực vật ( hạt giống, bông, thuốc lá …) ) đã đ ợc kiểm tra và xử lý chống các dịch bệnh, nấm độc, cỏ dại là đối tợng kiểm dịch.

- Giấy chứng nhận vệ sinh ( Sanitary Certificate ): do cơ quan có thẩm quyền về kiểm tra phẩm chất hàng hoá hoặc về y tế cấp cho chủ hàng, sau khi đã kiểm tra hàng hoá ( là thực phẩm, đồ uống, đồ hộp ) và thấy trong không có vi trùng gây bệnh cho ngời.

1.2.2.7 Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of origin – GW ), trọng l C/O ):

Là chứng từ do tổ chức có thẩm quyền ( ví dụ : Bộ thơng mại, phòng thơng mại công nghiệp ) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hoá.

Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của nhà nớc vận dụng các chế độ u đãi khi tính thuế Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn ngạch

Nội dung của chứng từ này bao gồm: tên và địa chỉ của ngời mua, tên và địa chỉ của ngời bán, tên hàng, số lợng, ký mã hiệu, lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng, xác nhận của tổ chức có thẩm quyền.

Tuỳ theo yêu cầu của việc thực hiện chế độ u đãi mậu dịch và quan thuế,

ng-ời ta ra các mẫu ( Form ) thích hợp nh : Form A, Form B, Form C, Form O, Form

X, Form T, Form D, và Form ( không tên ).

đ Vận đơn đờng sắt, khi hàng đợc chuyên chở bằng đờng sắt.

- Vận đơn đờng không, khi hàng chuyên chở bằng máy bay.

Đó là những chứng từ do ngời chuyên chở ( chủ tầu, thuyền trởng ) cấp cho ngời gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hoá đã đợc tiếp nhận để chở.

và giấy chứng nhận bảo hiểm ( Insurance certificate ).

1.3 các yếu tố ảnh hởng đến quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại các doanh nghiệp:

Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trong cơ chế thị trờng đều hoạt động trong một môi trờng quốc tế phức tạp và phong phú, nhất là hiện nay khi nớc ta đã là thành viên thứ 150 của tổ chức thơng mại thế giới WTO Môi trờng kinh doanh đó chứa đựng những thuận nhân tố ảnh hởng có thể tạo ra những tiền

đề thuận lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp nhng cũng có thể tạo ra những tác động trở lại Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một khâu quan trọng trong quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, nó cũng chịu những tác động chung đó.

1.3.1 Những yếu tố ảnh hởng trực tiếp:

- Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật: cơ sở hạ tầng, thiết bị thông tin liên lạc, máy móc chuyên dụng trong kinh doanh để phục vụ các nhu cầu thực hiện mục tiêu kinh doanh Cơ sở vật chất kỹ thuật là động lực tác động đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Tài chính: Tiềm lực tài chính là yếu tố quan trọng phản ánh sức mạnh của doanh nghiệp thông qua khối lợng vốn mà doanh nghiệp có thể huy động vào kinh doanh, khả năng về vốn, cách huy động vốn và phân bổ nguồn vốn của các doanh nghiệp Đây là yếu tố quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp cũng nh sự tồn tại của hợp đồng Khả năng tài chính là yếu tố cơ bản đảm bảo hợp đồng xuất nhập

khẩu có thực hiện đợc hay không, việc thực hiện hợp đồng có diễn ra liên tục hay không.

- Sản phẩm của doanh nghiệp : vì sản phẩm là đối tợng đợc trực tiếp tiêu dùng, đợc đánh giá về chất lợng, mẫu mã nên nó chính là nhân tố quyết định khiến ngời tiêu dùng mua sản phẩm Để đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu nói chung và tăng hiệu quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng, các sản phẩm của doanh nghiệp phải có chất lợng, kiểu dáng phù hợp với thị hiếu, nhu cầu của khách hàng.

- Hệ thống quản lý và trình độ chuyên môn: yếu tố con ngời là yếu tố quan trọng nhất trong mọi hoạt động Mỗi quyết định con ngời đều ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Với đội ngũ cán bộ kinh doanh năng động và am hiểu về mặt hàng gốm sứ trong nớc và quốc tế, có kinh nghiệm kinh doanh ngoại thơng tốt sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với mọi thay đổi của nền kinh tế, nhanh chóng phán đoán đợc tình thế, nắm bắt thời cơ, tạo đợc lợi thế trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng, đảm bảo cho sự thành công của quá trình thực hiện hợp đồng Do đó, trong hoạt động kinh doanh thơng mại quốc tế hiện nay diễn ra một cách mạnh mẽ, trình độ khoa học quản lý công nghệ phát triển đòi hỏi

đội ngũ cán bộ quản lý và nghiệp vụ phải có năng lực và tri thức cao để nắm bắt

xu hớng của thời đại.

1.3.2 Những yếu tố ảnh hởng gián tiếp:

Doanh nghiệp khi tiến đến hoạt động kinh doanh trên thị trờng thờng chịu tác động của những nhân tố khách quan là các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp nh khách hàng, các đối thủ cạnh tranh, luật pháp, chính trị …) Những nhân tố đó nằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiệp Doanh nghiệp chỉ có thể thích ứng một cách tốt nhất với xu hớng vận động của các nhân tố này.

Một doanh nghiệp hoạt động trong môi trờng ổn định về kinh tế, chính trị xã hội và luật pháp ổn định sẽ giúp các doanh nghiệp an tâm trong quá trình kinh doanh thơng mại quốc tế nói chung và quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nói riêng Các chính sách của nhà nớc về các thủ tục hành chính, thủ tục hải quan, lu kho bãi, thuế …) luôn đ ợc các doanh nghiệp quan tâm chú ý Việc thực hiện hợp

đồng xuất khẩu đạt đợc kết quả cao nh thế nào cũng phụ thuộc nhiều vào các chính sách của nhà nớc Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên xem xét đến yếu tố truyền thống, tập quán sử dụng hàng hoá của mỗi thị trờng, và quy mô dân số của thị trờng tiêu thụ

Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, yếu tố tự nhiên có ảnh hởng rất lớn đến hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế và quá trình thực hiện hợp đồng Khoảng cách địa lý giữa các nớc xuất khẩu và nhập khẩu ảnh hởng đến chi phí vận chuyển, thời gian vận chuyển Bên cạnh đó, khí hậu, thiên tai …) cũng ảnh h ởng đến việc thực hiện hợp đồng nh việc thu gom hàng hoá, chất lợng hàng hoá, thời gian giao nhận hàng hoá theo hợp đồng…)

Chơng II thực trạng việc quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty TNHH gốm

sứ Bát Tràng Phomex 2.1 Khái quát về hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex

2.1.1 Lịch sử hình thành, phát triển của công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex

Tên doanh nghiệp Bat Trang ceramic Porcelain Co.,LTD

Tên giao dịch nớc ngoài Bat Trang ceramic Porcelain Co.,LTD

Trụ sở chính Đa Tốn Gia Lâm- Hà Nội – ADLL, Society General Supervision – SGS…

- Ngành nghề kinh doanh: sản xuất hàng gốm sứ truyền thống Bát Tràng, xuất những mặt hàng do công ty sản xuất kinh doanh, đại lý mua bán và ký gửi hàng hoá.

- Vốn điều lệ: 329.000.000 đ

Trong quá trình kinh doanh đã có những thay đổi, công ty đã thay đổi đăng

ký kinh doanh ngày 03-08-2004, theo quyết định thành lập công ty số 0404488:

- Ngành nghề kinh doanh:

+ Sản xuất hàng gốm sứ.

+ Xuất khẩu hàng hoá do công ty sản xuất.

+ Đại lý mua, bán và ký gửi hàng hoá.

+ Bụôn bán, sản xuất máy móc dụng cụ, nguyên vật liệu ngành gốm sứ + Kinh doanh cơ sở lu trú khách du lịch.

( Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật )

- Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đ ( ba tỷ đồng Việt Nam- Trong đó vốn bằng tài sản

là 172.000.000 đ).

Công ty đặt tại làng Đa Tốn với diện tích là 8000m 2 trong đó : 4000m 2 cho sản xuất nguyên liệu, 3000m 2 cho sản xuất, 1000m 2 cho nhà kho Công ty còn có 4000m 2 cho sân đóng container.

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex

● Phân phối công bằng và hợp lý mọi kết quả sản xuất kinh doanh đạt ợc.

đ-Ngoài 2 chức năng cơ bản trên thì doanh nghiệp còn có một số chức năng khác nh: chức năng hậu cần kinh doanh, chức năng tài chính , chức năng quản trị…)

- Nghĩa vụ của công ty : Công ty có nghĩa vụ

- Kinh doanh theo ngành nghề ghi trong giấy phép.

- Ưu tiên sử dụng lao động trong nớc, đảm bảo quyền và lợi ích của ngời lao động theo quy định của pháp luật lao động, tôn trọng quyền tổ chức công đoàn.

- Bảo đảm chất lợng hàng hoá theo tiêu chuẩn đã đăng ký.

- Tuân thủ quy định của nhà nớc về bảo vệ môi trờng , bảo vệ di tích lịch sử, văn hoá, danh lam, thắng cảnh và trật tự an toàn xã hội.

- Ghi chép sổ sách kế toán, thống kê và chịu sự kiểm tra của cơ quan tài chính

- Nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

- Trích 5% lãi ròng hàng năm để lập quỹ dự trữ bắt buộc cho đến 10% vốn điều lệ của công ty.

2.1.3 Bộ máy quản trị của công ty và cơ cấu sản xuất của công ty:

Công ty TNHH gốm sứ Bát Tr ng Phomex l một doanh nghi à không làm mất uy tín của nhau cũng nh à không làm mất uy tín của nhau cũng nh ệp tư nhân hạch toán độc lập có con dấu riêng v ho à không làm mất uy tín của nhau cũng nh ạt động theo đúng pháp luật của Nhà không làm mất uy tín của nhau cũng nh nước.

Để đáp ứng đợc yêu cầu trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng nh thích nghi với cơ chế thị trờng, tổ chức bộ máy của công ty tơng đối gọn nhẹ nhng vẫn

đảm bảo đợc yêu cầu quản lý Bộ máy quản trị công ty và cơ cấu sản xuất của công ty đợc khái quát bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 1 : Cơ cấu tổ chức công ty gốm sứ Bát Tràng

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy quản trị công ty:

Dựa trên sơ đồ trên ta thấy tổ chức của công ty Phomex gồm hai cấp là cấp công ty và cấp phân xởng ở cấp công ty, cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị đợc bố trí theo kiểu trực tuyến chức năng Do u điểm của mô hình này là phù hợp với công ty

có quy mô vừa và nhỏ, đồng thời nó kết hợp đợc với u điểm của cơ cấu trực tuyến

và cơ cấu chức năng với nhau Trong hệ thống trực tuyến – GW ), trọng l chức năng đ ờng quản

Phòng hành chính

Phòng

kế toán

Phân x ởng tạo hình

Phân x ởng vẽ

Phân x ởng lò

Kho chứa hàng

PHó PHó GIáM Đốc kỹ thuật

trị từ trên xuống dới vẫn tồn tại nhng ở cấp độ công ty ngời ta bố trí xây dựng thêm các điểm chức năng theo các lĩnh vực công tác.

Công ty Phomex có ban giám đốc và các phòng ban chức năng.

+ Ban giám đốc :

Gồm có một giám đốc và 2 phó giám đốc phụ trách theo dõi chung hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty.

● Giám đốc công ty là ngời đứng đầu công ty vừa là đại diện pháp nhân của công ty vừa là ngời đại diện cho tập thể những ngời lao động Giám đốc

là ngời quản lý công ty, có quyền quyết định việc điều hành mọi hoạt động sản xuất của công ty Giám đốc phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật về kết quả kinh doanh của công ty.

● Phó giám đốc là ngời đợc cử ra để giúp cho giám đốc trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh Cụ thể là chịu trách nhiệm giám sát việc điều hành sản xuất, đảm bảo hoạt động sản xuất đạt chất lợng và đúng kế hoạch đề ra, điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt.

Ban giám đốc là nơi đề ra các quyết định còn các phòng ban phải thực thi quyết định đó và có quyền đề xuất ý kiến hay tham mu cho giám đốc trong phạm vi chuyên môn của mình để giúp ban giám đốc ra quyết định kịp thời đầy đủ

và chính xác.

+ Các phòng ban chức năng :

● Phòng tổ chức: giúp ban giám đốc về các mặt tổ chức.

▪ Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lơng.

▪ Soạn thảo các nội quy, quy chế quản lý và các quyết định.

▪ Điều động, tuyển dụng lao động.

▪ Công tác đào tạo.

▪ Công tác nhân sự.

● Phòng kỹ thuật: giúp ban giám đốc về các mặt tổ chức.

▪ Quản lý kỹ thuật sản xuất.

▪ Quản lý và xây dựng kế hoạch lịch tu sửa thiết bị.

▪ Nghiên cứu các mặt hàng mới , mẫu mã bao bì.

▪ Giải quyết các sự cố máy móc, công nghệ sản xuất.

▪ Tham gia đào tạo công nhân.

● Phòng hành chính : giúp cho ban giám đốc về các mặt tổ chức.

▪ Công tác hành chính quản trị.

▪ Tiêu thụ sản phẩm.

▪ Cung ứng vật t và nguyên vật liệu.

▪ Điều độ sản xuất hàng ngày.

● Phòng kế toán: giúp ban giám đốc về công tác kế toán thống kê – ADLL, Society General Supervision – SGS… – ADLL, Society General Supervision – SGS… tài chính.

▪ Phòng kế toán với nhiệm vụ hạch toán các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, cung cấp những thông tin tài chính về kết quả kinh doanh làm cơ sở cho việc ra quyết định của ban giám đốc Phòng kế toán cung cấp thông tin chính xác và toàn diện về tình hình cung ứng và dự trữ, sử dụng tài sản từng loại (tài sản cố định, nguyên vật liệu, vốn bằng tiền) cùng với nguồn hình thành lên từng loại tài sản đó, góp phần bảo vệ và sử dụng tài sản một cách hợp lý nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.

Phòng kế toán có nhiệm vụ giám sát tình hình kinh doanh của công ty, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý vừa phù hợp với chế độ theo điều lệ hiện hành về kế toán của nhà nớc, vừa phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của công ty, theo dõi tình hình sử dụng vốn, giám sát tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế , các nghĩa vụ với nhà nớc với cấp trên, với các đơn vị bạn Phòng kế toán với nhiệm vụ chuyên môn của mình có trách nhiệm tham mu cho ban giám đốc về lĩnh vực tài chính của công ty.

2.1.3.2 Cơ cấu sản xuất

Xởng là nơi trực tiếp sản xuất và chiếm đa số nguồn lực trong công ty Xởng sản xuất gồm có năm phân xởng khác nhau, mỗi phân xởng có những hoạt động riêng biệt, v việc tổ chức giám sát sản xuất đ à không làm mất uy tín của nhau cũng nh ợc ban giám đốc phụ trách Trong các công đoạn của dây truyền sản xuất gốm sứ có cử ra quản đốc chịu trách nhiệm trớc giám đốc về tình hình sản xuất và hiệu quả của phân xởng mình Mọi hoạt

động diễn ra một cách dây truyền, liên hoàn khép kín từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất Mỗi phân xởng đều có các cán bộ để kiểm tra chất lợng sản phẩm làm ra.

● Phân xởng nguyên liệu chịu trách nhiệm nghiền đất, khuấy đất, lọc thô làm ra đợc các loại đất theo yêu cầu.

● Phân xởng khuôn mẫu chịu trách nhiệm làm ra các loại khuôn với kiểu dáng , kích cỡ khác nhau.

● Phân xởng tạo hình:chịu trách nhiệm tạo ra các sản phẩm mộc theo khuôn đã có và tiến hành sửa chữa nếu có sự khác biệt so với khuôn mẫu đã có.

● Phân xởng trang trí: chịu trách nhiệm trang trí các loại hoa văn theo yêu cầu.

● Phân xởng lò chịu trách nhiệm vào lò, đốt lò, ra lò và kiểm tra các loại sản phẩm đã đợc đun đốt Sau đó đa ra các loại sản phẩm đạt tiêu chuẩn vào nhập kho.

Sau đây là quy trình sản xuất sản phẩm gốm sứ của công ty đã đợc mã hoá bằng sơ đồ:

Sơ đồ 2 :Quy trình sản xuất đồ sứ các loại.

2.1.3.3 Nguồn nhân lực

Lao động là nguồn đầu vào quan trọng của công ty, có ý nghĩa quyết định

đến năng lực sản xuất của công ty Các yếu tố khác chỉ là yếu tố vật chất đơn thuần mà hiệu quả của nó phụ thuộc vào hiệu quả lao động của con ngời Do vậy

đây là yếu tố duy nhất có tính chủ động sáng tạo ra sản phẩm và chất lợng sản phẩm, ảnh hởng quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh Đây là đối tợng phức tạp, khó quản lý và sử dụng có hiệu quả lực lợng lao động là một vấn đề khó khăn.Lao động của công ty chủ yếu tập trung ở phân xởng sản xuất, lực lợng lao

động ở các phòng ban chức năng thì phần lớn đều có trình độ cao đẳng và đại học.

Lực lợng lao động của công ty chủ yếu là những ngời có tay nghề đợc huy

động đợc từ các vùng lân cận nh : Gia Lâm, Đông Anh, Hải Dơng, Hải Phòng, Hng Yên …) Lực l ợng lao động này làm việc theo hợp đồng có thời hạn, hợp đồng lao

động đợc ký kết giữa giám đốc và ngời lao động.

SấyTrang trí

Nhúng men

Sơ nung Vẽ

Hiện nay công ty có trên 80 cán bộ công nhân làm việc tại công ty, thêm vào

đó có từ 300 đến 400 công nhân thời vụ Tất cả lao động đều đợc tham gia khoá

đào tạo liên quan đến quá trình sản xuất của công ty Ngoài ra các nhân viên chủ

đợc tham gia các khoá đào tạo về tiếng anh làm cho họ có thể giao tiếp bằng tiếng anh.

2.1.3.4 Nguồn nguyên liệu

Bất kỳ một sản phẩm nào đợc sản xuất ra đều có một hoặc nhiều nguyên vật liệu kết hợp với nhau tạo thành Để sản xuất các loại gốm sứ công ty sử dụng một

số nguyên vật liệu chính sau: đất men, bột màu, ôxít, trờng thạch, zecon Silicon, thạch cao, gas, than , củi , bao bì…)

Để đảm bảo nguyên liệu đúng về chất lợng, đủ về số lợng, kích thớc, chủng loại và khả năng cung cấp kịp thời với chi phí thấp nhất công ty thờng lập trớc một bản kế hoạch mua sắm, lựa chọn, vật t một cách chi tiết, các loại vật t này thông thờng đợc mua từ một số nguồn chính sau :

- Mỏ đất Cao lanh Hải Hng.

- Trờng thạch đợc mua ở Vĩnh Phúc.

- Shellgas Hải Phòng.

- Than của xí nghiệp than Hồng Gai.

Còn một số nguyên liệu mua từ các cửa hàng chuyên bán màu nhập khẩu từ nớc ngoài nh: ôxít coban, bột nhôm, màu đại thanh và zecon Silicon.

Đối với những nguyên liệu chiếm tỷ trọng lớn và có tính quyết định đến tình hình sản xuất cũng nh chất lợng sản phẩm công ty thờng chủ động mua với số lợng lớn theo hợp đồng cả năm Nhờ đó mà vẫn đảm bảo đợc tính chủ động trong sản xuất vừa góp phần hạ giá thành sản phẩm Với một số loại vật t khác ít quan trọng hơn thì công ty tính toán cụ thể từng loại một và đặt mua theo kế hoạch từng quý thậm chí từng tháng ở các đơn vị cung ứng nhờ vậy mà tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn, giảm chi phí bảo quản không cần thiết, bám sát giá trên thị trờng nhờ đó mà làm tăng sức cạnh tranh của sản phẩm.

2.2 Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty

151174 năm 2004 lên 208963 nghìn đồng năm 2005 ( tăng 57789 nghìn đồng với

tỷ lệ tăng 38,23%) đến năm 2006 lợi nhuận là 308965 nghìn đồng, tăng 100002 nghìn đồng tơng ứng với tỷ lệ 47,86% so với năm 2005.

Năm 2006, hai chỉ tiêu tổng doanh thu và tổng chi phí cùng tăng lên Tổng doanh thu năm 2006 là 9254805 nghìn đồng tăng 2172607 nghìn đồng so với năm

2005 tơng ứng với tỷ lệ tăng là 30,15% Tổng chi phí năm 2006 là 8945840 nghìn

đồng tăng 2072605 nghìn đồng so với năm 2005, tơng ứng với tỷ lệ tăng 47,86%.

Qua số liệu trên ta thấy tỷ lệ tăng của doanh thu cao hơn tỷ lệ tăng của chi phí Điều đó cho ta thấy công việc kinh doanh của công ty là tốt Nh vậy doanh nghiệp đã quản lý và sử dụng chi phí có hiệu quả Từ đó là điều kiện thuận lợi để công ty thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nớc Năm 2004 nộp ngân sách 176143

nghìn đồng, năm 2005 nộp ngân sách 237683 nghìn đồng tăng 34,94% so với năm

2004, năm 2006 nộp ngân sách 323908 nghìn đồng tăng 36,28% so với năm 2005 Một điều có ý nghĩa thiết thực đối với công nhân của công ty đó là thu nhập bình quân theo đầu ngời hàng năm tăng lên, năm 2004 là 685 nghìn đồng, năm 2005 là

715 nghìn đồng , năm 2006 là 775 nghìn đồng.

Nhu cầu và thị hiếu của khách hàng về mặt hàng gốm rất phong phú về chất lợng, chủng loại, kích cỡ, kiểu dáng đều không có một tiêu chuẩn thống nhất nào Với những lý do trên việc sản xuất mặt hàng sứ có đặc thù riêng của mình, việc đón trớc nhu cầu, tổ chức sản xuất dự trữ là điều ít đợc thực hiện Đối với một hợp

đồng lại có một yêu cầu riêng về chủng loại, kích cỡ, kiểu dáng …) kèm theo Vì vậy, việc tổ chức sản xuất chỉ đợc tiến hành sau khi công ty đã ký kết hợp đồng với khách hàng Từ năm 2004 tới nay, công ty gốm sứ Bát Tràng luôn tăng trởng với tỷ

lệ cao, đặc biệt là trong một số năm gần đây thì tỷ lệ các chỉ tiêu phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh ở mức rất cao Bảng số liệu sau phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây

Bảng 2 Phân tích doanh thu của công ty Phomex từ năm 2004 đến năm 2006

Về việc thực hiện chỉ tiêu trên so với kế hoạch đặt ra, số liệu cho thấy trong

3 năm qua công ty đã luôn hoàn thành vợt mức kế hoạch đề ra Đặc biệt là năm

2005, doanh số tiêu thụ của công ty đã vợt mức kế hoạch 18,04%.

Doanh thu bán hàng tăng đều qua các năm với tốc độ khá cao ( từ 20% - 30

% một năm) đã góp phần phát triển sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận và tạo công ăn việc làm ổn định cho công nhân trong công ty.

Chính việc tăng doanh thu và không ngừng mở rộng thị trờng của công ty

đã ngày càng thu hút đợc đông đảo khách hàng.

2.2.2 Tình hình thực hiện nghĩa vụ nộp thuế của công ty:

Trong 3 năm 2004-2006 công ty Phomex đã nỗ lực phấn đấu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình Trong điều kiện khó khăn của nền kinh tế và một số công ty khác làm ăn thua lỗ , công ty vẫn thu đợc lợi nhuận trong 3 năm Điều đó

đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty thực hiện đầy đủ đối với ngân sách nhà n ớc.

Cụ thể là năm 2004 công ty thực hiện nộp ngân sách 176,143 triệu đồng, năm

2005 nộp 237,683 triệu đồng, năm 2006 là 323908 triệu đồng Việc thực hiện

nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc của công ty đã góp phần tăng ngân sách có lợi cho xã hội.

2.2.3 Hiệu quả sử dụng vốn:

Thiếu vốn trong hoạt động kinh doanh là bài toán đặt ra đối với rất nhiều công ty với nguồn vốn kinh doanh trên 3 tỷ đồng, để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh tiến hành có hiệu quả, công ty phải thờng xuyên vay tín dụng ngân hàng để

đảm bảo nguồn vốn kinh doanh Đồng thời công ty tìm mọi biện pháp nhằm nâng cao vòng quay vốn.

Để làm đợc điều đó , công ty đã tổ chức nghiên cứu ,tìm hiểu, xem xét những mặt hàng nào mà khách hàng thực sự có nhu cầu để đảm bảo bán đợc hàng một cách nhanh chóng Đối với những mặt hàng tồn kho thì tiến hành hạ giá thành sản phẩm để thu hồi vốn Kết quả là công ty đã thực hiện tốt phơng châm quay vòng vốn.