Hỏi Đáp Khi Sử Dụng Microsoft Project Trong Lập Và Quản Lý Dự Án Công Trình Xây Dựng (NXB Xây Dựng 2011) - Bùi Mạnh Hùng, 122 Trang

Đé ngắt các khuyến cáo về lịch trình, bạn hãy theo các hước sau: - Từ menu Tools, chọn Options: Microsolì Project 2000 và sau này sắp lịch một cống việc bắt đầu trong khoảng trống thời g

BÙI MẠNH HÙNG

HỎI - ĐÁP

KHI s ử DỤNG MICROSOFT PRO JEQT

TRONG LẬP VÀ QUẢN LÝ Dự ÁN CÔNG TRÌNH XÂY DỤNG

(T á i b ả n )

NHÀ XUẤT BẢN XÂY DựNG

L Ờ I N Ó I Đ Ầ Ư

Sa u kh i cuốn sách: H ư ớ n g d ả n s ử d ư n g c h ư ơ n g tr ìn h q u ả n lý d ự á n -

M ic r o s o ft P r o je c t 98 dư ợc x u ấ t b ả n , chúm> lỏi d ã n h ậ n đ ư ợ c n h iều lời đ ộ n q viên, g ó p ỷ kiến c ủ a b ạn đ ọ c iỊần, xa Dựa vào n h ữ n g đ ề n g h i vù các th ắ c

m ắ c d ỏ , cliúníỊ tô i d ã b iê n s o ạ n và ch o x u ấ t bản riếp c u ố n : 101 th ắ c m ắ c

và g ià ỉ đ á p k h i s ứ d ụ n g c h ư ơ n g tr ìn h M ic r o s o ft P i'o ject tr o n g x ả y d ự n g

C á c cu ố n sá ch nó i trên dí ĩ tr ợ iỊÍúp nhiêu bạn dọc kh i s ử d ụ n q chươniị trình

M ic r o s o ft P ro ịe cl D o c u m e n t 1998 và 2000 Tliời g ia n g ầ n đ â y cùng với s ự

x u ấ t h iện củ a M icro so Ịt P r o ịe v i D o a tm e iii 2002 và c á c p h iê n bán m ới,

c h ú n g tôi lạ i có d ịp tiếp n h ậ n nliiên hơn các cáu liói, thắc m ắ c củ a bạn d ọ c

lừ c á c đ ịa phư ơ ng, lữ các c á n bộ trực tiếp tham íịia lậ p và q u ả n lý (lự án íịửi tới, Đ á p ÍÚIÍỊ các nquyện vọiiiị củ a đ ộ c lỊÌả, chúng tô i b iê n so ạn cuốn sácli

H ỏ i - Đ á p k h i s ứ d ụ n g M ic r o s o ft P ro ịe ct tro n g lậ p và q u ả n lý d ự á n c ô n g

tr ìn h x â y d ự n g

N g o à i 101 th ắ c m ắ c d ã giải đ á p tro n i’ cuốn sá ch trư ớc đ â y ( s ẽ klìỏiìí’

n h ắ c lạ i nữ a), ch úng tôi iììị I ũ rằtìíỊ: s ứ diỊHịị hình tliức câu h ó i và írci lời đ ể viết tiếp cu ố n sách n à y sỡ qiúp bạn dọc có thêm lìlìữni’ đ iều lý thú tro n lị

c ô n (Ị việc, á ĩn q n h ư kluĩm p h á m ộ t chương trình M icro so ỷt P ro je c t Iiqáy

cà n iị m ạnli và ưu việt hơn.

N ộ i dum> cu ốn sách lù íỊÌái đ á p các cân hói từ bạn d ọ c iịừi tới, d o d ộ c íịiíi trự c tiế p tra o dổ i, d ề x u ấ t, m ộ t p h á n là nliữiii’ tổỉìiỊ k ế t thự c t ế củ a tác

ỵ iá k h i th a m ý d các d ự án T ú c ịỊỉú (lã (V^('ifi,ự Irìuli bày m ộ t cách loàn d iện

và d i sâ u th eo lừtiiỊ ch u yên d ẻ, SOIHỊ có th ế Iiội clunịỊ d ê c ậ p cò n có c h ỗ chư a thoci cỉá/ĩíỊ.

R ấ t nh ậ n dư ợc c ú c V kiến dóniị íỊÓp lừ bạn d ọ c d è lần x u ấ t bản sau

t r ì n h M ic r o s o ĩt P roje c t 4 0 bạn phải tìm q u a V ie\v Bạn c ó th ể tất t h a n h n à y đi c h o r ộ n g

m à n h ìn h , khi n à o c ầ n b ạ n lại g ọ i n ó ra b ằ n g c á c h q u a V i e w \ V i e w Bar K h i trê n m à n

h ì n h k h ô n g h i ể n thị th a n h n à y th ủ tục gọi c á c d ạ im b iế u đ ổ thự c h i ệ n tư ơ n g ụr n h ư tro n g

T r o n g c h ư ơ n g trìn h M ic r o s o íì P roịe c t 2 0 0 0 và cá c plìièn ban sa u n à y thì SO' đ ổ m ạ n g lưới lại đ ư ợ c b iể u d i ễ n dướ i d ạ n g k h á c với lèn gọi là Nclxvork D ia g r a m , cá c c ô n g v i ệ c

c ủ a s ơ đ ồ n à y n ộ i d u n g cũ nu k h á c , đ ồ n g l hòi kh ó d ịch c h u v en n h ấ t là đối p h ò n g c h ữ

I r I 4' / A Â I < ầ f r \ ' 1 \ r I I’/ ' t ' \ r-\ 1 "V / V n T I K 1 , 111

tro n g s ơ đ ồ loại n à y p h ứ c tạp hơ n n h iều ,

D G? w

♦ ♦ +

Calendar

Qantt Chart * M • -r lì ỉ u «s> <âậ* áa ị GO c- fi:-,V-J- AllToí-Ks - Q QTr- caa ũ) • E3' * V:.- ị 25' , Ị 4 } ?

||^jNetwork LỊiagram 1WV.VJ»'WJV tam ữ : ^VWV«‘1'V • • ••••.» -vvvi .a -

n ú t trê n t h a n h c ô n g c ụ khi c h u ộ t d ừ n g trê n đó Cuc C a r d s d ư ợ c d ù n g đ ể h ư ớ n g d ẫ n b ạ n

lừng bước đối với ngay cá các công việc phức lạp nhải Planning Wizard giám sát các

h o ạ t đ ộ n g c ủ a b ạ n và c u n g c ấ p cá c k h u y ế n c á o hay ghi c h ú hữu ích đ ể b ạ n sử d ụ n g p h ầ n

m ề m tốt h ơ n và lập k ế h o ạ c h d ự á n c ủ a b ạ n tối hơn.

B ạn c ó th ể in đ ế n 80 d ự án và b ạ n c ó thế c ó đ ế n 80 d ự á n c ù n g sa n sẻ m ộ t k h o vật

tư B ạn c ó th ể lưu d ữ liệu d ự án c ủ a b ạ n tro n g d ạ n g O D B C m ớ i và tro n g c ơ s ở d ữ liệu

n à y b ạ n c ó thể kết h ợ p d ự án c ủ a b ạ n với m ộ t s ố lớn cá c d ự á n k h á c đ ể h ợ p nhất và p h â n tíc h B ạn c ó th ể y ê u c ầ u tự d ộ n g gứi c á c b á o biểu tiế n trìn h đ ế n c á c tài n g u y ê n m ộ t khi

d ự á n đ a n g tiế n h à n h với n h ữ n g n h ậ n x é t đ ín h kèm th e o c ô n g việc m ộ t c á c h tự đ ộ n g n h ư

n h ữ n g lời g h i c hú.

C ô n g việc tro n g M ic r o s o ít Project 98 và các phiên bản c ù a 2 0 0 0 , sau 2 0 0 0 bạn c ó thể

c h ia ra n h iề u đ o ạ n c ò n trong M ic ro s o ít Project 4 0 bạn k h ô n g thể thực h iện được v.v Bạn c ó th ể h ìn h th à n h cá c d ự á n p h ụ b ằ n g c á c h dời c á c c ô n g việc từ d ự án c h ín h vào

c á c F ile d ự á n m ớ i v à sa u đ ó xác đ ịn h c á c File mới là cá c d ự á n ph ụ b ằ n g c á ch liên kết

c h ú n g với c á c c ô n g việc đại diện Đ ể di c h u y ể n c á c c ô n g việc đ ế n F ile d ự á n p h ụ , b ạ n

h ã y t h e o c á c bước sau:

- C h ọ n 1D c ủ a c ỏ 11« v iệc bạn d ự tính dời Đ iề u này d a m b ả o r ằ n g tất c ả c á c trư ờ n g sẽ

đ ư ợ c c h ọ n và to à n bộ d ữ liệu liên q u a n sẽ đ ư ợ c sa o chép;

- T ừ m e n u E dit c h ọ n C o p v đế c h é p d ữ liệu sa o c h é p vào c lip b o a rd ;

- T ừ m e n u File c h ọ n N e \v dế h ìn h th à n h m ộ t F ile d ư án m ới T r ê n b ả n g G e n e r a l c ủ a

h ộ p th o ạ i T o o ls O p tio n s , n ế u hộp đ á n h d ấ u P r o m p t 1'or S u m m a r y I n fo for N e w P ro je c ts

đ ã đ ư ợ c đ á n h d ấ u , bạn sẽ n h á c n h ậ p t h ô n ° tin tố n g quát về d ự án;

- V ớ i trư ờ n g N a m e c ủ a c õ n a việc t h ứ n h ấ t đ ư ợ c c h ọ n tro n g File m ớ i, b ạ n c h ọ n P a s te

từ m e n u E dit T o à n bộ d ữ liệu được s a o c hé p;

- L ư u F ile dưới tên m ới b ằ n g c á c h c h ọ n Savc A s từ m e n u F ile và O K đ ê h o à n tất

v iệc đ ạ t tê n c h o File;

- Trỏ' về F ile gốc b ằ n g c á c h c h ọ n tên F ile từ d a n h sách ớ đ á y m e n u W in d o w s ;

- C h ọ n c õ n g việc đại d iệ n và x á c đ ịn h d ự á n phụ.

Bạn k ế t hợ p trình b à y thời g ia n n é n với rút g ọ n ban p h á c t h ả o h a y s à n g lọc d a n h

s á c h c ô n g việc đ ế chi x e m n h ữ n g c ô n g việc t ó m lược h a y n h ữ n g c ộ t m ố c

Bạn c ó thê rút a ọ n d a n h sách cá c c ô n g việc ớ n hiều c ấ p độ R ú t g ọ n ở c ấ p đ ộ th ứ

n h ấ t, b ạ n th e o n h ữ n g bước sau:

+ K íc h hoạt biếu dồ G a n tt;

+ Đ á n h dấu n h ữ n g c ô n g việc c ấ n rút g ọ n , m u ố n n h ư vậy bạn p h ả i đ ặ t t ê n c h o n h ữ n g

c ô n g việc đ ó là c ô n g việc gì và c h è n tên đ ó vào trước các c ô n g v iệ c c ầ n rút g ọ n và c h o thời g i a n c u a c ô n g việc n à y b ằ n g 0 ;

+ T ừ th a n h CÔI1« c u F o r m a U in g b ạn n h ấ p v à o nút c ó m ũ i tê n t h e o h ư ớ n g p h ả i

( Id e n t), lúc đ ó trên th a n h c ô n g việc vừa c h c n th ê m xuất hiện m ộ t vệt m à đ i ể m k hớ i đ ầ u

t r ù n g với đ i ể m xuất phát c ủ a c ô n g việc c ó k h ở i đ ẩ u sớm nhất và đ i ể m k ế t th ú c i rù n g với

đ i ể m kết th ú c c ủa c ô n g việc c ó d i ê m kếl th ú c m u ộ n nhất;

+ Sử d ụ n g c ô n g cụ H id e S u b ta sk s (là d ấ u trừ trên thanh c ô n g c ụ F o r m a t t i n g ) đ ê ẩn tất c ả c á c c ô n g việc c on B ạn c ũ n g có th ể c h ọ n T o o ls trong m e n u rồi đ ế n lệ n h O u t l in i n g ,

t h e o sau là lệnh H id c S u b ta s k s đô ẩ n tất cả c á c c ô n g việc con;

+ Sứ d ụ n g c ô n g cụ S h o w S u b ta sk s (là d ấ u c ộ n g trên th a n h c ô n g c ụ F o n n a t t i n g ) đ ể

m ớ tất c a c á c c ô n g việc c on.

N ế u b ạ n coi c á c c ô n g việc rút g ọ n vừa rồi n h ư các c ô n g việc c o n và lại rút g ọ n nữ a thì b ạ n đ ư ợ c c ô n g việc rút g ọ n ở c ấ p thứ hai C ứ làm như vậy ta sẽ d ư ợ c tiế p c ấ p rút g ọ n

th ứ ba, tư, nă m Đ iề u n à y rát tiện lợi c h o c á c c ấ p quán lý th e o từ n g cấp: tổ đ ộ i, p h â n

x ư ớ n g , x í n g h iệ p , c ò n a ty, tổníỉ c ô n s ty m ỗ i c ấ p này sẽ tư ơ n g ứ n g với c ấ p rút g ọ n th ứ

n h ấ t, hai, ba, tư

7

Khi thực hiện dự án, nếu bạn uán những rànẹ buộc nnày, tháne cho các côno việc trong dự án, dù vô lình hay cỏ ý ban sẽ ííặp Planning Wizard Chức năng cúa Planning Wizard là khuyến cáo hạn về xuntỉ dột lịch trình liềm tàns phái minh chịu do hoạt độn” của bạn.

Lưu ý rằng bạn iront> Microsolì l’rojcct 2000 có thể ngát Planning Wizard huny cách đánh dấu vào hộp "Doiít lc!l me about this again" Hộp này không những liên hệ đốn xung đột đặc biệt này mà còn cho lất cá các xung đột về lịch trình Hãy dùna các tuv chọn trong hộp thoại Tool Options báng General để bật hav tắt Plannine Wizard Néu ban tắt Planning Wizard, bánẽ được cánh báo ve xune đột lịch trình tiềm tàng bằng mộtc • • • c c •

thông báo khác

Đé ngắt các khuyến cáo về lịch trình, bạn hãy theo các hước sau:

- Từ menu Tools, chọn Options:

Microsolì Project 2000 và sau này sắp lịch một cống việc bắt đầu trong khoảng trống thời gian khả dụng dáu tiên, trẽn lịch tài nuuyên sau khi thoá mãn yêu cầu về mối quan hệ với predecessor Bình thường Microsolì Proịect không xét đến viêc tài nsiivcn

dó đã bận thực hiện một coim việc khác và không thè thực hiện cho công việc đang lên lịch Công việc này lên lịch như lịch tài neuyên và yêu cầu duy nhất phai xét đến Mãc

dù bạn có thô hướng dằn Microsoĩt Prọịect tự động hoãn các công việc cho đến khi các tài nguycn phàn bổ cho chúng đã làm xonu các công việc khác và có thê sử dụng đươc cho công việc thêm vào, dây khôna phái là dạng mặc nhiên mà Microsoít Project tính toán lịch trình dự án Bạn sẽ thây rã nu phương pháp sắp lịch theo mặc nhiên là cách tốt nhất Do dó, bạn phái phán đoán các công việc nào có sự ưu tiên cao hơn và không được trì hoãn, bạn phải tự mình quyết định diều này

Từ Microsoíì Project 2000 trớ đi nếu các CÓI12 việc chưa ấn định thời gian tronc cột Dưration sẽ mặc định là ld ‘.\ chí khi nào bạn ấn định thời khoảng thì dấu ? mới tắt (hình 3)

So với phiên bàn Microsoíì Prọịect 98 và 2000, phiên bản MicrosoCt Project 2002 ra đời với nhiều ưu việt và tiện dụns như: lịch trình dự án và lài nguvẽn, quán lý và chia se

tài nguyên theo nhóm, xử lý liến độ thực tế của dự án Microsoít Project 2002 có các báng lựa chọn luôn nằn bôn trái màn hình nên việc xây dựng một dự án mới, quản lýcõng việc, tài níiuyẽn thay đổi lịch trình dự án kiếm soát tiến độ và các báo cáo cùa dự

án Micro so ít Project 2002 có các đặc tính sau:

- Cho phép tìm, chọn các tài nguvên phù hợp và biểu đổ sứ dụng tài nguyên tương ứng;

- Collaboration menu: các tính năne mới làm việc theo nhóm (Team Work);

- Có thế tạo 11 dư án cơ sớ cho một dự án đơn lé;

- Import và Expori với cơ sớ dữ liệu Excel;

- Import các côim việc từ Microsoít Outlook;

- Quản lý làm việc theo nhóm (Tcam Work) cho một hoặc nhiều dự án;

- Quản lý làm việc theo thành viên nhóm (Member Work);

- Quản Iv và phán cấp làm việc theo nhóm theo mạng quản lý chuyên dụriR

- Quan sát sơ dồ mạns của dự án theo nhóm côns việc;

- Tạo các dự án mầu từ Excel;

- Thang thời gian chon theo yêu cầu

j D H I a C à ^ m ' ơ \0 I ^ ị es, <$è ệ> ; m s£, r* Gruup - Q ^ ì G03 g I E3* ềi % ?

2 6/084)2

K J b'ãẽ/õã

2 K H I SỬ DỤNG C Á C PHIÊN BẢN PHẤN MỂM M1CROSOKT PR ()JECT HIỆN

T Ạ I CẦN LƯU Ý NHŨNG VÂN ĐỂ G Ì?

Trả lời:

Khi sử dụng Microsoít Project trong mỏi trường Winđows 98, Windo\vs 2000, Windows NT, Windows Me, Winđows XP bạn hãv chú V rằng: có một số đặc tính không giới hạn về số lượng và có những đặc tính giới hạn về số lượng Cụ thè là:

1 Một sỏ'đặc tính không giói hạn số lượng như:

- Công việc đi trước;

- Công việc nối tiếp;

- Lịch cơ sở

2 M ộ t sô đ ặc tín h có g ió i h ạ n (tôi đa) về s ố lư ợn g như:

- Bảng chi phí (giá) tài nguyên (5);

- Các công việc trong một phai dự án (1.000.000);

- Cửa sổ kích hoạt (50);

- Chi phí(giá) lớn nhất (999.999.999.999);

- Dự án cơ sở (11);

- Lựa chọn không liên tục các dòng dữ liệu (9)

- Ngày sớm nhất cho phép tính toán (01/01/1984);

- Ngày muộn nhất cho phép tính toán (31/12/2049);

- Số lượng phân bổ tài nguyên cho công việc (60.000.000 dơn vị tài nguyên hoặc

- Số giờ công việc lớn nhất (1.666.666.667);

- Số giờ làm việc lớn nhất của tài nguyên theo kiểu Work (999.999.999 phút);

- Số giờ làm việc lớn nhất cùa tài nguyên theo kiểu Material (999.999.999 dơn vị);

- Số dòng tiêu đề Header (5);

- Số dòng tiêu đề Footer (3);

- Số dòng chú giải biểu tượng (3);

- Phân cấp công việc tóm lược (65.535);

- Tài nguyên cho một dự án (1.000.000);

- Tổ hợp dự án (998);

- Tí lộ trang in (10 - 500%)

3 C Á C T H Ụ C ĐON ( MKNU) TRO N G M ICRO S()FT P R O JE C T Được HIỂU

T H Ế NÀO ?

Trả lời:

[ | T Ị F ile E d it V ie w ĩn s e r t F o r m a t T o o ls P r o je c t C o lla b o r a t e W in d o w H e lp

- File: tệp sứ dụng dó' quán lý tệp tin;

- View: sử dụnu dế đật các bảng quan sát;

- Insert: sử dụniỉ khi cần chèn các đối lượng;

- Format: sứ dụníỉ khi định dạng các đối tượng;

- Tools: các côna cụ trợ giúp, điều chỉnh lịch, tuv đặt;

- Project: sử dụim khi cần sắp xếp, lọc, hiến thị thông tin;

- Collaborate: sứ dụna đế quán lý và chia sẻ tài nguyên theo phân cấp nhóm;

CỤ NGANG CỦA M ICROSOFT PRO JECT?

Trả lời:

Trong Microsoiì ProỊcct sử dụng thanh công cụ đê chọn nhanh các biểu tượng, điều này giúp bạn giảm bớt các thao tác trên máy tính Dưới đây giải thích cụ thể từng loại biểu tượng, tên tiếniỉ Anh và ý nghĩa cũng như chức nãng của từng loại biểu tượng:

Biểu tượng Tên tiếng anh Ý nghĩa và chức năng

*

1

Huỷ bỏ cồng việc tóm lược

Biểu tượng Tên tiếng anh Ý nghĩa và chức nãng

Khi lựa chọn các đối tượng khác (Toolbar Options) bạn thấy xuất hiện một bảng chỉ dẫn, qua bảng này bạn thấy xuất hiện các biểu tượng trong bảng trên, đồng thời bạn còn thấy luôn cả các phím tắt cho các biểu tượng đó nữa

C hú ý : N ế u k l i ô n g m u ố n d ù n q t l i a n l i c ô i i ạ c ụ ở / r ờ n , b ạ n c ó t l i ể g ọ i I i l i a n l i t l i a n h c ô n g c ụ

k l i á c k l i i c ầ n t h i ế t

hiện —> chọn Toolbars -> chọn các thanh công cụ ngang.

P R O JEC T?

Trả lời:

Trong Microsoít Project có nhiều cửa sổ

làm việc và quan sát khác nhau Bạn chọn

cửa sổ nào phụ thuộc vào vêu cầu thực tế

của dự án

Thao tác: Menu View bạn chọn cứa sổ

cần thiết:

Hoặc chọn nhanh trên thanh công cụ

dọc View Bar trong bảng dưới đây:

Cửa sổ dùng dế làm việc với dự án thể hiện dưới dạng lịch năm

đổ ngang

MằễỀỀểầmm

Cửa số dùng để làm việc với dự án thế hiện dưới dạng sơ

đồ mạng lưới

Biểu tượng (Icons) Ý nghĩa và chức năng

m — -vị}"í

•

Ệ M rsĩ '

Cửa sổ dùng đế quan sát tiến độ thực tế của dự án

Đê ẩn hay hiện thanh công cụ dọc, bạn hãy vào Vievv, chọn View Bar hay Ctrl+V và ngược lại

THÔ NG SỐ G ì?

T rả lời:

a) Công việc phai chuẩn bị

Quản lý một dự án cần nhiều sự quản lý khác nhau, phải có kỹ năng phối hợp giữa chúng để phù hợp với tiến độ của dự án Để hoạch định kế hoạch, quản lý và phối hợp một dự án từ tổng thể đến chi tiết Khi sử dụng Microsoít Project bạn cần chuẩn bị cácvấn đề sau:

- Công việc này là công việc gì?

- Công việc này thực hiện trong thời gian bao lâu? (đương nhiên phụ thuộc vào định mức và từng loại nhà thầu);

- Dự định thời gian thực hiện các công việc của một dự án Máy tính hiện thời chưa thể thay thế con người trong công việc này;

15

- Thời gian bắt đầu và kết thúc của công việc dó;

- Danh sách các công việc của m ột dự án;

- Mức độ ưu tiên của các công việc;

- Ràng buộc của các công việc (mối quan hệ và các gián đoạn k; thuật của các công việc);

- Thứ tự thực hiện các công việc và mối quan hệ giữa chúng với nhau

- Lịch làm việc của dự án và cùa từng cá nhân;

- Các loại chi phí cho dự án: cho từng thành viên và cho từng công vi'.c

b) Thao tác thực hiện dừng đế thiết lập các thòng tin ban đầu cho lự án

Chọn Menu File —» New —> Project —> Project Iníòrmation —> h'>p thoại Project

Inĩormation xuất hiện, bạn hãy điền vào dự án những thông số cần thiết

Project Iníormation for ’Project2*

s t a r t d a t e : fĨSB SSm d C urrent date: 1 Fri 12/26/03 d

ScheduỊe from: 1 Proịect s t a r t D ate zJ C alendar: 1 S tan d ard

d

All task s begin a s so o n a s possible

Enterprise Custom Fields

Priority: |5 0 0 ~ r\

Custom Pield Name Value

A

Hình 5: Thiết lập các thông ĩìỉì ban dần cho (lự án

Các thông số trong hộp thoại Project Information được hiểu là:

+ Start date: thời gian bắt đầu dự án;

+ Finish date: thời gian kết thúc dự án

Chú ý: Bạn chỉ nên vào thời gian bắt dầu của dự ủn, quá trìn h tính toán mcy sè ĩ ự động tính

và cho ta ngày kết thúc của từng công việc cho đến công việc cuối cùng Như 'ậy ỉ sếu II gày kết thúc của dự án kéo dài hay rút ỉỉíỊắn, bạn sẽ co lại hoặc kéo dùi ra bằng cách điêu chinh ngày bắt đầu và kết thúc của các công việc liên quan hoặc điều chính mối liên kết, gán đoạn kỹ thuật giữa cluitìg trong dự Ún.

+ Schedule from: lịch trình của dự án, cho phép xác định kiểu bắt dầu hoặc kết thúc của dự án:

+ Current date: hiến thị naàv tháng hiện thời;

+ Status date: quan lý tài chính dự án;

+ Calendar: kiến lịch dùng tron” dự án

Trong Microsoít Project có 3 kiểu lịch, tuỳ theo tính chất và yêu cầu tiến độ của mỗi

- Night Shift: lịch ca đêm

Chú ỷ: Priority lủ mức (lộ líu tiên chung clio các công việc có trong dự án (giới hạn trong klioáng 1000 > Priority >0 Mặc clịnli mỗi công việc dược gán mức độ ưu tiên lủ 500).

Để khai báo thông tin ban đầu cho dự án bạn thao tác như sau:

Từ Menu File -> Properties -» hộp thoại Properties —> Sưmmary —» nhập các thông tin cho dự án

Các thông số trong hộp thoại Properties:

TR ÌN H CH O MỘT DỤ ÁN LẢM T H Ế NÀO?

Trả lời:

T r o n g m ộ t d ự á n , v iệ c k h a i b á o v à th ế h iệ n m ố i liê n k ết a iữ a c á c CÒI1S v i ệ c , k h a i b á o

và phân bổ tài nguyên là những công việc quan trọng nhất Ngoài ra việc thiết lập lịch trình để thực hiện một dự án đúng kế hoạch đặt trước không kém phần quan trọng Trong Microsoít Project mặc định chỉ có 3 loại lịch:

- Standart: lịch chuẩn;

- Night Shift: lịch ca đêm;

- 24 hours: lịch làm việc 24 giờ

Thao tác: Menu Tools —» Options —> chọn hộp thoại Options —» Calendar —» điền

các thông số theo yêu cầu của dự án -> OK

Microsoít Prọịect quy định lịch chuẩn (mặc định) như sau:

O p t l o n s

C alen d a r options for ‘P ro;ectl'

VVeek ỉta r ts on;

Piscal y e a r stâ rts in:

D e ía u lt sta rt time:

D efault end time:

5 : 0 0 P M

These times are assigned to tasks w hen you enter a sta rt or finish d a te without specif/ing aitim e If you change this setting, consider m atihing th e project calenđar using the Change Workjng Time command on

- Week starts on: nuãv hàt đáu truniIv»- 1 ^.

tuần (Sunday- chú nhật); Han có thế chọn

ngày khác dựa vào:

trong nãm (January - tháim 1); Bạn có thể

chọn ngày khác dựa vào:

c e h r u a r y

M arch April

M ay

3 u n e July

- Deíault start úme: aiờ bát đầu thực hiện công việc trong ngày (8: AM - 8 giờ sáng);

- Defauit end time: giờ kết thúc thực hiện công việc trong ngày (5: PM - 5 giờ chiều);

- Hours per day: sỏ giờ làm việc trong một ngày (8.00 giờ);

- Hours per vvcek: sô giờ làm việc trong một tuần (40.00 giờ);

- Days per month: sỏ ngàv làm việc trong một tháng (20 ngày)

Mỗi dự án cần một lịch trình khác nhau, tuỳ thuộc vào tiến độ, tầm quan trọng và yêu cầu thực tế của từng dự án Microsoft Project cho phép thiết lập các lịch trình riêng cho các dự án và cho mỗi tài nguyên

C Á C H LÀ M ?

T rả lời:

Lịch chuấn của Microsoít Project thường không phù hợp và thói quen lập dự án của Việt Nam Hiện nay tại Việi Nam mỗi tuấn làm việc 5 ngày, mỗi ngày làm việc 8 giờ, ngoài ra còn có các ngày nghỉ lỗ, tết Do vậy người lập dự án cho các công trình tại Việt Nam có thê’ thiết lập ricng lịch trình để thực hiện dự án với tên Lịch Việt Nam.Thao tác thiết lập lịch trình riêna cho dự án:

Menu Tools —» Changc Working Time —> từ hộp thoại Change Working Time —>• chọn, khai báo các thông số cho phù hợp với yêu cầu của dự án —> OK

19

Change Working Time

Fọr: S tandard (Project C alendar) 3

S et vvorking time for selected d â te (s )

Hình 8: Thiết lập lịch trình riêng cho dự án

Các thông số trong hộp thoại Change Working Time được hiểu như sau:

* Cứa số For: lựa chọn lịch cho dự án hoặc tài nguyên

* Cửa sổ Legend: quy ước các biểu tượng dùng để khai báo lịch của dự án hoặc tài nguyên:

Thời gian làm việc Thời gian không làm việc Sửa đổi giờ làm việc

Sửa đổi ngày làm việc trong tuần cho ngày nghỉ Sửa đổi ngày làm việc thông thường

dùng để khai báo lịch của dự án

hoặc tài nguyên (ngày đầu tuần là

ngày chú nhật và ngày cuối tuần

* Cứa số Set Selecteđ Date(s) , t t J J l / u

, S e t s e le c te d d a t e ( s ) to :

c f : ~ - (• U se d e ra u lt

11:30 PM 15 :0 0 PM

Đê thiết lập lịch Việl Nam: chọn Meniu Tools -> Chaniỉe Working Time —> hộp thoại Change Working Time xuất hiện Me\v —> hộp thoại Creat New Base Calendar-> thiết lập lịch Việt Nain —» OK

- Name: đặt tên cho lịch dự án

- Creat new base calendar: tạo lịch cơ sò' mới

- Make a copy of calendar: tạo lịch mới từ lịch chuẩn của chương trình

Sau đó thay đổi các thông số theo yêu cầu thiết lập lịch Việt Nam —» OK

21

9 CÓ T H Ế T H A Y ĐỒI L ỊC H CỦA M ỘT DỤ ÁN Được KHÔ N G?

Trả lời:

Hoàn toàn có thể thay đổi lịch của dự án: sau khi bạn đã tạo lịch riêng cho dự án, cần đưa lịch đã thiết lập này vào một hoặc nhiều dự án

Chọn Menu Project —> Project Iníòrmation —> hộp thoại Project Information xuất

Project Iníormation for *Project1’

Dự án đầu tư xây dựng cơ bản là tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn

để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ trong khoảng thời gian xác định (chỉ bao gồm hoạt động đầu tư trực tiếp)

Để việc đầu tư xây dựng của các nhà đầu tư được thuận tiện, đồng thời giữ cho việc xây dựng đám bảo trật tự, ổn định, đảm bảo môi trường sinh thái và cuộc sống an toàn cho người dàn Pháp luật quy định cụ thể việc xây dựng phải đảm bảo một số nguyên tắc

và một số thủ tục

Dự án đầu tư xây dựng phải trải qua 3 giai đoạn:

+ Chuẩn bị đầu tư;

+ Thực hiện đầu tư;

+ Kết thúc xây dựng, đưa dự án vào khai thác sử dụng

Để tiện việc theo dõi, phân cấp xét duyệt và quán lý các dự án đầu tư cũng như nội dung các giai đoạn đầu tư bạn đọc hãy tham khảo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 07/8/1999 của Chính phủ về việc ban hành Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng, Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số

điều của Quy chế quán lý đáu tu ,'à xáiy dựựn-g, Nghị định số 07/2003/NĐ-CP ngày 30/01/2003 của Chính phủ về việc sửa đổi, bẶổ sung một số điều của Quy chế quản [ý đầu tư và xây dựngtheo Nghị định số 52/1 99'9/KNĐ-CP, Nghị định số 12/2000/NĐ-CP.

11 Dự ÁN C ơ SỞ CÁ C H L l V \ À XOA Dl)ự ÁN c ơ SỚ? CÓ T H Ể LƯU T ố i ĐA

BAO N H I Ê U D ự ÁN c o s ơ ?

Trá lời:

Khi tiến hành lập và vận hành dự á.n, ccó những thay đổi do những nguyên nhân khách quan và chủ quan hoặc những phát siinhi trong quá trình thực hiện V ì vậy cần thiết

phải có m ột d ự án gốc (th ư ờ n ” ÍỈỌÌ là dự án cay sờ - B aselinc) đ ê làm căn cứ so sánh, đối

chiếu, với dự án thực tế sau này Lưu dư á.n ccơ sớ là một việc cần thiết và không thể bỏ qua khi lập và vận hành dự án

a) L ư u d ự án c ơ s ở

Dự án cơ sớ có thế lưu từnu phán hoặc ttoàn bộ dự án, muốn lưu bạn chọn: Menu

Tools —> Tracking —» Save Baseline -> hộp tthoại Baseline trải xuống bạn thiết lập các

thông số cho dự án và OK Thông qua lựa chiọn Save Bascline, bạn có thể lưu tối đa 10

dự án cơ sở (từ Baseline 1 đến Baseline 10)

r To âlỉ sumrnary tãsks

Ị r Frorn subtâsks into íebckeíd surnmary task (s) 1

Set âS D efault 1

Hình 10: Lưu dự án cơ sở

Chú ý:

* Có thể lưu tối (ỉu 10 lần dự ÚII cơ sử ớ các ỊỊÌai đoạn khác nhau.

* Quan sát dự án cơ sở có thê thông íịiiii cửa sồ Trackìng Grcintt.

2 3

* Các ỉlìôỉiq í in dược hiu và so sánh giữa các dự út ì cơ sở:

+ Baseỉine Dnration: ílìờ i khoang dự ủn cơ sơ;

+ Baseliỉìe Síart: thời qian bắt đầu dự án cơ sở;

+ Baseỉine Pìnisli: thời gian kết Ị lì úc dự án cơ sà;

+ Buseline Work: thời gian thực hiện dự chì cơ sơ;

+ Bư se li ne Cost: chi p h í thực hiện dự Ún cơ sơ.

b) Xoá dự án cơ sỏ

Dự án cơ sở có thể xoá từng phần hoặc xoá toàn bộ, muốn xoá bạn chọn: Menu

Tools —> Tracking —> Clear Baseline —> hộp thoại Clear Bascline trải xuống bạn thiết lập

Các thông số trong hộp thoại Sa ve Baseline được hiểu như sau:

- Save Baseline: lưu dự án cơ sở;

- Save interim plan: lưu dự án tại các giai đoạn khác nhau;

- Copy: sao chép từ dự án cơ sớ;

- Into: lưu vào dự án cơ sớ;

- Entire project: sao lưu toàn bộ dự án;

- Selected tasks: sao lưu các công việc được chọn;

- To all summary tasks: cho tất cả các công việc tóm lược;

- From subtasks into sclcctcd sumiiTiuiv task(s): lổng được chọn từ công việc tóm lược trong công việc tóm lược;

- Set as Delầuỉt: thiết lặp thniva sốcclmán

13 V IỆ C CẬ P NHẬT, ĐIKl ( HIN1H TRONG QUÁ TRÌNH VẬN HÀNH Dự ÁNTIÊ N HÀNH T H Ế NÀO?

Trá lời:

Đời một dự án thường íiổin ha íĩiai đọan khác nhau:

- Giai đoạn chiũin bị dấu tu tron2 •dó có: lập thám dinh dự án đầu tư và quyết địnhđầu tư;

- Giai đoạn thực hiện dầu tư aổm: Icác vãn kiện vé đất, thiết kế xây dựng, thẩm định, phc duyệt thiết kế, khởi công, xây chựng công trình, quán lý chất lượng công trình, nghiệm thu bàn giao Giai đoạn nàv liiôn quan đến việc cập nhật, điều chỉnh và quản lý

dự án Việc cập nhật, điểu chinh và quián lý là một khâu rất quan trọng trong quá trình thực hiện dự án Microsoít Project có díĩìv dù công cụ aiúp naười làm dự án thực hiện tốt các giai đoạn này

- Giai đoạn kết thúc xây dựnu đưa dự án vào khai thác sứ dụng

Trong giai đoạn thực hiện đáu tư C'ó hai phần việc quan trọng là tiến độ thực tế củacông việc và tiến độ thực tế cùa dự án

a) Tiến độ thục tế của cóng việc

Để quản lý về khối lượng cua tác C<ÒI12 việc cũng như các thông tin khác khi dự án đã thực hiện, ta cấn thiết phái thực hiện việt; cập nhật và quán lý tiến độ thực tếcủa công việc.Khi đưa dự án vào vận hành thì khiối lượng của các công việc và những vấn đề liên

vào: Menu Tools —> Trackinu —> Updaitc Tasks —> hộp llioại update Tasks —> thiết lập các thông số —> OK.

Update Tasks

Nam e: I §ụo ® Et mãng Duration: |2 d

Chú ý: Tiến độ thực tế của cúc công việc thường được thể hiện thông qua cửa số Gưnít Chart, Tracking Gơiìĩt.

T iế n đ ộ th ự c t ế c ủ a m ộ t c ô n g v iệ c đ ư ợ c th ể h i ệ n n h ư sau:

Thao tác thực hiện: Menu Tools —> Tracking —» Update Project—>hộp thoại Update

Project trải xuống —> thiết lập các thông số —> OK

Ý nghĩa các thông số trong hộp thoại Update Tasks:

- Name: tên công việc;

- % Complete: phần trăm hoàn thành một công việc;

- Actual dur: thời gian thực tế đã thực hiện công việc;

- Remaining dur: thời uian còn lai của công việc;

- Actual: thời gian hăl dầu và kết thúc thực sự cua công việc;

- Current: thời man hắt đầu và két thúc hiện thời của công việc

Ý nghĩa các thòna sỏ trong hộp thoại Update Project:

- Update work as complete through: cập nhật tiến độ thực tế của công việc;

- Set 0 % - 100% completc: cập nhật tiến độ của côna, việc theo thời gian chỉ định hoặc thời gian hiện tại;

- Set 0 % - 100% completcd only: chỉ cập nhật tiến độ thực tế của công việc khi công việc kết thúc;

- Reschedule Uncompleted \vork to started after: thiết lập lại lịch trình cho công việc chưa kết thúc theo thời di ếm thực tế;

- Entire project: cập nhật cho toàn bộ dự án;

- Selected Task: chí cập nhật cho những công việc đã được chọn

15 ĐỂ XEM VÀ XỨ LÝ CÁC THÔNG TIN TRONG MỘT Dự ÁN LÀM TH Ế NÀO?

Trả lời:

Microsoít Project giúp bạn nhập, quan sát, sửa đói và thế hiện các thõng tin của dự

án Mỗi một cứa sổ thó hiện các tổ hợp thông tin vé dự án ớ các góc độ khác nhau, cửa

sổ có thể được thê hiện dưới dạng đơn hoặc tổ hợp cửa sổ tổ hợp thể hiện đồng thời hai cửa sổ đơn

Thông tin cứa dự án được thể hiện qua các cửa số trên thanh công cụ dọc View Bar

Có hai cách án và hiện menu Vicvv Bar:

cúc côiiiị việc và khoang thời giũỉì hoàn thành các công việc đó.

ey»*

||i ••

Cửa sổ làm việc với dự án thể hiện dưới dạng sơ đồ ngang: clùng để nhập

các còng việc vủ các (hông li tì có liên quan Biểu đồ ngang thê hiện các

CỎM* việc vù thời ỹaii hoàn thành chúm> Đây lủ cứa số quan trọng lìlìất vù

lủ cửu sô dán tiên lủm việc với dự Ún.

27

B iểu tượng Ý n g h ĩa , ch ứ c n ă n g và n ội d u n g c á c b iế u tư ợng

Cửa s ổ đ ể q u an sát tiến đ ộ thực t ế củ a dự án: thể hiện danh sách của công

việc và thông tin có liên quan Cửa sổ này để quan sút tiến trình thực tế cùa

dự án.

Cửa sổ quản lý chi phí tài nguyên của dự án: thể hiện biếu đổ phân phối tài

nguyên Cửa sổ này đ ể thể hiện thông tiỉi về một tài nguyên dưới dạng hiểu

đồ và các tiêu chí khác nhau

n ĩị.^ỊsỊĩị* ^

Cửa sổ để quản lý nguồn tài nguyên của dự án: thể lỉiệỉì danh sáclỉ tài

nguyên và các thông tin liên quan Cửa sổ này để nhập và hiệu chỉnh các thông ti tì cho tài nguyên.

1*'

im “^^jfifil

Cửa sổ để quản lý việc phân bổ tài nguyên cho dự án: thể hiện danh sách

gán tài nguyên do cồng việc được nhỏm dưới mỗi nguồn tài ỉỉgu véỉỉ Cửa sô này để quản ỉỷ việc plìảỉi bổ tải nguyên.

llìll ^ ■8 Vwlbỉ'

Các cửa sổ quan sát khác: cho phép lựa chọn các cửa sổ quan sáí khúc

Hai trường tự độii2 là:

- Trường ID: dùng dê đánh số thứ tự các công việc;

- Trường Finish: dùng đế chi thời gian kết thúc công việc

Sáu trường do người sứ dụng nhập là:

+ Trường Task Name: dùng để nhập tên cho công việc;

+ Trường Duration: dùng đế nhập thời khoảng cho công việc;

+ Trường Start: dùng đê thời gian bát đầu cho cống việc;

+ Trường Predecessors: dùng đê’ nhập các công việc đi trước;

+ Trường Resource Naincs: dùng đê tên tài nguyên cúa công việc

17 ĐỂ BIẾT ĐƯỢC THÔNG TIN CHUNG CHO MỘT CÔNG V IỆ C LÀM T H Ế NÀO?

T rả lời:

Đế xem và gán thông tin chung cho công việc có thó’ sử (iụng một trong ba cách sau:

- Cách 1: từ Mcnu Project -» Task Iníòrmation -> hộp thoại Task Information trảixuống chọn General;

- Cách 2: Nhấp dúp chuột vào cõng việc cần xem và gán thông tin —> hộp thoại Task

Information trái xuống chọn General;

[=1

Trong hộp thoại Task Information ý n^hĩa của các cửa sổ như sau:

- Name: ơhi tên cóng việc;

- Duraticn: ghi thời gian thực hiện công việc;

- Estima:ed: ghi thời gian ước lượng của công việc;

- Percenl Complete: ghi % hoàn thành công việc;

2 9

General Ị P re d e ce sso rs Ị R eso u rces Ị A dvanced j N otes Ị Custom Pields Ị

Name: Duration: Ị s d r* Estim ated

P ercen t com plete: |ũ % - r j Priorit^: 1500

- Priority: mức độ ưu tiên công việc (mặc định là 500);

- Dates: ngày tháng bắt đầu và kết thúc của công việc;

- Hide task bar: ẩn thanh thời khoảng trên biểu đồ ngang;

- Roll up Grantt bar to summary: thể hiện đồng thời trên thanh công việc tóm lược

18 G IỚ I HẠN CỦA TÊN CÔNG V IỆ C VÀ TH Ờ I KHO ẢN G CH O CÔNG V IỆ C

Mỗi công việc trong dự án đều có một tên đê mô tả công việc cần thực hiện và thời gian (đã được tính toán) tương ứng để thực hiện công việc này

Mỗi công việc cho phép nhập không quá 255 ký tự

Mỗi dự án cho phép nhập không quá 9.999 công việc

Thời khoảng cho một công việc dài nhất là 12.006 ngày

Có thể thực hiện các công việc chèn, sao chép, cắt, dán trong báng dữ liệu

19 M ỘT CÔNG V IỆ C CÓ T H Ể CÓ BAO NHIÊU CÔNG V IỆ C ĐI TRƯỚC VẢ BAO NHIÊU CÔNG V IỆ C N ố i T IẾ P NÓ?

Trong bất kỳ dự án nào cũng có 2 loại công việc: Công việc đi trước (Predecessor)

và công việc phụ thuộc thường gọi là công việc tiếp nối (Successor Task) Bạn phảiTrả lời:

Trả lời:

quyết định cõng việc nào sẽ là đi trước và công việc phụ thuộc hay tiếp nối nào lắp ghép với công việc nào mà bạn khốn” chế được nhiều hơn Nếu bạn đã lên lịch cân đối việc điều khiến trôn cá 2 cồim việc, hãy cho cóng việc phái làm trước là Predecessor và công việc sau là Successor Task (phụ thuộc) Một công việc có thể có nhiều công việc đi trước

và nhiều công việc tiếp nối

Có bốn loại quan hệ phụ thuộc Mối quan hệ phụ thuộc thông dụng nhất (mặc định)

là sự kết thúc của cóng việc di trước sẽ xác định sự khói đầu của công việc phụ thuộc,

được gọi là Môi quan hệ cuối đầu (Fiiùslì-to-Starl relatioiiship).

Bốn mối quan hệ phụ thuộc của Micrsoiì Project gồm:

trình ngày tháng bắt dầu của công việc phụ thuộc

Finish-to-Finish (FF): ngày tháng kết thúc cùa côna việc đi trước sẽ xác định lịch trình ngày tháng kết thúc của công việc phụ thuộc

Start-to-Start (SS): ngày tháng bắt đầu của cỏnR việc đi trước sẽ xác định lịch trình ngày tháng bắt đầu của công việc phụ thuộc

Start-to-Fỉnish (SF): ngày tháns bắt đầu của công việc đi trước sẽ xác định lịch trình ngày tháng kết thúc của cỏna việc phụ thuộc

Khai báo liên kết còng việc được thực hiện như sau:

- Cách 1: Bôi đen cônn việc cán liên kết Chọn Menu Edit —» Link Task hoặc

Ctrl + F2

Chú ý: Đỡ thực hiện liuỷ liên kết ịịiữa liai CÔHỊỊ việc, ta bôi đen công việc cấn huỷ liên kết, san dó chọn mơnii Eclii —> Unlìnk Tusk; hoặc nháy dúp chuột rào dường liên kết khi hộp thoại trài xnấiiiỊ tliì chọn delete.

- Cách 2: Bói đen công việc cần liên kết Chọn biếu tượng 38 trên thanh công cụ Cách này chi tạo được cách liên kết dơn giản, nghĩa là kết thúc công việc này thì bắt đầu công việc tiếp theo

Chú ý: Đểtliực hiện Imỳ liên kết qiữa hai công việc, Bói (len công việc cấn huỷ liên kết Sau

dó cliọii biểu tKợiiiỊ trên tlianh cóng cụ Sứ (lụnÍỊ cách Iiày các công việc trỏ lại vị trí ban dầu.

- Cách 3: Dùng thao lác kéo thả Nhấp trái và giữ chuột vào công việc liên kết, sau

đó kéo thả tới công việc cần liên kết, đương nhiên bạn phải trả lời câu hỏi trong hộp thoại của phin này

Bạn muốn thể hiện mối quan hệ giữa các cõng việc hãy vào Menu format —> Layout

-> hộp thoại Layout —> lựa chọn và thay đổi các thông số theo yêu cầu —> OK.

31

20 TH Ò I GIAN SỚM VÀ T R Ẻ K H I LÀM V IỆ C VỚ I Dự ÁN Được HIỂU NHU

T H Ế NÀO VÀ CÁ C H K H A I BÁO CH Ú N G ?

Trả lời:

Ngoài quan hệ phụ thuộc tổn tại giữa các công việc, bạn cần để ý đến thời gian sớm hay trễ mà bạn coi là phải có trong mỗi quan hệ V í dụ công việc tháo cốp pha cột chi có thể bắt đầu khi bê tông cột đã đổ được 2 ngày, như vậy bạn phải thông báo cho Microsoít Project biết về thời gian trễ phải đặt trong lịch trình giữa việc bắt đầu công việc đổ bê tông (công việc đi trước) và việc khởi đầu công việc tháo cốp pha (công việc tiếp nối)

Để khai báo thời gian sớm hoặc trễ của các công việc, tức là thê’ hiện sự thay đổi mối quan hệ giữa hai công việc về mặt thời gian, Microsoít Project đưa ra khái niệm Lead Time và Lag Time

Lead Time là tạo ra một khoảng thời gian mà công việc đi sau sẽ bắt đầu sớm hơn gọi là thời gian trễ

Thời gian trễ (Lag Time) được diễn tả là một con số đi kèm bởi một trong các mẫu

tự mã thời gian tương tự, mà bạn dùng để nhập các thời khoảng (m, h, d, w) Hai ngày trễ được nhập là 2d Bạn cũng có thể diễn đạt thời gian trễ là một con số % của thời khoảng công việc đi trước Do đó, nếu công việc tiếp nối có thể được bắt đầu sau công việc đi trước là 80%, bạn nhập một mối quan hộ Start-to-Start (SS) với một thời trễ là 80%

Lag Time tức là tạo ra một khoảng thời gian mà công việc đi sau sẽ bắt đầu muộn hơn gọi là thời gian sớm

Tuỳ theo mối quan hệ va tính chất t ím mỗi cônu vicc ma ta quyết định thời gian sớm hoặc trễ Tại một côim việc hiện lliời dể khai háo thòi ỉiian sớm hoặc trễ cua công việc

d ứ n g trư ớ c n ó ta là m như •Hiu:

Chọn Menu PiT>jcci —> Task Inlormation -> hộp thoại Task Iníbrmation —» Predecessor

Trong trường Las dánh số vào Nếu:

- Số > 0: tạo ra một Lau Time (thời gian trẻ);

- Số < 0: Tạo ra một Lead Time (thời gian sớm)

21 THAN H TH Ờ I KHOẢNG LÀ G Ì? K H I TH Ể HIỆN TH A N H THỜ I KHOÁNGBAR CẨN BAO NHIÊU THÔNG s ố ?

Trả lời:

Thanh thời khoán” (thanh công việc) là thanh thể hiện thời gian cần thực hiện công việc và các thông sỏ liên quan khác Mặc định thanh thời khoảng để thê hiện là một hộp chữ nhật màu xanh với chiều dài tương ứng thời gian thực hiện công việc

Thanh thời khoang cho cõns việc xuất hiện bên dưới thang thời gian, và thanh bắt đầu vào ngày tháns (hôm nay) theo lịch trên máy tính của bạn, trừ phi bạn chỉ định từ trước một ngày tháng khới đáu ân định cho dự án Nếu ngày tháng khới đầu dự án không trùng với ngày theo lịch trong máy tính của bạn thì có thể không nhìn thấy được thanh công việc cho đến khi hạn cuốn đến thanh khởi đầu của dự án Bạn dùng lệnh Alt+Home

để nhảy đến ngày tháng bắt đáu dự án trên thang thời gian hoặc dùng lệnh Alt+End đế dời đến ngày tháng kết thúc dự án

các công việc tươn 11 tự kính ntíhiộm và mức độ kỹ nănc cùa các tài nguyên bạn định

sử dụng Lúc bạn phân bò các tài iiíỉUVên cho côna việc, Microsoít Project sẽ giả định rằng số đơn vị tài nguyên hạn nliập vào là con số bạn đã dự tính vào lúc bạn nhập thời khoảng

Chart) Việc thay đối hình thức thế hiện thanh thời khoáng Bar bao gồm các thông số:

- Màu sắc;

- Hình dáng;

- Kiếu thể hiện;

- Thông số khác: tên các trường Resource Namc, Naine, Cost

Mỗi công việc được the hiện riêng bằng một thanh thời khoảng

khoảng được chia ra làm 3 vị trí:

33

- Start: vị trí đầu (lựa chọn theo hình dáng, kiểu nét và màu sắc);

- Middle: vị trí giữa (lựa chọn theo kích cỡ, ký hiệu nền và màu sắc);

- End: vị trí cuối (lựa chọn theo hình dáng, kiểu nét và màu sắc)

Thể hiện hình dáng từng thanh công việc tuỳ thuộc vào tính chất, yêu cầu và quan điểm thể hiện của mỗi người sử dụng Muốn định dạng thanh công việc cho toàn bộ tiến

độ dự án ta thực hiện như sau:

Chọn Menu Format —> Bar Style -> hộp thoại Bar Style —» Bar —> lựa chọn và thay

đổi theo ý người sử dụng

.S p lịt N orm al/Split i s t a r t Pinish

[P ro g re s s Normal 1 A ctu ai s t a r t C o m p leteT h ro u g h

M ile5tone ♦ M ilestone 1 s t a r t s t a r t

P ro je ct Sum m ary P ro je c t Sum rnârỵ 1 s t a r t Finish v

Hình 16: Thể hiện lìỉtìlì dáng thanh công việc

22 HÃY G IẢ I T H ÍC H G IÚ P Ý N GHĨA C Á C TH Ô N G s ố TRO N G HỘP TH O Ạ I BAR S T Y L E CỦA TH A N H TH Ờ I KHO ẢN G

Trả lời:

Muốn định dạng hình dáng cho một công việc, chọn: Menu Format —» Bar —» hộp

thoại Format Bar —> Bar Shape —» lựa chọn và thay đổi theo ý người sử dụng.

Các thông số trong hộp thoại Bar Style cho phép thực hiện nhiều thông số:

a) Cut Row và Insert Ko\v cho phép cắt và chèn dòng.

b) Cửa sổ Text cho phép chọn phía trái (Left), phía phải (Right), phía trên (Top), phía dưới (Bottom) và phía trong của thanh công việc

c) Cửa sổ Bars cho phép chọn hình dáng, kích cỡ, màu sắc của thanh công việc

- Tại vị trí Middle (íỊÌữa thanh thời khoảng):

3 5

i i i i n ì M í n i ì í ỉ ỉ ỉ i m

23 HỘP TH O Ạ I BARS TR O N G BAR S T Y LE S K H Á C HỘP TH O Ạ I BAR SH A PE

Trả lời:

Hai hộp thoại này về cách trang trí cho công việc là hoàn toàn giống nhau,

Nói chung ihanh thời khoáng Bar(s) là thanh thế hiện côn° việc trong biểu đồ ngang (Grantt Chart) Mỗi công việc được thể hiện ricng bằng một thanh thời khoáng, việc thay đổi hình thức thê hiện thanh thời khoảng Bar(s) trong các công việc bao gồm các thông số:

- Màu sắc;

- Hình dáng;

- Kiểu thể hiện;

- Thông sô khác: tên các trường Resource Name, Name, Cost

Hình dáng thanh thời khoảng có thể định dạng lại bới người sử dụng Một thanh thời khoảng được chia ra làm 3 vị trí:

- Start: vị trí đầu của công việc;

- Middle: vị trí giữa cúa công việc;

- End: vị trí cuối của công việc

Bạn có thể thể hiện hình dáng thanh công việc tuỳ theo ý thích của bạn

hiện như sau: chọn Menu Format —» Bar Stylc —> hộp thoại Bar Style trải xuống —» Bars

—» lựa chọn và thay đổi các thông số và vị trí của thanh thời khoảne

.5 ĩề ’ Normaỉ Spsiit 1 Is ta rt Finish

Normal 1; Actual s ta r t Com pỉeteThrough Miiestone ! ♦ Milestone l l s t a r t s t a r t

ị Sum m arv \w W \

P ro ject Sum m ary ỉ i

Summ&ry Project Summ.arv

I ị s ta r t

I I s ta r t

Finish Finish v

H ỉn h 17: Hộp ỉ hoại B>ar ỉruỉìiạ Bars Style và B ar Shape

thực hiện như sau: nháy đúp chuột vào thianih công việc, hộp thoại Format Bar trải xuống

—> Bar Shape —> ỉựa chọn và thay đổi cac thiỏng sô và vị trí của thanh thời khoảng.

3 7

24 Ý N GHĨA C Á C CỬA s ổ TR O N G HỘP TH O Ạ I LA YO U T K H I LÀM V IỆ C VỚI

Cách chọn mối liên kết công việc: chọn Menu Format —» Layout -» hộp thoại

Layout —» lựa chọn và thay đổi các thông số theo yêu cầu —> OK.

Cửa sổ Layout cung cấp nhiều lựa chọn cho các thanh trên Gantt Chart, bạn sẽ chọn theo sớ thích trong 3 tuỳ chọn của Links Mục tiêu của Gantt Chart là danh sách công việc xuất hiện trên một thang thời gian, nó sẽ hỗ trợ rất nhiều khi bạn muốn xem các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc Trong phần Link của hộp thoại này, bạn có thể chọn không có đường chỉ thị các liên kết phụ thuộc giữa các công việc, hay bạn có thể chọn giữa hai kiếu đường mũi tên thẳng hay mũi tên zích zắc

Ý nqlũa các thôiiíỊ s ố trong hộp Layout ‘?

thoại Layout

L in k s

^ « 3công việc:

r Hide rollup b a r s w h e n su m m ary e x p a n d e d

+ Kiểu 3 (mặc định - khi mớ hộp w R o u n đ b a r s t o w h o le d a y s

thoại Layout kiểu này có dấu chấm): F S h o w b a r splits

OK ị C a n ce l 1

- Bars: các thông số định dạng cho thanh công việc Trong đó:

+ Date Format: định dạng ngày tháng thể hiện công việc;

+ Bar Height: chiều cao (kích thước) thanh công việc Trong mũi tên của danh sách bạn nhập Bar Height đê’ chọn kích thước thanh từ danh sách, kích thước này thay đổi từ

6 đến 24 points, với mặc nhiên là 12 points;

+ Allway roli up Grantt bars: thể hiện trên công việc tóm lược;

+ Hide rollup bars when summary expanded: ẩn thê hiện trên công tác tóm lược;

+ Round bars to vvholc davs: qua'.' lại ihaitnhi công việc tổng;

+ Show bars Split: án / hiện ntial quăng thhamh công việc;

+ Show Draxvings: ẩn / hiện các đối tượnịg \vẽ

25 TRO N G G A N TT CH A R T KHÔNG KvÈ: LƯỚI Ô VUÔNG NÊN V IỆ C TH EO DÕI TH Ờ I KHOẢNG CUA CÔNG WIÌỆC KHỎ KHẢN CÓ T H Ể K Ẻ LƯỚI ĐƯỢC KH Ô N G? CÓ MẢY CÁCH KẺ L1ƯỚI?

Trả lời:

Mặc định của Gantt Chctrt kháng kẻ lướii ó> v u ô n g , trong những dự án lớn, nếu không

có các lưới phụ trợ thì việc quan sát biếu đồ tiiếm độ rất khó khăn, do vậy bạn cần thiết lập

lưới biểu đồ ngang (Gantt Chart) đe có thế qiuani sát, xử lý và in ấn biểu đồ tiến độ.

Muốn thiết lập lưới biêu đồ naana Granltt (Chart: chọn Menu Format —» Gridlines —>

hộp thoại Layout —> chọn và thav dổi các thô)ng số theo vêu cầu —> OK.

M idđle Tier Colum n

B ũ tto m Tier Colum n

H ình 19 ' Hóp t h o ạ i GridHiiues trom; Mí'liu For/nat

Bạn có nhiều cách kẻ lưới ố vuỏniỉ the<0 Itừng loại đường nét và từng loại màu sắc, phụ thuộc vào tuỳ chọn mà bạn thích Đổng thiời có thể kè lưới ó vuông cho 2, 3, 4, 5 và nhiều ngày (xem câu ý nghĩa các thõng sốciủa hộp thoại Gridlines)

26 Ý N G H ĨA C Á C THÔ NG số TRONG HỘP THOẠI GR ID LIN ES

T rả lời:

và kiểu thể hiện ngắt quãng

Các thông số trong hộp thoại này gồm ba inội dung:

a) Lỉne to chane: dối tượng cần iluiy dổi

Đối tượng cần thay đổi gốm 14 nội dung:

Line to change:

Gantt Ro\vs: các lưới ngang biểu đồ;

Bar Rows: lưới cho thanh;

Middle Tier Column: lưới dọc chính;

Bottom Tier Column: lưới dọc phụ;

Current Date: ngày hiện thời;

Shect Rows: vạch phân cách giũa các công việc;

Sheet Rows: vạch phân cách giữa các trường số liệu;

Title Vertical: định dạng tiêu đề đứng;

Title Horizontal: định dạng tiêu đề ngang;

Pagc Breaks: thê hiện phân trang;

Prọịect Start: ngày bắt đầu dự án;

Project Finish: ngày kết thúc dự án;

Status Date: quan hệ các thời kỳ;

Top Tier Column: lớp cao nhất của cột

b) Xonnal: kiểu tliể liiện l/ìôní> rhườiiíỊ

N orm al

T y p e: I j j j | C olor: | | A u to m atic

Bar Rows Middle Tier Cũlunìn Bottom Tier Column

C urrent Date

S h eet Rows

S h eet Colurnns Title Verticai ĩỉtle Hori 2 Gntal

P age Breaks Project s ta r t V

Proịect Finish

S ta tu s D ate

ĩo p Tier Column V

Mặc định cho kiểu thể hiện này là

không kẻ lưới, bạn muốn chọn kiểu nét

cho đường ké lưới thì vào cửa sổ Typc:

Muón chọn màu cho đưừng kè lưới

c) A t lnterval: kiểu thể hiện nụU (,'iủ.ĩiìị’

27 CÓ M ẤY K IỂU CÔ NG V IỆC VÀ CÁOH CHỌN NÓ?

Hình 20: Chọn kiến công việc tron£ Tasỉk Typc của hộp thoại Task InỊormaìioìỉ

Trong đó: - Fixed Duration: nếu bạn muốn cố định thời khoảng;

- Fixed Units: nếu bạn muốn có định đơn vị (tài nguyên);

- Fixed Work: nếu bạn muốn cổ định giờ làm việc

41