Kiểm soát nội bộ và trắc nghiệm kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán

CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁNPhần 1: Làm rõ các mục tiêu kiểm toán đặc thù với nghiệp vụ mua hàng thanh toán Mục tiêu kiểm toán Nghiệp vụ mua hàng Nghiệp vụ thanh toán Hiệu lực Các nghiệ

Trang 1

CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN

Phần 1: Làm rõ các mục tiêu kiểm toán đặc thù với nghiệp vụ mua hàng thanh toán

Mục tiêu kiểm

toán

Nghiệp vụ mua hàng Nghiệp vụ thanh toán

Hiệu lực Các nghiệp vụ mua hàng ghi trên

sổ sách là hợp lý: thực tế đã xảy ra, được phê chuẩn đúng thẩm quyền

Các khoản thanh toán ghi trên

sổ sách thực tế đã xảy ra, được phê chuẩn đúng thảm quyền

Tính đầy đủ Các nghiệp vụ mua hàng đều được

phản ánh đầy đủ

Các nghiệp cụ thanh toán đều được phản ánh đầy đủ

Sự đinh giá Các khoản mua hàng đều được định

giá đúng theo nguyên tắc giá gốc

Các khoản thanh toán được thanh toán đúng về giá trị

Sự xếp loại Các nghiệp vụ hàng được ghi sổ

đúng vào tài khoản tương ứng

Các nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ đúng tài khoản liên quan

Tính thời gian Mọi nghiệp vụ mua hàng đều ghi

sổ kịp thời

Mọi nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ kịp thời Chuyển sổ

tổng hợp

Các nghiệp vụ mua vào được ghi sổ đúng đắn trên sổ phụ các khoản phải trả, sổ kho, được tổng hợp đúng đắn

Các nghiệp vụ chi tiền được phản ánh đúng đắn vào sổ phụ, được tổng hợp đúng đắn

Phần 2: Phân tích kiểm soát nội bộ và các trắc nghiệm kiểm toán nghiệp vụ mua hàng

– thành công

I Nghiệp vụ mua hàng

1.

Mục tiêu hiệu lự c

Trang 2

- Kiểm soát nội bộ:

 Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn đúng cấp có thẩm quyền

 Người ký duyệt đơn đặt hàng kiểm tra các thông tin trên đơn đặt hàng với yêu cầu mua đã được phê chuẩn

 Kế toán kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ và đối chiếu các thông tin trên hóa đơn mua hàng với đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng trước khi ghi sổ

 Hủy bỏ chứng từ để phòng ngừa sử dụng lại

- Sai phạm: doanh nghiệp khai khống một số nghiêp vụ sửa chữa máy móc

- Trắc nghiệm đạt yêu cầu:

 Phỏng vấn kế toán trưởng xem có kiểm soát các dịch vụ sửa chữa tài sản cố định phát sinh trong kỳ

 Phỏng vấn ban giám đốc có theo dõi thường xuyên tình hình mua Tài sản cố định và các chi phí có liên quan hay không? Nếu có sự theo dõi thì người phê chuẩn cho các dịch vụ sửa chữa có thường xuyên kiểm tra và theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định hay không?

 Bộ phận kiểm định chất lượng, bộ phận mua hàng có kiểm tra tình trạng hoạt động của tài sản trước khi mua hay không

 Người vận hành tài sản cố định có được đào tạo trước khi sử dụng tài sản hay không?

 Có dấu vết của sự phê chuẩn không, nếu có thì phê chuẩn có đúng cấp bậc chưa?

- Trắc nghiệm độ vững chãi:

Trang 3

 Thủ tục phân tích:

 KTV nhận thấy chi phí sửa chữa tài sản cố định tăng bất thường trong khi tài sản cố định của doanh nghiệp vừa được đầu tư mới

 doanh nghiệp có tiền sử trốn thuế phải nộp và đã bị cơ quan thuế phạt vào các năm trước đó

 Thủ tục kiểm tra chi tiết: (quy trình ngược)

 Chọn mẫu các hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí sửa chữa tài sản cố định để kiểm tra tính có thực bằng cách gửi thư xác nhận đối với nhà cung cấp dịch

vụ, đối chiếu thời gian phát hành trên hóa đơn và báo cáo thực tế tình hình hoạt động của TSCĐ

 Gửi giấy xác nhận đối với các khoản thanh toán liên quan đến chi phí sửa chữa hoặc gửi giấy xác nhận khoản công nợ nhà cung cấp trong trường hợp chưa thanh toán

2 Mục tiêu kiểm toán đầy đủ :

 Các đơn đặt mua hàng, các báo cáo nhận hàng, biên lai đều được đánh

số trước`

 Hóa đơn được sắp xếp theo thứ tự của của biên bản nhận hàng và ghi

sổ theo trình tự này

- Sai phạm: Siêu thị BigC Kế toán ghi nhận thiếu lượng lớn hàng hóa của một số loại mặt hàng do những lô hàng này nhập vào ngày 31/12

 Kiểm tra hệ thống luân chuyên thông tin của doanh nghiệp, các nguyên tắc ghi nhận đối với hàng hóa đã nhập kho

Trang 4

 Kế toán trưởng có thường xuyên đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết hàng hóa không

- Phân tích:

 Kiểm toán viên nhận thấy số lượng nhân viên kế toán mua hàng

ít không tương xứng với khối lượng công việc trên thực tế trong khi đó siêu thị áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho kiểm

kê định kỳ nên cuối kỳ sẽ càng nhiều việc dễ dẫn đến việc kế toán bỏ sót hóa dơn mua hàng

 Kiểm toán viên nhận thấy lượng hàng tồn kho trên sổ sách của một số mặt hàng trên sổ theo dõi chi tiết hàng hóa giảm đáng kể

so với số tồn đầu năm trong khi sức mua thị trường không có dấu hiệu suy giảm

 Kiểm toán viên nhận thấy tỷ lệ giá vốn hàng bán trên doanh thu giảm nhiều so với năm ngoái

- Thủ tục kiểm tra chi tiết:

 Kiểm tón viên đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết hàng hóa

 Kiểm toán viên kiểm tra biên bản kiểm kê hàng tồn kho, đối chiếu với sổ chi tiết hàng hóa

3 Mục tiêu sự đánh giá

 Kiểm tra nội bộ quá trình tính toán các số tiền của hàng hóa, dịch vụ mua vào

 Có bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ Nhật ký mua hàng vào

sổ cái

- Sai phạm:

Sai phạm: kế toán tài sản cố định vốn hóa tất cả các chi phí đào tạo nhân viên để sử dụng các máy móc thiết bị mới dẫn đến ghi nhận sai giá trị của các tài sản mới mua

Trang 5

sắm trong kỳ, từ đó làm tăng giá trị tài sản của doanh nghiệp và làm giảm chi phí trong kỳ

- Trắc nghiệm đạt yêu cầu

 xem xét quy định của doanh nghiệp liên quan đến việc vốn hóa các chi phí liên quan đến tài sản cố định

 kế toán trưởng có thường xuyên theo dõi về phân hành tài sản cố định

( nguyên giá , trích khấu hao….) không?

 doanh nghiệp có những quy định về chi phí cho vận hành chạy thử hay

không?

- Trắc nghiệm độ vững chãi

 Thủ tục phân tích

 Nguyên giá cao hơn nhiều so với giá mua hàng

 Thủ tục kiểm tra chi tiết

 Kiểm tra thẻ tài sản cố định của các tài sản cố định mua sắm mới trong kỳ

4 Mục tiêu sự phân loại

 Sơ đồ tài khoản đầy đủ

 Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại

- Sai phạm: Kế toán hạch toán một công cụ dụng cụ mới mua nguyên giá 25 triệu vào khoản mục tài sản cố định

 Kiểm tra trình độ của kế toán phân hành tài sản cố định về các điều kiện ghi nhận tài sản, cập nhật thông tư mới về tài sản cố định

 Kế toán trưởng có theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định không?

 Doanh nghiệp có cho kế toán đi học để cập nhật kiến thức hàng năm hay không?

 Kiểm tra bảng tính và phân bổ khấu hao thấy có tài sản nguyên giá dưới 30 triệu

 Thủ tục kiểm tra chi tiết:

 Xem xét lại hồ sơ tài sản cố định thẻ tài sản cố đinh

5 Mục tiêu tính thời gian

Trang 6

 Các thủ tục quy định việc ghi sổ nghiệp vụ càng sớm càng tốt sau khi nhận hàng hóa, dịch vụ

 Quá trình kiểm tra nội bộ

- Sai phạm : doanh nghiệp mua một lô hàng năm nay đã nhập kho nhưng được ghi nhận sang năm sau

 Tại đơn vị có định kỳ đối chiếu giữa kế toán hàng tồn kho và thủ kho hay không?

 Kế toán trưởng với các kế toán phân hành, sổ chi tiết và sổ cái có đối chiếu với nhau cuối kỳ hay không?

 Kế toán hàng tồn kho kiêm nhiệm quá nhiều công việc khác

 Thủ kho có phản ánh đầy đủ vào sổ kho tất cả các phiếu xuất nhập kho hay không? Với các chứng từ đã được phản ánh có dấu hiệu nào đánh dấu hay không?

 Hàng tồn kho của doanh nghiệp tăng đột biến vào đầu năm sau

 Kiểm tra đối chiếu sổ chi tiết hàng tồn kho với sổ kho của thủ kho

 Đối chiếu biên bản kiểm kê với sổ kho sổ kế toán hàng tồn kho, kiểm tra từ hoá đơn, phiếu xuất nhập kho ra sổ kế toán chi tiết và sổ kho

6 Mục tiêu chuyển số và tổng hợp

 Quá trình kiểm soát nội bộ

- Sai sót: không khớp giữa sổ kho và sổ kế toán tài sản cố định

 Tất cả các phiếu xuất nhập kho đều được thủ kho và kế toán hàng tồn kho ghi chép và phản ánh đầy đủ hay không? Có dấu hiệu đánh dấu những hoá đơn phiếu nhập xuất kho đã được hạch toán hoặc ghi sổ hay không?

 Kế toán tài sản cố định có tính toán trên hoá đơn chứng từ trước khi ghi sổ hay không? Thời gian luân chuyển chứng từ từ khi thủ kho ghi sổ xuất nhập kho đến khi được chuyển đến kế toán hàng tồn kho là bao lâu?

 Hàng tháng doanh nghiệp có đối chiếu giữ kế toán chi tiết hàng tồn kho với sổ kho không? Nếu có các tháng trước có sự sai lệch như vậy không?

Trang 7

 So sánh lượng xuất nhập hàng tồn kho với tinh hình kinhdoanh của doanh nghiệp

 Đối chiếu lại số liệu về hàng hoá mua giữa thủ kho với kế toán chi tiết giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp

 Đối chiếu sổ kho với sổ bảo vệ ( nếu có)

II Nghiệp vụ thanh toán

1 Mục tiêu hiệu lực

 Phân công phân nhiệm giữa nhân viên ghi sổ và nhân viên ký chi phiếu

 Kiểm tra các chứng từ trước khi ký phiếu chi do một nhân viên có thẩm quyền thực hiện: hóa đơn, biên bản nhận hàng, duyệt chi

 Sự phê chuẩn của khoản ghi trên chứng từ chứng minh tại thời điểm ký chi phiếu (tránh tình trạng giám đốc ký sẵn vào phiếu chi)

- Sai phạm: Một số phiếu chi được ghi 2 lần

 Rà soát lại thủ tục lập chứng từ xin chi: đối chiếu chữ ký cùa người đề nghị chi, duyệt chi, chi tiền, có tương ứng với chức trách, xem xét nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

 Kiểm toán viên nhận thấy chi phí sửa chữa rất lớn với những tài sản thời gian sử dụng chưa lâu và năng suất sản xuất không tăng đáng kể

 Xem lại sổ nhật ký chi tiền, sổ cái tổng hợp và các sổ phụ các khoản phải trả với số tiền lớn và bất thường

 Gửi thư xác nhận đến nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa máy móc thiết bị

 Ngoài ra kiểm toán có thể phỏng vấn thêm công nhân hoặc quan sát trực tiếp phân xưởng sản xuất để phán đoán xem các khoản chi phí sửa chữa đó là hợp lý hay không

2 Mục tiêu đầy đủ

 Chi phiếu đươc đánh số theo thứ tự và theo dõi

Trang 8

 Bảng cân đối với ngân hàng được lập hàng tháng bởi nhân viên độc lập với nhân viên ghi sổ các khoản chi hoặn bảo quản tài sản

- Sai phạm: kế toán phản ánh thiếu khoản thanh toán cho công ty A (chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện promotion) Công ty được kiểm toán là công ty sản xuất bánh kẹo

 Xem xét nghiệp vụ chi tiền của doanh nghiệp có cần sự xét duyệt của

kế toán trưởng, thủ quỹ đơn vị không Nếu cần có mà khoản tiền vẫn chi ra trong khi không đươc ghi nhận chứng tỏ hệ thống kiểm soát hoạt động không hiệu quả hoặc giám đốc, biết, kế toán trưởng biết nhưng vẫn cố tình dấu chi phí (gian lận)

 Xem xét xem có sự kiểm tra của kế toán trưởng đối với kế toán phần hành thanh toán không

 Công ty chuyên sản xuất các loại bánh kẹo, kiểm toán viên nhận thấy cuối năm doanh nghiệp có tung ra một số sản phẩm mới để chuẩn bị cho mùa vụ tết dương lịch, các sản phẩm này được quảng cáo rầm rộ trên các kênh thông tin và truyền hình với quy

mô lớn trong khi chi phí bán hàng lại không tăng trong những tháng cuối năm

 Thủ tục trắc nghiệm trực tiếp số dư:

 Đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với sổ chi tiết tài khoản 111

3 Mục tiêu định giá:

 Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và các số tiền phải trả người bán

 Hàng tháng lập một bảng cân đối với ngân hàng do một cá nhân độc lập thực hiện

- Sai phạm: Doanh nghiệp thanh toán trước hạn cho nhà cung cấp lẽ ra được hưởng chiết khấu thanh toán 2% nhưng kế toán thanh toán vẫn thanh toán toàn bộ 100% số tiền cho bên nhà cung cấp

Trang 9

 Xem xét kế toán thanh toán có kiểm tra thời hạn thanh toán khi thanh toán cho nhà cung cấp không

 Phỏng vấn kế toán trưởng kế toán có định kỳ kiểm tra kế toán phần hành không

 Thủ tục phân tính:

 Mặc dù doanh nghiệp có chính sách thanh toán trước hạn, có dòng tiền dương và ổn định nhưng vẫn không có khoản chiết khấu thanh toán được hưởng

 Kiểm toán viên chọn mẫu ra một số khoản thanh toán, đối chiếu ngày thanh toán trên biên lai thu tiền của nhà cung cấp, ngày giao hàng trên hóa đơn, điều kiện thanh toán trong hợp đồng từ

đó tính toán lại chiết khấu thanh toán doanh nghiệp được hưởng

4 Mục tiêu sự phân loại

 Sơ đồ tài khoản đầy đủ

 Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại

- Sai phạm: kế toán hạch toán nhầm khoản thanh toán từ nhà cung cấp A sang nhà cung cấp B do tên 2 công ty gần giống nhau (kiểu Vinacon và Vinacom)

 Kế toán thanh toán có định kỳ kiểm tra, đối chiếu giữa hóa đơn người bán với sổ nhật ký chi tiền không?

 Doanh nghiệp có thực hiện đối chiếu công nợ hàng kỳ không

 Kế toán trưởng thường xuyên kiểm tra việc ghi sổ của kế toán phần hành không

 Kiểm toán viên nhận thấy có khoản phải trả đã quá hạn trong khi tình kinh doanh của doanh nghiệp có lãi, dòng tiền dương,

hệ số quay vòng khoản phải thu lớn hơn vòng quay khoản phải trả

Trang 10

 Kiểm toán viên xem xét tài liệu: bảng đối chiếu công nợ bên nhà cung cấp gửi cho doanh nghiệp, chú ý tới các khoản nợ quá hạn,

nợ có tuổi nợ lớn, nợ có giá trị lớn

5 Mục tiêu thời gian

 Các thủ tục quy định ghi sổ càng sớm càng tốt sau khi chi phiếu được ký

 Quá trình kiểm tra nội bộ

- Sai phạm: một số chi phiếu lĩnh tiền nhưng có ngày không trùng với sổ nhật

ký chi tiền

 Quan sát việc ghi sổ có được thực hiện ngay khi chi phiếu đã được ký hay không?

 Có sự kiểm tra chi phiếu với sổ nhật ký chi tiền mặt không?

 Xem xét có sự bất thường nào trong các chi phiếu đã lĩnh không? (Về số tiền, ngày chi phiếu được ký…)

 Đối chiếu ngày ghi trên chi phiếu đã lĩnh với nhật ký chi tiền mặt

6 Mục tiêu chuyển sổ tổng hợp

 Kiểm tra nội bộ

- Sai phạm: có sự chênh lệch giữa sổ cái và sổ tổng hợp 331

 Xem xét ở đơn vị có định kỳ kiểm tra dối chiếu giữa sổ cái tổng hợp với sổ chi tiết các khoản phải trả không

 Xem xét việc vào sổ được thực hiện ngay khi đã hoàn thành nghiệp vụ chi tiền thanh toán không hay được dồn lại đến cuối kỳ mới vào sổ

 So sánh, đối chiếu các khoản phải trả người bán giữa các năm

 Xem xét các khoản phải trả của một số nhà cung cấp quen thuộc xem có dấu hiệu bất thường không

Trang 11

 Đối chiếu ngược từ sổ cái, sổ chi tiết TK331 với các chứng từ liên quan

 Gửi thư xác nhận đến một số nhà cung cấp

 Quan sát quá trình thực hiện của kế toán trong việc chuyển sổ vào sổ tổng hợp và sổ phụ khoản phải trả

Định dạng
Số trang	11
Dung lượng	33,1 KB