Bài thuyết trình: GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA GIAO TIẾP

Khỏi niệm chung về giao tiếp- Giao tiếp là sự xác lập mối quan hệ giữa các đối tác nhằm thoả mãn một nhu cầu nhất định - Là quá trình chia sẻ thông tin để tìm kiếm sự hiểu biết để trao

Giao ti p ếp

và văn hóa giao tiếp

i Khỏi niệm chung về giao tiếp

- Giao tiếp là sự xác lập mối quan hệ giữa các đối tác nhằm thoả mãn một nhu cầu nhất định

- Là quá trình chia sẻ thông tin để

tìm kiếm sự hiểu biết để trao đổi

quan điểm vì lợi ích của các bên

GIAO TIẾP VÀ VĂN HOÁ GIAO TIẾP

 Giao tiếp tốt là giao tiếp có văn hoá

 Theo quan niệm này giao tiếp cần có

những thông điệp mang tính chính xác

(chân lý), vì con người (có tính nhân

bản) và đẹp – Đó phải là sự giao tiếp có tính văn minh, thân ái và tin cậy.

II Vai trò của Giao tiếp trong

trong quản lý H ÀNH CHÍNH NH CH NH ÍNH

+ Giao ti ếp là để xỏc lập, duy trỡ, phỏt triển

C ỏc mối quan hệ kết nối con người với

nhau

+ Ng ời ta không thể sống mà không giao

tiếp

+ Giao tiếp tạo nên c ộ ng đồng

+ Giao tiếp tạo nên văn hoá

+ Giao tiếp tạo nên thông tin, tạo nên hiểu biết

II Vai trò của Giao tiếp …

 Giao tiếp để xây dựng các quyết định

III Cơ sở lý luận của hoạt động

giao tiếp:

1 NguyấN TẮC chung của giao tiếp:

- Giao ti ếp ph ải tr ờn cơ sở hợp tác vì lợi ích

cho tất cả các bên tham gia giao tiếp.

Giao tiếp thiờn vị sẽ tạo ra một sự đối đầu,

không có lợi.

Muốn giao tiếp tốt phải có những ph ơng thức

thích hợp, phải tôn trọng nghi thức, lễ tân (Tiếng chào cao hơn mâm cỗ … )

Giao tiếp luôn gắn bó với văn hóa, môi tr ờng

Đặc điểm giao tiếp trong hành chính :

- Bị chi phối bởi vai trò và địa vị của ng ời giao tiếp trong bộ mỏy hành chớnh

- Mang tính quyền lực, qủan lý theo pháp luật

- Bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố tâm lý xã hội phức tạp

- Vỡ mục tiêu phục vụ dân, hoàn thành

nhiệm vụ chung

III Cơ sở lý luận của hoạt động

giao tiếp: (Tiếp theo)

2 Bản chất của giao tiếp:

Là quá trình trao đổi thông tin 2 chiều, để chia sẻ thông tin (khác với việc truyền thông điệp 1 chiều) Các yếu tố trong quá trình giao tiếp đều động: Tâm trạng, ý định, từ ngữ, cách thức, ý nghĩa

Mục tiêu chính của giao tiếp là gây ảnh h ởng,

l à kiểm soát phản ứng của cử tọa theo h ớng đã

định.

Giao tiếp có kết quả là đáp ứng đ ợc sự mong muốn của các bên, là sự phát triển đ ợc nhân cách thông

iIi Cơ sở lý luận của hoạt động giao tiếp:

3 C ỏc yờu cầu trong giao tiếp

Giải pháp áp dụng phải làm tăng đ ợc giá trị của việc giao tiếp

Luôn tìm một giải pháp tối u cho quá trình giao tiếp

Tôn trọng các quy phạm khách quan của cuộc

sống, các quy phạm pháp luật, các giá trị hiện

hành

Tôn trọng đối tác, coi trọng ảnh h ởng của các mối quan hệ, coi tr ọng lợi ớch của đối tỏc, h iểu đ ợc tâm lý và sự mong muốn của đối tác

4 các kiểu giao tiếp

Giao tiếp chính thức

Giao tiếp phi chính thức

Giao tiếp theo cộng đồng (tập thể)

Giao tiếp cá nhân

Giao tiếp công quyền (dựa vào quyền lực công)

Giao tiếp công khai

Giao tiếp bí mật

Giao tiếp trực tiếp

Giao tiếp gián tiếp

5 - C¸c công cụ giao tiÕp

6 - Các điều kiện để giao tiếp hiệu quả

 Xây dựng bản thông điệp rõ ràng, hợp lý.

 Bảo đảm cho dòng chảy của thông tin không bị ngắt quãng (vấn đề kỹ thuật)

 Tính một nghĩa của thông điệp

 Nắm đ ợc môi tr ờng xã hội của quá trình giao tiếp

 Nhận đ ợc sự đáp ứng (phản hồi)

 Chân thành, tôn trọng đối tác

7 - C¸c rµo c¶n cña qu¸ tr×nh giao tiÕp:

7. Các rào cản trong giao tiếp :

 Sự mâu thuẩn về lợi ích

 Rào cản về ngữ nghĩa (dẫn đến sự hiểu lầm)

 Rào cản vật chất (con ng ời, cơ sở vật chất)

+ Phong cách

+ Hình thức

 Môi tr ờng, bối cảnh giao tiếp

8 Tiến trình giao tiếp:

 Sự định h ớng của cả hai bên

 Xác định chiến thuật giao tiếp

 Tạo ấn t ợng ban đầu

 Trao đổi thông điệp

 Thu nhận kết quả qua giao tiếp

 Xác định chiến l ợc tiếp theo

IV Các dòng giao tiếp trong tổ chức và đặc điểm của chúng

- Giao tiếp giữa lãnh đạo và cấp d ới

- Giao tiếp giữa các thành viên của tổ chức

- Giao tiếp giữa các nhóm phi chính thức

- Giao tiếp giữa các đơn vị trong tổ chức

* Những yếu tố liên quan đến các dòng giao tiếp:

- Đặc điểm của tổ chức (Phạm vi hành chính, lĩnh vực chuyên môn, quyền hạn )

- Cấu trúc của tổ chức

- Môi tr ờng hoạt động của tổ chức

1- Áp dụng h ệ thống nhu cầu của Abraham H Maslow

và ứng dụng trong giao tiếp:

Sự phân chia các nhu cầu cơ b ả n của con ng ời :

- Nhu cầu sinh tồn (Sinh lý)

- Nhu cầu đ ợc an toàn

- Nhu cầu đ ợc chấp nhận (Xã hội)

- Nhu cầu đ ợc tôn trọng

-Nhu cầu đ ợc hoàn thiện (Tự thể hiện mỡnh).

Cần nhận diện và khêu gợi đ ợc ở ng ời khác các nhu cầu cần gi ải đáp khi giao tiếp.

V XÂY DỰNG Kỹ năng giao tiếp

2 Häc thuyÕt XYZ : (Ph©n lo¹i cña Douglasc

Gregor)vµ øng dông trong giao tiếp

- ThuyÕt X : Con ng êi b¶n chÊt lµ ham ch¬i, cÇn cã

3 - Học thuyết phân tích hành vi giao

t iếp và ứng dụng

 Mọi hành vi của con ng ời đều xuất phát

từ một trong ba trạng thái b ản ngã (phụ mẫu, thành niên, trẻ con)

 Cần lựa chọn một trạng thái thích hợp

4.các ph ơng pháp của hoạt động

giao tiếp

1 Thuyết phục.

2 Phụ hoạ và lây nhiễm tâm lý:

+ Chú ý hai khía cạnh sẽ đem lại hiệu quả của các

ph ơng pháp giao tiếp: sự thành thực và sự nhạy

cảm về tâm lý

+ Cần phải tạo nên sự thân tình trong quá trình

giao tiếp

3 Các ph ơng pháp khác: Áp đặt; Tho ả món nhu c ầu

của đối tỏc (Dựa vào học thuyết Maslow)…

5-ảnh h ởng của tổ chức đối với quá

trình giao tiếp

 ảnh h ởng do phạm vi quản lý và vị thế của tổ chức

 ảnh h ởng do cấu trúc của tổ chức

 ảnh h ởng do môi tr ờng hoạt động của tổ chức

 ảnh h ởng do chỉ huy và nhân lực của tổ chức

6- x©y dùng Uy tÝn trong giao tiÕp

x  y dựng Uy tín trong giao tiếp

của nhà quản lý ( tiếp theo)

 Ph ơng pháp tạo dựng uy tín ban đầu:

- Đ a danh thiếp

- Viện dẫn mối quan hệ tốt từ tr ớc

- Giới thiệu kinh nghiệm cá nhân

- Liên hệ với một hình ảnh khác của cử toạ

- Nhắc tới những giá trị chung có thể cùng

h ớng tới để chia sẻ

QUAN HỆ GIAO TIẾP CỦA NHÀ QUẢN LÝ

Người trèo cao

 Suy nghĩ theo phương

 Chăm lo xây dựng các mối quan hệ

 Đánh giá cao sự hợp tác

 Tìm kiếm đối tác

 Xây đắp sự đồng thuận

 Thích đứng trong cộng đồng

Nhận xét:

 Nếu trèo lên bậc

thang lãnh đạo mà không giao kết,

người ta có thể có nhiều quyền lực nhưng sẽ ít bạn bè

 Giao kết tốt nhưng không có khao khát trèo cao lên bậc

thang quyền lực thì bạn có thể có nhiều bạn bè nhưng thiếu quyền lực để làm những việc cần thiết

Cần cố gắng để đạt được sự cân bằng cần thiếpt

7- Những khuôn mẫu trong giao tiếp:

 Khái niệm mẫu và hoán vị mẫu trong giao tiếp :

- Mẫu có nghĩa là nhận thức, khuôn mẫu, học thuyết, là cách chúng ta nhìn thế giới bằng nhận thức, quan niệm, cách hiểu

- Mẫu là nguồn gốc thái độ

 Hoán vị mẫu đ a chúng ta từ cách nhìn thế giới này sang cách nhìn thế giới khác.

7 những khuôn mẫu trong giao tiếp:

các khuôn mẫu thông dụng

- Thua (lùi lại để quan sát trong quá trình g/t)

- Thắng/Thua (chủ động tiến lên nh ng cũng

biết lùi lại khi cần thiết)

-Thua/Thắng (lùi lại những sẵn sàng tiến lên)

-Thua/Thua (luôn luôn khép mình trong giao tiếp)

-Thắng/Thắng hoặc không hợp đồng

chuẩn bị cho quá trình giao tiếp đạt kết quả tốt

8 ph©n tÝch cña Ng êi giao tiÕp víi cö to¹:

tiÕp thÝch hîp víi cö to¹.

- C©u hái gîi ý:

+ M×nh ®ang giao tiÕp víi ai?(nhËn thøc

9- Động viên cử toạ của nhà

quản lý:

Ph ơng pháp:

- Hứa hẹn sự đánh giá

- Sử dụng nhu cầu tăng tiến

- Sử dụng nhu cầu muốn sự an toàn

- Phân tích lợi hại (vật chất tinh thần )

- Chú ý đến cá tính của ng ời khác

- Thể hiện sự tin cậy

10.Xây dựng Cấu trúc của thông điệp

 Nêu rõ các giả định khách quan

 Các điều kiện để nhận thức vấn đề

 Cấu trúc thông điệp phải rõ ràng, một nghĩa

 Chuẩn bị những kết luận có giá trị

 Tránh những khuyết điểm trong lập luận khi đ

a ra thông điệp

11.kỹ năng Lắng nghe và đọc

1 Kỹ năng nghe

 Cải thiện dáng điệu

 Cải thiện cách suy nghĩ khi nghe

 Cải thiện thái độ khi nghe

2 Kỹ năng đọc

 Đọc tích cực

 Cần khảo sát các yêu cầu, phân tích và đọc với tốc độ thích hợp.

S c m nh c a ức mạnh của ạnh của ủa th«ng đi p ệp

Ngôn từ 7%

Giọng nói

38%

Hình ảnh 55%

12 Kỹ năng phản hồi

 Đặt trên cơ sở hai tiêu chuẩn: lòng tin cậy và sự hiểu biết

 Có thể tránh thái độ đề phòng bằng cách:

- Trao đổi thông tin và ý kiến thực tế.

- Không nên xem việc chỉ trích ý t ởng của bạn

nh chỉ là sự ch ỉ trích ch ớnh bản thân mình.

- Không nên tự vệ tức thì một cách máy móc khi

bị phản đối.

13.Kü n¨ng nãi vµ viÕt trong giao tiÕp:

 CÇn xem xÐt nãi nh thÕ nµo vµ nãi c¸i g×.

 Tr×nh bµy l« gic, cã träng t©m

 T×m ng«n ng÷ thÝch hîp víi ng êi nghe

 §Ó viÕt và nói cã hiÖu qu¶ ph¶i thiÕt lËp ®

îc chiÕn l îc và chiến thuật phù hợp.