Tự động hóa thư viện là việc ứng dụng CNTT – TT vào các hoạt động và dịch vụ của thư viện. Những chức năng có thể được tự động hóa bao gồm bất kỳ hoặc tất cả các hoạt động sau: bổ sung, biên mục, định chỉ số và làm tóm tắt, lưu thông, quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ và tra cứu tài liệu.
Trang 1Câu hỏi: Lập kế hoạch tự động hóa cho thư viện trường học?
Trang 21.Khái niệm tự động hóa thư viện :
Tự động hóa thư viện là việc ứng
dụng CNTT – TT vào các hoạt động
và dịch vụ của thư viện Những chức năng có thể được tự động hóa bao
gồm bất kỳ hoặc tất cả các hoạt động sau: bổ sung, biên mục, định chỉ số và làm tóm tắt, lưu thông, quản lý xuất
bản phẩm nhiều kỳ và tra cứu tài liệu.
Trang 32 Lý do cần tự động hóa thư viện:
2.1 Những hạn chế của thư viện truyền thống:
- Thư viện truyền thống còn nhiều hạn chế.
- Sự gia tăng của thông tin tỉ lệ nghịch với diện tích chứa
- Khó sắp xếp, tổ chức thông tin.
Trang 4- Phương thức thực hiện thủ công: phức tạp, mất thời gian.
- Kém hiệu quả: quá trình xử lý công việc bị trùng lặp, chồng chéo vv
-Trao đổi thông tin mất nhiều thời gian.
-Yêu cầu đòi hỏi của người dùng ngày càng phức tạp.
Trang 5
2.2 Ưu điểm của tự động hóa thư viện
- Nâng cao chất lượng hoạt động và hiệu suất làm việc của cán bộ thư viện.
- Tạo lập các hệ thống dịch vụ có giá trị gia tăng cho người dùng.
- Nhằm tự động hóa các hoạt động, dịch vụ của thư viện
- Đáp ứng xu thế hiện nay của hoạt động thông tin thư viện trong và ngoài nươc
Trang 6- Nâng cao vị thế và hình ảnh của thư viện
- Đảm bảo sự phát triển bền vững và nhu cầu khai thác trong tương lai
=> Đó là lý do mà thư viện Trường THCS An Phú Thuận tiến hành lập
kế hoạch tự động hóa thư viện.
Trang 73 Kế hoạch tự động hóa :
3.1 Thành viên nhân sự:
- Ông Trần Văn Nguyên - Hiệu trưởng - Trưởng ban
- Bà Võ Thị Mộc – P.Hiệu trưởng – Phó ban
- Bà Phạm Thị Kiều Tiên – CBTV – Thành viên
- Ông Võ Phúc Yên – Kế toán – Thành viên
- Ông Nguyễn Minh Đức – TPT – Thành viên
Trang 8
3.2 Các bước lập kế hoạch:
Bước 1 : Phân tích hệ thống:
-Thống kê các số liệu cơ bản của thư viện: + Nhan đề
+ Bạn đọc :
+ Mục lục: 4.416 bản
+ Tài liệu bổ sung hàng năm :
-Tìm hiểu tình trạng biểu ghi : dạng phích
Trang 9- Tìm hiểu tình trạng của vốn tài liệu:
+ Tài liệu đã biên mục còn sử dụng được.
+ CBTV chưa qua đào tạo về chuyên môn nên đôi khi một số tài liệu còn phân nhằm kho.
+ Vào cuối năm học (30/06) thư viện tiến hành kiểm kê, rà soát những tài liệu không còn sử
dụng được thì đưa vào thanh lý, thu hồi những tài liệu mà bạn đọc mượn Chuẩn bị kho sách giáo khoa dùng chung.
Trang 10- Bản thân đã qua đào tạo các bước cơ bản
về ứng dụng CNTT vào công tác thư viện.
- Hiện tại thư viện vẫn đang thực hiện các quy trình theo thư viện truyền thống:
•Điểm nổi bật:
+ Để đối chiếu so sánh khi tài liệu mất.
+ Dành cho người không biết sử dụng thư viện số.
+ Do sự cố máy bị hư hỏng, cúp điện,
Trang 11• Hạn chế:
+ Mất nhiều thời gian cho việc kiểm kê và
vào sổ dễ bị sai sót
+ Khó khăn trong công tác sắp xếp, bảo quản
và tìm kiếm tài liệu.
- Sắp tới thư viện sẽ tiến hành tích hợp với
các thư viện trường khác nhằm trao đổi vốn tài liệu làm cho vốn tài liệu của thư viện
trường thêm phong phú và đa dạng.
Trang 12- Về kinh phí: Theo quy định hàng năm
thư viện trường được cấp 6% trên tổng
kinh phí hoạt động của trường, nhưng do tình hình thực tế của trường còn nhiều khó khăn nên kinh phí cấp cho thư viện hoạt
động còn hạn chế
Trang 13Bước 2: Thiết kế hệ thống :
-Thứ tự ưu tiên cho các chức năng hệ thống:
biên mục tài liệu, tra cứu, lưu thông, quản lý và kiểm kê.
• Biên mục tài liệu: là tập hợp những tài liệu có cùng nội dung hoặc chủ đề
• Tra cứu: là khi bạn đọc không đến thư viện
vẫn có thể tìm được tài liệu ở mọi lúc mọi nơi
Trang 14• Lưu thông tài liệu: là đưa tài liệu ra phục vụ bạn đọc
• Quản lý và kiểm kê: là sử dụng các phần mềm để quản lý tài liệu và kiểm kê.
Trang 15- Kế hoạch phát triển chiến lược với sự hỗ trợ của tổ cộng tác viên thư viện
- Với cách phục vụ mới của thư viện như ứng dụng phần mềm vào công tác mượn
và thu hồi tài liệu sẽ thuận lợi cho người
sử dụng đồng thời tiết kiệm thời gian cho CBTV
Trang 16Bước 3 : Xác định các loại chi phí
- Mua phần mềm quản lý thư viện khoảng
3 triệu, máy quét mã vạch khoảng 1,5
triệu
- Chi phí bảo trì và hoạt động khoảng 1
triệu/năm
Trang 17Bước 4 :Tiếp thị và quảng bá
-Đối tượng: CB-GV-CNV và học sinh toàn
trường.
+ Đặc điểm: lựa chọn những tài liệu phù hợp với đối tượng sử dụng để tiếp thị và quảng bá.
+ Lĩnh vực quan tâm : đa thể loại (như ở trường tiểu học thì học sinh sử dụng những tài liệu truyện tranh có hình ảnh minh họa, còn học sinh THCS
đa phần các em mượn tài liệu tham khảo về môn học.)
Trang 18- - Các chiến lược quảng bá:
+ Giới thiệu tài liệu mới dưới cờ.
+ Giới thiệu tài liệu trên bảng thông báo tại phòng thư viện.
+ Giới thiệu qua chương trình phát thanh măng non của trường.
+ Lồng ghép vào các hoạt động ngoại khóa chuyên
môn của trường.
+ Phối hợp với Đoàn, Đội, tổ cộng tác thư viện tổ
chức những buổi triển lãm thư viện xanh
Trang 19Trên đây là kế hoạch tự động hóa của thư
viện trường THCS An Phú Thuận.