bài giảng điện tử các chuyên đề quản lý giáo dục kỹ NĂNG đàm PHÁN và tổ CHỨC CUỘC họp

Cô Phương là một trong những giáo viên giỏi của Trường. Cô đến gặp Hiệu trưởng tên Hải để xin nghỉ phép không lương 6 tháng. Trước đây, Phương đã từng bày tỏ nguyện vọng về kỳ nghỉ phép kéo dài nhưng bây giờ cô mới đặt vấn đề với Hiệu trưởng một cách chính thức. Thực ra, Hải đã nghe loáng thoáng về ý định của Phương từ lâu nhưng anh không để ý vì Phương nghỉ giai đoạn này thì Nhà trường thiếu giáo viên ôn luyện học sinh giỏi. Anh tự nhủ “rồi cô ấy sẽ thay đổi ý định và quên nó thôi”. Nhưng trái với suy nghĩ của Hải, Phương đã chuẩn bị cho kỳ nghỉ phép của mình một cách chu đáo. Cô đã hỏi phòng Tổ chức về các chính sách nghỉ phép và về các vấn đề nhân sự. Cô đã xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kỳ nghỉ của mình. Cô đã dự báo những vấn đề mà cấp trên của cô sẽ nêu ra, ví dụ như: Ai sẽ thực hiện các công việc khó khăn của Trường? Khi nào cô sẽ quay trở lại? Ai sẽ thế chỗ cô trong công việc hiện tại?... Phương đã chuẩn bị phương án trả lời cho từng câu hỏi này.   Khi cuộc gặp giữa Phương và Hải diễn ra, trái với vẻ tự tin của Phương, Hải lại rất lúng túng. Anh không thích kỳ nghỉ phép kéo dài của Phương, không muốn cho Phương nghỉ phép. Nhưng bất cứ câu hỏi, câu chất vấn nào anh đưa ra, Phương cũng đáp lại bằng những câu trả lời và giải thích hợp tình, hợp lý. Hải muốn đề xuất một giải pháp thay thế kỳ nghỉ dài của Phương nhưng chưa nghĩ ra cách nào. Cuối cùng, Phương được nghỉ phép với các điều kiện của cô.

KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN & TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Giảng viên: Nguyễn Thị Chiên - 0975426369

MỤC TIÊU

Về kiến thức: Người học nắm được những kiến thức cơ bản về đàm phán;

những nguyên tắc cơ bản trong đàm phán; những đặc điểm của đàm phán đạt hiệu quả; những yếu tố tác động đến đàm phán không đạt hiệu quả; các yếu tố của một cuộc họp đạt hiệu quả

Về kỹ năng: Có kỹ năng đàm phán và tổ chức các cuộc họp đạt hiệu quả

Thái độ: Tự tin và quyết tâm rèn luyện để đàm phán đạt hiệu quả và tổ chức các

cuộc họp tại đơn vị thành công

Cô Phương là một trong những giáo viên giỏi của Trường Cô đến gặp Hiệu trưởng tên Hải

để xin nghỉ phép không lương 6 tháng Trước đây, Phương đã từng bày tỏ nguyện vọng về kỳ nghỉ phép kéo dài nhưng bây giờ cô mới đặt vấn đề với Hiệu trưởng một cách chính thức Thực

ra, Hải đã nghe loáng thoáng về ý định của Phương từ lâu nhưng anh không để ý vì Phương nghỉ giai đoạn này thì Nhà trường thiếu giáo viên ôn luyện học sinh giỏi Anh tự nhủ “rồi cô ấy

sẽ thay đổi ý định và quên nó thôi” Nhưng trái với suy nghĩ của Hải, Phương đã chuẩn bị cho kỳ nghỉ phép của mình một cách chu đáo Cô đã hỏi phòng Tổ chức về các chính sách nghỉ phép và

về các vấn đề nhân sự Cô đã xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kỳ nghỉ của mình Cô

đã dự báo những vấn đề mà cấp trên của cô sẽ nêu ra, ví dụ như: Ai sẽ thực hiện các công việc khó khăn của Trường? Khi nào cô sẽ quay trở lại? Ai sẽ thế chỗ cô trong công việc hiện tại? Phương đã chuẩn bị phương án trả lời cho từng câu hỏi này.

Khi cuộc gặp giữa Phương và Hải diễn ra, trái với vẻ tự tin của Phương, Hải lại rất lúng túng Anh không thích kỳ nghỉ phép kéo dài của Phương, không muốn cho Phương nghỉ phép Nhưng bất cứ câu hỏi, câu chất vấn nào anh đưa ra, Phương cũng đáp lại bằng những câu trả lời và giải thích hợp tình, hợp lý Hải muốn đề xuất một giải pháp thay thế kỳ nghỉ dài của Phương nhưng chưa nghĩ ra cách nào Cuối cùng, Phương được nghỉ phép với các điều kiện của cô.

1 Vì sao Phương thành công trong cuộc đàm phán với Hiệu trưởng của mình?

2 Bạn rút ra được kinh nghiệm gì qua cuộc đàm phán của Phương?

- Đàm phán là quá trình giải quyết các vấn đề có liên quan giữa hai hay nhiều bên để cùng đi đến một thỏa thuận, nhất trí với nhau.

- Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác Đó là quá trình giao tiếp được thiết kế nhằm đạt tới những thỏa thuận trong khi giữa ta và đối tác có những quyền lợi có thể chia sẻ với nhau và có quyền lợi đối kháng nhau

- Đàm phán là một phương cách để con người thỏa thuận và trao đổi những sự khác biệt

Nội dung chuyên đề

1 Khái niệm đàm phán

2 Nguyên tắc của đàm phán

3 Các bước đàm phán

4 Tổ chức cuộc họp

1 Khái quát chung về đàm phán

1.1 Khái niệm đàm phán

Roger Fisher và William Ury

Đàm phán là phương tiện cơ bản để

đạt được cái ta muốn từ người khác

Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại

được thiết kế nhằm đạt được thỏa

thuận trong khi giữa ta và phía bên

kia có những quyền lợi có thể chia sẻ

và những quyền lợi đối kháng

1.1 Khái niệm đàm phán

- Đàm phán là quá trình giao tiếp mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thảo luận những mối quan tâm chung, những điểm bất đồng nhằm đi tới thỏa thuận thống nhất.

- Người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá

- Phải có phản xạ ứng xử nhanh, biết lắng nghe, lịch sự, đem lại cảm giác đễ chịu.

- Phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách hé lộ, đưa thông tin có vẻ bí mật.

- Kiểm soát được cảm xúc.

1.2 Nguyên tắc của đàm phán

- Đàm phán là một hoạt động tự nguyện

- Mục đích của đàm phán là sự thỏa thuận

- Không phải tất cả các cuộc đàm phán đều đạt được thỏa thuận

- Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được

- Không đạt được thỏa thuận có khi là kết quả tốt

- Thời gian là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàm phán

1.3 Tiêu chuẩn đánh giá đàm phán thành công

- Tiêu chuẩn mục tiêu: đàm phán có đạt được mục tiêu dự định hay không

- Tiêu chuẩn hiệu quả: Đạt được chí phí thấp nhất

- Tiêu chuẩn mối quan hệ: tăng cường mối quan hệ giữa hai bên

Nội dung Mềm Cứng Nguyên tắc Đối tác

Giành được thắng lợi

Giải quyết vấn

đề hiệu quả Nhượng bộ

Địch thủ Cộng sự Bạn bè

Giữ được mối quan hệ

Tìm P/a đối tác chấp nhận

Dễ thay đổi

Khiến đối tác nhượng bộ.

Nhượng bộ trước đối tác

Tìm P/a có lợi cho cả hai bên

Chú ý tới lợi

ích

Tôn trọng nguyên tắc

So sánh các kiểu đàm phán

Các hình thức đàm phán

- Đàm phán bằng văn bản

- Đàm phán bằng gặp mặt và điện thoại

- Đàm phán trực tiếp

2 Một số kỹ năng cơ bản trong đàm phán

2.1.2 Yêu cầu trong thuyết phục

- Xây dựng bầu không khí thoải mái

2.1.2 Yêu cầu trong thuyết phục

- Lời nói và hành vi tích cực - Ngắn gọn, rõ ràng, tốc độ nói vừa phải

Câu chuyện tách kim cương

2.2 Kỹ năng điều chỉnh mục tiêu ban đầu

Theo Thầy (cô) tại sao cần

điều chỉnh mục tiêu ban đầu

2.3 Kỹ năng xử lý nhượng bộ trong đàm phán

- Nhượng bộ là sự thay đổi một quan điểm

trước đó mà bạn đã giữ và bảo vệ một cách

công khai

- Nhượng bộ là cái bắt buộc phải có và luôn

được trông đợi trong đàm phán

TRONG HỌC TẬP???

Các mức độ lắng nghe và kỹ năng lắng nghe hiệu quả

- Kỹ năng tạo không khí giao tiếp

- Kỹ năng bộc lộ sự quan tâm

- Kỹ năng gợi mở

- Kỹ năng phản ánh lại

Câu hỏi trực tiếp, gián tiếp

Câu hỏi đóng, mở

Câu hỏi chuyển tiếp

Câu hỏi

tóm lược

- Kỹ năng đặt câu hỏi

2.6 Kỹ năng xử lý bế tắc trong đàm phán

- Bế tắc là tình huống mà trong

đó lập trường của hai phía có sự

khác biệt nhất định, cả hai bên

đều có cảm giác không thể

nhượng bộ tiếp được nữa, cuộc

đàm phán có thể dẫn tới bế tắc

Đặc phái viên Mỹ về Triều Tiên Stephen Biegun

Ảnh: AFP/TTXVN

Câu chuyện

- Tập trung vào lợi ích, không tập trung vào lập trường

- Đưa ra các phương án để cùng đạt được mục đích

- Sử dụng các tiêu chuẩn khách quan để tiến hành đàm phán

- Đánh vào điểm và nhân vật chủ chốt

- Lấy nhu thắng cương

- Tạm thời nghỉ giải lao

3 Các giai đoạn của một tiến trình đàm phán

3.1 Chuẩn bị đàm phán

- Biết mình, biết người

- Chuẩn bị kế hoạch đàm phán + Xác định mục tiêu đàm phán

+ Chuẩn bị nhân sự

- Dự kiến các phương án

- Địa điểm đàm phán

- Thời gian đàm phán

3.2 Mở đầu đàm phán

- Gây ấn tượng tốt đẹp ban đầu trong đàm phán

- Tạo không khí đàm phán thuận lợi

- Tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp trên bàn đàm phán

Tạo thiện cảm

Phương pháp Tạo Thiện cảm

• Thị giác = CƯỜI

• Thính giác = KHEN

• Cảm giác = QUAN TÂM =>

HỎI & LẮNG NGHE

Bên ngoài

• Tương hợp (Thuận chiều)

• Tương phản (Phản chiếu)

Bên trong

Phương pháp Tạo Thiện cảm

Tương hợp Tương phản

Phương pháp Tạo Thiện cảm

Sao cử chỉ

giống nhau vậy?

Phải chăng là

sự ngẫu nhiên?

Kỹ thuật Mirroring

Sức mạnh của đồng hành

3.4 Kết thúc đàm phán

- Trường hợp đạt dược thỏa thuận

- Trường hợp không đạt được thỏa thuận

Những lỗi thông thường trong đàm phán

- Bước vào đàm phán với đầu óc thiếu minh mẫn

- Không biết đối tác ai là người có quyền quyết định

- Không biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào

- Bước vào đàm phán với mục đích chung chung

- Không đề xuất những quan điểm và lý lẽ có giá trị

- Không kiểm soát thời gian, địa điểm và trật tự các vấn đề

- Từ bỏ cuộc đàm phán dường như đi đến chỗ bế tắc

- Không biết kết thúc đúng lúc

Những điểm cơ bản để tránh lỗi thông thường trong đàm phán

- Không ngắt lời đối phương Nói ít và tích cực nghe

- Đặt các câu hỏi mở có mục đích để tạo sự hiểu biết

- Sử dụng chú giải, những bình luận hài hước và tích cực

- Sử dụng việc ngừng đàm phán để kiểm soát được nội bộ

- Lập mục tiêu rõ rang, cụ thể và thực tế trước khi đàm phán

- Tránh đưa ra quá nhiều lý do cho đề nghị của mình

- Tránh bộc lộ cảm xúc bột phát, khiển trách, công kích hay chế nhạo cá nhân

Tổ chức cuộc họp

Tại sao phải có cuộc họp

“Bạn là một thành viên của tập thể”, “ Chúng ta là một”

- Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc để cùng giải quyết vấn đề nào đó

- Muốn cuộc họp thành công thì người điều hành cuộc họp phải có những kỹ năng cơ bản để điều hành tốt cuộc họp của mình

- Các cuộc họp là lãng phí thời gian

- Các cuộc họp là đầy dẫy những

vấn đề, tranh luận, cãi vã, mâu

thuẫn và nếu có đồng thuận cũng

Chức năng của một cuộc họp

- Thảo luận - Tranh luận - Tranh đấu về những vấn

đề/chủ đề thiết yếu

- Hình thức của làm việc nhóm

- Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, sự đánh giá, và các truyền thống giao lưu

- Công việc tập thể và sự đóng góp cá nhân

- Ra các quyết định quyết đoán và cam kết tập thể

- Đức tính của lãnh đạo và nhóm/ công việc nhóm

Đại hộiHội nghịHội thảoGiao banHình thức khác

CÁC LOẠI HÌNH HỘI HỌP

Tổ chức hội họp là công việc được

tiến hành nhằm hiện thực hóa một hoạt

động hội họp cụ thể, đảm bảo cho hoạt

động hội họp đó được tổ chức theo kế

hoạch và đạt tới mục tiêu xác định

I TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP CỦA TỔ CHỨC

Khái niệm về tổ chức hoạt động hội họp

Yêu cầu về cách thức tổ chức

Hoạt động hội họp của các tổ chức nhà nước cần được tiến hành trên cơ

sở đảm bảo một số yêu cầu về cách thức tổ chức Để đảm bảo tính hiệu quả, mỗi loại hình hội họp cần được tổ chức theo một cách thức phù hợp nhất định

- Xác định xem liệu những hoạt động khác có thể sẽ phù hợp hơn không, hay nhất thiết phải tổ chức các cuộc họp bàn Đã có không ít cuộc họp vô bổ được triệu tập, trong khi chỉ một vài cuộc điện thoại, trao đổi email, hay gặp gỡ trực tiếp sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.

Chuẩn bị cuộc họp

- Xác định các chủ đề trọng tâm và hình thức thảo luận tốt nhất của mỗi cá nhân Bạn cần hiểu rõ mình muốn đạt được điều gì thông qua những thảo luận này

- Ước lượng thời gian cho cuộc họp Những người tham gia cần biết thời lượng cuộc họp để lên kế hoạch công việc cho phù hợp