Tài liệu Đề tài: Tổ chức thực hiện chương trình du lịch pptx

 Mục Đích Của Vấn đề Làm rõ các vấn đề, quy trình công việc, các điểm cần chú ý khi tổ chức thực hiện chương trình du lịch..  Trang bị cho người học kỹ năng tổ chức thực hiện một chươ

CHÚC CÁC BẠN MỘT NGÀY THỨ 4 THÀNH

CÔNG

GVHD : Đặng Ngọc Tân Lớp : 08CNH01

Nhóm TH : Nắng Á Đông

 Mục Đích Của Vấn đề

 Làm rõ các vấn đề, quy trình công việc, các điểm cần chú ý khi tổ chức thực hiện chương trình du lịch

 Trang bị cho người học kỹ năng tổ

chức thực hiện một chương trình du lịch

 Nội Dung Thực Hiện

 Quy trình thực hiện một chương trình

du lịch

 Các công việc của HDV

I. CHUẨN BỊ THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH DU

LỊCH

1. Xây Dựng Kế Hoạch Tổ Chức Thực Hiện

2. Khảo Sát Tổ Chức Thực Hiện Chương Trình

I CHUẨN BỊ THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH

1 Xây Dựng Kế Hoạch Tổ Chức

Thực Hiện.

 Xây dựng một lịch trình chi tiết

 Phương pháp thực hiện, phương pháp

xử lý các vấn đề phát sinh

 Nội dung bản kế hoạch phải chi tiết, rõ

ràng

Kế hoạch tổ thực hiện chương trình du lịch trọn gói do bộ phận điều hành trong doanh nghiệp lữ hành xây dựng thường bao gồm những nhóm công việc sau:

Nhóm công việc chuẩn bị thực hiện

 Tập hợp, nghiên cứu các thông tin về đoàn khách

 Xây dựng chương trình chi tiết

 Chuẩn bị các dịch vụ và các điều kiện cần thiết

 Dự kiến các tình huống phát sinh

 Chuẩn bị vật dụng, quà tặng, trang thiết bị cần thiết cho chuyến đi

 Chuẩn bị nhân lực thực hiện

Nhóm công việc thực hiện

 Công việc giao dịch và liên kết các dịch vụ

 Công việc tư vấn và cung cấp thông

tin

 Công việc kiểm tra giam sát

Nhóm công việc sau khi thực hiện

 Báo cáo toàn bộ quá trình thực hiện chương trình du lịch

 Báo cáo chi tiết về số lượng, chất

lượng dịch vụ, cơ cấu dịch vụ của nhà

2 Khảo sát tổ chức thực hiện

chương trình du lịch mới:

 Đây là công việc bắt buộc

 Người đứng ra tổ chức thuộc bộ phận điều hành

 Ngoài ra có thể mời các khách mời đại diện

 Để thực hiện tốt cần các công tác

chuẩn bị sau:

A Khảo sát thực tế khả năng đáp

ứng chương trình du lịch mới:

 Khảo sát tài nguyên du lịch, tuyến

điểm tham quan

B Khảo sát tổ chức hoạt động

du lịch

 Khảo sát trực tiếp các đối tượng tham quan.

 Xây dựng bài thuyết minh cho HDV, cần:

 Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho du khách.

 Mang tính lôgic và khoa học.

 Phải gắn liền với mục đích và chủ đề của

chương trình du lịch.

 Phải hấp dẫn, xác định những vấn đề khách quan tâm.

 Lập phương án hướng dẫn tham quan cho cả tuyến hành trình của chương trình

 Ghi rõ một số phương pháp quản lý

 Ghi rõ một số chú ý về thông tin

II CHUẨN BỊ CÁC DỊCH VỤ

 Dựa vào thông tin khách

hàng của bộ phận Marketing, bộ phận điều hành sẽ có kế hoạch xây dựng chương trình du lịch chi tiết với đầy đủ các nội dung hoạt động cũng như các địa điểm tiến hành, chuẩn bị các dịch vụ:

 Để chuẩn bị tốt người phụ trách mảng công việc này phải nắm vững các chi tiết

về chương trình du lịch của trung tâm, có khả năng quản lý và tổ chức

 Người quản lý cần có mối quan hệ sâu rộng và thường xuyên với các nhà cung cấp dịch vụ

 Các công việc cần chuẩn bị:

1) Chuẩn bị hợp đồng du lịch

2) Tiến hành kiểm tra khả năng thực thi

của chương trình

3) Chuẩn bị dịch vụ cơ bản và bổ sung

4) Chuẩn bị phương tiện vận chuyển

5) Mua vé tham quan.

6) Đặt thuê các chương trình biểu diễn

III QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH

THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH

DU LỊCH VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA HƯỚNG DẪN VIÊN DU LỊCH

Giai đoạn này công việc chủ yếu là của hướng dẫn viên và các nhà cung cấp.

Công việc quản lý quá trình thực hiện bao gồm:

 Theo dõi, kiểm tra các dịch vụ

 Xử lý các tình huống bất thường có thể xảy ra

 Quan tâm đến các quyền lợi của du

khách

1 Tổ chức đón khách:

 Tổ chức các hoạt động đón tiếp

trọng thể Cần thỏa mãn 2 yêu cầu: lịch sự và sang trọng nhưng phải tiết kiệm.

 Hướng dẫn viên cần tạo cho du

khách ấn tượng ban đầu.

 Đón đoàn du khách quan trọng

nhất là phải đúng địa điểm, thời gian

 Những công việc mà người phụ trách đón khách cần phải làm là:

 Có mặt ở nơi đón tiếp trước, ít nhất là

15 phút

 Làm thủ tục và cầm bảng hiệu để đón khách

 Giúp khách làm thủ tục hải quan

 Làm quen, nắm rõ tình hình, số lượng, tình trạng sức khỏe của các thành viên

trong đoàn

 Tập hợp tất cả đoàn khách tại một vị trí thích hợp.

 Đề nghị khách kiểm tra và xác nhận số hành lý cá nhân

 Yêu cầu xe đến đón hoặc dẫn khách ra xe

 Kiểm tra số hành lý của khách, ghi

nhận và theo dõi việc vận chuyển

 Mời khách lên xe và mời về nơi lưu trú

2 Tổ chức phục vụ khách theo chương trình du lịch:

A Tổ chức đón và phục vụ du

khách tại khách sạn:

 Đây là khâu khá quan trọng trong

nghiệp vụ tổ chức của hướng dẫn viên.Hướng dẫn khách làm thủ tục nhận

nghỉ của khách trước khi khách lên

phòng

 Đảm bảo tổ chức tốt buổi họp mặt đầu tiên.

 Đưa cho khách số điện thoại, địa chỉ

của công ty và khách sạn nơi họ lưu trú

 Đề nghị khách kiểm tra vé máy bay và khẳng định chỗ nếu cần thiết

 Những vấn đề bất thường

có thể xảy ra:

 Những thay đổi về phòng ở

 Thay đổi về thời gian

 Hỏa hoạn trong khách sạn

Về nguyên tắc cơ bản hướng dẫn viên phải đại diện cho công ty lữ hành đảm

bảo những quyền lợi cho du khách

C Làm thủ tục trả phòng(Check – Out) và

rời khách sạn:

 Đảm bảo thanh toán nhanh chóng và thuận tiện.

 Thanh toán cho công ty lữ hành và khách

sạn thông qua ngân hàng.

 Các chi tiêu ngoài chương trình do khách tự trả.

 Thông báo cho lễ tân biết thời điểm đoàn rời khách sạn.

 Thanh toán đúng hợp đồng được ký xác nhận vào phiếu phục vụ.

 Lưu giữ đầy đủ các hóa đơn cần thiết

 Những bất thường có thể xảy ra:

 Rắc rối trong thanh toán

 Khách bỏ quên hay bỏ sót các khoản chi tiêu cá nhân

D Tổ chức phục vụ ăn uống

cho khách:

 Tổ chức ngay trong khách sạn nơi

đoàn lưu trú hoặc các nhà hàng ở ngoài

cơ sở lưu trú

 Những nguyên tắt cần chú ý khi phục

vụ du khách:

 Đưa ra những thực đơn thích hợp đáp ứng yêu cầu của khách

 Thông báo chính xác về giờ ăn và chế

 Bữa ăn đầu tiên và cuối cùng đòi hỏi

sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo

 Cung cấp đầy đủ thông tin cho du

khách khi đi tham quan

 HDV phải thuyết minh hướng dẫn du khách, theo dõi nắm bắt được tâm lý du khách, và không để du khách bị thất lạc.

 Kết thúc buổi tham quan HDV là người lên xe cuối cùng

 HDV phải luôn có kế hoạch dự trù, đề phòng các tình huống có thể xảy ra

 Những vấn đề bất thường có thể xảy ra:

 Thay đổi về phía khách

 Trường hợp bất khả kháng

 Tai nạn giao thông trên đường vận chuyển

F Tổ chức hoạt động vui chơi

giải trí và các hoạt động khác:

 HDV cần tổ chức các hoạt động vui

chơi giải trí cho du khách như:

 Gặp gỡ giao lưu

 Thi đấu thể thao

 Kỷ niệm ngày lễ, tổ chức sinh nhật

 Xem biểu diễn văn hóa nghệ thuật

 HDV phải chủ động đề xuất các hoạt động cụ thể giúp cho du khách có những thời gian thoải mái nhất.

 Hướng dẫn du khách mua sắm hàng hóa,thông tin những điểm bán hàng cho

du khách

3 Tổ chức tiễn khách:

trong quá trình tiếp xúc với du khách Cần

để lại ấn tượng tốt cho du khách, chú ý:

tình

quay về

 Để tránh những sai sót đáng tiếc HDV cần chú ý:

 Kiểm tra và thông báo giờ xuất phát của du khách

 Hoàn tất thủ tục trả phòng

 Hổ trợ khách làm các thủ tục hải quan (nếu cần)

4 Kết thúc chương trình du lịch:

 Giải quyết các công việc còn tồn động

 Thực hiện chế độ báo cáo

 Đánh giá những điểm khách du lịch có hứng thú và khen ngợi nhất.

 Đánh giá những điểm khách du lịch

không có hứng thú hoặc không thích

 Những vấn đề bất thường xảy ra và

hướng giải quyết

 Thanh toán, quyết toán chương trình

du lịch

 Hoạch toán chuyến đi