Quản trị nhóm làm việc PHÂN TÍCH VIỆC BỒI THƯỜNG TRONG MỘT TỔ CHỨC ( bằng Tiếng Anh)

Nhân ngày ngày nghỉ lễ, nhóm chúng em chọn và nghiên cứu đề tài “Xây dựng kế hoạch và tổ chức một chuyến đi chơi dã ngoại trong 2 ngày cho lớp nhân dịp nghỉ lễ 30/4 và 1/5” Bài thảo luận

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày 30/4/1975, đại thắng mùa xuân đã làm thất bại hoàn toàn cuộc chiến tranh xâm lược và ách thống trị thực dân mới của đế quốc Mỹ ở miền Nam, giải phóng hoàn toàn miền Nam, kết thúc vẻ vang cuộc chiến tranh cứu nước lâu dài nhất, khó khăn nhất và vĩ đại nhất trong lịch sử chống ngoại xâm của nhân dân ta

Ngày 1/5, ngày Quốc tế Lao động đã trở thành ngày hội lớn của hai giai cấp công nhân và nhân dân lao động Việt Nam Đây cũng là ngày biểu thị tình đoàn kết hữu nghị với giai cấp công nhân và nhân dân lao động toàn thế giới, cùng đấu tranh cho thắng lợi của hòa bình, tự do, dân chủ và tiến bộ xã hội

30/4 và 1/5 là những ngày nghỉ lễ có hưởng lương theo quy định của Bộ luật lao động Việt Nam hiện hành nhằm kỷ niệm hai ngày là ngày Giái phóng miền Nam thống nhất đất nước (ngày 30/4/1975) và ngày quốc tế lao động (ngày 1/5 hàng năm)

Nhân ngày ngày nghỉ lễ, nhóm chúng em chọn và nghiên cứu đề tài “Xây dựng kế hoạch và tổ chức một chuyến đi chơi dã ngoại trong 2 ngày cho lớp nhân dịp nghỉ

lễ 30/4 và 1/5”

Bài thảo luận này dựa trên cơ sở của giáo trình: quản trị nhóm làm việc của ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI, kiến thức đã tiếp thu từ các bài giảng cũng như sự chỉ dẫn làm bài thảo luận của thầy giáo bộ môn cùng với kỹ năng, kinh nghiêm tích lũy trong quá trình học tập Do điều kiện cũng như kiến thức còn khá hạn chế, bài thảo luận nóm không tránh khỏi những sai sót và khuyết diemrd Chúng tôi rất mong nhận được sự cảm thông, chia sẻ, góp ý từ phía thầy giáo, các bạn sinh viên để bài thảo luận của nhóm được hoàn thiện hơn

KẾ HOẠCH CHƯƠNG TRÌNH

I Mục đích tổ chức

Vì dã ngoại có rất nhiều hình thức và cách thức Đối tượng của dã ngoại cũng rất rộng lớn,người trẻ, cá nhân, tổ chức theo mức độ dài ngày hoặc ngắn ngày nên lợi ích đem lại của những chuyến đi sẽ khác nhau tùy theo từng đối tượng và mục đích ban đầu của họ Giúp mng được hoạt động nhiều hơn, tiếp xúc với thế giới tự nhiên cũng như thư giãn, giải trí Đây được coi là một trong những liệu pháp hữu hiệu nhất để nâng cao sức khỏe cho mng về cả mặt thể xác và tinh thần Dã ngoại giúp nâng cao khả năng tư duy và trau dồi kĩ năng mềm củng cố kĩ năng làm việc nhóm

và giao tiếp Phá vỡ bức tường vô hình giữa các thành viên trong đoàn Tạo động

lực phát huy tính sáng tạo của các thành viên Xây dựng lòng tin và hỗ trợ nhau vượt qua những khó khăn thử thách Tạo mối dây liên kết vô hình giữa các phòng ban, bộ phận Khẳng định tầm quan trọng của việc làm việc nhóm Nhận ra những điểm mạnh và yếu để điều chỉnh và phát huy Tạo sinh lực, sức sống mới cho các thành viên trong đoàn

II Thời giam, địa điểm

- Chương trình được tổ chức vào 8h00 đến 12h00 ngày 30/4 - 02/05

- Địa điểm tổ chức: ngoại khóa tại trường ĐH Thương Mại

III Thành phần tham dự

- Về phía nhà trường: tất cả các thầy cô trong trường

- Về phía sinh viên: gồm có các sinh viên các khoa, mỗi lớp sẽ có lớp trưởng hoặc lớp phó ( hoặc bí thư ) đến tham dự

IV Các phương án tổ chức

Phương án 1: Thuê ca sĩ, diễn viên nổi tiếng về biểu diễn

Bùi Anh Tuấn những ca sĩ có sức hút lớn với khán giả

Có 1 vài tiết mục hay đến từ ca sĩ chuyên nghiệp, nổi tiếng

Thu hút nhiều sinh viên tham dự

Mang đến tiết mục sôi động và có cơ hội giao lưu gặp gỡ, trò chuyện với thầy

cô và các sinh viên

đại diện của ca sĩ vì lịch trình của các sĩ nổi tiếng thường hay dày đặc chưa chắn có thể tham dự được chương trình

Phương án 2: Tổ chức biểu diễn văn nghệ bởi các thành viên trong lớp

văn nghệ hoặc tiết mục giải trí để giao lưu với các bạn và thầy cô

viên

- Nhược điểm: Chỉ thu hút được 1 số ít sinh viên có đam mê với nghệ thuật, một số còn e ngại dụt dè

V Phân công công việc cụ thể

* Trưởng ban điều hành: Việt Anh

* Nhiệm vụ :

- Liên lạc và thuyết phục thêm sự tham gia và giúp đỡ từ bên ngoài như đội tình nguyện của khoa , bạn bè xung quanh : Khoảng 10 người

- Phân chia công việc theo nhóm và cử ra nhóm trưởng mỗi nhóm : chia làm 3 nhóm mỗi nhóm khoảng 5-7 người bao gồm cả sự hỗ trợ từ bên ngoài

- Nắm bắt thông tin tiến độ công việc mà mỗi trưởng nhóm báo về và giải quyết thông tin đó

- Hỗ trợ mỗi nhóm làm việc khi họ gặp khó khăn

- Xử lý những tình huống xấu nếu có xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện

* Nhóm hậu cần: Bao gồm 10 người gồm 5 thành viên trong nhóm và 10 thành viên hỗ trợ ở bên ngoài

* Nhóm Trưởng Minh Anh

* Trách Nhiệm:

- Lên kế hoạch công việc , phần của công việc và giám sát tiến độ công việc , đảm bảo chương trình chay đúng tiến độ

- Báo cáo tiến độ cho trưởng ban điều hành

- Kiểm soát nguồn tài chính trong khâu của sự kiện

- Hỗ trợ các thành viên khi gặp khó khăn trong công việc

– Các thành viên:

Vân Anh, Tâm Anh, Duy Anh và 3 bạn hỗ trợ:

+ Trang trí sân khấu hội trường, bàn ghế cho khách mới và cho mọi người đến dự: chuẩn bị thảm trải bục, trang trí tường sân khấu, khăn trải bàn

+ Chuẩn bị Banner cho chương trình

+ Ghi nhận các tiết mục văn nghệ từ thầy cô và sinh viên , hỗ trợ các tiết mục văn nghệ trên

+ Đảm nhận phần kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng cho buổi lễ và các tiết mục văn nghệ: chuẩn bị loa, mic, ánh sáng, đèn đảm bảo không gây ảnh hưởng đến bên ngoài

• Vân Anh sẽ đảm nhiệm việc cộng việc làm MC khi sự kiện được diễn ra

• Tâm Anh cùng 2 bạn hỗ trợ:

+ Đảm nhận việc đón tiếp khách mời và các quan khách khác đến tham dự

+ Lên ý tưởng trò chơi và phổ biến cho những người tham gia

+ Hỗ trợ MC tổ chức trò chơi

+ Ngoài ra các nhóm sẽ hỗ trợ lẫn nhau trong công việc chung theo sự điều động của trưởng ban nhằm cho buổi lễ được diễn ra suôn sẻ và thành công tốt đęp

VI Kinh Phí

Chi phí cho chuyến đi chơi: Vì đều là sinh viên và thời điểm đi chơi vào khoảng thời gian cuối tháng nên vấn đề tài chính có thể không được mấy dư dả Và để chuẩn bị cho chuyến đi thì có nhiều khoản phải chi, ví dụ như tiền phương tiện đi lại, đồ ăn trưa, nước uống, dụng cụ cho các trò chơi, vé vào khi du lịch, chi phí phát sinh… nên cần được tính toán để đưa ra con số phù hợp

- Và để lượng hóa được kinh phí, ta phải dựa vào nguồn lực có sẵn và nguồn lực có thể huy động được để đưa ra kinh phí dự kiến

A - Achievable : Có thể đạt được+ Phải hiểu và biết được khả năng của bản thân trước khi đưa ra các mục tiêu + Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu mà không thể đạt nổi

- VD: Tham khảo ý kiến cả lớp về mức kinh phí có thể chi cho chuyến đi dã ngoại tối đa tầm bao nhiêu, thời đi như thế nào là hợp lý nhất ?Từ đó để cân nhắc và đưa

ra con số mà tất cả các bạn có đủ khả năng về tài chính và có thể sắp xếp thời gian cho 1 chuyến đi như vậy Và người lập kế hoạch cần cân nhắc và đưa ra những lựa chọn về khoản phải chi, thời gian, các hoạt động, nơi tổ chức phù hợp

- R - Realistics : Thực tế

+ Là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so với nguồn lực có sẵn (thời gian, nhân sự, tiền bạc )

+ Sau khi có bản kế hoạch sơ bộ ta cần đánh giá tổng quan xem kế hoạch có thể thực hiện được với tình hình nhân lực,tài chính, như hiện tại hay không So với kế hoạch thì liệu có thể đáp ứng được các tiêu chí kia không,từ đấy đưa ra những thay đổi phù hợp

VII Rủi ro

- Rủi ro trong tổ chức sự kiện là một điều không ai mong muốn xảy ra Bạn càng

hy vọng sự kiện của mình được diễn ra hoàn hảo bao nhiêu thì thực tế mọi thứ sẽ làm bạn thất vọng vì luôn có những phát sinh ngoài ý muốn

1 Sự cố về thiết bị trong sự kiện: Cho dù bạn đang tổ chức một chương trình ca nhạc lớn có sân khấu hoành tráng với hệ thống âm thanh, ánh sáng thuộc dạng thuộc dạng “hàng khủng” hay sự kiện thể thao với một vài nhà lều cùng hệ thống

âm thanh đơn giản cho bình luận viên thì bạn vẫn phải kiếm soát những rủi ro có thể xảy ra với thiết bị đó.Những vấn đề này cần được chú ý từ hệ thống công suất nguồn điện, vị trí lắp đặt các thiết bị, khung giá treo… Thậm chí khi mọi thứ đã ở yên một chỗ, bạn cần phải cân nhắc những khả năng như liệu đường dây điện có dễ gây vấp ngã không? Hay việc lắp đặt thiết bị này có bị ảnh hưởng bởi thay đổi thời tiết?

2 Quản lý đám đông: Một phần không thể thiếu trong sự kiện là có rất đông người tham dự, điều đó mang đến một bầu không khí sôi động, vui vẻ cho sự kiện Tuy nhiên, một đám đông lớn có thể dẫn đến một vài rủi ro trong sự kiện Bên cạnh việc kiểm soát số lượng người đến và ra về như thế nào thì bạn hãy thử cân nhắc về việc bạn sẽ kiểm soát đám đông này tại địa điểm tổ chức ra sao Việc lên kế hoạch phòng ngừa những rủi ro như vậy sẽ giúp sự kiện của bạn duy trì bầu không khí náo nhiệt, sôi nổi mà không quá hoảng loạn về những phát sinh bất chợt xảy ra trong sự kiện

3.Quản lí việc quản lí phương tiện di chuyển Đây là điều hết sức cần lưu ý, để đảm bảo chuyến đi được vui vẻ, thoải mái và an toàn Các phương tiện có thể bị hư hỏng hoặc giao thông ùn tắc sẽ gây chậm trễ thời gian của chuyến đi

4.Sự an toàn của mọi người Để sự kiện diễn ra tốt đẹp, bạn cần đảm bảo an toàn cho người tham dự và tạo cho họ những khoảnh khắc khó quên Tuy nhiên, nhân sự làm việc trong sự kiện cũng là một yếu tố quan trọng để làm nên một chương trình hiệu quả Đảm bảo sự an toàn của những thành viên trong nhóm của bạn là cực kỳ

quan trọng và bạn cần phải biết những rủi ro có thể xảy ra với họ Điều này có thể xảy ra trong quá trình bê vác thiết bị, điều hướng các phương tiện trong sự kiện hay khi đối phó với những đám đông quá khích

5 là vấn đề về thời tiết Đây là điều có thể dự báo được nhưng không hoàn toàn như ý muốn Và nếu thời tiết quá oi bức hoặc mưa rào sẽ khiến cả chuyến đi kém hấp dẫn

6.Tiếp theo có thể là vấn đề an toàn thực phẩm Bạn không cần phải trực tiếp kiểm soát toàn bộ thực phẩm tại sự kiện, nhưng bạn phải chắc chắn về nguồn cung thực phẩm, quá trình bảo quản và chế biến thực ra sao Để làm được điều này, hãy tìm các nhà cung cấp đáng tin cậy và đáp ứng nhu cầu an toàn thực phẩm Trong

trường hợp ai đó bị đau bụng hay ngộ độc thực phẩm tại sự kiện của bạn, họ sẽ chỉ nhớ đến sự kiện với toàn kỉ niệm “đau thương” Với tư cách là một người tổ chức, chắc hẳn bạn sẽ không muốn nghe những lời đánh giá “tôi bị ngộ độc thực phẩm” tại sự kiện của mình

VIII Giải pháp khắc phục

1 Sự cố về thiết bị trong sự kiện: Các vấn đề rủi ro về thiết bị thường sẽ phát sinh

từ hệ thống điện như là công suất hoạt động quá tải, vị trí lắp đặt các thiết bị chưa phù hợp, khung giá treo thiết bị gặp vấn đề, Chính vì vậy để đảm bảo cho sự kiện được diễn ra thành công nhất, người làm sự kiện sẽ cần có những kiến thức, am hiểu về các đơn vị cung cấp thiết bị kỹ thuật, có sự kiểm tra kỹ lưỡng, lưu ý với những người phụ trách kỹ thuật về các quy định trong quá trình sự kiện diễn ra

2 Quản lý đám đông: Cần lưu ý đến lối vào, ra tại sự kiện và tìm hiểu về các rủi ro liên quan đến đường đi xung quanh khu vực đó Sắp xếp các biển chỉ dẫn cụ thể, rõ ràng để hướng dẫn người tham gia sự kiện Cần có phương án dự phòng cho lối thoát hiểm trong những trường hợp khẩn cấp Bố trí bảo vệ ở các khu vực khán đài

để tránh việc chen lấn, xô đẩy hay các hành vi nhiễu động tại sự kiện

3 Quản lý phương tiện vận tải và di chuyển: Cần lưu ý đến việc bãi đỗ xe có sức chứa như thế nào, lối đi có thuận tiện hay không và cần phải bố trí bảo vệ, người điều phối ở khu vực đó ra sao Đây là nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong quá trình làm sự kiện để tạo nên không gian thoải mái, thoáng đãng và mang lại thành công cho sự kiện

4 An toàn cho nhân sự và tình nguyện viên: Luôn chuẩn bị phương án dự phòng cho các tình huống có thể xảy ra, điều này sẽ giúp cho quá trình xử lý, giải quyết vấn đề được dễ dàng và không bị lúng túng, hoang mang trước những sự cố xảy ra

5 Thời tiết ngoài ý muốn: Dù là tổ chức sự kiện ngoài trời hay trong nhà thì đều cần phải dự trù được những phương án khác, kịp thời khắc phục được các vấn đề liên quan đến thời tiết, làm sao để không gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả, sự thành công của sự kiện

6 An toàn thực phẩm: Luôn luôn chọn những nơi cung cấp thực phẩm uy tín và đáp ứng được nhu cầu an toàn thực phẩm