Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại không bị bó buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc, là một điều không hề đơn giản.. Hãy đặt ra các chính sách tậ
Trang 1Nghệ thuật quản lý từ xa
Là lãnh đạo, bạn luôn mong muốn nhân viên của mình làm việc chăm chỉ, đúng giờ và hiệu quả cao
Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại không
bị bó buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc, là
một điều không hề đơn giản
Hãy bắt đầu bằng việc phác thảo các chính sách cho các hoạt
động từ xa
Trang 2
Hãy đặt ra các chính sách tập trung vào đội ngũ nhân viên làm
việc trong môi trường này, theo đó cần có các quy định cụ thể về
hoạt động đào tạo, các quy tắc truyền văn bản (file), gửi thư điện
tử (email) và sàng lọc thông tin
Ví dụ như, các nhân viên lưu động của bạn có lưu giữ các dữ liệu
cạnh tranh của công ty trên máy tính của họ? Việc sao lưu dữ liệu
được thực hiện như thế nào? Bạn có quyền tiếp cận vào lúc mà
nhân viên của bạn rời máy tính không? Liệu có thoả thuận nào
bằng văn bản chỉ định rõ các quyền của công ty được tiếp cận
laptop hay thiết bị cầm tay khác của nhân viên làm việc từ xa?
Có một điều rất quan trọng, đó là bạn cần phải có biện pháp hữu
hiệu để giám sát mọi hoạt động kể trên
Hãy xem xét lại khả năng công nghệ của bạn Nếu bạn vẫn chưa
sử dụng các máy chủ có độ tin cậy và có cấu hình thích hợp,
chẳng hạn như Microsoft Windows Small Business Server 2003,
để đảm bảo các giao tiếp mạng nhanh chóng nhất, việc tìm kiếm
Trang 3và giám sát hoạt động của đội ngũ nhân viên lưu động sẽ trở nên
khó khăn hơn rất nhiều
Dưới đây là 7 nguyên tắc giúp bạn duy trì các mối quan tâm, bảo
vệ các lợi ích kinh doanh của công ty, đồng thời giúp động viên
đội ngũ nhân viên lưu động làm việc hiệu quả nhất:
Đổi mới phong cách quản lý Các nhà quản lý thường thiếu sự tin
cậy hoặc không mấy hài lòng với các nhân viên làm việc từ xa
những người thường rất dễ bị bỏ qua và không được thông tin
một cách đầy đủ Phong cách giám sát và mệnh lệnh như vậy giờ
đây không còn thích hợp với các nhân viên làm việc từ xa vốn rất
năng động
Có một giải pháp được nêu ra, đó là hãy yêu cầu mọi nhân viên
trong công ty đều có một khoảng thời gian làm việc từ xa, kể cả
bạn Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy việc làm này giúp nhanh chóng
thay đổi thái độ của bạn ra sao
Trang 4
Hãy đặt mọi người trong cùng một khung chính sách Hãy đảm
bảo và tạo cho đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đều có cùng
nhận thức và cách làm đáp ứng những mục tiêu kinh doanh của
công ty Các giải pháp công nghệ ngày nay sẽ giúp bạn thực hiện
việc này trở nên dễ dàng hơn
Ví dụ, phần mềm Microsoft Share Point Services có thể được sử
dụng để xây dựng một trang web bảo mật dùng riêng cho các
nhân viên và nhà quản lý Khi cần đối chiếu hoặc chia sẻ các
thông báo, những vấn đề cần quan tâm mỗi thành viên có thể
truy cập từ bất cứ địa điểm nào để tìm kiếm thông tin, tìm hiểu
quy trình và đánh giá tiến độ, lịch trình cùng các mục tiêu
Giới hạn quyền tiếp cận thông tin Theo ông Harprit Singh, CEO
của Intellicomm (Hãng dịch vụ viễn thông toàn cầu có trụ sở tại
Philadelphia, Mỹ), "quyền tiếp cận cần được thiết kế từ bối cảnh
thực tế của công ty"
Trang 5
Thường xuyên giữ mối liên lạc Việc giao tiếp và theo sát các
nhân viên lưu động đòi hỏi ở bạn (nhà quản lý) một nỗ lực đặc
biệt Đối với các nhân viên làm việc tại công sở, họ có thể trực
tiếp nhìn vào mặt sếp và biết được bầu không khí trong công ty
Còn đối với các nhân viên làm việc từ xa, việc trông cậy vào các
email, tin nhắn hay văn bản sẽ không thể giúp họ nhiều về vấn đề
này Do vậy, bạn cần thường xuyên trò chuyện qua điện thoại với
các nhân viên lưu động Hãy mang lại cho các nhân viên này
những thông tin cập nhập định kỳ để duy trì mối quan hệ với các
nhân viên khác trong công ty
Tạo ra sự phối hợp giữa quản lý nhân sự (HR) với quản lý công
nghệ thông tin (IT) Chuyện gì xảy ra khi một nhân viên làm việc
từ xa gọi điện báo ốm? Bạn có tin chuyện đó không? Và làm thế
nào để các nhân viên này được hưởng tất cả các trợ cấp hay
những chương trình đào tạo?
Trang 6
Có một cách thức để giải quyết vấn đề này đó là hãy yêu cầu có
sự phối hợp hiệu quả giữa nhà quản lý nhân sự với nhà quản lý
công nghệ thông tin Họ cần đưa ra các giải pháp, chính sách đã
được thống nhất thông qua trao đổi, thảo luận để tạo điều kiện
thuận lợi nhất cho công việc của các nhân viên lưu động
Luôn kết nối công nghệ Một trong những thách thức thực sự đối
với việc quản lý đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đó là khả năng
kết nối với các thiết bị mà những nhân viên này sử dụng Bạn
thường xuyên cập nhập thông tin đến các nhân viên này ra sao?
Bạn tích hợp các thiết bị công nghệ cầm tay cá nhân của họ như
điện thoại di động, mạng LAN, website cá nhân với các firewall
của công ty ra sao? Thế còn về những giao tiếp nội bộ thì như
thế nào?
Trang 7
Theo một cách thức tự nhiên, khi đội ngũ nhân viên làm việc từ
xa tăng lên, những đòi hỏi về quản lý theo đó cũng tăng theo
Chủ tịch Doug Young của hãng Live Cargo, thành lập vào năm
2003, đã áp dụng nhiều dạng công cụ trực tuyến theo yêu cầu
của khách hàng để kết nối hiệu quả giữa công ty và các nhân
viên ở mọi nơi, mọi lúc
Các phần mềm này được thiết kế để truyền tải file dữ liệu, chẳng
hạn như đính kèm file gửi qua email, thực hiện lưu trữ từ xa và
tăng cường năng lực cộng tác, qua đó đảm bảo dữ liệu của các
nhân viên luôn được đưa vào hệ thống dữ liệu chung của công
ty
Các giải pháp của LiveCargo đồng nghĩa với việc bạn sẽ không
phải tải (download) hàng chục bản copy các file dữ liệu từ đĩa
cứng của các nhân viên, thay vào đó tất cả đã được lưu trữ tại
một nguồn duy nhất
Trang 8
Đánh giá hiệu suất chứ không phải hoạt động Bạn cần có chính
sách đánh giá chuẩn xác nhất hiệu quả công việc của các nhân
viên làm việc từ xa, chứ không phải là họ chăm chỉ ra sao, chấp
hành đúng giớ giấc làm việc như thế nào