HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG 5S VÀ CẢI TIẾN BỀN VỮNG

Hướng dẫn thực hiện 5S trong doanh nghiệp sản xuất, các ví dụ thực tiễn Phương pháp cải tiến bền vững qua 5S, bằng các biểu mẫu, trực quan,... Quản lý các thay đổi 5M trong doanh nghiệp: machine, method, marterial, man, mesuarend

Trao đổi thông tin

Đơn giản hóa

Kiểm soát bất thường

OJT

QC Circle

Hiện trường

Hiển thị Yết thị

CƠ BẢN CHẾ TẠO SẢN PHẨM

n ế u không th ự c

hi ệ n đ ượ c thì cho dù có công

c ụ gì đi chăng

n ữ a cũng không hi ệ u

qu ả !

5 M

・・・・・・・・・・

Kenji Sanada

Cải tiến

02 1 Yêu cầu tiêu chuẩn quản lý thay đổi

2 Tầm quan trọng quản lý thay đổi 5M

3 Tổng quan 5M

4 Giới thiệu phương pháp quản lý 5M

5 Một số vấn đề thường gặp quản lý thay đổi

5M

6 Tổng kết lưu trình kiểm soát thay đổi

Cải tiến 5S bền vững

Quản lý thay đổi 5M

Hoạt động 5S

Mang lại lợi nhuận

1 Lịch sử hình thành

5S

・・ Cách ngồi, mặc quần áo

・ ・ Đi trong phòng, cách chào hỏi ・ ・

Đốt h ư ơng Phật(1 cây? 3 cây?) ・・ Không

để n ư ớc văng khi vệ sinh…

Điều quan trọng nếu không “chỉnh tề “ bị chửi

triển từ IE(Industrial Engineering),

sau đó hoạt động Just in time đã tạo

ra từ 5S.

Sự thành công và trở thành công ty nổi tiếng của Toyota từ đó 5S được phổ biến áp dụng rộng rãi.

Lợi nhuận cho doanh nghiệp Nâng cao hiệu suất

Năng lực cạnh tranh

Khi áp dụng 5S

 An toàn nơi làm việc

 Cải thiện hiệu quả công

việc

 Nâng cao năng suất

 Rút ngắn thời gian thực hiện

 Thay đổi ý thức, cải thiện tinh thần của nhân

viên

3 Ý nghĩa và cách thực hiện 5S

Mỗi chữ S trong từ 5S được lấy từ chữ đầu của các từ

Sàng lọc Sắp xếp

Shukanka Tập quán Senjo Tẩy rửa Sakkin Khử trùng Shikkari Làm cho đến nơi đến chốn

1 SEIRI SÀNG LỌC

3 Ý nghĩa và cách thực hiện

5S

3.1 Sàng

lọc Phân chia thứ không cần thiết những thứ , sau đó cần thiết loại bỏ và những những

thứ không cần thiết đi

Đồ vật trùng lặp

Đồ vật không sử dụng

3.1 Sàng

lọc

“ Phân loại đồ vật nhìn từ lập trường người sử dụng”

giống như cách suy nghĩ “chỉ sản xuất những thứ cần thiết, khi cần thiết”

Vật không thể sử dụng Vật không sử dụng Vật có thể sử dụng

● Không thỏa mãn tính năng

● Không thỏa mãn thời hạn

● Không thỏa mãn số lượng

● Đồ vật không sử dụng đến

● Đồ vật cảm thấy không cần thiết

3.2 sắp

xếp Sắp xếp những thứ cần thiết sao cho bất

kỳ ai cũng có thể ngay lập tức lấy ra sử dụng khi cần.

3.2 Sắp xếp

Sắp xếp là tiêu chuẩn hóa cơ bản nhất “ cách để đồ vật ”.

Điều quan trọng là sắp xếp các vật dụng để mà bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy, có thể sử dụng và có thể cất trả lại chỗ cũ, được thực hiện theo các bước sau.

03 điểm

03 Địn h

Bảng hiệu

Sắp xếp theo hình dạng: Phương pháp sắp xếp theo hình dạng của chúng

Sắp xếp theo màu sắc: Bằng cách sử dụng cùng màu để có thể phân biệt bằng mắt Đường ngăn cách: Là đường chia giữa khu vực làm việc và lối đi

01

từ khóa

Nhận biết được bất

thường từ [3

Định]

P oint!

Tỉ lệ pha trộn・ Sơn :chất cứng = 4 : 1 (theo khối lượng) Chất cứng: Hadener GA-D40

Thời gian sử dụng sau khi pha trộn: 4 giờ ở 30oC 

QUY ĐỊNH MÀU SẮC VÀ KÍCH THƯỚC

QUY ĐỊNH MÀU SẮC VÀ KÍCH THƯỚC CÁC KHU VỰC ĐỂ NGUYÊN LIỆU-BTP-HÀNG NG

Riêng Khu để hàng NG Dùng đường liền màu

đỏ Kích thước 50mm-70mm

Các vị trí để Nguyên liệu, Bán thành phẩm, phế ・ Đường liền màu vàng Kích thước 50mm-70mm

3.3 sạch

sẽ

Vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc và những

thứ cần thiết sao cho không có bụi và rác

3.3 sạch

sẽ

Tiến hành “ Bảo trì khi lau chùi ” nhằm phục hồi, cải thiện những chỗ lỗi, chỗ thiếu sót mà bước

“Kiểm tra khi lau chùi” tìm ra.

Bước 2

Tiến hành “ Kiểm tra khi vệ sinh ” nhằm tìm và phát hiện ra lỗi của công cụ và máy móc một

cách nhanh chóng để bảo trì trước khi nó bị hư hỏng.

Bước 3

Tiến hành “ vệ sinh sạch sẽ ” lau sạch sàn nhà, lối đi, máy móc thiết bị

Thực hiện hòa hợp với ba bước

3.3 sạch sẽ

VD: Hiện tượng và biện pháp xử lý kiểm tra khi vệ

lý

Tần suất thực hiện

3 Nhiệt độ ・ Áp

suất

Nhiệt độ cao quá, nhiệt độ không đủ, áp suất cao quá, áp suất không đủ, nhiệt độ bất bình thường của nước làm mát, sự trệch khỏi tiêu chuẩn của bộ điều chỉnh.

Sửa chữa phục hồi

4 Sự lỏng ra ・

sự trùng ra

Bulông lỏng, bulông rời ra, đai ốc lỏng ra, đai

ốc rời ra, dây rời ra, những mối hàn tách rời ra.

Làm chặt hơn Thay thế, Phục hồi

5 Bị hư Ống dây bị gấp, ống dây bị rách, đồng hồ

đo bể, kính vỡ, công tắc bị hư, vỏ dây kẽm bị tróc,tay đòn bị hư,bộ phận quay kêu lạch cạch.

Thay thế Sửa chữa phục hồi

3.4 săn

không gây cảm giác khó chịu cho người nhìn và

người sử dụng

- Duy trì 3S trên

3s 2s 1s

3.4 săn

Tạo môi trường làm việc

 Không thêm vật

 Không dơ bẩn

 Nhận biết được bất thường

Duy trì 3S trước

Tiến hành kiểm tra định kỳ

01

Tiêu chuẩ

n hóa

3.5 sẵn

sàng Tuân thủ làm việc những nội quy và kỷ luật nơi

- Cải tiến công việc

Làm đẹp bản thân

( ・ Shitsuke ・・・・・ )

3.5 sẵn sàng

Tạo lập thói quen & tuân thủ quy

định

Lão sư 5S

1 Đừng nói dối, đừng che dấu, đừng bao biện

3 Làm gương cho người khác

2 Hãy điều tra tại sao: không tuân thủ, không thể tuân thủ, khó tuân thủ

Slide / 59

Các yếu tố chính gây ra thất bại trong việc triển khai 5S ở Công ty Việt Nam 1) Mục tiêu và kế hoạch không rõ ràng

Việc thực hiện 5S là của ai?

Thiếu kiến thức người triển khai

Không đánh giá hoạt động

Thiếu tuyên dương & khen

4 Triển khai 5S bền vững

4.1 Mục tiêu và kế hoạch không rõ ràng

Phòng/ Ban có KPI của 5S?

・ Thời gian thực hiện 5S có quy

định?

4 Triển khai 5S bền

vững

4.2 Việc thực hiện 5S là của ai?

・ Đã có Ủy ban cải tiến 5S

cải tiến

Tất cả mọi người

・ Tính cần thiết thực hiện 5S mọi

ng ư ời

hiểu rõ ch ư a?

giác hay bị ép buộc?

4.3 Thiếu kiến thức cải tiến

Không có đầu vào đừng kỳ vọng đầu ra!

4 4 Không đánh giá hoạt động

Hãy tạo tiêu chí đánh giá & biểu mẫu!

 5 S Check sheet có lập theo

từng cấp độ không?

Check sheet chính là chìa khóa!

P-D-C-A

4 Triển khai 5S bền

vững

C . ó hoạt động thi đua 5S?

Cải tiến tốt có đ ư ợc công bố & yết

5 Một số ví dụ cải tiến

5S

Ví dụ 1: Vệ sinh n ơ i làm việc (tạo thói quen)

Quy định thời gian, tần suất, phương pháp thực

hiện

Quản đốc

Giám đốc

Tr ưởng phòng

Slide / 32

5 Một số ví dụ cải tiến

5S

Ví dụ 2: Sắp xếp kệ hồ s ơ (3 Định)

Ng ười đang sử dụng

Tổng số File &

màu

Slide / 33

5 Một số ví dụ cải tiến

5S

Loại ra 135 vật

Không giữ cá nhân

Đồ dùng chung

Vật thường dùng

Sắp xếp dụng cụ cá nhân

Ngăn kéo

Bỏ

Ví dụ 3:

Ví dụ 5: Phương pháp Trực quan hóa về màu sắc

Bổ sung

Mua hàng

từ ngoài cùng

Bổ sung

hàng mới

về

Kỳ hạn sử dụng Ngắn Dài

5 Một số ví dụ cải tiến

5S Vận dụng 4 nguyên tắc cải tiến ECRS

Loại bỏ Bỏ đi Kết hợp Thay thế Cách khác Tinh gọn Đơn giản

Phòng họp A Phòng họp B Họp chung Người làm Máy làm

Ví dụ 7:

Slide / 71

5 Một số ví dụ cải tiến 5S

Ví dụ 8: Hoạt náo hóa hoạt động 5S

5 Một số ví dụ cải tiến

5S

Ví dụ 9: Chia nhỏ lượng hóa chất sử dụng cần thiết Giảm diện

tích, giảm lượng tiêu hao,

an toàn cháy nổ…

Slide / 40

5 Một số ví dụ cải tiến

5S

Ví dụ 10: Tạo tấm chắn bavia

Slide / 41

Vật cần thiết thì quy định nơi đặt, cách đặt để,

Sạch sẽ

( S eisou)

Vệ sinh sạch sẽ vật dụng và thiết bị máy móc

An toàn

Tăng cường Động cơ làm việc

Sắp xếp

Sạch sẽ

● Duy trì và tăng cường hiệu suất của máy móc

● Có thể kiểm tra, phát hiện kịp thời các dấu hiệu hỏng hóc

của máy móc trong quá trình lau chùi

● Môi trường làm việc tốt hơn

● Loại bỏ những nguyên nhân tiềm tàng gây ra thảm họa

Săn sóc

Sẵn sàng

● Giảm thiểu sự bất cẩn

● Tuân theo luật lệ

● Thiết lập những quan hệ làm việc tốt hơn.

tăng hiệu suất

1 Các yêu cầu tiêu chuẩn liên quan

quản lý thay đổi

2 Tầm quan trọng quản lý thay đổi 5M

Tổng kết lưu trình thay đổi

Nội dung: Quản lý thay đổi

5M

1 CÁC YÊU CẦU TIÊU CHUẨN LIÊN QUAN KIỂM SOÁT THAY ĐỔI

Các yêu cầu liên quan đến thay đổi ISO 9001:2015

6.3 Hoạch định thay đổi 8.2.4 Thay đổi các yêu cầu liên quan dịch vụ & sản phẩm 8.3.6 Thay đổi thiết kế và phát triển

6 Kiểm soát thay đổi Các ĐK khác: 4.4.1g, 5.3e, 7.5.3.2, 8.1, 9.3.3b….

ISO 13485:2016

• 7.3.9 Quản lý thay đổi thiết kế /phát triển

Tổ chức phải lập thành văn bản trình tự kiểm soát thay đổi thiết kế & phát triển

… Khi xem xét thay đổi phải đánh giá mức độ ảnh hưởng của quy trình sản xuất sản phẩm và đầu vàođầu ra của việc quản lý rủi ro của các linh kiện, sản phẩm đang sản xuất & sản phẩm hoàn thiện…

• 7.4.2 Thông tin mua hàng

….bao gồm việc đồng ý bằng văn bản rằng Nhà cung cấp thông báo trước khi thực hiện các thay đổi liên quan thông tin mua hàng.

Slide

21CFR PART820 Sec 820.50 Purchasing controls (b) Purcha/s8i1ng data.

• Purchasing documents shall include, where possible, an agreement that the suppliers, contractors, and consultants agree to notify the manufacturer of changes in the product or service so that manufacturers may determine whether the changes may affect the quality of a finished device.

Bản dịch: Khi có thể, tài liệu mua hàng phải bao gồm hợp đồng với nhà cung cấp, nhà thầu, tư vấn

cam kết việc thông báo cho nhà sản xuất những thay đổi trong sản phẩm hoặc dịch vụ để nhà sản xuất đánh giá những ảnh hưởng đến chất lượng của thiết bị thành phẩm do việc thay đổi.

VÍ DỤ TÍNH CẦN THIẾT QUẢN LÝ THAY ĐỔI

Các vấn đề gì xảy ra?

Địa chỉ trên nhãn sản phẩm khác với giấy tờ đăng ký Hải

quan

• Không thông hải quan Việt Nam khi xuất khẩu -> Làm tờ trình

(trễ kế hoạch xuất hàng 5 ngày)

• Hủy toàn bộ nhãn hiện tại, chỉnh sửa toàn bộ Hệ thống in

nhãn, quy cách & các tài liệu liên quan

• Đăng ký lại tem nhãn ở các quốc gia đang bán hàng ( mất gần

2

năm chưa kể chi phí khác)

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Địa chỉ: Số nhà 01, Hẻm 38/24 Bàu Cát I, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố

Hồ Chí Minh

Địa chỉ: Số 1A, 38/24 Bàu Cát I, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh

Trước thay đổi:

CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THIẾT BỊ Y TẾ XYZ

2 TẦM QUAN TRỌNG QUẢN LÝ THAY ĐỔI (5M)

Thay đổi trong sản xuất & cung cấp dịch vụ

là gì?

Đầu tiên, suy nghĩ ngay đến các

nguyên nhân khách quan (Thiên

tai, dịch bệnh…) nên trễ sản xuất

phải thay đổi kỳ hạn giao hàng

Sau đó, là các yếu tố chính như nguyên vật liệu, thiết bị, con người, thay đổi phương pháp (4M) hoặc 5M+1E or 6M.

• Nếu không kiểm soát đầy đủ sau khi thay đổi

có thể gây ra hậu quả rất lớn

• Đối với những việc đã thay đổi xong, cũng phải kiểm chứng lại nội dung thay đổi có phù hợp với quy cách/ tiêu chuẩn sản phẩm, dịch vụ không và lưu lại hồ sơ

• Trường hợp phát sinh sự cố (phế phẩm), để điều tra nguyên nhân là gì chúng ta xem lại lai lịch thay đổi

VD: Có thay đổi cách làm so với thiết kế không? Từ khi nào? ai đã thay đổi là những thông tin rất cân thiết

Slide / 83

 Việc thay đổi tiềm ẩn rủi ro phát sinh sự cố chất lượng nên chúng ta cần phòng ngừa.

 Phát sinh sự cố chất lượng, khiếu nại khách hàng, phế phẩm … sẽ làm cho chúng ta phiền phức, bận rộn, tốn tiền, ảnh hưởng đến tin tưởng của khách hàng, sức khỏe của bệnh nhân, người sử dụng…

 Cần thiết hiểu rõ tầm quan trọng của thay đổi, các yếu tố ảnh hưởng, và xây dựng phương pháp kiểm soát, đánh giá đầy đủ để phòng ngừa sự cố phát sinh.

Slide / 85

 Measurement: Đo lường

 Environment: môi trường

3 TỔNG QUAN VỀ 5M

3.2 4M, 5M, 6M là

gì?

1 Materials – Nguyên vật liệu

2 Machinery – Máy móc, thiết bị, công nghệ

3 Man power – Nguồn nhân lực

[Phân tích 4M] Điều tra PCCC

Việc phòng ngừa phát sinh hỏa hoạn ở nhà máy, mặc dù lúc

nào cũng cảnh giác nhưng lúc nào cũng tiềm ẩn nguy cơ.

Để giảm thiểu rủi ro trong khả năng có thể, phân tích từ những

kinh nghiệm trong quá khứ, sự cố tương tự để đưa ra các đối

sách phòng ngừa.

Một trong số đó có phương pháp phân tích 4M

Nguyên

tắc 6M của Philip Kotler

Slide / 87

4 GIỚI THIỆU VỀ PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ 5M (SẢN

XUẤT)

Quy định kiểm soát thay đổi 5M (5M+1E, 6M)

• Phân loại thay đổi (A, B, C dựa vào rủi ro)

• Suy nghĩ theo [3H4M]

• Quy định biểu mẫu 5M

• Phương pháp đánh giá kiểm soát (check list 5M)

• Duy trì hồ sơ thay đổi

4.1 Quản lý thay đổi 5M [Trong công ty] & [Khách hàng]

4.2 Quản lý thay đổi 5M đối với [Nhà cung cấp]

Thõa thuận & bổ sung điều khoản về quản

lý thay đổi đối với NCC, NTP.

• Hợp đồng chất lượng

• Quy cách giao hàng

4.1 QUẢN LÝ THAY ĐỔI 5M [TRONG CÔNG TY] & [KHÁCH HÀNG]

A

Sự thay đổi có ảnh hưởng lớn đến chất lượng và độ tin cậy

•Thay đổi nhà máy sản xuất

•Thay đổi nhà sản xuất và quy cách của vật liệu chi tiết… CầnB

Gây ảnh hưởng đến chất lượng nhưng sự thay đổi có thể phán đoán bằng thực

tích của những lần gia công giống nhau và dữ liệu đánh giá

•Thay đổi layout trong phòng đông nhất

•Thay đổi người thao tác

• Sửa chữa công dụng cụ, thiết bị…

Không cần

Phân loại thay đổi

Phán đoán mức độ thay đổi:

Mức độ thay đổi được phân làm 3 loại A, B, C mức thay đổi thì Phòng/Ban chủ nhiệm sẽ phán đoán theo

thỏa

thuận trước với khách hàng hoặc là trao đổi bằng email.

Bảng 1: Phân loại mức độ thay đổi ( Mức độ tham khảo, căn cứ rủi ro từng Đơn vị cần thay đổi)

de / 89

4.1 QUẢN LÝ THAY ĐỔI 5M [TRONG CÔNG TY] & [KHÁCH HÀNG]

Bảng 2: Hướng dẫn mức độ thay đổi (tham

Cải tạo cấu tạo máy BThay đổi chủng loại sản

phẩm áp dụng của thiết

bị hiện có

Thay đổi nội dung ghi trong phiếu TCCT, bản vẽ ANội dung không ghi hoặc nằm trong quy định TCCT, bản vẽ nhưng chưa

gia sản xuất ở cứ điểm, quy trình sản xuất của thay đổi liên quan A

Di chuyển thiết bị hiện có Di chuyển thiết bị trong phòng đồng nhất và di chuyển thiết bị giữa phòng BSửa chữa Bảo trì và sửa chữa thiết bị - khuôn CCông

dụng

cụ

Nhà sản xuất Thay đổi nhà sản xuất BPha thức gia công, tính

chất vật liệu Thay đổi lớn đến phương thức gia công, tính chất có ảnh hưởng đến

ngoại quan, chất lượng (độ tin cậy – cơ năng – tính năng) BQuản lý tuổi thọ Thay đổi quản lý tuổi thọ, độ bền B

Sli

4.1 QUẢN LÝ THAY ĐỔI 5M [TRONG CÔNG TY] & [KHÁCH HÀNG]

Bảng 2: Hướng dẫn mức độ thay đổi (tham

khảo)

No Phân loại Nội dung thay đổi Mức độ

thay đổi 3

Material Vật liệu

chi tiết

Quy cách Thay đổi nội dung ghi trong phiếu TCCT, bản vẽ ANhà sản xuất Thay đổi nhà sản xuất A/BVận chuyển, đóng gói,

Method Line sản xuất Chuyền sản xuất, công trình Thay đổi chuyển, thay đổi layout lớnThay đổi layout trong chuyền đồng nhất AB

Thay đổi môi trường: nhiệt độ - độ ẩm – độ sạch… BSản xuất lại Tái sản xuất sau thời gian dài nghỉ (trên 12 tháng) từ khi kết thúc sản xuất

cuối cùng của chuyền liên quan (bao gồm thiết bị, khuôn) BQuy

cách đóng gói

Tình trạng Số lượng của khay, lượng vật liệu giảm chấn, thay đổi trạng thái khác BKhay, hộp Quy cách, tình trạng, nhà sản xuất BBăng bảo vệ Tình trạng, nhà sản xuất, phương thức chế tạo BChất làm khô Quy cách, liều lượng, nhà sản xuất BBao chống ẩm Quy cách, tình trạng, nhà sản xuất BLưu

trình sản xuất

Lưu đồ Thay đổi thứ tự - gia tăng – lược bỏ công đoạn

(Thay đổi nội dung ghi trong phiếu TCCT, bản vẽ)

AĐiều kiện Thay đổi nội dung ghi trong phiếu TCCT, bản vẽ A Slide /

90

4.1 QUẢN LÝ THAY ĐỔI 5M [TRONG CÔNG TY] & [KHÁCH HÀNG]

Bảng ví dụ ・・・・ & ・・・・

Khi bắt đầu (Hajimete)

Khi thay đổi (Henkou) Khi quay lại sau thời gian (Hisasiburi)

Con người

(Man)

Người mới(Mới tốt nghiệp, thời vụ) Thay đổi nơi làm việc Nghỉ lâu quay lạiThiết bị

(Machine)

Máy mới(Máy ・ Khuôn ・ công dụng cụ…) Sửa chữa ・ thay đổi quy cách Thiết bị nghỉ dài hạn cho hoạt động

lạiMáy móc

(Material)

Vật liệu mới Thay đổi vật liệu ・ thay đổi nhà

cung cấp Tồn kho hơn nửa năm ・ bảo quảnhơn nửa năm

Phương

pháp

(Method)

Lần đầu sản xuất, kiểm tra, quản lý Thay đổi sản xuất, kiểm tra, quản

lý Không làm hơn nửa năm

Suy nghĩ theo [3H4M]

・ 3H・ chính là 3 thời điểm

① Khi bắt đầu ・・・・ Hajimete・

② Khi thay đổi ・・・ Henkou・

③ Khi quay lại sau thời gian ・・・・・ Hisasiburi・

4M là các yếu tố thay đổi, 3H thời điểm biến đổi Bảng dưới là kết hợp của 4M và 3H

Slide / 57