tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

Cơ cấu tổ chứca Nhân sự: - Tổ chức của Văn phòng công chứng Nguyễn Minh Tấn, thành phố Hồ Chí Minh có 05 năm Công chứng viên, trong đó có 01 một Trưởng văn phòng đồng thời là Công chứng

HỌC VIỆN TƯ PHÁP

KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ

CÁC CHỨC DANH KHÁC

NỘI DUNG BÁO CÁO TH C T

Đợt thực tập 1: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt

động của tổ chức hành nghề công chứng

I Ghi chép về cơ cấu tổ chức, nội quy hoặc quy chế, cách thức quản trị của tổ chức hành nghề công chứng

1 Quá trình thành lập của Văn phòng công chứng Nguyễn Minh Tấn

- Văn phòng Công chứng Nguyễn Minh Tấn được thành lập theo Quyết định

thành lập số 4099/QĐ-UBND do Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh

cấp ngày 19/09/2018 và Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công Chứng

số 41.02.0077/TP-CC-ĐKHĐ ngày 02/11/2018 của Sở Tư Pháp Thành Phố

Hồ Chí Minh Văn phòng chính thức đi vào hoạt động từ ngày 08/11/2018

Mã số thuế: 0315383010, địa chỉ trụ sở tại: Số 53-55 đường 41, Phường 6,

Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh.

- Văn phòng Công chứng Nguyễn Minh Tấn được tổ chức và hoạt động theo Luật công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến loại hình Công ty hợp danh theo điều 22 Luật Công chứng 2014

Hình 1 Logo Văn phòng Công chứng Nguyễn Minh Tấn

2 Tình hình cơ sở vật chất

Văn phòng công chứng Nguyễn Minh Tấn có vị trí nằm tại mặt tiền số 53-55 Đường số 41, Phường 6, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh; mặt tiền rộng 8m, dài 19m, được xây dựng với thiết kế là 01 (một) tầng hầm 130 m2 để xe, với diện tích sàn xây dựng là 1.200 m2bao gồm 8 tầng lầu và hệ thống thang máy hiện đại

tích

1 Diện tích văn

phòng sử dụng

tiếp khách hàng

Khu vực sảnh với ghế ngồi chờ, bàn viết, bảng niêm yết thông tin, quy định Luật liên quan, có quầy phục vụ trà nước và tivi giải trí trong thời gian ngồi đợi

150 m²

2 Diện tích lưu trữ

hồ sơ

Phòng kho với các kệ thép kiên cố chịu lực và sắp xếp khoa học theo quy định văn thư lưu trữ Khu vực này được lắp đặt khóa và hệ thống

ra vào nhận diện bằng vân tay, hệ thống báo cháy, chữa cháy, báo động chống trộm và công nghệ chống thấm, chống mối mọt…

35 m²

3 Khu vực để xe

cho nhân viên và

khách hàng

Tại khu vực sân riêng của tòa nhà, với hệ thống thẻ xe thông minh, camera và nhân viên giữ xe, sắp xếp xe

130 m2

4 Khu vực quầy thu

ngân, đóng dấu

Quầy kính theo tiêu chuẩn ngân hàng, máy in

và kho két

20 m2

5 Phòng làm việc

của Công chứng

viên

Mỗi Công chứng viên có phòng làm việc riêng với diện tích mỗi phòng là 10 m² (05 phòng)

20 m2

6 Khu vực thư ký

nghiệp vụ

Sắp xếp khoa học theo quy trình nghiệp vụ, luân chuyển chứng từ

15 m2

7 Phòng họp Dùng để họp, trao đổi nghiệp vụ, làm việc với

khách hàng

20 m²

3 Cơ cấu tổ chức

a) Nhân sự:

- Tổ chức của Văn phòng công chứng Nguyễn Minh Tấn, thành phố Hồ Chí Minh có 05 (năm) Công chứng viên, trong đó có 01 (một) Trưởng văn phòng (đồng thời là Công chứng viên hợp danh), 02 (hai) Công chứng viên hợp danh và 01 (một) Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động

và không có thành viên góp vốn cụ thể như sau:

8 Khu vực lễ tân,

tiếp đón và

hướng dẫn

Quầy lễ tân với hệ thống tổng đài, máy fax, máy in

10 m²

9 Khu vực dành

cho quản trị, hành

chính, IT

Phòng làm việc cho tối thiểu là 03 người 25 m²

10 Khu vực in ấn,

photocoppy

Với tối thiểu là 02 máy photocoppy, máy in, các dụng cụ in ấn

5 m²

11 Nhà bảo vệ Nơi trực và nghỉ ngơi của bảo vệ 5 m²

STT Họ và tên Công chứng viên hợp danh/Công

chứng viên làm việc theo chế độ

hợp đồng

1 Trình Thị Minh Hiền Công chứng viên hợp danh

2 Cao Hoàng Lân Công chứng viên hợp danh

3 Nguyễn Minh Tấn Công chứng viên hợp danh

4 Chu Kim Tâm Công chứng viên làm việc theo chế

độ hợp đồng

5 Nguyễn Cường Công chứng viên làm việc theo chế

độ hợp đồng

- Bộ phận thư ký nghiệp vụ gồm 06 người, đã tốt nghiệp Cử nhân Luật, có thời gian công tác tại tổ chức hành nghề công chứng từ 06 tháng đến 05 năm

- Quản lý văn phòng 01 người, bộ phận văn thư lưu trữ 01 người, kế toán 01 người, thủ quỹ 01 người, nhân viên vi tính (IT) 01 người Tất cả đều có bằng tốt nghiệp về chuyên ngành liên quan

- Ngoài ra văn phòng còn có các bộ phận giúp việc như: Nhân viên bảo vệ, lao công, tất cả đều được trưởng Văn phòng ký hợp đồng lao động và tham gia các chế độ của người lao động theo quy định của pháp luật

Hình 2 Sơ đồ tổ chức Văn hòng Công chứng Nguyễn Minh Tấn

b) Quy chế, cách thức quản trị

Văn phòng công chứng Nguyễn Minh Tấn đã ban hành Nội quy lao động, Bảng

mô tả các công việc và vị trí việc làm để quản lý, phân công nhiệm vụ Cụ thể là:

- Trưởng Văn phòng Công chứng:

 Trưởng văn phòng là người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng Nguyễn Minh Tấn, cũng là thành viên hợp danh Trưởng văn phòng là người có nhiều năm kinh nghiệm hành nghề công chứng, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng theo nội quy đã ban hành và đăng ký tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

 Trưởng văn phòng và các công chứng viên hợp danh cùng nhau giải quyết những vấn đề liên quan đến hồ sơ công chứng, các khiếu kiện, thắc mắc của người yêu cầu công chứng, cùng thỏa thuận để đưa ra nội quy của văn phòng, giải quyết các vấn đề về nhân sự, các chế độ lương, thưởng, phúc lợi cho người lao động

 Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ và xây dựng cơ sở dữ liệu văn phòng để đảm bảo hoạt động công chứng diễn ra nhanh chóng và đạt hiệu quả công việc cao

 Là chủ tài khoản, chịu trách nhiệm trước cơ quan chức năng và Giám đốc

Sở về việc thu chi tài chính, quản lý sử dụng cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng Nguyễn Minh Tấn theo đúng quy định Đại diện Văn phòng công chứng Nguyễn Minh Tấn quan hệ, làm việc với các cơ quan,

tổ chức, cá nhân về những vấn đến liên quan đến hoạt động của Văn phòng

- Phó trưởng Văn phòng công chứng: Là người giúp trưởng văn phòng thực hiện

việc quản lý, chỉ đạo hoạt động của cán bộ, công chức trong VPCC Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của VPCC khi trưởng văn phòng vắng mặt, trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ và hành chính của công chứng viên, chuyên viên, chịu trách nhiệm trước trưởng văn phòng về việc thực hiện nhiệm vụ được giao Phó trưởng văn phòng đồng thời là công chứng viên

- Công chứng viên hợp danh:

 Thay mặt Trưởng văn phòng phòng điều hành hoạt động của văn phòng bất cứ khi nào Trưởng văn phòng đi vắng

 Là người trực tiếp quản lý thư ký nghiệp vụ, chịu trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ công chứng cho thư ký nghiệp vụ

 Thường xuyên theo dõi cập nhật thông tin về văn bản quy phạm pháp luật

có liên quan để phổ biến cho nhân viên trong văn phòng

 Thực hiện việc đi công chứng ngoài trụ sở theo quy định của Luật công chứng

 Theo dõi, kiểm tra việc sử dụng hệ thống phần mền văn phòng, hệ thống phần mền quản lý hồ sơ công chứng, bàn bạc và góp ý kiến với Trưởng văn phòng kịp thời khắc phục những sự cố kỹ thuật hoặc chấn chỉnh việc

sử dụng hệ thống mạng và máy tính, nghiên cứu áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Văn phòng

- Công chứng viên: Công chứng viên là người trực tiếp tiếp nhận và giải quyết

hồ sơ yêu cầu công chứng của nhân dân, thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của trưởng phòng, chịu trách nhiệp trước lãnh đạo phòng và trước pháp luật về hoạt động công vụ của mình; Khi thực hiện công việc công chứng, Công chứng viên phải tuân thủ các quy định của pháp luật về công chứng và các vản bản pháp luật có liên quan; Có nghĩa vụ rà soát, nghiên cứu, đề xuất để kiến nghị, sửa đổi, bổ sung hoàn thiện các quy trình thủ tục trong hoạt động công chứng

- Bộ phận nghiệp vụ: Là người giúp việc cho Công chứng viên, thực hiện nhiệm

vụ do lãnh đạo VPCC giao, tham mưu, đề xuất việc giải quyết hồ sơ cho lãnh đạo VPCC và các Công chứng viên

- Bộ phận kế toán: Là người giúp việc cho lãnh đạo VPCC trong công tác tài

chính, thu chi Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo VPCC về lĩnh vực tài chính các các nhiệm vụ do lãnh đạo VPCC giao

- Bộ phận thu ngân: Chịu trách nhiệm việc thu lệ phí và phí công chứng, cho số

công chứng, đóng dấu và vào sổ công chứng các vản bản công chứng đã được Công chứng viên chứng nhận Bộ phận thu ngân chịu trách nhiệm trực tiếp trước lãnh đạo VPCC

- Bộ phận lưu trữ: Chịu trách nhiệm về việc bảo quản chặt chẽ, thực hiện các

biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng Giúp lãnh đạo VPCC trong trường

hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp

hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc công chứng, cấp bản sao công chứng

4 Nhận xét chung về cơ cấu tổ chức, nội quy hoặc quy chế, cách thức quản trị Văn phòng công chứng Nguyễn Minh Tấn

Một là, có sự phân công rõ ràng, chi tiết giữa các bộ phận và cá nhân Bảng

mô tả công việc và vị trí việc làm, Nội quy lao động đã xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với mỗi Công chứng viên, thư ký nghiệp vụ và các nhân viên khác

Hai là, nhờ có phân hóa nhiệm vụ trong tổ chức mà mỗi cá nhân trong tổ

chức hành nghề công chứng Nguyễn Minh Tấn kể cả lãnh đạo, người quản trị và mỗi công chứng viên, thư ký nghiệp vụ có thể nhận biết được vị trí, công việc của mình, hiểu rõ được trách nhiệm, quyền hạn của mình trong công việc

Ba là, cơ cấu tổ chức chặt chẽ nhưng vẫn tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng, ăn

ý giữa các bộ phận như công chứng viên, lưu trữ, kế toán, bộ phận thu phí Các bộ phận nhận biết được sự tương quan với nhau, kết quả của bộ phận này sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận kia Do vậy các bộ phận sẽ phối hợp với nhau một cách tốt nhất để đạt được kết quả cao nhất

Bốn là, nhờ có quy định nội quy làm việc, giờ giấc, kỷ luật, khen thưởng minh bạch, công khai mà chuẩn hóa các hành vi, quan hệ ứng xử giữa các bộ phận trong VPCC, giữa Công chứng viên với nhau và với khách hàng để góp phần nâng cao năng suất làm việc, cải thiện hình ảnh VPCC với khách hàng

II Ghi chép, nhận xét về hoạt động cung cấp dịch của tổ chức hành nghề công chứng

1 Các dịch vụ hiện có tại Văn hòng Công chứng Nguyễn Minh Tấn:

- Công chứng hợp đồng, giao dịch về thương mại, dân sự, thừa kế như: Công chứng hợp đồng mua bán, vay, mượn, thế chấp, cầm cố tài sản; Công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho nhà ở và quyền sử dụng đất; Công chứng hợp đồng cho thuê, thừa kế, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; Công chứng thỏa thuận phân chia,

nhập và xác nhận tài sản của vợ, chồng; Công chứng di chúc, khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản, từ chối nhận di sản, nhận lưu giữ di chúc; Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền; Công chứng hợp đồng có yếu tố nước ngoài; Công chứng hợp đồng trong lĩnh vực kinh doanh, thương mại, sở hữu trí tuệ và các hợp đồng, giao dịch khác…theo yêu cầu của khách hàng

- Chứng thực bản sao tiếng việt và tiếng nước ngoài;

- Soạn thào văn bản;

- Lưu giữ di chúc, giấy tờ tài liệu theo yêu cầu;

- Thực hiện công chứng ngoài trụ sở theo yêu cầu;

- Các nghiệp vụ khác theo quy định pháp luật

2 Nhận xét về hoạt động cung cấp dịch của Văn phòng Công chứng Nguyễn Minh Tấn:

Một là, Văn phòng Công chứng Nguyễn Minh Tấn có vị trí trụ sở ở mặt tiền

đường, thuận cho người yêu cầu công chứng đến giao dịch, làm việc Văn phòng làm việc đúng giờ, có lịch làm việc, lực trực rõ ràng để người yêu cầu công chứng dễ dàng nắm bắt Đặc biệt, với cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, đầy đủ đáp ứng nhu cầu của người sử dụng dịch vụ

Hai là, tại Văn phòng công chứng Nguyễn Minh Tấn, các danh mục, quy định hồ

sơ yêu cầu công chứng, biểu phí đã được công khai và minh bạch để khách hàng có thể thực hiện giao dịch dễ dàng và đảm bảo tuân thủ đầy đủ những quy định tại Khoản 4 Điều 33 Luật công chứng 2014

Hình 3 Biểu phí được niêm yết công khai tại Văn hòng Công chứng Nguyễn Minh Tấn đúng theo quy định pháp luật.

Ba là, đội ngũ nhân viên phục vụ tận tình, lấy tiêu chí phục vụ khách hàng một

cách tốt nhất, luôn cung cấp dịch vụ công chứng nhanh chóng, thuận tiện, chính xác

và an toàn về pháp luật, đảm bảo tối đa quyền lợi của khách hàng, tạo niềm tin vững chắc cho khách hàng khi tham gia hợp đồng, giao dịch Văn phòng công chứng Nguyễn Minh Tấn đã không ngừng chấn chỉnh lề lối, tác phong, đạo đức nghề nghiệp của công chứng viên và nhân viên; ứng dụng công nghệ thông tin trong việc giải quyết và lưu trữ hồ sơ công chứng; giảm bớt thành phần hồ sơ và thủ tục công chứng; thời gian giải quyết hồ sơ công chứng là ngay trong ngày làm việc không phải hẹn lại; thực hiện tiếp nhận hồ sơ qua điện thoại, email… hẹn lịch làm việc, tạo điều kiện

thuận lợi tối đa cho người yêu cầu công chứng, nhưng vẫn bảo đảm sự chính xác, đúng pháp luật và an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch đã công chứng nên văn phòng được khách hàng cảm nhận khá tốt về chất lượng dịch vụ, nhân viên và cơ sở vật chất kỹ thuật của văn phòng

Bốn là, đội ngũ công chứng viên và nhân viên có trình độ chuyên môn cao, nắm

vững kiến thức pháp luật vì vậy việc công chứng các hợp đồng giao dịch được thực hiện tại Văn phòng công chứng Nguyễn Minh Tấn có tính chuyên nghiệp cao, đảm bảo tính chính xác, tuân thủ pháp luật, hồ sơ văn bản công chứng được lưu giữ khoa học, đầy đủ Nhìn chung hoạt động của văn phòng đã đáp ứng được nhu cầu của người yêu cầu công chứng trong khu vực Quận 4 và các quận liền kề Văn phòng cũng chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên để không đổi mới nâng cao chất lượng dịch vụ, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên và lộ trình phát triển đối với đội ngũ công chứng viên kế cận

III Ghi chép về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nơi thực tập

1 Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của công chứng viên

- Công chứng viên Văn phòng công chứng Nguyễn Minh Tấn đều đã Tham gia Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng và tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng;

- Khi tiếp nhận bất cứ yêu cầu công chứng nào Công chứng viên đều giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của

họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng

- Các trường hợp từ chối yêu cầu công chứng, công chứng viên đã giải thích rõ

lý do cho người yêu cầu công chứng Giữ bí mật về nội dung công chứng Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng

- Công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của pháp luật và từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức

xã hội

2 Nhận xét về Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng Nguyễn Minh Tấn.

Một là, Văn phòng công chứng Nguyễn Minh Tấn đã thực hiện đúng quy

định của Bộ luật lao động và quy định tại Khoản 1 Điều 32 Luật công chứng

2014 “Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định

tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 34 của Luật này và các nhân viên làm việc cho

tổ chức mình” về việc ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng

viên và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình Như vậy, quyền và lợi ích hợp pháp của công chứng viên cơ bản đã được đảm bảo

Hai là, công chứng viên được hỗ trợ hết mình trong việc thực hiện nghiệp vụ

như được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng của Sở tư Pháp Thành phố Hồ Chí Minh và các cơ quan có thẩm quyền, được VPCC tạo điều kiện cho tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm theo quy định tại Điều 17, Luật công chứng năm 2014

Ba là, các công chứng viên thể hiện được sự tận tâm với công việc, phát huy

năng lực, sử dụng kiến thức chuyên môn, các kỹ năng nghề nghiệp để bảo đảm tốt nhất tính an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch; tiếp nhận và giải quyết yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức một cách nhanh chóng, kịp thời khi yêu cầu công chứng đó không vi phạm điều cấm của pháp luật, trái đạo đức xã hội Công chứng viên sẵn sàng tiếp nhận và giải quyết kịp thời yêu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng bằng cách luôn có mặt tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng trong giờ làm việc theo quy định của pháp luật

Bốn là, về nghĩa vụ, công chứng viên thực hiện tốt nghĩa vụ giải thích cho

người yêu cầu công chứng hiểu rõ về quyền, nghĩa vụ, hậu quả pháp lý phát sinh của hợp đồng, giao dịch được yêu cầu công chứng; giải đáp một cách rõ ràng những thắc mắc của người yêu cầu công chứng nhằm đảm bảo cho hợp đồng, giao dịch đúng với ý chí của các bên giao kết hợp đồng, giao dịch; đảm bảo các bên có nhận thức đúng về pháp luật có liên quan và giá trị pháp lý của văn bản công chứng trước khi công chứng viên công chứng Theo quan sát thực tế của tôi thì không có hiện tượng nào về việc Công chứng viên sách nhiễu, gây khó khăn