TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CỔNG DỊCH VỤ CÔNG TỈNH VĨNH PHÚC TRÊN ZALO

Thông báo hồ sơ đã có kết quả Sau khi kết quả giải quyết TTHC đã được ban hành, Hệ thống sẽ gửi thông báo qua Zalo tới người dùng với nội dung như sau: Tại thông báo này, người dùng có t

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

CỔNG DỊCH VỤ CÔNG TỈNH VĨNH PHÚC

TRÊN ZALO

(Dành cho người sử dụng)

Hà Nội – 2020

MỤC LỤC

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CỔNG DỊCH VỤ CÔNG 3

TỈNH VĨNH PHÚC TRÊN ZALO 3

1 Mục đích – ý nghĩa 3

2 Đăng ký Quan tâm Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc trên Zalo 3

2.1 Cách Quan tâm Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc trên Zalo 3

2.2 Các lưu ý về việc Quan tâm 7

PHẦN II CÁC TÍNH NĂNG CỦA 8

”CỔNG DVC TỈNH VĨNH PHÚC” TRÊN ZALO 8

1 Thông báo cập nhật quá trình giải quyết hồ sơ 8

1.1 Tiếp nhận hồ sơ 8

1.2 Đăng ký nộp hồ sơ trực tuyến 9

1.3 Thông báo hồ sơ đã có kết quả 10

1.4 Các thông báo khác trong quá trình giải quyết hồ sơ 11

2 Thanh toán trực tuyến phí, lệ phí giải quyết hồ sơ 12

3 Quản lý danh mục hồ sơ 14

4 Yêu cầu rút hồ sơ 15

5 Đăng ký trả kết quả qua dịch vụ bưu chính 17

6 Uỷ quyền nhận kết quả 19

7 Đánh giá chất lượng dịch vụ 21

8 Một số tính năng khác của “Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc” trên Zalo 23

Phạm vi triển khai của Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc trên Zalo:

 Bộ phận một cửa các cấp (Trung tâm Phục vụ HCC, BPMC cấp huyện, xã)

 Các cơ quan, đơn vị thuộc Sở, ban, ngành vẫn còn bộ phận tiếp nhận hồ sơ, giải quyết thủ tục hành chính tại đơn vị

Tài liệu này dành cho các đối tượng là tổ chức/ người dân với mục đích tìm hiểu

và sử dụng các tiện ích của Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc trên Zalo

2 Đăng ký Quan tâm Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc trên Zalo

2.1 Cách Quan tâm Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc trên Zalo

Để cập nhật thông tin giải quyết TTHC qua Zalo, tổ chức/ người dân cần Quan tâm Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc trên Zalo Có 3 cách như sau:

 Cách 1: Người dùng sử dụng tính năng quét mã QR trên Zalo để quét mã QR của

Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc đặt tại quầy làm việc của BPMC Màn hình điện thoại

sẽ hiển thị thông tin tài khoản của Cổng Dịch vụ công tỉnh Vĩnh Phúc Người

dùng bấm nút Quan tâm để đăng ký Để lấy thông tin mã QR, vui lòng truy cập

đường dẫn: https://zalo.me/831396471351922532

 Cách 2: Người dùng sử dụng tính năng Tìm bạn bè, tin nhắn trên Zalo Nhập

từ khoá tìm kiếm: Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc, chọn và bấm Quan tâm

 Cách 3: Người dùng sử dụng số điện thoại Zalo để đăng ký nộp hồ sơ trực tuyến

hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, Hệ

thống sẽ gửi thông báo mời Quan tâm đến Zalo của người dùng Bấm nút Quan

tâm để nhận thông báo của Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc



Sau khi nhấn quan tâm, hệ thống gửi tin nhắn chào mừng đồng thời gửi kèm thông tin hồ sơ vừa nộp

2.2 Các lưu ý về việc Quan tâm

- Chỉ cần Quan tâm 01 lần duy nhất

- Tài khoản Zalo chưa Quan tâm sẽ không thể nhận thông báo cũng như không

thể sử dụng các tiện ích do “Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc” trên Zalo cung cấp

- Số điện thoại đăng ký nộp hồ sơ phải là số điện thoại đăng ký Zalo

- Trường hợp sau khi hồ sơ được tiếp nhận mà người dùng mới sử dụng số điện thoại đó để đăng ký tài khoản Zalo thì sẽ không nhận được thông báo gì đối với hồ sơ đó

- Trường hợp hồ sơ đã được tiếp nhận mà người dùng không nhận được thông báo qua Zalo thì cần kiểm tra lại số điện thoại đã đăng ký có đúng không, hoặc kiểm tra xem

số điện thoại đó có phải số điện thoại đã sử dụng để đăng ký Zalo không

- Các chức năng của “Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc” trên Zalo chỉ hoạt động trên app

Zalo của thiết bị điện thoại di động hoặc thiết bị máy tính bảng, không hoạt động trên

nền Zalo web và Zalo PC

PHẦN II CÁC TÍNH NĂNG CỦA

Tại thông báo này, người dùng có thể xem được Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn

trả kết quả bản điện tử (có chữ ký số của cán bộ tiếp nhận) Trường hợp Phiếu chưa

được ký số, người dân sẽ chỉ xem được Phiếu tiếp nhận file doc

Trường hợp hồ sơ có yêu cầu Phí, lệ phí thu trước, người dân có thể thực hiện

thao tác thanh toán trực tuyến bằng cách bấm nút: Thanh toán phí, lệ phí Người dùng

cũng có thể lấy mã QR hồ sơ để giao dịch, tra cứu bằng cách bấm nút: Lấy mã QR

1.2 Đăng ký nộp hồ sơ trực tuyến

Sau khi Nộp hồ sơ trực tuyến, Hệ thống sẽ gửi thông báo qua Zalo tới người dùng với nội dung như sau:

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra và phản hồi lại hồ sơ đăng ký của người dùng Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện tiếp nhận, Hệ thống sẽ gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ thành công như ở Mục 1.1 Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện, cán bộ sẽ Từ chối tiếp nhận và gửi Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ Lúc này người dùng sẽ nhận được thông báo Từ chối tiếp nhận hồ sơ kèm theo Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ đã được ký số

1.3 Thông báo hồ sơ đã có kết quả

Sau khi kết quả giải quyết TTHC đã được ban hành, Hệ thống sẽ gửi thông báo qua Zalo tới người dùng với nội dung như sau:

Tại thông báo này, người dùng có thể xem được file kết quả bản điện tử do cơ quan giải quyết ban hành và cập nhật lên Hệ thống dữ liệu Trường hợp hồ sơ có phí, lệ phí cần thu trước khi trả kết quả, người dùng cần thanh toán để xem được file kết quả bản điện tử Trường hợp hồ sơ đã được thanh toán phí, lệ phí hoặc không có yêu cầu thu phí, lệ phí,

người dùng có thể đăng ký trả kết quả qua dịch vụ bưu chính

1.4 Các thông báo khác trong quá trình giải quyết hồ sơ

Ngoài 3 thông báo trên, Hệ thống tích hợp các thông báo khác trong những trường hợp như sau:

- Thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ, kèm theo Văn bản điện tử nêu rõ lý do yêu cầu bổ sung hồ sơ;

- Thông báo từ chối, trả lại hồ sơ, kèm theo Văn bản điện tử nêu rõ lý do từ chối, trả lại

hồ sơ;

- Thông báo về việc nộp phí, lệ phí thành công, kèm theo Biên lai điện tử (nếu có);

- Thông báo tạm dừng, gia hạn, tiếp tục xử lý hồ sơ, kèm theo Văn bản điện tử nêu rõ lý

do tạm dừng, gia hạn, tiếp tục xử lý hồ sơ;

- Thông báo yêu cầu rút, dừng việc giải quyết thủ tục hành chính;

- Thông báo về việc xoá hồ sơ;

- Một số thông báo khác trong quá trình giải quyết hồ sơ

2 Thanh toán trực tuyến phí, lệ phí giải quyết hồ sơ

a Mục đích: Là chức năng cho phép người dùng thanh toán phí, lệ phí giải quyết

hồ sơ thủ tục hành chính thông qua Nền tảng thanh toán của Cổng Dịch vụ công Quốc

gia (Payment Platform)

Khi giao dịch được thực hiện thành công, Hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái

của hồ sơ thành “Đã thu phí, lệ phí”, đồng thời tự động xuất biên lai thu phí, lệ phí

(trường hợp đã áp dụng biên lai điện tử sẽ tự động gửi Biên lai điện tử, trường hợp Biên lai tự in hoặc biên lai giấy thì người phụ trách thu phí sẽ xuất biên lai để gửi kèm kết quả cho người dùng khi lấy kết quả)

b Cách thực hiện

 Bước 1: Trên thông báo yêu cầu nộp phí, lệ phí (Thông báo tiếp nhận hồ sơ,

Thông báo đã có kết quả, hoặc thông báo yêu cầu nộp phí, lệ phí) của Zalo, người dùng chọn nút “Thanh toán phí, lệ phí”

 Bước 2: Màn hình hiển thị thông tin xuất biên lai thanh toán, người dùng có thể

chỉnh sửa các thông tin sẽ xuất lên biên lai thanh toán (Người nộp, địa chỉ, nội dung thanh toán) Sau đó chọn “Đồng ý”

 Bước 3: Lựa chọn Ngân hàng hoặc Ví điện tử muốn sử dụng để thanh toán

Bấm “Thanh toán”

 Bước 4: Hệ thống chuyển người dùng sang website hoặc ứng dụng thanh toán

của Ngân hàng/Ví điện tử mà người dùng vừa lựa chọn Người dùng thực hiện các bước thanh toán theo hướng dẫn của Ngân hàng/ Ví điện tử đã chọn và thực hiện giao dịch

 Bước 5: Thanh toán thành công, nhận thông báo và Biên lai điện tử

Trường hợp Hệ thống quá tải khiến người dùng không nhận được thông báo yêu cầu nộp phí, lệ phí, việc thanh toán phí trực tuyến vẫn có thể thực hiện được bằng cách chọn nút “TƯƠNG TÁC”, chọn « Thanh toán phí » Màn hình điện thoại sẽ hiển thị danh sách các hồ sơ có phí, lệ phí cần thanh toán Lựa chọn hồ sơ muốn thanh toán và thực hiện từ Bước 2 theo hướng dẫn ở trên

3 Quản lý danh mục hồ sơ

a Mục đích

Là chức năng cho người dùng quản lý toàn bộ hồ sơ TTHC thực hiện trên địa bàn

tỉnh Vĩnh Phúc được đăng ký theo số điện thoại sử dụng Zalo

b Cách thực hiện

Trên « Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc », người dùng chọn nút TƯƠNG TÁC, chọn Danh sách hồ sơ

Màn hình điện thoại hiển thị các nút chức năng, chọn Danh sách hồ sơ

Zalo sẽ hiển thị danh sách toàn bộ hồ sơ của người dùng được đăng ký theo số điện thoại sử dụng đăng ký tài khoản Zalo, thứ tự hiển thị theo trình tự thời gian

Người dùng có thể bấm vào từng mã hồ sơ để xem thông tin chi tiết hồ sơ Tại màn hình chi tiết hồ sơ, người dùng có thể xem file kết quả điện tử, hoặc thanh toán phí,

lệ phí giải quyết TTHC (nếu có)

4 Yêu cầu rút hồ sơ

a Mục đích:

Là chức năng cho phép người dùng thực hiện yêu cầu rút hồ sơ trực tuyến, không

cần trực tiếp có mặt tại BPMC các cấp

b Cách thực hiện

Để thực hiện được chức năng này, hồ sơ muốn rút phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Vẫn đang trong quá trình thụ lý (Chưa có kết quả) ;

- Phải được nộp sau khi người dùng đã Quan tâm « Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc »

trên Zalo Các hồ sơ nộp trước thời điểm quan tâm sẽ không thực hiện được Yêu cầu rút

 Bước 1: Trên « Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc », chọn nút TƯƠNG TÁC, chọn

Yêu cầu rút hồ sơ

 Bước 2: Chọn mã hồ sơ muốn rút (Lưu ý, chọn trên danh sách hồ sơ đáp ứng yêu cầu rút, không nhập thủ công mã hồ sơ) Có thể lựa chọn nhiều hồ sơ

 Bước 3 : Nhập lý do xin rút hồ sơ, lựa chọn việc nhận hoặc không nhận lại bộ

hồ sơ đã nộp (Trường hợp yêu cầu nhận lại bộ hồ sơ đã nộp, cơ quan giải quyết phải chuyển hồ sơ đến BPMC để trả lại cho người nộp)

 Bước 4 : Đính kèm Văn bản xin rút hồ sơ (đối với trường hợp Người nộp hồ sơ

là Doanh nghiệp/ Tổ chức) hoặc Đơn xin rút hồ sơ (đối với trường hợp người nộp hồ sơ là cá nhân);

 Bước 5 : Kiểm tra lại thông tin và chọn Tiếp tục để gửi yêu cầu xin rút hồ sơ

Hệ thống sẽ gửi thông báo tới người nộp khi Yêu cầu rút hồ sơ được gửi thành công, và thông báo khi hồ sơ được chuyển tới BPMC để trả lại Người dùng cũng có thể đăng ký nhận lại bộ hồ sơ đã nộp qua dịch vụ bưu chính

Trường hợp yêu cầu rút hồ sơ của người dùng bị Từ chối, hồ sơ sẽ tiếp tục được thụ lý theo quy định

5 Đăng ký trả kết quả qua dịch vụ bưu chính

a Mục đích

Là chức năng cho phép người dùng đăng ký nhận kết quả giải quyết TTHC hoặc

hồ sơ bị trả lại qua dịch vụ bưu chính

 Bước 2: Chọn mã hồ sơ muốn đăng ký qua đường bưu điện (Lưu ý : chọn trên

danh sách hồ sơ đáp ứng yêu cầu, không nhập thủ công mã hồ sơ) Có thể lựa

chọn đăng ký nhiều hồ sơ

 Bước 3 : Nhập thông tin người nhận (Họ và tên, số điện thoại, số CMND/CCCD, địa chỉ người nhận kết quả)

 Bước 4 : Kiểm tra lại thông tin đăng ký Bấm Gửi yêu cầu

Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc (VNPOST) sẽ nhận yêu cầu và tới lấy kết quả tại BPMC

để gửi trả cho người đăng ký Phí chuyển phát sẽ được thu tại thời điểm phát hàng thành công Các quy định và chính sách liên quan đến dịch vụ chuyển phát do Bưu điện Việt Nam công bố và chịu trách nhiệm

Đối với các thù tục hành chính có kết quả nhận là Giấy tờ điện tử, hoặc không kết quả giải quyết là việc hồ sơ được tiếp nhận thành công, người dùng không đăng ký sử dụng dịch vụ chuyển phát kết quả

6 Uỷ quyền nhận kết quả

a Mục đích

Là chức năng cho phép người dân uỷ quyền việc nhận kết quả giải quyết TTHC

mà không cần Giấy uỷ quyền bản giấy có xác nhận của cơ quan có thẩm quyển

Việc uỷ quyền điện tử được thực hiện thí điểm và chỉ áp dụng đối với các giao dịch thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc Người uỷ quyền và người được uỷ quyền tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc uỷ quyền và nội dung uỷ quyền

b Cách thực hiện

Chỉ các hồ sơ đã có kết quả hoặc bị từ chối trả lại mới đủ điều kiện để thực hiện

uỷ quyền Cách thức uỷ quyền như sau:

 Bước 1: Trên « Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc », chọn nút TƯƠNG TÁC, chọn Uỷ quyền nhận kết quả

 Bước 2: Chọn mã hồ sơ muốn uỷ quyền nhận kết quả (Lưu ý, chọn trên danh

sách hồ sơ đáp ứng yêu cầu, không nhập thủ công mã hồ sơ) Có thể lựa chọn

uỷ quyền nhiều hồ sơ

 Bước 3 : Nhập thông tin của người được uỷ quyền (Họ và tên, số CMND/CCCD, số điện thoại)

 Bước 4 : Kiểm tra lại thông tin uỷ quyền Bấm Gửi yêu cầu

Lưu ý :

- Trong phạm vi thí điểm, các loại kết quả giải quyết TTHC không áp dụng cho việc Uỷ

quyền điện tử bao gồm nhưng không giới hạn các kết quả là Giấy chứng nhận quyền sử

dụng đất và Giấy phép lái xe;

- Người được uỷ quyền cần Quan tâm « Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc » trên Zalo để nhận được tin nhắn thông báo Uỷ quyền

- Người được uỷ quyền cần mang theo giấy tờ tuỳ thân (CCCD/CMND/Hộ chiếu, vv) và thông tin mã hồ sơ khi nhận kết quả tại Bộ phận một cửa

7 Đánh giá chất lượng dịch vụ

a Mục đích

Là chức năng cho phép người dùng đánh giá chất lượng dịch vụ đã thực hiện tại

Bộ phận một cửa các cấp trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc

b Cách thực hiện

Sau khi nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính, vào lúc 20h00 cùng ngày, Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo mời đánh giá chất lượng dịch vụ qua Zalo Cách thức thực hiện như sau:

 Bước 1: Chọn « Bấm vào đây để tham gia khảo sát «

 Bước 2 : Trả lời các câu hỏi và nhập Góp ý với Bộ phận một cửa

 Bước 3 : Bấm Gửi kết quả đánh giá

Lưu ý: - Mỗi kết quả giải quyết TTHC cho phép người dùng thực hiện đánh giá 01 lần;

- Kết quả đánh giá chất lượng dịch vụ sẽ được tổng hợp theo cán bộ tiếp nhận hồ

sơ và cơ quan giải quyết thủ tục hành chính và được công khai trên Cổng Dịch vụ công tỉnh Vĩnh Phúc

- Việc đánh giá sẽ góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ và thái độ, năng lực của cán bộ tiếp nhận hồ sơ Khuyến khích người dùng thực hiện đánh giá để Chính quyền tỉnh Vĩnh Phúc không ngừng cải thiện, nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp

8 Một số tính năng khác của “Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc” trên Zalo

- Liên hệ với BPMC các cấp bằng cách bấm nút Liên hệ, chọn BPMC muốn liên hệ, Hệ

thống sẽ tự động lựa chọn số điện thoại của BPMC đó để người dân liên hệ

- Xem Trang chủ Cổng DVC tỉnh Vĩnh Phúc, bấm nút Liên hệ, chọn Trang chủ

- Nhận các thông báo mới nhất liên quan đến việc thực hiện Dịch vụ công trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc

Đầu mối liên hệ: Mr Nguyễn Tiến Việt Điện thoại/Zalo: 0915 163 312