Tài liệu Hướng dẫn sử dụng file quản lý kho vật tư hàng hóa D0708 doc

Hướng dẫn sử dụng file quản lý kho vật tư hàng hóa D0708.

Trang 1

Khoa………

Hướng dẫn sử dụng file quản lý kho vật tư hàng hóa D0708

Trang 2

H ƯỚ NG D N S D NG FILE QU N LÝ KHO V T T HÀNG HÓA D0708 Ẫ Ử Ụ Ả Ậ Ư Pass : danh

Gi i thi u s l ớ ệ ơ ượ c v cách h ch toán hàng t n kho : ề ạ ồ

File này dùng ch y u cho công tác qu n lý hàng t n kho các công ty th ủ ế ả ồ ở ươ ng m i có kh i l ạ ố ượ ng nh p xu t l n và có nhi u kho ậ ấ ớ ề

Các nghi p v nh p xu t kho nh sau : ệ ụ ậ ấ ư

- V nh p kho : ề ậ

+ Nh p mua hàng : Bao g m Nh p mua hàng Nh p kh u và mua hàng trong nậ ồ ậ ậ ẩ ước Nghi p v này làm tăng s lệ ụ ố ượng hàng t n các ồ ở

kho chi ti t, và nó cũng làm tăng s lế ố ượng hàng t n kho kho t ng (toàn công ty).ồ ở ổ

+ Nh p đ i hàng : sau khi bán hàng cho khách, do hàng b l i nên ta ph i xu t đ i cái khác cho khách và nh p l i hàng l i này Thậ ổ ị ỗ ả ấ ổ ậ ạ ỗ ường thì

nghi p v nh p đ i hàng đi kèm v i nghi p v theo dõi s gia tăng s lệ ụ ậ ổ ớ ệ ụ ự ố ượng hàng h t n kho Nó làm tăng s lư ồ ố ượng hàng t n kho t ng.ồ ở ổ

+ Nh p hàng m u : hàng m u là s lậ ẫ ẫ ố ượng hàng được xu t đi chào hàng, cho khách hàng xem m u đ gi i thi u SP Sau m t th i gianấ ẫ ể ớ ệ ộ ờ

n u khách hàng mua luôn thì chuy n qua xu t bán, n u không thì đem v nh p l i kho Nó s làm tăng sl hàng t n kho t ng.ế ể ấ ế ề ậ ạ ẽ ồ ở ổ

+ Nh p n i b : đ thu n l i cho vi c qu n lý hàng hóa và xu t bán cho khách thì ta ph i xu t và nh p chuy n kho n i b Nh p n i b ậ ộ ộ ể ậ ợ ệ ả ấ ả ấ ậ ể ộ ộ ậ ộ ộ

là vi c nh p kho m t s lệ ậ ộ ố ượng hàng hóa được xu t t nh ng kho khác chuy n sang Nghi p v này làm thay đ i s lấ ừ ữ ể ệ ụ ổ ố ượng hàng hóa ở

các kho chi ti t, nh ng s không làm thay đ i s lế ư ẽ ổ ố ượng hàng hóa t n kho kho t ng (toàn công ty).ồ ở ổ

+ Nh p khác : ngoài nh ng nghi p v nh p kho nêu trên, còn có m t s nghi p v khác cũng làm gia tăng s lậ ữ ệ ụ ậ ộ ố ệ ụ ố ượng hàng hóa kho t ngở ổ

nh : Nh p đ o mã hàng do khi ki m kê có s sai l ch v s lư ậ ả ể ự ệ ề ố ượng gi a hai m t hàng, hay nh p s hàng th a do ki m kê phát hi n tăng…ữ ặ ậ ố ừ ể ệ

- V xu t kho : ề ấ

+ Xu t bán : là nghi p v xu t kho hàng hóa bán cho khách hàng.ấ ệ ụ ấ

+ Xu t đ i : là xu t hàng trong kho ra đ i cho khách hàng do hàng kém ch t lấ ổ ấ ổ ấ ượng, sau đó nh p l i s hàng l i này.ậ ạ ố ỗ

+ Xu t mãu : Xu t hàng trong kho ra đi tr ng bày, làm m u gi i thi u v i khách hàng.ấ ấ ư ẫ ớ ệ ớ

+ Xu t n i b : là xu t hàng trong kho ra đ nh p vào kho khác, nh m thu n l i cho vi c qu n lý cũng nh bán hàng.ấ ộ ộ ấ ể ậ ằ ậ ợ ệ ả ư

+ Xu t khác : bao g m các nghi p v xu t kho khác làm tăng sl hàng hóa kho t ng nh xu t đ o mã hàng, xu t b theo đ ngh , xu t t ng…ấ ồ ệ ụ ấ ở ổ ư ấ ả ấ ỏ ề ị ấ ặ

Nh v y, trong t t c các nghi p v nh p xu t kho thì ch có nghi p v nh p xu t kho n i b là không làm thay đ i s l ư ậ ấ ả ệ ụ ậ ấ ỉ ệ ụ ậ ấ ộ ộ ổ ố ượ ng hàng hóa kho t ng, ở ổ còn các nghi p v khác v a làm tăng gi m hàng hóa kho chi ti t, v a làm thay đ i s l ệ ụ ừ ả ở ế ừ ổ ố ượ ng t n kho t ng ồ ở ổ

Đ i v i các công ty s n xu t hay xây d ng có theo dõi hàng t n kho thì v n áp d ng đ ố ớ ả ấ ự ồ ẫ ụ ượ c file này Khi đó nghi p xu t kho v t t dùng cho s n xu t ệ ấ ậ ư ả ấ

hay xây l p s t ắ ẽ ươ ng t nh nghi p v xu t bán ự ư ệ ụ ấ

Gi i thi u chi ti t v các sheet ớ ệ ế ề

1 Sheet HD : Gi i thi u s l ớ ệ ơ ượ c v file qu n lý v t t hàng hóa ề ả ậ ư

- Ô K70 là ô ch n năm h ch toán, ô K71 ch n s lọ ạ ọ ố ượng kho s s d ng.ẽ ử ụ

2 Sheet NXT : B ng kê nh p xu t t n kho v t t hàng hóa ả ậ ấ ồ ậ ư

- C t B -> E : Ch a đ ng thông tin v s n ph m Do file này tính toán ch y u d a vào Mã s n ph m nên khi đã t o mã SP và đã nh p li u bên ộ ứ ự ề ả ẩ ủ ế ự ả ẩ ạ ậ ệ

sheet Nh t ký thì không đậ ược s a hay thay đ i.ử ổ

- C t F -> M : Đây là vùng báo cáo c a kho t ng Chúng ta có nhi u kho, m i kho chi ti t đ u có S ĐK, Nh p, Xu t, S CK T n ĐK và CK c aộ ủ ổ ề ỗ ế ề ố ậ ấ ố ồ ủ

Kho t ng b ng t ng t n ĐK và CK c a các kho chi ti t, nh ng t ng sl nh p và xu t c a các kho chi ti t l i khác v i kho t ng đây có 2ổ ằ ổ ồ ủ ế ư ổ ậ ấ ủ ế ạ ớ ổ Ở

khái ni m : Kho t ng (coi nh Cty ch có m t kho duy nh t, ch căn c vào t ng sl hàng xu t ra kh i Cty và nh p vào Cty mà tính s cu i kỳ, khôngệ ổ ư ỉ ộ ấ ỉ ứ ổ ấ ỏ ậ ố ố

quan tâm đ n s lế ố ượng xu t và nh p các kho chi ti t); T ng kho (là s t ng c a t ng kho chi ti t l i v i nhau).ấ ậ ở ế ổ ố ổ ủ ừ ế ạ ớ

+ C t hàng m u là c t bi u hi n s hàng m u mà khách hàng còn mộ ẫ ộ ể ệ ố ẫ ượn ch a tr đ n th i đi m cu i cùng c a tháng đư ả ế ờ ể ố ủ ược ch n Nh v y, s lọ ư ậ ố ượng

hàng t n kho t ng chính b ng sl hàng t n th c t cu i kỳ kho t ng c ng v i s lồ ở ổ ằ ồ ự ế ố ở ổ ộ ớ ố ượng hàng m u ch a tr l i.ẫ ư ả ạ

+ C t hàng h bi u hi n s hàng h phát sinh đ n cu i th i đi m c a tháng báo cáo S hàng h phát sinh ph i <= sl hàng t n cu i kỳ (c t K).ộ ư ể ệ ố ư ế ố ờ ể ủ ố ư ả ồ ố ộ

+ C t Ghi chú dùng đ l c ra nh ng mã hàng có phát sinh hay còn t n cu i kỳ.ộ ể ọ ữ ồ ố

- C t N -> BI : là vùng báo cáo các kho chi ti t File này có t t c 8 kho, ta nên ch n s kho s d ng c n thi t đ làm tăng t c đ tính toán c a máy.ộ ế ấ ả ọ ố ử ụ ầ ế ể ố ộ ủ

Tên c a các kho có th thay đ i theo yêu c u, tuy nhiên n u đã có d li u phát sinh bên sheet nh t ký mà đ i tên kho thì báo cáo s không chính xác.ủ ể ổ ầ ế ữ ệ ậ ổ ẽ

- C t BK -> BR : là vùng nh p s d đ u kỳ (đ u năm) c a t ng kho chi ti t Do file này hách toán và báo cáo cho 1 năm nên s đ u kỳ này độ ậ ố ư ầ ầ ủ ừ ế ố ầ ượ ấc l y

t s d cu i kỳ c a năm trừ ố ư ố ủ ước

- C t BS là c t nh p s hàng m u c a năm trộ ộ ậ ố ẫ ủ ước mà khách hàng còn n (ch a tr ), hàng m u thì không phân bi t kho, ch tính vào kho t ng.ợ ư ả ẫ ệ ỉ ổ

- C t BT -> CA : là vùng nh p s hàng h t n đ u kỳ tộ ậ ố ư ồ ầ ương ng v i t ng kho chi ti t S hàng h này ph i <= s hàng t n kho tứ ớ ừ ế ố ư ả ố ồ ở ương chi ti t tế ương ng.ứ

- C t CB -> CD là c t so sánh sl t n kho cu i kỳ gi a kho t ng v i t ng các kho chi ti t, n u có chênh l ch thì xem nh b n đã hách toán sai hay công th c l i.ộ ộ ồ ố ữ ổ ớ ổ ế ế ệ ư ạ ứ ỗ

Trang 3

- Dòng 103 -> 104 : là dòng ki m tra chéo các kho, n u có chênh l ch thì do công th c l i hay h ch toán sai bên sheet nh t ký, b n nên xem l i.ể ế ệ ứ ỗ ạ ậ ạ ạ

- Ô G2 dùng đ ch n tháng xem báo cáo, n u ch n "All" thì s báo cáo cho c năm hay đ n th i đi m hách toán cu i cùng.ể ọ ế ọ ẽ ả ế ờ ể ố

- Ô B3 là ô ki m tra l i, n u báo "SAI" thì b n xem ch chênh l ch t i dòng 104 và c t CDể ỗ ế ạ ổ ệ ạ ộ

- Ô C3 là ô ki m tra t n kho c a t t c các kho, n u 1 trong các kho b âm thì ô này s báo "Âm Kho".ể ồ ủ ấ ả ế ị ẽ

- Ô D3 là ô ki m tra s lể ố ượng hàng h , n u m t trong các kho có sl hàng h < 0 thì s báo "Âm Kho", n u sl hàng h > sl hàng t n thì s báo sai.ư ế ộ ư ẽ ế ư ồ ẽ

3 Sheet NKNX : B ng nh p li u các nghi p v nh p xu t kho h ng ngày ả ậ ệ ệ ụ ậ ấ ằ

- C t A -> B : nh p s ch ng t nh p xu t kho và ngày tháng xu t kho Ngày tháng nh p li u có liên quan đ n báo cáo nên ph i ghi th t chính xác.ộ ậ ố ứ ừ ậ ấ ấ ậ ệ ế ả ậ

- C t C ghi di n gi i nghi p v nh p xu t, ta nên th ng nh t cách di n gi i đ cho vi c l c và tìm ki m thông tin độ ễ ả ệ ụ ậ ấ ố ấ ễ ả ể ệ ọ ế ược nhanh và d dàng : VD Xu t bán-tên KHễ ấ

- C t D dùng đ nh p Mã SP, c t E là tên c a SPộ ể ậ ộ ủ

- C t F dùng đ nh p tên kho phát sinh nghi p vộ ể ậ ệ ụ

- C t G là c t ghi mã nghi p v nh p xu t, mã nh p xu t tộ ộ ệ ụ ậ ấ ậ ấ ương ng v i t ng nghi p v nh p xu t trong vùng t c t I -> R.ứ ớ ừ ệ ụ ậ ấ ừ ộ

- C t S là c t l y tháng c a ngày phát sinh, dùng đ l c xem các nghi p v theo tháng.ộ ộ ấ ủ ể ọ ệ ụ

- C t T dùng đ ghi chú thêm cho ph n di n gi i phía trộ ể ầ ễ ả ước

- Ô E5 : là ô nh p vào 1 ph n c a tên sp mu n tìm mã Trong quá trình nh p li u, n u không nh mã SP thì ta có th s d ng thêm ch c năng tìm ki m này.ậ ầ ủ ố ậ ệ ế ớ ể ử ụ ứ ếSau khi nh p m t ph n c a tên SP vào ô này thì trong ô D4 và E4 s cho k t qu tìm ki m Ch nh tăng gi m Spinter trong ô F5 đ xem k t qu k ti p.ậ ộ ầ ủ ẽ ế ả ế ỉ ả ể ế ả ế ế

4 Sheet HH : B ng nh p li u nghi p v tăng gi m hàng h trong t ng kho h ng ngày ả ậ ệ ệ ụ ả ư ừ ằ

- H ch toán tạ ương t nh sheet NKNX C t G nh p sl hàng h tăng, c t H nh p s hàng h gi m.ự ư ộ ậ ư ộ ậ ố ư ả

Các b n nên đ ch đ Protectsheet khi thao tác đ tránh sai sótạ ể ế ộ ể

Nguy n C nh Hoàng Danhễ ả

NĂM H CH TOÁN : Ạ

SÔ KHO S DUNG : ́ Ử ̣

Hoangdanh282vn@yahoo.com

Trang 4

Pass : danh File này dùng ch y u cho công tác qu n lý hàng t n kho các công ty th ủ ế ả ồ ở ươ ng m i có kh i l ạ ố ượ ng nh p xu t l n và có nhi u kho ậ ấ ớ ề