- Nhiều công ty đã có quy định dùng Jira để quản lý dự án và các dự án phải triển phần mềm cần phải thực hiện theo quy trình Agile Scrum. - Vậy làm thế nào để chỉ cần vào Jira dự án, quản trị dự án, lãnh đạo đơn vị có thể nắm bắt được tình hình tiến độ, chất lượng dự án ở thời điểm hiện tại mà không cần yêu cầu báo cáo từ đội dự án? - Trong quá trình phát triển, làm thế nào để không ngừng cải tiến, nâng cao hiệu suất, chất lượng của toàn team? - Kết thúc dự án, các bài học rút ra mà dự án khác có thể học hỏi được là gì? Đặc biệt là các số đo từ dự án để đưa ra được chỉ số ước lượng cho giai đoạn tiền dự án của các dự án trong tương lai.
Trang 1Yêu cầu công nhận sáng kiến cấp Công ty năm 2021 2
I Mô tả sáng kiến 3
A. Mục tiêu 3
1 Lý do đề xuất sáng kiến: 3
2 Mục tiêu của sáng kiến: 3
B Nội dung: 3
3 Cách triển khai quy trình công ty vào dự án 3
4 Cách tổ chức milestone trên jira 7
5 Cách tổ chức task trên jira 7
6 Các tổ chức bug trên jira 9
7 Cách tổ chức issue trên jira 9
8 Các tổ chức lưu cái bài học rút ra trên jira (lesson learn) 9
9 Các tổ chức và follow các kết luận cuộc họp trên jira 10
10 Cách tạo ra dashboard giúp member tự tracking tiến độ, chất lượng công việc của mình 10 11 Cách tạo ra các dashboard giúp lãnh đạo dự án dễ dàng nắm bắt được tình hình tiến độ, chất lượng dự án 10
12 Cách tạo ra dashboard đánh giá kết quả công việc hàng tháng của thành viên 11
13 Cách tổng hợp các metric của dự án 11
II Kết quả áp dụng 12
III. Đánh giá lợi ích thu được 12
IV. Khả năng áp dụng 12
V Kiến nghị và đề xuất 13
Trang 2Yêu c u công nh n sáng ki n c p Công ty năm 2021 ầu công nhận sáng kiến cấp Công ty năm 2021 ận sáng kiến cấp Công ty năm 2021 ến cấp Công ty năm 2021 ấp Công ty năm 2021
Kính gửi: Hội đồng sáng kiến Công ty
Chúng tôi ghi tên dưới đây:
nữ
Trình độ chuyên môn
Chức vụ, Đơn vị công tác
Chủ trì SK
Tỉ lệ đóng góp (%)
Ký tên
Địa chỉ bưu điện:
Yêu cầu xét công nhận sáng kiến cấp Cơ sở: Khai thác tính năng Jira để quản trị dự án
theo đúng quy trình công ty đưa ra và nâng cao chất lượng, tiến độ dự án.
Sáng kiến này đã được bắt đầu áp dụng từ:
- Sáng kiến đã được áp dụng chính chính thức từ tháng 03/2020, cho dự án Cơ sở dự liệu Quốc gia về dân cư
Địa điểm áp dụng: Tầng 2, 57 Huỳnh Thúc Kháng -Dự án Cơ sở dữ liệu Quốc Gia về dân cư.
Thông điệp muốn truyền đi qua sáng kiến: CHÚNG TA LÀ CÔNG TY LÀM CNTT, CHÚNG TA HÃY TIN HỌC HÓA NGAY CHÍNH TRÊN CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY CỦA CHÚNG TA.
Trang 3I Mô t sáng ki n ả sáng kiến ến
A M c tiêuục tiêu
1 Lý do đề xuất sáng kiến:
- Công ty đã có quy định dùng Jira để quản lý dự án và các dự án phải triển phần mềm cần phải thực hiện theo quy trình Agile Scrum
- Vậy làm thế nào để chỉ cần vào Jira dự án, quản trị dự án, lãnh đạo đơn vị có thể nắm bắt được tình hình tiến độ, chất lượng dự án ở thời điểm hiện tại mà không cần yêu cầu báo cáo từ đội dự án?
- Trong quá trình phát triển, làm thế nào để không ngừng cải tiến, nâng cao hiệu suất, chất lượng của toàn team?
- Kết thúc dự án, các bài học rút ra mà dự án khác có thể học hỏi được là gì? Đặc biệt là các số đo từ dự án để đưa ra được chỉ số ước lượng cho giai đoạn tiền dự án của các dự
án trong tương lai
2 Mục tiêu của sáng kiến:
Tạo ra được biểu mẫu hướng dẫn cách tổ chức dự án trên jira
Tạo ra được biểu mẫu để import toàn bộ thông tin dự án từ file kế hoạch vào phần mềm jira
Xây dựng các dashboard để báo cáo realtime tình hình tiến độ, chất lượng của dự án
Đảm bảo dự án tuân thủ quy trình của công ty đưa ra trên Jira
Đảm bảo việc đánh giá nhân sự hàng tháng đúng, đủ và định tính
Đo lường được các metric của dự án sau khi kết thúc hoặc ở các milestone
Báo cáo tình hình của dự án một cách realtime và được các lãnh đạo chủ động xem được từ hệ thống ở bất cứ thời điểm nào và ở bất cứ vị trí nào
B N i dung:ội dung:
3 Cách triển khai quy trình công ty vào dự án
- Đào tạo overview về quy trình Agile scrum cho toàn team Đảm bảo toàn team nhận thức được mục đích của quy trình agile Scrum
Trang 4Slide đào tạo quy trình:
https://docs.google.com/presentation/d/1Fx1x8D4Qq4fKYAIWkwJq07gOQ1P Gq5eQhL8w2_wQBLA/edit#slide=id.g8325cbd969_0_1
- Thực hiện theo sát, hướng dẫn team thực hiện tuân thủ quy trình Agile Scrum: Bất cứ có người mới vào dự án, bắt buộc phải tổ chức đào tạo trước thì tham gia dự án
- Các team thực hiện chạy đúng quy trình Agile Scrum Trước khi bắt đầu sprint, đều có một buổi làm rõ yêu cầu và lên kế hoạch sprint theo mẫu:
Mẫu file lập kế hoạch sprint:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rxoCZ4FowXgSUBohxI71J0tf2YnT9K0k/ edit#gid=157699228
Từ file kế hoạch, thực hiện chuyển đổi và import toàn bộ task cho dự án vào Jira theo hướng dẫn:
Trang 5Mẫu file import jira:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1amhp0G2mU78KS7EpCluMf3PvJIM3d2MU i2Lg896Uh6A/edit#gid=2098771247
- Các team phải xác định rõ lịch daily và thực hiện tuân thủ đúng lịch
Việc daily được các team thực hiện đứng tại chỗ làm việc, và trình bày trên bảng Kanban vật lý rất dễ nhìn
- Các team thực hiện retro và cam kết thực hiện đúng các hành động đã thống nhất trong cuộc họp:
Trang 6Mẫu slide retro dự án:
https://docs.google.com/presentation/d/14O9hSO4_kwyUcP321BN6Ds4qhC7 NM28moi4f8ZTr51I/edit#slide=id.g8802fcbf7c_0_11
- Áp dụng kết quả thực hiện vào đánh giá hàng thàng
Trang 74 Cách tổ chức milestone trên jira
Các milestone lớn của dự án được log lên Jira & được tạo ra dashboard để lãnh đạo cũng như các quản lý của dự án dễ dàng theo dõi
5 Cách tổ chức task trên jira
Thực hiện đưa ra các quy định và hướng dẫn thành viên dự án thực hiện cách tổ chức task trên Jira:
Trang 8Thông qua việc logwork trên task thì chúng ta có thể nhìn thấy được các vấn đề về ước lượng
ban đầu của dự án: Ước lượng task càng lớn thì độ chính xác càng thấp
Trang 96 Các tổ chức bug trên jira
7 Cách tổ chức issue trên jira
8 Các tổ chức lưu cái bài học rút ra trên jira (lesson learn)
Trang 109 Các tổ chức và follow các kết luận cuộc họp trên jira
10 Cách tạo ra dashboard giúp member tự tracking tiến độ, chất lượng công việc của mình
Cá nhân tự nhìn thấy được các công việc mình đang được assign Các vấn đề liên quan đến dự án mình đang phải xử lý Các đầu việc đang bị trễ hạn,
11 Cách tạo ra các dashboard giúp lãnh đạo dự án dễ dàng nắm bắt được tình hình tiến độ, chất lượng
dự án.
Lãnh đạo, quản trị dự án dễ dàng nhìn thấy được tiến độ dự án Các vẫn đề đang tồn động của
dự án Tình trạng chất lượng của dự án
Trang 1112 Cách tạo ra dashboard đánh giá kết quả công việc hàng tháng của thành viên.
13 Cách tổng hợp các metric của dự án.
Từ số liệu trên jira, chúng ta dễ dàng kết xuất và tính ra các metric của dự án một cách
dễ dàng
Trang 12II K t qu áp d ng ến ả sáng kiến ục tiêu
Mô tả đối tượng
trước khi áp dụng sáng kiến
Mô tả đối tượng sau khi áp dụng sáng kiến
- Không control được tiến độ, chất
lượng dự án.
- Đánh giá nhân sự chủ yếu bằng cảm
tính, không kích thích được tinh thần
làm việc.
- Thường xuyên lặp lại lỗi, vấn đề
giống nhau.
- Không có các metric đo lượng dự án
- Mất nhiều thời gian log các ticket
lên jira
- Đo lường được tiến độ, chất lượng của dự án
- Dự báo được các vấn đề, rủi ro.
- Đánh giá nhân sự định tính.
- Thông tin log lên jira đúng và đủ
- Đo lường các metric dễ dàng
- Kế thừa được các bài học từ các dự án.
III Đánh giá l i ích thu đ ợi ích thu được ượi ích thu được c
Import task vào jira dễ dàng, nhanh và đúng, đủ thông tin
Triển khai quy trình agile scrum rất dễ dàng
Đánh giá nhân sự bằng định tính
Lãnh đạo chỉ cần vào dashboard là nắm được tình hình dự án, không cần yêu cầu báo
Trang 13V Ki n ngh và đ xu t ến ị và đề xuất ề xuất ất
Đề xuất tạo thêm các loại issue là Lesson learn, Meeting trên Jira và cấp quyền cho dự
án được quyền định nghĩa các quy trình xử lý trên Jira trong phạm vi dự án
Tôi cam đoan những điều khai trên đây là đúng sự thật
Tác giả (chủ trì) sáng kiến
Ngô Thị Hoàn