Tại Việt Nam, quản trị văn phòng có từ khá sớm, cung cấp nguồn nhân lực cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính phủ.. Quản trị văn phòng theo thuật ngữ chuyên môn là một tập hợp hoạt
Trang 1ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
GIÁO TRÌNH
MÔ ĐUN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2020
Trang 2ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
GIÁO TRÌNH
MÔ ĐUN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
THÔNG TIN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI
Họ tên: Lê Nguyễn Phương Liên Học vị: Thạc sĩ
Đơn vị: Khoa Quản Trị Kinh Doanh Email: lenguyenphuonglien@gmail.com
BỘ MÔN
CHỦ NHIỆM
ĐỀ TÀI
HIỆU TRƯỞNG DUYỆT
Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2020
Trang 3TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm
Trang 4KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 4
LỜI GIỚI THIỆU
Văn phòng, công sở… là những khái niệm mà chúng ta vẫn thường nghe hằng ngày Tại Việt Nam, quản trị văn phòng có từ khá sớm, cung cấp nguồn nhân lực cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính phủ Những cá nhân làm việc trong lĩnh vực này còn gọi là quản trị viên văn phòng hay quản lý văn phòng Họ đóng vai trò chính trong bất kỳ cơ quan nhà nước tổ chức nào, bất kể quy mô lớn hay nhỏ Vậy Quản trị văn phòng là gì? Quản trị viên văn phòng làm những công việc gì?
Quản trị văn phòng theo thuật ngữ chuyên môn là một tập hợp hoạt động hằng ngày có liên quan đến việc thiết kế, triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá và đảm bảo quá trình làm việc trong một văn phòng của một tổ chức luôn đạt năng suất và hiệu quả Một người quản trị văn phòng có trách nhiệm giám sát và theo dõi hệ thống, bảo đảm tất cả các chức năng quản trị văn phòng được phối hợp để đạt được mức năng suất cao nhất cho công ty, doanh nghiệp và tổ chức
Giáo trình Quản trị văn phòng được biên soạn nhằm hỗ trợ cho việc giảng dạy và học tập, nghiên cứu cho các sinh viên bậc cao đẳng nghề ngành Quản trị kinh doanh, trang bị cho sinh viên những kiến thức cần thiết để thực hiện các nghiệp vụ như nghiệp vụ thư ký lễ tân văn phòng, các công việc về nhân sự, quản
lý hệ thống thông tin, và hình thành kỹ năng hành chính như soản thảo và ban hành văn bản, quản lý lưu trữ và khai thác hồ sơ
Nội dung bài giảng được kết cấu thành 05 bài, cụ thể như sau:
Bài 1: Một số vấn đề chung về quản trị văn phòng
Bài 2: Quản trị hành chính văn phòng
Bài 3: Tổ chức và phục vụ nơi làm việc
Bài 4: Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng
Bài 5: Soạn thảo và quản lý văn bản
Bài 6: Công tác lưu trữ
Giáo trình do ThS.Lê Nguyễn Phương Liên (chủ biên) cùng Ths Trần Thị Hồng Hạnh biên soạn Các tác giả đã có nhiều cố gắng để biên soạn giáo trình này, song chắc chắn giáo trình không tránh khỏi những thiếu sót Kính mong đồng nghiệp và bạn đọc đóng góp ý kiến để giáo trình được hoàn thiện hơn
Xin trân trọng cám ơn!
Tp Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 08 năm 2020
Trang 5KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 5
MỤC LỤC BÀI 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 11
1 Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ văn phòng 11
1.1 Khái niệm văn phòng 11
1.2 Chức năng văn phòng 15
1.3 Nhiệm vụ văn phòng 16
2 Quản trị hành chính văn phòng 18
2.1 Khái niệm quản trị và Quản trị hành chính văn phòng 18
2.2 Chức năng của Quản trị hành chính văn phòng 18
3 Tổ chức bộ máy văn phòng 19
3.1 Hình thức, cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng 19
3.2 Bố trí văn phòng 20
3.3 Trang thiết bị văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng 25
4 Thực hành 26
BÀI 2: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 27
1 Quản trị thời gian 27
1.1 Sự cần thiết của quản trị thời gian 27
1.2 Nguyên nhân làm mất thời gian 28
1.3 Các biện pháp quản trị thời gian 28
2 Quản trị thông tin 35
2.1 Tổng quan 35
2.2 Quản lý văn bản đi – đến 37
2.3 Văn thư nội bộ 43
2.4 Văn thư điện tử 43
3 Quản trị hồ sơ 45
3.1 Khái niệm 45
3.2 Tiến trình quản trị hồ sơ 46
3.3 Các công cụ và hệ thống lưu trữ 49
3.4 Thủ tục lưu trữ hồ sơ 51
3.5 Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy vi tính 54
4 Thực hành 56
BÀI 3: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG 58
1 Hoạch định, tổ chức các cuộc họp 58
1.1 Các cuộc họp không nghi thức 58
Trang 6KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 6
1.2 Các cuộc họp theo nghi thức 59
1.3 Các hội nghị từ xa 66
2 Hoạch định, sắp xếp các chuyến đi công tác 67
2.1 Sắp xếp, chuẩn bị 68
2.2 Trách nhiệm trong thời gian thủ trưởng vắng mặt 71
2.3 Trách nhiệm khi thủ trưởng trở về 72
3 Thực hành 72
BÀI 4: TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN 73
1 Lễ tân và vai trò của công tác lễ tân 73
1.1 Khái niệm lễ tân 73
1.2 Vai trò của công tác lễ tân 73
2 Nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân 74
2.1 Nguyên tắc 74
2.2 Phương pháp giao tiếp 75
3 Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan 76
3.1 Vai trò, nhiệm vụ của thư ký 76
3.2 Khi khách đến và công việc tiếp theo sau khi chào hỏi 77
3.3 Khách nội bộ 79
4 Tiếp khách qua điện thoại 79
4.1 Đặc điểm, yêu cầu 79
4.2 Nghệ thuật ứng xử khi nghe và khi gọi điện thoại 80
4.3 Những điều cần ghi nhớ của thư ký khi sử dụng điện thoại 81
5 Lễ tân hội nghị và và tiệc chiêu đãi 81
5.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa 81
5.2 Các hình thức đãi khách 82
5.3 Cách sắp xếp chỗ ngồi 82
6 Thực hành 82
BÀI 5: SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 84
1 Tổ chức công tác văn thư 84
1.1 Phân loại văn bản 84
1.2 Phân cấp phát hành văn bản 85
1.3 Tổ chức công tác văn thư tại một đơn vị 90
2 Các kiến thức cơ bản về văn bản quản lý Nhà nước (VBQLNN) 90
2.1 Những khái niệm cơ bản về văn bản quản lý Nhà nước 90
Trang 7KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 7
2.2 Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý nhà nước 91
3 Phân loại văn bản, thẩm quyền ban hành và nguyên tắc soạn thảo, thể thức văn bản 91
3.1 Phân loại văn bản 92
3.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 92
3.3 Nguyên tắc và thể thức của văn bản 92
3.4 Một số điểm lưu ý khi soạn thảo văn bản 93
4 Kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước 94
4.1 Những yêu cầu về soạn thảo văn bản 94
4.2 Trình tự soạn và ban hành văn bản 107
4.3 Thủ tục ban hành văn bản 109
4.4 Văn phong và ngôn gữ văn bản quản lý Nhà nước 109
5 Soạn thảo một số cá biệt và văn bản hành chính thông thường 111
5.1 Công văn 111
5.2 Thông báo 112
5.3 Báo cáo 113
5.4 Tờ trình 115
5.5 Biên bản 115
5.6 Quyết định 116
5.7 Hợp đồng kinh tế 117
6 Giải quyết và quản lý văn bản 118
6.1 Nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản 118
6.2 Tổ chức giải quyết quản lý văn bản mật 118
6.3 Công tác lập hồ sơ 119
7 Thực hành 124
BÀI 6: CÔNG TÁC LƯU TRỮ 126
1 Khái niệm, vai trò và tính chất của công tác lưu trữ 126
1.1 Khái niệm 126
1.2 Vai trò của công tác lưu trữ 127
1.3 Tính chất của công tác lưu trữ 128
2 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 128
2.1 Công tác thu thập 128
2.2 Bổ sung tài liệu lưu trữ 128
3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 129
3.1 Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu tại lưu trữ cơ quan 129
Trang 8KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 8
3.2 Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ nhà nước130 4 Xác định giá trị tài liệu 131
4.1 Khái niệm, nguyên tắc của xác định tài liệu 131
4.2 Các tiêu chuẩn để xác định giá trị của tài liệu 132
4.3 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 133
5 Thống kê và kiểm tra tài liệu 134
5.1 Khái niệm, mục đích, nguyên tắc 134
5.2 Các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ 135
6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 135
6.1 Những nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ 135
6.2 Thiết bị và chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ 136
7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 136
7.1 Khái niệm, nguyên tắc 136
7.2 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu 137
8 Thực hành 138
TÀI LIỆU THAM KHẢO 140
Trang 9KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 9
GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: Quản trị văn phòng
Mã mô đun: MĐ3104613
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của mô đun:
- Vị trí: Quản trị văn phòng là mô đun thuộc khối kiến thức chuyên ngành của nghề quản trị kinh doanh Mô đun này được bố trí giảng dạy sau các môn cơ sở của nghề, song song với các môn chuyên môn khác của nghề
- Tính chất: Quản trị văn phòng là một mô đun quản lý thể hiện những nguyên tắc, yêu cầu, nội dung liên quan đến quá trình quản trị hoạt động hành chính trong văn phòng, đồng thời trang bị các kỹ năng cơ bản và nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng như
xử lý và lưu trữ thông tin, tổ chức văn phòng, tổ chức các buổi họp chiêu đãi, công tác
lễ tân, công tác thư ký…
- Ý nghĩa và vai trò: Quản trị văn phòng là mô đun giúp sinh viên hiểu được ý nghĩa, vai trò việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong quá trình quản trị hoạt động hành chính trong văn phòng của tổ chức, doanh nghiệp Từ đó, giúp cho bộ máy tổ chức doanh nghiệp có thể hoạt động vận hành một cách thông suốt
Mục tiêu của mô đun:
- Về kiến thức:
+ Trình bày và xác định các nội dung về công tác tổ chức văn phòng, tổ chức thông tin, các nghiệp vụ thư ký, lễ tân, giải quyết văn bản đến, văn bản đi, lưu trữ hồ
sơ tài liệu;
+ Trình bày được hoạch định, tổ chức vận hành văn phòng, điều hành và kiểm tra công tác văn phòng;
+ Xác định cách thức lập kế hoạch tổ chức hội họp, quản lý thời gian, ngân sách hoạt động của văn phòng;
+ Đánh giá được các bước trong quy trình lưu trữ văn thư
- Về kỹ năng:
+ Tổ chức được các hoạt động hội thảo, hội nghị, họp;
+ Tổ chức tốt công tác lễ tân;
+ Tư vấn, soạn thảo được văn bản cho thủ trưởng;
+ Sắp xếp lịch công tác, chuẩn bị các điều kiện đảm bảo cho công việc của thủ trưởng, trợ giúp công việc hàng ngày tại nơi làm việc của thủ trưởng;
Trang 10KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 10
+ Nhận, phân loại giải quyết công văn đến, công văn đi;
+ Lưu trữ hồ sơ khoa học, đảm bảo tính bí mật, đầy đủ, dễ tra cứu, tìm kiếm
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Nghiêm túc, chủ động, tích cực học tập và nghiên cứu môn học;
+ Cập nhật kiến thức mới liên quan đến môn học một cách khoa học;
+ Rèn luyện tính cẩn thận và trung thực