Kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại ban quản lý cao ốc văn phòng thuộc tổng công ty điện lực thành phố hồ chí minh

Nhận thức được vấn đề này có tính cấp bách, có giá trị giúp ích cho thực tiễn trong giai đoạn hiện nay tác giả quyết định thực hiện nghiên cứu về đề tài “Kiểm soát nội bộ tài sản cố địn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

-  -

LÂM MINH BẢO TRÂN

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

MÃ SỐ: 7340301

TP HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH

-  -

LÂM MINH BẢO TRÂN

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

MÃ SỐ: 7340301

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TS NGUYỄN THỊ MAI HƯƠNG

TP HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021

ABSTRACT

In the context of public non-business units gradually comprehensively innovate, strengthen the implementation of the mechanism of autonomy and self-responsibility to reduce financial pressure on the state budget State-owned enterprises, such as Vietnam Electricity (EVN), tend to market entry operating lease by using the fixed asset, especially in the office leasing market In recent years, the incident of residents prefers

to move to areas outside the city center along with quality and price factors that have influenced the trend of choosing offices for rent move to outside downtown In addition, the outbreak of the Covid-19 pandemic has caused the property operating lease market

to be heavily impacted In recent years, the incident of residents prefers to move to areas outside the city center along with quality and price factors that have influenced the trend

of choosing offices for rent move to outside downtown In addition, the outbreak of the Covid-19 pandemic has caused the property operating lease market to be heavily impacted The sharp decrease in revenue during this period made lots of enterprises and especially the Office Building Management Board (OBMB), which belongs to Ho Chi Minh City Power Corporation (EVN HCMC), find ways to control spending so as not

to make fiscal imbalance Therefore, to maintain and develop business in this market segmentation, state-owned enterprises need to strengthen internal control of fixed assets used for an operating lease In addition, fixed assets such as buildings have a great influence on the operating activities because it is an inherently huge valuable element Recognizing that this issue is urgent and has practical value in the current period, the

author decided to research the topic "Internal control of fixed assets for operating lease

of the Office Building Management Board belongs to the Ho Chi Minh City Power Corporation”

In order to analyze the reality of internal control of fixed assets for operating lease (office leasing) at the OBMB, the author has set out the general goal of controlling the

PL index in order to avoid causing fiscal imbalance From there, the author analyzes two

processes that affect this index, the process of leasing and repairing (major repair, maintenance) as a basis for providing solutions on improving the internal control system

of fixed assets for an operating lease Research work through methods of dialectical materialism, historical materialism, and qualitative methods, focusing on collecting secondary data and primary data at the OBMB in 2020, which to analyze the current status of the internal control system and then come up with recommendations

After a period of time research and practical experience at the OBMB, which show that the internal control system of fixed assets for lease operation of the unit is quite good through the issuance of many internal control regulations and pay attention to the risk management system However, there are still some limitations, which are caused by the subjective perception of the Board of Directors, manpower factors, and other factors Since then, the author has proposed specific solutions corresponding to each weakness, such as improving coordination between departments and the Board of Directors, strengthening regular supervision, develop separate forms of documents and OBMB's information system,.etc in order to improve the internal control system of fixed assets for operating lease, which consistent with the development orientation the unit and Ho Chi Minh City Power Corporation

Key words: Internal control, fixed assets, operating lease, leasing, major repair,

maintenance

TÓM TẮT

Trong bối cảnh các đơn vị sự nghiệp công lập từng bước đổi mới toàn diện, tăng cường thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm nhằm giảm áp lực tài chính cho ngân sách nhà nước Các doanh nghiệp nhà nước như Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN) có

xu hướng gia nhập thị trường cho thuê hoạt động tài sản cố định sẵn có, trong đó nổi bật

là thị trường cho thuê bất động sản văn phòng Trong những năm gần đây, làn sóng dịch chuyển dân cư ra các vùng ngoài trung tâm thành phố với yếu tố chất lượng, giá thành

đã ảnh hưởng đến xu hướng lựa chọn văn phòng cho thuê dịch chuyển ra khu vực ngoài trung tâm Bên cạnh đó, sự bùng nổ của đại dịch Covid – 19 đã khiến thị trường cho thuê hoạt động tài sản chịu tác động nặng nề Doanh thu sụt giảm mạnh trong thời kỳ này khiến các doanh nghiệp nói chung và đặc biệt là Ban Quản lý Cao ốc Văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh phải tìm cách kiểm soát chi tiêu để không gây mất cân đối tài chính Vì thế, để duy trì và phát triển việc kinh doanh tại phân khúc thị trường này, các doanh nghiệp nhà nước cần phải tăng cường kiểm soát tốt tài sản cố định cho thuê hoạt động Các tài sản cố định có ảnh hưởng lớn đến quá trình vận hành trong các hoạt động của doanh nghiệp, như tòa nhà và văn phòng – là yếu tố vốn

có giá trị lớn Nhận thức được vấn đề này có tính cấp bách, có giá trị giúp ích cho thực

tiễn trong giai đoạn hiện nay tác giả quyết định thực hiện nghiên cứu về đề tài “Kiểm

soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động của Ban quản lý cao ốc văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh”

Nhằm phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động (cho thuê văn phòng) tại Ban Quản lý Cao ốc Văn phòng, tác giả đã đề ra mục tiêu chung là kiểm soát chỉ số P/L nhằm không gây mất cân đối tài chính Từ đó, phân tích hai quy trình có ảnh hưởng đến chỉ số này là quy trình cho thuê và sửa chữa duy trì năng lực hoạt động, và căn cứ đưa ra giải pháp về việc cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động Công tác nghiên cứu thông qua phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng, duy vật lịch sử và phương pháp định tính, tập trung thu thập các dữ

liệu thứ cấp và bộ dữ liệu sơ cấp tại Ban Quản lý Cao ốc Văn phòng vào thời điểm 2020

để phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ và từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện Dựa trên quá trình nghiên cứu và thực hành thực tế tại đơn vị, cho thấy rằng Ban Quản lý Cao ốc Văn phòng có hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động khá tốt thông qua việc kiểm soát bằng nhiều văn bản nội bộ theo từng nhân tố khác nhau và chú ý đến công tác quản lý rủi ro Song, vẫn còn tồn tại một số hạn chế do nhận thức khá chủ quan từ phía Ban lãnh đạo, yếu tố nhân lực và các nhân tố khác Từ đó, tác giả đã đút kết các tồn tại còn trong hệ thống và đề ra các giải pháp cụ thể như nâng cao

sự phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn và Ban lãnh đạo, tăng cường giám sát chặt chẽ thường xuyên và xây dựng biểu mẫu chứng từ và hệ thống nội bộ riêng,… nhằm nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động phù hợp với định hướng phát triển tại đơn vị

Từ khóa: kiểm soát nội bộ, tài sản cố định, cho thuê hoạt động, cho thuê, sửa chữa

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “Kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban quản lý Cao ốc Văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố

Hồ Chí Minh” là công trình nghiên cứu của riêng tôi Kết quả nghiên cứu là trung thực, trong đó không có các nội dung đã được công bố trước đây hoặc các nội dung do người khác thực hiện ngoại trừ các trích dẫn được dẫn nguồn đầy đủ trong khóa luận

TP Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 6 năm 2021

Tác giả

Lâm Minh Bảo Trân

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, tôi xin bày tỏ sự kính trọng và lòng biết ơn chân thành đến TS Nguyễn Thị Mai Hương, người hướng dẫn khoa học của tác giả, đã tận tình định hướng nghiên cứu và hướng dẫn chi tiết cho tác giả để hoàn thiện khóa luận nghiên cứu “Kiểm soát nội

bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban quản lý Cao ốc Văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh”

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý Thầy Cô ở Khoa Kế toán – Kiểm toán tại Trường Đại học Ngân Hàng Thành phố Hồ Chí Minh đã dành hết tâm huyết và tri thức, kinh nghiệm của mình để truyền đạt kiến thức quý báu và hỗ trợ tôi trong quá trình học tập tại trường

Đồng thời tôi cũng gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo cùng tập thể anh/chị nhân viên Ban Quản lý Cao ốc văn phòng – Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh đã luôn tận tình hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm cũng như tạo điều kiện thu thập tài liệu, chứng từ cho tôi để có thể hoàn thành khóa luận của mình

Lời cảm ơn sau cùng, tôi muốn gửi đến bốn người bạn đã luôn đồng hành và giúp

đỡ tôi trong khoảng thời gian học tập và rèn luyện tại trường

Mặc dù, tôi đã cố gắng rất nhiều trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện khóa luận tốt nghiệp Nhưng do hạn chế về mặt thời gian cùng với việc thiếu kinh nghiệm trong nghiên cứu nên đề tài khóa luận chắc chắn còn nhiều hạn chế và thiếu sót Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô để khóa luận tốt nghiệp của tôi được hoàn thiện hơn nữa

TP Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 6 năm 2021

Tác giả

Lâm Minh Bảo Trân

MỤC LỤC

ABSTRACT i

TÓM TẮT iii

LỜI CAM ĐOAN v

LỜI CẢM ƠN vi

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT x

DANH MỤC CÁC BẢNG xi

DANH MỤC CÁC HÌNH xii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG 15

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 15

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 15

1.1.2 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ 16

1.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 16

1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 17

1.2 ĐẶC ĐIỂM VỀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG 23

1.2.1 Khái niệm về tài sản cố định cho thuê hoạt động 23

1.2.2 Đặc điểm về tài sản cố định cho thuê hoạt động 24

1.2.3 Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động 26

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG 29

1.3.1 Mục tiêu kiểm soát tài sản cố định cho thuê hoạt động 29

1.3.2 Quy trình kiểm soát tài sản cố định cho thuê hoạt động 29

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 45

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC

TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 46

2.1 GIỚI THIỆU VỀ BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 46

2.1.1 Giới thiệu chung về Ban Quản lý cao ốc văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh 46

2.1.2 Mục tiêu, chức năng của Ban QLCOVP – EVNHCMC 46

2.1.3 Các đặc điểm chính của Ban QLCOVP – EVNHCMC ảnh hưởng đến việc xây dựng và thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ 47

2.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý của Ban QLCOVP – EVNHCMC 49

2.2 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA BAN QLCOVP GIAI ĐOẠN 2019-2020 54

2.2.1 Tổng quát kết quả hoạt động kinh doanh của Ban QLCOVP 2019-2020 54

2.2.2 Hiệu quả tài sản cố định cho thuê hoạt động – Chỉ số P/L 59

2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 62

2.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ 62

2.3.2 Môi trường kiểm soát 62

2.3.3 Quy trình 71

2.3.4 Thủ tục kiểm soát tài sản cố định cho thuê hoạt động 75

2.3.5 Đánh giá rủi ro 96

2.3.6 Thông tin và truyền thông 104

2.3.7 Giám sát 107

2.4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN

CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN

PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

109

2.4.1 Ưu điểm kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP – EVN HCMC 109

2.4.2 Hạn chế kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động cho thuê tại Ban QLCOVP – EVN HCMC 113

2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế 116

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 117

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 118

3.1 Định hướng phát triển và phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP - EVN HCMC 118

3.1.1 Định hướng phát triển kiểm soát Tòa nhà Green Power 118

3.1.2 Phương hướng hoàn thiện: 119

3.2 Giải pháp hoàn thiện những yếu tố cấu thành của hệ thống hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP - EVN HCMC 119

3.2.1 Môi trường kiểm soát 119

3.2.2 Đánh giá rủi ro 121

3.2.3 Hoạt động kiểm soát 122

3.2.4 Thông tin và truyền thông 124

3.2.5 Giám sát 125

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 126

KẾT LUẬN 127

TÀI LIỆU THAM KHẢO 128

PHỤ LỤC 135

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp

EVN HCMC Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 Bảng phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Ban QLCOVP 54

Bảng 2.2 Mối quan hệ tài chính giữa Ban QLCOVP và EVN HCMC năm 2020 56

Bảng 2.3 Đánh giá kết quả thực hiện chỉ tiêu tài chính giai đoạn 2019-2020 57

Bảng 2.4 Danh mục công trình sửa chữa lớn năm 2020 58

Bảng 2.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến lợi nhuận hoạt động kinh doanh chính 59

Bảng 2.6 Kế hoạch đào tạo năm 2020 69

Bảng 2.7 Thủ tục kiểm soát cho thuê văn phòng tại Ban QLCOVP 75

Bảng 2.8 Quy định liên quan đến kiểm soát nội bộ sửa chữa tòa nhà Green Power 83

Bảng 2.9 Thủ tục kiểm soát sửa chữa lớn tòa nhà Ban QLCOVP 83

Bảng 2.10 Thủ tục kiểm soát sửa chữa thường xuyên tòa nhà Ban QLCOVP 93

Bảng 2.11 Thang đo ước lượng rủi ro 99

Bảng 2.12 Đánh giá rủi ro sửa chữa lớn TSCĐ cho thuê hoạt động 99

Bảng 2.13 Đánh giá rủi ro cho thuê văn phòng tại Ban QLCOVP 102

Bảng 2.14 Giám sát định kỳ tại Ban QLCOVP – EVN HCMC 108

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1 Công thức tính tỷ suất ROS 27

Hình 1.2 Công thức tính tỷ suất lợi nhuận trên chi phí 28

Hình 1.3 Quy trình cho thuê hoạt động TSCĐ 30

Hình 1.4 Quy trình kiểm soát hợp đồng cho thuê theo cách nhìn của kế toán 32

Hình 1.5 Quy trình sửa chữa TSCĐ cho thuê hoạt động 36

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức Ban QLCOVP 50

Hình 2.2 Cơ cấu trong tồng doanh thu Ban QLCOVP 61

Hình 2.3 Cơ cấu trong tổng doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ Ban 61

Hình 2.4 Cơ cấu trong chi phí sản xuất chung trừ chi phí điện, nước, viễn thông 61

Hình 2.5 Quy trình cho thuê văn phòng tại Ban QLCOVP – EVN HCMC 71

Hình 2.6 Quy trình sửa chữa lớn Tòa nhà tại Ban QLCOVP – EVN HCMC 72

Hình 2.7 Quy trình sửa chữa thường xuyên tại Ban QLCOVP – EVN HCMC 74

Hình 2.8 Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong công tác quản trị rủi ro 104

Hình 2.9 Quy trình xử lý thông tin mạng thông tin E-Office 105

Hình 2.10 Chương trình "Quản lý sửa chữa lớn" 106

PHẦN MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển, các đơn vị sự nghiệp công lập đang từng bước đổi mới toàn diện, tăng cường thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách

nhiệm theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 và nghị định số

16/2015/NĐ-CP Song hành với phương hướng phát triển phù hợp, các doanh nghiệp nhà nước cần

phải có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt nhằm nâng cao hiệu quả và tính chính xác của các hoạt động trong doanh nghiệp, bởi nó có sự chủ động và linh động hơn từ phía ban lãnh đạo Trên toàn cầu, sự thất bại trong KSNB của các doanh nghiệp thường dẫn đến mất tài sản, gian lận, lãng phí, quản lý yếu kém, kém hiệu quả và không đạt được các mục tiêu kinh doanh Thiếu KSNB làm ảnh hưởng tiêu cực đến tính liên tục của hoạt động kinh doanh Bởi vì thế, KSNB đóng vai trò quan trọng đối với khả năng tồn tại của doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo nên tăng cường hệ thống KSNB của đơn vị

Tại Việt Nam, thị trường văn phòng cho thuê vào năm 2020 có khởi đầu mạnh

mẽ, đến tận 98% văn phòng cho thuê đã được lấp đầy, đó là con số tỉ lệ cao nhất trong vòng 10 năm qua (theo báo cáo của Savills Việt Nam) Vì thế, các doanh nghiệp nhà nước như Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN) có xu hướng gia nhập thị trường cho thuê hoạt động tài sản cố định sẵn có, trong đó nổi bật là thị trường cho thuê văn phòng Các tài sản cố định có ảnh hưởng lớn đến quá trình hoạt động trong các hoạt động của doanh nghiệp, như tòa nhà và văn phòng – là yếu tố vốn có giá trị lớn Trong những năm gần đây, cùng với làn sóng dịch chuyển văn phòng ra các vùng ngoài trung tâm thành phố là

sự bùng nổ của đại dịch Covid – 19 đã khiến thị trường cho thuê hoạt động tài sản tại trung tâm thành phố chịu tác động nặng nề Doanh thu sụt giảm mạnh trong thời kỳ này khiến các doanh nghiệp nói chung và đặc biệt là Ban Quản lý Cao ốc Văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh phải tìm cách kiểm soát chi tiêu để không gây mất cân đối tài chính Vì thế, để duy trì và phát triển việc kinh doanh tại phân khúc thị trường này, các doanh nghiệp nhà nước cần phải tăng cường kiểm soát tốt tài

sản cố định cho thuê hoạt động Từ đó, giúp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và kiểm soát được các chi phí liên quan quá trình cho thuê Nếu chi phí phát sinh không được kiểm soát, dẫn đến lỗ sẽ tăng và có thể gây ra tổn thất nhiều do bị gian lận về tiền

Ban QLCOVP là đơn vị hoạt động theo cơ chế tự thu – tự chi, trực thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh, được thành lập với mục tiêu kinh doanh cho thuê văn phòng tại tòa nhà Green Power Tòa nhà Green Power là tài sản của EVN HCMC, với các tầng từ 1-8 sử dụng để làm văn phòng cho các phòng ban quan trọng của EVNHCMC, trong đó có Ban QLCOVP Các tầng từ 9-21 dùng để kinh doanh cho thuê văn phòng, vì thế tòa nhà Green Power đa phần được dùng để kinh doanh cho thuê hoạt động Dưới sự bùng nổ của đại dịch Covid-19, đã khiến doanh thu cho thuê văn phòng bị tác động không nhỏ do các công ty đi thuê buộc phải cắt giảm chi tiêu vì không

có khả năng chi trả Bên cạnh đó, chi phí hoạt động cũng tăng thêm như cải tạo, sửa chữa văn phòng, chi phí quản lý hoạt động tòa nhà (như bảo trì bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tòa nhà, chi phí phòng chống dịch …) Chính vì vậy, mục tiêu quan trọng trong thời kỳ này là nâng cao hiệu quả KSNB Tòa nhà Green Power, để giúp hoạt động kinh doanh này có thể duy trì, không bị mất cân đối tài chính và nâng cao đời sống của nhân viên

Xuất phát từ những lý do trên, tìm hiểu về KSNB TSCĐ cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP – EVN HCMC trở thành vấn đề có tính cấp bách, có giá trị giúp ích cho thực tiễn trong giai đoạn hiện nay Bên cạnh đó, nhận thấy chưa có nghiên cứu nào tập trung về KSNB TSCĐ cho thuê hoạt động, tác giả quyết định thực hiện nghiên cứu về

đề tài “Kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động của Ban quản lý cao ốc

văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh”, từ đó nêu lên thực

trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra giải pháp để hoàn thiện

2 TỔNG QUAN CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC

Khảo lược các nghiên cứu trong và ngoài nước đã cho thấy, tầm quan trọng của việc kiểm soát TSCĐ và quản lý rủi ro trong hoạt động cho thuê luôn là đề tài thu hút được nhiều sự quan tâm và từ lâu đã được nhiều nhà nghiên cứu trong ngành kinh tế

quan tâm Tuy nhiên, đề tài KSNB tài sản cố định cho thuê hoạt động vẫn chưa thực sự được quan tâm nhiều đến

2.1 Các nghiên cứu trên thế giới

Trên thế giới, hệ thống lý luận về kiểm soát tài sản cho thuê đã được nghiên cứu rất nhiều thông qua các luận văn và các đề tài nghiên cứu sâu theo tình huống khác nhau

 Nghiên cứu “Risk management of leasing company” của O A Saenko vào năm

2011 Tại đây, tác giả hướng đến mục đích nghiên cứu chính là phân tích rủi ro các yếu

tố khi ký kết hợp đồng cho thuê và tìm cách giảm thiểu tổn thất đối với hoạt động cho thuê Bài viết đề ra 4 sơ đồ hướng đến việc quản lý rủi ro đối với các đơn vị kinh doanh cho thuê: Sơ đồ cấu trúc và hình thức tổ chức của công ty cho thuê giúp giảm thiểu rủi

ro hoạt động, quy trình xác định và quản lý rủi ro, sơ đồ 2 loại rủi ro chính trong công ty cho thuê, sơ đồ cách thức để giảm thiểu rủi ro

 “EBRD’s Environmental & Social (E&S) Risk Management Procedures for Leasing Activities” do EBRD - Ngân hàng Tái thiết và Phát triển châu Âu đề ra vào năm

2014 EBRD đã đề ra quy trình Quản lý Rủi ro Môi trường & Xã hội (E&S) đối với Hoạt động cho thuê Trong đó, E&S là bao gồm một bộ chính sách, quy trình, công cụ và năng lực nội bộ để xác định và quản lý rủi ro môi trường và xã hội của tổ chức tài chính đối với các khách hàng/công ty/nhà đầu tư

EBRD đã đề ra thủ tục kiểm soát rủi ro qua việc hướng dẫn từng bước về xác định, đánh giá và quản lý rủi ro đối với hợp đồng cho thuê EBRD gồm 4 bước: E&S Risk Screening, E&S Risk Assessment, Decision and E&S Risk Control và E&S Risk Monitoring Ở bước 1, EBRD cung cấp danh sách các hoạt động kinh doanh của bên dự định thuê bị từ chối đăng ký thuê tài sản Tiếp theo đó, EBRD đã để ra hợp đồng cho thuê là bản chất của rủi ro và hướng dẫn về mức độ, hoạt động đánh giá rủi ro đối với từng loại tài sản Tại bước 3, EBRD đã đề ra các thủ tục cơ bản để kiểm soát rủi ro đối với tài sản cho thuê hoạt động Bước cuối cùng là giám sát rủi ro, văn bản đã nêu lên các

sự kiện thay đổi trong xã hội làm ảnh hưởng đến hoạt động của bên đi thuê, từ đó gia

tăng mức độ rủi ro của hợp đồng Trong đó, bất kỳ quy trình quản lý rủi ro E&S đều phải kết hợp với các quy trình tiêu chuẩn của doanh nghiệp để đánh giá hợp đồng cho thuê Văn bản về quản lý rủi ro E&S của EBRD đã đưa ra quy trình chặt chẽ và hiệu quả, từ

đó giúp ích cho các đơn vị có thể dựa vào để đề ra thủ tục kiểm soát quá trình quản lý hợp đồng cho thuê tài sản

 Nghiên cứu “An assessment of fixed asset management in the case of addis ababa university, 6 kilo campus” của Addisalem Assefa, Lididya Tezera, Worknesh Bawe vào

năm 2014 Tác giả đã khái quát hóa KSNB tài sản cố định của doanh nghiệp và cung cấp một hệ thống lý luận về những chỉ tiêu cần có khi đánh giá KSNB TSCĐ Bên cạnh đó, luận văn thông qua phương pháp định tính, thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua phỏng vấn

và khảo sát các học sinh, giảng viên và người lao động để đánh giá việc thực hành kiểm soát các loại tài sản cố định của khuôn viên Trong đó, tác giả cũng đánh giá và nêu lên những mặt hạn chế về KSNB của các tòa nhà Nhìn chung, luận văn trên đã đánh giá tốt

về đầy đủ các loại hình tài sản cố định, đặc biệt là các tòa nhà vì điều này có liên quan đến các công trình sửa chữa, bảo dưỡng tòa nhà Tuy nhiên đề tài chỉ tập trung vào cách kiểm soát chi phí phát sinh và kéo dài thời gian của tài sản và chưa đề cập đến những rủi

ro khác liên quan đến việc KSNB TSCĐ

 Nghiên cứu “Analysis of internal control of fixed assets in PT Lumbung Berkat Indonesia” được Jesella Lourina Makaluas, Winston Pontoh thực hiện trong năm 2018

Nghiên cứu này thực hiện nhằm xác định việc thực hiện cấu trúc KSNB tài sản cố định được thực hiện tại PT Lumbung Berkat Indonesia Phương pháp phân tích được sử dụng

là phương pháp mô tả, kiểu dữ liệu là dữ liệu định tính với nguồn dữ liệu thứ cấp Kết quả nghiên cứu cho thấy việc KSNB về TSCĐ chưa được hiệu quả bởi sự thiếu tách bạch nhiệm vụ và trách nhiệm giữa các bộ phận tài chính và kế toán, không có ủy ban kiểm toán Bên cạnh đó, danh mục tài sản của đơn vị dùng để khảo sát đa phần chỉ về các tòa nhà và phương tiên trong các dự án Vì vậy, đề tài dù đã đánh giá tốt về những hạn chế

trong môi trường kiểm soát và hoạt động kiểm soát, tuy nhiên vẫn chưa thu thập đầy đủ

dữ liệu để đánh giá hoàn chỉnh hệ thống KSNB TSCĐ tại đơn vị

 “Internal controls considerations for lease accounting” của công ty kiểm toán

Deloitte vào năm 2019 đã nói về chủ đề KSNB trong kế toán cho thuê, sau khi có tiêu chuẩn kế toán cho thuê mới ASC 842 Tại đây, Deloitte đã nêu lên sự khác biệt cơ bản giữa tiêu chuẩn ASC 842 và ASC 840 Theo ASC 840, thuê hoạt động không ảnh hưởng đến bảng cân đối kế toán Tuy nhiên, theo ASC 842, các khoản thanh toán tiền thuê hoạt động bắt buộc phải được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán Việc tuân thủ quy định mới khiến công ty phải cung cấp rất nhiều dữ liệu, do đó đơn vị cần phải KSNB tốt với tính chính xác của dữ liệu Deloitte đã đề ra các thủ tục kiểm soát để có thể nâng cao KSNB đối với cho thuê Thứ nhất, kiểm soát về việc giám sát, đánh giá rủi ro và đào tạo nhân lực về tiêu chuẩn thuê mới Bên cạnh đó, áp dụng công nghệ mới cũng rất quan trọng để phục vụ cho quá trình lựa chọn người thuê bằng cách chạy tình huống để đánh giá kết quả đầu ra thu được Đối việc quản lý hợp đồng thuê, đơn vị cần có phần mềm phù hợp

để nâng cao kiểm soát danh mục đầu tư Ngoài ra, Deloitte cũng đưa ra nhiều hoạt động kiểm soát khác liên quan đến việc cho thuê tài sản Từ đó, văn bản có thể là nguồn tham khảo để nâng cao hệ thống KSNB tài sản cho thuê hoạt động, hợp đồng cho thuê của doanh nghiệp, và là cơ sở cho các bài nghiên cứu khoa học

 Thư xác nhận “Performance Audit of the internal controls over the City’s Real Easte Portfolio and property management” của Eduardo Luna, city Auditor vào năm

2020 Kiểm toán viên đã đưa ra những hạn chế về kiểm soát tài sản, bao gồm việc giám sát cho thuê, quản lý hoạt động bất động sản để bảo vệ tốt hơn tài sản của đơn vị, các chi phí bảo trì và phí trễ hạn Từ đó, đưa ra những lời khuyên để công ty bất động sản có thể kiểm soát tài sản của công ty

2.2 Tại Việt Nam

2.2.1 Các văn bản quản pháp lý liên quan đến TSCĐ cho thuê hoạt động

 Chuẩn mực số 06 Thuê tài sản được ban hành và công bố theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Chuẩn mực

06 quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán đối với bên thuê và bên cho thuê tài sản, bao gồm thuê tài chính và thuê hoạt động, làm cơ sở ghi sổ kế toán

và lập báo cáo tài chính Tại đây, chuẩn mực qui định về thuật ngữ, phân loại thuê tài sản thành thuê hoạt động và thuê tài chính Chuẩn mực còn nêu lên các sự kiện bất thường trong quá trình cho thuê Từ đó, các nhà nghiên cứu có thể kế thừa cơ sở lý luận

để phân biệt loại hình kinh doanh cho thuê tài sản, phương pháp kế toán doanh thu, chi phí và phân tích rủi ro trong hoạt động cho thuê, giúp xây dựng các thủ tục KSNB

 Nghị định 85/2009/NĐ-CP của Chính phủ Hướng dẫn luật đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật xây dựng vào ngày 15 tháng 10 năm 2009 Theo nghị định mới ban hành, thành phần hồ sơ trình thẩm định kế hoạch đấu thầu được thực hiện như thành phần hồ sơ trình duyệt kế hoạch đấu thầu Đối với việc thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu, ngoài việc quy định nội dung thẩm định và báo cáo thẩm định thì Nghị định mới cũng bổ sung quy định về thành phần hồ sơ trình thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu Dựa theo Nghị định đã hướng dẫn quy trình đấu thầu, hồ sơ và điều chỉnh hợp đồng, các doanh nghiệp có thể hoàn thiện kiểm soát quá trình đầu tư xây dựng sữa chữa

 Thông tư số 27/2010/TT-BNNPTNT ngày ngày 04 tháng 5 năm 2010 về Quy trình, thủ tục đầu tư sửa chữa lớn, xây dựng nhỏ tài sản cố định hàng năm Bộ Nông nghiệp

và Phát triển Nông thôn hướng dẫn về quy trình, thủ tục đầu tư sửa chữa lớn, xây dựng nhỏ tài sản cố định hàng năm từ nguồn sự nghiệp có tính chất đầu tư tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức khoa học công nghệ và các Ban quản lý dự án thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Từ đó, các doanh nghiệp khi có dự án đầu tư sửa chữa tài sản cố định sẽ căn cứ vào để xác lập quy trình

 Tại Bộ Luật dân sự số: 91/2015/QH13, ngày 28 tháng 12 năm 2015 do Quốc hội ban hành, quy định Hợp đồng thuê tài sản là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cho

thuê giao tài sản cho bên thuê để sử dụng trong một thời hạn, bên thuê phải trả tiền thuê

Điều 472 tại bộ luật này còn quy định những tiêu chí trong hợp đồng cho thuê tài sản như giá thuê, thời hạn thuê, việc chấm dứt hợp đồng và các quyền lợi Từ đó, bên thuê

và bên cho thuê có thể xác lập quyền lợi và nghĩa vụ thuê tài sản hợp pháp, hợp lý

 Tại Bộ luật Xây dựng số: 50/2014/QH13 ngày 18 tháng 06 năm 2014 do Quốc hội ban hành, ngoài những vấn đề cơ bản quy định nguyên tắc trong hoạt động xây dựng;

giám sát, đánh giá dự án đầu tư xây dựng; bảo hiểm trong hoạt động đầu tư xây dựng,… Luật quy định các nhóm nội dung chính liên quan đến hoạt động xây dựng, bao gồm: các nhóm các vấn đề liên quan đến dự án đầu tư xây dựng công trình; quy định hoạt động khảo sát xây dựng và thiết kế xây dựng; về giấy phép xây dựng; quy định các hoạt động xây dựng công trình; vấn đề chí phí trong hoạt động xây dựng; điều kiện năng lực hoạt động xây dựng Từ đó, làm căn cứ cho các đơn vị thực hiện công trình sửa chữa

 Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính về hướng dẫn Chế độ kế toán HCSN

vào ngày 10 tháng 10 năm 2017 Theo thông tư, nội dung tổ chức công tác kế toán trong một đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm công tác lập và chấp hành dự toán thu, chi Lập dự toán đối với đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư; đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên Căn cứ vào dự toán thu, chi do đơn

vị sự nghiệp công xây dựng, cơ quan quản lý cấp trên có trách nhiệm xem xét, tổng hợp

dự toán thu, chi của đơn vị gửi cơ quan tài chính và cơ quan có liên quan theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước Như vậy việc lập dự toán rất quan trọng trong việc kiểm soát tài chính trong doanh nghiệp có cơ chế tự chủ

2.2.2 Các đề tài nghiên cứu

 Đề tài “Phân tích hoạt động KSNB tài sản cố định tại công ty TNHH nội thất Minh Phương” của Phạm Thị Thúy Hằng vào năm 2003 Luận văn đã dựa trên hệ thống lý

luận về KSNB tài sản cố định và sử dụng phương pháp định tính trên dữ liệu thứ cấp vào năm 2003, để phân tích thực trạng KSNB tài sản cố định tại công ty TNHH nội thất Minh Phương Để đánh giá thực trạng, tác giả đã nghiên cứu sâu vào các thủ tục kiểm soát chung và thủ tục cụ thể từng giai đoạn đối với TSCĐ kết hợp thu thập các biên bản liên

quan đến quá trình kiểm soát TSCĐ trong doanh nghiệp Đặc biệt tác giả còn nêu ra thủ tục kiểm soát đối với những gian lận có thể xảy ra trong quá trình sử dụng TSCĐ Tuy nhiên, luận văn chưa thể hiện được quy trình của đơn vị tương ứng với từng giai đoạn, thủ tục kiểm soát TSCĐ

 Đề tài “Quy trình kiểm toán Tài sản cố định tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Hồng Phát” do Nguyễn Tống Trúc Phương thực hiện vào năm 2009 Luận văn sử

dụng phương pháp định tính với dữ liệu thứ cấp trong năm 2008 Tác giả đã đánh giá hệ thống KSNB tài sản cố định để phục vụ cho việc hoàn thiện quy trình kiểm toán tài sản

cố định tại đơn vị Luận văn đã nghiên cứu sâu vào bảng tính khấu hao, chứng từ theo sản phẩm công trình và doanh thu cho thuê của công ty Hồng Phát Từ đó, nêu lên danh sách các thử nghiệm chi tiết đối với kiểm toán khoản mục tài sản cố định, giúp hệ thống được việc đánh giá KSNB tại khoản mục này Tuy nhiên, luận văn vẫn chưa thể hiện được quy trình chi tiết để thực hiện các thử nghiệm chi tiết đối với tài sản cố định, đặc biệt là quy cách đánh giá tính hợp lý về doanh thu, chi phí xây dựng của tài sản cho thuê bất động sản của đơn vị

 Đề tài “Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB của Tập đoàn điện lực Việt Nam”

của Nguyễn Thanh Thủy vào năm 2017 Tác giả sử dụng phương pháp định tính với dữ liệu thứ cấp trong giai đoạn từ năm 2013 đến năm 2015 Luận án đã phân tích và làm rõ đặc điểm về mặt hoạt động để làm rõ ảnh hưởng của nó đến việc thiết kế và hoạt động

hệ thống KSNB của Tập đoàn Từ đó chỉ ra được các rủi ro có thể xảy ra có ảnh hưởng trọng yếu đến hoạt động của cả Tập đoàn và phân tích các hoạt động kiểm soát liên quan Tuy nhiên, vấn đề đưa ra vẫn còn mang tính khái quát cao và chưa tiếp cận được các lĩnh vực hoạt động kinh doanh khác của Tập đoàn điện lực Việt Nam mà chỉ tiếp cận đến 3 lĩnh vực hoạt động chính là sản xuất, truyền tải và kinh doanh điện năng

Những điểm nổi bật tại luận án: Làm rõ về mối quan hệ kiểm soát giữa Tập đoàn điện lực (Công ty mẹ) và các công ty con trực thuộc Để kiểm tra giám sát quá trình hoạt động tại công ty con thì công ty mẹ cử các kiểm soát viên xuống các công ty con Tại

các đơn vị thành viên, về cơ bản, đa số các công ty thành viên thuộc tập đoàn đều chưa xây dựng mạng nội bộ để truyền đạt thông tin Nhiều công ty thành viên cũng đã bắt đầu triển khai ứng dụng ERP nhưng mức độ áp dụng giữa các công ty là chưa đồng đều Về mặt hạn chế, cũng như tình trạng chung của hệ thống kế toán tập đoàn và các đơn vị thành viên vẫn có tình trạng một người kiêm nhiệm nhiều công việc để tiết kiệm chi phí

Do đó, tác giả đã đề ra nhiều phương hướng và các nguyên tắc cơ bản cần phải tuân thủ khi hoàn thiện hệ thống KSNB tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam

Nhìn chung, trong các công trình nghiên cứu trên, các tác giả đã hệ thống hóa được những lý luận cơ bản và làm nổi bật được tầm quan trọng của KSNB tài sản cố định, đặc biệt loại hình tòa nhà Bên cạnh đó, các công trình nghiên cứu cũng nêu lên được những hạn mục cần thiết để đánh giá thực trạng và hạn chế thường gặp trong hệ thống KSNB tài sản cố định Đây là những nội dung mà khóa luận được kế thừa và tham khảo trong quá trình thực hiện Tuy nhiên, những công trình trên nghiên cứu tổng quát

về các loại tài sản cố định khác nhau, chưa có đề tài nào thực sự đánh giá riêng về tài sản tòa nhà dùng để cho thuê Xuất phát từ tầm quan trọng trong việc kiểm soát tòa nhà Green Power của Ban QLCOVP - đơn vị tự thu tự chi, chưa có nghiên cứu nào thực hiện

và đơn vị cần hoàn thiện hệ thống KSNB tài sản cố định cho thuê nhằm phát triển bền vững lâu dài Tác giả chọn đề tài này với mong muốn có thể góp phần cải thiện việc KSNB tài sản cố định cho thuê tại Ban QLCOVP, từ đó có thể giúp đơn vị nâng cao chất lượng quản lý, thực hiện tốt các chỉ tiêu đề ra về doanh thu có thể tạo ra từ việc cho thuê văn phòng và kiểm soát các chi phí phát sinh liên quan

3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

3.1 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát:

Nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNB TSCĐ cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh, từ đó đưa ra giải pháp cho ban

lãnh đạo tại đơn vị về việc cải thiện hệ thống KSNB tài sản cố định cho thuê để nâng cao chất lượng quản lý

Mục tiêu cụ thể:

Đề tài được nghiên cứu nhằm các mục đích chủ yếu sau:

 Hệ thống hóa và bổ sung các vấn đề mang tính chất lý luận về hệ thống KSNB tài sản cố định cho thuê

 Nghiên cứu thực trạng KSNB đối với KSNB Tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP – EVN HCMC thông qua việc phân tích và đánh giá các quy trình tác động lên chỉ số P/L nhằm tránh gây mất cân đối tài chính

 Dựa trên thực trạng, đưa ra những ưu và khuyết điểm Từ đó, đề ra những giải pháp khắc phục từ phía Ban điều hành của Ban QLCOVP – EVN HCMC, là đơn vị được phân công quản lý và kiểm soát tòa nhà Green Power

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

 Tìm hiểu khái quát hệ thống KSNB TSCĐ cho thuê tại Ban QLCOVP

 Đánh giá thực trạng KSNB đối với TSCĐ cho thuê tại Ban QLCOVP, qua việc đánh giá thực trạng tỷ số lợi nhuận trên chi phí (PL), từ đó phân tích hai quy trình có ảnh hưởng đến chỉ số này, cụ thể là quy trình liên quan đến dòng thu (cho thuê) và dòng chi phí (sửa chữa) của TSCĐ cho thuê hoạt động Trong đó:

+ Đánh giá thực trạng quy trình liên quan đến dòng thu từ tài sản cố định cho thuê hoạt động qua việc kiểm soát quy trình và hợp đồng cho thuê Việc kiểm soát hợp đồng cho thuê cũng đảm bảo TSCĐ được sử dụng đúng mục đích và yêu cầy kỹ thuật; + Đánh giá thực trạng quy trình sửa chữa TSCĐ cho thuê hoạt động cũng như đánh giá thực trạng sử dụng nguồn vốn hiệu quả, đồng thời có tác động với dòng chi phí sửa chữa

+ Tìm hiểu về phương thức hạch toán liên quan TSCĐ cho thuê

Ngoài ra, cần phải kiểm soát về việc ghi chép chính xác các chi phí phát sinh về TSCĐ cho thuê, qua các quy định về chế độ kế toán liên quan đến TSCĐ cho thuê của EVNHCMC (Văn bản 3793/EVN-TCKT ngày 15/09/2015)

 Đánh giá những ưu điểm, hạn chế về KSNB TSCĐ cho thuê tại Ban QLCOVP Nêu giải pháp để hoàn thiện KSNB TSCĐ cho thuê tại Ban QLCOVP - là đơn vị được phân công quản lý và kiểm soát tòa nhà Green Power, về việc cải thiện hệ thống KSNB tài sản cố định cho thuê để nâng cao chất lượng quản lý

3.3 Câu hỏi nghiên cứu

 Hệ thống KSNB tài sản cố định cho thuê là gì?

 Thực trạng KSNB đối với KSNB TSCĐ cho thuê tại Ban QLCOVP như thế nào?

 Giải pháp khắc phục từ KSNB Tài sản cố định cho thuê cho phía Ban lãnh đạo Ban QLCOVP là gì?

4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

4.1 Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống KSNB tài sản cho thuê hoạt động tại nội bộ Ban QLCOVP – EVN HCMC

Cụ thể, tác giả sẽ dựa vào hoạt động thực hiện kế hoạch và dự toán về tài sản cố định hằng năm, các quy định nội bộ của đơn vị về chính sách nhân sự, hợp đồng cho thuê, thủ tục sửa chữa liên quan đến tòa nhà và các quy định về hạch toán các chi phí Qua đó, tác giả sẽ đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tài sản cho thuê tại Ban QLCOVP – EVN HCMC

4.2 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Với mục đích và đối tượng như trên, phạm vi nghiên cứu của đề tài là:

 Không gian: Giới hạn trong phạm vi nghiên cứu tại Ban QLCOVP – EVNHCMC

 Giới hạn nghiên cứu của đề tài: Các dữ liệu thu thập trong thời gian nghiên cứu tại thời điểm năm 2020

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

5.1 Phương pháp chung:

Khóa luận tốt nghiệp sử dụng tổng hợp các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, nghiên cứu các sự vật và hiện tượng trong mối quan hệ biện chứng với nhau Từ thực tiễn khái quát thành lý luận; từ lý luận soi xét, chỉ đạo thực tiễn và lấy thực tiễn để kiểm tra lý luận

Tác giả sử dụng phương pháp định tính, nhằm hiểu rõ về môi trường kiểm soát và các yếu tố khác cấu thành hệ thống KSNB trong đơn vị, qua quá trình thu thập thông tin

từ các nguồn khác nhau

5.2 Dữ liệu nghiên cứu

Dữ liệu thứ cấp: Từ các công trình nghiên cứu về đề tài hệ thống KSNB, KSNB

tài sản cố định, KSNB đối với hoạt động cho thuê và hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp đã thu thập Tác giả tập trung thu thập thêm các thông báo về nội quy, quy định nội bộ và chính sách liên quan đến đơn vị, cụ thể: quy định và hồ sơ, chứng từ về quy trình cho thuê và sửa chữa của Ban QLCOVP, báo cáo tổng kết thực hiện kế hoạch năm

2020, hợp đồng cho thuê, … Căn cứ vào dữ liệu thứ cấp từ đơn vị, tác giả đưa ra kết luận về thực trạng về hệ thống KSNB tài sản cố định cho thuê của Ban QLCOVP cũng như giải pháp hoàn thiện theo định hướng của Ban lãnh đạo

Dữ liệu sơ cấp: Tác giả tiến hành phỏng vấn, khảo sát đối với nhân viên và quản

lý các cấp trong đơn vị Phỏng vấn về cách thức hoạt động, quản lý tòa nhà, quy trình quản lý hợp đồng cho thuê và quy trình xây dựng sửa chữa tài sản cố định trong giai đoạn 2020, ứng dụng công nghệ thông tin, Căn cứ vào dữ liệu sơ cấp để bổ sung thêm

ý kiến đánh giá thực trạng và giải pháp hoàn thiện KSNB TSCĐ cho thuê hoạt động

5.3 Phương pháp nghiên cứu

Từ các dữ liệu thứ cấp đã thu thập, tác giả vận dụng cơ sở lý thuyết về KSNB tài sản cố định, hoạt động cho thuê tài sản từ đó phân tích đánh giá được thực trạng KSNB tài sản cố định cho thuê

Phương pháp thu thập dữ liệu:

Tác giả sử dụng phương pháp quan sát, phỏng vấn, điều tra, kiểm tra tài liệu, đối chiếu vật chất Việc vận dụng việc thu thập thông tin, khảo sát nhân viên để đánh giá môi trường kiểm soát và đánh giá thực trạng KSNB tài sản cố định cho thuê qua các quy trình cho thuê và sửa chữa TSCĐ cho thuê hoạt động Cụ thể:

 Phương pháp quan sát hoạt động thực tế kết hợp phỏng vấn, điều tra đối với bộ phận kế toán, ban giám đốc và cách làm việc của các bộ phận có liên quan (như bộ phận hành chính, kế hoạch, ) Từ đó, khái quát được về tình hình thực hiện kiểm soát nội bộ, đánh giá được môi trường hoạt động, thực trạng hiệu quả làm việc,

 Phương pháp kiểm tra tài liệu: Xem xét tất cả các hồ sơ liên quan đến quy trình cho thuê và sửa chữa, giấy thông báo nợ từ phía ngân hàng và các chứng từ thanh toán, nghiệp vụ hạch toán Xem xét các hợp đồng cho thuê và các giấy tờ liên quan đến việc đấu thầu, sửa chữa toà nhà Từ đó, đánh giá được cụ thể về hoạt động kiểm soát đơn vị

5.4 Phương pháp xử lý thông tin

Từ kết quả sau khi thu thập dữ liệu, tác giả sẽ sử dụng phương pháp tổng hợp, phân tích, suy luận để đưa ra những giải pháp cụ thể để hoàn thiện KSNB tài sản cố định cho thuê, phù hợp với điều kiện nhân lực và định hướng của ban lãnh đạo Ban QLCOVP Phương pháp trình bày kết quả nghiên cứu: Phương pháp thống kê, phương pháp diễn giải (chứng minh, lập luận logic)

6 Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN

6.1 Ý nghĩa về mặt khoa học

Đây là vấn đề có tính cấp thiết cao trong việc KSNB tài sản cố định cho thuê hoạt động tại các công ty với hình thức cho thuê văn phòng Là nguồn tham khảo giúp các doanh nghiệp kinh doanh cho thuê hoạt động thực hiện các thủ tục kiểm soát về quản lý hợp đồng cho thuê và quy trình sửa chữa nâng cấp tài sản cố định cho thuê

6.2 Ý nghĩa về mặt thực tiễn

Đối với Ban QLCOVP – EVNHCMC, nghiên cứu về hệ thống KSNB tài sản cố định cho thuê là nghiên cứu đầu tiên tại đơn vị

Qua việc nghiên cứu đặc tính và rủi ro đặc trưng của ngành nghề kinh doanh cho thuê hoạt động tài sản cố định kết hợp với việc thu thập thông tin, khảo sát và phân tích, đánh giá các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB tại Ban QLCOVP – EVN HCMC, khóa luận tốt nghiệp làm rõ hệ thống KSNB tài sản cố định cho thuê hoạt động Qua đó, chỉ

ra được những ưu điểm cũng như hạn chế và nguyên nhân của những tồn tại này

Từ đó, tác giả nêu lên những giải pháp, tư vấn cho Ban lãnh đạo nhằm có những thay đổi, hoàn thiện hệ thống KSNB tài sản cố định cho thuê hoạt động (Tòa nhà Green Power) phù hợp với định hướng của ban lãnh đạo Ban QLCOVP – EVN HCMC

7 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN

Khóa luận tốt nghiệp bao gồm 4 phần:

Mở đầu

Chương 1 Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động

Chương 2 Thực trạng kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê tại Ban quản lý Cao ốc

văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh

Chương 3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê tại

Ban quản lý Cao ốc văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ

ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Theo Excutive Summary Internal Control – Intergrated Framework COSO (2013, p.3), kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình, được thực hiện bởi ban giám đốc của đơn vị, người quản lý-cố vấn và nhân sự khác, được thiết

kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ”

Định nghĩa này phản ánh các khái niệm cơ bản:

 Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống,

mà là một chuỗi các nhiệm vụ và hoạt động đang diễn ra trong doanh nghiệp KSNB giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu của mình

 Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người: KSNB bị chi phối bởi con người trong

đơn vị (bao gồm ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên) Con người đặt ra mục tiêu

và đưa cơ chế kiểm soát vào hoạt động hướng tới các mục tiêu đã định Nhưng KSNB không chỉ đơn thuần về hướng dẫn chính sách và thủ tục, hệ thống và biểu mẫu, mà còn tác động đến hành vi của con người

 Đảm bảo hợp lý: Nhưng không đảm bảo sự tuyệt đối, điều này do những hạn chế

tiềm tàng trong hệ thống KSNB như: sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên hệ thống KSNB

 Mục tiêu: Hướng đến việc đạt được các mục tiêu trong một hoặc nhiều hạng mục

-hoạt động, báo cáo và tuân thủ mà các doanh nghiệp đã đề ra

 Thích ứng với cấu trúc thực thể: linh hoạt ứng dụng cho toàn bộ hệ thống hoặc cho

một công ty con, bộ phận, đơn vị điều hành hoặc quy trình kinh doanh cụ thể

Theo Pinky Ndaba (2018), kiểm soát nội bộ là các hệ thống và thủ tục được thiết

kế để đảm bảo rằng tất cả nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình một cách có đạo đức, trung thực và đảm bảo độ tin cậy liên tục của hệ thống kế toán

Theo Olufemi Adepoju Aladejebi (2017), kiểm soát nội bộ là một tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm bảo vệ các tài sản bị lạm dụng của công ty, đảm bảo thông tin kế toán chính xác của công ty và tất cả các quy định pháp lý và quản lý đã được tất cả các nhân viên của công ty

1.1.2 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Campbell và Hartcher (2010), kiểm soát giúp hỗ trợ các mục tiêu của doanh nghiệp, bảo vệ tài sản, xác định và ngăn chặn gian lận và sai sót Kiểm soát dẫn đến việc thúc đẩy hiệu quả việc quản trị, nâng cao tính xác thực các giao dịch qua việc phê duyệt

và giảm thiểu các sự kiện không mong muốn KSNB đảm bảo báo cáo tài chính được trình bày kịp thời và hợp lý, ghi lại tất cả giao dịch và kiểm soát số tiền chính xác với phân loại phù hợp

Hoạt động KSNB hiệu quả là điều cần thiết cho sự thành công của một công ty Doanh nghiệp sẽ thu được dòng chảy lợi nhuận vô hạn từ việc chấp hành các quy trình được đề ra, từ đó sẽ làm tăng giá trị cho công ty (Nor Azimah, 2013)

KSNB tốt dẫn đến quản lý hiệu quả, hài hòa và thúc đẩy khả năng của công ty trong việc tạo ra giá trị và tối ưu hóa việc sử dụng vốn (Muceku, 2014)

KSNB doanh nghiệp rất quan trọng trong việc giải quyết tình trạng kinh tế khó khăn vì các doanh nghiệp có nhu cầu giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả (Bhatti, Iftikhar, Qureshi, Shams & Zaman, 2013)

1.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Khung kiểm soát nội bộ do COSO (2013) đề ra quy định ba loại mục tiêu, cho phép các tổ chức để tập trung vào các khía cạnh khác nhau của kiểm soát nội bộ:

 Mục tiêu hoạt động: Mục tiêu này liên quan đến hiệu lực và hiệu quả của hoạt

động của đơn vị, bao gồm các mục tiêu hoạt động và hoạt động tài chính và bảo vệ tài sản không bị mất mát

 Mục tiêu báo cáo: Những mục tiêu này liên quan đến tài chính bên trong và bên

ngoài và báo cáo phi tài chính; bao gồm độ tin cậy, kịp thời, minh bạch, hoặc các điều khoản khác theo các văn bản pháp lý của nhà nước, hoặc chính sách của đơn vị

 Mục tiêu tuân thủ: Mục tiêu này liên quan đến việc tuân thủ luật và quy định

Theo Addisalem Assefa, Lididya Tezera, Worknesh Bawe (2014) hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ giúp duy trì một phương pháp xử lý dữ liệu kế toán thích hợp mà còn bảo vệ công ty trước những tổn thất tài chính có thể xảy ra do gian lận, nhầm lẫn

1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo COSO (2013), hệ thống KSNB gồm 5 cấu phần có mối liên hệ chặt chẽ với nhau:

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát thiết lập một tiếng nói chung trong doanh nghiệp bằng cách tạo ảnh hưởng tới ý thức của cá nhân trong đơn vị

Theo COSO (2013), môi trường kiểm soát tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình cung cấp cơ sở để thực hiện KSNB trong toàn tổ chức Ban giám đốc và quản lý cấp cao thiết lập quan điểm ở cấp cao nhất về tầm quan trọng của việc kiểm soát bao gồm các tiêu chuẩn ứng xử Ban lãnh đạo củng cố kỳ vọng ở các cấp độ khác nhau của đơn vị

Một số nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát (Nguyễn Thị Ngọc Thọ, 2015):

 Phong cách điều hành và triết lý ban quan trị: Thực chất của một hệ thống kiểm

soát hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý Nếu như người quản lý cao nhất xem kiểm soát là quan trọng và thông qua hành động của mình cung cấp những mệnh lệnh, định hướng rõ ràng thì những nhân viên trong đơn vị sẽ nhận thức được tầm quan trọng và đáp lại bằng việc tuân thủ theo hệ thống kiểm soát đã được thiết lập Ngoài ra, cách thức điều hành còn thể hiện ở công tác kế hoạch và thái độ về hoạt động giám sát, kiểm tra

 Tính trung thực và giá trị đạo đức: Đây là những yếu tố then chốt ảnh hưởng

đến hiệu quả của việc thiết kế, hoạt động và giám sát các kiểm soát Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban lãnh đạo

để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức Việc truyền đạt các chính sách của đơn

vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm truyền đạt về các chuẩn mực hành

vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức

 Cơ cấu tổ chức – Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Cơ cấu tổ chức trong

đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong

tổ chức ấy cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng một tổ chức

 Chính sách nhân sự: Các chính sách và thông lệ liên quan đến các hoạt động tuyển

dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng tiến nhân viên, lương, thưởng và các biện pháp khắc phục sai sót

 Kiểm toán nội bộ

Nguyên tắc mở rộng của COSO 2013:

Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện được cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức Nguyên tắc 2: HĐQT chứng minh được sự độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB

Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của HĐQT cần thiết lập cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị Nguyên tắc 4: Đơn vị phải thể hiện sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu đơn vị Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro đòi hỏi quá trình chủ động và tương tác để nhận dạng và phân tích

các rủi ro đe dọa các mục tiêu của mình Trên cơ sở nhận dạng và phân tích các rủi ro, nhà quản lý sẽ xác định rủi ro nên được xử lý như thế nào

Tiền đề cho việc đánh giá rủi ro là việc đặt ra mục tiêu bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của doanh nghiệp Đánh giá rủi ro cũng yêu cầu nhà quản lý cân nhắc những thay đổi có thể xảy ra của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức; những thay đổi này có thể cản trở khả năng đạt được các mục tiêu

Nguyên tắc mở rộng của COSO 2013:

Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để xác định và đánh giá các rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản lý như thế nào

Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro đối với việc đạt mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến KSNB

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các hành động được thiết lập thông qua các chính sách và thủ tục giúp đảm bảo rằng các chỉ thị của ban lãnh đạo được thực hiện Các hoạt động kiểm soát được thực hiện ở tất cả các cấp của đơn vị, ở các giai đoạn trong quy trình kinh doanh và trên môi trường công nghệ (COSO, 2013)

Theo Ramos (2004) để kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thông tin cũng như

sự ủy quyền của các giao dịch thì một loạt các hoạt động kiểm soát phải được thực hiện Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, quy định quy trình, thủ tục về nghiệp

vụ giúp cho việc thực hiện chính xác các chỉ đạo của nhà quản lý Nó đảm bảo các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp

vụ và với đặc điểm của đơn vị nên rất khác nhau giữa các đơn vị và các nghiệp vụ

Các hoạt động kiểm soát được xây dựng theo 3 nguyên tắc chỉ đạo chung sau đây: phân công, phân nhiệm - bất kiêm nhiệm - ủy quyền và phê chuẩn

Nguyên tắc mở rộng của COSO 2013:

Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được

Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu

Nguyên tắc 12: Đơn vị tổ chức triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai chính sách thành các hành động cụ thể

 Thủ tục kiểm soát nội bộ

Theo Addisalem Assefa, Lididya Tezera, Worknesh Bawe (2014) các biện pháp kiểm soát được thiết lập phải đảm bảo rằng:

 Tất cả doanh thu của công ty phải được ghi nhận trong hồ sơ kế toán

 Mọi khoản chi đều được ủy quyền hợp lệ và các khoản thanh toán chỉ được thực hiện cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã hoặc sẽ nhận được

 Tất cả tài sản được ghi chép và bảo vệ hợp lý

 Các sai sót và bất thường trong việc xử lý thông tin kế toán sẽ được công bố

Các thủ tục kiểm soát phổ biến:

 Phân chia nhiệm vụ

Việc phân chia nhiệm vụ được thiết kế để giảm thiểu sai sót và gian lận bằng cách đảm bảo rằng ít nhất hai cá nhân chịu trách nhiệm về các phần riêng biệt của một nhiệm

vụ (Pinky Ndaba, 2018)

Thủ tục phân chia nhiệm vụ được cài đặt qua việc phân tách trách nhiệm cho từng hoạt động, càng ít có cơ hội để bất kỳ nhân viên nào thực hiện hành vi gian lận (David Ingram, 2019)

Thủ tục bất kiêm nhiệm quy định sự tách biệt giữa bốn hoạt động: phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi nhận

 Ủy quyền và phê duyệt

Việc yêu cầu các nhà quản lý cụ thể ủy quyền cho một số loại giao dịch có thể thêm một lớp trách nhiệm vào hồ sơ kế toán bằng cách chứng minh rằng các giao dịch đã được các cơ quan chức năng thích hợp xem, phân tích và phê duyệt Chẳng hạn, việc yêu cầu phê duyệt các khoản thanh toán và chi phí lớn có thể ngăn cản những nhân viên vô đạo đức thực hiện các giao dịch gian lận lớn với quỹ của công ty (David Ingram,2019)

 Kiểm soát chứng từ, hồ sơ

Sử dụng định dạng chứng từ tiêu chuẩn để duy trì tính nhất quán trong việc lưu trữ

hồ sơ và để dễ dàng hơn trong việc xem xét các hồ sơ trong quá khứ để tìm nguồn gốc của sự sai lệch trong hệ thống (Pinky Ndaba, 2018) Việc thiếu tiêu chuẩn hóa có thể khiến các mục bị bỏ qua hoặc hiểu sai (David Ingram, 2019)

Sử dụng danh mục hồ sơ, chứng từ để duy trì tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp

 Kiểm soát vật chất

Kiểm soát vật chất là các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo cho tài sản hữu hình, nhằm bảo vệ tài sản một cách chặt chẽ (David Ingram, 2019)

 Thủ tục đối chiếu, xác minh

Là thủ tục so sánh, đối chiếu hai hay nhiều thông tin với nhau nhằm có sự thống nhất Thủ tục này thông thường giúp đạt mục tiêu đầy đủ, chính xác và có thật của quá trình xử lý thông tin (David Ingram, 2019)

1.1.4.4 Hệ thống thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin và truyền thông hữu hiệu trong toàn doanh nghiệp, phục vụ việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát Thông tin và truyền thông cần được thực hiện xuyên suốt theo chiều từ trên xuống và từ dưới lên, giúp cho mọi nhân viên đều nhận được những thông tin cần thiết, hiểu rõ thông điệp từ nhà quản lý cấp cao

 Kênh thông tin theo chiều từ dưới lên: Đảm bảo thông tin được báo cáo tới ban

quản lý để họ nhận biết được các rủi ro kinh doanh và kết quả hoạt động

 Kênh thông tin theo chiều từ trên xuống: Đảm bảo các mục tiêu, chiến lược, kỳ

vọng và thủ tục/chính sách được truyền (theo cấp bậc) đến các cấp quản lý thấp hơn và nhân sự liên quan nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức

 Kênh thông tin liên lạc giữa các phòng ban, bộ phận: chia sẻ thông tin và phối

hợp hoạt động hiệu quả

Ngoài ra, thông tin và truyền thông còn được dùng để truyền những thông tin cần thiết cho bên ngoài để đáp ứng nhu cầu và mong đợi của bên thứ 3

Nguyên tắc mở rộng của COSO 2013:

Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp, có chất lượng

để hỗ trợ những bộ phận khác của KSNB

Nguyên tắc 14: Đơn vị cần truyền đạt trong nội bộ những thông tin cần thiết, bao gồm

cả mục tiêu và trách nhiệm đối với KSNB, nhằm hỗ trợ cho chức năng kiểm soát Nguyên tắc 15: Đơn vị cần truyền đạt cho các đối tượng bên ngoài đơn vị về các vấn đề ảnh hưởng đến KSNB

1.1.4.5 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB Đánh giá thường xuyên, đánh giá định kỳ hoặc kết hợp cả hai được sử dụng để xác định hiệu quả hoạt động của từng cấu phần của kiểm soát nội bộ, bao gồm cả giám sát

Các đánh giá định kỳ sẽ khác nhau về phạm vi và mức độ tùy thuộc vào sự hiệu quả của việc đánh giá thường xuyên và hoạt động quản lý khác Việc đánh giá dựa trên các tiêu chí đã thiết lập bởi các cơ quan quản lý và những khiếm khuyết của hệ thống KSNB cần được báo cáo lên cấp trên và điều chỉnh lại khi cần thiết

Nguyên tắc mở rộng của COSO 2013:

Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc định kỳ để biết rằng những thành phần nào của KSNB có hiện hữu và đang hoạt động

Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của KSNB một cách kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và HĐQT để có những biện pháp khắc phục

1.2 ĐẶC ĐIỂM VỀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG

1.2.1 Khái niệm về tài sản cố định cho thuê hoạt động

Theo Lê Thị Thúy (2016), TSCĐ là tài sản thuộc sở hữu của một công ty để sử dụng cho việc sản xuất hoặc cung cấp hàng hóa hay dịch vụ, với mục đích cho thuê hoặc

sử dụng hành chính; và kỳ vọng có thể được sử dụng trong hơn một khoảng thời gian Thông tư số 45/2013/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành về hướng dẫn chế độ quản

lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định (ngày 25 tháng 4 năm 2013), các tài sản được ghi nhận là TSCĐ phải thỏa mãn đồng thời tất cả 3 tiêu chuẩn ghi nhận sau: a) Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó; b) Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên;

c) Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ

30.000.000 đồng (Ba mươi triệu đồng) trở lên

Theo VAS 06 và Thông tư số Số 45/2013/TT-BTC, tài sản thuê hoạt động không phải là tài sản thuê tài chính Trong đó, tài sản thuê tài chính là khi bên cho thuê có sự chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu tài sản cho bên thuê Quyền sở hữu tài sản có thể chuyển giao vào cuối thời hạn thuê Tổng số tiền thuê một loại tài sản quy định tại hợp đồng thuê tài chính ít nhất phải tương đương với giá trị của tài sản đó tại thời điểm ký hợp đồng

Điều kiện phân loại thuê tài sản là thuê hoạt động: Thuê tài sản không đủ điều kiện ghi nhận thuê tài chính thì được coi là thuê hoạt động (VAS 06)

Cho thuê hoạt động là hình thức cho thuê tài sản, là hợp đồng thỏa thuận giữa người thuê và người cho thuê, theo đó người thuê được quyền sử dụng tài sản trong một thời gian nhất định và phải trả cho người cho thuê một số tiền tương ứng với thời hạn

thuê theo sự thỏa thuận của hai bên theo kì hạn định trước tại hợp đồng cho thuê Trong suốt thời gian này, bên cho thuê vẫn giữ quyền sở hữu tài sản (Carla Tardi, 2021)

Nói tóm lại, tài sản cố định cho thuê hoạt động là những tài sản phù hợp với tiêu

chuẩn ghi nhận TSCĐ, do doanh nghiệp nắm giữ để cho thuê trong một thời gian nhất định và không chuyển giao quyền sở hữu tài sản đó Nội dung của hợp đồng cho thuê tài sản không có sự chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu tài sản cho bên thuê

1.2.2 Đặc điểm về tài sản cố định cho thuê hoạt động

1.2.2.1 Đặc điểm quản lý

Đặc điểm cho thuê hoạt động tài sản cố định:

 Thời gian thuê hoạt động rất ngắn so với thời gian sử dụng hữu ích của tài sản

 Người chịu trách nhiệm cho thuê phải chịu trách nhiệm bảo trì cũng như mọi rủi

ro, thiệt hại về tài sản cho thuê Do đó, việc kiểm soát công trình bảo trì của tài sản cố định có quan hệ mật thiết với việc quản lý tài sản cho thuê Tuy nhiên người cho thuê được hưởng tiền thuê và những quyền lợi do tài sản mang lại

 Khi kết thúc thời hạn cho thuê, bên cho thuê toàn quyền quyết định việc sử dụng tài sản của mình, như cho người khác thuê hoặc gia hạn hợp đồng thuê với người đang thuê theo yêu cầu

 Số tiền thuê mỗi lần thấp hơn nhiều so với giá trị tài sản, do thời hạn thuê ngắn

Đặc điểm quản lý:

Doanh nghiệp cho thuê hoạt động phải theo dõi, quản lý TSCĐ cho thuê Theo đó, TSCĐ là loại tài sản tạo nên cơ sở vật chất kĩ thuật chủ yếu của mỗi doanh nghiệp, là nền tảng giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu về hoạt động và tài chính trong quá trình sản xuất kinh doanh Chính vì vậy, việc cải tiến, hoàn thiện, đổi mới và sử dụng hiệu quả TSCĐ là một trong những nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp và của nền kinh tế (Lê Thị Thúy, 2016)

Theo tiêu chuẩn ghi nhận, TSCĐ là những tài sản có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh TSCĐ có đặc điểm riêng biệt như tham gia nhiều chu kỳ sản xuất, hình thái vật chất ban đầu của các TSCĐ hữu hình giữ nguyên không đổi nhưng giá trị sử dụng và hình thái vật chất giảm theo thời gian

Do đó, trong công tác quản lý TSCĐ cần phải theo dõi về mặt hiện vật và giá trị qua các quá trình hình thành - sử dụng - bảo quản - không còn sử dụng Riêng đối với TSCĐ cho thuê hoạt động, doanh nghiệp phải theo dõi, quản lý chặt chẽ trong quá trình bảo quản (sửa chữa) TSCĐ, quản lý hợp đồng cho thuê tài sản để kiểm soát danh thu

Tóm lại, việc kiểm soát TSCĐ cho thuê hoạt động sẽ góp phần giảm bớt sai sót về

doanh thu từ TSCĐ cho thuê và chi phí sửa chữa – những yếu tố quan trọng trong báo cáo tài chính Việc kiểm soát doanh thu qua quá trình kiểm soát quy trình hợp đồng cho thuê, đồng thời xác thực tính hiện hữu của việc cho thuê TSCĐ Việc kiểm soát chi phí sửa chữa qua quy trình sữa chữa thường xuyên, sữa chữa lớn

1.2.2.2 Đặc điểm kế toán tài sản cố định cho thuê hoạt động

Sữa chữa tài sản cố định:

Theo thông tư Số 45/2013/TT-BTC về hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định (ngày 25 tháng 4 năm 2013) và thông tư số 200/2014/TT-BTC

về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (ngày 22 tháng 12 năm 2014):

 Các chi phí sửa chữa tài sản cố định không được tính tăng nguyên giá TSCĐ mà được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nhưng tối

đa không quá 3 năm

 Đối với những tài sản cố định mà việc sửa chữa có tính chu kỳ thì doanh nghiệp được trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hàng năm Nếu số thực chi sửa chữa tài sản cố định lớn hơn số trích theo dự toán thì doanh nghiệp được tính thêm vào chi phí hợp lý số chênh lệch này Nếu số thực chi sửa chữa tài sản cố định nhỏ hơn số đã trích thì phần chênh lệch được hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ

Công tác sửa chữa TSCĐ của doanh nghiệp có thể thực hiện theo phương thức giao thầu hoặc tự làm Theo từng công trình, hạng mục phải được hạch toán chi tiết từng nội dung chi phí sửa chữa TSCĐ và được theo dõi lũy kế từ khi khởi công đến khi công trình, hạng mục hoàn thành và đưa vào sửa dụng

Cho thuê hoạt động TSCĐ:

Theo thông tư số 200/2014/TT-BTC về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp

(ngày 22 tháng 12 năm 2014) do Bộ Tài chính ban hành:

 Doanh thu cho thuê hoạt động TSCĐ được ghi nhận vào doanh thu cung cấp dịnh vụ, theo phương pháp đường thẳng trong suốt thời hạn cho thuê, không phụ thuộc vào phương thức thanh toán, trừ khi áp dụng phương pháp tính khác hợp lý hơn Bên cạnh đó, tổng số tiền thuê phát sinh thêm được ghi nhận là doanh thu trong kỳ

 Doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu cho thuê hoạt động TSCĐ khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:

+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn Khi hợp đồng quy định người mua được quyền trả lại dịch vụ đã mua theo những điều kiện cụ thể, doanh nghiệp chỉ được ghi nhận doanh thu khi những điều kiện cụ thể đó không còn tồn tại và người mua không được quyền trả lại dịch vụ đã cung cấp;

+ Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ; + Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào thời điểm báo cáo;

+ Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó

Khi cho thuê hoạt động TSCĐ, kế toán phản ánh doanh thu phải phù hợp với dịch

vụ cho thuê hoạt động TSCĐ đã hoàn thành từng kỳ

1.2.3 Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động