ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG TỪNG BƯỚC TRONG CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY CỦA KẾ TOÁN VẬT TƯ

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN MÔN QUẢN TRỊ RỦI RO DOANH NGHIỆP ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG TỪNG BƯỚC TRONG CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY CỦA KẾ TOÁN VẬT TƯ Giảng viên hướng dẫn: ThS... Vì

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

MÔN QUẢN TRỊ RỦI RO DOANH NGHIỆP

ĐỀ TÀI

PHÂN TÍCH NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG TỪNG BƯỚC TRONG CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY CỦA

KẾ TOÁN VẬT TƯ

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Hữu Thọ Giảng đường: N2.305 – CT4

Sinh viên: Tô Thị Kiều Loan – STT 33 Ngành: Kế toán Lớp: KN006

MSSV: 31191020405

TP.Hồ Chí Minh, tháng 5/2021

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy Nguyễn Hữu Thọ Trong quá trình học tập và tìm hiểu về bộ môn Quản trị rủi ro doanh nghiệp , em nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của thầy để có thể hoàn thiện bài tiểu luận này Nếu không có những lời hướng dẫn, dạy bảo của thầy thì em nghĩ bài tiểu luận này của

em rất khó có thể hoàn thiện được Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy Sau các buổi học trên lớp, em đã ghi nhớ và vận dụng những kiến thức mà thầy

đã giảng để nghiên cứu đề tài mà thầy đã yêu cầu trong bài thi kết thúc học phần Thông qua bài tiểu luận này, em xin trình bày lại những gì mình đã tìm hiểu để phân tích về những khó khăn và biện pháp đối phó của một công việc hàng ngày của bộ phận kế toán vật tư

Vì kiến thức của em còn hạn chế nên trong quá trình hoàn thành bài tiểu luận sẽ không tránh khỏi những thiếu xót là điều chắc chắn, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy để giúp em có thể nhận ra lỗi sai và hoàn thiện bài tiểu luận của mình một cách tốt nhất

Sau cùng, em kính chúc thầy thật nhiều sức khỏe và bình an để tiếp tục thực hiện

sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho các thế hệ mai sau

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài này là một nghiên cứu của riêng cá nhân em và không có bất kì sự sao chép nào từ người khác Đề tài này là sản phẩm mà em đã tìm hiểu nghiên cứu trong suốt quá trình học tập chăm chỉ ở nhà và nghe giảng trên lớp Trong bài viết này, em cũng đã có tham khảo một số tài liệu có nguồn gốc rõ ràng Nếu có vấn đề gì về bài tiểu luận này, em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU

1.1 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa cùng với sự phát triển tiến bộ vượt trội của nền khoa học công nghệ và sự cạnh tranh khốc liệt giữa các tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước, kế toán là bộ phận có vai trò rất quan trọng trong một doanh nghiệp Bởi vì kế toán thực hiện hạch toán, quản lý và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính cũng như hoạt động đầu tư của doanh nghiệp Trong một tổ chức, bộ phận kế toán bao gồm nhiều chức danh khác nhau như: kế toán bán hàng, kế toán vật tư, kế toán hàng tồn kho, kế toán tổng hợp Trong đó, kế toán vật tư là một khâu vô cùng quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp sản xuất Bởi vì, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất sản phẩm, và dĩ nhiên là mọi sản phẩm đều sẽ được cấu thành từ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Kế toán vật tư là một khâu quan trọng nên việc mắc phải những sai lầm, khó khăn và rủi ro là điều không thể tránh khỏi Vì thế, trong bài viết này em chọn chức danh kế toán vật tư để tìm ra và phân tích những khó khăn trong từng bước công việc hàng ngày của một nhân viên kế toán vật tư, từ đó đưa ra những biện pháp đối phó, đồng thời xây dựng một kế hoạch hành động chi tiết, cụ thể để khắc phục những khó khăn trên

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên của đề tài này là lựa chọn một công việc cụ thể của một kế toán vật tư để xây dựng từng bước thực hiện công việc này Từ đó, phân tích những khó khăn mà nhân viên kế toán vật tư gặp phải trong khi thực hiện từng bước của công việc này Cuối cùng là đưa ra một số biện pháp để đối phó và xây dựng một kế hoạch thực hiện cụ thể, chi tiết nhằm khắc phục các vấn đề gây trở ngại cho kế toán vật tư

1.3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là các công việc hàng ngày của kế toán vật tư

CHƯƠNG 1Phân tích các khó khăn trong từng bước thực hiện công việc của kế toán vật tư

1.1 Giới thiệu về công việc hàng ngày của kế toán vật tư

Vật tư bao gồm nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, được kế toán phản ánh vào tài khoản thuộc loại Tài Sản Vì nó là tài sản của doanh nghiệp nên sẽ được quản lí rất chặt chẽ bởi nhân viên kế toán vật tư Kế toán vật tư có trách nhiệm quản lí, theo dõi

và giám sát những hoạt đông sản xuất kinh doanh có ảnh hưởng đến các sản phẩm, nguyên vật liệu, công cụ tồn trong kho mỗi ngày Một kế toán vật tư có năng lực sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt vật tư và giúp tiết kiệm được khá nhiều chi phí, góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Sau khi tham khảo các mô tả công việc hàng ngày của một nhân viên kế toán vật

tư trên website tuyển dụng JobsGO và các trang web khác, em đúc kết ra được một nhân viên kế toán vật tư thường thực hiện 4 công việc chính sau đây:

 Hạch toán về việc xuất nhập kho vật tư

 Nhập liệu vật tư vào phần mềm kế toán

 Lập phiếu xuất, nhập kho

 Lập báo cáo tình hình vật tư tồn kho gửi cho cấp trên

Bên cạnh đó, kế toán vật tư cũng thực hiện một số công việc khác để hoàn thành mục tiêu mà cấp trên giao như việc phối hợp với các bộ phận kế toán khác để giải quyết các công việc có liên quan

Đối với một nhân viên kế toán vật tư, công việc nào cũng quan trọng và yêu cầu nhân viên kế toán phải có đủ năng lực và trách nhiệm để hoàn thành Có lẽ công việc nhập dữ liệu vật tư vào phần mềm kế toán sẽ gây nhiều trở ngại và dễ dàng xảy ra những sai sót Để hoàn thành tốt mục tiêu của công việc này đòi hỏi nhân viên kế toán vật tư không chỉ thành thạo các kỹ năng về tin học mà còn phải có sự cẩn trọng, tỉ mỉ khi nhập dữ liệu

1.2 Quy trình thực hiện công việc nhập liệu vật tư vào phần mềm kế toán

Sau khi hoàn thành nhiệm vụ hạch toán và xử lí xong các vấn đề nhập kho vật tư thì công tác kế toán tiếp tục thực hiện công việc nhập liệu vật tư vào phần mềm kế toán

 Bước 1: Nhập dữ liệu đầu vào

Chứng từ đầu vào bao gồm: phiếu nhập kho (PL2.1) và phiếu xuất kho (PL2.2) Nhân viên kế toán vật tư cần phải tập hợp đầy đủ các chứng từ đầu vào phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp Sau đó, nhân viên kế toán vật tư tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm bằng tay

 Bước 2: Xử lý dữ liệu kế toán

Ở bước này, phần mềm kế toán tự động cập nhật và xử lý dữ liệu đã nhập ở bước 1

và ghi nhận các bút toán định khoản

Bước 3: Trích xuất dữ liệu kế toán

Dựa vào kết quả đã xử lý dữ liệu ở bước 2, phần mềm kế toán tự động trích lọc và cung cấp số liệu cho việc lập các báo cáo Từ đó, kế toán vật tư có thể lưu trữ, in báo cáo để phục vụ cho việc hoàn thành mục tiêu mà cấp trên yêu cầu

1.3 Phân tích các khó khăn trong từng bước thực hiện công việc nhập liệu vật tư vào phần mềm kế toán

Trong thời đại công nghệ phát triển hiện nay, đặc biệt là sự phát triển của công nghệ 4.0 đã giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp nói chung và bộ phận kế toán nói riêng Vì thế, việc ứng dụng công nghệ là vô cùng cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp Thế nhưng, bên cạnh những lợi ích mà công nghệ mang lại cho doanh nghiệp, cũng không thể tránh khỏi những rủi ro và khó khăn cho doanh nghiệp khi sử dụng công nghệ

Phần mềm kế toán giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian hơn là việc ghi chép thủ công từng bút toán định khoản Bên cạnh đó, nó cũng mang lại không ít rủi ro cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát dữ liệu kế toán Dĩ nhiên, công việc nhập liệu cũng

sẽ gây không ít khó khăn, phiền phức cho nhân viên kế toán vật tư Dưới đây là một vài khó khăn thường gặp của một nhân viên kế toán vật tư khi thực hiện công việc nhập liệu và xử lí dữ liệu kế toán:

Bảng 2.1: Những khó khăn và môi trường ảnh hưởng khi thực hiện công việc nhập liệu

ST

Bước 1: Nhập 1 Nhập liệu không đầy đủ, chính Nhận thức con người

dữ liệu đầu

vào

2 Thao tác nhập liệu sai. Nhận thức con người

3

Phần mềm kế toán bị lập trình sai, thiết kế không phù hợp với chế độ kế toán

Nhận thức con người

4 Lỗi thiết bị máy tính. Môi trường hoạt động

5 Thông tin trên chứng từ bị mờ, không nhìn thấy rõ Một trường hoạt động

Bước 2: Xử lý

dữ liệu kế

toán

6 Xảy ra sự cố mất điện làm tắt ngang phần mềm Môi trường vật chất 7

Trục trặc đường truyền dữ liệu Một trường vật chất

8

Không thể kiểm tra, phát hiện kịp thời các sai sót trong chương trình ứng dụng

Công nghệ

9

Dữ liệu có thể được truy cập ở nhiều nơi dẫn đến việc thông tin bị đánh cắp

Nhận thức con người

Bước 3: Trích

xuất dữ liệu

kế toán

10

Lỗi chương trình hoặc phần cứng dẫn đến việc đưa ra kết quả sai lệch

Công nghệ

11 Dữ liệu được sử dụng sai mục

12 Thông tin đầu ra không đáp

ứng kịp thời và đầy đủ Nhận thức con người

Qua bảng trên, ta có thể thấy nhân viên kế toán có nguy cơ gặp khá nhiều khó khăn khi thực hiện công việc nhập dữ liệu kế toán vào phần mềm Trong môi trường

xử lý bằng công nghệ, nhân viên kế toán vật tư vừa là người thực hiện ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa là người sử dụng máy tính để ghi chép nghiệp vụ Vì thế, nhân viên kế toán không chỉ có kỹ năng về chuyên ngành mà còn phải có những

kỹ năng về công nghệ thông tin

trình bày ở Bảng 1, chúng ta sẽ dùng phương pháp đánh giá mức độ tổn thất và khả năng xảy ra những khó khăn

Đầu tiên, em đã tiến hành thực hiện đặt câu hỏi, trao đổi và nhận được ý kiến của một vài nhân viên kế toán về mức độ tổn thất và khả năng xảy ra của từng khó khăn trên Buổi trao đổi đã được thực hiện thông qua 1 diễn dàn về kinh nghiệm kế toán và dựa trên các tiêu chí đánh giá về khả năng xảy ra và đánh giá về mức độ tổn thất được trình bày ở Bảng 2 và Bảng 3 dưới đây:

Bảng 2.2: Tiêu chí đánh giá về khả năng xảy ra của những khó khăn

Khả năng xảy ra Mức độ Ghi chú Rất khó xảy ra 1 1/100 khả năng xảy ra Hiếm khi 2 1/50 khả năng xảy ra Thỉnh thoảng 3 1/20 khả năng xảy ra

Có thể xảy ra 4 1/10 khả năng xảy ra Gần như chắc chắn 5 1/5 khả năng xảy ra

Bảng 2.3 Tiêu chí đánh giá về mức độ tổn thất của những khó khăn

Phân cấp Mức độ Ghi chú Rất nghiêm trọng 5 >10% tổn thất trong giá trị công ty

Nghiêm trọng 4 2,5-10% tổn thất trong giá trị công ty

Nhiều 3 1-2,5% tổn thất trong giá trị công ty

Ít 2 0,5-1% tổn thất trong giá trị công ty

Không đáng kể 1 <0,5% tổn thất trong giá trị công ty

Dựa trên kết quả đánh giá khả năng xảy ra kết hợp với mức độ tổn thất của những khó khăn, dùng phương pháp ma trận rủi ro để xác định được mức rủi ro và xếp hạng những khó khăn này theo mức rủi ro giảm dần đề tìm ra khó khăn nào là nghiêm trọng nhất, cần được đề ra biện pháp và kế hoạch hành động để xử lý nhanh chóng Xác định mức khó khăn bằng cách:

(Khả năng xảy ra) x (Mức độ tổn thất) = Mức rủi ro

Ma trận rủi ro ở Bảng 4 được xây dựng dựa trên 5 mức độ về khả năng xảy ra và

5 mức độ tổn thất

Phân cấp chắc chắnGần như

(5)

Có thể xảy ra (4)

Thỉnh thoảng (3)

Hiếm khi (2)

Rất khó xảy ra (1) Rất nghiêm trọng

Nghiêm trọng

Không đáng kể

CHƯƠNG 2 KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

2

PHỤ LỤC